Svarīgi steidzami. Eizenhauera matrica ir efektīva laika pārvaldības metode. Eizenhauera matrica, labākā programma vadītājam, dienas galvenais uzdevums - veidne, attēls: svarīgu, steidzamu lietu sadales piemērs, kuram kvadrantā pievērst vislielāko uzmanību

Lasīšanas laiks 6 minūtes

Šajā rakstā mēs apskatīsim, kas ir laika pārvaldība, kādas ir tās galvenās metodes un detalizēti aprakstīsim Eizenhauera matricas piemēru. Šī matrica ir visizplatītākais veids, kā sadalīt laiku jebkurā cilvēka dzīves jomā.

Eizenhauera matrica - laika vadības metode

Laika organizēšana– cilvēka spēja pareizi atvēlēt savu laiku konkrētu uzdevumu veikšanai. Ir ļoti daudz laika pārvaldības metožu. Viena no populārākajām un izplatītākajām laika pārvaldības metodēm ir Eizenhauera metode.

Dvaits Deivids Eizenhauers ir slavena politiska un militāra figūra, Deivids dzimis 1890. gada 14. oktobrī Denisonā (Teksasā, Amerikā). Visi viņu pazīst kā 34. Amerikas prezidentu, kurš izcēlās ar organizatoriskām un prāta spējām. Tas ļāva viņam sasniegt lielus panākumus dzīvē un kļūt par piemēru daudziem sabiedriskiem cilvēkiem. Dāvids uzskatīja, ka vērtīgu lietu iegūšana un darīšana nosaka cilvēku kā personību un veicina attīstību visās jomās un centienos.

Kopš pārstāju būt par prezidentu, golfā uzvaru daudz retāk. © Dvaits Deivids Eizenhauers

Būdams prezidents, Deivids bija iegrimis ļoti daudzās lietās, plānos un uzdevumos. Viņš domāja par to, kā viņš varētu skaidri un pareizi sadalīt savu dārgo laiku, lai viss tiktu izdarīts. Izpratis visus savus plānus noteiktam laika posmam, viņš izveidoja tabulu, kurā izklāstīja savas lietas atbilstoši to nozīmei un steidzamībai. Vēlāk viņa metode ieguva īpašu popularitāti un kļuva pazīstama kā Eizenhauera matrica. Tas izskatās šādi.

• Kvadrants Svarīgi steidzami jautājumi;
• Uz kvadrantu Svarīgi, kas nav steidzami;
• C kvadrants Nesvarīgi steidzami;
• D kvadrants Nesvarīgi, nav steidzami.

Eizenhauera loga būtība ir noteikt darbību prioritāti. Personai ir jāsadala visi savi plāni pēc nozīmīguma un steidzamības, un tie jāsaista ar noteiktu kategoriju. Tagad apskatīsim tuvāk galvenos matricas sektorus jeb kvadrantus. Mēs apskatīsim Eizenhauera matricas piemēru nedaudz tālāk mūsu rakstā.

Kvadrants A

Tas ietver svarīgus steidzamus jautājumus, kurus nevar atlikt, jo tas var radīt negatīvas sekas. Ideālā situācijā, pareizi sadalot laiku, šim laukumam jābūt tukšam. Cilvēkam svarīgi uzdevumi jāpaveic laikā, lai tie nekļūtu steidzami.

Kvadrants B

Šeit atrodas svarīgi jautājumi, kas nav steidzami. Ja šīs nozares plāni tiks īstenoti savlaicīgi, cilvēks iegūs milzīgu skaitu vērtīgu steidzamu lietu. Plānu pakāpeniska īstenošana atbilstoši svarīguma pakāpei palīdz sakārtot lietas laikā, bez psiholoģiskas un fiziskas ķermeņa noguruma.

Kvadrants C

Nesvarīgi steidzami darbi, kas šobrīd nav būtiski, bet tie ir jāpaveic tieši tagad. Varbūt kādam to īstenošana ir vērtīga, bet jums tās ir parastas bez vērtības.

Kvadrants D

Šajā sektorā Eizenhauers iekļāva nesvarīgus, nesteidzamus uzdevumus, kas jāveic, taču tie nav īpaši svarīgi vai steidzami. To izpilde neapšaubāmi sniedz gandarījumu cilvēkam, bet to neizdarīšana nedraud ar negatīvām sekām.

Mēs aplūkosim šos sektorus sīkāk, aprakstot Eizenhauera matricas piemēru.

Eizenhauera metodes mērķi

Eizenhauera metodei ir vairāki galvenie mērķi.

1. Cilvēka pašorganizācijas attīstība. Vairākas dienas redzot visu plānoto, cilvēks kļūst aktīvāks, sasaista visus savus resursus rezultāta sasniegšanai, tādējādi organizējoties bez neviena palīdzības.
2. Ikdienas dzīves uzdevumu kvalitatīva sadale. Sastādot šādu matricu, ikviens varēs redzēt nozīmīgus uzdevumus noteiktā laika periodā un centīsies tos izpildīt, lai nebūtu jāsteidzas.
3. Veiksmīgas plānošanas prasmes. Tabula ar skaidri uzrakstītiem plāniem palīdz katram uzdevumam atvēlēt noteiktu laiku un pareizi aprēķināt šo laiku.

Izveidojot Eizenhauera matricas piemēru, mēs varam dziļāk analizēt šīs plānošanas tehnikas mērķus.

Iezīmes nozīmīgu uzdevumu izcelšanai ar piemēriem

Kā jau noskaidrojām, Eizenhauera matrica sastāv no četrām galvenajām sastāvdaļām, kas ietver mūsu lietas atbilstoši šī brīža nozīmīguma un steidzamības pakāpei. Tagad, izmantojot piemērus, mēs varam noskaidrot, kas var būt steidzams, un kā to noteikt pašiem. Eizenhauera matricas piemērs palīdzēs pilnībā izprast būtiskos un neatliekamos ikdienas dzīves uzdevumus.

