Predgovor

Cilji in načela standardizacije v Ruski federaciji so določeni z zveznim zakonom z dne 27. decembra 2002 št.184-FZ"O tehnični ureditvi" in pravila za uporabo nacionalnih standardov Ruske federacije -GOST R 1.0-2004"Standardizacija v Ruski federaciji. Osnovne določbe"

Standardne informacije

1 RAZVIL odprto delniško podjetje "Center za metodologijo standardizacije in standardizacije v gradbeništvu" (JSC "CNS"), in odprta delniška družba "LENMORNIIPROEKT" za projektiranje, raziskave in znanstvene raziskave na področju pomorskega prometa (JSC "LENMORNIIPROEKT") s sodelovanjem strokovnjaki iz drugih organizacij

2 PREDSTAVIL Oddelek za tehnično regulacijo in standardizacijo Zvezne agencije za tehnično regulacijo in meroslovje

3 ODOBRENA IN ZAČELA VELJAVITI z odredbo Zvezne agencije za tehnično regulacijo in meroslovje z dne 30. novembra 2009 št. 526-st

4 PRVIČ PREDSTAVLJENO

Informacije o spremembah tega standarda so objavljene v letno izdanem indeksu informacij "Nacionalni standardi", besedilo sprememb in dopolnitev pa je objavljeno v mesečno izdanem indeksu informacij "Nacionalni standardi". V primeru revizije (zamenjave) ali preklica tega standarda bo objavljeno ustrezno obvestilo v mesečno objavljenem indeksu informacij "Nacionalni standardi". Ustrezne informacije, obvestila in besedila so objavljeni tudi v sistemu javnega obveščanja - na uradni spletni strani Zvezne agencije za tehnično regulacijo in meroslovje na internetu.

nacionalni STANDARD Ruske federacije

Datum uvedbe - 2010-03-01

1 področje uporabe

Ta standard določa splošna pravila za evidentiranje in shranjevanje projektne, delovne in druge tehnične dokumentacije, izdelane v papirni in elektronski obliki, v arhivih razvojnih organizacij.

Ta standard je namenjen pravnim in fizičnim osebam, ki se ukvarjajo s pripravo projektne dokumentacije in razvojem delovne dokumentacije za gradnjo stavb in objektov, ne glede na njihovo obliko lastništva in podrejenosti.

Ta standard ne določa pravil za evidentiranje in shranjevanje projektne in delovne dokumentacije za gradnjo vojaških in drugih objektov, za katere je določen poseben režim varnega delovanja in zaščite.

Na podlagi tega standarda je mogoče razviti organizacijske standarde, ki odražajo značilnosti računovodstva in shranjevanja projektne in delovne dokumentacije, ob upoštevanju obsega dokumentacije, vrste medija in pogojev pretoka dokumentov organizacije.

2 Normativne reference

Ta standard uporablja sklicevanja na naslednje standarde:

4.7 V primerih, ko organizacija istočasno uporablja dokumente v papirni in elektronski obliki, je dovoljeno njihovo medsebojno preoblikovanje drug v drugega ob upoštevanju naslednjih pravil:

Projektne dokumente v papirni obliki je mogoče pretvoriti v datoteke;

Dokumenti na papirju z uporabo računalniških izhodnih naprav se izvajajo v skladu z GOST 2.004;

Opremljene z ustreznimi podatki in podpisane na predpisan način z elektronskim digitalnim podpisom (EDS) ali drugimi analogami lastnoročnega podpisa postanejo te datoteke elektronski dokumenti (izvirniki, dvojniki, kopije);

Dokumenti na elektronskih nosilcih se lahko z računalniško tehnologijo pretvorijo v dokumente na papirju in morajo biti podpisani z verodostojnimi potrjenimi podpisi pooblaščenih oseb;

Preoblikovanje ne sme spremeniti imena dokumenta in njegove vrste glede na način izvedbe in naravo uporabe (izvirnik, dvojnik, kopija);

Dokumenti, pridobljeni kot rezultat medsebojnega preoblikovanja, se morajo med seboj ustrezno sklicevati;

Listine iste vrste in imena, ne glede na obliko izvršitve, so enakovredne in zamenljive;

Medsebojno ujemanje dokumentov v elektronski in papirni obliki zagotavlja razvijalec.

Opomba - Postopek za registracijo elektronskih dokumentov z elektronskimi digitalnimi podpisi (EDS), informacijskimi in identifikacijskimi listi ali drugimi analogi lastnoročnih podpisov določi organizacija razvijalca.

4.8 Pri izdaji novih izvirnikov in njihovem prenosu v drugo organizacijo je treba upoštevati zahteve novih, revidiranih in spremenjenih standardov sistema projektne dokumentacije za gradnjo (SPDS) in enotnega sistema projektne dokumentacije (USKD).

5 Računovodstvo in hramba izvirnikov

5.1 Sprejem izvirnikov

5.1.1 Izvirni dokumenti, sprejeti za shranjevanje, izdelani v papirni obliki, morajo biti primerni za večkratno izdelavo kopij (brez prelomov, lepljenja, obrabljenih mest, nejasnega besedila, vrstic), reprografsko obdelavo in v skladu z zahtevami GOST R 21.1101 in GOST. 2,004.

Izvirni elektronski dokumenti, sprejeti za shranjevanje, morajo izpolnjevati zahteve GOST 2.051.

5.1.2 Pri prevzemu izvirnikov v knjigovodstvo in hrambo preverite:

Popolnost dokumentacije v skladu z vsebino vezanega zvezka (album, mapa), s seznamom delovnih risb glavnega kompleta, seznamom referenčnih in priloženih dokumentov, specifikacijami izdelkov, seznamom elektronskih dokumentov. ali drug dokument, ki navaja deponirane izvirnike;

Razpoložljivost uveljavljenih podpisov in datumov, vključno s podpisi strokovnjakov, ki izvajajo normativni nadzor projektne in delovne dokumentacije;

Pravilno izpolnjevanje glavnih napisov in oblikovanje naslovnih strani dokumentov v skladu z GOST R 21.1101;

- pravilno polnjenje informacije- certifikacijski listi enega ali več elektronskih dokumentov, prisotnost elektronskih digitalnih podpisov ali drugih analogov lastnoročnih podpisov.

Opomba - Odločitev o izbiri vrste nosilca dokumenta, naravi njegove uporabe, izvedbi in overitvi z originalnimi podpisi, elektronskimi digitalnimi podpisi, informacijskim identifikacijskim listom ali drugimi analogi lastnoročnih podpisov sprejme razvijalec dokumentacije.

5.2 Registracija in knjiženje izvirnikov

5.2.1 Vsi izvirni dokumenti, sprejeti v hrambo, se evidentirajo (obračunajo) na avtomatiziran način ozneavtomatiziran način (ročno).

5.2.2 Ob registraciji izpolnite naslednje podatke:

Inventarna številka dokumenta;

- datum registracije;

- oznaka dokumenta;

ime;

- število listov v dokumentu;

- oblika dokumenta glede na GOST 2.301, pomanjšano na format A1;

- kdo je izdal dokument;

- podpis o sprejemu dokumenta v hrambo;

- opomba (če je potrebno).

Pri ročnem evidentiranju izvirnikov se navedeni podatki zapišejo v inventarno knjigo, ki se izvede na papirju v obrazcu 1. aplikacije 3 GOST 2.501.Pri avtomatizirani registraciji se popisna knjiga izvaja v elektronski obliki.

5.2.3 Za registracijo izvirnikov projektne, delovne in druge tehnične dokumentacije se praviloma vodijo ločene inventarne knjige. V tem primeru se inventarne številke ne smejo ponavljati. Dovoljeno je voditi eno inventarno knjigo za originalno projektno in delovno dokumentacijo.

5.2.4 Izvirniku vsakega projektnega dokumenta, ki ga predstavlja, se dodeli inventarna številkaenota za obračun dokumentacijene glede na število listov v dokumentu ali število datotek, iz katerih je sestavljen.

Opombe

1 Praviloma je računovodska enota dokumentacije:

Za projektno dokumentacijo - besedilni in grafični dokumenti, vezani v zvezek (mapo);

Za delovno dokumentacijo - grafični in besedilni dokumenti, ki imajo samostojno oznako;

Za ostalo tehnično dokumentacijo - vezan zvezek besedilnih in/ali grafičnih materialov, ki imajo svoje ime, šifro ali oznako.

2 Pri registraciji dokumentov v elektronski obliki v inventarni knjigi v stolpcu »Opomba« navedite obliko datoteke.

3 Pri registraciji dokumentov v papirni obliki v stolpcu »Opomba« navedite podatke o opravljenih spremembah, preklicu ali obnovitvi izvirnika.

4 Podpis o sprejemu v hrambo besedilnega dokumenta, ki vsebuje pretežno neprekinjeno besedilo, se poda šele na naslednji strani po naslovni strani, v ustreznem stolpcu v polju za vložitev (za dokumente z glavnimi napisi) ali na drugem mestu, ki ga določi organizacija. (za dokumente, izdane brez glavnih napisov).

5.2.5 Inventarna številka se dodeli izvirniku ne glede na število listov dokumenta ali število datotek, iz katerih je sestavljen. V izvirnem dokumentu, sestavljenem iz več listov, je inventarna številka pritrjena na vsak list. Inventarna številka izvirnega elektronskega dokumenta je navedena v delu s podrobnostmi. Spremembe izvirnih elektronskih dokumentov povzročijo spremembe ustreznih podrobnosti in atributov ter spremembo različice tega dokumenta v skladu z GOST 2.503.

5.2.6 Če so izvirniki več dokumentov zbrani v zvezku (albumu) ali mapi, se vsakemu dokumentu dodeli inventarna številka, ki ima samostojno oznako.

