Biroja darbs ir darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem.

Biroja darba galvenos uzdevumus var saukt:

• · Dokumentu veidošana, tas ir, to fiksēšana uz jebkura datu nesēja;
• · Dokumentu nodošana to turpmākai izpildei vai lēmumu pieņemšanai par tiem;
• · Dokumentu reģistrēšana, lai veiktu kontroli pār to izpildi;
• · Dokumentu sistematizēšana un uzglabāšana, ātra dokumentu meklēšana pēc nepieciešamības.

Biroja darba principi:

• · Efektivitāte dokumenta noformēšanā un nodošanā;
• · Augsta dokumentu kvalitāte;
• · Optimāla dokumentu aprite (dokumentu lietderība, to daudzkārtējas dublēšanas nepieļaujamība un birokrātija caurbraukšanas laikā u.c.);
• · Ja iespējams, bezpapīra informācijas apmaiņas tehnoloģijas

Ir trīs biroja darba organizēšanas veidi:

• · centralizēti,
• · decentralizēts
• · jaukts.

Ar centralizētu biroja darba organizēšanas formu visas dokumentu apstrādes darbības tiek koncentrētas (centralizētas) vienotā centrā visai iestādei - birojam, vispārējai nodaļai vai sekretāram.

Decentralizētā forma ietver biroja darbību izkliedēšanu starp iestādes struktūrvienībām; Turklāt katrs no tiem veic salīdzinoši viendabīgu biroja darbību kopumu. Biroja darba organizācijas decentralizēto formu, kurā biroja darba operācijas tiek veiktas dažādās iestādes struktūrvienībās, nevajadzētu jaukt ar biroja darba dienesta organizatorisko struktūru, kurā ir specializētas struktūrvienības: ekspedīcijas, tehnikas biroji, kontrole. grupas utt.

Jauktā veidā darbības tiek veiktas centralizēti (pieņemšana, reģistrācija, kontrole, dokumentu pavairošana) un decentralizēti (uzziņu un informācijas pakalpojumi, dokumentu glabāšana, failu veidošana).

Biroja darba organizācijas forma tiek izvēlēta, ņemot vērā iestādes lielumu, dokumentu plūsmas apjomu, struktūrvienību sastāvu. Mazās iestādēs (kad dokumentācija tiek veikta tieši nodaļās), kā arī ģeogrāfiski izkliedētās (atrodas, piemēram, dažādās lielas pilsētas teritorijās) tiek izvēlēta centralizēta forma. Lielākā daļa iestāžu un organizāciju izmanto jauktu biroja organizācijas formu.

Atsevišķu biroja procesu un darbību organizēšanas racionālākā forma ir centralizācija, jo tā ļauj: samazināt biroja darbības izmaksas; uzlabot biroja darbinieku darba organizāciju un jo īpaši ieviest tās standartizāciju; nodrošināt darbinieku specializāciju un aizvietojamību; izmantot progresīvus un produktīvus tehniskos līdzekļus; nodrošināt organizatoriskās un metodiskās vadības vienotību. Mūsdienu apstākļos biroja darba pakalpojumus pilnībā centralizēt iespējams tikai salīdzinoši nelielās iestādēs. Lielajās iestādēs jātiecas uz atsevišķu lietvedības funkciju lietderīgu centralizāciju, piemēram, dokumentu saņemšanu un nosūtīšanu, dokumentu uzskaiti un noformēšanas uzraudzību, dokumentu stenogrāfiju un drukāšanu, to pavairošanu, biroja darba metodisko vadību.

Mazās iestādēs, kurās nav vispārējo nodaļu vai biroja darba nodaļu, biroja darba pakalpojumus veic vadītāja sekretārs-asistents.

Ja organizācijai vai iestādei ir liels dokumentu apjoms, tad tiek ieviesta par biroja darbu atbildīgā struktūrvienība: birojs, vispārējā nodaļa, biroja darba nodaļa utt. Šīs struktūrvienības darbība ir atspoguļota īpaši izstrādātā nolikumā.

Lai regulētu lietvedības procesu, noteiktu metodes un metodes dokumentu veidošanai un noformēšanai organizācijā, lietvedības nodaļas izstrādā lietvedības instrukcijas, kuras nosaka ar iestādes vadītāja rīkojumu. Datortehnoloģiju pasaulē biroja darbs sāka zaudēt savu popularitāti un to aizstāja darbs birojā.

Dokumentu plūsma bezpapīra tehnoloģiju pasaulē. Elektroniskās dokumentu vadības sistēmas struktūra un sastāvdaļas

dokumentu plūsma elektronisks bezpapīra birojs

Informācijas plūsmu palielināšanās zinātnē, biznesā, ražošanā un kultūrā prasa zināmu informācijas tehnoloģiju reakciju. Sabiedrība patērē milzīgu daudzumu papīra, un uz papīra saņemtā informācija ir mazāk dinamiska nekā elektroniskā.

Ideja par bezpapīra tehnoloģiju pastāv jau vairākus gadu desmitus. Tajā pašā laikā šodien var runāt tikai par šīs idejas daļēju realizāciju.

Un šeit ir daži iemesli:

• · Informācijas saņemšana elektroniskā formā prasa ieradumu (to drīzāk var saukt par psiholoģisku aspektu);
• · Bezpapīra tehnoloģijām nepieciešams rūpīgs tehniskais nodrošinājums: atbilstoša datortehnika, lielas ietilpības sakaru līnijas, tehnoloģiski progresīvi algoritmi;

Elektroniskām tehnoloģijām ir nepieciešams rūpīgs juridiskais atbalsts (piemēram, Baltkrievijā šobrīd neviena nodokļu iestāde nepieņems ziņojumu tikai elektroniskā formā, neviena tiesa nepieņems līgumu, kas apliecināts ar elektronisko parakstu utt.).

Elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma (EDMS) ir automatizēta vairāku lietotāju sistēma, kas pavada hierarhiskas organizācijas darba vadības procesu, lai nodrošinātu, ka šī organizācija pilda savas funkcijas. Tiek pieņemts, ka vadības process ir balstīts uz cilvēkiem lasāmiem dokumentiem, kas satur norādījumus, kas organizācijas darbiniekiem jāievēro.

Tehnisko sakaru līdzekļu un datortehnoloģiju attīstības ietekmē biroja darbs strauji uzlabojas. Daudzas standarta dokumentācijas darbības ir ieguvušas jaunu saturu, un datorizācija ir ievērojami paplašinājusi šīs darbības jomu. Attīstoties datortehnoloģijām, biroja darbs ir kļuvis pieejams jebkuram lietotājam, jo ​​ir kļuvis iespējams ne tikai patstāvīgi strādāt ar dažāda veida dokumentiem, bet arī izveidot elektroniskos arhīvus individuālai lietošanai.

