Eessõna

Vene Föderatsiooni standardimise eesmärgid ja põhimõtted on kehtestatud 27. detsembri 2002. aasta föderaalseadusega nr.184-FZ"Tehniliste normide kohta" ja Vene Föderatsiooni riiklike standardite kohaldamise reeglid -GOST R 1.0-2004"Standardeerimine Vene Föderatsioonis. Põhisätted"

Standardteave

1 VÄLJATÖÖTAJA Avatud Aktsiaselts "Ehituse standardimise ja standardimise metoodika keskus" (JSC "CNS"), ja avatud aktsiaselts "LENMORNIIPROEKT" meretranspordi valdkonna projekteerimiseks, mõõdistamiseks ja teadusuuringuteks (JSC "LENMORNIIPROEKT"), milles osalevad spetsialistid teistest organisatsioonidest

2 TUTVUSTAS Föderaalse Tehnilise Regulatsiooni ja Metroloogia Agentuuri tehniliste eeskirjade ja standardimise osakond

3 KINNITUD JA JÕUSTUNUD Föderaalse Tehnilise Eeskirja ja Metroloogia Agentuuri 30. novembri 2009. aasta määrusega nr 526-st

4 ESIMEST KORDA TUTVUSTATUD

Teave käesoleva standardi muudatuste kohta avaldatakse iga-aastaselt avaldatavas teabeindeksis “Riiklikud standardid” ning muudatuste ja muudatuste tekst avaldatakse igakuiselt avaldatavas teabeindeksis “Riiklikud standardid”. Läbivaatamise (asendamise) või tühistamise korral Selle standardi kohaselt avaldatakse vastav teade igakuiselt avaldatavas teabeindeksis “Riiklikud standardid”. Asjakohane teave, teated ja tekstid postitatakse ka avalikku infosüsteemi - föderaalse tehniliste eeskirjade ja metroloogiaameti ametlikule veebisaidile Internetis

Vene Föderatsiooni riiklik STANDARD

Tutvustuse kuupäev - 2010-03-01

1 kasutusala

See standard kehtestab üldreeglid paberkandjal ja elektroonilisel kujul vormistatud projekteerimis-, töö- ja muu tehnilise dokumentatsiooni registreerimiseks ja säilitamiseks arendusorganisatsioonide arhiivides.

See standard on mõeldud kasutamiseks juriidilistele ja eraisikutele, kes tegelevad hoonete ja rajatiste ehitamise projektdokumentatsiooni koostamise ja töödokumentatsiooni väljatöötamisega, sõltumata nende omandivormist ja alluvusest.

See standard ei kehtesta reegleid projekteerimis- ja töödokumentatsiooni salvestamiseks ja säilitamiseks sõjaliste ja muude rajatiste ehitamiseks, mille jaoks on määratletud ohutu käitamise ja turvalisuse erirežiim.

Selle standardi põhjal saab välja töötada organisatsioonistandardid, mis kajastavad projekteerimis- ja töödokumentatsiooni arvestuse ja säilitamise iseärasusi, võttes arvesse dokumentatsiooni mahtu, kandja tüüpi ja organisatsiooni dokumendivoo tingimusi.

2 Normatiivviited

See standard kasutab viiteid järgmistele standarditele:

4.7 Juhtudel, kui organisatsioon kasutab samaaegselt paber- ja elektroonilisi dokumente, on nende vastastikune teisendamine lubatud, järgides järgmisi reegleid:

Paberkujul projektidokumente saab teisendada failideks;

Arvuti väljundseadmete abil paberkandjal dokumendid viiakse läbi vastavalt standardile GOST 2.004;

Nõuetekohaste andmetega varustatud ja ettenähtud viisil allkirjastatud elektrooniliste digitaalallkirjadega (EDS) või muu käsitsi kirjutatud allkirja analoogiga muutuvad need failid elektroonilisteks dokumentideks (originaalid, duplikaadid, koopiad);

Elektroonilisel andmekandjal olevaid dokumente saab arvutitehnoloogia abil konverteerida paberkandjal dokumentideks ja need peavad olema allkirjastatud volitatud isikute autentsete allkirjadega;

Teisendus ei tohiks muuta dokumendi nime ja selle tüüpi olenevalt täitmisviisist ja kasutusviisist (originaal, duplikaat, koopia);

Vastastikuse ümberkujundamise tulemusena saadud dokumentidel peavad olema asjakohased viited üksteisele;

Sama liigi ja nimetusega dokumendid, olenemata täitmisvormist, on võrdsed ja vahetatavad;

Vastastikuse kirjavahetuse elektroonilisel ja paberkujul dokumentide vahel tagab arendaja.

Märkus - Elektrooniliste digitaalallkirjadega (EDS), teabe- ja identifitseerimislehtede või muude käsitsi kirjutatud allkirjade analoogidega elektrooniliste dokumentide registreerimise korra kehtestab arendaja organisatsioon.

4.8 Uute originaalide väljastamisel ja teisele organisatsioonile üleandmisel tuleks arvesse võtta ehitusprojektide süsteemi (SPDS) ja ühtse projekteerimisdokumentatsiooni süsteemi (USKD) uute, muudetud ja muudetud standardite nõudeid.

5 Originaalide arvestus ja säilitamine

5.1 Originaalide vastuvõtmine

5.1.1 Säilitamiseks vastuvõetud originaaldokumendid, mis on valmistatud paberkandjal, peavad sobima korduvaks koopiate tegemiseks (pole katkestusi, kleepimist, kulunud kohad, ebaselge tekst, read), reprograafiliseks töötlemiseks ning vastama GOST R 21.1101 ja GOST nõuetele. 2.004.

Säilitamiseks vastuvõetud elektroonilised originaaldokumendid peavad vastama GOST 2.051 nõuetele.

5.1.2 Originaalide arvestusse ja ladustamiseks vastuvõtmisel kontrollige:

Dokumentatsiooni täielikkus vastavalt köidetud köite sisule (album, kaust), põhikomplekti tööjooniste loetelu, viidete ja lisatud dokumentide loetelu, toote spetsifikatsioonid, elektrooniliste dokumentide loetelu või muu dokument, milles on loetletud deponeeritavad originaalid;

Kinnitatud allkirjade ja kuupäevade, sealhulgas projekteerimis- ja töödokumentatsiooni normikontrolli teostavate spetsialistide allkirjade olemasolu;

Peamiste kirjete õige täitmine ja dokumentide tiitellehtede kujundus vastavalt standardile GOST R 21.1101;

- õige täitmine teave- ühe või mitme elektroonilise dokumendi sertifitseerimislehed, elektrooniliste digitaalallkirjade või muude käsitsi kirjutatud allkirjade analoogide olemasolu.

Märkus - Otsuse dokumendikandja tüübi valiku, selle kasutamise iseloomu, teostamise ja originaalallkirjade, elektrooniliste digiallkirjade, teabe identifitseerimislehe või muude käsitsi kirjutatud allkirjade analoogidega kinnitamise kohta teeb dokumentatsiooni koostaja.

5.2 Originaalide registreerimine ja arvestus

5.2.1 Kõik säilitamiseks vastuvõetud originaaldokumendid registreeritakse (arvestatakse) automatiseeritud viisil võimitteautomaatsel viisil (käsitsi).

5.2.2 Registreerimisel täitke järgmised andmed:

Dokumendi inventuuri number;

- registreerimise kuupäev;

- dokumendi tähistus;

nimi;

- lehtede arv dokumendis;

- dokumendi vorming vastavalt GOST 2.301, vähendatud A1-vormingusse;

- kes dokumendi väljastas;

- allkiri dokumendi säilitamiseks vastuvõtmise kohta;

- märkus (vajadusel).

Originaalide käsitsi registreerimisel kantakse loetletud andmed inventariraamatusse, mis tehakse paberkandjal vormis 1 rakendused 3 GOST 2.501.Automatiseeritud registreerimisega toimub inventuuriraamat elektroonilisel kujul.

5.2.3 Projekteerimis-, töö- ja muu tehnilise dokumentatsiooni originaalide registreerimiseks peetakse reeglina eraldi inventariraamatuid. Sel juhul ei tohiks laonumbrid korrata. Algse kujundus- ja töödokumentatsiooni jaoks on lubatud pidada ühte inventariraamatut.

5.2.4 Iga projektidokumendi originaalile antakse inventarinumber, mis ondokumentatsiooni arvestusüksussõltumata lehtede arvust dokumendis või failide arvust, millest see koosneb.

Märkmed

1 Reeglina on dokumentide arvestuse ühik:

Projekti dokumenteerimiseks - köites (kausta) köidetud teksti- ja graafilised dokumendid;

Töödokumentatsiooni jaoks - graafilised ja tekstidokumendid, millel on iseseisev tähistus;

Muu tehnilise dokumentatsiooni jaoks - köidetud teksti- ja/või graafiliste materjalide maht, millel on oma nimi, kood või tähistus.

2 Elektroonilisel kujul dokumentide registreerimisel märkida failivorm inventariraamatu veergu “Märkus”.

3 Paberkandjal dokumentide registreerimisel märkige veergu "Märkus" andmed tehtud muudatuste, originaali tühistamise või taastamise kohta.

4 Peamiselt pidevat teksti sisaldava tekstidokumendi säilitamiseks vastuvõtmise allkiri antakse alles järgmisel leheküljel pärast tiitellehte, esitamisvälja vastavasse veergu (põhikirjadega dokumentide puhul) või muus organisatsiooni poolt määratud kohas. (dokumentide puhul, mis on vormistatud ilma põhikirjadeta).

5.2.5 Inventari number antakse originaalile sõltumata lehtede arvust dokumendis või failide arvust, millest see koosneb. Mitmest lehest koosnevas originaaldokumendis kantakse igale lehele inventarinumber. Elektroonilise originaaldokumendi laonumber on märgitud selle üksikasjade osas. Algsetes elektroonilistes dokumentides tehtud muudatused põhjustavad muudatusi vastavates üksikasjades ja atribuutides ning selle dokumendi versiooni muutmise vastavalt standardile GOST 2.503.