5.2.7 Kot enoto za shranjevanje dokumentacije je dovoljeno upoštevati vezan zvezek (album, mapa), ki vsebuje več izvirnikov projektne dokumentacije z različnimi oznakami. V tem primeru zvezku, albumu ali mapi se dodeli ena inventarna (arhivska) številka, ki se navede na naslovnici zvezka (albuma) ali na naslovnici mape. Za evidentiranje te dokumentacije je treba zagotoviti posebno inventarno knjigo.

5.2.8 Če je eden ali več listov izvirnika zamenjanih ali dodanih, se na njih ohrani inventarna številka, dodeljena izvirniku.

Ko so vsi listi zamenjani, se originalnemu dokumentu dodeli nova inventarna številka.

5.2.9 Za besedilne dele delov projektne dokumentacije, kot tudi poročila tehnične dokumentacije za inženirske raziskave,izdelani brez glavnih napisov, dodatnih stolpcev in okvirjev, inventarna številka in ime datoteke dokumenta sta navedena v spodnjem delu (nogi) vsakega lista.

5.2.10 Hkrati z registracijo izvirnih dokumentov je treba izpolniti ustrezne obračunske stolpce, ki se nahajajo v polju za vložitev izvirnega lista v papirni obliki, ali vnesti ustrezne podatke v elektronski dokument.

Opomba - Z avtomatsko registracijo je mogoče dodeliti inventarne številke, preden je izvirnik sprejet v arhiv.

5.2.11 Za vsak izvirnik, ki mu je dodeljena inventarna številka, se evidentira njegovo gibanje (izdelava in obračun izdanih kopij stranki, spremembe).

Gibanje izvirnikov se evidentira ročno ali samodejno v skladu z računovodskimi karticami v skladu z dodatkom A. Računovodske kartice imajo praviloma sprednjo in zadnjo stran, katerih stolpci so izpolnjeni v vrstnem redu, navedenem v.

5.2.12 Na dokumentacijskih karticah za evidentiranje izvirnih dokumentov za gradnjo stavb in objektov.

5.2.13 Izvirniki standardne projektne (delovne) dokumentacije za večkratno uporabo za izdelavo gradbenih konstrukcij, izdelkov in sklopov, ki niso povezani z določeno zgradbo ali strukturo, so registrirani na registracijskih karticah po obrazcu. Dovoljeno je uporabljati obrazec 3 za evidentiranje originalnih dokumentov za izdelke ločeno od glavnih sklopov delovnih risb.

5.2.14 Primer polnjenja Graf računovodske kartice v obrazcu 1 je podan v.

5.3 Shranjevanje originalov

5.3.1 Izvirnike projektne, delovne in druge tehnične dokumentacije je mogoče hraniti v papirni in elektronski obliki.

Izvirniki besedilnih dokumentov v papirni obliki se hranijo vezani in nevezani (stran za stranjo) – v mapah.

Izpolnjevanje in vezava dokumentacije, predložene in sprejete v skladišče, se izvaja v skladu z zahtevami GOST R 21.1101.

Originalni grafični dokumenti v papirni obliki na listih formata A1 ali manj se hranijo neprepognjeni. Priporočljivo je, da izvirnike, večje od formata A1, shranjujete zvite na valjarje ali neprepognjene.

5.3.2 Dovoljeno je shranjevanje originalnih dokumentov, zloženih v format A4 ali A3 (v trdih mapah) v skladu z Dodatkom 1 GOST 2.501. V mapi so navedene inventarne številke dokumentov, ki jih vsebuje.

5.3.3 Izvirni dokumenti v papirni obliki se lahko hranijo:

V naraščajočem vrstnem redu njihovih inventarnih številk. V mapi z eno inventarno številko so risbe razvrščene in shranjene v naraščajočem vrstnem redu številk listov, brez upoštevanja formatov;

Po predmetih - v naraščajočem vrstnem redu oznak dokumentov (glede na glavne sklope delovnih risb (oznak) in dokumentov, ki so jim priloženi);

Na drug način, ki ga določi organizacija.

5.3.4 Izvirni dokumenti v elektronski obliki so shranjeni v bazah podatkov avtomatiziranih sistemov in/ali na ločenih elektronskih medijih - v naraščajočem vrstnem redu oznak dokumentov znotraj objekta oblikovanja. Pogoji za hrambo dokumentov na ločenih nosilcih morajo zagotavljati njihovo varnost, hitro dostopnost in primernost za uporabo.

Da bi zagotovili obnovitev elektronskih baz podatkov avtomatiziranih sistemov pri shranjevanju izvirnikov, je treba izvesti varnostne kopije. Pravila za izvajanje varnostnih kopij (pogostost, registracija itd.) Določi organizacija razvijalca.

5.3.5 Izvirniki razveljavljenih in nadomeščenih dokumentov v papirni obliki se hranijo ločeno od veljavnih dokumentov, zloženi v format A4 ali A3 v za to namenjenih mapah. Izvirniki preklicanih in zamenjanih elektronskih dokumentov se hranijo ločeno od uporabljenih izvirnikov.

5.4 Postopek za izdajo izvirnikov

5.4.1 Izvirni dokumenti se izdajo za spremembe ali obnovitev izvirnikov, ki so postali neuporabni.

Izdaja izvirnikov za njihove spremembe se izvede na podlagi dovoljenja za spremembe, proti potrdilu o prejemu in / ali na naročniški kartici (v zvezi z obrazci 3 in 3a Dodatka 3 GOST 2.501).

Dnevnik dovoljenj za spremembe se izvaja v skladu z.

5.4.2 Izdaja izvirnikov za restavriranje se izvede na podlagi ukaza vodje (ali njegovega namestnika) organizacije, ki hrani izvirnik.

5.4.3 Pred spremembo ali obnovitvijo izvirnega dokumenta v papirni obliki se iz njega naredi arhivska kopija, na katero se odtisne žig. "Arhivska kopija" v skladu s sliko (). Pod žigom navedite razlog in datum sprejema arhivskega izvoda dokumenta v hrambo.

Arhivirani izvodi se ne spreminjajo in se ne izdajo naročnikom. Hranijo se ločeno od drugih kopij v mapah (albumi) ali na elektronskih medijih (trdi disk).

Če se dokumenti izvajajo avtomatizirano in so izvirni dokumenti shranjeni v elektronski obliki v zbirkah podatkov avtomatiziranih sistemov in/ali na ločenih elektronskih medijih, se arhivska kopija ne naredi.

Arhivirane kopije elektronskih dokumentov morajo imeti v delu rekviziti ustrezen atribut (črka »K«, številka ipd.)

5.4.4 Pri razveljavitvi originalnega dokumenta se žig odtisne na vse preklicane liste tega izvirnika. “Razveljavljeno, zamenjano... dovoljenje št.... od..." v skladu s sliko (). Če se preklic izvede brez zamenjave, se beseda »nadomeščeno« v žigu prečrta.

5.4.5 Če namesto izvirnika prejmete v hrambo drugo vrsto dokumenta, sestavljeno z verodostojnimi uveljavljenimi podpisi, na primer kopijo, izvirnik itd., Se ta dokument shrani kot izvirnik. Prvi list takega dokumenta mora biti žigosan "Namesto originala" v skladu s sliko ().

5.4.6 Izvirniki preklicanih in nadomeščenih dokumentov se hranijo ločeno od veljavnih dokumentov, razvrščeni v naraščajočem vrstnem redu označb.

6 Restavriranje izvirnikov

6.1 Izvirne dokumente, ki so postali neuporabni ali izgubljeni, je treba obnoviti. Pred restavriranjem originala se sestavi akt o odpisu poškodovanega ali izgubljenega originala na obrazcu 4. Akt o odpisu mora potrditi pooblaščena uradna oseba.

6.2 Restavrirani originali delujejo kot zamenjani. Restavrirani original mora biti natančna kopija restavriranega originala, upoštevaje zadnje spremembe.

6.3 Naslednjega ni dovoljeno reproducirati v obnovljenem izvirniku:

Dimenzije, napisi, grafike, serijske številke odsekov, podaljškov do njih in tako naprej. elementi risbe, izključeni z dovoljenjem za spreminjanje zamenjanega izvirnika;

Serijske številke sprememb in podaljškov zanje, narisane prej v zvezi z opravljenimi spremembami.

6.4 Na tabelo sprememb restavriranega izvirnika dokument Prenesti je treba le zadnji zapis spremembe.

6.5 Namesto originalnih podpisov, vizumov in datumov, ki jih najdemo na originalnem dokumentu (vključno z vložnim poljem in listom s tabelo za vpis sprememb), mora biti obnovljeni original zapisan v oklepaju: “(Podpis)” in “(Datum). )” .

6.6 Restavrirane originale mora podpisati odgovorna oseba po navodilih vodje službe, ki je izdala restavrirane originale.

Napis, ki potrjuje pravilnost restavriranega papirnatega originala, je treba narediti s črnilom ali strojno v polje za vložitev dokumenta, npr.

« Restavrirano iz originala.

Pravilno: (podpis, priimek in datum).«

« Obnovljeno iz kopije.

Prav : (podpis, priimek in datum).«

6.7 Pravilnost obnovljenega izvirnega elektronskega dokumenta mora biti potrjena z elektronskim digitalnim podpisom odgovorne osebe, informacijskim identifikacijskim listom ali drugimi analogijami lastnoročnih podpisov.

6.8 Restavrirani papirni izvirnik dokumenta mora imeti inventarno številko restavriranega izvirnika. O restavriranju listine je treba narediti zaznamek v inventarni knjigi.

V zgornjem desnem kotu polja vsakega lista restavriranega originalnega dokumenta mora biti s črnilom ali žigom napis: »Restavrirani original št. ...« z navedbo serijske številke restavriranja tega originalnega lista.

