Dokumentatsioon 

Mis on protokoll kontoritöös? Kuidas õigesti koostada ja vormistada OÜ asutajate üldkoosoleku protokoll. Protokolli lühivorm

Protokoll– dokument, mis sisaldab järjepidevat arvestust küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu kohta kollegiaalsete organite koosolekutel, istungitel, konverentsidel ja istungitel.

Protokoll kajastab kollegiaalse organi või töötajate rühma ühiseid otsuseid. Organisatsioonide juhtimistegevuses loodud koosolekute protokollidest tuleb eristada uurimis-, mõne haldusorgani ja heakorraorganite protokolle (näiteks sanitaarinspektori protokoll, liiklusõnnetuse protokoll jne). ), samuti lepingulist tüüpi protokollid (lahkarvamuste protokollid, erimeelsuste lepitamise protokollid, hindades kokkuleppimise protokollid jne).

Alaliste ja ajutiste kollegiaalsete organite (föderaalsete täitevorganite kolleegiumid, töökollektiivide koosolekud, aktsionäride koosolekud, direktorite nõukogu koosolekud jne) koosolekud on kohustuslikud protokollimiseks.

Protokoll koostatakse koosolekul (koosolekul) tehtud protokollide, ettekantud ettekannete ja sõnavõttude, tõendite, otsuste eelnõude ja muude materjalide alusel. Protokolli peab sekretär või muu määratud isik. Protokolli kannete õigsuse eest vastutavad koosoleku juhataja ja sekretär.

Protokollid võidakse välja anda aastal täis või lühidalt vorm, kus küsimuse arutamise käik jäetakse välja ja protokollitakse ainult selle kohta tehtud otsus.

Otsuse koosoleku protokollimise vormis teeb kollegiaalse organi juht või organisatsiooni juht.

Protokolli pealkirjaks on kollegiaalse tegevuse liigi nimetus (koosolek, koosolek jne) ja asutuse nimi, kelle tegevust protokollitakse. (sertifitseerimiskomisjoni koosoleku protokoll...; aktsionäride üldkoosoleku protokoll...).

Tekst täielik protokoll koosneb kahest osast: sissejuhatav Ja põhilised .

IN sissejuhatav osa märgitakse esimehe (juhataja), sekretäri, koosolekul viibinute ja vajadusel koosolekule (koosolekule) kutsutud isikute initsiaalid ja perekonnanimed. Kui koosolekust (koosolekust) võtavad osa erinevate valitsusorganite ja -organisatsioonide esindajad, märgitakse iga isiku töö- ja ametikoht.

Kui kohalviibijate arv ületab 15 inimest, viidatakse protokolli sissejuhatavas osas protokolli lahutamatuks osaks olevale nimekirjale, näiteks:

Kohal: 25 inimest. (nimekiri on lisatud).

Tabulaatori nullasendist vasakule (väljast) trükitakse sõnad “Esimees”, “Sekretär”, “Olevik”, mis on pealkirjast ja üksteisest eraldatud kahe intervalliga.

Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga, mis sisaldab vaadeldavate küsimuste loetelu, mis on loetletud nende tähtsuse järjekorras, märkides iga vaadeldava küsimuse kõneleja. Päevakorrapunktid koostatakse eessõnaga “O”, “About”, trükitakse vasaku veerise äärest ja nummerdatakse araabia numbritega. Küsimust või küsimuste gruppi ei soovita sõnastada sõnaga “Mitmesugust”.

Põhiosa Protokolli tekst koosneb päevakorrapunktidele vastavatest osadest. Iga jaotise tekst on üles ehitatud järgmise skeemi järgi:

KUULAS:...

KÕLARIJA:...

LAHENDATUD (OTSUSTUNUD):...

Jaotises “KUULATUD” on märgitud esineja perekonnanimi ja initsiaalid, tema ettekande sisu (sõnum, teave, aruanne). Kui ettekande teksti esitab esineja kirjalikult, on pärast kõne teema märkimist lubatud teha märge: "ettekande tekst on lisatud."

Jaotises “KÕNLEJAD” on märgitud arutelus esinenud isikute nimed ja initsiaalid, samuti nende kõned, sealhulgas küsimused esinejale. Vajadusel märgitakse kõneleja nime järel tema positsioon.

Jaotises “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)” fikseeritakse tehtud otsus, mis on sõnastatud lühidalt, täpselt, lakooniliselt vältimaks Täieliku protokolli näidis

kahekordne tõlgendus. Koos otsusega märgitakse "poolt", "vastu", "erapooletute" häälte arv, samuti nende isikute nimekiri, kes hääletusel ei osalenud. Otsus võib sisaldada ühte või mitut punkti, need on järjestatud tähtsuse järgi, igaüks neist on nummerdatud.

Sõna “KUULATUD” ette pannakse vastavalt päevakorrale number. Vasakust veerisest trükitakse suurtähtedega ja kooloniga lõppedes sõnad “KUULATUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)”. Sektsioonide “KUULATUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)” tekst trükitakse uuele reale 1,5 reavahega. Kõnelejate iga perekonnanimi ja initsiaalid trükitakse nimetavas käändes uuele reale, kõne salvestis eraldatakse perekonnanimest sidekriipsuga.

Tekst lühike protokoll koosneb samuti kahest osast. Sissejuhatavas osas märgitakse eesistuja (esimehe), sekretäri initsiaalid ja perekonnanimed, samuti kohalolijate initsiaalid ja perekonnanimed. Sõna “Present” trükitakse vasaku veerise äärest, alla joonitud ja sõna järele asetatakse koolon. Allpool on trükitud kohalolijate ametikohtade nimed ning ametikohtade nimedest paremal on nende initsiaalid ja perekonnanimed. Ametinimetusi võib näidata üldistatult. Kohalolijate mitmerealised ametinimetused trükitakse 1 reavahega.

Loetelu on protokolli põhiosast eraldatud pideva joonega.

Protokolli põhiosas on märgitud küsimuse number vastavalt päevakorrale, küsimuse sisu ja tehtud otsused.

Küsimuse nimi on nummerdatud rooma numbriga ja algab eessõnaga "O" ("Umbes"), trükitakse keskele fondisuuruses nr 15 ja alla joonitud ühe rea võrra viimase rea alla, mitte kaugemal kui üks ruum. Selle küsimuse arutelul sõna võtnud ametnike nimed on näidatud rea all. Perekonnanimed trükitakse 1 reavahega. Seejärel näidatakse selles küsimuses tehtud otsus.

Koosoleku protokollile kirjutavad alla juhataja ja sekretär. Eriti olulistel juhtudel peavad kõnelejad allkirjastama protokolli dokumendi vasaku veerise kõne salvestuse tasemel.

Protokolli kuupäev on Sündmuse kuupäev (koosolekud, koosolekud jne). Kui see kestis mitu päeva, märgitakse koosoleku algus- ja lõppkuupäev kriipsuga. Näiteks: 06/16-17/2010 või 06/16/2010-06/17/2010.

Protokollitele antakse kalendriaasta sees järjekorranumbrid iga protokollirühma jaoks eraldi: juhatuse koosolekute protokollid, kooskõlastus-, ekspertnõukogude ja muude organite protokollid. Ühiskoosolekute protokollidel on liitnumbrid, sealhulgas koosolekul osalenud organisatsioonide protokollide järjekorranumbrid.

Vajadusel saadetakse asjast huvitatud organisatsioonidele ja ametnikele protokollide koopiad vastavalt jaotusindeksile; indeksi koostab ja sellele kirjutab alla küsimuse arutamise koostanud üksuse vastutav juht. Protokollide koopiad on kinnitatud dokumendihaldusteenistuse pitseriga.

Tehtud otsused tehakse täitjatele teatavaks protokollide väljavõtetena, mis vormistatakse vastaval blanketil ja kinnitatakse büroohaldusteenistuse pitseriga.

Väljavõte protokollist on täpne koopia algse protokolli teksti osast, mis puudutab väljavõtet koostatud päevakorrapunkti.

Protokolli väljavõttes on ära toodud kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär ja ta ka kinnitab selle.

Protokoll koostatakse organisatsiooni üldplangile, millele on märgitud dokumendiliigi nimetus - “PROTO-KOL”, spetsiaalsel protokollivormil (teatud tüüpi dokumendi vorm) või A4-formaadis paberile.

Protokolli nõutavad üksikasjad on järgmised:

ü organisatsiooni nimi;

ü dokumendiliigi nimetus (PROTOKOLL);

ü kuupäev ja registreerimisnumber

ü teksti pealkiri;

ü allkirjad.

Protokolli disaini näide

akt – dokument, mitme isiku koostatud ja tuvastatud fakte või sündmusi kinnitav.

Mõnel juhul ei fikseeri aktid mitte ainult tuvastatud fakte ja sündmusi, vaid sisaldavad ka järeldusi, soovitusi ja ettepanekuid (kontrolliaktid, uuringud, auditid jne).

Aktid on oma eesmärgi ja sisu poolest väga erinevad:

· üleandmine ja vastuvõtmine (tööde, materiaalsete varade, dokumentide);

· ülevaatused (ohutusabinõude seisukord, tuleohutus; töötingimused; töötulemused);

· testimine (proovid, süsteemid, tehnoloogiad);

· eraldised hävitamiseks (materiaalsed varad, dokumendid);

· üleviimine (struktuuriüksuse ühest organisatsioonist teise);

· kehtestatud reeglite rikkumine;

· auditid, inventuurid;

· õnnetuste uurimine;

· organisatsiooni likvideerimine jne.

Aktid koostatakse kollektiivselt (vähemalt kaks koostajat). Sageli koostavad akte spetsiaalselt loodud komisjonid, mille koosseisu kinnitab organisatsiooni juht haldusdokument. Akte võivad regulaarselt koostada ka alalised komisjonid.