Zināšanu joma par dokumentu veidošanas kārtību un noteikumiem darbam ar tiem ir neatkarīga disciplīna, ko sauc dokumentācijas atbalsts vadībai (DOU), kas uztur saikni ar sociālās vadības teoriju. Likumdošanas aktos šis termins tiek saprasts kā identisks terminam "biroja darbs" . Tas nav gluži godīgi, jo uzņēmējdarbības veikšanas principi pārvaldībā atšķiras no tiem, kas tiek veikti tiesvedībā, izmeklēšanas iestādēs, notāros un citās jomās.

Biroja darbs ir darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem. Atbilstoši darbības nozarei, kurā cirkulē oficiālie dokumenti, izšķir vadības un speciālo biroja darbu.

Vadības biroja darbs regulē likumdošanas aktu sistēma. Tā veic darbības ar vadības dokumentāciju: administratīvo, organizatorisko un atsauces. Lietu nosaukumu saraksts organizācijā tiek apstiprināts īpašā nomenklatūrā. Šo lietu sistematizēšanu veic pirmsskolas izglītības iestādes, kuru darbība parasti tiek klasificēta kā palīgfunkcijas, nodrošinot vadības funkcijas.

Īpašs biroja darbs tiek regulēts ar likumiem, kuru īstenošana saistīta ar iestādes vai organizācijas galvenās funkcijas izpildi: tiesībaizsardzības, tiesībaizsardzības, uzraudzības, kontroles u.c.. Dokumentu veidošana un sistematizēšana lietās tiek veikta saskaņā ar speciālajām prasībām. noteikumiem. Lietu noteikšana nav tieši saistīta ar vadības biroja darbu.

Esošie noteikumi darbam ar pārvaldības dokumentiem, to pārvietošanas un uzglabāšanas kontrole, informācijas darbs ar tiem un citas biroja darba sastāvdaļas rada apstākļus vadības darbību optimizēšanai. Attiecīgi racionāla dokumentācijas atbalsta organizēšana kopumā var būtiski palielināt visa vadības procesa efektivitāti.

Biroja darba organizēšanas principi, tāpat kā jebkurā citā cilvēka darbības jomā, nosaka sākotnējos noteikumus un vispārīgos principus. Pamatprincipi ietver:

1. Unifikācijas princips, kas nozīmē objekta apvienošanu vienā formā, sistēmā. Unifikācijas process izpaužas kā vispārīgākā universālā modeļa izveidošana, ko piemēro vairākiem objektiem ar dažām kopīgām īpašībām. Pamatojoties uz šo principu, mūsdienu biroja darbā tiek izstrādāti dokumentācijas darbību veikšanas noteikumi. Šie noteikumi ir vispārīga rakstura nozaru ministrijām un ir noteikti to normatīvajos un metodiskajos aktos.

2. Standartizācijas princips, kas izteikts standarta kā parauga izveidē un piemērošanā. Standartizācija ir augstākā unifikācijas pakāpe, kas izteikta obligātā juridiskā formā. Lai gan abi procesi ir savstarpēji saistīti, starp standartizāciju un unifikāciju nav identitātes. Standarts kā normatīvais un metodiskais dokuments ir standartizācijas objektam atbilstošu normu, noteikumu un prasību kopums, ko apstiprinājusi kompetentā iestāde. Krievijā valsts politiku standartizācijas jomā īsteno Krievijas Federācijas Standartizācijas, metroloģijas un sertifikācijas komiteja.

3. Biroja darba sistemātiskā normatīvā un metodiskā regulējuma princips. Konsekvence ir pamats vienotu prasību noteikšanai biroja darba organizācijai. Biroja darbu normatīvie, normatīvie un metodiskie akti ir strukturēti, pamatojoties uz to hierarhiju un kompetenci. Rezultātā veidojas normatīvā un metodiskā atbalsta sistēma.

4. Kontroles institūciju centralizācijas princips un biroja darba metodiskais nodrošinājums, atspoguļojot atbilstošo funkciju nozīmi pārvaldes un vadības sistēmā. Centrālā biroja darba nodrošināšanas kontroles iestāde Krievijas Federācijā ir Gosstandart, bet metodiskās kontroles iestāde ir Rosarkhiv.

5. Biroja darba decentralizācijas princips, kas izpaužas ar to, ka katra ministrija, departaments, iestāde, uzņēmums patstāvīgi nosaka pirmsskolas izglītības dienesta uzdevumus savās struktūrvienībās. Šis princips ir ietverts biroja darba standarta instrukcijās. Tajā pašā laikā departamentu normatīvie un metodiskie dokumenti (instrukcijas) nedrīkst būt pretrunā tikai galvenajos noteikumos.

Biroja darba zinātniskās organizācijas principu izstrāde un īstenošana ir visas sabiedrības un valsts uzdevums, jo to piemērošana rada apstākļus dokumentu samazināšanai un dokumentu apstrādei veltītā laika tērēšanai. Zināmas vienveidības trūkums darbā ar dokumentiem noved pie birokrātijas, pie patvaļīga dokumentu skaita, to formu un mērķu palielināšanas.

Biroja darba attīstības procesā tika veidota vienota terminoloģija šim darbības veidam. Visizplatītākie termini ir šādi.

Dokumentācija– informācijas ierakstīšana dažādos medijos noteiktajā formā. Tas ietver zināmu informācijas pasniegšanas veidu. Tajā pašā laikā informācijas ierakstīšanas procesam ir jānodrošina tās glabāšana uz kāda cieta nesēja - papīra, polimēra, optiskā, magnētiskā datu nesēja u.c.

Informācija– informācija par personām, priekšmetiem, faktiem, notikumiem, parādībām un procesiem neatkarīgi no to pasniegšanas formas. Tas paredz informācijas avota, materiāla informācijas nesēja, informācijas raidītāja, uztvērēja un sakaru kanāla klātbūtni starp avotu un uztvērēju. Biroja darbā attiecībā uz jēdzienu “informācija” galvenais ir tās ierakstīšana, un tās pasniegšanas forma (grafika, druka, ieraksts lentē utt.) ir sekundāra.

Informatīvie resursi– atsevišķi dokumenti, atsevišķi dokumentu masīvi, kā arī dokumenti un dokumentu masīvi informācijas sistēmās: bibliotēkās, arhīvos, fondos, datubāzēs un datu bankās. Informācijas resursu veidošana un izmantošana Krievijas Federācijā ir valsts regulējuma sfēra.

Dokuments– informācija, kas ierakstīta materiālā nesējā ar detaļām, kas ļauj to identificēt. Informācijas sniegšanas forma ir svarīga dokumentam. Šo formu nodrošina vairāku detaļu klātbūtne, kuru kombinācija uz dokumenta ļauj informāciju klasificēt kā noteikta veida un mērķa dokumentus, tas ir, identificēt informāciju.

Dokumenta detaļas– obligāts elements oficiāla dokumenta noformējumā. Pašreizējais vadības dokumentācijas standarts norāda stingri noteiktu detaļu atrašanās vietu dokumentā. Tomēr tikai daži dati ir obligāti un piešķir dokumentam juridisku spēku.

