Важное срочное. Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод тайм-менеджмента. Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня - шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D », о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress . С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

На выходные было намечено море планов, но в итоге вы провели время за просмотром сериала и ничего не сделали? А может, вас завалили задачами на работе, и лавина срочных дел увеличивается с каждым днем? Наверняка вы слышали о том, что составление списков дел может сдвинуть ситуацию с мертвой точки. Но порой это не особенно помогает и занесенные в to-do-лист задачи так и остаются невыполненными. Почему? Потому что список составлен неправильно и/или вы следуете делам не в том порядке. Решить эти проблемы поможет матрица Эйзенхауэра , она же – матрица приоритетов . Именно о ней мы и предлагаем поговорить.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – что это такое?

Этот инструмент расставления приоритетов и управления временем назван в честь своего изобретателя, одного из американских президентов – Дуайта Дэвида Эйзенхауэра . Основная идея, заложенная в матрицу приоритетов, такова: задачи сортируются начетыре группы в зависимости от двух критериев – срочности и важности их выполнения. При этом не все срочные дела важны и не все важные дела срочны . Для того чтобы успешно справляться с задачами, нужно понять, в какую группу отнести то или иное дело, а это подскажет, когда за него браться.

Данный метод – при его правильном использовании – позволит завершать все задачи в срок и избегать того, чтобы дела цеплялись друг за друга, образуя лавину нерешенных проблем.

Как составить список дел исходя из матрицы приоритетов?

Повторимся: для того чтобы наметить план действий в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, все задачи из списка нужно разделить на 4 основные категории:

• категория А : важные и срочные;
• категория B : важные, но несрочные;
• категория C : срочные, но неважные;
• категория D : несрочные и неважные.

Удобнее всего расчертить лист бумаги на четыре больших квадрата и обозначить каждый из них соответствующими цветом и буквой, после чего вписать задачи. Разберем все категории детальнее, с примерами.

1. Категория А

Важные и срочные дела – ситуации, когда горит дедлайн или наступили форс-мажорные обстоятельства . Сегодня последний день для оплаты ипотеки в этом месяце, отчет для начальника нужно было отправить еще вчера, а вечером вы идете к врачу из-за острой боли в зубе – это все категория А. Если вы будете грамотно распределять свои дела, то этот пункт будет содержать меньше всего задач, а еще лучше, если он и вовсе будет пуст.

2. Категория B

Важные, но несрочные дела – они должны составлять основную часть to-do-листа . Это те вещи, которые завтра-послезавтра могут переместиться в категорию А, если не выполнить их сегодня. Они важные, но есть небольшой временной резерв, и их можно ненадолго отложить. Сюда относятся ежедневные рабочие задачи , замена еще работающего, но уже начавшего капать крана в ванной, заблаговременная покупка билетов на концерт. Также в эту же категорию относятся дела, связанные с вашими глобальными жизненными целями . Например, если вы хотите открыть собственное дело или найти новую работу и для этого вам нужно освоить новый навык, выучить еще один иностранный язык, взять дополнительный заказ, чтобы сформировать капитал, и т.д.

3. Категория C

Срочные, но неважные дела . Это то, что следует закончить именно сегодня, потому что на следующий день будет поздно или неуместно . Планы группы С могут быть направлены на то, чтобы создавать комфортные условия проживания и налаживать социальные связи .

Сюда можно отнести своевременное поздравление друзей и коллег с праздниками или поездку на дачу, чтобы помочь родителям собрать осыпающиеся ягоды. Еще один пример – покупка нового телевизора с большой скидкой. Если бы не акция, вы бы приобрели его значительно позже, а так, если вы соберетесь в короткое время, то получите желаемое более оперативно и дешевле. Иными словами, выполнение действий из категории C некритично, но лучше и комфортнее все же делать их вовремя.

4. Категория D

Несрочные и неважные дела . Самая коварная категория, в которую в основном входят «хронофаги», или «тайм-киллеры» (буквально «пожиратели времени», «убийцы времени»). К этому пункту можно отнести просмотр фильмов, телефонные разговоры с друзьями, чтение книг, листание новостной ленты. Чтобы противостоять желанию выполнять эти действия вместо задач из первых трех категорий, нужно иметь хорошо развитую силу воли, уметь брать себя в руки и концентрироваться на том, что надо, а не на том, что хочется.

После того как вы распределите свои дела по четырем колонкам, начинайте выполнять их с первого пункта. Если вы научитесь следовать матрице приоритетов, то не только будете справляться с задачами в срок, но и оставите время на развлечения – на несрочные и неважные задачи.

1. Поначалу может быть сложно правильно распределять дела . Чтобы сделать процесс более простым, задайте себе вопросы: «Важна ли эта задача? Находится ли дело в сфере моих жизненных приоритетов? Повлечет ли его невыполнение неприятности?» Если да – то дело важное. Чтобы понять, срочное ли дело, подумайте, потеряет ли оно актуальность в ближайшее время? Если да – то задача срочная.

2. Старайтесь оставлять список категории A пустым – помните, что сюда перекочевывают все невыполненные планы из группы B . Кроме того, в эту же группу попадают различные форс-мажоры, которые вы заранее никак не могли предвидеть. Повторимся, что в идеале, при правильном распределении времени, срочных и важных задач быть не должно. Исключением будут те же форс-мажоры, а также:

• планы, связанные со здоровьем;
• действия, от которых зависит выполнение важных целей (если вы хотите поехать за рубеж летом, загранпаспорт лучше оформить заранее);
• дела, невыполнение которых в дальнейшем грозит обернуться неприятностями (не оплаченный вовремя оплаченный штраф может помешать выехать за границу).

3.
Категория B – для наиболее перспективных задач . Статистика показывает, что те, кто уделяет целям из этой категории особое внимание, более успешны, увереннее идут вверх по карьерной лестнице и, соответственно, больше зарабатывают. Это объясняется в том числе тем, что благодаря своевременному выполнению дел (в спокойном темпе, без спешки), сконцентрированности и умению расставить приоритеты человек может в полной мере проявить свои таланты и обдумать тот или иной шаг.

4. Некоторые задачи из категории С правильнее было бы причислить к отвлекающим , так как они могут снижать эффективность вашей работы и съедать довольно много времени, хотя они неважные. Сюда относятся поздравления дальних родственников, покупка нового дивана и другие дела не первой необходимости. Важно уметь отличать их от дел категории B и, по возможности, делегировать их выполнение другим людям.

5. Задачи D, или пожиратели времени , смело можно назвать непродуктивными . Однако вы можете привнести пользу в досуговые часы. К примеру, почитайте хорошую интеллектуальную книгу вместо бульварного романа, займитесь спортом, когда захочется эмоциональной разрядки. Если никак не удается противостоять соблазну потратить время на что-то бесполезное, сведите такие траты к минимуму: для этого сперва выполните задачи из других категорий.

Когда вы освоите принцип работы матрицы Эйзенхауэра, вы станете не только успешным, но и более уравновешенным и оптимистичным человеком, так как перестанете беспокоиться из-за досадных, но важных мелочей, на которые раньше не хватило времени.

Техника популярна благодаря внешней простоте использования, знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно, поэтому давайте разбираться.

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела - срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате - только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными - жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Важно понять - проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, - использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто - смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

• Это важно?

• Это срочно?

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы - монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач - беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом - того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте - задачи из этого квадранта могут перейти в сектор А.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант - есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!