Peaasi akti koostamisel- asjade tegeliku seisu tuvastamine ja selle adekvaatne kirjeldamine aktis. Akt koostatakse mustandite põhjal, mida säilitatakse komisjoni või isikute rühma töö ajal ja mis sisaldavad faktilisi andmeid, kvantitatiivseid näitajaid ja muud teavet.

Akti pealkiri peab olema grammatiliselt kooskõlas sõnaga "akt", näiteks:

Ø Instituudi finantsmajandusliku tegevuse kontrollimise tõend,

Ø Materiaalse vara mahakandmise toiming.

Akti kuupäev on sündmuse toimumise kuupäev (ülevaatus, ekspertiis, ekspertiis jne).

Seaduse tekst koosneb kahest osast:

sissejuhatav osa;

põhi(väljendav) osa.

Sissejuhatav osa on ehitatud vastavalt skeemile: alusel - koostab komisjon - esimees - komisjoni liikmed - kohalviibivad (kui akt on koostatud kellegi juuresolekul).

Akti koostamise aluseks on leping, haldusdokument, normatiivdokument, millel on märgitud number ja kuupäev.

Pärast sõna «koostatud» märgitakse komisjoni nimi, ametikohad, perekonnanimed ja akti koostanud isikute initsiaalid.

Akti koostamisel osalenud isikute loetlemisel märgitakse ametikohtade nimed koos organisatsiooni tähistusega, perekonnanime ja initsiaalidega (nimetavas käändes). Kõigepealt märgitakse komisjoni esimees. Vajadusel on lubatud esitada andmeid akti koostamisel osalevate isikute isikut ja volitusi tõendavate dokumentide ning nende aadresside kohta. Komisjoni liikmete nimed on järjestatud tähestikulises järjekorras. Sõnad “Sihtasutus”, “Esimees”, “Komisjoni liikmed”, “Olevik” kirjutatakse suure algustähega.

Põhiosas märgitakse tehtud töö olemus, olemus, meetodid ja ajastus, tuvastatud faktid, samuti järeldused, ettepanekud ja järeldused. Akti sisu saab jagada lõigeteks, materjali saab esitada tabeli kujul. Vajadusel võib aktil olla lõpuosa, mis esindab akti koostanud komisjoni otsuseid, järeldusi või järeldusi.

Akti teksti lõpus on märgitud koostatud eksemplaride arv ja nende asukoht. Akti eksemplaride arv määratakse sellest huvitatud poolte arvu või normatiivdokumentide alusel.

Näiteks:

Koostatud 3 eksemplaris:

1. eksemplar - raamatupidamine,

2. eksemplar – kaubandusosakond,

3. eksemplar – ostja.

Pärast märkust akti eksemplaride arvu kohta on märge akti lisade olemasolu kohta (kui neid on).

Auditi- ja uuringuaruannete koostamisel lepitakse nende sisu kokku ametnikega, kelle tegevust aruanne kajastab. Akt loetakse vastuvõetuks ja jõustub pärast seda, kui sellele on alla kirjutanud kõik komisjoni liikmed või kõik selle koostamisel osalenud isikud.

Allkirjad on paigutatud sissejuhatava osa nimedega samas järjekorras, kuid ilma positsiooni märkimata.

Isik, kes ei nõustu akti sisuga, on kohustatud sellele alla kirjutama reservatsiooniga oma mittenõustumise kohta. Komisjoni liikme eriarvamus tuleks vormistada eraldi lehel ja lisada aktile.

Vajalikel juhtudel (kui seda nõuavad normatiivdokumendid) kinnitab aktid vastava või kõrgema organisatsiooni juht, kelle korraldusel viidi läbi toimingud, mille tulemusel akt koostatakse. Näiteks: asutuse likvideerimise akt, lõppenud säilitustähtajaga dokumentide ja toimikute hävitamiseks määramise akt.

Akt koostatakse organisatsiooni üldisele kirjaplangile või spetsiaalsele aktivormile (kindlat tüüpi dokumendi vorm). Pidevalt korduva teabega toimingute puhul tuleks kasutada šabloontekstiga vorme.

Näide teost

Toimingu nõutavad üksikasjad on järgmised:

ü organisatsiooni nimi,

ü dokumendiliigi nimetus (ACT);

ü kuupäev ja registreerimisnumber;

ü koostamise või avaldamise koht;

ü teksti pealkiri;

ü allkirjad;

ü vajadusel kooskõlastustempel (kooskõlastamist vajavad toimingud tuleb kanda kooskõlastatavate dokumentide nimekirja).

Protokoll on omamoodi aruanne, mis sisaldab protokolle küsimuste arutamise protsessi ja nende kohta koosolekutel, ärikohtumistel ja koosolekutel tehtud otsuste kohta. Sellel dokumendil on organisatsiooni- ja haldustüüpi dokumendivoo süsteemis oluline koht.

Mis on protokoll

Protokoll on aruandlusdokument, mis fikseerib selgelt ametlikel üritustel tehtud küsimuste ja otsuste arutamise käigu. Sõna täielikuma tõlgenduse annavad sõnastikud, mis defineerivad seda mõistet kui dokumenti, mis salvestab kõik, mis konkreetsel sündmusel toimub.

Üldine informatsioon

Protokolli võib nimetada teatud teavet sisaldavaks dokumendiks. See sisaldab teavet konkreetsete küsimuste arutelude edenemise kohta. Lisaks on koosoleku protokollis otsused, mis võimaldab seda liigitada haldusdokumentideks.

Koosoleku käigus on võimalik teha ainult protokolli mustand. 5 päeva jooksul tuleb protokolli koostamine täies mahus lõpule viia.

Dekoratsioon

Protokoll on mustandite alusel koostatud dokument. Kui koosoleku käigus tehti ärakiri, siis saab selle dešifreerida, vajadusel vormindada ja valmis protokolli lisada.

Sekretär kannab täielikku vastutust kogu protokolli koostamise ja säilitamise protsessi ning sellesse sisestatud andmete õigsuse eest. Teatud tüüpi protokollid tuleb täiendavalt kinnitada ettevõtte juhiga.

Minutivormid

Kasutatakse 3 protokollivormi:

  • kiirkiri;
  • täis;
  • lühidalt.

Lühiprotokollis on kirjas arutlusel olnud probleemid. Lisatud on ka osalejate nimed ja tehtud otsused. Soovitav on seda tüüpi üritus protokollida, kui koosolek on stenogrammiga salvestatud ning kõnede ja aruannete tekstid edastatakse tegevsekretärile.

Täielik protokoll ei salvesta mitte ainult ülaltoodud punkte, vaid sisaldab ka üksikasjalikumaid kirjeid. Täielik protokoll peaks võimaldama teil kajastada sündmuse üksikasjalikku pilti.

Stenograafiaprotokolli viib läbi vastutav sekretär koosoleku stenograafilise aruande alusel.

Ettevõtte juhtkond otsustab igal koosolekul, millist protokolli vormi eelistada. Kõik sellised dokumendid tuleb vormistada ettevõtte (äriühingu) kirjaplangile, märkides ära dokumendiliigi nimetuse - Protokoll. Või spetsiaalselt selleks ette nähtud valmis protokollivormil. Seda tüüpi dokumentide kohustuslikud andmed on registreerimisnumber, kuupäev, pealkiri, tekst ja vastutavate isikute allkirjad.

Kes protokolli võtab

Protokoll on dokument, mida säilitatakse sündmuse ajal. Selle peab koostama erialase ettevalmistusega sekretär. Esinemiste salvestamise kvaliteet sõltub tema kvalifikatsiooni tasemest ja kutseoskustest. Seetõttu on koosoleku protokolli koostaja valimine ürituse ettevalmistamisel vastutusrikas ülesanne.

Kuidas protokolli pidada: protokolli näidis

Protokolli pidamise näide on näha alloleval fotol. Seal esitatakse protokolli näidis. Kui koosolek toimub mitme päeva jooksul, tuleb märkida koosoleku alguskuupäev ja sidekriipsu järele lõppkuupäev. Näiteks 03/12/2016-03/14/16.

Veerus “Kohtumiskoht” on märgitud linn, kus sündmus toimus.

Protokolli pealkiri kirjutatakse genitiivis ja sisaldab sündmuse liigi (koosolek, koosolek, konverents) dekodeerimist ja kollegiaalse organi nimetust. Koosoleku liigi nimetus peab olema kooskõlas kollegiaalse organi nimega. Näiteks "komitee koosolek".

Protokolli tekstisisu on jagatud kaheks osaks:

1. Sissejuhatav osa, kus märgitakse esimehe, tegevsekretäri, kõigi kohalviibijate perekonnanimi ja initsiaalid ning päevakorra teema.

2. Põhiosa, mis kirjeldab koosoleku protsessi ennast.

Protokoll algab kohe sõnaga “esimees”, sidekriipsu järel märgitakse esimehe perekonnanimi ja initsiaalid. Sõna “sekretär” moodustatakse samal viisil. Kiireloomulistel ja kiiretel koosolekutel seda osa protokollist ei koostata.

Seejärel koostatakse kõigi kohalviibijate nimekiri. Pärast seda nimekirja kirjutatakse üles kutsutute nimed, kuhu on märgitud nende ametikohad. Pikkadel konverentsidel ja suure osavõtjate arvuga koosolekutel tuleks nende koosseis märkida eranditult kvantitatiivselt ning protokollile lisada nimede loetelu, mille kohta protokolli endasse vastav märge teha. Näiteks: "Kohal oli 42 inimest (nimekiri lisatud)."

Üritustel, kus otsuse langetamiseks on vaja teatud arvu inimesi, märgitakse jaotises „Osalenud“ inimeste arv, kes oleks pidanud kohal olema, ja osalejate arv.