Oficiālie dokumenti– tie ir juridisko vai fizisko personu izveidoti dokumenti, kas noformēti un apliecināti noteiktajā kārtībā. Dokumenta jēdzienam var būt plašs pielietojums, piemēram, tekstapstrādes programmā Word katrs fails ir dokuments. Oficiāls dokuments kļūst oficiāls tikai pēc tam, kad tas ir pilnībā sagatavots un apliecināts, tas ir, pēc nepieciešamo rekvizītu aizpildīšanas.

Dokumenta juridiskais spēks- oficiāla dokumenta īpašums, kas tam piešķirts saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, to izdevējas iestādes kompetenci un noteikto izpildes kārtību.

Arhīva dokuments- dokuments, kas tiek saglabāts vai ir pakļauts saglabāšanai, ņemot vērā tā nozīmīgumu sabiedrībai, kā arī kam ir vērtība īpašniekam. Definīcija attiecas uz jebkuru dokumentu materiālā datu nesējā, ko var glabāt gan valsts, gan personīgajos arhīvos. Arhīvu dienesti iestādēs ir patstāvīgas struktūrvienības. Arhīvu darbību regulē no biroja darba nodalīta normatīvo, normatīvo un metodisko aktu sistēma.

Biroja darba tiesiskais regulējums- Šī ir vairāku centrālo valsts varas un pārvaldes struktūru kompetences joma. Šo iestāžu sistēma nosaka noteikumus, noteikumus un standartus, kuriem kopā būtu jānodrošina vienota uzskaites sistēma Krievijas Federācijas teritorijā. Šai sistēmai jānodrošina:

· obligātie sākotnējie biroja darba principi iestādēm un organizācijām neatkarīgi no to īpašuma formas (piemēram, valsts valoda, kurā tiek veikts biroja darbs; valsts regulējums informācijas izmantošanas jomā un citi fundamentālie noteikumi);

· pamatuzdevumu un noteikumu noteikšana dokumentācijas darbības jomā (piemēram, standarta instrukciju, dokumentu paraugu un citu jautājumu veidošana);

· vienotas prasības dokumentācijai svarīgākajās valsts pārvaldes jomās (piemēram, aizstāvība, tiesvedība, grāmatvedība, civilstāvoklis, veselības aprūpe, tiesību aizsardzība).

Vienotas lietvedības sistēmas pamats ir Krievijas Federācijas konstitūcijas noteikumi. Biroja darba organizēšanas pamatā ir tādi principi kā: ikviena tiesības brīvi meklēt, saņemt, pārraidīt, ražot un izplatīt informāciju jebkurā likumīgā veidā (Krievijas Federācijas Konstitūcijas 29. pants), pilsoņu tiesības pieteikties personīgi. , kā arī nosūtīt individuālus un kolektīvus aicinājumus valsts un pašvaldību iestādēm (Krievijas Federācijas Konstitūcijas 33. pants) un vairākiem citiem.

Lai efektivizētu darbu ar dažādiem dokumentiem, kā arī nodrošinātu atbilstošu mijiedarbību ar dažādām nodaļām un iestādēm, tiek veidoti vadības dokumentācijas atbalsta dienesti, kas paredzēti darba ar dokumentiem noteikumu kontrolei un vienotas lietvedības sistēmas ieviešanai.

Pārvaldības dokumentācijas atbalsta pakalpojums (DOU pakalpojums) ir ministrijas, departamenta, uzņēmuma, organizācijas vai iestādes struktūrvienība. Šī vienība ir atbildīga par vienotās lietvedības sistēmas ievērošanas uzraudzību. Ministriju un departamentu struktūrā pirmsskolas izglītības iestādes parasti sauc: vai nu Vispārējo departamentu, vai Lietu pārvaldi. Krievijas Federācijas prezidenta administrācijā līdzīgu struktūru sauc par Krievijas Federācijas prezidenta Dokumentācijas un informācijas dienestu departamentu. Katrs pirmsskolas izglītības iestādes dienests neatkarīgi no nosaukuma ievēro līdzīgus darba ar dokumentiem organizēšanas noteikumus, tas ir, ievieš vienotu biroja vadības sistēmu.

Krievijas Iekšlietu ministrijas normatīvajos un metodiskajos aktos par biroja darba organizēšanu termins "vadības dokumentācijas atbalsts" netiek lietots. Vienota biroja darba sistēma Krievijas Iekšlietu ministrijas aparātos un nodaļās tiek ieviesta to uzdevumu un funkciju izpildes procesā. Biroja darba sistēmas organizēšanu un pilnveidošanu, kā arī noteiktās darba ar dokumentiem kārtības ievērošanas kontroli veic ministrijas darbinieki.

Biroja darba normatīvā un metodiskā regulējuma iezīme iekšlietu iestāžu sistēmā ir tā, ka tā atsevišķās sastāvdaļas ir iekļautas vairuma dienestu un nodaļu funkcijās. Piemēram, dežūrdaļa ir neatkarīga pilsētas rajona iestādes operatīvās vadības institūcija, un tajā pašā laikā tai ir pienākums dokumentēt vairākus pārvaldības darbības jautājumus. Tomēr galvenos biroja darba uzdevumus risina speciālās struktūrvienības - sekretariāti (biroji).

Sekretariāts ir neatkarīga struktūrvienība iekšlietu struktūrās. Sekretariātu galvenie uzdevumi ir dokumentācijas un organizatoriskie uzdevumi.

Dokumentācijas uzdevumi saistīts ar vadības procesa dokumentēšanu un darba ar dokumentiem organizēšanu. Tie ietver:

· Ienākošo dokumentu pieņemšana un uzskaite, izejošo dokumentu nosūtīšana;

· dokumentu sniegšana vadītājam izskatīšanai un lēmuma uzlikšanai, tas ir, īsa norāde par dokumenta noformēšanas kārtību;

· dokumentu nodošana darbiniekiem - izpildītājiem, kas jāveic pret izpildītāja parakstu reģistrācijas žurnālā, norādot tā saņemšanas datumu;

· dokumentu noformēšanas termiņu kontrole;

· informācijas un uzziņu darbs;

· dokumentu sastādīšana (dokumentu projektu sagatavošana) un izgatavošana saskaņā ar vadības instrukcijām un instrukcijām, kopiju izgatavošanu un izsniegšanu;

· dokumentu sistematizēšana lietvedībā atbilstoši dokumentu sarakstam;

· dokumentācijas glabāšana failos (mapēs), kuru ietvaros dokumenti sakārtoti hronoloģiskā secībā;

· zīmogu, veidlapu un zīmogu drošuma nodrošināšana oficiālo dokumentu reģistrācijai un apliecināšanai;

· lietu veidošana atbilstoši iekšlietu iestādes vadītāja apstiprinātai nomenklatūrai kārtējā lietvedībā (lietas vadība visa kalendārā gada garumā);

· dokumentu un lietu sagatavošana nodošanai arhīvā, norādot tā glabāšanas termiņus.

