Кадровий інспектор обов'язків. Приклад посадової інструкції кадровика: інспектора відділу кадрів. Розділ про функціонал та прямі зобов'язання співробітника

04.10.2023

Посадова інструкція є одним із основних документів, що регламентують роботу співробітників. Як правило, відділ кадрів готує проекти таких актів не лише для своїх спеціалістів, а й для особового складу організації. Керівники підрозділів беруть участь у процесі погодження та вносять свої доповнення.

Перш ніж акт стане чинним документом, потрібно:

розробити проект;
узгодити;
затвердити;
ввести у дію;
ознайомити працівника під розпис.

Щоб грамотно вказати всі кваліфікаційні характеристики, необхідно використати професійні стандарти за напрямами діяльності.

Посадова інструкція інспектора відділу кадрів 2018 рік

З 1 липня 2016 року набула чинності стаття 195.3 ТК РФ. Вона регламентує порядок застосування професійних стандартів. Роботодавець може використати перелік робочих функцій, необхідних знань та вмінь для складання списку обов'язків, прав, відповідальності підлеглих.

Посадова інструкція інспектора відділу кадрів зразка 2018 року зберігає загальні правила створення локальних документів. Основним джерелом інформації для їхнього складання є Професійний стандарт 07.003 «Фахівець з управління персоналом». Він діє на підставі наказу Міністерства праці та соціального захисту РФ від 6 жовтня 2015 р. N 691н.

Інспектор відділу кадрів за новими правилами профстандартів може називатися спеціалістом відділу кадрів. Доповнити назву посади можна наступними фразами:

з кадрового діловодства;
щодо документаційного забезпечення роботи з персоналом;
щодо документаційного забезпечення персоналу;
з персоналу.

Кваліфікаційні вимоги та перелік обов'язків мають відповідати профстандартам. Назву посади можна коригувати.

Якщо виникла потреба внесення нових пунктів, можна оформити доповнення до документа. Усі етапи роботи з доповненням мають бути дотримані. З доповненнями працівник так само, як і з основним актом, знайомиться під розпис і несе відповідальність за їх виконання.

Додаткову інформацію про те, як виглядає посадова інструкція фахівця з кадрів, можна знайти у цій статті.

Посадова інструкція інспектора відділу кадрів – основні положення

Зовнішній вигляд та форму складання цього документа кожна організація може обрати самостійно. Залишаються постійними загальні вимоги до складання документів.

Титульний лист має містити інформацію з реквізитами організації. Повинна бути вказана точна назва організації. У правому верхньому кутку потрібно розмістити затверджуючий запис. Директор ставить свій підпис та дату затвердження документа. Назва посади має відповідати штатному розкладу.

У посадовій інструкції інспектора відділу кадрів можуть бути такі розділи:

загальне становище;
знання та вміння;
основні трудові функції;
перелік функціональних обов'язків;
права;
зона відповідальності;
організаційні питання;
заключне становище.

Наприкінці розміщується запис про ознайомлення працівника та дата. Матеріал необхідно прошити, пронумерувати сторінки, зробити запис завірювальний, поставити друк. Розберемо кожен розділ докладніше.

Загальна частина має містити інформацію:

про те, як працівник має призначатися на посаду;
про вимоги до освіти;
про вимоги до кваліфікації;
про підпорядкованість;
про заміщення на час відсутності працівника.

Низка питань вирішує безпосереднє начальство. Це відображено у посадовій інструкції начальника відділу кадрів (зразка 2018 року).

Основна трудова функція інспектора належить до документального забезпечення роботи з персоналом. Ведення діловодства входить до основних функціональних обов'язків даного фахівця. Докладнішу інформацію варто прописати в окремому розділі. Він найбільший. Робота з документального оформлення обліку та руху співробітників може бути для цієї посади основною, або бути доповнена функціями щодо підбору, навчання або оцінки кадрів. Цей розділ можна поділити на окремі блоки.

Окремо варто вказати на вміння працювати в кадрових електронних програмах, з офісною технікою, про ступінь користування комп'ютером, знання основних комп'ютерних програм.
У вказівках варто перерахувати документи, які повинен оформляти інспектор. Не зайве вказати додатковий функціонал, якщо він має місце.