Siis tuleb päevakord. Protokolli selles osas loetletakse käsitletavad probleemid. Igal neist on oma number ja see algab eessõnaga “O” (“About”).

Põhiosa protokolli tekstist on koostatud päevakorrapunktidele vastavateks osadeks.

Iga üksuse puhul saab eristada järgmisi osi:

  • Kuulasime.
  • Nad rääkisid.
  • Otsustatud (otsustatud).

Kõik need sõnad kirjutatakse uuele reale.

Kõneleja (täisnimi) ja kõigi kõnelejate andmed kirjutatakse uuele reale.

Iga päevakorrapunkti jaotise viimane osa on tõstatatud küsimuses kinnitatud otsuse (resolutsiooni) protokoll. Otsused, millel on mitu jaotist, on jagatud lõigeteks ja lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega. Otsuste resolutiivosa peab olema konkreetne ja sisaldama komponente: kes mida ja mis kuupäevaks peab tegema.

Ametnike valimisel märgitakse iga kandidaadi hääletamistulemused protokolli eraldi.

Haldusprotokoll sisaldab teavet haldusõiguserikkumiste kohta.

syl.ru

Sõna protokoll on kõigil huulil. Kontoritöötajad kuulevad seda koosolekutel regulaarselt, politseiametnikud kasutavad seda oma ametitegevuses ning riigipead ja diplomaadid on sunnitud järgima neile dikteeritud reegleid. Mis on protokoll? Seda saame teada allpool.

Mõisteprotokolli tähendus

Nagu paljudel teistel terminitel, on sellel sõnal mitu tähendust. Kõik oleneb tegevusvaldkonnast, kus nõutavat kontseptsiooni rakendatakse. Niisiis, vaatame üle levinumad olukorrad, kui on kombeks protokollist rääkida.

Kui me räägime ärikeskkonnast, siis protokoll on dokument, mis kirjeldab toimuvat sündmust (koosolek, koosolek, juhatus jne).

Oleme eespool juba maininud politseiametnikke, kes samuti koostavad sageli sarnase dokumendi. Antud juhul tähendab see kuriteo või õigusrikkumise fakti tuvastamist.

Rahvusvahelises formaadis on protokoll reeglite kogum, mida tuleb järgida ametlikel kohtumistel valitsusametnike ja diplomaatiliste tegelaste vahel. Näiteks on olemas protokoll riigipeade kohtumiste või presidendi visiidi kohta.

Kuid selles artiklis keskendume konkreetselt äriprotokollide kontseptsioonile.

Koosoleku protokoll

Ärikohtumised on kõigi ärikeskkonna protsesside lahutamatu osa. Need võivad toimuda ametlikult, arvestades määratud aega ja ainult kontoriruumides. Väga populaarsed on ka mitteametlikud ärikohtumised. Teisel juhul saate hakkama ilma vestluse protokolli kinnitusteta. Kui koosolek on ametlik, siis tuleb see vastavalt kõikidele reeglitele kirjalikult dokumenteerida.

Protokolli peab sekretär või muu seda õigust omav isik. Vestluse vooluga sammu pidamiseks proovige koostada ligikaudne nimekiri küsimustest, mida koosolekul arutatakse. Kasuks tuleks ka diktofoni olemasolu, et mitte detailidest ilma jääda, sest protokoll on väga detailne ärisündmuse kirjeldus.

Kohalviibijate ja puudujate nimed tuleb üles märkida. Teatud sõnade autorsuse täpseks märkimiseks saate teha enda jaoks märkmeid kõigi koosolekule tulijate asukoha kohta.

Iga koosoleku alguses määratakse küsimuste läbivaatamise järjekord, kirjutage see kindlasti sõna-sõnalt kirja.

Kui koosolekul oli hääletus, siis märkige selle tulemused (kui palju inimesi hääletas "poolt" ja kui palju hääletas "vastu"). Kui koosolekul oli kohal vähe inimesi, on teil võimalus üles märkida ka kõigi hääletanute nimed.

Ärge lükake protokolli koostamist liiga kaua edasi, sest selle aja jooksul võite koosoleku üksikasjad unustada.

Läbirääkimiste protokoll

Läbirääkimised erinevad tavapärasest ärikohtumisest selle poolest, et tavaliselt arutatakse ühte või paari mõlemale poolele väga olulist teemat. Sel juhul on protokoll võimalus salvestada kõik vestluse nüansid ja poolte nõuded. Alati ei lahene vaadeldav küsimus kohe pärast esimesi läbirääkimisi, mistõttu vajavad direktorid või teised töötajad koosoleku kohta aega ja täielikku teavet.

Läbirääkimiste protokollid koostatakse samal põhimõttel nagu iga äridokument.

Sellel peab olema märgitud kirjeldatava sündmuse kuupäev, dokumendi number ja nime täisversioon. Järgmiseks tuleb sissejuhatus, kus on ilmtingimata ära toodud kohalolijate nimekiri ja peamised arutletavad küsimused.

Põhiosas jaguneb teave tavaliselt kolmeks osaks: "Kuula", "Kõne" ja "Lahendatud". Protokolli täisversioon tsiteerib sõna-sõnalt kõigi kõnelejate sõnu. Mõnel juhul koostatakse protokollist väljavõte, mis dubleerib selle teatud osa.

fb.ru

Protokoll– dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, istungitel, konverentsidel.

Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite, nagu komisjonide ja ministeeriumide nõukogud, vallavalitsused, samuti teadus-, tehnika- ja metoodikanõukogud, tegevust. Lisaks saab protokollida ka struktuuriüksuste juhtide, peadirektori asetäitjate ja direktorite koosolekuid.

Levinud on ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, seminarid jne) dokumenteerimiseks protokollide koostamine.

Protokolli koostab sekretär koosolekul tehtud märkmete alusel. Need võivad olla lühikesed märkmed, ärakirjad või helisalvestised. Protokolli koostamiseks kogub sekretär kokku ettekannete ja sõnavõttude kokkuvõtted ning otsuste eelnõud enne koosolekut.

Protokoll koostatud üldvormile.

Pealkiri, kuupäev ja protokolli number

Protokolli päis on kollegiaalse organi nimi või koosoleku liik. Näiteks pedagoogilise nõukogu koosoleku (mille?) protokoll; struktuuriüksuste juhtide koosolekud jne.

Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev (protokoll reeglina koostatakse pärast koosoleku toimumist). Kui koosolek kestis mitu päeva, sisaldab protokolli kuupäev algus- ja lõppkuupäeva.

Näiteks: 21 - 24.07.2009 .

Protokolli number (indeks) on kalendriaasta või kollegiaalse organi volituste tähtaja sees toimunud koosoleku järjekorranumber.

Protokolli tekst sisaldab järgmisi osi:

  • sissejuhatav;
  • peamine

Sissejuhatav osa

Protokolli sissejuhatavas osas on pärast pealkirja märgitud koosoleku juhataja ja protokollija perekonnanimi ja initsiaalid. Uuest reast pärast sõna " kohal» loetleda tähestikulises järjekorras koosolekul osalenud ametnike perekonnanimed ja initsiaalid.

Kui koosolekul oli inimesi teistest organisatsioonidest, siis peale sõna “Esitati” trükiti uuele reale sõna “ Kutsutud"ja on märgitud kutsutud isikute nimekiri; sel juhul märgitakse iga nime ette organisatsiooni ametikoht ja nimi.

Protokolli sissejuhatavas osas päevakord on märgitud.

See koosneb koosolekul arutatavate küsimuste loetelust ja määrab nende arutamise järjekorra ja esinejate (ettekandjate) nimed. Iga päevakorrapunkt on nummerdatud araabia numbriga ja koostatakse eessõnadega "O" või "About". Näiteks: “Haridusprogrammide kinnitamise kohta”; "Õppeaasta tulemuste kokkuvõttest."

Iga punkti juures on märgitud ettekandja (väljaande koostanud ametnik).

Põhiosa

Vastavalt päevakorras olevate küsimuste järjestusele koostatakse protokolli põhiosa tekst - see peaks sisaldama nii palju jaotisi, kui palju on päevakorras olevaid punkte.

Seega vormistatakse protokolli päise osa alati ühtemoodi. Kuid protokolli teksti võib esitada erineval kujul: lühike või täielik.

Lühiprotokoll- fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused. Selliseid protokolle peetakse kõige sagedamini juhtudel, kui koosolek on operatiivse iseloomuga (vt joonis 3.3.).

Täielik protokoll- sisaldab teavet mitte ainult arutatud küsimuste, tehtud otsuste ja esinejate nimede kohta, vaid ka üsna üksikasjalikke protokolle, mis annavad edasi koosolekul osalejate ettekannete ja sõnavõttude sisu, kõiki väljendatud arvamusi, esitatud küsimusi ja märkusi, kommentaare, seisukohti. Täisprotokollid võimaldavad teil dokumenteerida koosolekust üksikasjaliku pildi (vt joonis 3.4).

Riis. 3.3. Lühiprotokolli näide

Riis. 3.4. Täieliku protokolli näide

Mis tahes protokolli kasutamisel jagatakse selle tekst nii mitmeks osaks, kui palju on päevakorras punkte.

Iga sektsioon koosneb kolmest osast: “KUULATUD”, “RÄÄKITUD”, “OTSUSTATUD” (“OTSUSTATUD”), mis trükitakse vasakust veerisest suurtähtedega. Selline kujundus võimaldab tekstis esile tuua peaesineja kõne, teema arutelus osalejad ja resolutiivosa, milles otsus formuleeritakse.

osas " KUULAS„Kõne tekst on välja öeldud. Teksti alguses märkige uuest reast nimetavas käändes kõneleja perekonnanimi. Kõne salvestus eraldatakse perekonnanimest kriipsuga. Kõne esitatakse ainsuse kolmandas isikus. Lubatud on kõne salvestamise asemel märkida perekonnanime taha (“Kõne salvestis on lisatud”, “Aruande tekst on lisatud”).