Biroja darba organizatoriskie uzdevumi saistīti ar vadības procesu optimizācijas un individuālo vadības procedūru jautājumiem. Tie ietver:

· vadītāja darba vietas sagatavošana;

· standarta biroja tehnikas un informācijas un uzziņu failu (automatizētu datubāzu) uzturēšana;

· apmeklētāju pieņemšanas organizēšana;

· darbinieku izsaukšana pēc vadītāja norādījuma;

· telefona sarunu organizēšana;

· sertifikātu izsniegšana pa tālruni;

· komandējumu sagatavošana;

· sanāksmju, sesiju sagatavošana, kā arī to stenogrāfija;

· informācijas un uzziņu materiālu sagatavošana pēc vadības norādījumiem;

· darbinieku apmācība dokumentu pārvaldības tehnikās;

· biroja automatizācijas rīku ieviešana.

Dokumentācijas un organizatoriskie uzdevumi rada nepieciešamību sekretariātu ietvaros izveidot specializētas struktūrvienības, kas nodrošina dokumentu noformēšanu un kopēšanu, kā arī publiskās pieņemšanas un citas struktūras. Veicamo pienākumu sarežģītību nosaka sekretariātos cirkulējošo dokumentu apjoms. Iekšlietu struktūras administratīvā dokumentācija ir koncentrēta tieši sekretariātos. Pārējie izveidotie un saņemtie dokumenti (operatīvās, krimināllietas, uzziņa) tiek glabāti speciālajā lietvedībā vai tieši struktūrvienībās.

Ievads

Uzņēmuma kvalitāti un efektivitāti lielā mērā nosaka mūsdienīgu lietu, piemēram, biroja tehnikas, ieviešana, kas būtiski vienkāršo un paātrina uzņēmuma personāla darbu.

Jebkuras organizācijas darbību pavada dokumentu izveide. Dokumentu noformēšana atbilstoši spēkā esošajiem noteikumiem nodrošina organizācijas interešu aizsardzību un paaugstina vadības darba efektivitāti. Pareiza darba ar dokumentiem organizēšana ietver, pirmkārt, to sadalīšanu grupās pēc to mērķa un sagatavošanas un izpildes principiem. Mūsdienās informācijas plūsmu ikgadējā daudzkārtējā pieauguma apstākļos ir gandrīz neiespējami iedomāties skaidru komercfirmu, banku struktūru, valsts uzņēmumu un organizāciju mijiedarbību bez modernām telekomunikācijām un sakariem.

Jebkurš dokuments, pabeidzot vadību vai citas ar to saistītas darbības, tiek glabāts organizācijā noteiktu laiku. Informācijas tehnoloģiju izmantošana vadībā, kam piemīt augsta elastība, mobilitāte un spēja pielāgoties dažādiem darba apstākļiem, ir neaizstājams nosacījums vadības darba efektivitātes paaugstināšanai. Arī biroja darba efektivitāte kā neatņemama vadības darbību sastāvdaļa, pārejot uz biznesa dokumentācijas datorizētu apstrādi, būtiski palielinās.

Darba organizācija ar dokumentiem ietekmē vadības aparāta darba kvalitāti, vadības darbinieku organizāciju un darba kultūru. Pārvaldības darbību panākumi kopumā ir atkarīgi no tā, cik profesionāli tiek uzturēta dokumentācija.

Šī darba tēmas aktualitāti nosaka fakts, ka noteikumi par biroja darba organizēšanu un darbu ar biroja tehniku ​​uzņēmumā jau ir kaut kas ne tikai jauns, bet nepieciešams jau tagad ir grūti iedomāties jebkuru uzņēmumu bez datoriem, printeriem , faksi un cits tehniskais atbalsts, pateicoties kuram tiek veikta uzņēmuma darbība.

Šī darba mērķis ir izpētīt biroja darba organizēšanas un darba ar biroja tehniku ​​noteikumus, biroja darba pamatus un noteikt ieteikumus darba uzlabošanai šajā uzņēmumā.

1. Noteikt biroja darba un darba ar biroja tehniku ​​teorētiskos pamatus;

2. Apsveriet biroja vadības nozīmi, izmantojot uzņēmuma ORANGE TOUR LLC piemēru;

Šis darbs sastāv no ievada, trīs nodaļām, noslēguma, literatūras saraksta un pielietojuma.

Biroja darba un darba ar biroja tehniku ​​teorētiskie pamati

Biroja darba jēdziens un būtība

Jēdziens “papīru kārtošana” raksturo darbu kopumu pie iestāžu vadības darbības dokumentēšanas un dokumentu kārtošanas tajās. Jēdziens “dokuments” definē informāciju, kas jebkādā veidā ierakstīta jebkurā materiālā, ko publicējusi vai saņēmusi jebkura fiziska vai juridiska persona jebkurā organizācijā izmantošanai tās darbībās. Tādējādi jēdzieni “vadība”, “informācija”, “biroja darbs”, “dokuments” ir organiski savstarpēji saistīti.

Nav nejaušība, ka autori, kas pēta vadības domas attīstību, sāk savu stāstījumu par šumeru rakstiem uz māla plāksnēm, kas datēti ar trešo gadu tūkstoti pirms mūsu ēras. Šie agrīnie dokumenti satur informāciju par Šumera komerciālajiem darījumiem un likumiem, sniedzot pierādījumus par lietvedības un pārvaldības praksi senajā pasaulē.

Dokumentu pārvaldības problēmu risinājums mūsdienu periodā attīstītajās valstīs ir izgājis divus galvenos posmus. Pirmais posms 1970-1980 Tajā laikā lielākā daļa autoru uzskatīja, ka “papīra pārvaldība” ir nevajadzīga un novecojusi. Taču biroja darba otrais posms liecināja, ka “papīra” plūsma palielinās, un secināts, ka tradicionālā biroja darba un dokumentu apstrādes pastāvēšana datorā būs ļoti ilga.

Straujas progresa, tirgus attiecību un konkurētspējīgas ekonomikas apstākļos savlaicīga un pareiza stratēģisko un taktisko uzdevumu risināšana nosaka uzņēmuma vai organizācijas dzīvotspēju.

Dokumentēta informācija veido pārvaldības pamatu, tās efektivitāte lielā mērā ir balstīta uz informācijas ražošanu un patēriņu. Mūsdienu sabiedrībā informācija ir kļuvusi par pilnvērtīgu ražošanas resursu, svarīgu sabiedrības sociālās un politiskās dzīves elementu. Informācijas kvalitāte nosaka vadības kvalitāti. Mūsdienu apstākļos, lai uzlabotu vadības efektivitāti, ir jāpievērš pietiekama uzmanība darba ar dokumentiem uzlabošanai, jo katrs vadības lēmums vienmēr ir balstīts uz informāciju, uz oficiālu dokumentu.