5.2.6 Kui köidet (albumit) või kausta on koondatud mitme dokumendi originaalid, antakse igale iseseisvat tähistust omavale dokumendile inventarinumber.

5.2.7 Dokumentatsiooni säilitamise üksusena on lubatud arvestada köidetud köidet (album, kaust), mis sisaldab mitut erineva tähistusega projektidokumentide originaali. Sel juhul köitele, albumile või kaustale määratakse üks inventari (arhiivi) number, mis on märgitud köite (albumi) tiitellehele või kausta kaanele. Sellise dokumentatsiooni registreerimiseks tuleb varustada eraldi inventariraamat.

5.2.8 Kui originaali üks või mitu lehte asendatakse või lisatakse, siis säilib neile originaalile määratud liitumisnumber.

Kui kõik lehed on asendatud, määratakse originaaldokumendile uus laonumber.

5.2.9 Projekteerimisdokumentatsiooni osade tekstiosade, samuti tehniliste uuringute tehnilise dokumentatsiooni aruandluse jaoks,tehtud ilma põhikirjadeta, neile lisaveergude ja raamideta, iga lehe alumisse ossa (jaluses) on märgitud dokumendifaili inventarinumber ja nimetus.

5.2.10 Samaaegselt algdokumentide registreerimisega tuleb täita paberkujul originaallehe esitamise väljal asuvad vastavad arvestusveerud või sisestada vastavad andmed elektroonilisse dokumenti.

Märge - Automaatregistreerimisega saab registreerimisnumbreid määrata enne originaali arhiivi vastuvõtmist.

5.2.11 Iga originaali kohta, millele on määratud laonumber, fikseeritakse selle liikumine (kliendile väljastatud koopiate valmistamine ja arvestus, muudatuste tegemine).

Originaalide liikumine registreeritakse käsitsi või automaatselt vastavalt raamatupidamiskaartidele vastavalt lisale A. Raamatupidamiskaartidel on reeglina esi- ja tagakülg, mille veerud täidetakse punktis toodud järjekorras.

5.2.12 Hoonete ja rajatiste ehitamise originaaldokumentide fikseerimise dokumentatsioonikaartidel.

5.2.13 Konkreetse hoone või rajatisega mitteseotud ehituskonstruktsioonide, toodete ja sõlmede valmistamise tüüpprojekti (taaskasutatav töö) dokumentatsiooni originaalid registreeritakse vormikohaselt registreerimiskaartidel. Vormi 3 on lubatud kasutada toodete originaaldokumentide salvestamiseks põhitööjooniste komplektidest eraldi.

5.2.14 Täitmise näide Vormil 1 oleva arvestuskaardi graafik on toodud sisse.

5.3 Originaalide säilitamine

5.3.1 Projekteerimis-, töö- ja muu tehnilise dokumentatsiooni originaale saab säilitada paberkandjal ja elektroonilisel kujul.

Paberkujul tekstidokumentide originaale säilitatakse nii köidetuna kui ka köitmata (lehekülg lehekülje haaval) - kaustadesse.

Säilitamiseks esitatud ja vastuvõetud dokumentide täitmine ja sidumine toimub vastavalt GOST R 21.1101 nõuetele.

Graafilised originaaldokumendid paberkujul A1-formaadis või väiksematel lehtedel säilitatakse voltimata kujul. Suuremaid kui A1-formaadis originaale on soovitatav hoida taignarullidel või lahtivoltitult.

5.3.2 A4- või A3-vormingusse volditud originaaldokumente (kõvakaustades) on lubatud säilitada vastavalt GOST 2.501 lisale 1. Kaustas on märgitud selles sisalduvate dokumentide registreerimisnumbrid.

5.3.3 Paberkandjal originaaldokumente võib säilitada:

Nende laonumbrite kasvavas järjekorras. Ühe inventarinumbriga kausta sees on joonised järjestatud ja salvestatud lehenumbrite kasvavas järjekorras, ilma formaate arvestamata;

Objektide kaupa - dokumentide tähistuste kasvavas järjekorras (vastavalt tööjooniste (märkide) põhikomplektidele ja neile lisatud dokumentidele);

Organisatsiooni kehtestatud muul viisil.

5.3.4 Elektroonilisel kujul originaaldokumente säilitatakse automatiseeritud süsteemide andmebaasides ja/või eraldi elektroonilistel andmekandjatel - kujundusobjekti siseselt dokumentide tähistuste kasvavas järjekorras. Dokumentide eraldi kandjatel hoidmise tingimused peaksid tagama nende ohutuse, kiire kättesaamise ja kasutussobivuse.

Et tagada automatiseeritud süsteemide elektrooniliste andmebaaside taastamine originaalide säilitamisel, tuleks teha varukoopiad. Varukoopiate tegemise reeglid (sagedus, registreerimine jne) kehtestab arendaja organisatsioon.

5.3.5 Tühistatud ja asendatud paberkandjal dokumentide originaale säilitatakse kehtivatest dokumentidest eraldi, voldituna A4 või A3 formaadis selleks ettenähtud kaustadesse. Tühistatud ja asendatud elektrooniliste dokumentide originaale säilitatakse kasutatud originaalidest eraldi.

5.4 Originaalide väljastamise kord

5.4.1 Originaaldokumendid väljastatakse muudatuste tegemiseks või kasutuskõlbmatuks muutunud originaalide taastamiseks.

Originaalide väljastamine neis muudatuste tegemiseks toimub muudatuste tegemiseks loa alusel, kviitungi vastu ja/või tellimiskaardil (seoses GOST 2.501 lisa 3 vormidega 3 ja 3a).

Muudatuste tegemise lubade logi viiakse läbi vastavalt.

5.4.2 Originaalide taastamiseks väljastamine toimub originaali hoidva organisatsiooni juhi (või tema asetäitja) korraldusel.

5.4.3 Enne muudatuste tegemist või paberkandjal originaaldokumendi taastamist tehakse sellest arhiivikoopia, millele asetatakse tempel "Arhiivikoopia" vastavalt pildile (). Templi alla märkige põhjus ja märkige dokumendi arhiivikoopia säilitamiseks vastuvõtmise kuupäev.

Arhiveeritud koopiates muudatusi ei tehta ja tellijatele neid ei väljastata. Neid hoitakse teistest koopiatest eraldi kaustades (albumites) või elektroonilisel kandjal (kõvaketas).

Kui dokumendid vormistatakse automatiseeritult ja originaaldokumente hoitakse elektroonilisel kujul automatiseeritud süsteemide andmebaasides ja/või eraldi elektroonilistel andmekandjatel, siis arhiivikoopiat ei tehta.

Rekvisiitide osas olevate elektrooniliste dokumentide arhiveeritud koopiatel peab olema vastav atribuut (täht “K”, number jne)

5.4.4 Originaaldokumendi tühistamisel kantakse selle originaali kõikidele tühistatud lehtedele tempel “Tühistati, asendati... luba nr... alates..." vastavalt pildile (). Kui tühistamine toimub ilma asendamiseta, kriipsutatakse templil sõna “asendatud”.

5.4.5 Kui originaali asemel võetakse säilitamiseks teist tüüpi dokumenti, mis on vormistatud autentsete allkirjadega, näiteks koopia, originaal vms, siis seda dokumenti säilitatakse originaalina. Sellise dokumendi esimene leht peab olema tembeldatud "Originaali asemel" vastavalt pildile ().

5.4.6 Tühistatud ja asendatud dokumentide originaale säilitatakse kehtivatest dokumentidest eraldi, järjestatuna määramise kasvavas järjekorras.

6 Originaalide taastamine

6.1 Kasutamiskõlbmatuks muutunud või kadunud originaaldokumendid tuleb taastada. Enne originaali taastamist vormistatakse rikutud või kadunud originaali mahakandmise akt vormil 4. Mahakandmise akt peab olema kinnitatud volitatud ametnikuga.

6.2 Taastatud originaalid toimivad asendatud originaalidena. Taastatud originaal peab olema taastatud originaali täpne koopia, arvestades viimaseid tehtud muudatusi.

6.3 Taastatud originaalis ei tohi reprodutseerida järgmist:

Mõõdud, pealdised, graafika, sektsioonide seerianumbrid, nende pikendusliinid ja nii edasi. joonise elemendid, mis on välja jäetud asendatud originaaliga võrreldes muudatuste tegemiseks;

Muudatuste ja nende pikendusliinide seerianumbrid, mis on tehtud varem seoses tehtud muudatustega.

6.4 Taastatud originaali muudatuste tabeli juurde dokument Üle kanda tuleks ainult viimane muudatuste kirje.

6.5 Algdokumendil (sealhulgas arveldusväljal ja muudatuste registreerimise tabeliga lehel) leitud originaalallkirjade, viisade ja kuupäevade asemel tuleb sulgudesse kirjutada taastatud originaal: “(Allkiri)” ja “(Kuupäev) )”.

6.6 Taastatud originaalid peavad olema allkirjastatud vastutava isiku poolt taastatud originaalid väljastanud osakonnajuhataja juhiste kohaselt.

Dokumendi esitamise väljale tuleks teha tindiga või masinaga taastatud paberoriginaali õigsust kinnitav silt, näiteks:

« Taastatud originaalist.

Õige: (allkiri, perekonnanimi ja kuupäev).

« Taastatud koopiast.

Õige : (allkiri, perekonnanimi ja kuupäev).

6.7 Taastatud originaaldokumendi õigsust tuleb kinnitada vastutava isiku elektroonilise digitaalallkirjaga, teabelehel või muu omakäelise allkirja analoogiga.

6.8 Dokumendi taastatud paberoriginaalil peab olema taastatud originaali registreerimisnumber. Inventuuriraamatusse tuleb teha märge dokumendi taastamise kohta.