Viimasel juhul muutuvad aruanded protokolli lisaks.

osas " ESITATUD» uuelt realt nimetavas käändes märkida kõneleja perekonnanimi ja mõttekriipsu järel kõne tekst või küsimus (kui see esitati kõne ajal kõnelejale).

osas " OTSUSTAS” (“OTSUSTATUD”) kajastavad arutatavas küsimuses tehtud otsust. Resolutiivosa tekst trükitakse täismahus mis tahes protokolli vormis.

Kogu protokolli tekst trükitakse 1,5 reavahega.

Protokolli koostab koosoleku sekretär. Protokollile kirjutab alla sekretär ja see esitatakse 3 (kolme) tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist juhatajale allkirjastamiseks.

Allkirjad eraldatakse tekstist 3 reavahega. Ametikoha nimetus trükitakse vasaku veerise äärest, perekonnanime viimane täht on piiratud parema veerisega.

Päeval, mil esimees protokolli allkirjastab, tuleb see registreerida.

Väljavõte protokollist

Protokolli väljavõte on täpne koopia esialgse protokolli teksti osast, mis puudutab päevakorrapunkti, mille kohta väljavõtet koostatakse. Väljavõttes on taasesitatud kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst. Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes selle ka kinnitab. Tõend on kirjutatud käsitsi ja koosneb sõnast “Tõene”, koopiat (väljavõtet) kinnitava isiku ametikoha märgist, isiklikust allkirjast, perekonnanimest, initsiaalidest ja kuupäevast (vt joonis 3.5).

Riis. 3.5. Protokolli väljavõtte näide

Sellist haldusdokumenti kui otsust asendavad mõnikord väljavõtted protokollidest. Sel juhul toimib väljavõte vahendina tehtud otsuste täitjatele edastamiseks. Sel juhul jagab näiteks aktsiaseltsi juhatuse sekretär hiljemalt 2 (kaks) päeva pärast koosoleku protokolli allkirjastamist vastutavatele juhtidele protokolli väljavõtted üksikküsimustes. Avaldustele kirjutab alla sekretär.

Teisele organisatsioonile saadetud protokollide väljavõtted peavad olema kinnitatud pitseriga.

Protokolli originaaleksemplarid koondab sekretär vastavalt koosoleku liigile toimikuteks. Näiteks “Üldkoosolekute protokollid”, “Juhatuse koosolekute protokollid”, “Direktoriga koosolekute protokollid” jne. Juhtumi sees süstematiseeritakse protokollid numbrite ja kronoloogia järgi. Juhtumid moodustatakse kalendriaasta jooksul.

Protokoll on dokument, mis sisaldab kollegiaalsete või nõuandev organite koosolekutel küsimuste arutamise ja otsuste tegemise järjestikust protokolli. Koosoleku protokoll kajastab ühist juhtimisotsuste väljatöötamist ja vastuvõtmist. Ärikohtumistel ja läbirääkimistel saab protokollida, et fikseerida poolte vahel saavutatud kokkulepped.

  • Kuidas protokolli vormistada?
  • Millistest osadest selle dokumendi tekst koosneb?
  • Milliseid üksikasju on protokolli täitmiseks vaja?

Protokolli koostamine

Protokollid nagu dokumendiliigid kontoritöös, koostatakse koosolekul (koosolekul) tehtud käsitsi kirjutatud või häälesalvestiste, esitatud ettekannete ja sõnavõttude kokkuvõtete, tõendite, otsuste eelnõude ja muude materjalide põhjal.

Koosoleku edenemise kajastamise terviklikkuse seisukohalt on täis- ja lühiprotokolli vahel erinevusi. Täisprotokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.

Sissejuhatavas osas märgitakse: esimehe (juhataja), sekretäri, koosolekul viibinute initsiaalid, perekonnanimed ja vajadusel koosolekule (koosolekule) kutsutud isikud.

Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga, mis sisaldab arutatavate küsimuste loetelu, mis on loetletud nende käsitlemise järjekorras, märkides iga käsitletava küsimuse ettekandja.

Protokolli põhiosa moodustavad päevakorrapunktidele vastavad osad. Iga jaotise tekst on üles ehitatud järgmise skeemi järgi:

KÕLARID:

LAHENDATUD: (või OTSUSTATUD:).

Jaotises “KUULATUD” on punktid nummerdatud vastavalt päevakorrale.

Täisprotokollis saab pärast jaotist "KUULATUD" salvestada kõnelejale esitatud küsimused ja tema vastused järgmise skeemi järgi:

Korolev A.I.(küsimus):

Vastus: …

Protokolliga töötamise hõlbustamiseks võib alla joonida küsimuse esitaja perekonnanime ja sõna “Vastus”.

Protokolli põhiosas on märgitud teema number ja sisu vastavalt päevakorrale, kirjas kõneleja sõnavõtt ja fikseeritakse tehtud otsus(ud).

Kõne tekst on lisatud.

Otsus (otsus) sisaldub protokolli tekstis täismahus koosolekul vastu võetud redaktsioonis; Vajadusel esitatakse hääletustulemused:

Vastu –…,

Erapooletuks jäi –….

Ka lühiprotokolli tekst koosneb kahest osast. Sissejuhatav osa koostatakse samade reeglite järgi nagu täisprotokollis. Lühiprotokolli põhiosas jäetakse teema arutamise käik välja ja protokollitakse vaid selle kohta tehtud otsus.

Valitsusasutustes koostatakse protokollid blankettidel, näiteks:

VENEMAA FÖDERATSIOONI KULTUURIMINISTEERIUM

Föderaalarhiivi agentuur

(ROOSARCHIV)

PROTOKOLL

teadusnõukogu koosolekutel

__________________ № ____________

Teistes organisatsioonides koostatakse protokollid standardsetele paberilehtedele. Protokollide koostamiseks on mugav kasutada protokollimalle (ühtseid vorme).

Protokollide koostamisel kasutatakse järgmisi üksikasju:

  • organisatsiooni nimi - dokumendi autor;
  • dokumendi tüüp - PROTOKOLL - märkides koosoleku, koosoleku tüübi (näiteks: Föderaalse Arhiiviameti juhiga kohtumise PROTOKOLL);
  • koosoleku koht, koosolek;
  • protokolli kuupäev;
  • protokolli number.

Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja (juhataja) ja protokollija (kõigepealt juhataja allkiri, seejärel - allpool - sekretär). Üks protokolli eksemplar on allkirjastatud.

Protokolli kuupäev on koosoleku toimumise kuupäev.

Protokollid registreeritakse ja neile omistatakse kalendriaasta sees järjekorranumbrid iga protokollirühma jaoks eraldi: kooskõlastus-, ekspert-, metoodiliste ja muude organite koosolekute protokollid. Ühiskoosolekute protokollidel on liitnumbrid, sealhulgas koosolekul osalenud organisatsioonide protokollide järjekorranumbrid.

Kollegiaalsuse alusel tegutsevates valitsusorganites väljastatakse haldusdokumente protokollide alusel: otsused (otsused) (igas küsimuses eraldi).

Tehtud otsused edastatakse täitjatele protokollide koopiatena (protokollide väljavõtted), mis saadetakse huvitatud organisatsioonidele ja ametnikele vastavalt jaotusindeksile (nimekirjale). Protokollide koopiad (protokollide väljavõtted) on kinnitatud dokumendihaldusteenistuse (protokolliosakonna) pitseriga.

Protokollide koostamise reeglid on kehtestatud organisatsiooni dokumendihaldusjuhendis (DOW).

V.F. Yankovaya, Ph.D. ist. Teadused, dotsent, asetäitja VNIIDAD direktor

Palun vastake kahele küsimusele koosoleku/koosoleku protokolli koostamise kohta:
  • Kui päevakorras on infoteema, näiteks “Ehitamise käigust...”, siis:
    • Kas on vaja teha mõni otsus, näiteks: "Võtke arvesse." Või võib küsimuse jätta ilma resolutiivosata?
    • Kas sellised küsimused peaks üldse päevakorda võtma?
  • Kas otsust nõudva küsimuse arutamise ajal on protokollis alati vaja vähemalt lühidalt märkida sõnavõttude sisu või võib lihtsalt märkida: "Arutelu peeti ..." ja seejärel - "Lahendatud (otsustatud)" ?
    • Küsimusele vastab ajakirja ekspert K.M Bryzgalova

    Vastus esimesele küsimusele Lugeja sisaldub juba protokolli kui dokumendiliigi definitsioonis: protokoll on dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsustamise käigu kollegiaalsete organite koosolekutel, nõupidamistel, konverentsidel ja istungitel, s.o. juhtimisotsuste tegemise protsess ja otsused ise.

    Niisiis sisaldab protokoll küsimuste arutamise edenemise ja nende kohta otsuste vastuvõtmise protokolli. Kui koostatakse informatiivse iseloomuga korraline aruanne, mis ei kuulu arutelule ja selle kohta otsuseid ei võeta, siis pole mõtet seda eraldi päevakorrapunktina võtta. Siis ei pea sellist otsust nagu “Võta teadmiseks” protokolli kirja panema.

    Kui lugeja küsimust tuleb mõista kui küsimust selle kohta, kas on põhimõtteliselt lubatud kirjutada tehtud otsusena sõnastust «Võta teadmiseks», siis on vastus sellele jaatav. Jah, see on vastuvõetav. Tõepoolest, isegi lühiprotokolli näidisvormingus, mis on esitatud föderaalsete täitevorganite kontoritöö standardjuhiste lisas nr 10, on selline otsuse sõnastus olemas (vt näide 2).