Якщо в організації розроблено Положення про кадровий документообіг, в інструкції необхідно зробити посилання на нього. Інспектор повинен знати зміст документа та виконувати його вимоги.

Права та повноваження працівника, як правило, мають загальний характер для всіх працюючих. Ця частина інструкції може повторюватися всім співробітників організації.

Якщо виконання функцій пов'язане з особливими режимами роботи, варто вказати в окремому розділі. Такими особливими функціями можна назвати:

виїзди у відрядження;
робота із відомостями, що належать до державної таємниці;
ведення військового обліку;
взаємодія із центрами зайнятості, державними структурами, зовнішніми організаціями.

Про ознайомлення та згоду з інструкцією працівник повинен залишити письмовий запис, зазначити дату ознайомлення.

А про те, чим є посадова інструкція архіваріуса, написано .

Відповідальність інспектора відділу кадрів

Варто відзначити особливо, якщо працівнику не зобов'язані якісь обов'язки, то й відповідальність за їх виконання він не несе. Тому до складання інструкції слід поставитись відповідально та врахувати всі особливості роботи спеціаліста відділу кадрів. При перевірках або вирішенні спірних питань із співробітником, посадова інструкція є одним із основних документів, який запитується перевіряючим.

Посадова інструкція інспектора з кадрів у закладі освіти

В закладах освіти інспектор відділу кадрів виконує основні обов'язки, визначені у профстандартах. Однак у зв'язку зі специфікою роботи в освітній системі стандартні обов'язки можуть бути внесені доповнення.

Інспектор відділу кадрів у освітній установі повинен додатково вивчити документи, що регламентують роботу освітніх установ.

Посадова інструкція інспектора з кадрів 2018 року у школі

Для працівників у школі посадова інструкція розробляється з урахуванням роботи у навчальному закладі. Трудове законодавство встановлює додаткові гарантії, пільги та спеціальні режими роботи для педагогічних працівників.

Інспектор відділу кадрів має вивчити ці особливості. До обов'язків входить робота з консультування працівників школи з питань праці, оформлення документації.

Кадрове діловодство компанії займається інспектор відділу кадрів, інакше кажучи, інспектор з кадрів або кадровик. Постановою Міністерства праці від 21 серпня 1998 року детально окреслено його повсякденні обов'язки. При цьому спеціалізований єдиний довідник з кваліфікації вказує близько 15 професій, що орієнтуються на посадову інструкцію кадровика. У ній чітко визначено межі взаємодії з кадрами, основні обов'язки, вимоги та функції, а також правила та порядок ведення документації. Незважаючи на те, що це є його головним і основним завданням, він може також брати участь у вирішенні інших завдань в управлінні співробітниками. Все залежить від тих вимог, які висуває фахівцю та чи інша організація, де він здійснює свою робочу діяльність.

Посадові вимоги до кадровика

Кадровиком можна назвати спеціаліста відділу кадрів, інспектора з кадрів, начальника відділу кадрів, а так само тією чи іншою мірою пов'язати ще десяток професій з цією назвою. Але незважаючи на загальну спрямованість у роботі з документами персоналу, є суттєві відмінності. Давайте розглянемо їх.

Вимоги до фахівця готелю кадрів

Посадова інструкція спеціаліста відділу кадрів розробляється начальником кадрової служби. А затверджується вже найвищим керівництвом організації. У ньому чітко прописуються посадові обов'язки, повноваження, функції спеціаліста, вказується внутрішній розпорядок організації. Фахівцем може стати особа, яка має достатню професійну підготовку, річний досвід роботи та наявність необхідної освіти.

Оскільки дана спеціальність передбачає доступ до конфіденційної інформації, співробітник несе відповідальність за свої дії. І в тому випадку, якщо його дії завдали шкоди компанії, він відповідатиме відповідно до чинного законодавства.