6.9 Izvirnik ali kopija, iz katere je bil dokument restavriran, ima žig: “ zamenjati z obnovljenim originalomšt....« v skladu s sliko (), ki označuje zaporedno številko restavracije in datum sprejema restavriranega izvirnika v hrambo.

7 Računovodstvo in hramba kopij dokumentov

7.1 Arhiv organizacije lahko hrani kopije (arhivske in delovne) dokumentov, ki so jih razvili organizacija in podizvajalci, v papirni in elektronski obliki.

7.2 Kopije projektnih dokumentov, ki jih izpolnijo podizvajalci in druge organizacije, so shranjene v mapah ali vezane v zvezke - ločeno za vsako stavbo (strukturo) ali za vsako organizacijo.

Vsaka mapa (zvezek, album), kot tudi vsaka obračunska enota elektronskega dokumenta, vključuje "Vsebino", ki se izvaja v skladu zGOST R 21.1101, z seznam dokumentov v vrstnem redu, v katerem se nahajajo.

7.3 Arhivske kopije odražajo vsebino dokumentacije v času podpisa (odobritve), prenosa za gradnjo, zagona objekta, obnove. Prisotnost arhivskih kopij se odraža v računovodskih karticah v Dodatku A. Računovodstvo in shranjevanje arhivskih kopij se izvaja v skladu z.

7.4 Zgibanje kopij papirnih dokumentov na format A4 poteka v skladu z Dodatkom 1GOST 2.501.

7.5 Kopije deponiranih dokumentov v papirni obliki morajo biti natisnjene v kontrastu in imeti gladko ozadje, ki ne otežuje branja dokumenta. Na kopijah dokumentov morajo biti reproducirane (brez izpustov) vse vrstice, črke, številke itd., ki so prisotne na izvirniku, dvojniku in originalu.

Delovne kopije dokumentov so namenjene servisiranju proizvodnih oddelkov. Število delujočih registriranih izvodov in kraj njihovega shranjevanja (izdaja - sprejem) določi organizacija.

7.6 Pri sprejemanju kopij dokumentov v papirni obliki se preveri prisotnost vseh listov in popolnost dokumentacije v skladu s spremnimi dokumenti.

Pri sprejemanju kopij dokumentov v elektronski obliki preverijo, ali obseg kopije dokumenta ustreza deklarirani prostornini te kopije v bajtih/kilobajtih in prisotnost ustreznega atributa v zahtevanem delu (črka, številka itd.). ).

7.7 Registracija (računovodstvo) kopij dokumentov drugih organizacij se izvaja v skladu z zahtevami.

7.8 Vsaka registrirana kopija (ali niz kopij dokumentov) v papirni obliki je žigosana v skladu z risbami in () z navedbo inventarne številke, številke kopije (če je izvodov več) in datum registracije. Navedeni žig se odda na vidnem mestu na vsebinskem listu mape (zvezka) ali v zgornjem levem kotu ovitka dokumenta.

Na kopijah dokumentov, ki se hranijo prosto (list za listom), se žig odtisne v zgornji levi kot vsakega lista dokumenta.

7.9 Kopije dokumentov se evidentirajo ročno ali samodejno v knjigovodskih karticah, sestavljenih v skladu z dodatkom A.

Dokumentacijske kartice

obrazec 1- Računska kartica (sprednja stran)

Oblika1a - Računska kartica (hrbtna stran)

Oblika2 - Računska kartica

Dokumentacijske kartice kažejo:

V stolpcu 1 - inventarna številka izvirnega dokumenta;

V stolpcu 2 - datum prejema izvirnega dokumenta v hrambo;

V stolpcu 3 - oznaka izvirnega dokumenta v skladu z naslovnim blokom in ime datoteke izvirnega elektronskega dokumenta v skladu s seznamom projektnih elektronskih dokumentov;

V stolpcu 4 - ime izvirnega dokumenta;

V stolpcu 5 - število listov;

V stolpcu 6 - opomba o preklicu, zamenjavi izvirnega dokumenta, spremembah listov in obnovitvi izvirnega dokumenta;

V stolpcu 7 - šifra podjetja (kompleksa), zgradbe ali strukture;

V stolpcu 8 - ime stavbe ali objekta in kraj gradnje;

V stolpcu 9 - simbol vrste dokumentacija: P - za projektno dokumentacijo;
P - za delovno dokumentacijo; In - za drugo tehnično dokumentacijo;

V stolpcu 10 - simbol oblike nosilca informacij o dokumentaciji: B - za dokumente v papirni obliki; E - za elektronske dokumente.

V stolpcih 11, 12 - serijske številke listov računovodske kartice.

Dodatek B
(informativno)

Primer izpolnjevanja stolpcev računovodske kartice v skladu z obrazcem 1

List 3	Faza P	Ime objekta in kraj gradnje			Objektna koda
		Avtomobilska tovarna N-sky Servis			2504
nadaljevanje na listu 4	Oblika sprosti B *
inv. število	datum prejemki	Imenovanje	Ime	kol. rjuhe	Posebne oznake
3578	17.03.2008	2504-2-KZH mapa	Armiranobetonske konstrukcije
			Prostorski okvirji
3579	Enako	2504-2-KZH . I-KP1	KP1		spremeniti 1, št. 5-08, 01.05.2008
3580		2504-2-KZH . I-KP2	KP2, KP2-01
			Povezovalni izdelki
3581		2504-2-KZH . I-MS1	MS1-01, MS1-02
3582		2504-2-KZH . I-MS4	MS4
3615	25.04.2008	2504-2-AR mapa
3661	10.06.2008	2504-2-OV mapa	Ogrevanje in prezračevanje
Številka dovoljenja Datum prejema Oznaka dokumenta, ki se spreminja Oddelek, ki je izdal dovoljenje Podpis, ki potrjuje sprejem dovoljenja in datum Opomba Opombe 1 Registracijski dnevnik je izdelan na listih A4 GOST 2.301 z navpično ali vodoravno razporeditvijo listov. 2 Dimenzije grafa nastavi razvijalec dokumenta. Vzorci žigov za evidentiranje in promet papirnih dokumentov D.1 Žigi so namenjeni poenostavitvi uporabe in doseganju enotnosti podobe napisov in navodil v projektni in delovni dokumentaciji ter v računovodskih dokumentih v procesu njihovega kroženja. D.2 Žig "ZAMENJENO Z OBNOVLJENIM ORIGINALOM št. ... mesto" z navedbo serijske številke restavriranja izvirnika in datuma njegove restavracije sta na originalnih dokumentih, iz katerih so bili izdelani restavrirani izvirniki. Oblika žiga je prikazana na sliki D.1. Slika D.1 D.3 Žig “RAZLIČANO, NADOMESTJENO ... Št. ... z dne ... leto” postavite (z navedbo številke, datuma registracije dovoljenja za spremembe in podpise) na preklicanih izvirnikih, dvojnikih in kopijah ter na registracijskih karticah projektnih dokumentov. Če zamenjave ni, postavite pomišljaj. Oblika žiga je prikazana na sliki D.2. Slika D.2 D.4 Žig »NAMESTO IZVIRNIKA« se odtisne na dokumente, če izvirnikov teh dokumentov ni. Oblika žiga je prikazana na sliki D.3. Slika D.3 D.5 Žig »EKZ. Št..« so nameščeni (z navedbo številke izvoda) v mapah (zvezkih, albumih) in posameznih izvodih. Oblika žiga je prikazana na sliki D.4. Slika D.4 D.6 Žig »INV. Št...., EKZ. Ne ... mesto." nameščen (z navedbo inventarne številke, številke izvoda in datuma registracije) v mapah (zvezkih, albumih) in ločenih kopijah projektne dokumentacije podizvajalskih organizacij. Oblika žiga je prikazana na sliki D.5. Slika D.5 D.7 Žiga »KONTROLNA KOPIJA« in »ARHIVSKA KOPIJA« sta nameščena na kontrolnih in arhivskih izvodih izvodov oziroma na mapah (zvezkih, albumih). Oblika žiga »KONTROLNA KOPIJA« je prikazana na sliki D.6. Oblika žiga »ARHIVIRANA KOPIJA« je prikazana na sliki D.7. Slika D.6 predmet odpisa zaradi _____________________________________________________ ___________________ Imenovanje dokument Številka lista Ime dokument Država dokument Razlog za odpis Podpisi_________________________________________________________________ položaj osebni podpis priimek, začetnice ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________

* Pri odpisu dokumentov mora akt vsebovati stolpce z navedbo nosilca informacij (papir, pavs papir, elektronski mediji) in količino dokumentov v elektronski obliki v bajtih (kilobajtih).

Bibliografija

[ 1] Zvezni zakon z dne 27. oktobra 2004 št. 125-FZ "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji"

Seznam standardnih arhivskih dokumentov, ustvarjenih v znanstvenih, tehničnih in proizvodnih dejavnostih organizacij, z navedbo rokov hrambe (odobren z Odredbo Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 31. julija 2007 št. 1182,registrirano s strani Ministrstva za pravosodje Ruske federacije št. 10194 z dne 27. septembra 2007)

Ključne besede:projektna dokumentacija, delovna dokumentacija za gradnjo,celo, hramba, originalni dokumenti, kopije dokumentov, papirni dokument, elektronski dokument

1. junija 2014 je začel veljati GOST 2.501-2013 "Enotni sistem projektne dokumentacije". Pravila za računovodstvo in skladiščenje." Standard določa splošne zahteve za vodenje in shranjevanje projektnih in tehnoloških dokumentov na papirju in elektronskih medijih, ki se uporabljajo v vseh panogah.