    Kuid tegelikus juhtimispraktikas on "alasti teave" äärmiselt haruldane. Ja ehituse edenemine nõuab pidevat jälgimist. Vähemalt sellise aruande tulemuste põhjal võib otsustada määrata ehituse käigust teavitamise järgmine kuupäev, näiteks kuu aja pärast järgmisel koosolekul või esitatava kirjaliku aruande vormis. konkreetsetele ametnikele.

    Seega ei saa küsimus "Ehitamise edenemise kohta..." olla mitte ainult informatiivne. Sõltuvalt ehituse edenemisest võivad koosolekul/koosolekul viibijad:

    • või kinnitada (kui kõik läheb eelnevalt planeeritud plaani järgi),
    • või otsustada erakorraliste abinõude vajaduse üle olukorra parandamiseks, tähtaegade nihutamiseks, tööplaani muutmiseks jne,
    • ning määrake ka järgmise “kontrollpunkti” kuupäev ja vorm.

    Selgub, et ehituse edenemise aruande tulemuste põhjal tehakse ikkagi kollegiaalne otsus. Seejärel tuleb selle sõnastus fikseerida protokollis osas "OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)".

    Vasta teisele küsimusele Lugejale on abiks protokolli koostamise reeglid, mis sisalduvad föderaalsete täitevorganite kontoritöö tüüpjuhistes (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldusega nr 536).

    Protokolli tekst koosneb kahest osast:

    • sissejuhatav ja
    • põhilised.

    Täielike protokollide näidis. näites 1.

    Sissejuhatavas osas on märgitud esimees, sekretär ja kohalolijad (kutsutud). Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga – käsitletavate küsimuste loetelu, mis on loetletud nende tähtsuse järjekorras, märkides iga päevakorrapunkti ettekandja. Iga küsimus on nummerdatud araabia numbriga ja selle nimi algab eessõnaga “O” (“About”), mis trükitakse vasaku veerise äärest.

    Protokolli põhiosa jaguneb vastavalt päevakorrapunktidele osadeks. Iga jaotise tekst on üles ehitatud skeemi järgi: "KUULAS - RÄÄKIS - OTSUSTAS (OTSUSTAS)."

    Osas “RÄÄKIMINE” on märgitud kõigi sel teemal sõna võtnud isikute nimed ja initsiaalid ning nende sõnavõttude lühikokkuvõte. Kõne sisu saab vormistada eraldi, siis lisatakse protokolli joonealune märkus “kõne tekst on lisatud” (vt protokolli punkt 2 näitest 1).

    Kui kõnesid või arutelusid ei peetud, siis osa “RÄÄKIMINE” lihtsalt ei kuulu; siis koosneb see protokolli osa ainult kahest osast: "KUULDUD" ja "OTSUSTATUD (OTSUSTATUD)" (vt näite 1 protokolli jaotist 1).

    Bürootöö praktikas kasutatakse lühikest protokolli ka siis, kui küsimuste arutamise käigu üksikasjalikku protokolli ei nõuta. Andsime selle vormi näites 2.

    Selline protokoll näitab ainult:

    • kohalolijate nimekiri,
    • käsitletavad küsimused ja
    • tehtud otsused.

    Kõigepealt vaatame, kuidas föderaalsete täitevorganite kontoritöö standardjuhised näevad ette protokolli lühivormi koostamise. Samal ajal tuletame teile meelde, et selle dokumendi sätted on siduvad ainult föderaalvõimudele. Teised organisatsioonid võivad omal äranägemisel laenutada Tüüpjuhendis kirjeldatud dokumentide vorme ja töötehnoloogiaid.

    Dokumendi fragment

    Venemaa Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldusega nr 536 kinnitatud tüüpjuhised föderaalsete täitevvõimude kontoritööks

    2.7.3.4. Ka lühiprotokolli tekst koosneb kahest osast. Sissejuhatavas osas märgitakse eesistuja (esimehe) initsiaalid ja perekonnanimed, samuti koosolekul viibivate isikute ametikohad, initsiaalid ja perekonnanimed.

    Sõna "Present" trükitakse vasakust veerisest, alla joonitud ja sõna lõppu asetatakse koolon. Allpool on kohalolijate ametinimetused, initsiaalid ja perekonnanimed. Ametinimetusi võib näidata üldiselt, näiteks:

    • Vene Föderatsiooni kultuuri- ja massikommunikatsiooniministri asetäitja
    • Vene Föderatsiooni Föderaalse Arhiiviameti juhataja asetäitja.

    Kohalolijate mitmerealised ametinimetused on märgitud 1 reavahega.

    Loetelu on protokolli põhiosast eraldatud pideva joonega.

    Protokolli põhiosa sisaldab käsitletavaid küsimusi ja nende kohta tehtud otsuseid. Küsimuse nimi on nummerdatud rooma numbriga ja algab eessõnaga "O" ("Umbes"), trükitakse keskele kirjasuuruses nr 15 ja alla joonitud ühe reaga viimase rea alla. Selle küsimuse arutelul sõna võtnud ametnike nimed on näidatud rea all. Perekonnanimed trükitakse 1 reavahega.

    Seejärel näidatakse selles küsimuses tehtud otsus.

    Märkigem, et eelmises föderaaltäitevorganites bürootöö tüüpjuhistes, mis on kinnitatud Venemaa Arhiivi 27. novembri 2000. aasta korraldusega nr 68 ja mis praegu enam ei kehti, ei olnud lühiprotokollile pühendatud sätteid. Need. Varem ei olnud lühikeste protokollide koostamine föderaalsel tasandil reguleeritud, mistõttu koostati need vastavalt konkreetse organisatsiooni arvestuse pidamise juhendile. Ja organisatsioonide kontoritöö juhised koostati omakorda praktilise kogemuse põhjal, mis esitati igas kontoritöö õpikus.

    Praegu kehtivas föderaalsete täitevorganite kontoritöö tüüpjuhistes (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldusega nr 536) ilmus punkt 2.7.3.4, mis oli pühendatud lühikesele protokollile. Seetõttu peavad föderaalsete täitevvõimude väljatöötatud paberitöö juhised sisaldama samu nõudeid lühiprotokolli koostamiseks. Samas märgime, et näidisjuhendi punktis 2.7.3.4 sätestatud nõuetes on „disaini uuendusi“, mis ei ole tüüpilised lühiprotokollide koostamise üldtunnustatud praktikale. Nende hulka kuuluvad peamiselt:

    • päevakorra sissejuhatavast osast väljaarvamine;
    • küsimuse nime tsentreerimine ja viimasest reast ühe rea alla joonimine;
    • kohalolijate kohta teabe registreerimine;
    • põhiosa kujunduse reeglid.

    Selguse huvides näitame kehtivate föderaaltäitevorganite kontoritöö standardjuhiste lisa nr 10, mis sisaldab lühiprotokolli näidist.

    Protokoll on organisatsiooniliste ja haldusdokumentide süsteemis erilisel kohal. Ühelt poolt võib selle liigitada teabedokumentideks (kuna see sisaldab teavet mõne juhtimisküsimuse arutamise käigu kohta) ja teisest küljest sisaldavad protokollid resolutiivosa ja seega võib neid käsitleda administratiivsena. dokumente.

    Protokoll on dokument, mis fikseerib küsimuste arutamise ja otsuste tegemise käigu koosolekutel, istungitel, istungitel, konverentsidel. Protokollid dokumenteerivad alaliste kollegiaalsete organite, näiteks föderaalvõimude kolleegiumide, munitsipaalvalitsusorganite, aga ka teadlaste, tehniliste, metoodiliste jne tegevust. nõukogud (komisjonid). Osaühingute aktsionäride või osalejate koosolekud ja juhatuse koosolekud on protokollikohustuslikud. Protokollid esitatakse registreerimiseks valitsusasutustele (näiteks kommertspankade, kaubandus-tööstuskodade jne registreerimisel).

    Levinud on ajutiste kollegiaalsete organite tegevuse (konverentsid, koosolekud, seminarid, juhi koosolekud jne) dokumenteerimiseks protokollide koostamine.

    Üldiselt on protokolli koostamise kord järgmine.

    Koosolekuks või koosolekuks valmistudes sõnastatakse päevakorrapunktid, s.o. need küsimused, mille kohta tuleb teha otsuseid; määratakse peaesinejate koosseis; valitakse välja asjakohased materjalid, näiteks arutelu ja kooskõlastamist vajavate dokumentide kavandid, aruannete tekstid jne. Nende materjalide kogumist protokolli koostamiseks viivad läbi kollegiaalse organi sekretär, samuti küsimuse arutamiseks ette valmistanud ametnikud.

    Protokoll koostatakse sekretäri poolt koosolekul käsitsi või diktofoniga peetud protokollide, samuti koosolekuks valitud ettekannete ja sõnavõttude, tõendite ja otsuste eelnõude alusel.

    Sõltuvalt koosoleku liigist ja kollegiaalse organi staatusest valitakse protokolli vorm: lühi-, täis- või stenograafiline.

    Täisprotokoll on dokument, mis ei salvesta mitte ainult arutatud teemasid, tehtud otsuseid ja esinejate nimesid, vaid tehakse ka üsna üksikasjalikke märkmeid, mis annavad edasi koosolekul osalejate ettekannete ja sõnavõttude sisu, kõik avaldatud arvamused, küsimused ja märkused. tehtud, kommentaarid, seisukohad. Täielik protokoll võimaldab teil kajastada koosolekust üksikasjalikku pilti.

    Lühiprotokoll – fikseerib koosolekul arutatud küsimused, esinejate nimed ja tehtud otsused. Küsimuste arutamise edenemine on välja jäetud. Sellist protokolli on soovitav pidada ainult siis, kui koosolek on stenografeeritud, sekretärile esitatakse ettekanded ja kõnede tekstid või juhul, kui koosolek on operatiivse iseloomuga.