A kvadrants (svarīgi steidzami jautājumi)

Kā jau minējām, šim sektoram ideālā gadījumā vajadzētu būt tukšam, lai cilvēkam būtu laiks izdarīt vērtīgas lietas laicīgi, lai tās nekļūtu steidzamas. Piemēram, “A sektorā” varam iekļaut neplānotu operāciju vai steidzamu tikšanos darbā. Nozīmīgi darbi jāpaveic laikā, jo, tiem kļūstot neatliekamiem un vērtīgiem, var rasties pēkšņi šķēršļi to izpildei (asa veselības pasliktināšanās, dažādi nepārvaramas varas apstākļi). Pieņemsim situāciju ar eksāmena nokārtošanu. Tas ir svarīgi, bet ne steidzami. Ja cilvēks atliek gatavošanos uz pēdējo dienu, pārvēršot to par neatliekamu darbu, tad viņam vienkārši fiziski nebūs laika visu izdarīt, viņa ķermenis būs fiziski un psiholoģiski noguris.

B kvadrants (svarīgi jautājumi, kas nav steidzami)

Šīs nozares lietas var pagaidīt, bet to neievērošana radīs negatīvas sekas. Īpaši vērtīgi uzdevumi tiek izcelti, lai tos izpildītu laikā. Tas var ietvert uzdevumus saistībā ar paša veselību un personīgo attīstību. Piemēram, laicīgi ejot pie ārsta uz konsultāciju, operācijas nepieciešamība neradīsies. Vēl viens piemērs, ja laicīgi apgūsi angļu valodu, drīz varēsi iegūt jaunu labi apmaksātu amatu.

S kvadrants (nesvarīgi steidzami jautājumi)

Šajā sektorā ir apkopoti uzdevumi, kas jāpaveic noteiktā brīdī, taču tie jums nav īpaši svarīgi. Lai pats noteiktu plānu nozīmi, uzdodiet sev jautājumu: "Kas notiks, ja es neizpildīšu šo uzdevumu?" Ja kāds jautājums jūs negatīvi ietekmē, tas ir patiešām svarīgi. Uzdevumu piemērs šajā sektorā varētu būt nesvarīga saruna ar kolēģi vai draugu vai dalība sociālajā aptaujā. Šīs lietas tikai novērš jūsu uzmanību no svarīgām lietām. Piemēram, ja darbā esat aizņemts ar kādu vērtīgu projektu, jūsu uzmanību var novērst kādi citi priekšnieku norādījumi vai drauga zvans, lai vienkārši tērzētos. Šie uzdevumi noteikti jāatliek malā un jākoncentrējas uz svarīgākām lietām, lai tie nekļūtu steidzami.

D kvadrants (nesvarīgi, steidzami uzdevumi)

Cilvēks šīs ieceres var īstenot brīvajā laikā, kad nav uzticēti svarīgi uzdevumi. Tie rada gandarījuma sajūtu par sevi un paveikto. Piemēram, jūs nolēmāt iztīrīt bibliotēku un ievietot lietas savā skapī. Tas ietver arī datorspēles un tusēšanu sociālajos tīklos. Šīs lietas palīdz nomierināties, taču nevajadzētu tās likt pirmajā vietā, tādējādi ignorējot svarīgus uzdevumus.

Eizenhauera matrica: piemērs

Mēģināsim izdomāt, izmantojot piemēru, kā noteikt sev svarīgus steidzamus uzdevumus, izmantojot Eizenhauera matricu. Apskatīsim Eizenhauera matricas piemēru.

Pieņemsim, ka jums pirmo reizi ir šādi uzdevumi:

• piestipriniet izkārnījumus tā, lai tie nekustētos;
• doties pie zobārsta ar zobu sāpēm;
• gatavošanās rītdienas darba projektam;
• kolēģa zvans, lūdzot nosūtīt ziņojumu;
• neplānota tikšanās ar priekšnieku;
• pavadīt laiku sociālajos tīklos;
• angļu valodas zināšanu apguve padziļinātām apmācībām.

Tagad mēģināsim strukturēt nosauktos uzdevumus atbilstoši to svarīgumam un steidzamībai. Izveidosim savu Eizenhauera matricas piemēru.

A kvadrants (svarīgi steidzami):

• Sagatavošanās darba projektam;
• Neplānota tikšanās ar priekšnieku.

B kvadrants (svarīgi, nesteidzami):

• Zobārsta apmeklējums ar zobu sāpēm;
• Angļu valodas zināšanu apguve padziļinātām apmācībām.

C kvadrants (nav svarīgi steidzami):

• Zvana kolēģis ar lūgumu nosūtīt atskaiti.

D kvadrants (nesvarīgs, ne steidzams):

• Piestipriniet izkārnījumu, lai tas nekustētos;
• Pavadiet laiku sociālajos tīklos.

Tādējādi, izprotot savu gaidāmo uzdevumu vērtību, jūs varat viegli saprast prioritāšu sadalījumu noteiktā laikā. Veltiet laiku, lai strādātu pie sevis, pārdomātu savus plānus un centienus, tas palīdzēs jums paveikt vairāk, nekā domājat.

Viena stunda sevis pilnveidošanai iemācīs vairāk nekā vienu dienu skaidrojumus. © Žans Žaks Ruso

Ir vērts atzīmēt, ka mūsu aprakstītā laika sadales tehnika ir paredzēta īstermiņa mērķiem, kas jāsasniedz tuvākajā nākotnē. Tas palīdz strukturēt ikdienas dzīves lietas un ir ļoti noderīgs visās darba un dzīves jomās. Šo paņēmienu var izmantot gan prezidenti, gan skolēni, jo tas ir saprotams ikvienam un viegli lietojams.

Pieņemsim, ka jūs pārdomāti pievērsāties mērķa formulēšanai, pārvarējāt iekšējo pretestību baiļu un vilcināšanās veidā un atradāt lielisku motivāciju sasniegt rezultātus. Tu esi aktīvs un enerģijas pilns! Taču pēc kāda laika ar pārsteigumu pamanāt, ka, godīgi un neatlaidīgi nostrādājot plānotās 8 - 12 stundas, nevar precīzi noteikt

• kas no plānotā jau ir izdarīts;
• kāds starprezultāts iegūts;
• cik daudz tuvāk esat sev izvirzītā mērķa sasniegšanai.