Standardi v sistemu tehnične ureditve

Zvezni zakon z dne 27. decembra 2002 N 184-FZ "O tehničnih predpisih" uvršča standarde med prostovoljno uporabljene dokumente, razen če je njihova obvezna uporaba določena s tehničnimi predpisi in drugimi regulativnimi pravnimi akti. Hkrati njihova uporaba spodbuja medsebojno razumevanje med deležniki ter zagotavlja tehnično in informacijsko združljivost v vseh fazah življenjskega cikla izdelka. Z eno besedo, standardizacija rešuje problem širše uporabe proizvedenih izdelkov.

1. junija 2014 je namesto GOST 2.501-88 začel veljati. Glavni cilj tega standarda je določiti zahteve za računovodstvo in shranjevanje projektne in tehnološke dokumentacije za izdelke iz vseh industrij.

Druge medsebojno povezane postopke za zagotavljanje in vzdrževanje kakovosti projektne in tehnološke dokumentacije za izdelek od stopnje njegovega razvoja do razgradnje določa celoten sklop standardov, združenih v tematske zbirke "Enotni sistem projektne dokumentacije" (USD) in "Enotni sistem tehnološke dokumentacije" (USTD).

Glavni sklop državnih standardov ESKD in ESTD je bil razvit in uveden leta 1968. Trenutno poteka aktivno delo za njihovo posodobitev in uskladitev z mednarodnimi standardi, vključno s prilagajanjem računalniškim tehnologijam.

Projektna dokumentacija

Projektna dokumentacija vključuje risbe, diagrame, specifikacije, izjave, pojasnila, tehnične pogoje, programe in preskusne metode, tabele, izračune, operativne dokumente, dokumente o popravilih, navodila, skice. Podrobno opredelitev posamezne vrste projektne dokumentacije najdete

Ker ima projektna dokumentacija samostojno komercialno vrednost in je tudi nosilec zaupnih informacij, je priporočljivo upoštevati vse potrebne varnostne ukrepe v zvezi z njo, vključno s tistimi, ki se izvajajo v okviru pisarniškega dela.

Na podlagi GOST 2.501-2013 je mogoče razviti standarde in druge lokalne predpise organizacije ob upoštevanju značilnosti računovodstva in shranjevanja projektnih in tehnoloških dokumentov, odvisno od obstoječe realnosti.

Splošne določbe

Ko govorimo o metodološki ureditvi dela s projektno dokumentacijo v fazi pisarniškega dela, je določeno, da postopki in operacije pred računovodstvom in shranjevanjem zagotavljajo:

• vizualna skladnost dokončanih in izvedenih projektnih dokumentov z zahtevami, ki jih določa sklop standardov ESKD in ESTD;
• možnost ponovnega kopiranja na fotoobčutljivo ali drugo sprejemljivo gradivo zaradi stopnje ohranjenosti in grafičnih lastnosti papirnih dokumentov (risb in besedil);
• potrebna popolnost dokumentov, prejetih v hrambo, in prisotnost potrditvenih podpisov, vključno z elektronskimi digitalnimi, ustreznih uradnikov.

Standard določa, da so papirnati in elektronski dokumenti (pretvorjeni iz papirja ali izdelani s programsko opremo) medsebojno zamenljivi in ​​enakovredni.

Organizacija računovodstva projektne in tehnološke dokumentacije

Organizacija računovodstva projektne in tehnološke dokumentacije je ciljno usmerjen sistem ukrepov, vključno z neposredno registracijo dokumentov, upoštevanjem njihove uporabnosti v izdelkih, pa tudi obračunavanjem zunanjih in notranjih naročnikov, ki uporabljajo to dokumentacijo.

Ob registraciji vas prosimo, da navedete naslednje podatke:

• organizacija;
• oddelek, ki je izdal dokument;
• oznaka dokumenta (če je njegova oznaka določena s standardi);
• ime dokumenta (če je njegova oznaka določena s standardi);
• ime dokumenta glede na naravo uporabe (izvirnik, dvojnik ali kopija);
• format;
• organizacija, v kateri se nahaja izvirnik;
• registrska številka (inventarna številka listine);
• datum prejema (sprejem v skladiščenje);
• število listov in podpis osebe, ki je sprejela dokument;
• ime datoteke elektronskega konstrukcijskega (tehnološkega) dokumenta.

Podatki se vnesejo inventarna knjiga :

Obračun izvirnikov in dvojnikov projektnih in tehnoloških dokumentov se izvaja skupaj. Za izdelke različnih vrst oziroma tipov proizvodnje se vodijo ločene inventarne knjige.

Kartica za registracijo dokumenta je namenjen evidentiranju razpoložljivosti arhivskih kopij in kopij dokumentov drugih organizacij, evidentiranju izdaje in vračila ter uporabnosti dokumentov.

prednja stran:

hrbtna stran:

Sprednja stran naslednjih listov registracijske kartice dokumenta:

Hrbtna stran naslednjih listov registracijske kartice dokumenta:

GOST vsebuje druge računovodske obrazce, pa tudi povezave do računovodskih obrazcev v dopolnilnih standardih.

Shranjevanje projektne in tehnološke dokumentacije

Postopek skladiščenja vključuje namestitev projektne in tehnološke dokumentacije ter njihovo vzdrževanje v pogojih, ki omogočajo:

• varnost medijev in informacij, ki jih vsebujejo;
• hitro najti potrebne dokumente za njihovo uporabo.

Zahteve za hrambo izvirnikov so strožje kot za hrambo kopij dokumentov. Projektne dokumente je treba sistematizirati glede na klasifikacijske značilnosti v naraščajočem vrstnem redu oznak dokumentov znotraj izdelka ali kode organizacije razvijalca. Tehnološki dokumenti so sistematizirani po metodah obdelave in montaže izdelkov v naraščajočem vrstnem redu oznak dokumentov znotraj posamezne vrste tehnološkega procesa glede na način izvedbe.

Kopije papirnatih dokumentov se lahko shranijo v razsutem stanju, dajo v mape ali zvežejo v albume. Postavitev dokumentov in zaporedje njihovega zlaganja sta vedno racionalna in ustrezata mejam izdelka (njegovega sestavnega dela) oziroma načina obdelave in sestavljanja izdelka. Ovitki map in albumov so opremljeni z nalepkami, ki omogočajo identifikacijo dokumentov. Za lažje delo lahko zagotovite tudi notranji popis.

Pri organizaciji shranjevanja dokumentov velikega formata jih je dovoljeno zložiti na način, ki omogoča branje glavnih napisov na sprednji strani prepognjenega lista. Standard vsebuje aplikacijo, ki predlaga načine za zlaganje dokumentov za shranjevanje v mape in albume.

Izvirnike projektnih in tehnoloških dokumentov, ki so izgubljeni ali postali neuporabni, je treba obnoviti. Če pride do zakonitih sprememb projektnih dokumentov, iz katerih je obnovljen dokument, ki nadomešča izvirnik, se te spremembe upoštevajo.

Štampiljke za beleženje papirnih dokumentov

Žigi formalno nadomeščajo ročno napisane napise in navodila v ponavljajočih se istovrstnih situacijah v papirologiji.

	Žigosajo se na originalne dokumente, iz katerih se izdelujejo duplikati, ki dobijo status restavriranega izvirnika. Navedena sta serijska številka in datum obnove.
	Označeno na mapah (albumih) izvodov in na posameznih izvodih. Navedena je številka izvoda.
	Pritrjena je na izvirnike, dvojnike in kopije, preklicane z obvestili, ter na računovodske kartice. Navedeni so številka, datum izdaje obvestila in podpis. Če zamenjave ni, postavite pomišljaj.
	Postavljeno v mape (albume) in ločene kopije dokumentov drugih organizacij. Navedena je inventarna številka, številka izvoda in datum registracije.
	Pritrjena je na podlagi obvestil na originalih, dvojnikih in kopijah, ki jih ni mogoče uporabiti v novo razvitih izdelkih, pa tudi na knjigovodskih karticah.
	Nalepljen je na kontrolnih izvodih izvodov in na mapah (albumih) izvodov ter na kontrolnih izvodih obvestil in prilog k njim.
	Pritrjena je na arhivskih izvodih izvodov in na mapah (albumih) izvodov ter na kontrolnih izvodih obvestil in prilog k njim.
	Postavljeno na dokumente, če ni izvirnikov teh dokumentov.
	Pritrjen je na kopije dokumentov, izdanih enkrat brez naknadnega pošiljanja obvestil o spremembah teh dokumentov.
	Prilepi se na kopije projektnih dokumentov, ki se za tekoče dejavnosti izdajo oddelku, ki izdeluje originale ali nadzoruje izdelavo izdelkov v proizvodnji.
	Prilepi se na kopije tehnoloških dokumentov, ki se za tekoče dejavnosti izdajo oddelku, ki izdeluje originale ali spremlja izdelavo izdelkov v proizvodnji.

Poleg zgoraj navedenih je dovoljena uporaba žigov z drugimi odtisi, ki poenostavljajo uporabo napisov na dokumentih.

Odobreno februarja 2006 (IUS 9-2006)


Izvedena je bila sprememba, objavljena v IUS št. 4, 2009

Sprememba proizvajalca baze podatkov


Ta standard določa splošne zahteve za računovodstvo in shranjevanje projektnih in tehnoloških dokumentov (v nadaljnjem besedilu dokumenti), izdelanih v papirni in elektronski obliki, izdelkov vseh industrij.

Na podlagi tega standarda je mogoče razviti standarde, ki upoštevajo značilnosti računovodstva in shranjevanja projektnih in tehnoloških dokumentov, odvisno od obsega dokumentacije in pogojev pretoka dokumentov.