    Sõnasõnaline protokoll - koostatakse koosoleku stenograafilise protokolli (stenogrammi) põhjal ja annab sõna otseses mõttes edasi iga küsimuse arutamise ja selle kohta otsuse väljatöötamise protsessi.

    Täis- ja stenograafilised protokollid koostatakse koosolekul tehtud käsitsi (sh stenograafiliste) või lindistuste põhjal.

    Ülaltoodud määratlus ei hõlma dokumente nimega "Protokoll", mis on üsna sageli koostatud organisatsioonide ja ettevõtete juhtimistegevuses. Nii näiteks koostatakse lepinguliste suhete vallas kavatsuste protokollid, lahkarvamuste protokollid, kooskõlastuste protokollid; Aktsionäride üldkoosoleku põhidokumentidest nimetab seadusandlus häältelugemiskomisjoni protokolli jms. Seda tüüpi protokollid on oma eesmärgi poolest aktidega sarnased: need salvestavad ja kinnitavad fakte või sündmusi. Seetõttu ei kehti neile protokollide koostamise ja töötlemise üldreeglid.

    Protokoll, mis vormistab kollegiaalse organi tegevust, vormistatakse protokolliplangile, üldplangile või vormikohasele paberilehele, kasutades vormi andmeid. Andmed hõlmavad järgmist: asutuse (organisatsiooni, ettevõtte) nimi; dokumendi liik (protokoll); koosoleku tüüp, koosolek; dokumendiindeksi paneku koht, kuupäev; protokolli koostamise koht (koosoleku toimumise koht).

    Kui protokoll on vormistatud üldplangile või paberilehele, on dokumendi liigi nimetus - PROTOKOLL - soovitatav trükkida suurte tähtedega positsioonile: PROTOKOLL.

    Peaaegu alati erinevad koosoleku toimumise kuupäev ning dokumendi lõpliku vormistamise ja allkirjastamise kuupäev. Üldnõuete kohaselt tuleb protokoll koostada hiljemalt viie päeva jooksul koosoleku toimumise päevast arvates. Aktsiaseltside seadus määrab juhatuse koosoleku protokolli koostamise maksimaalse tähtaja - kolm päeva, aktsionäride üldkoosoleku protokolli - 15 päeva pärast koosoleku lõppu.

    Protokolli kuupäev on alati koosoleku kuupäev. Kui koosolek (istung) kestis mitu päeva, siis protokolli kuupäev sisaldab selle alguse ja lõpu kuupäevi. Näiteks:

    21.-24.04.2010 või täismahus: 10.04.2010- 12.04.2010

    Ametiasutuste protokollides registreeritakse kuupäevad suulisel ja digitaalsel kujul:

    Protokollide nummerdamine toimub kalendriaasta või kollegiaalse organi volituste aja jooksul. Number (indeks) asetatakse kuupäevaga samale reale ja see näitab koosoleku järjekorranumbrit määratud aja jooksul: "Nr 02" või "Nr 12". Protokollinumbrid võivad sisaldada tähtliiteid. Igale organisatsioonis koostatavale protokollirühmale määratakse eraldi järjekorranumbrid: näiteks aktsionäride üldkoosoleku protokollid nummerdatakse eraldi; juhatuse koosolekute protokollid; juhatuse koosolekute protokollid jne.

    Atribuut “Dokumendi koostamise koht” ei tähenda organisatsiooni asukohta, vaid kohta, kus koosolek tegelikult toimus. Näiteks kui organisatsioon asub Moskvas ja koosolek peeti Tulas, märgitakse protokolli: “Mr. Tula"

    Protokolli teksti pealkiri kajastab reeglina koosoleku või kollegiaalse tegevuse laadi ja on kooskõlas dokumendiliigi nimetusega. Näiteks: (mida?) juhatuse koosoleku protokoll; (mida?) juhatuse koosolekud; (mida?) struktuuriüksuste juhtide koosolekud. Protokolli koostamisel föderaalsetes täitevorganites on soovitatav märkida koosoleku tüüp pärast dokumendi tüübi nimetust ja eraldada see joonlauaga järgmistest üksikasjadest - "Protokolli koostamise koht". Lisaks koosoleku tüübi märkimisele saab märkida, kes seda korraldab:

    Protokolli täitmise näide föderaalsetes täitevasutustes on toodud 11. lisas.

    PROTOKOLL

    kohtumised osakonnajuhatajaga

    JA KOHTA. Perekonnanimi

    Protokolli tekst on selgelt struktureeritud. See tähendab, et sõltumata koosoleku või koosoleku päevakorda võetud küsimustest, nende arutamise käigust või vastuvõetud otsustest koosneb dokumendi tekst teatud osadest, mis on järjestatud samas järjestuses.

    Protokolli tekst sisaldab sissejuhatavat ja põhiosa. Protokolli sissejuhatavas osas on pärast pealkirja märgitud koosoleku juhataja ja protokollija perekonnanimi ja initsiaalid. Sõnad “esimees” ja “sekretär” trükitakse vasaku veerise servast, pealkirjast tekstini kahekordse vahega. Pärast sidekriipsu on märgitud nende initsiaalid ja perekonnanimed. Näiteks:

    Esimees (eesistuja) - P.0. Leonidov

    Sekretär - T.K. Dorofejeva

    Uuelt realt pärast sõna “Olevik” loetletakse (tähestikulises järjekorras) kollegiaalse organi alaliste liikmete initsiaalid ja perekonnanimed. Rohkem kui 15 osalejaga koosoleku protokolli koostamisel märgitakse dokumendile nende kvantitatiivne koosseis ja tehakse märge, et protokollile on lisatud nimekiri (registreerimisleht). Sellistel juhtudel toimub enne koosoleku algust osalejate registreerimine, mille nimekirjade järgi loetakse kohalolijaid. Loendid on protokolli lahutamatu osa. Näiteks:

    Olevik: P.I. Andreeva, D.M. Belov, R.G. Martõnov, E.V. Jaroštšuk

    Kohal: 16 inimest (nimekiri lisatud)

    Koosolekul otsuste vastuvõtmiseks on vajalik kvoorum, s.o. vajalik minimaalne osalejate arv, mis muudab tehtud otsused õiguspäraseks. Seetõttu tehakse protokolli sageli märge kvoorumi olemasolu kohta, märkides ära kollegiaalse organi üldise kvantitatiivse koosseisu ja koosolekul osalejate tegeliku arvu, näiteks:

    Lisaks kollegiaalse organi alalistele liikmetele, kes on kohustatud koosolekul või koosolekul osalema, võib sellele eriliselt kutsuda ametnikke, kes on oma tegevuse olemuselt seotud arutatavate küsimustega. Info koosolekule kutsutute kohta tuleb protokollida. Näiteks:

    Kutsutud: finantsdirektor F.Yu. Eremejev, pearaamatupidaja I.I. Petrova

    Soovitav on märkida koosolekule kutsutud isikute ametikohad, kuna ainult perekonnanimede mainimine ei avalda osalejate kohta täielikku teavet. Samas on sageli oluline näidata, millised ametnikud saavad või peaksid konkreetsete küsimuste lahendamisel osalema. Kui koosolekust (koosolekust) võtavad osa erinevate organisatsioonide esindajad, siis märgitakse lisaks ametikohtadele ka nende töökohad.

    Protokolli sissejuhatav osa lõpeb küsimuste loeteluga, mida koosolekul arutatakse. See algab sõnadega "Agenda:" ja asub kaks või kolm tühikut osalejate loendi all vasakust veerisest. Pikisuunaliste detailidega vormidel võivad sõnad “Agenda” olla keskel. Küsimuste loetelu määrab nende arutamise järjekorra.

    Iga päevakorrapunkt algab eessõnaga "O" ("About") ja vastab küsimusele "mille kohta?" Küsimused on nummerdatud araabia numbritega ja sisaldavad viidet iga küsimuse ettekandja kohta (küsimuse koostanud ametnik). Näiteks:

    Päevakord:

    1. Garant CJSC dokumentide säilitamise korra eeskirjade kinnitamise kohta

    Juhataja aruanne seltsi arhiiv Karaseva O.P.

    2. Infotehnoloogiakeskuse arendamise väljavaadetest

    Aruanne keskuse juhataja Vasin L.A.

    Protokolli põhiosa tekst koostatakse vastavalt päevakorraga kehtestatud küsimuste järjestusele. See kajastab küsimuste arutamise edenemist koosolekul ja fikseerib tehtud otsused.

    Põhiosa protokolli tekstist koosneb osadest. Nende arv vastab päevakorras olevate küsimuste arvule. Iga jaotise tekst on üles ehitatud järgmise skeemi järgi: "KUULATUD", "RÄÄKITUD", "OTSUSTATUD" ("OTSUSTATUD") Need sõnad trükitakse vasakust veerisest suurtähtedega, et tekstis esile tõsta protokollida peaesineja, küsimuse arutelust osavõtjate kõne salvestised ja koosoleku otsust vormistav resolutsiooniosa. Enne sõna “KUULAS” märgitakse vastava punkti (päevakorraküsimus) number. Ülejäänud osad (SPEAKED, RESOLVED või DECIDED) ei ole nummerdatud.