Attēls izrādās visai nomācošs: tava diena ir raižu pilna, vienmēr esi ar kaut ko aizņemts, bet rezultāts netuvojas. Tā vietā, lai būtu apmierināts, ka izdevās spert vēl dažus soļus pretim savam mērķim, jūs jūtaties tikai noguris un vīlies.

"Mērķu noteikšanas problēma"

Laika pārvaldībā šo parādību sauc par "mērķu noteikšanas problēmām". Saskaroties ar to, tu sāc justies kā slavenais sengrieķu mīta varonis – Sīzifs, kuram dienu no dienas ir lemts ripināt milzīgu laukakmeni līdz kalna virsotnei, nokrītot lejā brīdī, kad tiek sasniegts mērķis. Šāds nepaceļams laukakmens tavā gadījumā ir ikdienas darbu kaudze, kuras apjoms nesamazinās, lai cik daudz pūļu tu pieliktu.

Nosakiet savas prioritātes

Lai gan problēma, ar kuru jūs saskaraties, ir patiešām nopietna un liela mēroga, to ir pilnīgi iespējams atrisināt. Bet ar ko sākt? Pirmkārt, pirms sākat rīkoties, jums ir jāizdomā, ko tieši vēlaties sasniegt šajā posmā, un sarindojiet uzdevumus atkarībā no to prioritātes.

Nesāciet darbu pie uzdevuma, pirms nezināt, kāds ir jūsu mērķis un cik tālu tas jūs aizvedīs.

Protams, ir vesela kategorija uzdevumu, kurus var veikt haotiski, pēc principa “atklāts un izdarīts”. Savā ziņā tas ir pat noderīgi: šāda nodarbe rada zināmu noskaņu un palīdz bez problēmām iesaistīties pamatdarbā. Pie šādiem uzdevumiem pieder, piemēram, mājsaimniecības rutīna: trauku mazgāšana, putekļu noslaucīšana, grīdas slaucīšana utt. Šādu ikdienas rutīnas darbu saraksts ir neliels, un to veikšanas priekšrocība ir tāda, ka jūs gandrīz acumirklī redzat sava darba rezultātu. pūles un Pēc pabeigšanas jūs izjūtat ne tikai gandarījuma sajūtu no padarītā darba, bet arī diezgan taustāmu fizisko komfortu.

Tomēr, runājot par tiem uzdevumiem, kas jāatrisina, strādājot pie liela mēroga projekta, uzdevumu saraksts var kļūt gandrīz "bezizmēra". Haotiska stratēģija šeit nedarbosies - galu galā jums ir ierobežots laiks, lai pabeigtu visu projektu. Tas nozīmē, ka pastāv liels risks, risinot daudz sīku jautājumu un vienkārši neatliekot laika paveikt kaut ko patiešām svarīgu gala mērķa sasniegšanai. Tāpēc, pirms sākat visu uzreiz, veltiet dažas minūtes pārdomām.

Sarindojiet pašreizējos uzdevumus

Pārdomāt savas darbības ir laba ideja, taču vēlaties to izdarīt ne tikai efektīvi, bet arī ātri. Šim nolūkam ir piemērota labi zināma metode, kas tiek aktīvi izmantota laika plānošanā. To sauc par Eizenhauera matricu. Dažādi avoti piedāvā nedaudz atšķirīgus šīs metodes izmantošanas veidus. Mums šķiet, ka visvienkāršākais un racionālākais ir tas, kas tiks apspriests tālāk. Tas ir sevi pierādījis kā ērts rīks praktiskai lietošanai, tāpēc ar prieku dalāmies ar jums.

Matrica ir nosaukta 34. ASV prezidenta Dvaita Eizenhauera, bijušā armijas ģenerāļa, vārdā. Tieši viņam tiek piedēvēts šīs metodes izgudrojums, taču, visticamāk, Eizenhauera nopelns slēpjas apstāklī, ka viņš savulaik izteica domu: "Ne visas steidzamās lietas ir svarīgas, un ne visas svarīgās lietas ir steidzamas." Citāts ieguva popularitāti un, protams, veidoja matricas idejas pamatu.

Izmantojot Eizenhauera matricu, jūs varat ātri sakārtot pat diezgan garu uzdevumu sarakstu. Lai to izdarītu, pierakstiet savus pašreizējos uzdevumus (vislabāk izmantojot GTD tehniku) un pēc tam novērtējiet katru no tiem tikai pēc diviem kritērijiem:

• Vai tas ir svarīgi? (Ne īsti)
• Vai tas ir steidzami? (Ne īsti)

Rezultātā visus jūsu saraksta vienumus atkarībā no to svarīguma/steidzamības pakāpes var ievietot vienā no 4 Eizenhauera matricas kvadrantiem, kas izskatās šādi:

Ir vērts atzīmēt, ka matricai dažādās laika pārvaldības sistēmās ir dažādi nosaukumi, tāpat kā kvadrantu interpretācija dažādiem autoriem var nedaudz atšķirties. Tātad, Stīvens Kovijs, grāmatas “The 7 Habits of Highly Effective People” autors, to sauc par steidzamības un svarīguma matricu. Viņš sniedz detalizētus ieteikumus par tā izmantošanu savā darbā. Citos avotos šo metodi sauc par “4D noteikumu” vizuālo versiju, par kuru mēs runāsim nedaudz vēlāk.

Kā strādāt ar kvadrantiem

Eizenhauera matricai ir ne tikai daudzas nosaukumu variācijas, bet arī daudzas interpretācijas, kā rīkoties ar uzdevumiem, kas ievietoti katrā no kvadrantiem. Mēs piedāvājam sīkāk pakavēties pie divām interpretācijām, no kurām pirmā šķiet ērtāka ikdienas lietošanai.

Metode Izplāno-Delegē-Izslēdz

Faktiski šīs metodes nosaukumā jau ir informācija par to, kā rīkoties ar uzdevumiem, ko ievietojāt katrā no 4 kvadrantiem. Apskatīsim to nedaudz sīkāk.