1. SPLOŠNE ZAHTEVE

1. SPLOŠNE ZAHTEVE

1.1. Zgibne kopije dokumentov v papirni obliki se izvajajo v skladu z Dodatkom 1.

1.2. Vsi izvirniki, dvojniki in kopije dokumentov, ki so na voljo v podjetju (v nadaljevanju izvirniki, dvojniki in kopije), so predmet evidentiranja in hrambe v skladu z 2. poglavjem in dodatkom 2*.
________________
Podjetje je treba razumeti kot podjetje ali organizacijo.
Znak "*" označuje točke standarda, za katere so podane pripombe v Dodatku 5.

1.1, 1.2. (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

1.3. V primerih, ko organizacija istočasno uporablja dokumente v papirni in elektronski obliki, je dovoljeno njihovo medsebojno preoblikovanje drug v drugega. V tem primeru se upoštevajo naslednja pravila:

- projektne dokumente v papirni obliki je mogoče pretvoriti v datoteke;

- opremljene z ustreznimi podatki in podpisane na predpisan način z elektronskim digitalnim podpisom postanejo te datoteke elektronski dokumenti (izvirniki, dvojniki, kopije);

- za uporabo v procesih proizvodnje, obratovanja, popravila in odstranjevanja izdelkov je mogoče elektronske dokumente pretvoriti v papirne z uporabo računalniške tehnologije. Takšni dokumenti morajo biti podpisani z verodostojnimi, uveljavljenimi podpisi pooblaščenih oseb, s čimer pridobijo enak status kot elektronski dokumenti, iz katerih so bili prejeti;

- preoblikovanje ne sme zmanjšati serijske številke dokumenta v skladu s tabelo 2 GOST 2.102;

Dokumenti, pridobljeni kot rezultat medsebojnega preoblikovanja, se morajo med seboj ustrezno sklicevati;

- medsebojno korespondenco med temi dokumenti zagotavlja razvijalec.

2. VODENJE IN HRANITEV IZVIRNIKOV

2.1. Izvirniki, izdelani v papirni obliki, sprejeti za shranjevanje, morajo biti primerni za večkratno izdelavo kopij (brez prelomov, lepljenja, obrabljenih mest, nejasnega besedila, vrstic), reprografsko obdelavo in izpolnjevati zahteve GOST 2.102 in GOST 13.1.002.

Izvirni elektronski dokumenti, sprejeti za shranjevanje, morajo izpolnjevati zahteve GOST 2.051.

Opomba. Za posamezen izdelek se izdela samo en komplet originalne konstrukcijske dokumentacije, ki mora biti shranjen v razvojnem podjetju ali v proizvodnem podjetju po njunem dogovoru*.

2.2. Pri prevzemu originalov v knjigovodstvo in hrambo se preveri:

1) popolnost projektne dokumentacije v skladu s specifikacijami, izjavami elektronskih dokumentov ali drugih dokumentov, ki navajajo izvirnike, ki se izročajo;

2) popolnost tehnološke dokumentacije v skladu s traso ali drugimi dokumenti, ki navajajo predložene originale;

3) prisotnost vzpostavljenih podpisov (vključno z elektronskimi digitalnimi podpisi) in datumov. V hrambo ni dovoljeno sprejemati dokumentov, ki nimajo podpisa osebe, ki izvaja regulativni nadzor*.

2.3. Vsi originali, sprejeti v hrambo, so registrirani (upoštevani). Ob registraciji izpolnite naslednje podatke:

- inventarno številko dokumenta;

- datum registracije;

- oznako dokumenta;

- ime;

- število listov v dokumentu;

- format dokumenta po GOST 2.301;

- kdo je izdal listino;

- podpis o prevzemu dokumenta v hrambo;

- opomba (če je potrebno).

Registracija se lahko izvede na avtomatiziran način ali na neavtomatiziran način (ročno). Pri ročnem evidentiranju se navedeni podatki vpišejo v inventarno knjigo originalov v obrazcu 1 v skladu s prilogo 3. Pri avtomatiziranem evidentiranju se inventarna knjiga izvaja v elektronski obliki.

2.4. Vsakemu originalnemu dokumentu je dodeljena ena inventarna številka*.

2.1-2.4 (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

2.5. Inventarne knjige za registracijo originalov in dvojnikov, ki prihajajo iz drugih podjetij, je treba voditi ločeno za dokumente za izdelke glavne in pomožne proizvodnje.

Dovoljeno je voditi eno inventarno knjigo za izvirnike in dvojnike projektno-tehnološke dokumentacije ter ločene inventarne knjige za vrste izdelkov (dizli, avtomobili, traktorji, turbine itd.), pri čemer se inventarne številke ne smejo ponavljati.

2.6. Hkrati z registracijo izvirnikov je treba izpolniti ustrezne obračunske stolpce, ki se nahajajo na polju za vložitev izvirnega lista v papirni obliki ali vnesti ustrezne podatke v elektronski dokument.

2.7. Za vsak dokument, ki mu je dodeljena inventarna številka, se evidentira njegovo gibanje (izdelava in evidentiranje kopij, spremembe, uporabnost). Gibanje izvirnikov se evidentira ročno ali avtomatsko v skladu z računovodskimi karticami v obrazcih 2, 2a, 2b in 2c Dodatka 3.

Za projektno dokumentacijo, dokumentacijo pomožne proizvodnje in proizvodne enote je dovoljeno ne sestaviti računovodskih kartic.

2.8. Izvirne projektne dokumente v papirni obliki je treba hraniti v skladu s klasifikacijskimi značilnostmi (združevanjem) po formatu v naraščajočem vrstnem redu oznak dokumentov znotraj posameznega formata in kode podjetja razvijalca.

Shranjevanje izvirnikov je dovoljeno ne glede na formate.

Izvirniki elektronskih dokumentov so shranjeni v zbirkah podatkov avtomatiziranih sistemov in/ali na ločenih elektronskih medijih. Shranjevanje izvirnikov na ločenih nosilcih poteka v naraščajočem vrstnem redu oznak dokumentov znotraj izdelka. Pogoji shranjevanja na posameznih medijih morajo zagotavljati njihovo varnost, hitro pridobitev in primernost za uporabo*.

2.9. Izvirnike tehnološke dokumentacije je treba hraniti v skladu z metodami obdelave in montaže izdelka, ne da bi upoštevali formate v naraščajočem vrstnem redu njihovih oznak v skladu z GOST 3.1201 v okviru vsake metode obdelave in montaže izdelka.

Izvirnike je dovoljeno hraniti v sklopih v naraščajočem vrstnem redu oznak projektnih dokumentov, navedenih v glavnem napisu tehnoloških dokumentov.

Uporabnost tehnološke dokumentacije se ročno ali samodejno zabeleži v kartice uporabnosti v skladu z obrazci 2 in 2a GOST 3.1201.

2,6-2,9. (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

2.10. Izvirnike, izdelane na listih, manjših od formata A1, shranjujte neprepognjene.

Priporočljivo je, da izvirnike, izdelane na listih A1 ali večjega formata, shranjujete navite na valjarje ali nerazpognjene.

2.11. Izvirnike preklicanih in zamenjanih dokumentov je treba hraniti ločeno od veljavnih izvirnikov in jih je mogoče zložiti v formata A4 in A3 v skladu z Dodatkom 1.

3. RESTAVRIRANJE ORIGINALOV

3.1. Izvirnike, ki so postali neuporabni ali izgubljeni, je treba obnoviti.

Restavriran izvirnik se lahko izdela šele po sestavi akta o odpisu dotrajanega ali izgubljenega originala.

3.2. Restavrirani originali delujejo kot zamenjani originali.

Restavrirani izvirnik je treba spremeniti v skladu z vsemi obvestili, izdanimi pred njegovo restavracijo.

3.3. Restavrirani original mora biti natančna kopija restavriranega originala, upoštevaje zadnje spremembe.

3.4. Restavrirani izvirnik ne sme reproducirati dimenzij, napisov, grafičnih podob ipd., razen obvestil o spremembah izvirnika (ali kopije), iz katerega je izvirnik restavriran.

V obnovljenem izvirniku se ne smejo reproducirati serijske številke sprememb in podaljškov zanje, ki so bili predhodno uporabljeni v zvezi z opravljenimi spremembami.

3.5. V tabelo sprememb obnovljenega izvirnika je treba prenesti le zadnji zapis spremembe.

Pri restavriranju izvirnika iz dokumentov na dveh ali več listih je treba vnesti zaporedne številke sprememb, oznake obvestil o spremembah in druge podatke o zadnji spremembi posameznega lista restavriranega izvirnika na podlagi obstoječih vnosov v tabeli sprememb na ta list dokumenta, ki se obnavlja.

Registracijski list za spremembe obnovljenega izvirnika mora reproducirati podatke, ki se nanašajo na vse predhodno opravljene spremembe tega dokumenta (začenši s prvo spremembo).

3.6. Namesto izvirnih podpisov, vizumov in datumov, ki jih najdete na izvirniku (vključno z robom za vložitev in listom za spremembe), mora obnovljeni izvirnik v oklepaju pisati »(Podpis)« in »(Datum)«.

Pri izdelavi restavriranega originala iz predhodno restavriranega originala (ali z njega vzete registrirane kopije) se napis na slednjem o restavriranju originala ne sme reproducirati.

3.7. Restavrirane originale mora podpisati odgovorna oseba po navodilih vodje službe, ki je izdala originale ali spremljala izdelavo izdelka.

Napis, ki potrjuje pravilnost restavriranega izvirnika, je treba narediti s črnilom ali strojno na polju za vložitev dokumenta, npr.

"Restavrirano po izvirniku.



"Obnovljeno iz kopije.

Pravilno: (podpis, priimek in datum).«

Pravilnost obnovljenega originalnega elektronskega dokumenta mora biti potrjena z elektronskim digitalnim podpisom odgovorne osebe.