Taastatud originaaldokumendi iga lehe välja paremas ülanurgas peab olema tindiga või templiga kiri: "Taastatud originaali nr …", mis näitab selle originaallehe taastamise seerianumbrit.

6.9 Originaalile või koopiale, millest dokument taastati, kantakse tempel: “ asendatud taastatud originaaliga Ei...." vastavalt joonisele (), millel on märgitud taastamise seerianumber ja taastatud originaali hoiule võtmise kuupäev.

7 Arvestus ja dokumentide koopiate säilitamine

7.1 Organisatsiooni arhiiv võib säilitada organisatsiooni ja alltöövõtjate koostatud dokumentide koopiaid (arhiivi- ja töökorras) paber- ja elektroonilisel kujul.

7.2 Alltöövõtjate ja teiste organisatsioonide poolt täidetud projekteerimisdokumentide koopiaid säilitatakse kaustades või köidetuna - iga hoone (rajatise) või organisatsiooni kohta eraldi.

Iga kaust (köide, album), samuti iga elektroonilise dokumendi arvestusüksus sisaldab "Sisu", mis toimub vastavaltGOST R 21.1101, Koos dokumentide loetlemine nende paiknemise järjekorras.

7.3 Arhiivikoopiad kajastavad dokumentatsiooni sisu allkirjastamise (kinnitamise), ehitamiseks üleandmise, rajatise kasutuselevõtu, restaureerimise ajal. Arhiivikoopiate olemasolu on kajastatud raamatupidamiskaartidel lisas A. Arhiivikoopiate arvestus ja säilitamine toimub vastavalt.

7.4 Paberdokumentide A4 formaadis koopiate voltimine toimub vastavalt lisale 1GOST 2.501.

7.5 Deponeeritud paberkandjal dokumentide koopiad peavad olema prinditud kontrastselt ja sileda taustaga, mis ei muuda dokumenti raskesti loetavaks. Dokumentide koopiatel tuleb reprodutseerida (ilma väljajätmisteta) kõik originaalil, duplikaadil ja originaalil olevad read, tähed, numbrid jne.

Dokumentide töökoopiad on mõeldud tootmisosakondade teenindamiseks. Töötavate registreeritud eksemplaride arvu ja nende säilitamise (väljaandmise - vastuvõtmise) koha määrab organisatsioon.

7.6 Paberkandjal dokumentide koopiate vastuvõtmisel kontrollitakse kõigi lehtede olemasolu ja dokumentatsiooni täielikkust vastavalt saatedokumentidele.

Elektroonilisel kujul dokumentide koopiate vastuvõtmisel kontrollivad nad, kas dokumendi koopia maht vastab selle koopia deklareeritud mahule baitides/kilobaitides ja vastava atribuudi olemasolu nõutavas osas (täht, number jne. ).

7.7 Teiste organisatsioonide dokumentide koopiate registreerimine (raamatupidamine) toimub vastavalt nõuetele.

7.8 Iga paberkandjal registreeritud eksemplar (või dokumentide koopiate komplekt) on tembeldatud vastavalt joonistele ja () märkides inventarinumbri, eksemplari numbri (kui on mitu eksemplari) ja registreerimiskuupäev. Määratud tempel asetatakse nähtavale kohale kausta sisulehel (köites) või dokumendikaane vasakusse ülemisse nurka.

Lahti (lehthaaval) salvestatud dokumentide koopiatel asetatakse dokumendi iga lehe vasakusse ülanurka tempel.

7.9 Dokumentide koopiad fikseeritakse käsitsi või automaatselt vastavalt lisale A koostatud raamatupidamiskaartidele.

Dokumentatsioonikaardid

Vorm 1- kontokaart (esikülg)

Vorm1a – kontokaart (tagakülg)

Vorm2 - kontokaart

Dokumentatsioonikaartidel on märgitud:

Veerus 1 - algdokumendi inventarinumber;

Veerus 2 - originaaldokumendi säilitamiseks kättesaamise kuupäev;

Veerus 3 - algdokumendi tähistus pealkirjaploki järgi ja originaaldokumendi faili nimetus vastavalt projekti elektrooniliste dokumentide loetelule;

Veerus 4 - algdokumendi nimi;

5. veerus - lehtede arv;

Veerus 6 - märge algdokumendi tühistamise, asendamise, lehtede muutmise ja originaaldokumendi taastamise kohta;

Veerus 7 - ettevõtte (kompleksi), hoone või rajatise kood;

Veerus 8 - hoone või rajatise nimetus ja ehituskoht;

9. veerus - tüübi tähis dokumentatsioon: P - projektdokumentatsiooni jaoks;
P - töödokumentatsiooni jaoks; Ja - muu tehnilise dokumentatsiooni jaoks;

Veerus 10 - dokumentatsiooni infokandja vormi tähis: B - paberkandjal dokumentide puhul; E - elektrooniliste dokumentide jaoks.

Veergudes 11, 12 - raamatupidamiskaardi lehtede seerianumbrid.

Lisa B
(informatiivne)

Näide raamatupidamiskaardi veergude täitmisest vastavalt vormile 1

Leht 3	Etapp P	Objekti nimi ja ehituskoht			Objekti kood
		N-sky autotehas Teenindusjaam			2504
Jätk. lehel 4	Vorm vabasta B*
Arv. number	kuupäeva kviitungid	Määramine	Nimi	Kol. linad	Erimärgid
3578	17.03.2008	2504-2-KZH faili	Raudbetoonkonstruktsioonid
			Ruumilised raamid
3579	Sama	2504-2-KZH . I-KP1	KP1		Muuda 1, nr 5-08, 01.05.2008
3580		2504-2-KZH . I-KP2	KP2, KP2-01
			Toodete ühendamine
3581		2504-2-KZH . I-MS1	MS1-01, MS1-02
3582		2504-2-KZH . I-MS4	MS4
3615	25.04.2008	2504-2-AR faili
3661	10.06.2008	2504-2-OV faili	Küte ja ventilatsioon
Loa number Vastuvõtmise kuupäev Muudetava dokumendi tähistus Loa väljastanud osakond Allkiri, mis kinnitab loaga nõustumist ja kuupäeva Märge Märkmed 1 Registreerimispäevik koostatakse A4 lehtedele GOST 2.301 vertikaalse või horisontaalse lehe paigutusega. 2 Graafiku mõõtmed määrab dokumendi koostaja. Templite näidised paberdokumentide salvestamiseks ja ringluseks D.1 Markide eesmärk on lihtsustada pealekandmist ning saavutada kujundus- ja töödokumentatsioonis ning raamatupidamisdokumentides olevate pealdiste ja juhiste kujutise ühtlus nende ringluse käigus. D.2 Tempel "ASENDATUD TAASTATUD ORIGINAALNr ... linnaga" märkides ära originaali taastamise järjekorranumbri ja taastamise kuupäeva, kantakse originaaldokumentidele, millest taastatud originaalid valmistati. Templi kuju on näidatud joonisel D.1. Joonis D.1 D.3 Tempel "TÜHISTATUD, ASENDATUD ... nr ... kuupäev ... aasta." kanda (märkides ära muudatuste tegemise loa numbri, registreerimise kuupäeva ja allkirjad) tühistatud originaalidele, duplikaatidele ja koopiatele, samuti projektidokumentide registreerimiskaartidele. Kui asendust pole, pange kriips. Templi kuju on näidatud joonisel D.2. Joonis D.2 D.4 Nende dokumentide originaalide puudumisel kantakse dokumentidele tempel “ORIGINAALI ASENDAMINE”. Templi kuju on näidatud joonisel D.3. Joonis D.3 D.5 Tempel “EKZ. Ei..." paigutatakse (näidates koopia numbri) kaustadesse (köited, albumid) ja üksikutele koopiatele. Templi kuju on näidatud joonisel D.4. Joonis D.4 D.6 Tempel “INV. Ei..., EKZ. Ei... linn." paigutatud (märkides inventarinumbri, eksemplari numbri ja registreerimiskuupäeva) kaustadesse (köited, albumid) ja alltöövõtjaorganisatsioonide projekteerimisdokumentide eraldi koopiad. Templi kuju on näidatud joonisel D.5. Joonis D.5 D.7 Templid “KONTROLLKOOPIA” ja “ARHIIVKOOPIA” asetatakse vastavalt koopiate kontroll- ja arhiivikoopiatele ning kaustadele (köited, albumid). Templi „KONTROLLKOOPIA” kuju on näidatud joonisel D.6. "ARHIVEERITUD KOopia" templi vorm on näidatud joonisel D.7. Joonis D.6 kuulub mahakandmisele _____________________________________________________________ ___________________ Määramine dokument Lehe number Nimi dokument osariik dokument Mahakandmise põhjus Allkirjad______________________________________________________________________ ametikoht isiklik allkiri perekonnanimi, initsiaalid ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________

* Dokumentide mahakandmisel tuleks akti lisada veerud, mis näitavad teabekandjat (paber, jälituspaber, elektrooniline kandja) ja elektroonilisel kujul olevate dokumentide mahtu baitides (kilobaitides).

Bibliograafia

[ 1] 27. oktoobri 2004. aasta föderaalseadus nr 125-FZ “Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis”

Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses loodud standardsete arhiividokumentide loetelu, mis näitab säilitusaega (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. juuli 2007. aasta korraldusega nr 1182,registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumis nr 10194, 27. september 2007)

Märksõnad:projekteerimisdokumentatsioon, ehitustööde töödokumentatsioon,isegi, ladustamine, originaaldokumendid, dokumentide koopiad, paberdokument, elektrooniline dokument

1. juunil 2014 jõustus GOST 2.501-2013 “Projektidokumentatsiooni ühtne süsteem”. Raamatupidamise ja ladustamise reeglid." Standard kehtestab üldnõuded kujundus- ja tehnoloogiliste dokumentide arvestusele ja säilitamisele paberkandjal ja elektroonilisel kandjal, mida kohaldatakse kõigis tööstusharudes.