1. kvadrants: steidzami un svarīgi

Tie ir jautājumi, kas prasa tūlītēju rīcību, pretējā gadījumā notiks kaut kas nelabojams: ugunsgrēks, kļūda, kas varētu bloķēt atbrīvošanu, vai kaut kas līdzīgs. Ideāls variants ir tad, ja šis kvadrants paliek tukšs. Kā pēdējo līdzekli varat tajā ievietot uzdevumus no 2. kvadranta, ja neparedzēti apstākļi pēkšņi prasa to steidzamu risinājumu.

2. kvadrants: svarīgi, bet ne steidzami

Šis ir produktīvāko uzdevumu kvadrants. Šobrīd tās nav jārisina, tāpēc katru var gudri plānot un efektīvi īstenot. Strādājot pie uzdevumu izpildes no otrā kvadranta, jūs iegūsit tādu pašu produktivitāti, kuras trūkums jūs noveda izmisumā.

Lai vēl vairāk optimizētu darbu šajā kvadrantā, varat sarindot tajā ievietotos uzdevumus pēc tāda paša svarīguma/steidzamības principa. Tādā veidā vispirms var pievērst uzmanību steidzamākiem un svarīgākiem (nevis steidzamiem!) uzdevumiem, bet pēc tam mierīgi pāriet uz mazāk steidzamu un svarīgu (bet mērķa sasniegšanai tomēr nozīmīgu) jautājumu risināšanu.

3. kvadrants: nav svarīgi, bet steidzami

Lietas no šī kvadranta ir tieši tie traucējošie faktori, kas traucē vienmērīgu darba procesa norisi un traucē sasniegt gala mērķi. Tās ir ilgas telefonsarunas, neauglīgas diskusijas, kurām nav galamērķa, nepieciešamība novērsties, lai palīdzētu kādam no kolēģiem utt. Ieteicams, ja iespējams, deleģēt šādas lietas kādam, kas tos var atrisināt jūsu vietā. Galvenā doma ir to nedarīt pašam. Jūs varat tos deleģēt vai atteikties tos izpildīt pavisam.

4. kvadrants: nav svarīgs vai steidzams

Jūs varat vienkārši aizmirst par lietām, kas nonāk šajā kvadrantā. Parasti tās ir dažas no jūsu mirkļa vēlmēm, kurām nav nekā kopīga ar jūsu mērķiem. Ja šāds kvadrants izrādās tukšs, tas ir ideāls risinājums. Bet pat ja tajā ir kādi uzdevumi, kurus vēl gribētu izpildīt, atlik šī jautājuma risināšanu uz nenoteiktu ilgu laiku un pie tiem atgriezies pēc galvenā mērķa sasniegšanas, bet pagaidām vienkārši nav vērts tērēt spēkus par tiem un laiku.

Noteikums "4D"

Taisnības labad jāsaka, ka “4D” noteikums dažādās interpretācijās ne vienmēr apraksta matricas, par kuru mēs runājam, kvadrantus. Bet viens no tiem pilnībā atbilst iepriekš sniegtajiem aprakstiem, un to var izmantot, strādājot ar kvadrantiem:

Darīt, deleģēt, atlikt vai izmest (darīt (steidzami), deleģēt (citiem), atlikt (uz laiku), pamest).
Darīt, izlemt, deleģēt, dzēst (darīt (tagad), izlemt (kādā secībā darīt), instruēt, dzēst).

Aprakstītās metodes galvenā priekšrocība ir tā, ka tā ļauj ātri sakārtot jebkuru uzdevumu skaitu. Turklāt matrica

• Palīdz vizuāli attēlot plānoto uzdevumu apjomu un to svarīguma/steidzamības pakāpi. Tādā veidā jums ir iespēja efektīvi izmantot savu laiku.
• Ar tās palīdzību jūs varat viegli sadalīt uzdevumus grupās, pamatojoties tikai uz 2 vienkāršiem kritērijiem. Ja ne šis nosacījums, tad uzdevumu sadale pa kvadrantiem būtu daudz grūtāka.

Pārbaudiet matricas efektivitāti praksē

Jūs varat izmantot Eizenhauera matricu ne tikai, lai noteiktu, kuri uzdevumi tuvina jūs iecerētajam rezultātam un kuri rada šķēršļus ceļā uz jūsu mērķi. Varat arī izmantot šo metodi, lai novērtētu jūsu vispārējo efektivitāti. Tātad, ja visi jūsu uzdevumi ir ievietoti otrajā kvadrantā, mēs varam teikt, ka esat sasniedzis maksimālo efektivitāti.

Turklāt uzdevumu sadalīšana kvadrantos ļauj skaidri noteikt, kur tieši aiziet lielākā daļa jūsu laika un enerģijas, kā arī ieteikt veidus, kā uzlabot personīgo produktivitāti. Piemēram, nopietni padomājiet par lielāko daļu uzdevumu deleģēšanu citiem komandas dalībniekiem vai beidzot pārtrauciet tērēt laiku un enerģiju lietām, kas atrod vietu 4. kvadrantā.

Jūs varat optimizēt Eizenhauera matricas metodes izmantošanu, izmantojot lietojumprogrammas, kas jau pastāv dažādās versijās: mobilajās, tīmekļa un darbvirsmas versijās. Un, lai nepieļautu kļūdas mērķu noteikšanā un noteiktu racionālus veidus to sasniegšanai, izmantojiet pakalpojumu SmartProgress. Ar tās palīdzību dažādi cilvēki jau ir realizējuši vairāk nekā 35 000 mērķu. Vai esat definējis savu mērķi?

Jums bija daudz plānu nedēļas nogalei, bet galu galā pavadījāt laiku, skatoties seriālu un neko nedarot? Vai varbūt darbā esi pārņemts ar uzdevumiem, un ar katru dienu pieaug steidzamu darbu lavīna? Droši vien esat dzirdējuši, ka veicamo darbu sarakstu veidošana var iekustināt lietas. Bet dažreiz tas īsti nepalīdz, un uzdevumu sarakstā iekļautie uzdevumi paliek neizpildīti. Kāpēc? Jo saraksts nav sastādīts pareizi un/vai jūs sekojat lietām nepareizā secībā. Palīdzēs atrisināt šīs problēmas Eizenhauera matrica, viņa arī ir prioritāšu matrica. Tieši par to mēs piedāvājam runāt.