3,3-3,7. (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

3.8. V zgornjem desnem kotu polja vsakega lista restavriranega izvirnika mora biti napis s črnilom ali odtisnjen žig: »Restavriran original N ...« z navedbo serijske številke restavriranja tega lista izvirnika.

3.9. Restavrirani original mora imeti inventarno številko originala, ki se restavrira. O restavriranju listine je treba narediti zaznamek v inventarni knjigi.

3.10. Na izvirniku ali kopiji, iz katere je bila narejena restavracija, je vtisnjen žig: “REPLACED BY RESTARED ORIGINAL N...” z navedbo serijske številke restavracije in datuma sprejema restavriranega izvirnika v hrambo.

Oddelek 4. (Črtan, sprememba št. 1).

1. Liste risb vseh formatov je treba najprej zložiti vzdolž črt, ki so pravokotne (vzdolžne), nato pa vzdolž črt, vzporednih (prečnih) na glavni napis.

2. Listi risb po zgibanju morajo imeti glavni napis na sprednji strani zloženega lista.

3. Listi risb so zloženi v zaporedju, navedenem v tabelah 1 in 2 s številkami na pregibnih linijah.

4. Nameščene so naslednje vrste zlaganja:

1) v mape v skladu s tabelo 1;

2) za neposredno šivanje v skladu s tabelo 2.

Tabela 1

Zlaganje

Mere, mm

	Zložljiva shema	Zlaganje
		vzdolžni	prečni

tabela 2

Zložljiva za direktno vezavo

Mere, mm

		Zložljiva shema	Zlaganje
			vzdolžni	prečni

1. VODENJE IN SHRANJEVANJE KOPIJE DOKUMENTOV

1.1. Kopije dokumentov v papirni obliki, sprejete v hrambo, morajo biti natisnjene kontrastno in imeti gladko ozadje brez večbarvnosti, ki otežuje branje dokumenta. Kopije morajo reproducirati (brez izpustov) vse vrstice, črke, številke itd., ki jih najdemo na izvirniku, dvojniku ali izvirniku.

Pri sprejemanju izvodov v papirni obliki preverite prisotnost vseh listov in popolnost dokumentacije v skladu s spremnimi dokumenti.

1.2. Podjetje lahko hrani naslednje kopije projektnih in tehnoloških dokumentov: arhivske, nadzorne, delovne.

1.3. Arhivske kopije odražajo stanje zasnove ali tehnologije izdelave izdelka v obdobjih odobritve s strani stranke, prenosa izvirnikov v proizvodna podjetja, prenehanja proizvodnje določenega dizajna itd. Prisotnost arhivskih kopij se odraža v registrskih karticah (obrazec 2, dodatek 3).

Arhiviranih izvodov ne spreminjamo in ne izdajamo naročnikom, hranimo jih ločeno od ostalih izvodov v mapah (albumih) ali na elektronskih medijih.

Za dokumente v papirni obliki se na vidnem mestu v mapi (albumu) in na sprednji strani vsakega arhivskega izvoda odtisne žig »ARHIVIRANI IZVOD«. Pod žigom navedite razlog in datum sprejema arhivskega izvoda v hrambo. Arhivske kopije se lahko hranijo v obliki mikrofilmov.

Arhivske kopije elektronskih dokumentov morajo imeti v zahtevanem delu ustrezen atribut (črka, številka ipd.).

1.4. Kontrolne kopije se uporabljajo za restavriranje izvirnika, izdelavo dvojnikov, delovnih kopij, potrdil ali preverjanje dokumentacije, hranijo se ločeno od ostalih kopij in se ne izdajo naročnikom.

Kontrolni izvod elektronskega dokumenta mora imeti v zahtevanem delu ustrezen atribut (črka, številka ipd.).

Na sprednji strani vsakega lista kontrolnih izvodov je na vidnem mestu odtisnjen žig »KONTROLNI IZVOD« (razen pri kontrolnih izvodih tiskanih publikacij in vezanih tekstovnih dokumentov, pri katerih je žig le na naslovnici in na naslov ali prva stran).

1,1-1,4. (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

1.4a. Delovne kopije so namenjene vzdrževanju proizvodnje. Število delovnih izvodov v obtoku in kraj njihovega skladiščenja (izdaja in sprejem) določi organizacija.

(Dodatno uvedena sprememba št. 1).

1.5. (Izbrisano, sprememba št. 1).

1.6. Obračunavanje izdaje (pošiljanja) in vračila izvodov notranjim in zunanjim naročnikom se lahko izvaja ročno ali avtomatsko. Računovodstvo se izvaja z uporabo kartic za registracijo dokumentov obrazca 2, 2a v skladu s Prilogo 3*.

Obračunavanje izdaje in vračila kopij notranjim naročnikom se lahko izvede ročno ali samodejno z uporabo naročniških kartic obrazca 3, 3a v skladu s Prilogo 3*.

1.7. Kopije dokumentov v papirni obliki so shranjene tako ohlapno (list za stranjo) kot ugnezdene v mape ali po potrebi vezane v albume.

Pri skladiščenju v razsutem stanju (list za listom) se kopije zgibajo na format A4.

Kopije, vložene v albume in mape, se zložijo v formate A4 ali A3 v skladu s Prilogo 1.

1.6., 1.7. (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

1.8. Kopije projektne dokumentacije za izdelek so nameščene v mapah (albumih) znotraj izdelka ali znotraj racionalno izbranih komponent izdelka.

1.9. Kopije projektnih dokumentov za izdelke so nameščene v mape (albume) v naslednjem zaporedju:

1) specifikacija izdelka;

2) dokumenti glavnega sklopa izdelka (v vrstnem redu, kot so napisani v specifikaciji);

3) specifikacije sestavnih delov izdelka in dokumenti glavnega sklopa sestavnih delov izdelka (v naraščajočem vrstnem redu oznak). Dokumenti glavnega sklopa sestavnih delov izdelka so postavljeni za specifikacijo v vrstnem redu, v katerem so zabeleženi v specifikaciji;

4) risbe delov, zapisanih v specifikaciji, glavni izdelek in vse njegove komponente (v naraščajočem vrstnem redu oznak).

Če so bili za del izdani drugi dokumenti (razen risbe), so postavljeni po risbi delov (v vrstnem redu, v katerem so zabeleženi v specifikaciji).

1.10. Komplet kopij tehnološke dokumentacije je vložen v mape ali vezan v albume, vsa tehnološka dokumentacija, razvita za en izdelek ali več izdelkov ali racionalno izbran sestavni del izdelka, pa v eno mapo (album).

Če je potrebno, je dovoljeno postaviti tehnološke dokumente o posameznih metodah obdelave in sestavljanja izdelka v eno mapo (album).

1.11. V eno mapo (album) se vloži največ 200 listov dokumentov, pomanjšanih na format A4.

1.12. Če je dokumentov veliko, jih razdelimo na dele in jih damo v več map (albumov). Na oznakah map (albumov) oziroma njihovih naslovnic je navedena številka tega dela, skupno število delov in številka izvoda mape (albuma).

1.13. V vsaki mapi (albumu) je dovoljeno predložiti popis, v katerem so v zaporedju njihove lokacije navedeni vsi dokumenti, ki jih vsebuje.

1.14. Za tekoče delo se oddelku, ki je izdal izvirne dokumente ali spremlja izdelavo izdelka v proizvodnji, dodeli kopija ustreznih dokumentov. Na sprednji strani vsakega lista izvodov (pri velikem shranjevanju) ali na vidnem mestu v mapi (albumu) odtisnite žig »IZVOD OBLIKOVALCA« ali »IZVOD TEHNOLOGA«, podanega v Prilogi 4*.

(Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

1.15. Kopije dokumentov, za katere naročniki niso obveščeni o spremembah po deportaciji, so opremljene z žigom »NO CHANGE NOTIFIFED«.

1.16. V zahtevkih za pošiljanje dokumentacije drugih podjetij je navedeno, ali je potrebno zahtevano dokumentacijo prijaviti za pošiljanje nadaljnjih obvestil o spremembah ali ne.

1.17. Kopije dokumentov, umaknjene iz obtoka zaradi prenehanja proizvodnje izdelkov, pa tudi kopije dokumentov, preklicane ali zamenjane zaradi sprememb, se uničijo po sestavi akta o uničenju ali popisu kopij.

2. RAČUNOVODSTVO IN HRANJENJE KOPIJE DOKUMENTOV DRUGIH PODJETIJ

2.1. Kopije dokumentov, prejete od drugih podjetij, se hranijo v mapah ali zvežejo v albume posebej za vsako podjetje, ki jih je izdalo, ali posebej za vsak izdelek.

Dovoljeno je shranjevanje kopij v razsutem stanju (list za listom) zložene v format A4 ali A3.

2.2. Vsaka mapa (album) mora imeti popis, v katerem so po zaporedju njihove lokacije navedeni vsi dokumenti, ki jih vsebuje.

2.3. Registracija (računovodstvo) kopij dokumentov drugih podjetij se izvaja v skladu z zahtevami odstavkov 2.3 in 2.4 tega standarda. Vsak registrirani izvod (ali komplet izvodov) je v papirnati obliki žigosan z inventarno številko, številko izvoda (če je izvodov več) in datumom registracije.

Navedeni žig v mapah (albumih) se namesti na vidno mesto v popisu, kot tudi na etiketi ali v levem zgornjem kotu ovitka.

Na kopijah v papirni obliki, ki se hranijo v razsutem stanju (list za listom), se žig odtisne v zgornji levi kot vsakega lista dokumenta A4 ali lista dokumenta, prepognjenega v format A4.