Darba organizācija ar dokumentiem ietekmē vadības aparāta darba kvalitāti, vadības darbinieku organizāciju un darba kultūru. Pārvaldības darbību panākumi kopumā ir atkarīgi no tā, cik profesionāli tiek uzturēta dokumentācija. Biznesa informācija tiek sniegta dažāda veida dokumentu veidā. Pētījumi liecina, ka 75% no organizācijas darbinieku darba laika paiet dokumentu sagatavošanai, uzturēšanai, aizpildīšanai, kopēšanai un pārsūtīšanai. Saskaņā ar ISO (Starptautiskā standartu organizācija) dokumentu pārvaldība kļūst par vienu no galvenajiem jebkura uzņēmuma konkurētspējas faktoriem. Tas nozīmē īpašu darba organizēšanu ar dokumentiem un datiem, radīšanas procesu koordināciju, izmaiņas sadalē. Pareizi organizēta lietu vadība samazina meklēšanai nepieciešamo laiku, palielina informācijas precizitāti un savlaicīgumu, kā arī novērš tās dublēšanos.

Tirgus attiecību laikā liela nozīme tiek piešķirta biroja darba procesu mehanizācijai un automatizācijai, kas paaugstina vadībā iesaistīto darbinieku produktivitāti.

Liela uzmanība jāvelta vadības dokumentācijas atbalsta racionalizācijai jebkuras īpašuma formas uzņēmumos, jo nepilnības šī darba organizācijā rada nopietnas grūtības vadītāja un uzņēmuma darbā kopumā. Pateicoties progresīvākai dokumentu pārvaldības sistēmai, tiek panākta ātrāka oficiālo dokumentu aprite un noformēšana, to saglabāšana, izmantošana un pareiza atlase valsts glabāšanai.

Jebkura vadības aparāta darbs, tāpat kā jebkurš šodienas darbs, balstās uz darba zinātniskās organizācijas pamatiem. Jebkurš darba organizēšanas process ir metodiski jāsadala tā sastāvdaļās, līdz pat vienkāršākajām darbībām. No pārdomātas, pareizi organizētas darbības tiek veidota pilnīga zinātniskā un organizatoriskā darba ķēde.

Informācijas un dokumentācijas pakalpojumu princips ir saistīts ar to pašu darbību kopumu. Tikai dažās organizācijās tos veic manuāli, citās - ar mehanizācijas palīdzību, citās - šie procesi ir pilnībā automatizēti. Bet visi šie dokumentu apstrādes cikla posmi darbā ar dokumentiem ir līdzīgi. Tāpēc kompetentam vadošam darbiniekam ir jāspēj ne tikai pašam pareizi noformēt un noformēt dokumentus, bet arī zināt, kāda veida darbs ar šiem dokumentiem tiek veikts.

Diemžēl daudzi uzņēmumu vadītāji un darbinieki, kas ir atbildīgi par vadības dokumentācijas nodrošināšanu, nepārzina mūsdienu biroja darba pamatus un vēl jo vairāk dokumentācijas pārvaldības sarežģījumus.

Vienlaikus pareiza dokumentu sagatavošana un noformēšana atbilstoši jaunajiem standartiem ir vissvarīgākā biroja darbinieku atbildība. Informācija tiek fiksēta dokumentos, kas tai piešķir organizatorisko formu un pārvieto laikā un telpā. Dokumenti un dokumentāra informācija veido vadības lēmumu pamatu un ir to materiālais iemiesojums un nodrošina juridisku spēku. Darbam ar dokumentiem jābūt tik labi izveidotai kārtībai, lai darbinieki netiktu novērsti no uzņēmuma galvenajiem ražošanas mērķiem.

Atbildība par lietvedību parasti gulstas uz sekretāru. Šim amatam nav nepieciešama speciāla izglītība, un uz to bieži tiek pieņemti pretendenti ar minimālu darba pieredzi. Taču dokumentu pārvaldība ir atbildīga un svarīga lieta, lai uzņēmuma sekmīga darbība lielā mērā ir atkarīga no tās precizitātes un pareizības.

Biroja darbs var būt:

• vispārīgi - saistībā ar uzņēmuma pamatdarbību,
• personāls - personāla nodaļas uzturētai dokumentācijai par personālu,
• noslēpums — atrodams dažās valdības aģentūrās, un tam ir uzvedības standarti,
• elektroniski - kad daļa informācijas tiek pārraidīta digitālā formātā.

Patstāvīgi apgūt biroja darba pamatus nav grūti. Labāk ir sākt ar vissvarīgāko un būtiskāko dokumentu - lietu sarakstu.

Lietu nomenklatūra

Šis ir dokuments ar visu organizācijas “uzdevumu” sarakstu. Šajā gadījumā “uzņēmējdarbība” nozīmē viena veida vai viena veida biznesa dokumentu kolekciju.

Nomenklatūra ir sistēma, kas ļauj analizēt uzņēmuma dokumentālās darbības. Lai to apkopotu, jums ir jānosaka visu pieejamo dokumentu veidu saraksts. Pēc tam apvienojiet tos atbilstoši norādēm. Katram veidam tiek piešķirts numurs - kods, kas var sastāvēt no vairākiem cipariem vai burtiem, piemēram, izdošanas numurs, gads vai pat mēnesis, ja dokumentu apjoms ir ievērojams.

Piemēram: 01/BU/2017, kur 01 ir kārtas numurs, BU ir grāmatvedība, 2017 ir gads. Ir norādīts arī glabāšanas laiks un vieta arhīvā, kad fails tajā tiks iesniegts. Nomenklatūru var apstiprināt uz noteiktu laiku – uz gadu, 3 gadiem vai 5 gadiem, ja nav gaidāmas izmaiņas. Pirms apstiprināšanas nomenklatūras saturs ir jāpārbauda nodaļu vadītājiem, ciktāl tas attiecas uz viņu darbu.

Nomenklatūra tiek sastādīta ērtai rakstu arhivēšanai, kā arī lietu ievešanai sistēmā. Tas palīdz īsi ieskicēt biroja darba pamatus, atspoguļo galvenos biznesa dokumentu veidus, ņemot vērā uzņēmuma īpatnības. Parasti to sastāda tabulas veidā - lietas nosaukums, kods (numurs), vieta arhīvā, glabāšanas laiks. Labāk ir grupēt lietas pēc to publikācijas veida un nodaļas.

Dokumentu veidi organizācijā

Lietu skaits un dokumentu veidi ir tieši saistīti ar uzņēmuma darbības specifiku. Bieži vien dokumentu plūsma tiek sadalīta blokos, kurus veic darba jomu speciālisti. Bet ir saraksts, kas raksturīgs jebkuram uzņēmumam, neatkarīgi no tā, vai tas ir komerciāls vai valsts īpašums:

Ienākošais - viss, kas ienāk organizācijā no ārpuses - viss, kas nāca pa pastu, ar kurjeriem, personīgi piegādā citu organizāciju pārstāvji.

Izejošais – sūtīts no organizācijas – viss, kas adresēts citām juridiskām personām, kā arī fiziskām personām (atbildes, vēstules, lēmumi).

Iekšējais - ne ārpus organizācijas robežām, kas regulē uzņēmuma darbu (rīkojumi, instrukcijas, noteikumi, noteikumi utt.).

Parasti katram veidam tiek glabāts atsevišķs reģistrācijas žurnāls, kurā tiek ierakstīts sērijas numurs, datums, nosaukums, no kurienes dokuments nācis vai uz kurieni tas nosūtīts, un atbildīgās personas vārds.