Standardid tehnilise regulatsiooni süsteemis

27. detsembri 2002. aasta föderaalseadus N 184-FZ “Tehniliste eeskirjade kohta” klassifitseerib standardid vabatahtlikult kohaldatavateks dokumentideks, välja arvatud juhul, kui tehniliste eeskirjade ja muude regulatiivsete õigusaktidega on ette nähtud nende kohustuslik kasutamine. Samas soodustab nende kasutamine huvirühmade vastastikust mõistmist ning tagab tehnilise ja teabe ühilduvuse toote elutsükli kõigil etappidel. Ühesõnaga, standardimine lahendab toodetud toodete laiema kasutamise probleemi.

1. juunil 2014 jõustus see GOST 2.501-88 asemel. Selle standardi põhieesmärk on kehtestada nõuded kõigi tööstusharude toodete projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide arvestusele ja säilitamisele.

Muud omavahel seotud protseduurid toote projekteerimise ja tehnoloogilise dokumentatsiooni kvaliteedi tagamiseks ja säilitamiseks selle väljatöötamise etapist kuni kasutusest kõrvaldamiseni on kehtestatud terve standardite kogumiga, mis on ühendatud temaatilistes kogumites "Ühtne projekteerimisdokumentatsiooni süsteem" (USD) ja "Ühtne tehnoloogilise dokumentatsiooni süsteem" (USTD).

Riigistandardite ESKD ja ESTD põhikomplekt töötati välja ja jõustus 1968. aastal. Hetkel käib aktiivne töö nende uuendamiseks ja rahvusvaheliste standarditega ühtlustamiseks, sh arvutitehnoloogiatele kohandamisel.

Projekteerimisdokumentatsioon

Projektdokumentatsioon sisaldab jooniseid, diagramme, spetsifikatsioone, avaldusi, seletuskirju, tehnilisi tingimusi, programme ja katsemeetodeid, tabeleid, arvutusi, ekspluatatsioonidokumente, remondidokumente, juhendeid, eskiise. Iga projekteerimisdokumentatsiooni tüübi üksikasjalik määratlus on leitav

Kuna projektdokumentatsioonil on iseseisev kaubanduslik väärtus ja see on ühtlasi ka konfidentsiaalse teabe kandja, on sellega seoses soovitatav järgida kõiki vajalikke turvameetmeid, sh kontoritöö raames teostatavaid.

GOST 2.501-2013 alusel saab välja töötada organisatsiooni standardeid ja muid kohalikke eeskirju, võttes arvesse projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide arvestuse ja säilitamise iseärasusi, sõltuvalt olemasolevast tegelikkusest.

Üldsätted

Kontoritöö etapis töötamise metoodilisest reguleerimisest rääkides on sätestatud, et arvestusele ja säilitamisele eelnevad protseduurid ja toimingud tagavad:

• täidetud ja teostatud projekteerimisdokumentide visuaalne vastavus ESKD ja ESTD standardite kogumiga kehtestatud nõuetele;
• korduva kopeerimise võimalus valgustundlikule või muule vastuvõtlikule materjalile paberdokumentide (jooniste ja tekstide) säilivusastmest ja graafilistest omadustest tulenevalt;
• säilitamiseks saadud dokumentide vajalikku täielikkust ja asjaomaste ametnike tõendavate allkirjade, sealhulgas elektrooniliste digitaalsete allkirjade olemasolu.

Standard määrab, et paberkandjal tehtud dokumendid ja elektroonilised dokumendid (paberist teisendatud või tarkvara abil tehtud) on omavahel asendatavad ja samaväärsed.

Projekteerimise ja tehnoloogilise dokumentatsiooni arvestuse korraldamine

Projekteerimis- ja tehnoloogilise dokumentatsiooni arvestuse korraldamine on suunatud meetmete süsteem, mis hõlmab dokumentide otsest registreerimist, nende toodetes rakendatavuse arvestamist, samuti välis- ja sisetellijate arvestust selle dokumentatsiooni abil.

Registreerimisel palutakse teil esitada järgmised andmed:

• organisatsioon;
• dokumendi väljastanud osakond;
• dokumendi tähistus (kui selle kood on standarditega määratletud);
• dokumendi nimi (kui selle kood on standarditega määratletud);
• dokumendi nimetus olenevalt kasutusviisist (originaal, duplikaat või koopia);
• formaat;
• organisatsioon, kus originaal asub;
• registreerimisnumber (dokumendi inventari number);
• kättesaamise kuupäev (hoiule vastuvõtmine);
• lehtede arv ja dokumendi vastu võtnud isiku allkiri;
• elektroonilise disaini (tehnoloogilise) dokumendi failinimi.

Andmed sisestatakse inventariraamat :

Projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide originaalide ja duplikaatide arvestus toimub ühiselt. Erinevat tüüpi või tootmistüüpi toodete kohta peetakse eraldi laoraamatuid.

Dokumendi registreerimiskaart on mõeldud arhiivikoopiate ja teiste organisatsioonide dokumentide koopiate kättesaadavuse fikseerimiseks, dokumentide väljastamise ja tagastamise ning kohaldatavuse fikseerimiseks.

esikülg:

tagakülg:

Dokumendi registreerimiskaardi järgmiste lehtede esikülg:

Dokumendi registreerimiskaardi järgmiste lehtede tagakülg:

GOST sisaldab muid raamatupidamisvorme, samuti linke raamatupidamisvormidele täiendavates standardites.

Projekteerimis- ja tehnoloogilise dokumentatsiooni säilitamine

Säilitusprotsess hõlmab projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide paigutamist ning nende säilitamist tingimustes, mis soodustavad:

• meedia ja selles sisalduva teabe ohutus;
• leida kiiresti nende kasutamiseks vajalikud dokumendid.

Originaalide säilitamise nõuded on rangemad kui dokumentide koopiate säilitamisel. Projekteerimisdokumendid tuleks süstematiseerida vastavalt klassifitseerimistunnustele dokumentide tähistuste kasvavas järjekorras toote või arendaja organisatsiooni koodi sees. Tehnoloogilised dokumendid süstematiseeritakse vastavalt toodete töötlemise ja kokkupanemise meetoditele dokumentide tähistuste kasvavas järjekorras iga tehnoloogilise protsessi tüübi piires vastavalt teostusviisile.

Paberdokumentide koopiaid võib hoida hulgi, panna kaustadesse või köita albumitesse. Dokumentide paigutus ja virnastamise järjekord on alati ratsionaalne ja mahub toote (selle komponendi) või toote töötlemise ja komplekteerimise viisi piiridesse. Kaustade ja albumite kaaned on varustatud siltidega, mis võimaldavad dokumente tuvastada. Samuti saate töö hõlbustamiseks pakkuda sisemist inventuuri.

Suureformaadiliste dokumentide hoidmise korraldamisel on lubatud need kokku voltida nii, et oleks võimalik lugeda volditud lehe esiküljel olevaid põhilisi pealdisi. Standard sisaldab rakendust, mis soovitab võimalusi dokumentide voltimiseks, et neid kaustadesse ja albumitesse salvestada.

Kaotatud või kasutuskõlbmatuks muutunud disaini- ja tehnoloogiliste dokumentide originaalid tuleb taastada. Kui projekteerimisdokumentides, millest originaali asendav dokument taastatakse, on tehtud õiguspäraseid muudatusi, võetakse need muudatused arvesse.

Templid paberdokumentide salvestamiseks

Templid asendavad formaalselt käsitsi kirjutatud pealdisi ja juhiseid sama tüüpi olukordade kordumisel paberitöös.

	Need kantakse templiga originaaldokumentidele, millest tehakse duplikaadid, kusjuures viimasele omistatakse taastatud originaali staatus. Märgitud on seerianumber ja taastamise kuupäev.
	Märgistatud koopiate kaustadele (albumitele) ja üksikutele koopiatele. Näidatud on koopia number.
	See kinnitatakse teatistega tühistatud originaalidele, duplikaatidele ja koopiatele, samuti raamatupidamiskaartidele. Märgitakse teate number, väljaandmise kuupäev ja allkiri. Kui asendust pole, pange kriips.
	Paigutatud kaustadesse (albumitesse) ja teiste organisatsioonide dokumentide eraldi koopiatesse. Märgitakse inventari number, eksemplari number ja registreerimiskuupäev.
	See kinnitatakse teadete alusel originaalidele, duplikaatidele ja koopiatele, mida ei saa kasutada uutes toodetes, samuti raamatupidamiskaartidele.
	See on kinnitatud koopiate kontrollkoopiatele ja koopiate kaustadele (albumitele), samuti teadete ja nendele lisatud manuste kontrollkoopiatele.
	See on kinnitatud koopiate arhiivikoopiatele ja koopiate kaustadele (albumitele), samuti teadete ja nendele lisatud manuste kontrollkoopiatele.
	Kantakse dokumentidele nende dokumentide originaalide puudumisel.
	See kleebitakse ühekordselt välja antud dokumentide koopiatele ilma nende dokumentide muudatuste kohta hilisema teatise saatmiseta.
	See kinnitatakse projekteerimisdokumentide koopiatele, mis väljastatakse jooksva tegevuse jaoks originaale valmistavale või tootmises olevate toodete valmistamise järelevalvet teostavale osakonnale.
	See kinnitatakse tehnoloogiliste dokumentide koopiatele, mis väljastatakse jooksva tegevuse jaoks osakonnale, mis toodab originaale või jälgib tootmises olevate toodete valmistamist.

Lisaks ülaltoodule on lubatud kasutada ka muude trükistega templeid, mis lihtsustavad pealdiste kandmist dokumentidele.

Kinnitatud veebruaris 2006 (IUS 9-2006)


Tehti muudatus, mis avaldati IUS nr 4, 2009

Muudatuse tegi andmebaasi tootja


Käesolev standard kehtestab üldnõuded kõigi tööstusharude toodete paber- ja elektroonilisel kujul vormistatud projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide (edaspidi dokumendid) arvestusele ja säilitamisele.