2.4. Kopije se evidentirajo ročno ali samodejno v računovodskih karticah v obrazcih 2, 2a, 2b, 2c v skladu s Prilogo 3.

2.3, 2.4. (Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

2.5. Kopije drugih podjetij so shranjene v naraščajočem vrstnem redu oznak za posamezno šifro podjetja.

2.6. V primeru prenehanja uporabe registriranih izvodov v določenem podjetju se o tem obvesti imetnika izvirnikov, da jih izbriše iz registra.

PRILOGA 3 (priporočljivo). OBRAZCI INVENTARNE KNJIGE, DOKUMENTNIH KARTIC IN NAROČNE KARTICE

PRILOGA 3

Obrazec 3a

Naročniška kartica (hrbtna stran)

Opomba. Kartica registracije dokumenta označuje:

1) v stolpcu "Vrsta dokumenta" obrazca 2 - vrsta dokumenta (izvirnik, dvojnik ali kopija), ki je registriran;

2) v stolpcu »Enkratne izdaje« obrazca 2a - naročniki, ki jim je izročen (poslan) izvod dokumenta z žigom »NI SPREMEMBE OBVEŠČEN«.

PRILOGA 4 (priporočeno). VZORCI ŽIGOV ZA KNJIGOVODSTVO IN OBTOK LISTIN V PAPIRNI OBLIKI

1. Žigi so namenjeni poenostavitvi uporabe in doseganju enotnosti podobe napisov in navodil v dokumentih med njihovim kroženjem ter v obvestilih in knjigovodskih listinah.

2. Žig "ZAMENJANO Z OBNOVLJENIM ORIGINALNIM N ... , ... g." z navedbo serijske številke restavriranja izvirnika in datuma njegove restavracije sta nameščena na originalih, iz katerih so bili izdelani restavrirani originali.

3. Žig "PREKLICANO, NADOMESTJENO..., obvestilo N... z dne... g." dati (z navedbo številke, datuma izdaje obvestila in podpisa) na izvirnike, dvojnike in kopije, preklicane v skladu z obvestili, kot tudi na računovodskih karticah. Če zamenjave ni, postavite pomišljaj.

4. Žig »NE UVELJAVLJAJ V NOVEM OBLIKOVANJU, NAMESTO UPORABE...« se odtisne na podlagi ustreznih oznak na originalih, dvojnikih in kopijah, ki jih ni mogoče uporabiti v novo razvitih izdelkih ter na knjigovodskih karticah.

5. Če izvirnikov teh dokumentov ni, se na dokumentih odtisne žig »NAMESTO ORIGINALA«.

6. Na mape (albume) izvodov in na posamezne izvode se odtisne žig "EX. N..." (z navedbo številke izvoda).

7. Žig "INV. N..., EKZ. N..., ... letnik" (z navedbo inventarne številke, številke izvoda in datuma registracije) se odtisne na mape (albume) in ločene kopije listin od drugih. podjetja.

Ta žig je dovoljeno uporabljati tudi (brez navedbe številke izvoda) pri registraciji vzorcev tiskanih publikacij in drugih dokumentov, ki se hranijo kot izvirniki.

8. Žig »KONTROLNI IZVOD« in »ARHIVIRANI IZVOD« se vtisneta na kontrolne oziroma arhivske izvode izvodov oziroma na mape (albume) izvodov. Žig »KONTROLNI IZVOD« se odda tudi na kontrolne izvode obvestil in prilog k njim.

9. Žiga "KOPIJO OBLIKOVALCA" in "KOPIJA TEHNOLOGA" sta nameščena na kopije projektnih in tehnoloških dokumentov, izdanih za tekoče delo oddelku, ki je izdal izvirnike ali spremljal izdelavo izdelkov v proizvodnji.

10. Žig »NI SPREMEMBE OBVEŠČAN« se odtisne na izvode dokumentov, ki se izdajo enkrat, brez nadaljnjega pošiljanja obvestil o spremembah teh dokumentov.

11. (Črtano, sprememba št. 1).

12. Možna je tudi uporaba drugih vrst žigov, ki poenostavijo uporabo napisov na dokumentih.

(Spremenjena izdaja, sprememba št. 1).

PRILOGA 5 (za referenco). PRIPOMBE K TOČKAM STANDARDA

PRILOGA 5
Informacije

K odstavku 1.2. Računovodstvo in shranjevanje papirnih in elektronskih dokumentov je del sistema dokumentnega obtoka v podjetju.

Registrska listina je listina, sprejeta za naročniške storitve (knjižna listina).

Seznam funkcij, organizacijsko strukturo in razdelitev funkcij sistema za upravljanje dokumentov določi podjetje.

K odstavku 2.1. Pri registraciji (obračunu) elektronskih dokumentov v stolpcu »Opomba« (obrazec 1, dodatek 3) navedite obliko datoteke dokumenta.

K odstavku 2.2. Drugi dokumenti vključujejo "Seznam specifikacij" v skladu z GOST 2.102, ki se uporablja za preverjanje popolnosti originalov, sprejetih za shranjevanje za komplekse, montažne enote in komplete, ki imajo dve ali več stopenj vključitve komponent.

Za elektronske dokumente, sprejete v hrambo za posamezne montažne enote, se preverjanje popolnosti izvaja po specifikaciji. Za dokumente za celoten izdelek kot celoto se popolnost dokumentov preverja s pomočjo »Izjave o elektronskih dokumentih«.

K odstavku 2.4. Inventarna številka se dodeli izvirniku ne glede na število listov v dokumentu ali število datotek, ki jih sestavlja.

Na dokumentu, sestavljenem iz več listov, je inventarna številka pritrjena na vsak list.

Inventarna številka izvirnega elektronskega dokumenta je navedena v delu s podrobnostmi.

K odstavku 2.8. Da bi zagotovili obnovitev elektronskih baz podatkov avtomatiziranih sistemov pri shranjevanju izvirnikov, je treba izvesti varnostne kopije.

Pravila za izvajanje varnostnih kopij (pogostost, registracija itd.) določi organizacija.

K dodatku 2 (klavzule 1.6, 1.14). Pri evidentiranju gibanja dokumentov mora avtomatizirani sistem zagotoviti pravočasno distribucijo naročnikom (notranjim in zunanjim) obvestil o spremembah in (ali) kopij spremenjenih dokumentov.

PRILOGA 5. (Dodatno uvedena sprememba št. 1).

Besedilo elektronskega dokumenta

pripravil Kodeks JSC in preveril glede na:
uradna objava
Enotni sistem projektne dokumentacije:
sob. GOST. - M.: Standardinform, 2008

Revizija dokumenta ob upoštevanju
pripravljene spremembe in dopolnitve
JSC "Kodeks"

2.1. Kopije dokumentov, prejete od drugih podjetij, se hranijo v mapah ali zvežejo v albume posebej za vsako podjetje, ki jih je izdalo, ali posebej za vsak izdelek.

Dovoljeno je shranjevanje kopij v razsutem stanju (list za listom) zložene v format A4 ali A3.

2.2. Vsaka mapa (album) mora imeti popis, v katerem so po zaporedju njihove lokacije navedeni vsi dokumenti, ki jih vsebuje.

2.3. Izvodi so evidentirani v posebni inventarni knjigi. Na vsakem registriranem izvodu (ali kopijskem kompletu) se odtisne inventarna številka, številka izvoda (če je izvodov več) in datum registracije.

Navedeni žig v mapah (albumih) se namesti na vidno mesto v popisu, kot tudi na etiketi ali v levem zgornjem kotu ovitka.

Na kopijah, shranjenih v razsutem stanju (list za listom), se žig odtisne v zgornji levi kot vsakega lista dokumenta A4 ali lista dokumenta, prepognjenega v format A4.

2.4. Kopije se evidentirajo v knjigovodskih karticah po obrazcih 2 , 2a, 2b, 2v glede na vlogo 3 .

2.5. Kopije drugih podjetij so shranjene v naraščajočem vrstnem redu oznak za posamezno šifro podjetja.

2.6. V primeru prenehanja uporabe registriranih izvodov v določenem podjetju se o tem obvesti imetnika izvirnikov, da jih izbriše iz registra.

Inventarna knjiga

Registrska kartica dokumenta (sprednja stran)

Registracijska kartica dokumenta (hrbtna stran)

Registracijska kartica dokumenta (sprednja stran drugega in naslednjih listov)

Registrska kartica dokumenta (hrbtna stran drugega in naslednjih listov)

Naročniška kartica (sprednja stran)

Naročniška kartica (hrbtna stran)

Opomba. Kartica registracije dokumenta označuje:

1) v stolpcu »Vrsta dokumenta« obrazca 2 - vrsto dokumenta (izvirnik, dvojnik ali kopija), ki se evidentira;

2) v stolpcu »Enkratne izdaje« obrazca 2a naročnikom, ki jim je izročena (poslana) kopija dokumenta z žigom »O SPREMEMBAH NE BODO OBVEŠČENI«.

VZORCI ŽIGOV ZA KNJIGOVODSTVO IN OBTOK LISTIN

1. Žigi so namenjeni poenostavitvi uporabe in doseganju enotnosti podobe napisov in navodil v dokumentih med njihovim kroženjem ter v obvestilih in knjigovodskih listinah.

2. Na izvirnike, iz katerih so bili narejeni restavrirani originali, se vtisne žig »ZAMENJANO Z RESTAVRIRANIM ORIGINALOM št. g« z navedbo serijske številke restavriranja izvirnika in datuma njegove restavracije.

3. Žig »PREKLICANO, NADOMESTJENO ...«, ki obvešča. št.... od... leta" je nameščen (z navedbo številke, datuma izdaje obvestila in podpisa) na izvirnikih, dvojnikih in kopijah, preklicanih v skladu z obvestili, kot tudi na računovodskih karticah. Če ni zamenjave , se postavi pomišljaj.