Ja darbiniekiem izsniegtie dokumenti tiek ierakstīti žurnālā, saņemšanas brīdī tiek atstāts lauks parakstīšanai. Tāpat žurnālā var izdarīt atzīmi, kurā failā atbilstoši nomenklatūrai kopija tiek iesniegta glabāšanai.

Organizācija var arī glabāt žurnālus par iekšējiem komandējumiem, uzskaiti par atslēgām, ierašanās laiku darba vietā un pat telefona zvaniem. Dažkārt virsgrāmatu skaits liek izveidot virsgrāmatu žurnālu. Tas viss ir atkarīgs no vajadzības un pašreizējās prakses uzņēmumā.

Žurnāli ir jānumurē, jāšuj un jāaizzīmogo, lai novērstu iespēju nomainīt lapu.

Lietvedība ir biroja darba un dokumentu plūsmas pamati. Žurnālu un failu skaits ir atkarīgs no uzņēmuma vajadzībām un vēlmes reģistrēt visus pieejamos dokumentus.

Dokumentu aprites noteikumi

Pēc lietu nomenklatūras un nepieciešamo žurnālu saraksta izstrādes ir saprātīgi izstrādāt organizācijas dokumentu plūsmas nolikumu. Šis ir nolikums, kas izskaidro visu esošo papīru apkopošanas, pārsūtīšanas, arhivēšanas noteikumus. Tajā ir aprakstīta katras dokumentācijas plūsmas procedūra un noteikts termiņš tās pārsūtīšanai no vienas nodaļas uz citu.

Nolikuma paraugs

Noteikums palīdzēs izvairīties no neskaidrībām, atbildības pārnešanas un svarīgu biznesa dokumentu zaudēšanas. Katrai straumei tiek noteikts maršruts - piemēram: publicēšana, apstiprināšana, reģistrācija, nosūtīšana adresātam, iekļaušana arhīvā.

Plombas un zīmogi

Bieži jaunpienācēji un ne tikai viņi nevar saprast, kādos gadījumos organizācijas zīmogs ir vajadzīgs un kādos nē. Atbilde ir ļoti vienkārša: izejošās veidlapas ir sertificētas ar zīmogu, jo zīmoga klātbūtne apliecina vēstules izcelsmi. Iekšējiem papīriem nav nepieciešama drukāšana, jo Vadības paraksts šajā gadījumā ir pilnīgi pietiekams.

Ienākošie dokumenti pēc to reģistrācijas tiek nodoti vadītājam lēmuma pieņemšanai un atbildīgā iecelšanai par izpildi vai atbildi. Viņiem arī nav nepieciešams zīmogs. Nevajadzētu sajaukt zīmogu un zīmogu. Zīmogi var būt ļoti dažādi, sākot no “Ienākošais Nr...” līdz “Kopija ir pareiza”, un tiem nav juridiska spēka. Tas ir tikai palīglīdzeklis sekretāres darbam.

Sociālo sistēmu, tostarp iekšlietu struktūru, pārvaldības procesu pavada ievērojams skaits dažādu dokumentu. Nepieciešamība sakārtot visas procedūras darbam ar dokumentiem radās diezgan sen, lai gan sistemātiski papīrus sāka pētīt tikai 19. gadsimtā. Mūsdienu zinātnē zināšanu joma par dokumentu veidošanas kārtību un noteikumiem darbam ar tiem ir neatkarīga disciplīna, kas uztur saikni ar sociālās vadības teoriju.

Krievijā kopš 17. gs. tika likti pamati valsts centralizētai noteikumu izveidei darbam ar oficiāliem dokumentiem. Kopš tā laika līdz mūsdienām ir izdalīti šādi tās attīstības vēsturiskie periodi: administratīvais, koleģiālais, ministriju un padomju “zinātniskais” biroja darbs.

Mūsdienu biroja darbs sāka strauji uzlaboties, sākot ar 20. gadsimtu, sakaru tehnisko līdzekļu un datortehnoloģiju attīstības ietekmē. Daudzas standarta dokumentācijas darbības ir ieguvušas jaunu saturu, un datorizācija ir ievērojami paplašinājusi šīs darbības jomu. Attīstoties datortehnoloģijām, biroja darbs kļūst pieejams jebkuram lietotājam. Tajā pašā laikā radās iespēja patstāvīgi strādāt ar dažāda veida dokumentiem un izveidot elektroniskos arhīvus individuālai lietošanai.

Šobrīd šo tendenču ietekmē ir radies jauns termins - dokumentācijas atbalsts vadībai (DOU). Raksturīgi, ka likumdošanas aktos un sadzīvē šis termins tiek saprasts kā identisks terminam biroja darbs. Taču tas nav gluži pareizi, jo, piemēram, vadības dokumentācijas lietu vešanas principi atšķiras no lietām tiesvedībā, izmeklēšanas iestādēs, notāros un citās darbības jomās.

Biroja darbs - darbības nozare, kas nodrošina dokumentāciju un darba organizēšanu ar oficiālajiem dokumentiem. Pamatojoties uz oficiālo dokumentu aprites jomu, viņi parasti nošķir vadības un speciālo biroja darbu.

Vadības biroja darbs regulē likumdošanas aktu sistēma un veic darbības ar vadības dokumentāciju (administratīvo, organizatorisko, uzziņu). Dokumentu sistematizēšanu lietās veic pirmsskolas izglītības iestādes dienesti, un lietu nosaukumu saraksts organizācijā tiek apstiprināts īpašā dokumentā - lietu nomenklatūrā.

Īpašs biroja darbs regulē likumi, kuru īstenošana saistīta ar iestādes vai organizācijas galvenās funkcijas (tiesībaizsardzības, tiesībaizsardzības, uzraudzības, kontroles u.c.) īstenošanu. Dokumentu veidošana un sistematizācija lietās tiek veikta pēc īpašiem noteikumiem, un lietu izveidošana nav tieši saistīta ar vadības biroja darbu.

Dokumentācijas atbalsta racionālas organizēšanas nozīme ir tāda, ka tā var būtiski paaugstināt vadības procesa efektivitāti. Tajā pašā laikā esošie vispārīgie noteikumi darbam ar pārvaldības dokumentiem, to pārvietošanas un uzglabāšanas kontrole, informācijas darbs ar tiem un citas biroja darba sastāvdaļas rada apstākļus vadības darbību optimizēšanai. Tāpēc pirmsskolas izglītības iestāžu darbība parasti tiek klasificēta kā palīgdarbība, kas nodrošina vadības funkcijas.