Selle standardi alusel saab välja töötada standardeid, mis võtavad arvesse projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide arvestuse ja säilitamise iseärasusi, olenevalt dokumentatsiooni mahust ja dokumentide liikumise tingimustest.

1. ÜLDNÕUDED

1. ÜLDNÕUDED

1.1. Paberkandjal dokumentide koopiate voltimine toimub vastavalt 1. lisale.

1.2. Kõik ettevõttes kättesaadavad dokumentide originaalid, duplikaadid ja koopiad (edaspidi originaalid, duplikaadid ja koopiad) kuuluvad registreerimisele ja säilitamisele vastavalt punktile 2 ja lisale 2*.
________________
Ettevõtte all tuleks mõista ettevõtet või organisatsiooni.
Märk “*” tähistab neid standardi punkte, mille kohta on kommentaarid toodud lisas 5.

1.1, 1.2. (Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

1.3. Juhtudel, kui organisatsioon kasutab samaaegselt paber- ja elektroonilisi dokumente, on lubatud nende vastastikune teisendamine üksteiseks. Seda tehes järgitakse järgmisi reegleid:

- paberkujul projekteerimisdokumente saab teisendada failideks;

- vastavate andmetega varustatud ja ettenähtud korras elektrooniliste digitaalallkirjadega allkirjastatud failid muutuvad elektroonilisteks dokumentideks (originaalid, duplikaadid, koopiad);

- toodete tootmise, käitamise, remondi ja utiliseerimise protsessides kasutamiseks saab elektroonilisi dokumente arvutitehnoloogia abil konverteerida paberdokumentideks. Sellised dokumendid peavad olema allkirjastatud volitatud isikute autentsete ja kinnitatud allkirjadega, mille järel omandavad nad sama staatuse kui elektroonilised dokumendid, millelt need saadi;

- ümberkujundamine ei tohiks vähendada dokumendi seerianumbrit vastavalt GOST 2.102 tabelile 2;

Vastastikuse ümberkujundamise tulemusena saadud dokumentidel peavad olema asjakohased viited üksteisele;

- nende dokumentide omavahelise kirjavahetuse tagab arendaja.

2. ORIGINAALIDE RAAMATUPIDAMINE JA SÄILITAMINE

2.1. Säilitamiseks vastuvõetud paberkandjal valmistatud originaalid peavad sobima korduvaks koopiate tegemiseks (ilma katkestusteta, kleepimiseta, kulunud kohad, ebaselge tekst, read), reprograafiliseks töötlemiseks ning vastama GOST 2.102 ja GOST 13.1.002 nõuetele.

Säilitamiseks vastuvõetud elektroonilised originaaldokumendid peavad vastama GOST 2.051 nõuetele.

Märge. Konkreetse toote kohta valmistatakse ainult üks komplekt, mida tuleb hoida arendusettevõttes või nende kokkuleppel tootmisettevõttes*.

2.2. Originaalide arvestusse ja ladustamiseks vastuvõtmisel kontrollitakse järgmist:

1) projekteerimisdokumentide täielikkus vastavalt spetsifikatsioonidele, elektrooniliste dokumentide väljavõtetele või muudele dokumentidele, milles on loetletud üleantavad originaalid;

2) tehnoloogiliste dokumentide täielikkus vastavalt marsruudikaardile või muudele dokumentidele, kus on loetletud esitatud originaalid;

3) kehtestatud allkirjade (sh elektrooniliste digitaalallkirjade) ja kuupäevade olemasolu. Säilitamiseks ei ole lubatud vastu võtta dokumente, millel puudub normatiivkontrolli teostaja allkiri*.

2.3. Kõik säilitamiseks vastuvõetud originaalid registreeritakse (arvestatakse). Registreerimisel täitke järgmised andmed:

- dokumendi inventari number;

- registreerimise kuupäev;

- dokumendi tähistus;

- nimi;

- lehtede arv dokumendis;

- dokumendi vorming vastavalt standardile GOST 2.301;

- kes dokumendi väljastas;

- allkiri dokumendi säilitamiseks vastuvõtmise kohta;

- märkus (vajadusel).

Registreerimine võib toimuda automaatsel või mitteautomaatsel viisil (käsitsi). Käsitsi registreerimisel vormistatakse loetletud rekvisiidid originaalide inventariraamatusse vormil 1 vastavalt lisale 3. Automatiseeritud registreerimisel toimub inventuuriraamat elektroonilisel kujul.

2.4. Igale originaaldokumendile on määratud üks liitumisnumber*.

2.1-2.4 (Muudetud redaktsioon, muudatus nr 1).

2.5. Teistest ettevõtetest pärit originaalide ja duplikaatide registreerimiseks mõeldud laoraamatuid tuleks hoida eraldi põhi- ja abitoodangu toodete dokumentide jaoks.

Projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide originaalide ja duplikaatide jaoks on lubatud pidada ühte inventariraamatut ning tooteliikide (diislid, autod, traktorid, turbiinid jne) jaoks eraldi inventariraamatut, kusjuures laonumbrid ei tohiks korduda.

2.6. Samaaegselt originaalide registreerimisega tuleb täita paberkujul originaallehe esitamise väljal asuvad vastavad arvestusveerud või sisestada vastavad andmed elektroonilisse dokumenti.

2.7. Iga dokumendi kohta, millele on määratud inventarinumber, fikseeritakse selle liikumine (koopiate tegemine ja salvestamine, muudatused, rakendatavus). Originaalide liikumine registreeritakse käsitsi või automaatselt vastavalt lisa 3 vormidele 2, 2a, 2b ja 2c olevatele arvestuskaartidele.

Projekteerimisdokumentatsioonile, abitootmise ja ühikutoodangu dokumentatsioonile on lubatud arvestuskaarte mitte vormistada.

2.8. Paberkujul tuleks säilitada vastavalt klassifikatsioonitunnustele (rühmitustele) vormide kaupa dokumentide tähistuste kasvavas järjekorras igas vormingus ja arendajaettevõtte koodis.

Originaale on lubatud säilitada vorminguid arvestamata.

Elektrooniliste dokumentide originaale hoitakse automatiseeritud süsteemide andmebaasides ja/või eraldi elektroonilistel andmekandjatel. Originaalide säilitamine eraldi kandjatel toimub tootesiseste dokumentide tähistuste kasvavas järjekorras. Säilitustingimused üksikutel kandjatel peavad tagama nende ohutuse, kiire kättesaamise ja kasutuskõlblikkuse*.

2.9. Tehnoloogiliste dokumentide originaale tuleks säilitada vastavalt toote töötlemise ja kokkupanemise meetoditele, võtmata arvesse nende tähistuste kasvavas järjekorras vastavalt standardile GOST 3.1201 toote iga töötlemise ja kokkupanemise meetodi puhul.

Originaale on lubatud säilitada komplektides tehnoloogiliste dokumentide põhikirjas märgitud projekteerimisdokumentide tähistuste kasvavas järjekorras.

Tehnoloogiliste dokumentide rakendatavus registreeritakse käsitsi või automaatselt rakenduskaartidele vastavalt vormidele 2 ja 2a GOST 3.1201.

2,6-2,9. (Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

2.10. Originaalid, mis on tehtud väiksematele kui A1-formaadis lehtedele, tuleks hoiustada voltimata kujul.

A1 või suurema formaadi lehtedel tehtud originaale on soovitatav hoida taignarullidele kokku rullituna või lahtivoltitult.

2.11. Tühistatud ja asendatud dokumentide originaale tuleks hoida kehtivatest originaalidest eraldi ning need võib vastavalt 1. lisale A4- ja A3-vormingusse voltida.

3. ORIGINAALIDE TAASTAMINE

3.1. Kasutuskõlbmatuks muutunud või kadunud originaalid tuleb taastada.

Taastatud originaali saab toota alles pärast riknenud või kadunud originaali mahakandmise akti koostamist.

3.2. Taastatud originaalid toimivad asendatud originaalidena.

Taastatud originaali tuleb muuta vastavalt kõikidele enne selle taastamist väljastatud teadetele.

3.3. Taastatud originaal peab olema taastatud originaali täpne koopia, arvestades viimaseid tehtud muudatusi.

3.4. Taastatud originaal ei tohi reprodutseerida mõõtmeid, pealdisi, graafilisi kujutisi jms, mis on välistatud originaali (või koopia), millest originaal on taastatud, muudatustest teatamine.

Taastatud originaalis ei tohi reprodutseerida muudatuste ja nende juurde kuuluvate pikendusliinide seerianumbreid, mida varem rakendati seoses tehtud muudatustega.

3.5. Taastatud originaali muudatuste tabelisse tuleks üle kanda ainult viimane muudatuste kirje.

Originaali taastamisel kahel või enamal lehel olevatest dokumentidest tuleb muudatuste järjekorranumbrid, muudatusteatiste tähistused ja muud andmed iga taastatud originaali lehe viimase muudatuse kohta sisestada, lähtudes muudatuste tabeli olemasolevatest kannetest. see taastatava dokumendi leht.

Taastatud originaali muutmise registreerimislehel peavad olema taasesitatud andmed kõigi selles dokumendis varem tehtud muudatuste kohta (alates esimesest muudatusest).

3.6. Originaalilt leitud originaalallkirjade, viisade ja kuupäevade asemel (sealhulgas esitamise veeris ja vahetusleht) peab taastatud originaalil olema sulgudes „(Allkiri)” ja „(Kuupäev)”.

Varem taastatud originaalist (või sellelt võetud nimelisest koopiast) taastatud originaali valmistamisel ei tohi reprodutseerida viimasel olevat pealdist originaali taastamise kohta.

3.7. Taastatud originaalid peavad olema allkirjastatud vastutava isiku poolt originaalid väljastanud või toote valmistamist jälginud osakonnajuhataja korraldusel.

Dokumendi esitamise väljale tuleks teha tindiga või masinaga taastatud originaali õigsust kinnitav silt, näiteks:

"Restaureeritud originaalist.