Eizenhauera prioritāšu matrica - kas tas ir?

Šis prioritāšu noteikšanas un laika pārvaldības rīks ir nosaukts tā izgudrotāja, viena no Amerikas prezidentiem, vārdā. Dvaits Deivids Eizenhauers. Prioritāšu matricas galvenā ideja ir šāda: uzdevumi tiek sakārtoti četras grupas atkarībā no diviem kritērijiem – to īstenošanas steidzamības un svarīguma. Kurā ne visas steidzamās lietas ir svarīgas un ne visas svarīgās lietas ir steidzamas. Lai veiksmīgi tiktu galā ar uzdevumiem, ir jāsaprot, kurā grupā tas vai cits uzdevums klasificēts, un tas pateiks, kad tas jāuzņemas.

Šī metode – ja to izmanto pareizi – ļaus laikus paveikt visus uzdevumus un izvairīties no lietu pieķeršanās viena otrai, veidojot neatrisinātu problēmu lavīnu.

Kā izveidot uzdevumu sarakstu, pamatojoties uz prioritāšu matricu?

Atkārtosim: lai ieskicētu rīcības plānu saskaņā ar Eizenhauera matricu, visi uzdevumi sarakstā ir jāsadala 4 galvenajās kategorijās:

• A kategorija: svarīgi un steidzami;
• B kategorija: svarīgi, bet ne steidzami;
• C kategorija: steidzami, bet nesvarīgi;
• D kategorija: nav steidzami un nesvarīgi.

Ērtākais veids ir uzzīmēt papīra lapu četros lielos kvadrātos un apzīmēt katru no tiem ar atbilstošo krāsu un burtu un pēc tam ievadīt uzdevumus. Apskatīsim visas kategorijas sīkāk, ar piemēriem.

1. A kategorija

Svarīgi un steidzami jautājumi– situācijas, kad termiņš ir iestājies vai nāc nepārvarama vara. Šodien ir pēdējā diena, lai šomēnes maksāt hipotēku, vakar vajadzēja nosūtīt ziņojumu savam priekšniekam, un vakarā jūs dodaties pie ārsta, jo jums ir akūtas sāpes zobā - tas viss ir A kategorija. Ja jūs izplatāt pareizi veicat uzdevumus, tad šajā vienumā būs vismazākais uzdevumu skaits un vēl labāk, ja tas būs pilnīgi tukšs.

2. B kategorija

Svarīgi, bet ne steidzami jautājumi- tādiem jābūt galveno uzdevumu saraksta daļu. Šīs ir lietas, kuras rīt vai parīt var pārcelt uz A kategoriju, ja to nedarīsit šodien. Tie ir svarīgi, taču ir neliels laika buferis, un tos var uz laiku atlikt. Tas iekļauj ikdienas darba uzdevumi, nomainot jaucējkrānu vannas istabā, kas vēl darbojās, bet jau bija sācis pilēt, iepriekš iegādājoties koncerta biļetes. Šajā kategorijā ietilpst arī lietas, kas saistītas ar jūsu globālajiem dzīves mērķiem. Piemēram, ja vēlaties atvērt savu biznesu vai atrast jaunu darbu un šim nolūkam ir jāapgūst jauna prasme, jāapgūst cita svešvaloda, jāpieņem papildu pasūtījums kapitāla radīšanai utt.

3. C kategorija

Steidzami, bet nesvarīgi jautājumi. Lūk, kas seko pabeidziet šodien, jo nākamā diena būs vēla vai nepiemērota. C grupas plānu mērķis var būt izveidošana komfortablus dzīves apstākļus un nodibināt sociālos sakarus.

Tas var ietvert savlaicīgus apsveikumus draugiem un kolēģiem svētkos vai ceļojumu uz valsti, lai palīdzētu vecākiem savākt drūpošās ogas. Vēl viens piemērs ir jauna televizora iegāde ar lielu atlaidi. Ja nebūtu akcijas, jūs to būtu iegādājies daudz vēlāk, bet, ja sanāktu īsā laikā, jūs iegūsit vēlamo ātrāk un lētāk. Citiem vārdiem sakot, C kategorijas darbību veikšana nav kritiska, taču labāk un ērtāk ir tās veikt laikā.

4. D kategorija

Nesteidzīgas un nesvarīgas lietas. Vismānīgākā kategorija, kurā galvenokārt ietilpst "hronofāgi" vai "laika slepkavas"(burtiski “laika ēdāji”, “laika slepkavas”). Šajā vienumā ietilpst filmu skatīšanās, sarunas pa tālruni ar draugiem, grāmatu lasīšana, ziņu plūsmas ritināšana. Lai pretotos vēlmei veikt šīs darbības, nevis uzdevumus no pirmajām trīs kategorijām, jums ir jābūt labi attīstītam gribasspēkam, jāspēj savest kopā un koncentrēties uz to, kas jums nepieciešams, nevis uz to, ko vēlaties.

Kad uzdevumi ir sadalīti četrās kolonnās, sāciet tos veikt no pirmā punkta. Ja iemācīsities ievērot prioritāšu matricu, jūs ne tikai izpildīsiet uzdevumus laikā, bet arī atstāsiet laiku jautrībai – nesteidzamiem un nesvarīgiem darbiem.

1. Sākumā tā var būt grūti pareizi sadalīt uzdevumus. Lai atvieglotu procesu, uzdodiet sev jautājumus: “Vai šis uzdevums ir svarīgs? Vai šī lieta ir manas dzīves prioritāšu ietvaros? Vai to neizdarīšana radīs nepatikšanas?" Ja jā, tad tas ir svarīgi. Lai saprastu, vai jautājums ir steidzams, padomājiet par to, vai tas tuvākajā laikā zaudēs savu aktualitāti? Ja jā, tad uzdevums ir steidzams.