Lai apgūtu zināšanas par biroja vadību, nepieciešams noskaidrot tās principus. Principu nozīme biroja darba organizēšanā, tāpat kā jebkurā citā cilvēka zināšanu jomā, ir tā, ka tie nosaka sākotnējos noteikumus un vispārīgos principus. Pamatprincipi ietver:

1. Unifikācijas princips - jebkura objekta apvienošana vienā
forma, sistēma. Apvienošanās process izpaužas veidošanā visvairāk
vispārējs universāls modelis, ko piemēro vairākiem objektiem ar dažiem
kopīgas pazīmes. Uz unifikācijas pamata mūsdienu biroja darbā, piemēram, tiek izstrādāti sākotnējie dokumentācijas darbību veikšanas noteikumi. Šie noteikumi ir vispārīga rakstura nozaru ministrijām un ir noteikti to normatīvajos un metodiskajos aktos.

2.Standartizācijas princips - standarta izveidošana un piemērošana kā standarta (paraugs), kas tiek pieņemts kā sākumpunkts
salīdzinot citus līdzīgus objektus ar to. Standarts kā normatīvais un metodiskais dokuments ir normu, noteikumu, prasību kopums standartizācijas objektam, ko apstiprinājusi kompetentā iestāde. Starp standartizāciju un unifikāciju nav identitātes, lai gan abi procesi ir savstarpēji saistīti. Standartizācija ir augstākā unifikācijas pakāpe, kas izteikta obligātā juridiskā formā.

3. Biroja darba sistemātiskā normatīvā un metodiskā regulējuma princips ir pamats vienotu prasību noteikšanai biroja darba organizācijai. Tiesību akti, normatīvie un metodiskie akti par biroja darbu tiek strukturēti, pamatojoties uz tiem
hierarhija un kompetence. Rezultātā tiek izveidota sistēma normatīvo un
metodiskais atbalsts.

4. Kontroles institūciju centralizācijas princips un metodiskais
biroja darba nodrošināšana atspoguļo atbilstošo funkciju nozīmi pārvaldes un vadības orgānu sistēmā. Centrālā iestāde, kas kontrolē biroja darbu nodrošināšanu Krievijas Federācijā
Gosstandart, un metodiskā kontrole - Rosarkhiv.

5. Biroja darba decentralizācijas princips izpaužas
ka katra ministrija, departaments, iestāde, uzņēmums patstāvīgi nosaka dokumentācijas atbalsta dienestu uzdevumus savās struktūrvienībās, pamatojoties uz resoru uzdevumiem. Šis princips ir ietverts biroja darba standarta instrukcijās. Tajā pašā laikā departamentu normatīvie un metodiskie dokumenti (instrukcijas) nedrīkst būt pretrunā tikai galvenajos noteikumos.

Tādējādi biroja darba zinātniskās organizācijas principu izstrāde un īstenošana ir visas sabiedrības un valsts uzdevums, jo principu piemērošana rada apstākļus nevajadzīgu dokumentu un dokumentu apstrādei tērētā laika samazināšanai. Noteiktas vienveidības trūkums darbā ar dokumentiem noved pie tā, ka to skaits var patvaļīgi palielināties, kā arī to formas un mērķis.

Biroja darba attīstības procesā tika veidota vienota terminoloģija šim darbības veidam. Daži termini parādījās datortehnoloģiju izmantošanas rezultātā biroja darbā. Visizplatītākie termini ir šādi.

Dokumentācija -informācijas ierakstīšana dažādos medijos noteiktajā formā. Tas ietver zināmu informācijas pasniegšanas veidu. Tajā pašā laikā informācijas ierakstīšanas procesam ir jānodrošina tās glabāšana uz kāda cieta nesēja - papīra, polimēra, optiskā, magnētiskā datu nesēja u.c.

Informācija- informācija par personām, priekšmetiem, faktiem, notikumiem, parādībām un procesiem neatkarīgi no to pasniegšanas formas. Attiecībā uz informācijas jēdzienu galvenais ir tās ierakstīšana, un metode (grafika, druka, ieraksts lentē utt.) ir sekundāra.

Informatīvie resursi - atsevišķus dokumentus un atsevišķus dokumentu masīvus, kā arī dokumentus un dokumentu masīvus informācijas sistēmās (bibliotēkās, arhīvos, fondos, datu bankās utt.) . Informācijas resursu veidošana un izmantošana ir Krievijas Federācijas valsts regulējuma sfēra.

dokuments - informācija, kas ierakstīta materiālā nesējā ar detaļām, kas ļauj to identificēt. Informācijas sniegšanas forma ir svarīga dokumentam. Šo formu nodrošina vairāku detaļu klātbūtne, kuru kombinācija uz dokumenta ļauj informāciju klasificēt kā noteikta veida un mērķa dokumentus, t.i. identificēt informāciju.

Dokumenta informācija - obligāts elements oficiāla dokumenta noformējumā. Pašreizējais vadības dokumentācijas standarts dokumentā norāda stingri noteiktu vietu detaļām, taču tikai dažas no tām ir obligātas un piešķir dokumentam juridisku spēku.

Oficiālie dokumenti - tie ir juridisko vai fizisko personu izveidoti dokumenti, kas noformēti un apliecināti noteiktajā kārtībā . Dokumenta jēdzienam var būt visplašākā darbības joma (redaktorā Vārds katrs fails ir dokuments). Oficiāls dokuments kļūst oficiāls tikai pēc tā pilnīgas noformēšanas un apliecināšanas, t.i. pēc nepieciešamo datu aizpildīšanas.

Dokumenta juridiskais spēks -oficiālā dokumenta īpašums, ko tai nodod spēkā esošie tiesību akti, to izdevušās institūcijas kompetence un noteiktā izpildes kārtība. Oficiālā dokumenta jēdziens nav identisks tā juridiskā spēka jēdzienam. Turklāt tikai dokumenta juridiskais spēks spēj izteikt tā administratīvo principu. Tādējādi dokumenta juridiskais spēks ietver trīs obligātās sastāvdaļas: 1) satura atbilstību likumam; 2) izdevējas iestādes pilnvaras; 3) visu nepieciešamo rekvizītu reģistrācija atbilstoši noteikta veida dokumenta prasībām.

Dokumenti tiek veidoti, iegūst juridisku spēku un cirkulē ministriju, departamentu, iestāžu, uzņēmumu un organizāciju struktūrās. Lai efektivizētu darbu ar dažādiem dokumentiem, kā arī nodrošinātu atbilstošu mijiedarbību ar dažādām nodaļām un iestādēm, tiek veidota strukturāla saikne, kas paredzēta, lai kontrolētu darba ar dokumentiem noteikumus un ieviestu vienotu biroja darba sistēmu. Šo struktūru vispārējais nosaukums ir vadības dokumentācijas atbalsta pakalpojumi.

Ierakstu pārvaldības un darba ar pilsoņu un organizāciju apelācijām departaments ir Krievijas Iekšlietu ministrijas struktūrvienība. Šī vienība ir atbildīga par vienotās lietvedības sistēmas ievērošanas uzraudzību.

Arhīva dokuments -dokuments, kas tiek saglabāts vai ir pakļauts saglabāšanai sakarā ar tā nozīmīgumu sabiedrībai, kā arī kam ir vērtība īpašniekam. Definīcija attiecas uz jebkuru dokumentu materiālā datu nesējā, ko var glabāt gan valsts, gan personīgajos arhīvos.