"Restaureeritud koopiast.

Õige: (allkiri, perekonnanimi ja kuupäev)."

Taastatud originaaldokumendi õigsus peab olema kinnitatud vastutava isiku elektroonilise digitaalallkirjaga.

3,3-3,7. (Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

3.8. Restaureeritud originaali iga lehe välja paremas ülanurgas peab olema tindiga pealdis või tempel: “Restored original N...”, mis näitab originaali selle lehe taastamise seerianumbrit.

3.9. Taastatud originaalil peab olema taastatava originaali laonumber. Inventuuriraamatusse tuleb teha märge dokumendi taastamise kohta.

3.10. Originaalile või koopiale, millelt taastamine tehti, on tempel: “ASENDATUD TAASTATUD ORIGINAALIGA N...”, mis näitab taastamise seerianumbrit ja taastatud originaali hoiule võtmise kuupäeva.

4. jagu (välja jäetud, muudatus nr 1).

1. Kõikide vormingutega jooniste lehed tuleks esmalt voltida mööda jooni, mis on risti (pikisuunas) ja seejärel mööda jooni, mis on paralleelsed (risti) põhikirjaga.

2. Pärast voltimist jooniste lehtedel peab olema volditud lehe esiküljel põhikiri.

3. Jooniste lehed volditakse tabelites 1 ja 2 näidatud järjestuses voltimisjoontel olevate numbritega.

4. Paigaldatud on järgmist tüüpi voltimine:

1) kaustadesse vastavalt tabelile 1;

2) otseõmblemiseks vastavalt tabelile 2.

Tabel 1

Kokkupandav

Mõõdud, mm

	Kokkupandav skeem	Kokkupandav
		pikisuunaline	põiki

tabel 2

Volditav otseköitmiseks

Mõõdud, mm

		Kokkupandav skeem	Kokkupandav
			pikisuunaline	põiki

1. RAAMATUPIDAMINE JA DOKUMENTIDE KOopiate SÄILITAMINE

1.1. Säilitamiseks vastuvõetud paberkandjal dokumentide koopiad peavad olema kontrastselt prinditud ja neil peab olema sile taust ilma mitmevärviliste värvideta, mis muudavad dokumenti raskesti loetavaks. Koopiad peavad reprodutseerima (ilma väljajätmisteta) kõik originaalil, duplikaadil või originaalil leiduvad read, tähed, numbrid jne.

Paberkoopiate vastuvõtmisel kontrollige kõigi lehtede olemasolu ja dokumentatsiooni täielikkust vastavalt saatedokumentidele.

1.2. Ettevõte saab säilitada järgmisi projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide koopiaid: arhiivi-, kontroll-, töö-.

1.3. Arhiivikoopiad kajastavad toote disaini või tootmistehnoloogia seisu kliendi poolt heakskiitmise, originaalide tootmisettevõtetele üleandmise, antud disainilahenduse tootmise lõpetamise jms perioodidel. Arhiivikoopiate olemasolu kajastub registreerimiskaartidel (vorm 2, lisa 3).

Arhiveeritud koopiates ei tehta muudatusi ja neid ei väljastata tellijatele, neid säilitatakse teistest koopiatest eraldi kaustades (albumites) või elektroonilisel andmekandjal.

Paberkujul dokumentidele pannakse tempel “ARHIVEERITUD KOopia” kaustas (albumis) ja iga arhiivikoopia esiküljele nähtavale kohale. Templi alla märkida arhiivikoopia hoiulevõtmise põhjus ja kuupäev. Arhiivikoopiaid võib säilitada mikrofilmidena.

Nõutavas osas olevate elektrooniliste dokumentide arhiivikoopiatel peab olema vastav atribuut (täht, number jne).

1.4. Kontrollkoopiaid kasutatakse originaali taastamiseks, duplikaatide, töökoopiate, sertifikaatide või dokumentatsiooni kontrollimiseks, neid säilitatakse teistest koopiatest eraldi ja neid ei väljastata tellijatele.

Elektroonilise dokumendi kontrolleksemplari nõutavas osas peab olema vastav atribuut (täht, number jne).

Iga kontrolleksemplari lehe esiküljele asetatakse nähtavale kohale tempel “KONTROLLEKOPIA” (erandiks on trükiväljaannete kontrolleksemplarid ja köidetud tekstidokumendid, millel on tempel ainult kaanel ja pealkiri või esimene leht).

1,1-1,4. (Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

1.4a. Töökoopiad on ette nähtud tootmise hooldamiseks. Ringluses olevate tööeksemplaride arvu ja nende säilitamise (väljaandmise ja vastuvõtmise) koha kehtestab organisatsioon.

(lisatud täiendavalt, muudatus nr 1).

1.5. (Kustutatud, muudatus nr 1).

1.6. Sise- ja välistellijatele koopiate väljastamise (saatmise) ja tagastamise arvestust saab läbi viia käsitsi või automaatselt. Raamatupidamine toimub vorm 2, 2a dokumentide registreerimiskaartide abil vastavalt lisale 3*.

Sisetellijatele koopiate väljastamise ja tagastamise arvestust saab teostada käsitsi või automaatselt, kasutades vormi 3, 3a abonendikaarte vastavalt lisale 3*.

1.7. Paberkandjal dokumentide koopiaid hoitakse nii lahtiselt (leht lehekülje haaval) kui ka pesastatud kaustadesse või vajadusel köidetuna albumitesse.

Hulgihoidmisel (leht lehe haaval) volditakse koopiad A4 formaadile.

Albumitesse ja kaustadesse paigutatud koopiad volditakse A4- või A3-vormingusse vastavalt 1. lisale.

1.6., 1.7. (Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

1.8. Toote disainidokumentide koopiad paigutatakse toote sees asuvatesse kaustadesse (albumitesse) või toote ratsionaalselt valitud komponentide sisse.

1.9. Toodete projekteerimisdokumentide koopiad paigutatakse kaustadesse (albumitesse) järgmises järjekorras:

1) toote spetsifikatsioon;

2) toote põhikomplekti dokumendid (spetsifikaadis kirjas olevas järjekorras);

3) toote koostisosade spetsifikatsioonid ja toote põhiosade komplekti dokumendid (tähistuste kasvavas järjekorras). Toote põhikomponentide komplekti dokumendid paigutatakse pärast spetsifikatsiooni nende spetsifikatsioonis fikseerimise järjekorras;

4) spetsifikatsioonis fikseeritud osade, põhitoote ja kõigi selle komponentide joonised (tähistuste kasvavas järjekorras).

Kui detailile on väljastatud muud dokumendid (v.a joonis), siis paigutatakse need detailide joonise järel (spetsifikaadis fikseerimise järjekorras).

1.10. Tehnoloogiliste dokumentide koopiate komplekt paigutatakse kaustadesse või köidetakse albumitesse, samas kui kõik ühe toote või mitme toote jaoks välja töötatud tehnoloogilised dokumendid või toote ratsionaalselt valitud koostisosa paigutatakse ühte kausta (albumisse).

Vajadusel on lubatud ühte kausta (albumisse) paigutada tehnoloogilisi dokumente toote üksikute töötlemise ja komplekteerimise meetodite kohta.

1.11. Ühte kausta (albumisse) ei paigutata rohkem kui 200 lehte A4 formaadis vähendatud dokumente.

1.12. Kui dokumente on palju, jagatakse need osadeks ja paigutatakse mitmesse kausta (albumisse). Kaustade (albumite) või nende kaante siltidel on märgitud selle osa number, osade koguarv ja kausta (albumi) eksemplari number.

1.13. Igas kaustas (albumis) on lubatud esitada loend, mis loetleb nende asukoha järjekorras kõik selles sisalduvad dokumendid.

1.14. Jooksva töö jaoks eraldatakse originaaldokumendid väljastanud või tootmises toote valmistamist jälgivale osakonnale vastavate dokumentide koopiad. Iga koopialehe esiküljele (hulgihoidmisel) või kaustas (albumis) nähtavale kohale asetage lisas 4* toodud tempel “DISAINERI KOOPIA” või “TEHNOLOGI KOOPIA”.

(Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

1.15. Nende dokumentide koopiad, mille tellijaid pärast väljasaatmist muudatustest ei teavitata, on varustatud templiga "MUUTUST EI TEATUD".

1.16. Teiste ettevõtete dokumentide saatmise taotlustes märgitakse, kas edasiste muudatusteadete saatmiseks on vaja taotletud dokumentatsioon registreerida või mitte.

1.17. Toodete tootmise lõpetamise tõttu ringlusest kõrvaldatud dokumentide koopiad, samuti muudatuste tõttu tühistatud või asendatud dokumentide koopiad hävitatakse pärast hävitamisakti või koopiate inventari koostamist.

2. TEISTE ETTEVÕTETE DOKUMENTIDE RAAMATUPIDAMINE JA KOopiate SÄILITAMINE

2.1. Teistelt ettevõtetelt saadud dokumentide koopiad hoitakse kaustades või köidetakse albumitesse iga neid väljastanud ettevõtte kohta eraldi või iga toote kohta eraldi.

A4- või A3-formaadis volditud koopiaid on lubatud hoida hulgi (poognahaaval).

2.2. Igal kaustal (albumil) peab olema inventar, mis loetleb nende asukoha järjekorras kõik selles sisalduvad dokumendid.

2.3. Teiste ettevõtete dokumentide koopiate registreerimine (raamatupidamine) toimub vastavalt käesoleva standardi punktide 2.3 ja 2.4 nõuetele. Igale registreeritud eksemplarile (või eksemplaride komplektile) on paberkandjal tempel, millele on märgitud inventarinumber, eksemplari number (kui on mitu eksemplari) ja registreerimiskuupäev.

Kaustades (albumites) märgitud tempel asetatakse inventaris nähtavale kohale, samuti sildile või kaane vasakusse ülemisse nurka.