4. Žig »NE UVELJAVLJAJ V NOVEM OBLIKOVANJU, NAMESTO UPORABE...« se odtisne na podlagi ustreznih oznak na originalih, dvojnikih in kopijah, ki jih ni mogoče uporabiti v novo razvitih izdelkih ter na knjigovodskih karticah.

5. Če izvirnikov teh dokumentov ni, se na dokumentih odtisne žig »NAMESTO ORIGINALA«.

6. Žig ²EKZ. št..« so nameščeni (z navedbo številke izvoda) v mapah (albumih) izvodov in na posameznih izvodih.

7. Žig ²INV. Št.... IZV. št.......g. " so nameščeni (z navedbo inventarne številke, številke kopije in datuma registracije) v mapah (albumih) in ločenih kopijah dokumentov drugih podjetij.

Ta žig je dovoljeno uporabljati tudi (brez navedbe številke izvoda) pri registraciji vzorcev tiskanih publikacij in drugih dokumentov, ki se hranijo kot izvirniki.

8. Žiga »KONTROLNI IZVOD« oziroma »ARHIVSKI IZVOD« sta nameščena na kontrolnih oziroma arhivskih izvodih izvodov oziroma na mapah (albumih) izvodov. Žig »KONTROLNI IZVOD« se odtisne tudi na kontrolne izvode obvestil in prilog k njim.

9. Žigi "KOPIJA OBLIKOVALCA" in "KOPIJA TEHNOLOGA" se namestijo na kopije projektnih in tehnoloških dokumentov, izdanih za tekoče delo oddelku, ki je izdal izvirnike ali spremlja izdelavo izdelkov v proizvodnji.

10. Žig »NI SPREMEMBE OBVEŠČAN« se odtisne na izvode dokumentov, ki se izdajo enkrat, brez nadaljnjega pošiljanja obvestil o spremembah teh dokumentov.

11. Žig "KOPIJA DRŽAVNEGA SPREJEMA" se nahaja na kopijah dokumentov in obvestil o spremembah ter predhodnih obvestilih, dodeljenih državnemu sprejemnemu uradu za nadzor proizvodnje in prevzema izdelkov.

Organizacija računovodstva za katero koli podjetje zahteva strogo računovodstvo osnovnih sredstev: delovnih sredstev, s katerimi se proizvajajo proizvodi, dela ali storitve. Eden od glavnih mehanizmov za spremljanje varnosti in gibanja operacijskih sistemov je dodelitev inventarnih številk zanje: edinstvene digitalne in simbolne kombinacije, ki se ne spreminjajo skozi celotno življenjsko dobo operacijskega sistema. Pri dodeljevanju inventarne številke se uporabljajo določene tehnike, ki vam omogočajo, da v številkah in simbolih kodirate vse osnovne podatke o posameznem OS. Poleg operacijskega sistema so inventarne številke dodeljene še nekaterim drugim objektom, pomembnim za delovanje podjetja.

Inventarna številka in značilnosti njene uporabe

Inventarna številka se nepremičnini dodeli ob sprejemu v vpis. Po tem pridobi status inventarnega predmeta - nadzorne enote. Številko nanesemo na predmet z obstojno barvo, črtno kodo, gravuro, z žetonom, ki ga ni mogoče hitro in diskretno odstraniti, ali na drug podoben način. Številka mora biti vnesena tako, da jo je med inventuro enostavno in brez napak identificirati s podatki BU.

Glavni predmeti, glede katerih je tako organizirano upravljanje in nadzor, so:

• OS - osnovna sredstva, predmeti premoženja organizacije, ki delujejo več kot eno leto, so namenjeni proizvodnim potrebam in katerih stroški so zakonsko določeni zneski;
• neopredmeteni predmeti, sredstva (IMA) - vključujejo izdelke intelektualnega dela, na primer tehnološki razvoj, razvoj programske opreme, blagovne znamke, blagovne znamke in druge predmete, ki nimajo materialne oblike, vendar lahko v prihodnosti prinesejo materialne koristi (glej Civilni zakonik Ruske federacije, člen 1225-1, PBU 14/07);
• neproizvedeni predmeti, sredstva - to so naravni predmeti, podzemlje, zemljišča, vodna telesa itd.

Predmeti, ki stanejo manj kot 3 tisoč rubljev. inventarna številka ni potrebna.

Za inventarne številke veljajo naslednje obvezne zahteve:

• ne smejo se podvajati;
• morajo biti dodeljeni po vrstnem redu.

Poleg tega je pri uporabi inventarnih številk v računovodskih evidencah pomembno upoštevati naslednje pomembne informacije:

1. Inventarna številka se uporablja v prisotnosti posebej za ta namen ustanovljene komisije in se zabeleži v dnevniku inventarnih številk.
2. Če je predmet popisa celota, sestavljena iz ločenih funkcionalnih delov, se vsakemu delu dodeli številka.
3. Premikanje inventarja znotraj organizacije ali njenih oddelkov ni razlog za spremembo ali prilagajanje številke. Inventarna številka se ne spreminja ves čas delovanja objekta, ki mu je dodeljena.
4. Če ima podjetje v najemu osnovna sredstva, se običajno evidentirajo po številkah, ki jih dodeli najemodajalec. Hkrati iz sklepa 11 arbitražnega pritožbenega sodišča št. A55-24142/2013 z dne 28. 4. 2014 izhaja, da pri prenosu pravic do inventarnega predmeta, na primer ob podpisu pogodbe o zakupu, lahko se mu dodeli nova inventarna številka organizacije, ki je te pravice pridobila. Trdi se, da je dodelitev inv. številke so interna stvar organizacije.
5. Inventarne številke odjavljenega (prodanega, odpisanega itd.) predmeta ni mogoče dodeliti drugemu objektu v isti organizaciji.

Normativna osnova

Zakonodaja ne vsebuje jasnega regulativnega okvira, ki bi korak za korakom urejal dodeljevanje inventarnih številk. Obstaja Navodilo Ministrstva za finance št. 174n (Priloga 2), ki vsebuje splošna navodila o dodelitvi inventarnih številk. Poleg tega se za občinska enotna podjetja uporablja Navodilo št. 157n (člen 46), kjer je postopek za takšno imenovanje obravnavan nekoliko podrobneje. V skladu s temi dokumenti in veljavno zakonodajo organizacija samostojno razvija strukturo inventarnih številk in postopek njihovega dodeljevanja, ki ga določajo lokalni predpisi (računovodske politike itd.). Postopek dodeljevanja številk se lahko uredi tudi na ravni oddelka, ki ga določi višja organizacija.

Struktura inventarne številke

Ta lastnost je v veliki meri odvisna od notranjih potreb podjetja:

• njegova velikost;
• struktura in prisotnost oddelkov;
• možnosti in sredstva v procesu organizacije računovodstva.

Tako lahko majhna organizacija, ki ima minimalno število oddelkov in omejeno število računovodskih predmetov, uporablja preprosto oštevilčenje obrazca: 01, 02, 03 itd. Če se predmeti nahajajo na različnih računovodskih računih, v različnih oddelkih, je priporočljivo, da te podatke vključite v inventarno številko, na primer:

• 04 — knjigovodski konto neopredmetenih sredstev;
• 03 - šifra oddelka, v katerem se nahaja objekt;
• 02 je zaporedna številka tega predmeta v razdelku.

Prejmemo inventarno številko 040302.

Za imena oddelkov je sprejemljiva tudi uporaba črk in okrajšav:

• "AXO" - za računovodske in finančne storitve ekonomske službe;
• "SKL" - skladišče itd.

Pozor! Pri določanju strukture inventarne številke predmeta je treba upoštevati možnost njegovega gibanja po oddelkih podjetja. Informacije morajo biti generirane tako, da zagotavljajo brezhibno identifikacijo objekta s podatki BU.

Postopek mora biti zapisan v računovodskih usmeritvah podjetja.

Tipične napake pri dodeljevanju inventarnih številk

Storjene netočnosti in napake ne morejo samo povzročiti kaosa v procesu obračunavanja postavk zalog, temveč povzročijo tudi negativne posledice pri izvajanju zunanjega nadzora. To še posebej velja za občinska enotna podjetja, druge državne organizacije in podrejene organizacije. Spodaj so navedeni najpogostejši:

1. Neskladja s sprejeto računovodsko politiko: samovoljno spreminjanje dolžine številke, vključitev črkovnih oznak vanjo ali, nasprotno, njihovo ignoriranje v praksi.
2. Uporaba številke na način, ki ne zagotavlja njene varnosti med celotnim delovanjem objekta: s šibkim barvilom, z lepljenjem nalepk itd.
3. Nenamestitev inventarne številke zaradi domnevne nezmožnosti namestitve. Dejansko vam navodilo 157n dovoljuje, da te številke ne pritrdite fizično, temveč le, da jo pod ustreznimi pogoji vnesete v registre krmilne enote. Če pa nadzorna komisija ugotovi, da je bila prijava dejansko mogoča, ima lahko organizacija težave.
4. Samovoljno, po nepotrebnem nanašanje inventarne številke na predmete. Primer: oštevilčenje predmeta v vrednosti manj kot 3000 rubljev.

Glavni

1. Inventarna številka je obvezna lastnost inventarnega predmeta.
2. Določitev strukture, dolžine in drugih značilnosti inventarne številke je interna stvar podjetja. V tem primeru se mora postopek odražati v lokalnih predpisih in upoštevati veljavne zakonodajne akte, vključno, če je potrebno, s tistimi znotraj resorja.
3. Predmeti, ki stanejo manj kot 3 tisoč rubljev. niso predmet oštevilčenja.
4. Osnovni in obvezni zahtevi za inventarno številko sta edinstvenost in doslednost.