Спеціаліст відділу кадрів вирішує такі завдання:

Оформлення документації під час прийому чи звільнення кадрів, переведення їх у інші штатні одиниці у відповідність із трудовим кодексом і наказом керівників.
Облік роботи та зміна будь-яких даних співробітників усіх рівнів відповідно до документальних стандартів та внесення цих змін до баз даних персоналу.
Збір даних щодо атестації чи підвищення рівня кваліфікації.
Управління механізмом заохочення та покарання.
Ведення особових справ працівників, збирання персональної інформації.
Оформлення трудових книжок та договорів.
Розробка графіка та моніторинг його виконання.
Визначення відпускних періодів та моніторинг за їх виконанням.
Веде документацію для архіву.

Вимоги до інспектора з кадрів

До посадових обов'язків входить:

Ведення документації щодо прийняття та звільнення співробітників, зміни посад.
Ведення особових справ персоналу, внесення змін та додаткових даних.
Оформлення трудових книжок та їх зберігання.
Робота з лікарняними, відпустками та виплатами допомоги. Моніторинг за їх дотриманням.
Обробка документації для нарахування пенсії, трудових посібників та компенсацій.
Внесення змін щодо даних про персонал до бази даних.
Виявлення можливих проблем у колективі та причин «плинності» кадрів.
Робота із архівом.

З першого погляду відмінностей спеціальності «інспектор з кадрів» від професії «фахівець з кадрів» мало. Але вони є: на цю посаду може бути прийнята особа, яка має середню освіту. Трудовий стаж не є однією з основних вимог і може не враховуватися зовсім.

До обов'язків інспектора входить підбір кадрів на відкриті вакансії згідно з висунутими професійними вимогами.

Вимоги до начальника відділу кадрів

Обіймати керівну посаду можливо лише за наявності вищої освіти та досвіду роботи на подібній посаді не менше трьох років. На посаду начальника призначається людина за наказом найвищого керівника. Після цього він залишається підзвітним безпосередньо лише керівнику компанії. Його діяльність відбувається суворо у межах внутрішнього статуту організації, трудового кодексу, громадянського правничий та інших нормативно-правових документів, спираючись на посадову інструкцію.

Посадові обов'язки:

Розробка та моніторинг дотримання кадрової політики організації.
Здійснення моніторингу за необхідністю поновлення робочого персоналу.
Управління штатними одиницями відповідно до наявних повноважень.
Проведення атестації та аналізу її підсумків.
Удосконалення вже існуючих механізмів звільнення, прийому на роботу або пересування кадрів на інші посади.
Вдосконалення системи взаємодії між кадрами.
Контролює виконання співробітниками відділу кадрів своїх обов'язків.
Моніторинг за виконанням нагород та заохочень.
Здійснення заходів для встановлення трудової дисципліни, підвищення рівня мотивації працівників до їхньої безпосередньої робочої діяльності.

Керівник відділу кадрів готує та займається перевіркою службової інформації, яка призначена вищому керівництву. Також, у його компетенції проведення консультацій у відповідність до направленням своєї посади. Про Високий рівень підготовки начальника відділу кадрів говорить його знання нормативно-правових документів РФ, різних методик для оцінки роботи персоналу, розуміння структури організації, знання вимог щодо заповнення та оформлення документації, існуючих трудових нормативів. Інструкція, в якій прописані всі посадові обов'язки начальника відділу кадрів, інспектора та спеціаліста у роботі з кадрами, складається за зразком для кожної категорії. І підписується у процесі оформлення на роботу.

Для того щоб влаштуватися на посаду кадровика необхідно:

Надати всі необхідні документи, залежно від обраної посади, включаючи: диплом про наявність необхідної освіти, документи, що підтверджують трудовий стаж та інше.
Заповнена заява на зразок.

Згідно із загальним зразком посадової інструкції, кадровик належить до фахівців. Його призначення чи звільнення з посади відбувається на підставу наказу генірального директора організації за поданням безпосереднього начальника.

Раніше у статті нами були розглянуті вимоги, які пред'являються претендентам на кожну можливу посаду. Залежно від категорії (інспектор, фахівець чи начальник), прийому працювати безпосередній начальник стежить їх відповідністю.