Hulgi (poognahaaval) säilitatavatel paberkoopiatel asetatakse tempel iga A4-formaadis dokumendi lehe või A4-vormingusse volditud dokumendi lehe vasakusse ülanurka.

2.4. Koopiad kantakse käsitsi või automaatselt raamatupidamiskaartidele vormidel 2, 2a, 2b, 2c vastavalt lisale 3.

2.3, 2.4. (Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

2.5. Teiste ettevõtete koopiad säilitatakse iga ettevõtte koodi järgi kasvavas järjestuses.

2.6. Nimetatud ärakirjade kasutamise lõpetamisel antud ettevõttes teavitatakse originaalide omanikku nende registrist kustutamiseks.

LISA 3 (soovitatav). VARURAAMATU, DOKUMENTIKAARTIDE JA TELLIMISKAARDI VORMID

LISA 3

Vorm 3a

Tellimuskaart (tagakülg)

Märge. Dokumendi registreerimiskaardil on märgitud:

1) vormi 2 veerus «Dokumendi liik» - registreeritava dokumendi liik (originaal, duplikaat või koopia);

2) vormi 2a veerus “Ühekordsed väljaanded” - tellijad, kellele antakse (saadetakse) dokumendi koopia templiga “MUUTUST EI TEATA”.

LISA 4 (soovitatav). PABRIKUJAL VALMISTATUD DOKUMENTIDE RAAMATUPIDAMISE JA RINGLUSE TAGAMISE TEEMELTE NÄIDISED

1. Markide eesmärk on lihtsustada pealekandmist ja saavutada nende ringluse ajal dokumentidesse tehtud pealdiste ja juhiste kujutise ühtlus, samuti teatistes ja raamatupidamisdokumentides.

2. Tempel "ASENDATUD TAASTATUD ORIGINAALGA N ... , ... g." märkides ära originaali taastamise järjekorranumbri ja taastamise kuupäeva, kantakse originaalidele, millest restaureeritud originaalid valmistati.

3. Tempel "TÜHISTATUD, ASENDATUD..., teatis N... kuupäevaga... g." kanda (märkides ära numbri, teate väljastamise kuupäeva ja allkirja) originaalidele, duplikaatidele ja teadete järgi tühistatud koopiatele, samuti raamatupidamiskaartidele. Kui asendust pole, pange kriips.

4. Tempel “MITTE TAOTLEDA UUES DISAINIS, KASUTAMISE ASEMEL...” asetatakse vastavate märgete alusel originaalidele, duplikaatidele ja koopiatele, mida ei saa kasutada uutes toodetes, samuti raamatupidamiskaartidele.

5. Nende dokumentide originaalide puudumisel kantakse dokumentidele tempel “ORIGINAALI ASENDUS”.

6. Koopiate kaustadele (albumitele) ja üksikutele koopiatele pannakse tempel “EX N...”, mis näitab koopia numbrit.

7. Kaustadele (albumitele) ja dokumentide eraldi koopiatele kantakse tempel “INV N..., EKZ N..., ... aasta”. ettevõtetele.

Samuti on lubatud kasutada seda templit (ilma eksemplari numbrit märkimata) trükiste ja muude originaalidena säilitatavate dokumentide näidiste registreerimisel.

8. Templid “KONTROLLKOOPIA” ja “ARHIVEERITUD KOopia” asetatakse vastavalt koopiate kontroll- ja arhiivikoopiatele ning koopiate kaustadele (albumitele). Tempel “KONTROLLKOOPIA” kantakse ka teadete kontrolleksemplaridele ja nende lisadele.

9. Originaalid väljastanud või tootmises olevate toodete valmistamist jälginud osakonnale jooksva töö tegemiseks väljastatud projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide koopiatele kantakse templid vastavalt “DISAINERI KOOPIA” ja “TEHNOLOOGIKOPIA”.

10. Tempel “MUUTUST EI OLE TEATUD” kantakse ühekordselt välja antud dokumentide koopiatele ilma nende dokumentide muutumise kohta täiendavaid teateid saatmata.

11. (välja jäetud, muudatus nr 1).

12. Võimalik on kasutada ka muud tüüpi templeid, mis lihtsustavad dokumentidele pealdiste kandmist.

(Muudetud väljaanne, muudatus nr 1).

LISA 5 (viide). KOMMENTAARID STANDARDI PUNKTIDE KOHTA

LISA 5
Teave

Punkti 1.2 juurde. Paber- ja elektrooniliste dokumentide arvestus ja säilitamine on osa ettevõttes dokumentide ringlussüsteemist.

Tähitud dokument on tellimusteenuste kasutamiseks vastuvõetud dokument (arvestusdokument).

Dokumendihaldussüsteemi funktsioonide loetelu, organisatsioonilise struktuuri ja funktsioonide jaotuse kehtestab ettevõte.

Punkti 2.1 juurde. Elektrooniliste dokumentide registreerimisel (arvestamisel) märkige veerus “Märkus” (vorm 1, lisa 3) dokumendi failivorming.

Punkti 2.2 juurde. Muude dokumentide hulgas on GOST 2.102 kohane spetsifikatsioonide loend, mida kasutatakse kahe või enama komponentide lisamisetapiga komplekside, montaažiüksuste ja komplektide ladustamiseks vastuvõetud originaalide täielikkuse kontrollimiseks.

Üksikute koosteüksuste ladustamiseks vastuvõetud elektrooniliste dokumentide täielikkuse kontroll tehakse vastavalt spetsifikatsioonile. Kogu toote kui terviku dokumentide puhul kontrollitakse dokumentide täielikkust "Elektrooniliste dokumentide väljavõtte" abil.

Punkti 2.4 juurde. Inventari number antakse originaalile sõltumata lehtede arvust dokumendis või failide arvust, millest see koosneb.

Mitmest lehest koosneval dokumendil kantakse igale lehele inventarinumber.

Elektroonilise originaaldokumendi laonumber on märgitud selle üksikasjade osas.

Punkti 2.8 juurde. Et tagada automatiseeritud süsteemide elektrooniliste andmebaaside taastamine originaalide säilitamisel, tuleks teha varukoopiad.

Varukoopiate tegemise reeglid (sagedus, registreerimine jne) kehtestab organisatsioon.

Lisale 2 (p 1.6, 1.14). Dokumentide liikumise fikseerimisel peab automatiseeritud süsteem tagama muudatusteadete ja (või) muudetud dokumentide koopiate õigeaegse levitamise tellijatele (sise- ja välistele).

LISA 5. (lisatud täiendavalt, muudatus nr 1).

Elektroonilise dokumendi tekst

koostatud Kodeks JSC poolt ja kontrollitud:
ametlik väljaanne
Projekteerimisdokumentatsiooni ühtne süsteem:
laup. GOST. - M.: Standartinform, 2008

Dokumendi läbivaatamine võttes arvesse
muudatused ja täiendused koostatud
JSC "Kodeks"

2.1. Teistelt ettevõtetelt saadud dokumentide koopiaid hoitakse kaustades või köidetakse albumitesse iga dokumendi väljastanud ettevõtte kohta eraldi või iga toote kohta eraldi.

A4- või A3-formaadis volditud koopiaid on lubatud hoida hulgi (poognahaaval).

2.2. Igal kaustal (albumil) peab olema inventar, mis loetleb nende asukoha järjekorras kõik selles sisalduvad dokumendid.

2.3. Koopiad kantakse eraldi inventariraamatusse. Igale registreeritud eksemplarile (või koopiakomplektile) kantakse tempel laonumbri, eksemplari numbri (kui on mitu eksemplari) ja registreerimiskuupäeva.

Kaustades (albumites) märgitud tempel asetatakse inventaris nähtavale kohale, samuti sildile või kaane vasakusse ülemisse nurka.

Hulgi (poognahaaval) säilitatavatel koopiatel asetatakse tempel A4-vormingus dokumendi iga lehe või A4-formaadis volditud dokumendi lehe vasakusse ülanurka.

2.4. Koopiad kantakse vastavalt vormidele raamatupidamiskaartidele 2 , 2a, 2b, 2v vastavalt taotlusele 3 .

2.5. Teiste ettevõtete koopiad säilitatakse iga ettevõtte koodi järgi kasvavas järjestuses.

2.6. Kui tähitud ärakirjade kasutamine antud ettevõttes lõpeb, teavitatakse originaalide valdajat nende registrist kustutamisest.

Inventuuriraamat

Dokumendi registreerimiskaart (esikülg)

Dokumendi registreerimiskaart (tagakülg)

Dokumendi registreerimiskaart (teise ja järgnevate lehtede esikülg)

Dokumendi registreerimiskaart (teise ja järgnevate lehtede tagakülg)

Tellimuskaart (esikülg)

Tellimuskaart (tagakülg)

Märge. Dokumendi registreerimiskaardil on märgitud:

1) vormi veerus «Dokumendi liik». 2 - registreeritava dokumendi liik (originaal, duplikaat või koopia);

2) vormi veerus «Ühekordsed väljaanded». 2a tellijad, kellele antakse (saadetakse) dokumendi koopia templiga "MUUTUSEST EI TEATATA."

RAAMATUPIDAMISE JA DOKUMENTIDE RINGLEKSE TAGAMISE TEEMELTE NÄIDISED

1. Templite eesmärk on lihtsustada pealekandmist ja saavutada nende ringluse ajal dokumentidesse tehtud pealdiste ja juhiste kujutise ühtlus, samuti teatistes ja raamatupidamisdokumentides.

2. Originaalidele, millest taastatud originaalid valmistati, kantakse tempel “ASENDATUD TAASTATUD ORIGINAALIGA nr g”, mis näitab originaali taastamise seerianumbrit ja taastamise kuupäeva.

3. Tempel “TÜHISTATUD, ASENDATUD...”, teavitades. nr.... kuupäevaga... aasta" kantakse (näidates numbri, teatise väljaandmise kuupäeva ja allkirja) originaalidele, teatiste järgi tühistatud duplikaatidele ja koopiatele, samuti raamatupidamiskaartidele. Kui asendust pole , asetatakse kriips.