2. Mēģiniet atstāt A kategorijas sarakstu tukšu — atcerieties to visi neizpildītie plāni no B grupas migrē šeit. Turklāt šajā pašā grupā ietilpst dažādi nepārvaramas varas notikumi, kurus jūs iepriekš nevarējāt paredzēt. Atkārtosim, ka ideālā gadījumā ar pareizu laika plānošanu nevajadzētu būt steidzamiem un svarīgiem uzdevumiem. Izņēmumi būs tādi paši nepārvaramas varas apstākļi, kā arī:

• veselības plāni;
• darbības, no kurām atkarīga svarīgu mērķu izpilde (ja vēlaties vasarā doties uz ārzemēm, labāk iepriekš pieteikties ārzemju pasei);
• lietas, kuru neievērošana draud ar nepatikšanām nākotnē (laikā nesamaksātā soda nauda var liegt doties uz ārzemēm).

3.
B kategorija – par daudzsološākie uzdevumi. Statistika liecina, ka veiksmīgāki, pārliecinošāk paceļas pa karjeras kāpnēm un attiecīgi vairāk pelna tie, kuri mērķiem pievērš īpašu uzmanību šajā kategorijā. Tas cita starpā izskaidrojams ar to, ka, pateicoties savlaicīgai uzdevumu izpildei (mierīgā tempā, bez steigas), koncentrēšanās spējai un spējai noteikt prioritātes, cilvēks var pilnībā demonstrēt savus talantus un pārdomāt šo vai citu soli. .

4. Daži uzdevumi no C kategorijas pareizāk būtu tos klasificēt kā traucējošos, jo tie var samazināt jūsu darba efektivitāti un apēst diezgan daudz laika, lai gan tie nav svarīgi. Tas ietver attālu radinieku apsveikšanu, jauna dīvāna iegādi un citas nebūtiskas lietas. Ir svarīgi prast tos atšķirt no B kategorijas uzdevumiem un, ja iespējams, deleģēt to izpildi citiem cilvēkiem.

5. Problēmas D, vai laika tērētāji, varam droši zvanīt neproduktīvs. Tomēr jūs varat dot vērtību savam brīvajam laikam. Piemēram, izlasiet labu intelektuālu grāmatu, nevis celulozes romānu, nodarbojieties ar sportu, kad vēlaties emocionālu atbrīvojumu. Ja nevarat pretoties kārdinājumam tērēt laiku kaut kam bezjēdzīgam, samaziniet šādus tēriņus līdz minimumam: lai to izdarītu, vispirms pabeidziet uzdevumus no citām kategorijām.

Apgūstot Eizenhauera matricas darbības principu, jūs kļūsit ne tikai veiksmīgs, bet arī līdzsvarotāks un optimistiskāks cilvēks, jo pārstāsiet uztraukties par kaitinošām, bet svarīgām lietām, kurām iepriekš neatlika laika.

Šī tehnika ir populāra tās šķietamās lietošanas vienkāršības dēļ, par to ir noderīgi zināt, noteikti ir vērts izmēģināt, tāpēc izdomāsim.

Dvaits Eizenhauers, armijas ģenerālis un 34. ASV prezidents, visticamāk, nebūtu pētījis laika pārvaldības teoriju un metodes efektīvai laika izmantošanai. Taču tieši viņa frāze “Ne visas steidzamās lietas ir svarīgas un ne visas svarīgās lietas ir steidzamas” vislabāk raksturo principu, kas ir pamatā Eizenhauera matricai.

Problēmas, kuras palīdz atrisināt Eizenhauera matrica

Reizēm tu visu dienu strādā bez iztaisnošanās, izdodas izdarīt kaudzi, tu burtiski griezies kā vāvere, bet rezultāts ir tikai nogurums un nekāda gandarījuma. Jo nav īsti skaidrs, kā visa šī darba varonība jūs tuvināja jūsu mērķim.

Laika plānošanā to sauc par mērķu izvirzīšanas problēmu, un tās sekas var būt vispostošākās – dzīve pārvēršas par nogurdinošu maratonu ar retām pauzēm un nesaprotamu rezultātu.

Ir svarīgi saprast, ka problēma nav tajā, ka strādājam maz vai slikti, bet gan tajā, ka pirms jebkura biznesa uzsākšanas mēs neizvirzām pareizos mērķus un nenosakām prioritātes. Viens veids, kā to atrisināt, ir izmantot Eizenhauera matricu, lai ātri sakārtotu uzdevumus pēc prioritātes.

Eizenhauera matricas būtība

Šis paņēmiens palīdz ātri sakārtot savu uzdevumu sarakstu, pat ja to ir daudz. Ārēji viss izskatās ārkārtīgi vienkārši - apskatām uzdevumu sarakstu un katram atbildam uz diviem jautājumiem.

• Tas ir svarīgi?

• Vai tas ir steidzami?

Paņemiet papīra lapu un sadaliet to četrās daļās. Mēs iegūstam četrus kvadrātus, kuros ievadām atbildes uz šiem diviem jautājumiem.

Kā izskatās Eizenhauera matrica?

A kvadrants: svarīgi un steidzami jautājumi

• Lietas, kas, ja tās nav pabeigtas, apdraud mērķa sasniegšanu.
• Problēmas, kuras jārisina, lai izvairītos no lielām dzīves grūtībām.
• Veselības problēmas.

Ja esat efektivitātes briesmonis, tad šis kvadrants jums būs tukšs: jūs vienkārši nepaveiksit lietas, kamēr nenokļūsit “ugunsgrēka” sektorā. Bet jūs neesat efektivitātes briesmonis (un mēs arī neesam), tāpēc maz ticams, ka tas notiks. Pats galvenais, ka lietas tur notiek reti un nelielos daudzumos. Ja puse no jūsu uzdevumu saraksta ir tur, tā ir katastrofa.

Tomēr panikai nav pamata. Lai šis kvadrants būtu tukšs, vispirms ir jāstrādā pie pārējo sektoru uzturēšanas.

Kvadrants B: svarīgi, bet ne steidzami jautājumi

• Primārā darbība.