Biroja darba tiesiskais regulējums ir vairāku centrālo valdības un administratīvo iestāžu kompetences joma. Šo iestāžu sistēma nosaka noteikumus, noteikumus un standartus, kuriem kopā būtu jānodrošina vienota uzskaites sistēma Krievijas Federācijas teritorijā. Šai sistēmai jānodrošina:

1. Obligāti sākotnējie biroja darba principi iestādēm un organizācijām neatkarīgi no to īpašuma formas. Piemēram: valsts valoda, kurā tiek veikts biroja darbs; valsts regulējums informācijas izmantošanas jomā un citi fundamentālie noteikumi.

2. Pamatuzdevumu un noteikumu noteikšana dokumentācijas darbības jomā. Piemēram, standarta instrukciju, dokumentu paraugu izveide un citi jautājumi.

3. Prasību dokumentācijai vispārīgums svarīgākajās valsts pārvaldes jomās. Piemēram, aizsardzības spējas, tiesvedība, grāmatvedība, civilstāvoklis, veselības aprūpe, tiesībaizsardzība utt.

Vienotas lietvedības sistēmas pamats ir Krievijas Federācijas konstitūcijas noteikumi. Tādi principi kā: ikviena tiesības brīvi meklēt, saņemt, pārraidīt, ražot un izplatīt informāciju jebkurā likumīgā veidā (Satversmes 29. pants); pilsoņu tiesības personīgi pieteikties, kā arī sūtīt individuālus un kolektīvus aicinājumus valsts un pašvaldību institūcijām (Satversmes 33. pants) un virkne citu ir par pamatu biroja darba organizēšanai.

Biroja darba normatīvā un metodiskā regulējuma īpatnība iekšlietu iestāžu sistēmā ir tā, ka tā atsevišķās sastāvdaļas ir iekļautas vairuma dienestu un nodaļu funkcijās. Piemēram, dežūrdaļa ir neatkarīga operatīvās vadības institūcija, un tajā pašā laikā tai ir pienākums dokumentēt vairākus vadības darbību jautājumus. Tomēr galvenos biroja darba uzdevumus risina speciālās struktūrvienības - sekretariāti (biroji).

Krievijas Iekšlietu ministrijas normatīvajos un metodiskajos aktos par biroja darba organizēšanu termins "vadības dokumentācijas atbalsts" netiek lietots. Vienota biroja darba sistēma Krievijas Iekšlietu ministrijas aparātos un nodaļās tiek ieviesta to uzdevumu un funkciju izpildes procesā. Biroja darba sistēmas organizēšanu un pilnveidošanu, kā arī noteiktās darba ar dokumentiem kārtības ievērošanas kontroli veic ministrijas darbinieki. Biroja darba struktūrvienību vadītāji - sekretariātu (biroju) vadītāji - ir tieši atbildīgi par biroja darba organizāciju un stāvokli. Šāda nodaļa ir neatkarīga struktūrvienība. Visas darbības, kas saistītas ar biroja darba organizēšanu, ir tieši pakļautas šīs nodaļas vadītājam.

Galvenie mērķi Sekretariātus iekšlietu struktūrās var iedalīt dokumentācijas un organizatoriskajos.

Dokumentācijas uzdevumi kas saistīti ar vadības procesa dokumentēšanu un darba ar dokumentiem organizēšanu, tie ir:

1. Ienākošo dokumentu pieņemšana un uzskaite, izejošo dokumentu nosūtīšana.

2. Dokumentu sniegšana vadītājam izskatīšanai un rezolūcijas uzlikšana (īsi norādījumi par dokumenta noformēšanas kārtību).

3. Dokumentu nodošana izpildes darbiniekiem (dokumenta nodošana jāveic pret izpildītāja parakstu reģistrācijas žurnālā, norādot tā saņemšanas datumu).

4. Dokumentu noformēšanas termiņu kontrole.

5. Informācija un uzziņu darbs.

6. Dokumentu noformēšana un izgatavošana saskaņā ar vadības instrukcijām un instrukcijām, kopiju izgatavošana un izsniegšana (sagatavošana parasti ir dokumentu projektu sagatavošana).

7. Dokumentu sistematizācija un uzglabāšana biroja darbā. Glabāšana jāveic datnēs (mapēs), kurās dokumenti atrodas noteiktā (parasti hronoloģiskā) secībā – sistemātiski saskaņā ar dokumentu uzskaiti.

8. Plombu, zīmogu un veidlapu drošuma nodrošināšana. Oficiālo dokumentu reģistrācijai un apliecināšanai tiek izmantoti zīmogi, zīmogi un dokumentu veidlapas. Oficiālā zīmoga un oficiālo veidlapu drošība ir vissvarīgākais biroja darba uzdevums.

9. Lietu veidošana kārtējā biroja darbā. Pašreizējais ir uzņēmējdarbības veikšana, kā likums, kalendārā gada garumā. Katra lieta ir paredzēta noteiktai dokumentu grupai, un tai ir savs nosaukums. Lietu nomenklatūru apstiprina iekšlietu iestādes vadītājs.

10. Dokumentu un lietu sagatavošana nodošanai arhīvā. Dokumenta vērtība tiek atspoguļota noteiktajos tā glabāšanas periodos. Tieša dažādu dokumentu glabāšana ir viens no arhīvu uzdevumiem.

Biroja darba organizatoriskie uzdevumi vispārīgākajā formā tie ir saistīti ar vadības procesu optimizācijas un individuālo vadības procedūru jautājumiem. Biroja darba organizatoriskie uzdevumi ietver:

1. Vadītāja darba vietas sagatavošana.

2. Standarta biroja tehnikas un informācijas un uzziņu failu (automatizētas datu bāzes) uzturēšana.

3. Apmeklētāju pieņemšanas organizēšana, darbinieku izsaukšana pēc vadītāja norādījuma.

4. Telefonsarunu organizēšana, izziņu izsniegšana pa telefonu.

5. Komandējumu sagatavošana.

6. Sapulču, sanāksmju, kā arī stenogrāfijas sagatavošana.

7. Informācijas un uzziņu materiālu sagatavošana atbilstoši norādījumiem

rokasgrāmatas.

8. Apmācība dokumentu plūsmas organizēšanas metodēs, biroja automatizācijas rīku ieviešana.

Iepriekš minētais dokumentācijas un organizatorisko uzdevumu saraksts rada nepieciešamību paredzēt specializētu struktūrvienību izveidi sekretariātu struktūrā. Tie parasti ir mašīnrakstīšanas biroji, dokumentu kopēšanas biroji, publiskas pieņemšanas un citas struktūras. Veicamo pienākumu sarežģītību nosaka arī caur sekretariātiem cirkulējošo dokumentu apjoms. Iekšlietu struktūras administratīvā dokumentācija ir koncentrēta tieši sekretariātos. Pārējie izveidotie un saņemtie dokumenti (operatīvās, krimināllietas, uzziņa) tiek glabāti speciālajā lietvedībā vai tieši struktūrvienībās.