    Osa “KUULATUD” sisaldab kõne teksti. Iga kõneleja perekonnanimi ja initsiaalid trükitakse uuele reale nimetavas käändes. Kõne salvestise esitlus eraldatakse perekonnanimest sidekriipsuga, see esitatakse ainsuse kolmandas isikus. Praktikas on aruannete (sõnumite, sõnavõttude) sisu paigutamine protokolli teksti, kuid võimalik on kasutada ka linki “Aruande tekst on lisatud”. Seda tehakse juhul, kui aruanne on mahukas ja sisaldab märkimisväärsel hulgal olulist teavet. Sel juhul on soovitatav selle tekst eelnevalt ette valmistada ja esitada koosoleku sekretärile. Aruande tekst on protokolli lisa. Näiteks:

    1. KUULATUD:

    Vasina L.A. - lisatud on aruande tekst

    Osas “RÄÄKIMINE” on märgitud kõigi sel teemal sõna võtnud isikute nimed ja initsiaalid ning nende sõnavõttude lühikokkuvõte. Protokollides on oluline kajastada kõiki arvamusi, kogu arutelu kulgu. Seega, kui debatis esitati esinejatele ja sõnavõtjatele küsimusi, tuleb need pärast iga sõnavõttu protokolli kanda nende saabumise järjekorras, märkides ära küsimuse nimetuse ja teksti ning vastuse sellele.

    Peale põhiettekande ei pruugi olla muid kõnesid. Sel juhul jäetakse teksti osa “RÄÄKITUD” välja ja osa koosneb ainult kahest osast: “KUULATUD” ja “OTSUSTATUD” (“OTSUSTATUD”).

    Osa „LAHENDATUD“ („OTSUSTATUD“) kajastab arutatavas küsimuses tehtud otsust. Resolutiivosa tekst trükitakse täismahus mis tahes protokolli vormis. Salvestatud otsused peavad olema lühikesed, täpsed ja neid ei tohi topelt tõlgendada. Kui ühes küsimuses on mitu otsust, sõnastatakse need mitme punktina, millest igaüks on nummerdatud araabia numbritega.

    Kui mõni lõige sisaldab koosolekul arutatud dokumendi kinnitamise otsust, muutub see dokument protokolli lisaks ning sellele kirjutatakse protokolli numbri ja kuupäeva link.

    Protokolli fikseeritud otsused on haldusliku iseloomuga. Seetõttu tuleb need sõnastada haldusdokumentidele iseloomuliku mudeli järgi: "Mida teha." Näiteks:

    OTSUSTAS:

    Kinnitada ettevõtte põhikiri kavandatud sõnastuses

    Kui otsus sisaldab juhiseid edasiste toimingute tegemiseks, tuleb märkida ka nende täitja(d) või täitmise eest vastutajad ning täitmise tähtaeg. Näiteks:

    OTSUSTAS:

    Pea arhiiv Karaseva O.P. 04.01.2010 viimistlema ZAO Garanti dokumentide säilitamise korra eeskirja eelnõu, võttes arvesse tehtud märkusi

    Otsuseid saab teha hääletades. Näiteks peavad nad hääletama juhatuse koosolekutel tehtud otsuste poolt, hääletamine on kohustuslik ametnike valimisel või ametisse nimetamisel jne. Nendel juhtudel märgitakse hääletustulemused protokolli pärast vastavat otsust. Näiteks:

    "VASTU" - 2

    "ERÄÄNUD" - ei

    või kui kõik koosolekul või koosolekul osalenud hääletasid "PUHUL":

    Otsus tehti üksmeelselt

    Kui arutelu käigus avaldatakse eriarvamust, märgitakse selle sisu pärast vastavat otsust 1 protokolli teksti.

    Protokolli tekst trükitakse 1,5 reavahega.

    Protokolli koostab koosoleku sekretär. Alla kirjutavad esimees ja sekretär. Allkirjad eraldatakse tekstist kolme reavahega. Ametikoha nimetus trükitakse vasaku veerise äärest, perekonnanime viimane täht on piiratud parema veerisega.

    Teatud tüüpi protokollid peavad olema kooskõlastatud organisatsiooni juhiga (näiteks tehnilise nõukogu, ekspertkomisjoni koosoleku protokollid jne).

    Väljavõte protokollist

    Koosolekul tehtud otsused tehakse täitjatele sageli teatavaks protokolli väljavõttena. Protokolli väljavõte on täpne koopia esialgse protokolli teksti osast, mis puudutab päevakorrapunkti, mille kohta väljavõtet koostatakse.

    Väljavõttes on taasesitatud kõik vormi üksikasjad, teksti sissejuhatav osa, päevakorrapunkt, mille kohta väljavõte koostatakse, ning küsimuse arutelu ja tehtud otsust kajastav tekst.

    Protokolli väljavõttele kirjutab alla ainult sekretär, kes selle ka kinnitab. Tõend on kirjutatud käsitsi ja koosneb sõnast “Tõene”, ametikoha tähist – “sekretär”, tema isiklikust allkirjast, allkirja ärakirjast ja kuupäevast. Kui väljavõte antakse teisele organisatsioonile esitamiseks, siis on see kinnitatud organisatsiooni või vastava talituse pitseriga.

    Täis- ja lühiprotokollide koostamise näited ning väljavõtted protokollist on toodud lisades 12-14.

    Mitteriiklike juhtorganite protokollide registreerimine

    organisatsioonid

    Käesoleval ajal on protokolli tähtsus tõusnud ühe peamise dokumendina valitsusväliste äriorganisatsioonide juhtimissüsteemides: aktsiaseltsid, aktsiaseltsid jne. Seda seletab asjaolu, et kollegiaalsete juhtorganite tegevus protokollides kajastuvad mitteriiklikud struktuurid.

    Eelkõige nimetab aktsiaseltside seadus aktsionäride üldkoosoleku protokolli peamiseks dokumendiks, mis fikseerib koosoleku käigu ja päevakorrapunktides tehtud otsused. Seda tüüpi protokolli olulisuse määrab eelkõige asjaolu, et koosolek on aktsiaseltsi kõrgeim juhtorgan ja teeb otsuseid tema tegevuse olulisemates küsimustes. Seetõttu pööratakse mitmetes õigusaktides suurt tähelepanu selliste protokollide teabe kohustuslikule sisule, nende juriidiliselt pädevale täitmisele ja tõendamisele.

    Selleks, et aktsiaseltside juhtorganite tegevust kajastavad protokollid omandaksid juriidilise jõu, tuleks nende koostamisel arvestada mitte ainult eespool käsitletud tüüpnõuetega seda tüüpi dokumendile (protokolli tüüpvorm). Õigus- ja normatiivaktide normid laiendavad oluliselt nende koosseisu ja määratlevad mitmeid lisatingimusi, mille korral aktsionäride üldkoosoleku protokollist saab õiguslikult oluline dokument.

    Föderaalseadus "Aktsiaseltside kohta" ja määrused

    • 0 aktsionäride üldkoosoleku ettevalmistamise, kokkukutsumise ja läbiviimise korra lisanõuded 2 määras, et aktsionäride üldkoosoleku protokollis peab kajastuma:
      • ettevõtte täielik nimi ja asukoht;
      • üldkoosoleku liik (korraline või erakorraline);
      • koosoleku vorm (koosolek või puudumisel hääletamine);
      • koosoleku toimumise kuupäev (protokolli koostamise kuupäev);
      • koosoleku koht (täpne aadress);
      • aktsionäride üldkoosoleku päevakord;
      • aktsionäride üldkoosolekul osalemise õigust omavate isikute registreerimise algus- ja lõpuaeg;
      • üldkoosoleku algus- ja lõppajad ning kui üldkoosolekul tehti teatavaks üldkoosolekul vastuvõetud otsused ja nende kohta hääletamistulemused, siis ka häältelugemise alguse aeg;
      • puudumisel hääletamise läbiviimisel märkida postiaadress, kuhu täidetud hääletussedelid saadeti;
      • isikute häälte arv, kuulumine koosolekul osalemiseks õigustatud isikute nimekirja iga päevakorraküsimuse kohta;
      • üldkoosolekul reaalselt osalenud isikute häälte arv igas koosoleku päevakorras olnud küsimuses, näidates igas küsimuses kvoorumi olemasolu;
      • iga üldkoosoleku otsustusvõimelise päevakorrapunkti iga hääletamisvaliku („poolt“, „vastu“ ja „erapooletu“) poolt antud häälte arv;
      • koosolekul tehtud otsuste sõnastus igas päevakorrapunktis;
      • esinejate nimed ja kõne põhipunktid;
      • koosoleku juhataja (eestseisus) ja protokollija.

    Teksti ülesehitus ja aktsionäride üldkoosoleku protokolli koostamise reeglid on praktiliselt samad, mis kõigil seda liiki dokumentidel. Õigusaktide põhinõuded puudutavad teabe koostist, eelkõige seda, mis sisaldub selle sissejuhatavas osas.

    Andmed “Täielik kaubamärgi nimi”, “Toimumiskoht” ja

    “Kuupäev” on protokolli vormi üksikasjad, mille täitmise reegleid käsitleti eespool. Samas on aktsionäride üldkoosoleku protokollides sageli märgitud koosoleku toimumise kuupäev mitte ainult vormis, vaid ka sissejuhatavas osas.

    "Üldkoosoleku liik" kajastub teksti pealkirjas ja selgitab, millist koosolekut aktsionärid korraldasid, olgu see siis korraline või erakorraline.

    Nii nagu igas teises protokollis, protokollitakse ka teave üldkoosoleku juhataja ja sekretäri ning päevakorda võetud küsimuste kohta.

    Kõik muud õigusaktidega määratletud infoplokid laiendavad ja täpsustavad oluliselt tüüpinfot kohalolijate, koosoleku käigu kohta ning on aktsiaseltside protokollidele omased.

    Protokolli sissejuhatav osa algab koosolekut ennast iseloomustava teabega. Andmed hõlmavad järgmist:

    • koosoleku vorm;
    • üldkoosoleku toimumise koht (täpne aadress);
    • koosolekul osalejate registreerimise algus- ja lõpuaeg;
    • üldkoosoleku alguse ja lõpu aeg ning kui üldkoosolekul tehti teatavaks üldkoosolekul vastuvõetud otsused ja nende kohta hääletamistulemused, siis ka häälte lugemise alguse aeg.