У тому випадку, якщо кадровик тимчасово не може виконувати свої обов'язки, то вони будуть виконуватися замісником.

Кадровик повинен знати наступне:

Правові та законодавчі документи, що стосуються трудового процесу, процесу ведення та управління особовими справами співробітників, оформлення пенсій, ведення трудових книжок та укладання трудових договорів.
Структуру підприємства міста і методи взаємодії персоналу всередині неї.
Чинне трудове законодавство.
Правила роботи з кадрами та підготовки звітності.
Правила ведення персональних даних працівників.
Порядок ведення пенсій, відпусток, нарахування пільг, компенсацій та ін.

У відповідність до законодавства, Положення про відділ кадрів безпосередньої самої організації, її статутами, внутрішнім розпорядком, наказами керівництва та посадової інструкції, здійснюється діяльність кадровика.

Відповідно до існуючих та встановлених основних обов'язків та прав, прописаних у Постанову Міністерства праці від 21 серпня 1998 року, в організації складається посадова інструкція для займаних посад. У ній можуть бути внесені додаткові пункти про переробку або умови відпустки, графік, додаткові вимоги та інші важливі умови.

Розробкою інструкції займається вище керівництво організації, його заступники чи безпосередні начальники кадровиків. У процесі вона узгоджується з юристами, підписується та набирає чинності.

Ось приклад зразка посадової інструкції, на основі якого в організації може бути складений свій варіант:

Як видно з інструкції, кадровий фахівець повинен не лише займатися підбором та розстановкою працівників, а й іншими видами діяльності.

Не менш важливим пунктом, який необхідно вказувати в інструкції, є права працівника.

І не менш важливим розділом є відповідальність фахівця, оскільки він веде роботу посередньо з особистими справами та має конфіденційну інформацію.

Права спеціаліста відділу кадрів

При складанні інструкції це важливий пункт, який категорично не можна опускати. Незважаючи на те, що узгодження складеної посадової інструкції з представницькими органами захисту персоналу не передбачено законодавством РФ, твердження зазвичай проходить з юридичним відділом, щоб уникнути порушення прав співробітників.

Кадровик має такі права:

Знайомитись з існуючою документацією та рішеннями керівників компанії, що стосуються безпосередньо його діяльності.
Мати доступ до інформації, яка потрібна на виконання його трудових обов'язків.
Висувати пропозиції щодо поліпшення роботи та умов, безпосередньо пов'язаних з виконанням його діяльності.
Одержувати повною мірою якісну організацію технічних та інформативних умов виконання обов'язків.

Відповідальність спеціаліста відділу кадрів

Кадровик несе відповідальність у відповідність до законодавства Росії за порушення своїх прямих обов'язків:

У разі невиконання або неякісного виконання своїх безпосередніх обов'язків.
У разі порушення інструкцій та розпоряджень організації, трудового розпорядку та належної дисципліни.
У разі порушення комерційної таємниці чи розголошення особистих даних персоналу.

Керівник компанії або начальник відділу кадрів, завданням якого є регулювання діяльності відділу кадрів, може бути притягнутий до відповідальності і за:

Відсутність оформлених договорів із співробітниками.
Відсутність особових справ.
Відсутність складеного графіка відпусток.
Відсутність документації з охорони праці.

Особливості професії, з якими стикається кадровик

Кадровик, незважаючи на великий перелік своїх обов'язків, насамперед займається веденням документації в тій чи іншій організації. Це накази, трудові договори, положення, заяви працівників, ведення військового обліку, пенсійного, пільгового тощо.

З якими особливостями стикається фахівець, який обіймає цю посаду?

До позитивних можна віднести:

Режим праці. У поодиноких випадках можуть виникнути переробки. Здебільшого, це стандартний графік із фіксованими звичними вихідними (суботою та воскресінням), а також неробочими днями у державні свята. Найчастіше робота з 9:00 до 18:00, що включає перерву на обід.
Стабільний соціальний пакет, що включає всі необхідні виплати.

У маленьких організаціях можуть бути порушені права співробітників, відсутній соцпакет або офіційне оформлення. Тому, при влаштуванні на роботу, віддавати перевагу потрібно лише перевіреним компаніям, які дбають про своїх працівників.

Паперова робота без особливої рухливості.
Можливість кар'єрного зростання та високої заробітної плати.
Робота в офісі.

До негативних слід зарахувати такі:

Крім безпосередніх обов'язків, великий обсяг додаткових, не завжди безпосередньо пов'язаних із спеціальністю.
Знаходження між співробітниками та начальством. Це може бути мінусом у разі, коли доводиться вирішувати негативні ситуації.
Для когось паперова робота в офісі видасться мінусом.
Монотонність.
Можлива поява розбіжностей у роботі з бухгалтерією.
Відповідальність у разі непорядності прийнятого працівника.

Співробітник відділу кадрів постійно стикається з новими людьми, і повинен мати комунікативні навички, вміти організовувати людей і свою роботу, бути доброзичливими і при цьому володіти сучасними способами оцінки персоналу. Він повинен мати навички взаєморозуміння, і засновувати свою роботу на взаємній співпраці. До того ж, у своїй діяльності кадровик постійно стикається із взаємодіями із сторонніми організаціями. Такими, як Пенсійний Фонд, Державна інспекція праці та іншими).

Компетенція фахівця даної галузі також залежить від його вміння користуватися технікою та засобами автоматизації.

Висновок

Підбиваючи підсумки, можна сказати, що професія кадровика — значуща і важлива у сучасному світі. Він займається як підбором персоналу для компанії, а й великим обсягом документації. Здебільшого ця робота пов'язана саме з нею: ведення архіву, особистих справ, документальне оформлення прийому, звільнення та пересування на інші посади співробітників, військовий облік, оформлення пенсії, відпусток та графіків. Ця професія підійде тим, кому до вподоби неактивна робота в затишному офісі.

Незважаючи на це, посада спеціаліста у відділі кадрів має на увазі такі навички: комунікабельність, доброзичливість, наявність організаторських здібностей, гарне знання законодавства, яке тією чи іншою мірою стосується трудового діловодства.

У відділі кадрів також є вибір вакансій: інспектор, спеціаліст та начальник. Кожна передбачає свій рівень певних навичок та якостей. Наприклад, начальником може стати лише претендент, який має вищу освіту і має стаж роботи на подібній посаді. Без досвіду можна стати інспектором, а далі просуватися кар'єрними сходами.

Як і будь-який інший спеціальності, для кадровика існує встановлений зразок посадової інструкції, на підставу якої різні організації затверджують свої. При цьому в них зазначаються додаткові умови в залежності від детальності компанії, вимоги до професії та зобов'язання. Також в них прописані всі права працівника, відповідальність і умови співпраці.

У даному відео ви можете ознайомитися з особливостями професії кадрового фахівця, і, можливо, дізнатися про щось нове, що не було розглянуто в статті:

I. Загальні положення

1. Інспектор з кадрів належить до категорії спеціалістів.

2. На посаду інспектора з кадрів призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту, спеціальну підготовку за встановленою програмою та стаж роботи за профілем не менше 3 років, у тому числі на даному підприємстві не менше 1 року .

3. Призначення на посаду інспектора з кадрів та звільнення від неї провадиться наказом директора підприємства за поданням начальника (відділу кадрів; структурного підрозділу, що входить до складу відділу кадрів)

4. Інспектор з кадрів повинен знати:

4.1. Законодавчі та нормативні правові акти, методичні матеріали щодо ведення документації з обліку та руху персоналу.

4.2. Трудове законодавство.

4.3. Форми та методи контролю виконання документів.

4.4. Структуру та штати підприємства.

4.5. Оформлення, ведення та зберігання трудових книжок та особових справ працівників підприємства.

4.6. Порядок встановлення найменування професій робітників та посад службовців, загального та безперервного стажу певної роботи, пільг та компенсацій, оформлення пенсій працівникам.

4.7. Порядок обліку руху кадрів та складання звітності.

4.8. Порядок ведення банку даних про персонал підприємства.

4.9. Основи діловодства.

4.10. Засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку.

4.12. правила внутрішнього трудового розпорядку.

4.13. Правила та норми охорони праці.

5. Інспектор з кадрів у своїй роботі керується:

5.1. Положення про відділ кадрів (структурного підрозділу, що входить до складу відділу кадрів).

5.2. Справжньою посадовою інструкцією.

6. Інспектор з кадрів підпорядковується безпосередньо начальнику (відділу кадрів; структурного підрозділу, що входить до складу відділу кадрів)

7. На час відсутності інспектора з кадрів (відпустка, хвороба тощо) його обов'язки виконує особа, призначена наказом директора підприємства, яка несе відповідальність за їх належне виконання.

ІІ. Посадові обов'язки

Інспектор з кадрів:

1. Здійснює контроль за своєчасним виконанням розпоряджень, наказів та доручень начальника відділу кадрів.

2. Веде облік особового складу підприємства, його підрозділів відповідно до уніфікованих форм первинної документації.

3. Оформляє прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень та наказів керівника підприємства, а також іншу встановлену документацію з кадрів.

4. При прийомі на роботу ознайомлює з положеннями про дисципліну в організації, про робочий час та час відпочинку, веде облік та видачу службових посвідчень.

5. Направляє на інструктаж з техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту, правил та норм охорони праці.

6. Формує та веде особисті справи працівників, вносить до них зміни, пов'язані з трудовою діяльністю.

7. Підготовляє необхідні матеріали для кваліфікаційних, атестаційних, конкурсних комісій та подання на працівників до заохочення та нагородження.

8. Заповнює, враховує та зберігає трудові книжки, здійснює підрахунок трудового стажу.

9. Здійснює записи у трудових книжках про заохочення та нагородження працюючих.

10. Видає довідки про справжню та минулу трудову діяльність працівників, довідки про тимчасову непрацездатність для подання до інших установ.

11. Веде суворий облік трудових книжок та вкладишів.

12. Здійснює реєстрацію прийому та видачі трудових книжок та вкладишів до них.

13. Вносить інформацію про кількісний, якісний склад працівників та їх рух до банку даних про персонал підприємства, стежить за його своєчасним оновленням та поповненням.

15. Веде облік надання відпусток працівникам, здійснює контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток.

16. Оформляє картки пенсійного страхування, інші документи, необхідні для призначення пенсій працівникам підприємства та їхнім сім'ям, встановлення пільг та компенсацій.

17. Вивчає рух та причини плинності кадрів, бере участь у розробці заходів щодо її зниження.

18. Підготовка документів після закінчення встановлених термінів поточного зберігання до здачі на зберігання до архіву.

19. Здійснює контроль за станом трудової дисципліни у підрозділах підприємства та дотриманням працівниками правил внутрішнього та трудового розпорядку.

20. Веде облік порушень трудової дисципліни та контролює своєчасність прийняття адміністрацією, громадськими організаціями та трудовими колективами відповідних заходів.

21. Виконають разові службові доручення начальника відділу кадрів (відповідного підрозділу відділу кадрів).

ІІІ. Права

Інспектор з кадрів має право:

1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

2. З питань, що перебувають у його компетенції, вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращення діяльності підприємства та вдосконалення методів роботи службовців; зауваження щодо діяльності працівників підприємства; варіанти усунення наявних у діяльності підприємства недоліків.

3. Запитувати особисто або за дорученням керівництва підприємства від підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

4. Залучати фахівців усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення завдань, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні — з дозволу керівника).

5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових прав та обов'язків.

IV. Відповідальність

Інспектор з кадрів відповідає:

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією - у межах, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

Посадова інструкція – це внутрішній нормативний документ організаційно-правового характеру, що регулює обсяг прав та відповідальності, функціоналу співробітника.

Порушення регламенту тягне застосування санкцій, передбачених російським законодавством, внутрішніми до звільнення працівника.

Призначення Посадової інструкції - у раціональному розподілі обов'язків співробітників, визначенні сфери посадової компетенції, запобіганні порушенням функціонально-структурних відносин, зміцненню особистої відповідальності спеціаліста за результати його

Посадова інструкція розробляється відповідальною особою та візується керівником підприємства.

Спеціаліст з кадрів

Інспектор з кадрів – це фахівець, який відповідає за стан кадрового обліку в організації. Штатна одиниця спеціаліста з кадрів передбачена фактично на кожному підприємстві середнього та великого масштабу, незалежно від форми власності.

Нечисленні організації обумовлюють функції інспектора з кадрів адміністративним співробітникам із суміщення, що часто призводить до невідповідності політики кадрового обліку вимогам законодавства та тягне за собою ризик застосування до юридичної особи.

Професія інспектор з кадрів досить затребувана ринку праці. У середньому дохід фахівця складає 30 тисяч рублів. Спеціальність у цій сфері можна отримати додатково до базової вищої професійної освіти. Достатньо закінчити спеціалізовані курси.

Посадова інструкція інспектора з кадрів

Це внутрішній документ організації, розроблений з урахуванням особливостей діяльності організації.

Користуватися шаблонними документами є недоцільним, оскільки вони не відповідають інтересам конкретного підприємства і не враховують функціонально-структурні особливості його роботи.

Під час розробки Посадової інструкції слід використовувати алгоритм, яким визначаються вимоги до інспектору по кадрам:

Загальні вимоги до посади.
Кваліфікаційні вимоги.
Посадові обов'язки.
Права спеціаліста.
Відповідальність за діяльність.
Додаткові положення.

кваліфікаційні вимоги

Посада "інспектор з кадрів" належить до категорії фахівців, він повинен мати середню (початкову) професійну освіту, стаж від одного року роботи за фахом. Фахівець повинен знати:

Трудове законодавство, нормативні документи та внутрішні документи, що регламентують кадрове діловодство.
Федеральний Закон № 152-ФЗ "Про персональні дані".
Методику обліку та руху кадрового складу.
Структуру та штати в організації.
Правила ведення, оформлення трудових книжок та особових справ працівників.
Процедуру визначення найменувань професій та посад співробітників, обчислення загального та робіт, компенсацій.
порядок встановлення пільг, оформлення пенсій.
Системи технічного обліку та методи роботи з базами даних.
Володіти основами діловодства.

Функції інспектора з кадрів

На виконавця посади покладається облік персоналу організації та здійснення кадрового діловодства. Спеціальність "інспектор з кадрів" дозволяє створити на підприємстві систему кадрового обліку, яка забезпечить якість роботи усієї організації.

Від компетенції фахівця безпосередньо залежить стан політики роботи з кадрами підприємства. Функції кадрового інспектора полягають у тому, щоб забезпечити ведення кадрової політики на рівні вимог до діяльності організації з боку контролюючих органів та з метою якісного обліку даних з кадрів.

Облік персоналу

Процедура прийому, переведення чи звільнення працівника на підставі вимог законодавства, інструкцій та наказів директора по установі.

Кадрове діловодство

Організація обліку, ведення та зберігання документації з кадрового складу. Формування бази даних та забезпечення контролю виконання "Закону про роботу з персональними даними співробітників".

Посадові обов'язки

У нормативному документі визначено обсяг Посадова інструкція інспектора з кадрів передбачає такі обов'язки:

Своєчасність ведення обліку.
Своєчасність внесення змін до особових справ співробітників.
Оформлення відпусток та лікарняних листків.
Облік відпрацьованого часу з використанням технічних засобів обліку та систематизації.
Своєчасна видача довідок та копій трудових книжок, контроль повернення особистих документів та надання довідок для розрахунку компенсацій та пільг.
Підвищення професійного рівня.

До посадових обов'язків інспектора з кадрів входить дотримання правил внутрішнього розпорядку, інших внутрішніх приписів та інструкцій.

Права

До прав інструктора з кадрів в організації входить:

Ознайомлення з адміністративними рішеннями за напрямом роботи.
Участь у обговоренні роботи та прийнятті резолюцій щодо роботи кадрової служби.
Внесення пропозицій щодо вдосконалення форм роботи та усунення виявлених недоліків в організації діяльності кадрової служби.
Запитувати та отримувати особисті документи з метою виконання посадових повноважень та обов'язків.
Візувати документи у межах компетенції.

Права інспектора захищають систему кадрової політики на підприємстві та забезпечують законність та достовірність у питаннях обліку співробітників підприємства.

Вони допомагають фахівцю у здійсненні своєчасного обліку змін у системі обліку кадрів.

Відповідальність

Область відповідальності обмежена посадовим функціоналом спеціаліста. Посадова інструкція інспектора з кадрів наказує персональну відповідальність за:

Неналежне виконання чи порушення посадових обов'язків.
Правопорушення у межах діяльності спеціаліста.
Заподіяння матеріальної шкоди організації, у межах законодавства РФ.
Недотримання правил внутрішнього розпорядку, норм трудової дисципліни – у межах внутрішніх нормативних вимог організації.
Порушення норм ділової етики.

Діяльність інспектора з кадрів накладає відбиток всю роботу організації.

Зі змістом бути ознайомлений особисто, що фіксується в документі особистим підписом співробітника при оформленні його на роботу.

Додаткові положення

Оскільки діяльність кожної організації має свої особливості та спеціалізацію, слід позначити їх у додаткових положеннях при розробці Посадової інструкції. Доцільним є вказати на:

Умови праці інструктора з кадрів.
Графік надання облікової інформації вищим керівникам.
Норми взаємовідносини у функціональній структурі підприємства.
роботи з персональними даними співробітників.
Систему оцінки ефективності праці.

Для розробки Посадової інструкції, яка є важливою в організації, слід керуватися Класифікаційним довідником посад, що містить перелік вимог до спеціалістів різного профілю.

Посадова інструкція інспектора з кадрів призначена регламентувати процес діяльності провідного фахівця з кадрів, а це безпосередньо впливає на рівень та якість кадрової політики в організації.

Кадри вирішують все – принцип конкурентоспроможності організації в умовах сучасного господарювання. Оскільки від якості кадрового складу залежить ефективність роботи організації.

Інспектор кадрового відділу – важливий фахівець у будь-якій компанії, яка має чималий штат співробітників. Усі його права, обов'язки та відповідальність прописані у посадовій інструкції спеціаліста з кадрів. Докладніше про цей документ, та про основні посадові обов'язки такого фахівця ви можете дізнатися з наступної статті.

Значення кадрового відділу

Більшість керуючих компаній досі вважають, що призначення кадрового відділу є вузькоспрямованим і пов'язане воно лише з діловодством. Однак це неправильно. Кадрова служба займається управлінням трудовими ресурсами, тому кадровик є важливою сполучною ланкою між наймачем та співробітником.

Структура посадової інструкції кадрового інспектора

Законодавство не встановило обов'язкових вимог, яким має відповідати посадова інструкція інспектора з кадрів. У зв'язку з цим достатньо, щоб вона відповідала загальним правилам, що діють стосовно подібних документів.

У загальному вигляді інструкція має виглядати так:

Основні посадові обов'язки кадровика

До основних посадових обов'язків інспектора з кадрів належить таке:

Контроль за своєчасністю виконання наказів начальника кадрової служби.
Облік персоналу компанії відповідно до затверджених первинних документів обліку.
Облік та видача службових посвідчень.
Підготовка документів для кваліфікаційних та атестаційних комісій.
Контроль над виконанням графіка відпусток.
Ведення архівів особових справ.
Підготовка документації для одержання пенсій.
Інформування співробітників при прийомі на роботу про час роботи та дисциплінарні стягнення.
Ведення записів у трудових книжках про прийом на роботу, звільнення, стягнення та заохочення.
Облік та складання черги відпусток співробітників.
Ведення інформаційних баз, у яких містяться відомості про працівників підприємства.
Вивчення причин звільнення працівників.
Контроль трудової дисципліни та дотримання принципів внутрішнього трудового порядку у компанії.
Врахування порушень трудової дисципліни.
Видача довідок про робочу діяльність співробітників на запит інших компаній.
Формування та ведення особових справ персоналу, внесення до них доповнень та змін.