4. Tempel “MITTE TAOTLEDA UUES DISAINIS, KASUTAMISE ASEMEL...” asetatakse vastavate märgete alusel originaalidele, duplikaatidele ja koopiatele, mida ei saa kasutada uutes toodetes, samuti raamatupidamiskaartidele.

5. Nende dokumentide originaalide puudumisel kantakse dokumentidele tempel “ORIGINAALI ASENDUS”.

6. Tempel ²EKZ. Ei..." paigutatakse (näidates koopia numbrit) koopiate kaustadesse (albumitesse) ja üksikutele koopiatele.

7. Tempel ²INV. Ei... EXEC. Ei......g. " paigutatakse (märkides inventarinumbri, eksemplari numbri ja registreerimiskuupäeva) kaustadesse (albumitesse) ja teiste ettevõtete dokumentide eraldi koopiad.

Samuti on lubatud kasutada seda templit (ilma eksemplari numbrit märkimata) trükiste ja muude originaalidena säilitatavate dokumentide näidiste registreerimisel.

8. Koopiate kontroll- ja arhiivikoopiatele ning koopiate kaustadele (albumitele) pannakse vastavalt templid “KONTROLLKOOPIA” ja “ARHIIVIKOPIA”. Tempel “KONTROLLKOOPIA” pannakse ka teadete ja nende lisade kontrolleksemplaridele.

9. Originaalid väljastanud või tootmises olevate toodete valmistamist jälgivale osakonnale jooksva töö tegemiseks väljastatud projekteerimis- ja tehnoloogiliste dokumentide koopiatele kantakse templid vastavalt “DISAINERI KOOPIA” ja “TEHNOLOGI KOOPIA”.

10. Tempel “MUUTUST EI OLE TEATUD” kantakse ühekordselt välja antud dokumentide koopiatele ilma nende dokumentide muutumise kohta täiendavaid teateid saatmata.

11. Riikliku vastuvõtubüroole toodete valmistamise ja vastuvõtmise kontrollimiseks eraldatud dokumentide ja muudatusteadete ning eelteadete koopiatele kantakse tempel «RIIKLIKU AKTSEPTI KOPIJA».

Iga ettevõtte raamatupidamise korraldamine nõuab põhivara ranget arvestust: töövahendeid, millega toodetakse tooteid, töid või teenuseid. Üks peamisi OS-ide ohutuse ja liikumise jälgimise mehhanisme on neile laonumbrite määramine: ainulaadsed digitaalsed ja sümbolikombinatsioonid, mis ei muutu kogu OS-i tööea jooksul. Laonumbri määramisel kasutatakse teatud tehnikaid, mis võimaldavad numbritesse ja sümbolitesse kodeerida kogu põhiteabe iga OS-i kohta. Lisaks operatsioonisüsteemile määratakse laonumbrid veel mõnele ettevõtte toimimise seisukohalt olulisele objektile.

Laonumber ja selle kasutamise omadused

Inventari number määratakse kinnistule selle registreerimiseks vastuvõtmise ajal. Pärast seda omandab see inventuuriobjekti staatuse - juhtplokk. Number kantakse objektile vastupidava värvi, vöötkoodi, graveeringu, kiirelt ja diskreetselt eemaldatava märgiga või muul sarnasel viisil. Numbrit tuleb rakendada nii, et inventuuri ajal oleks seda lihtne ja vigadeta tuvastada BU andmetega.

Peamised objektid, mille suhtes juhtimist sellisel viisil korraldatakse ja kontrolli teostatakse, on:

• OS - põhivara, organisatsiooni varaobjektid, mis on tegutsenud rohkem kui aasta, on ette nähtud tootmisvajadusteks ja mille maksumus on seadusega määratud summa;
• immateriaalsed objektid, varad (IMA) - nende hulka kuuluvad intellektuaalse töö tooted, näiteks tehnoloogia areng, tarkvaraarendus, kaubamärgid, kaubamärgid ja muud objektid, millel pole materiaalset vormi, kuid mis võivad tulevikus tuua materiaalset kasu (vt. Vene Föderatsiooni tsiviilkoodeks art 1225-1, PBU 14/07);
• mittetoodetud objektid, varad - need on loodusobjektid, maapõu, maad, veekogud jne.

Objektid, mis maksavad vähem kui 3 tuhat rubla. laonumbrit pole vaja.

Laonumbritele kehtivad järgmised kohustuslikud nõuded:

• neid ei tohiks dubleerida;
• need tuleb määrata järjekorras.

Lisaks on raamatupidamisdokumentides laonumbrite kasutamisel oluline juhinduda järgmisest olulisest teabest:

1. Laonumbri rakendamine toimub spetsiaalselt selleks loodud ja laonumbrite päevikusse kantud komisjoni olemasolul.
2. Kui inventariobjekt on eraldiseisvatest funktsionaalsetest osadest koosnev tervik, kantakse igale osale number.
3. Varuartikli teisaldamine organisatsiooni või selle allüksuste sees ei ole põhjus numbri muutmiseks või korrigeerimiseks. Laonumber ei muutu kogu selle objekti töötamise ajal, millele see on määratud.
4. Kui põhivara rendib ettevõte, siis tavaliselt võetakse see arvele rendileandja määratud numbrite järgi. Samas tuleneb Arbitraažikohtu 28.04.2013 resolutsioonist nr A55-24142/2013 11, et inventariobjekti õiguste üleandmisel näiteks liisingulepingu sõlmimisel, siis 2014. aasta 28. novembri 2013. a. sellele võib anda need õigused omandanud organisatsiooni uue inventarinumbri. Väidetakse, et inv. numbrid on organisatsiooni siseasi.
5. Registrist kustutatud (müüdud, maha kantud jne) objekti inventarinumbrit ei saa määrata teisele objektile samas organisatsioonis.

Normatiivne alus

Seadusandlus ei sisalda selget regulatiivset raamistikku, mis reguleeriks samm-sammult laonumbrite määramist. Olemas on Rahandusministeeriumi juhend nr 174n (lisa 2), mis sisaldab üldisi juhiseid inventarinumbrite määramise kohta. Lisaks kehtib munitsipaalühisettevõtetele juhend nr 157n (punkt 46), kus on mõnevõrra põhjalikumalt käsitletud sellise määramise korda. Nendest dokumentidest ja kehtivatest õigusaktidest juhindudes töötab organisatsioon iseseisvalt välja laonumbrite struktuuri ja nende määramise korra, fikseerides selle kohalikes eeskirjades (raamatupidamispoliitika jne). Numbrite määramise korda saab reguleerida ka osakonna tasandil, mille kehtestab kõrgem organisatsioon.

Varude numbrite struktuur

See omadus sõltub suuresti ettevõtte sisemistest vajadustest:

• selle suurus;
• osakondade struktuur ja olemasolu;
• võimalusi ja ressursse raamatupidamise korraldamise protsessis.

Seega saab väike organisatsioon, millel on minimaalne arv osakondi ja piiratud arv arvestusobjekte, kasutada vormi lihtsat numeratsiooni: 01, 02, 03 jne. Kui objektid asuvad erinevatel raamatupidamiskontodel, erinevates osakondades, on soovitatav lisada see teave laonumbrisse, näiteks:

• 04 — immateriaalse vara raamatupidamisarvestus;
• 03 - osakonna kood, kus objekt asub;
• 02 on selle objekti järjenumber jaotuses.

Saame laonumbri 040302.

Osakondade nimedes on lubatud kasutada ka tähemärke ja lühendeid:

• "AXO" - majandusteenistuse raamatupidamis- ja finantsteenuste jaoks;
• "SKL" - ladu jne.

Tähelepanu! Objekti laonumbri struktuuri määramisel tuleb arvestada selle liikumise võimalusega üle ettevõtte osakondade. Informatsioon tuleb genereerida nii, et oleks tagatud objekti veatu tuvastamine BU andmetega.

Protseduur peab olema fikseeritud ettevõtte arvestuspõhimõtetes.

Tüüpilised vead laonumbrite määramisel

Tehtud ebatäpsused ja vead ei saa mitte ainult tuua kaose laoartiklite arvestusprotsessi, vaid viia ka negatiivsete tagajärgedeni väliskontrolli läbiviimisel. See kehtib eriti munitsipaalettevõtete, muude valitsusorganisatsioonide ja alluvate organisatsioonide kohta. Kõige tavalisemad on loetletud allpool:

1. Vastuolud aktsepteeritud arvestuspoliitikaga: numbri pikkuse meelevaldne muutmine, tähtede tähiste lisamine sellesse või vastupidi nende ignoreerimine praktikas.
2. Numbri pealekandmine viisil, mis ei taga selle ohutust kogu objekti töötamise ajal: nõrga värvainega, siltide liimimisega jne.
3. Inventarinumbri kinnitamata jätmine selle väidetava kinnitamise võimatuse tõttu. Tõepoolest, käsk 157n võimaldab teil seda numbrit mitte füüsiliselt kinnitada, vaid ainult sisestada see sobivatel tingimustel juhtploki registritesse. Kui aga kontrollkomisjon avastab, et taotlemine oli tegelikult võimalik, võib organisatsioonil tekkida probleeme.
4. Inventarinumbri rakendamine objektidele meelevaldselt, asjatult. Näide: alla 3000 rubla väärtuses objekti nummerdamine.

Peamine

1. Laonumber on laoartikli kohustuslik tunnus.
2. Laonumbri struktuuri, pikkuse ja muude tunnuste määramine on ettevõtte siseasi. Sel juhul peab protseduur kajastuma kohalikes regulatsioonides ja võtma arvesse kehtivaid seadusandlikke akte, sealhulgas vajaduse korral osakonnasiseseid.
3. Objektid, mis maksavad vähem kui 3 tuhat rubla. ei kuulu nummerdamisele.
4. Laonumbri põhi- ja kohustuslikud nõuded on kordumatus ja järjepidevus.