Šeit notiek uzdevumi, kuriem jāpievērš maksimāla uzmanība. Tie, kas labi strādā ar šo kvadrantu, veiksmīgi sasniegs savus mērķus. Svarīgi uzdevumi, kas nedeg, kas nozīmē, ka mēs tos neveicam panikas stāvoklī. Nav šķēršļu, lai tos veiktu pēc iespējas efektīvāk. Vienkārši nekavējieties — uzdevumi no šī kvadranta var pāriet uz sektoru A.

C kvadrants: steidzami, bet ne svarīgi jautājumi

• Traucējumi.

Šo uzdevumu izpilde nepalīdz sasniegt jūsu mērķi, tie neļauj jums koncentrēties uz patiesi svarīgo, samazina jūsu efektivitāti un nogurdina jūs.

Viltīgs kvadrants — pastāv risks, ka šīs nozares lietas var sajaukt ar A kvadrantu un var radīt neskaidrības prioritātēs.

D kvadrants: nav steidzami vai svarīgi jautājumi

Paradoksāls kvadrants, jo šeit dzīvo bizness:

• nesniedz nekādu labumu;
• mūsu favorīti.

Klausies. Šeit skan mūsu iecienītākā mūzika, jūs gaida ērts krēsls, un praktiski nav nepieciešama smadzeņu iesaistīšanās.

Kā lietot Eizenhauera matricu laika pārvaldībai

Laika plānošanā ir daudz dažādu, dažkārt ne pārāk saderīgu metožu un paņēmienu. Un tas nav trūkums, jo cilvēki ir dažādi. Kas lieliski der vienam, nederēs citam. Tāpēc neizbēgami nāksies izmēģināt dažādas tehnikas, izvēloties īsto.

Nezaudē to. Abonējiet un saņemiet saiti uz rakstu savā e-pastā.

Var viegli apjukt nebeidzamajā ikdienas lietu straumē, jo ar katru dienu to kļūst arvien vairāk. Vakar nepabeigtie uzdevumi kļūst par šodienas darbiem, un tas, kas mums šodien nebija laika, tiek automātiski pārcelts uz rītdienu. Rezultātā var uzkrāties tik daudz lietu, ka nevar saprast, kas ir paveikts, kas notiek un kas vēl gaida spārnos.

Šādas vai detalizētas situācijas bieži rodas starp cilvēkiem, kuri nepievērš pienācīgu uzmanību savu darbību plānošanas procesam. Protams, skolā prasmes netiek mācītas, un daudzi vecāki un citi cilvēki, kas mūsu attīstības procesā darbojas kā audzinātāji, bieži vien paši īsti neprot plānot savu darbību, lai gan tas nebūt nav grūti. Vienkārši tam netiek pievērsta pienācīga uzmanība.

Tomēr mūsdienās ir daudz izcilu plānošanas paņēmienu, kas ļauj iemācīties racionāli izmantot savu laika resursu un gūt no šī procesa sev maksimālu labumu. Bet šajā rakstā mēs neapsvērsim visas šīs metodes, bet sniegsim piemēru tikai vienai, kas izceļas ar vienkāršību un efektivitāti. Šo paņēmienu sauc par "Eizenhauera matricu".

Eizenhauera matrica ir viens no populārākajiem laika pārvaldības rīkiem, ko izmanto daudzi cilvēki visā pasaulē: no parastajiem darbiniekiem un vidējā līmeņa vadītājiem līdz lielu firmu un pasaulslavenu korporāciju vadītājiem. Šīs matricas dibinātājs ir 34. ASV prezidents Dvaits Deivids Eizenhauers. Kā jau varēja nojaust, šis vīrietis bija ļoti aizņemts un viņam bija jādara daudz un dažādas ar viņa aktivitātēm saistītas lietas. Šī iemesla dēļ viņš optimizēja savu darba grafiku un veicamo uzdevumu sarakstu. Viņa pētījuma rezultāts bija matrica, kuru mēs apsveram.

Eizenhauera matricas nozīme galvenokārt ir iemācīties kompetenti sadalīt visus savus uzdevumus, atšķirt svarīgo no steidzamā, nesteidzamo no vismazāk svarīgā, kā arī maksimāli samazināt laiku jebkura uzdevuma veikšanai, kuru īstenošana nedod nekādus būtiskus rezultātus. Parunāsim par to, kā tas viss darbojas praksē.

Eizenhauera matricas būtība

Eizenhauera matrica sastāv no četriem kvadrantiem, kuru pamatā ir divas ass - svarīguma ass (vertikālā) un steidzamības ass (horizontālā). Rezultātā izrādās, ka katrs kvadrants atšķiras pēc saviem kvalitātes rādītājiem. Visi uzdevumi un lietas tiek ierakstītas katrā no kvadrantiem, pateicoties kurām veidojas ārkārtīgi skaidrs un objektīvs priekšstats par to, kas jādara vispirms, kas jādara pēc tam un ko nevajadzētu darīt vispār. Tas viss ir pavisam vienkārši, taču sniegt dažus paskaidrojumus jebkurā gadījumā nebūs lieki.

A kvadrants: svarīgi un steidzami jautājumi

Ideālā plānošanā šim matricas kvadrantam jāpaliek tukšam, jo svarīgu un steidzamu lietu parādīšanās ir dezorganizācijas un bloķēšanas iespējas rādītājs. Šī grafika daļa daudziem cilvēkiem ir piepildīta, jo viņiem ir slinkums un slikta prioritāšu noteikšana. Dabiski, ka ik pa laikam šādas lietas var parādīties katrā cilvēkā, bet, ja tas notiek katru dienu, tad ir pienācis laiks tam pievērst uzmanību.

Tāpēc ir jāizvairās no gadījumu rašanās A kvadrantā. Un, lai to izdarītu, jums vienkārši ir savlaicīgi jāaizpilda atlikušo kvadrantu punkti. Bet, ja ir kaut kas vērts iekļaut pirmajā kvadrantā, tas ir:

• Lietas, kas, ja tās netiks pabeigtas, negatīvi ietekmēs jūsu mērķu sasniegšanu
• Lietas, kas, ja tās netiek izdarītas, var radīt grūtības un nepatikšanas
• Ar veselību saistītas lietas

Ir arī svarīgi atcerēties, ka pastāv tāda lieta kā “deleģēšana”. Tas nozīmē, ka tad, kad jūsu A kvadrantā parādās lietas, kuras var deleģēt kādam citam, jums noteikti vajadzētu izmantot šo iespēju, lai pēc iespējas ātrāk atrisinātu citas svarīgas un steidzamas lietas.

Kvadrants B: svarīgi, bet ne steidzami jautājumi

Otrais kvadrants ir pelnījis vislielāko uzmanību, jo tieši tajā esošās lietas ir prioritārās un perspektīvākās, un tieši tām vajadzētu sastāvēt no jebkura cilvēka ikdienas uzdevumiem. Ir novērots, ka cilvēki, kuri galvenokārt nodarbojas ar šī kvadranta darbību, gūst vislielākos panākumus dzīvē, tiek paaugstināti, nopelna vairāk naudas, pietiek brīvā laika un dzīvo laimīgu un piepildītu dzīvi.

Ņemiet vērā arī to, ka steidzamības trūkums ļauj apzinātāk un konstruktīvāk pieiet jebkuras problēmas risinājumam, un tas savukārt ļauj cilvēkam atklāt savu potenciālu, patstāvīgi pārdomāt visas savas darbības nianses un pārvaldīt laika grafiku. viņa lietas. Bet šeit, cita starpā, ir jāatceras, ka lietas, kas atrodas B kvadrantā, ja tās netiek veiktas savlaicīgi, var viegli nonākt A kvadrantā, kļūstot vēl svarīgākas un nepieciešamas ātras pabeigšanas.

Pieredzējuši laika plānošanas speciālisti iesaka B kvadrantā iekļaut visas aktualitātes, kas saistītas ar pamatdarbību, darba plānošanu un analīzi, apmācību un optimālā grafika ievērošanu u.c. Tie. viss, kas veido mūsu parasto ikdienu.

C kvadrants: steidzami, bet ne svarīgi jautājumi

Lietas, kas atrodas šajā kvadrantā, lielākoties novērš uzmanību un netuvina cilvēku iecerētajiem rezultātiem. Bieži tie vienkārši traucē koncentrēties uz patiesi svarīgiem uzdevumiem un samazina efektivitāti. Strādājot ar matricu, galvenais ir nesajaukt steidzamus jautājumus no kvadranta C ar steidzamiem jautājumiem no kvadranta A. Pretējā gadījumā radīsies neskaidrības un tas, kas jādara pirmais, paliek otrajā plānā. Vienmēr atcerieties savu un iemācieties atšķirt svarīgo no nesvarīgā.

C kvadrantā ietilpst, piemēram, kāda cita uzspiestas tikšanās vai sarunas, ne pārāk tuvu cilvēku dzimšanas dienas svinības, pēkšņas mājas darbi, nedzīviski svarīgu traucēkļu, kam jāpievērš uzmanība, likvidēšana (plīsa vāze, saplīsa mikroviļņu krāsns). plīts, izdegusi spuldzīte utt.), kā arī visādas citas lietas, kas nevirza uz priekšu, bet tikai bremzē.

D kvadrants: nav steidzami vai svarīgi jautājumi

Uzdevumi pēdējā kvadrantā vispār nedod nekādu labumu. Daudzos gadījumos ir lietderīgi ar tiem ne tikai tikt galā pēdējiem, bet arī neveikt vispār. Lai gan par tiem noteikti jāzina, jo... Viņi ir "laika kavētāji".

Vēl viena interesanta šīs grupas uzdevumu iezīme ir tā, ka tie ir ļoti pievilcīgi daudziem cilvēkiem – šie uzdevumi ir viegli izpildāmi un sagādā prieku, ļaujot atpūsties un labi pavadīt laiku. Tāpēc pretoties kārdinājumam tajās iesaistīties var būt diezgan problemātiski. Bet tas ir absolūti nepieciešams to darīt.

Kvadrantā D var pierakstīt tādas lietas kā sarunas pa telefonu ar draugiem par kaut ko nesvarīgu, nevajadzīga sarakste vai laika pavadīšana sociālajos tīklos, seriālu un dažādu “stulbu” TV šovu skatīšanās, datorspēles utt. Protams, katram cilvēkam periodiski vajadzētu atpūsties un kaut kā izklaidēties, taču ir daudz interesantāki un izglītojošāki veidi, kā to izdarīt: lasīšana, sporta zāļu un peldbaseinu apmeklēšana, izbraucieni uz dabu utt. Ja jūs nevarat pilnībā atbrīvoties no darbību veikšanas no kvadranta D vai nevēlaties, tad jums ir jāatliek to ieviešana vismaz līdz brīdim, kad lietas no kvadrantiem B un C būs pabeigtas un laiks, kas tiks veltīts uz lietām D kvadrantā jāsamazina līdz minimumam. Šeit derētu labi pazīstamais sakāmvārds: "Laiks biznesam, laiks izklaidēm."

Tiklīdz jūs apgūsit Eizenhauera matricu un iemācīsities kompetenti sadalīt savas lietas tajā, jūs pamanīsit, ka jums ir daudz jauna brīvā laika, jums izdodas visu izdarīt savlaicīgi un bez steigas, visas jūsu lietas ir kārtībā , mērķi tiek sasniegti viens pēc otra, un tu pats gandrīz vienmēr esi labā un labā noskaņojumā. Tas viss ir saistīts ar organizāciju un nosvērtību. Jūs pats droši vien ik pa laikam pamanāt, ka neorganizēti cilvēki vienmēr ir kādā nesaprotamu lietu virpulī, viņi vienmēr ir aizņemti ar kaut ko stulbu, bet “ļoti svarīgu”, izskatās noguruši un aizkaitināti. Var minēt daudzas atšķirīgas iezīmes. Bet tas nav svarīgi, bet gan tas, ka, ja mēs ar jums nevēlamies līdzīgus rezultātus, mums ir jārīkojas citādi. Proti: mums jābūt sakārtotiem, skaidri jāsaprot, kas un kad mums ir jādara, un kāpēc mēs to visu darām. Un Eizenhauera matrica tam ir lieliski piemērota.

Novēlam veiksmi un sekmīgi apgūt jauno prasmi!