    “Koosoleku vorm” on märge selle kohta, et koosolek toimub aktsionäride ühise kohalviibimise (koosoleku) või puudumisel hääletamise vormis. See täpsustus on oluline, kuna koosoleku vorm mõjutab kogu aktsionäride otsuste tegemise käiku. Selliste koosolekute protokollide tekstid on erinevad:

    • aktsionäride ühisel osalemisel toimuva koosoleku protokoll koostatakse tüüpskeemi järgi;
    • puudujate hääletamise edenemist kajastav protokoll on analoogne hääletustulemuste põhjal koostatud häältelugemiskomisjoni protokolliga.

    Andmed üldkoosoleku toimumise asukoha kohta ei ole vormi “Protokolli koostamise koht” andmete kordamine. Toimumiskoht on täpne ja täielik aadress, kus koosolek toimus.

    Aktsionäride üldkoosoleku protokollis peab olema märgitud osalejate registreerimise algus- ja lõppaeg; üldkoosoleku algus- ja lõppajad. See on väga oluline, kuna aktsionäride üldkoosoleku korraldamine peab tagama kõigile koosolekul osalevatele isikutele võrdsed võimalused alates registreerimisprotseduurist. Hääletamistulemused ja vastuvõetud otsuste õiguspärasus sõltuvad otseselt sellest, kuidas ja millal registreerimine ja hääletamine läbi viidi. Seega ei lõpeta üldkoosoleku algus koosolekul osalemiseks õigustatud isikute registreerimist. Pärast koosoleku algust saabunud aktsionäridel on õigus osaleda hääletamisel küsimustes, mida arutatakse pärast nende registreerimist. Nimetatud andmete lisamine protokolli võimaldab kindlaks teha, kas koosoleku läbiviimise korras järgiti neid ja muid õigusaktidega kehtestatud nõudeid. Protokollis kajastatud õigusnormide rikkumine ei võimalda lugeda koosolekut kehtivaks ja tehtud otsuseid vastuvõetuks.

    Vähem oluline ei ole ka aktsionäride üldkoosoleku protokollis andmete esitamine koosolekul osalenud aktsionäride, nende esindajate ja teiste koosolekul osalemiseks õigustatud isikute kohta. See teave erineb oluliselt esitleja teabe standardprotokolli esitamise viisist. Seega on aktsionäride üldkoosoleku protokollis märgitud mitte ainult koosolekul osalejate arv, vaid ka nende häälte arv.

    Aktsionäride üldkoosolekul osalejate häälte arv vastab kõigile osalejatele kuuluvate hääleõiguslike aktsiate arvule. Seetõttu on lisaks kohalviibivate aktsionäride koguarvule oluline protokolli märkida:

    • 1) koosolekul osalemiseks õigustatud isikute nimekirja kantud aktsionäride ja nende esindajate häälte arv igas päevakorras olevas küsimuses;
    • 2) koosolekul reaalselt osalenud isikute häälte arv igas päevakorrapunktis, näidates ära, kas koosolek oli otsustusvõimeline.

    Näiteks:

    Suletud aktsiaselts Infotehnoloogia

    PROTOKOLL

    Aktsionäride üldkoosolek

    Koosoleku liik: Korraline aktsionäride üldkoosolek.

    Koosoleku läbiviimise vorm: aktsionäride ühine kohalolek.

    Koosoleku aeg: 23.03.2010.

    Kohtumise koht: Moskva, st. Pjatnitskaja, 3, hoone 2.

    Aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute registreerimise algusaeg on kell 10.00.

    Aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute registreerimise lõppaeg on -14.00

    Aktsionäride üldkoosoleku avamise aeg on kell 12.00.

    Aktsionäride üldkoosoleku lõpp on kell 18.00.

    Esimees - N.M. Korablev

    Sekretär - T.A. Antonova

    Aktsionäride üldkoosoleku toimumise päeval on Information Technologies CJSC hääleõiguslike aktsiate koguarv 100, millest 80 on lihtaktsiad; eelisaktsiad - 20 tk.

    Aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute nimekirjas on vastavalt aktsionäride registrile 40 aktsionäri kokku 100 häälega (emissioonil 1 - 100 häält; emissioonil 2 - 100 häält; emissioonil 3 - 100 häält ).

    Koosoleku alguses registreeriti ja koosolekul osalesid: 30 hääleõiguslikku aktsiate omanikku ja nende volitatud esindajaid, kellel on kokku 80 aktsiat. hääleõiguslikud aktsiad, mis moodustab 80% hääleõiguslike aktsiate koguarvust (emissioonil 1 - 80 häält, emissioonil 2 - 80 häält, emissioonil 3 - 80 häält).

    Lisatud on häältelugemiskomisjoni protokoll nr 1 ja koosolekust osavõtjate registreerimise päevik.

    Kvoorum on olemas. Koosolek loetakse pädevaks kõigis päevakorda võetud küsimustes.

    Kutsutud: audiitori esindaja - firma CJSC "Reestr", vanemaudiitor Mihhailov V.M., CJSC "Information Technologies" pearaamatupidaja Ufimtseva T.S.

    Aktsionäride nimesid ja initsiaale reeglina protokolli ei märgita. Need sisalduvad kohustuslikes dokumentides, mis koostatakse koosoleku ettevalmistamiseks:

    • 1) aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute nimekirjas (seltsi aktsionäride arv kokku);
    • 2) dokumendis, mida kasutatakse osalejate registreerimiseks, näiteks registreerimispäevikus (koosolekul tegelikult osalevate isikute arv).

    Nimekiri ja päevik on aktsionäride üldkoosoleku protokolli lisad.

    Protokollis esitatud laiendatud andmed koosolekul osalenute kohta võimaldavad järeldada, et iga päevakorrapunkti puhul on otsustusvõimeline ning vastuvõetud otsused ja koosolek tervikuna tunnistatakse seaduslikuks.

    Protokolli põhiosa on üles ehitatud standardskeemi "KUULATUD - RÄÄKITUD - OTSUSTATUD (OTSUSTUD)" või "KUULATUD - OTSUSTATUD (OTSUSTUD)" järgi. Protokolli tekst peaks olema väga üksikasjalik ja sisaldama kõnede põhisätteid; kõnelevate isikute nimed; küsimused ja vastused; igas päevakorras olevas küsimuses tehtud otsuste sõnastus.

    Otsused aktsionäride üldkoosolekul tehakse alati hääletamise teel.

    Hääletamine aktsionäride üldkoosolekul toimub põhimõttel "üks hääleõiguslik aktsia - üks hääl", välja arvatud juhud, kui juhatuse valimistel hääletatakse kumulatiivselt. Kell kumulatiivne hääletamisel korrutatakse igale aktsionärile kuuluvate häälte arv isikute arvuga, kes peavad olema valitud ettevõtte juhatusse (nõukogusse) ja aktsionäril on õigus anda sel viisil saadud hääli täielikult ühe kandidaadi või jaotada need kahe või enama kandidaadi vahel. Juhatusse loetakse valituks kõige rohkem hääli saanud kandidaadid.

    Aktsionäride üldkoosoleku protokolli väljavõtteid ei koostata. Aktsionärid võivad nõuda koosoleku protokolli koopiat. See tuleb väljastada igale ettevõtte aktsionärile tasu eest, mis ei tohi ületada koopia tegemise maksumust.

    Märkimisväärne hulk sama liiki kohustuslikke andmeid võimaldab valmistada aktsionäride üldkoosoleku protokollide näidisvorme, millele on eelnevalt trükitud tekst ühtse püsiteabega ja lüngad nende täitmiseks konkreetset olukorda iseloomustava teabega. Need võivad dokumentide koostamist oluliselt lihtsustada.

    Aktsionäride üldkoosoleku protokolli jaoks on püsiteave andmed, mis on kohustuslikud protokolli sissejuhatavasse ossa ja hääletamistulemust iseloomustavasse plokki. Neid saab eelnevalt salvestada arvuti mällu ja seejärel täiendada konkreetse koosoleku jaoks asjakohase teabega. Selliste eelnevalt koostatud vormide kasutamine mitte ainult ei hõlbusta koosoleku sekretäri tööd, vaid ei võimalda ka protokolli koostamisel märkimata jätta kohustuslikke andmeid, millest sõltub selle õiguslik jõud.

    Näide aktsionäride üldkoosoleku protokolli šabloonist:

    Suletud aktsiaseltsi INFOTEHNOLOOGIA protokoll

    aktsionäride koosolekud

    Koosoleku tüüp: _

    Koosoleku pidamise vorm:_

    Kohtumise kuupäev:_

    Kohtumise koht:_

    Aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute registreerimise algusaeg on -_

    Aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute registreerimise tähtaeg on -_

    Aktsionäride üldkoosoleku lahtiolekuaeg -_

    Aktsionäride üldkoosoleku lõpuaeg -_

    esimees - sekretär -

    Aktsionäride üldkoosoleku toimumise päeval hääleõiguslike aktsiate koguarv

    CJSC "Information Technologies" moodustab_tk, millest lihtaktsiad -

    arvuti.; eelisaktsiad -_tk.

    Aktsionäride üldkoosolekul osalemiseks õigustatud isikute nimekirjas on vastavalt aktsionäride registrile kantud_aktsionärid, kellel on kokku _häält (1 emissiooni puhul -_hääli; 2. emissiooni puhul -_hääli;

    Koosolekul osalema registreeritud:_häälte andvate aktsiate omanikud

    ja nende volitatud esindajad, kelle arv on kokku_tk. valijad

    Häältelugemiskomisjoni protokoll nr ja koosolekust osavõtjate registreerimise päevik

    on lisatud.

    Kvoorum on_küsimustes kohal/küsimustes ei ole. Koosolek loetakse pädevaks päevakorda võetud küsimustes.

    PÄEVAKORD:

    • 1. KUULATUD: