Глоби 

Проблеми на правното регулиране на електронния документооборот. Правно регулиране на използването на електронни документи в законодателството на Руската федерация и други страни. Литература към заданието

Зоя Вешкурцева, адвокат

Наскоро бяха направени промени в действащите законодателни актове, свързани с правния режим на електронните документи. Нека разгледаме някои от тях.

Федерален закон № 228-FZ от 27 юли 2010 г. (изменен с Федерален закон № 200-FZ от 11 юли 2011 г.) въведе допълнителен параграф към параграф 1 на член 41 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация, който при условие че лицата, участващи в делото, също имат право да подават документи до арбитражния съд в електронна форма, да попълват формуляри на документи, публикувани на официалния уебсайт на арбитражния съд в Интернет, по начина, установен в рамките на неговия правомощия на Върховния арбитражен съд на Руската федерация.

Горната процедура за подаване на електронни документи е одобрена със Заповед на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 12 януари 2011 г. № 1 (с измененията на 26 април 2011 г. № 42) и се нарича „Временна процедура за подаване на документи до арбитражните съдилища на Руската федерация в електронна форма” (наричано по-долу - Заповед).
Представянето на документи по друг начин, включително изпращането им по електронна поща, както и представянето на документи, които съдържат информация, представляваща държавна тайна, не се регулира от тази процедура.

Тази процедура установява и редица разпоредби относно процедурата за предаване на съда и получаване на документи в електронна форма от съда.
По-специално се посочва, че лицата, участващи в делото, имат право да подават документи до арбитражния съд в електронна форма, да попълват формуляри на документи, публикувани на официалния уебсайт на арбитражния съд в Интернет, по начина, установен в границите от техните правомощия от Върховния арбитражен съд на Руската федерация. За целта тези лица се регистрират в системата „Електронен пазач“ (система за подаване на документи), разположена на официалния уебсайт на Върховния арбитражен съд на Руската федерация.

Посочва се, че потребител на системата за подаване на документи е лице, регистрирано в системата за подаване на документи чрез създаване на собствен акаунт, който формира „Личен акаунт“.

В Процедурата са посочени техническите изисквания. Документите, предавани по електронен път, трябва да отговарят на определени изисквания: за да бъдат представени на арбитражния съд в електронна форма, документите трябва да бъдат преобразувани в електронна форма с помощта на инструменти за сканиране. Всички документи трябва да бъдат сканирани в Adobe PDF формат в черно-бял или сив цвят, като се гарантира запазване на всички автентични признаци за автентичност (качество - минимум 200 dpi), а именно: графичен подпис на лицето, печат, ъглов печат на формуляра (ако е приемливо), както и началния номер и дата на заявлението. Размерът на файла не трябва да надвишава 10 MB. Всеки отделен документ трябва да бъде сканиран и качен в системата за архивиране на документи като отделен файл. Броят на файловете трябва да съответства на броя на документите, представени в съда, а имената на файловете трябва да позволяват идентификация на документа и броя на страниците в документа (например: Фактура 245 от 02032009 3l.pdf).

При изпращане на копие от споразумението чрез системата за подаване на документи, потребителят го качва и в текстов формат Microsoft Word, OpenOffice (*.doc, *.docx, *.odt, *.rtf, *.txt) и др.

Трябва да се отбележи, че член 75 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация относно писмените доказателства беше допълнен с част 3, изменена с федерални закони от 06.04.2011 г. № 65-FZ, от 11.07.2011 г. № 200-FZ, където е установено, че документите, получени чрез факсимилни, електронни или други съобщения, включително чрез използване на информационната и телекомуникационна мрежа Интернет, както и документи, подписани с електронен подпис или друг аналог на саморъчен подпис, се допускат като писмени. доказателства в случаите и по начина, установен от този кодекс и други федерални закони, други регулаторни правни актове или споразумения или определени в рамките на неговите правомощия от Върховния арбитражен съд на Руската федерация. Ако копия на документи се представят на арбитражния съд в електронна форма, съдът може да изиска представянето на оригиналите на тези документи.

Поради факта, че Кодексът позволява подаването на документи в съда в електронна форма, членовете относно подаването на различни документи в арбитражния съд в електронна форма също бяха допълнени, по-специално членове 126, 131, 159, 131, 237, 242, 260, 262, 277, 279, 294, 297, 313 от Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация
Трябва да се отбележи, че процедурата, по която се приемат документи, подписани с електронен подпис, практически все още не се прилага.

Във всеки случай от практиката за водене на дела в арбитражните съдилища следва, че съдилищата проверяват наличието на оригинални документи и правомощията на лицата, подписали документите. Следователно „просто натискане на бутон“, ако документите са изпратени по електронен път по погрешка или от неупълномощено лице, не трябва фатално да засяга правата на лицата, участващи в арбитражния процес.

Сред практическите стъпки към въвеждането на обмена на електронни документи в съдебната практика може да се открои фактът, че в момента съществува електронна система за търсене на информация за съдебни дела и архив на приетите от съдилищата съдебни актове на уебсайтовете на арбитражни съдилища. Може да се установи електронен обмен на документи между съдилища и лица, участващи в делото или участници в арбитражния процес, за които са разработени и са в сила подходящи правила. споразумения за електронен обмен.

Освен това съдилищата започнаха да използват по-облекчена процедура за приемане на документи, по-специално по факс и електронна поща, докато преди това всяка молба трябваше или да бъде внесена в оригинал в съда, или изпратена по пощата.

Има система за подаване на документи до арбитражни съдилища в електронен вид (уебсайт http://my.arbitr.ru).

На уебсайта на Върховния арбитражен съд на Руската федерация (http://www.arbitr.ru) е създаден раздел „Електронно правосъдие“, в който в бъдеще ще има връзки към портала за електронно правосъдие, използването на което ще позволи обмен на документи между арбитражни съдилища в електронен вид, получаване на информация за хода на делата в реално време и получаване на достъп до други функции за електронно управление на документи. Също така в момента горепосоченият уебсайт съобщава за въвеждането на специални ресурси „Индекс на мобилни карти“, „Президиум онлайн“, „Индекс на карти на арбитражни дела“ и др.

По този начин първите стъпки, както законодателни, така и практически, в системата на арбитражните съдилища по въпроса за въвеждане на електронен документооборот вече са направени. Проблемът с електронния подпис обаче не намери подходящо теоретично и практическо приложение.

Също така си струва да се докоснем до промените по разглеждания въпрос, направени в Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация и Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Що се отнася до Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация, може да се отбележи, че в момента напредъкът все още не го е докоснал.
Единственото, което Кодексът има по този въпрос, е възможността за електронна комуникация за предаване на документи. И това е много неясно и неконкретно. По този начин член 71, част 1 от Гражданския процесуален кодекс на Руската федерация (писмени доказателства) предвижда, че писмените доказателства включват информация за обстоятелства, които са от значение за разглеждането и решаването на делото, актове, договори, сертификати, бизнес кореспонденция, други документи и материали, изпълнени под формата на цифров, графичен запис, включително получени по факс, електронна или друга комуникация, или по друг начин, който позволява да се установи автентичността на документа.

От практиката на съдилищата с обща юрисдикция и мировите съдилища следва, че технически те все още не са готови за преминаване към електронен документооборот.
Сред работещите електронни ресурси на уебсайта на Върховния съд на Руската федерация (http://www.vsrf.ru) може да се отбележи Автоматизираната система за управление на съдебни записи, банка от съдебни документи. Държавната автоматизирана система на Руската федерация „СПРАВЕДЛИВОСТ“ е в експлоатация.
Горните ресурси са свързани с предоставянето на информация и не предоставят възможност за предаване и получаване на електронни документи.

Що се отнася до Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, може да се отбележи, че той включва някои нови правила по разглеждания въпрос. Засега обаче те засягат много ограничен брой случаи.

Член 29.10 от Кодекса гласи, че в случаите, предвидени в част 3 на член 28.6 от Кодекса (налагане на административно наказание без съставяне на протокол), резолюция в случай на административно нарушение с прикачване на материали, получени с помощта на специални технически средства, работещи автоматично, имащи функции за фото и филмиране, видеозапис или средства за фотографиране и заснемане, видеозапис, се съставят под формата на електронен документ, чиято правна сила се потвърждава от електронен цифров подпис в съответствие със законодателството на Руската федерация (част 6 от член 29.10 от Кодекса е въведена с Федерален закон от 23 юли 2010 г. № 175-FZ) .

Копие от решението в случай на административно нарушение с прикачени материали, получени с помощта на специални технически средства, работещи автоматично, имащи функции за фотография, филмиране, видеозапис или средства за фотография, филмиране, видеозапис, се изготвя чрез конвертиране електронен документ в хартиен документ (част 7 от член 29.10 от Кодекса е въведена с Федерален закон № 175-FZ от 23 юли 2010 г.).

Ако Арбитражният процесуален кодекс на Руската федерация и Гражданският процесуален кодекс на Руската федерация изобщо не се отнасят до процедурата за използване на цифров електронен подпис, тогава Кодексът за административните нарушения на Руската федерация, както виждаме, засяга този проблем. Но само по отношение на документ (а именно решение по дело за административно нарушение), съставен от съответните органи, които имат право да разглеждат дела за административни нарушения в областта на движението по пътищата (т.е. органи на вътрешните работи (полиция) ). В същото време все още не е решен въпросът с електронния документооборот между участниците в административното деловодство.

Трябва да се отбележи, че електронният цифров подпис се регулира от Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис“, който става невалиден от 1 юли 2012 г. поради публикуването на Федералния закон за 6 април 2011 г. № 63-FZ „За електронните подписи“ "
Приетият Закон № 63-FZ урежда отношенията в областта на използването на електронни подписи при извършване на граждански сделки, предоставяне на държавни и общински услуги, изпълнение на държавни и общински функции и при извършване на други правно значими действия.

Трябва да се има предвид, че промените, свързани с приемането на Федерален закон № 63-FZ, не са направени в процесуалните кодекси. Струва си да се наблюдават промените в законодателството по този въпрос, тъй като процедурните въпроси и електронното управление на документи засягат голям брой лица.

Съгласно чл. 2 от Федерален закон № 123-FZ „За защита на личните данни и информация“ (последна редакция от 28 юни 2010 г. № 123-FZ), документ (документирана информация) е информация, записана на материален носител чрез документиране с подробности, които позволи да бъде идентифициран.

Съгласно чл. 1 от Федералния закон от 29 декември 1994 г. N 77-FZ „За задължителното депозиране на документи“, документът е материален обект със записана върху него информация под формата на текст, звукозапис или изображение, предназначен за предаване във времето и пространство за съхранение и обществено ползване.

Задължителният минимум документи за всяка организация се определя от закона. По този начин гражданското законодателство установява списък от необходими документи, потвърждаващи правото и правоспособността на дружеството, тоест способността да извършва сделки и да поема задължения.

Този списък включва устав, учредителен договор, удостоверения за регистрация, лицензи, документи, потвърждаващи плащането на уставния капитал или издаването на акции за АД и др.

(Федерални закони „За дружествата с ограничена отговорност“ и „За акционерните дружества“).

Първичните счетоводни документи, счетоводните регистри и фирмените отчети трябва да се съхраняват най-малко пет години (Федерален закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“).

Тази група документи едновременно служи като източник на информация за данъчната отчетност на организацията и липсата им заплашва прилагането на административни наказания.

Когато установявате договорни отношения с контрагенти, трябва да запомните формите на договорите, предвидени от гражданското право. Сделките се извършват устно или писмено (обикновени или нотариални) (член 158 от Гражданския кодекс на Руската федерация).

В съответствие с чл. 161 от Гражданския кодекс на Руската федерация трябва да се извършват в проста писмена форма, с изключение на сделки, изискващи нотариална заверка:

сделки на юридически лица помежду си и с граждани;

сделки на граждани помежду си за сума, надвишаваща най-малко десет пъти минималната работна заплата, установена със закон, и в случаите, предвидени от закона, независимо от сумата на сделката.

Следователно формата на гражданските договорни отношения е ясно определена от законодателя. Организациите не трябва да забравят това.

Освен документация, чието наличие е задължително по закон, фирмата ще трябва да определи и необходимия за ежедневната дейност обем „хартия“. Тук можем да подчертаем:

документи, използвани за формализиране на отношенията с доставчици и клиенти;

документи, с помощта на които се записва вътрешнофирмена информация и други.

Както знаете, във всяка организация решаването на проблемите на документацията за управление се възлага на специализирано структурно звено - бизнес управление, общ отдел, офис и др.

Ефективността на труда на служителите на службата за управление на офиси до голяма степен зависи от тяхната квалификация, както и от степента на оборудване със съвременни технически средства, както и от отчитането на техническите, правните и организационните аспекти при създаването на услуга за управление на офис.

Техническият аспект се отнася до добре обмислена политика за закупуване, инсталиране, експлоатация и подмяна на всички технически средства, използвани при работа с документи, от малка офис техника до най-новите компютърни системи за обработка на информация и комуникационно оборудване.

Правният аспект включва решаване на правни въпроси на дейността на самата служба, т.е. установяване в съответните документи на нейния статут, права, функции, отговорности в съответствие с действащите законодателни актове, нормативни и методически документи. Този аспект предполага спазване от самата услуга на изискванията на действащото законодателство, държавната регулаторна рамка и стандартите за контрол на качеството на документите, създадени в организацията.

Организационният аспект включва разработването на структура на службата за управление на офиса, която е оптимална за конкретен управленски апарат, регулирането на разнообразни и сложни взаимоотношения и връзки между подчинените и подчинените структурни звена, т.е. създаването на условия за разделение на труда и неговата специализация, която ще помогне да се отървем от дублирането на операции и да установим отговорност за работата на разпределените области.

Организационните проблеми обикновено включват:

избор на оптимална организационна форма за работа с документи;

развитие на вътрешната организационна структура на службата за управление на деловодството;

определяне на длъжностния и числения състав на деловодната служба;

регламентиране на задачите и функциите на службата за управление на деловодство като цяло, нейните структурни подразделения, както и на обслужващите служители с цел определяне на техния статут и разграничаване на функциите;

избор на оптимална технология за работа с документи, нейното регулиране;

рационална организация на работните места и условията на труд;

повишаване на квалификацията на сервизните служители.

Съвременната практика е развила три форми на организиране на работа с документивъв всяка организация – централизирана, децентрализирана и смесена.

Централизирана формавключва концентрацията на всички технологични операции за работа с документи под юрисдикцията на едно специализирано структурно звено (офис, общ отдел) или един служител (институционален секретар). В този отдел (или от този служител) се извършва пълен цикъл от технологични операции по обработка на документи от момента на тяхното получаване или създаване до предаването им в архива; приемане и обработка на входящи документи, тяхната регистрация, контрол върху изпълнението, справочно-информационна работа, систематизиране и съхранение на документи, изпращане на документи, обработка на документи за предаването им в архива.

Централизирането на отделните операции по обработка на документи е най-рационалната форма за организиране на офис работа, тъй като ви позволява да намалите разходите за обработка на документи, да подобрите организацията на работата на офис служителите поради специализацията и взаимозаменяемостта на отделните служители, ефективно да използвате офис оборудване , и постигане на единство на организационно методическото управление на документационната поддръжка. Но пълната централизация на работата с документи е възможна само в малки институции с обем на документооборота до 10 хиляди документа годишно.

Децентрализирана формаорганизацията на документационните услуги е точно обратното на централизирана услуга. Всяка структурна единица на една организация създава своя собствена услуга за работа с документи, в която автономно се извършва целият цикъл от операции за създаване, съхраняване и систематизиране на документи на тази структурна единица. Тази форма е типична за организации и институции, чийто апарат е географски разпръснат, както и за тези, в които дейностите по документиране имат специфични характеристики (например въз основа на съображения за защита на информацията или независимост на дейностите на структурните звена).

Смесена формаорганизиране на работа с документи е най-разпространено. В същото време част от операциите (най-често приемането и обработката на входящи и изходящи документи, тяхното регистриране, контрол на срокове, производство, тиражиране, архивно съхранение) е съсредоточена в службата за управление на централния офис и във всяко структурно звено. (отдели, служби, секции) операции по създаване (отпечатване) на документи, тяхното систематизиране, съхраняване на досиета и тяхната предархивна обработка.

Най-често вътрешните документи се регистрират в структурни подразделения на мястото на тяхното създаване. Например в счетоводния отдел - счетоводни документи, в отдела за персонал - документи за общия състав и др.

Използването на най-новите компютърни технологии, наличието на факс машини, факс-модемни устройства на компютри позволяват да се организира приемането и регистрацията на входящи документи, контролът върху тяхното изпълнение и информационната и справочна работа в структурните подразделения.

При създаването и организирането на услуга за управление на офис въпросът за избора на организационна форма е един от най-трудните. Настоящите държавни нормативни и методически документи не регулират формата на работа с документи.

Регламентът за избраната форма на работа с документи е заложен в инструкциите за работа в офиса.

Структура в системата за управление на документи на организациятасе разглежда, първо, като стабилна връзка, тоест взаимодействието на контролните елементи, и второ, като схема за разпределяне на общия обем функции на управленския орган между структурни подразделения и схема за тяхното взаимодействие.

Основната цел на документооборота в организацията е организацията, управлението, координацията, контролът и изпълнението на документационната поддръжка. Постигането на тази цел включва решаването на следните задачи:

непрекъснато усъвършенстване на формите и методите за работа с документи;

осигуряване на единна процедура за документиране, организиране на работа с документи, системи за извличане на информация, наблюдение на изпълнението и подготовка на документи за предаване в ведомствения архив в съответствие с действащите държавни нормативни и методически документи;

намаляване на документооборота;

разработване и внедряване на нормативни и методически документи за подобряване на документацията в организацията.

Играе важна роля в регулирането на документооборота в една организация Устав- правен акт, определящ реда за формиране, компетентността на организацията, нейните функции, задачи и ред на работа.

Подобна роля играе и наредби за структурните подразделения, където се разпределят задачите и функциите, правата и отговорностите, изпълнявани в хода на дейността на конкретно структурно звено.

Основният организационен документ, регламентиращ разпределението на отговорностите и правата между служителите, който служи за премахване на дублирането при изпълнение на отделни операции и установяване на взаимоотношения между отделните длъжности, е длъжностната характеристика.

Описание на работата- ефективен инструмент за управление, който изпълнява организационна, регулаторна и регулаторна роля. Освен това длъжностните характеристики позволяват обективно да се оцени дейността на всеки обслужващ служител и обективно да се прилагат принудителни мерки.

Първият източник за разработване на длъжностни характеристики е регулаторен документ като Квалификационния указател на длъжностите на мениджъри, специалисти и други служители, който съдържа регламентиран списък с изисквания за квалификацията на специалисти от различни категории. Формата на позицията, инструкциите и структурата на текста са залегнали в USORD и Основните разпоредби на GSDO.

Вторият източник са стандартните длъжностни характеристики. Те са разработени за определени категории служители на подобни институции или структурни звена (например секретари на структурни звена).

Указания за работа в офиса(документационна поддръжка за управление) - основният нормативен акт, регулиращ технологията за работа с документи в институция, правила, техники, процеси за създаване на документи, процедурата за работа с тях, ключови организационни въпроси.

Таблица с формуляри на документи за типични управленски ситуации. Това е списък от документи, необходими и достатъчни за осъществяване на управленската дейност на конкретна управленска структура, съдържащ характеристики на всеки документ, неговия правен статут и етапи на документиране.

Графикът включва само документи, чието създаване е необходимо, законно и периодично повтаряно.

Използването на графика ви позволява да:

изключват възможността за неоправдано създаване на нови форми;

установява единна класификация на организационните документи в съответствие с управленските функции и задачи;

вземете предвид броя на видовете и формите на документите.

Писмените документи се приемат от инспекторите и съдиите като най-надеждно доказателство за извършването на всякакви правно значими действия. Изследването на документите във всеки спор се отдава на първостепенно значение.

Да, според Изкуство. 180 от Кодекса на труда на Руската федерацияСлужителите се предупреждават от работодателя лично и срещу подпис за предстоящото уволнение поради ликвидация на организацията, намаляване на броя или персонала на служителите на организацията най-малко два месеца преди уволнението. Следователно писменото предупреждение за предстоящото съкращаване на броя или персонала на служителите в съда ще служи като безусловно доказателство, че служителят е бил уведомен за факта на съкращаването и трудовото правоотношение ще бъде прекратено на определена дата.

Важно е не само правилно да се състави правно значим документ, но и да се осигури навременното му получаване, отчитане и съхранение. Правилното му използване играе важна роля. Всички горепосочени аспекти на работа с документи образуват система вътрешен документооборот на фирмата.

По този начин вътрешният документооборот трябва да има определена процедура и да се извършва в определени срокове, които не противоречат на действащото законодателство, което може да се определи от ръководителите на структурните подразделения на предприятието. Поддържането и стриктното спазване на график за документооборот ще ви позволи да установите и рационализирате работния процес.

Една от най-трудните задачи при изграждането на компетентна система за документооборот е определянето обем вътрешнофирмена документация. Някои мениджъри смятат, че вътрешните документи са загуба на време; Други, напротив, задължават служителите си да се отчитат с отделни заповеди, отчети и бележки буквално за всяка минута работно време.

Всеки отдел в организацията има отношение към документите: счетоводство, правен и персонал, отдел продажби, отдел гаранционно обслужване и др. В същото време службите и отделите взаимодействат помежду си, информацията често се обменя чрез документи.

Следователно, за да се рационализират вътрешните дейности на една организация, е необходимо ясно да се определят посоките и времето на движение на конкретни документи. За целта се съставя график за документооборот.

График на документооборота- това е диаграма, която характеризира процедурата за преместване на първични документи в организацията от момента на тяхното създаване до момента на предаване за съхранение. Графикът трябва да установи рационален документооборот, т.е. да предвиди оптималния брой звена и изпълнители за обработка на всеки първичен документ и да определи минималния период за неговото присъствие в звеното.

Няма единна форма на график за документооборот, определена от закона. Всяко предприятие изготвя график независимо, въз основа на характеристиките на дейността си. По правило той се одобрява от ръководителя на предприятието и се разработва от ръководителите на отдели.

Ръководителят на правния отдел трябва да обмисли и фиксира в графика на документооборота сроковете за изготвяне на отговори на искове в съответствие, например със закона за защита на правата на потребителите, сроковете за разглеждане на договори, представени за правна експертиза, сроковете за регистрация на юридически лица и др.

В счетоводството, поради строгите срокове, предвидени от данъчното законодателство за подаване на формуляри за данъчна отчетност, графикът на документооборота е просто необходим за оптимизиране на вътрешния процес на движение на документи и поддържане на финансовото благосъстояние на предприятието.

Следващият важен момент в системата за управление на документи е координацията на обмена на документи между различните отдели и служби в организацията. Процесът на взаимодействие и обмен на информация в предприятието е непрекъснат.

Заповедта обикновено се изготвя от службата за персонал или правния отдел.

Преди мениджърът по продажбите да сключи договор за доставка с клиент, е необходимо да се извърши правен анализ на него, който попада в обхвата на дейност на юристите на организацията. И едва след това управителят го носи на ръководителя на предприятието за подпис (или го подписва сам, ако има правомощия).

Тъй като организационната заповед е местен правен акт и подлежи на безусловно изпълнение, лице, виновно за грешки, допуснати по време на нейното изпълнение, може да бъде подложено на дисциплинарна отговорност. Освен това, ако по вина на служител, изразяваща се в неспазване на сроковете за документооборот, организацията е претърпяла загуби, тя може да ги възстанови от служителя чрез регресен иск.

Отговорността за спазването на графика, тоест за навременното разработване и предаване на документи, се носи от лицата, които са създали и подписали тези документи. Препоръчително е на всеки служител да се връчи срещу подпис извлечение от графика на документооборота, в което той изброява документите, свързани с неговата сфера на дейност, и посочва времето на операциите с тях.

Важно е да запомните, че графикът на документооборота трябва да отговаря не само на действащото законодателство, но и на местните разпоредби на предприятието, например длъжностни характеристики, разработени в предприятието.

Графикът отразява работата по създаването, проверката и обработката на документи, извършена от структурни звена, като посочва сроковете и отговорните изпълнители, както и установява процедурата за циркулация на всеки вид документ, като се започне от неговото получаване или създаване, регистрация, одобрение, прехвърляне, текущо съхраняване, постоянно съхраняване и завършващо с унищожаването или архивирането му.

В различните организации графиците се различават само в състава на конкретни документи.

В графика на документооборота може да се разграничи следното: етапи на обръщение на всеки документ:

съставяне на документ в съответствие с изискванията за неговото оформяне;

проверка на документи по форма (проверяват се пълнотата и правилността на изпълнение, попълване на необходимите реквизити) и съдържание;

одобрение на документа от упълномощени лица;

запознаване с документа на отговорните изпълнители;

прехвърляне на документа (негови копия) на съответния отдел за своевременно изпълнение (или изпращане до адресата);

изпълнение от изпълнителите на изискванията, съдържащи се в документа;

контрол върху изпълнението на документа;

обобщаване на изпълнението на документа и търсене на отговорност за нарушенията на отговорните за изпълнението;

доставка и регистрация на документи в архива за съхранение.

Можете да съставите график на документооборота под формата на отделен документ, под формата на поръчка за предприятието. Редът на движение на документи също може да бъде отразен по различни начини, както чрез текстово описание, като се започне от отговорните изпълнители и завършва с времето на преминаване на документа през отделните етапи, така и чрез схематично показване.

Въвеждането на електронен документооборот намалява разходите и времето и подобрява качеството на бизнес процесите. Но днес искаме да го разгледаме от правна гледна точка. Как се регулира електронният документооборот от закона, решихме да поговорим за това със сертифициран консултант по данъци и такси от 1-ва категория Татяна Алексеевна Демишева.

- Татяна Алексеевна, как се отнасяте към електронното управление на документи?

Необходимостта от прилагането му не буди никакви съмнения в мен. Но днес от данъчна и счетоводна гледна точка законодателството за управление на електронни документи не е много правилно и не много добре разработено.

Съществуват редица законодателни актове, които определят правото на използване на EDI и ES.

- Кои точно?

Ако говорим за федерални закони, тогава това е Федералният закон от 06.04.2011 г. № 63-FZ „За електронния подпис“, № 149-FZ от 27.07.2006 г. „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията ”, № 402-FZ от 06.12 .2011 г. „За счетоводството”, както и от 27 юли 2006 г. № 152-FZ „За личните данни”.

- Моля, разкажете ни повече за тях.

Федералният закон „За електронния подпис“ - той наистина предоставя много информация. Имайки предвид член 5 от този закон, разбираме, че използваме електронен цифров подпис (ЕЦП) от дълго време. Когато се регистрирате в сайта, когато се свързвате с държавни агенции, ние въвеждаме потребителско име и парола, което по същество е обикновен цифров подпис. Позволява ви да решавате много въпроси и взаимоотношения, но за съжаление не е приложимо за счетоводството.

Днес почти всяка организация, когато наема служител, изисква от него да попълни формуляр и да въведе личните си данни. Но те трябва да бъдат защитени и закон 152-FZ говори директно за това.

И накрая законът за счетоводството. Член 9 от този закон е ключов в много отношения. Той е от решаващо значение за данъчното счетоводство. . В съответствие с него организацията има право да създава първични счетоводни документи в електронен вид и да ги подписва с цифров подпис.

- Просто?

Да, законът не посочва, че е необходимо да се използва подобрен квалифициран цифров подпис (ECDS). И тук възниква въпросът какъв подпис трябва да има организацията? Редица законодателни актове, включително Данъчният кодекс на Руската федерация, определят условията, при които може да се използва само подобрен квалифициран електронен подпис. Освен това, според Министерството на финансите, изразено в писма, всички външни документи (ESF, фактури), които се използват между контрагентите, трябва да бъдат формализирани от UKEP, което не е предвидено в закон 402-FZ. Искам да дам най-простия съвет за всички. Ако говорим за вътрешен документооборот, можете да се ограничите до обикновен електронен подпис; ако говорим за външни, тогава е по-добре да се регистрирате и да получите UKEP.

- Къде се използва електронният документооборот?

Първо, данъчни правоотношения. От дълго време данъчните власти изискват от данъкоплатците да подават отчети в електронен вид, разбира се, да прилагат първични счетоводни и други документи в електронен вид към данъчната отчетност в предвидените от данъчното законодателство случаи.

Следващото нещо, което сме регламентирали и става масово, са отношенията с държавните органи. Държавните служби, Пенсионният фонд на Руската федерация и Фондът за социално осигуряване все повече въвеждат EDI в своите отношения с платците и контрагентите. Всички те изискват използването на UKEP. Във външноикономическата дейност електронното отчитане също навлиза все по-широко.

Още в началото казахте, че законодателството за електронния документооборот не е достатъчно развито. Какво точно означава това? Какви проблеми възникват при използването на електронен документооборот?

Е, например, как да подадете, когато прилагате нулева ставка на ДДС, тези документи, които потвърждават правото да го прилагате, предвидени в член 165 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Данъчните днес изискват сканиране на документи, но това не е електронно управление на документи. Как при подаване на данъчна декларация по електронен път да приложите документи на хартиен носител към нея? Това е проблем, който съществува и днес. Или въпросът как да се представят съответните първични документи на организация, участваща във външноикономическа дейност, на нейните агенти за валутен контрол. По-лесно е да събирате всички документи в електронен вид, но Закон № 173-FZ „За валутното регулиране и валутния контрол“ изисква нотариално заверени преводи на руски на документи, създадени на чужд език. И как да стане това по електронен път? Във външноикономическата дейност Русия не предвижда използването на електронно управление на документи. Тя не е подписала съответните конвенции, така че в международното право използва само писмени договори. Отново в рамките на Русия е възможно да се определи EDI с помощта на първични документи, но споразумението трябва да бъде в писмена форма, докато не бъдат направени промени в Гражданския кодекс.

Следователно е необходимо не само да се използват съответните закони за цифровите подписи, но и да се въведат значителни промени в Гражданския кодекс на Руската федерация, Данъчния кодекс на Руската федерация и съответните други кодекси.

Ето как да организирате вътрешния документооборот - това е пълна свобода на творчеството за всяка организация

- Бихте ли посочили основните предимства на електронния документооборот?

Предимствата, разбира се, включват скоростта на обмен на документи, намаляване на сроковете, времето, намаляване на разходите за управление на документи, опростяване и рационализиране - няма нужда да създавате документ в няколко копия. Той може да достигне едновременно до всички точки на счетоводството и данъчното счетоводство. Информацията ще се получава незабавно от съответните структури във всяка конкретна организация.

Бих искал също да отбележа, че е възможно, използвайки единна система, да се получи информация за всеки документ и да се ограничи правото на достъп на конкретни изпълнители до този документ. Това ви позволява да правите EDI и цифров подпис. Отново система за вътрешен контрол, базирана на EDI, може да работи много ефективно.

- Нека разгледаме по-отблизо последното предимство.

Контролът на достъпа и сигурността на документите е много важен и трябва да се осъществява чрез EDI. На хартия много често документите, получени от счетоводния отдел, могат след това да бъдат поискани от специалистите на организацията и в крайна сметка да се загубят, което е неприемливо от гледна точка на данъчното счетоводство. Всички документи трябва да бъдат в счетоводния отдел и в пункта за данъчно счетоводство. Следователно е важна система за контрол: кой е взел документа, кой го е получил по-нататък, тоест трябва да има процедура за връщането му на мястото на регистрация. Ето защо бих искал да обърна внимание на факта, че ако някой от специалистите на организацията не спазва изискванията за документооборот и не връща или предоставя своевременно документи на счетоводния и данъчен счетоводен пункт, тогава такива служители може да бъде глобен (лишаване от бонус или част от него).

Бих искал да подчертая, че законът за счетоводството дава право на организацията да предпише в своите счетоводни политики как да съхранява документите. Или на сървъра, или в компютъра - това е точката, която трябва да се определи.

Какво можете да кажете за недостатъците на електронното управление на документи?

Сред недостатъците, по мое мнение, може да се подчертае един. Много от нашите законодателни разпоредби предвиждат правото на данъчните власти да изискват при проверка на място, ако има съмнение, хартиено копие, освен това оригинал. Възниква въпросът как да бъде иззет оригиналният електронен документ. Този проблем трябва да се реши чрез законодателната система.

А електронните документи се извършват на държавно и местно (организационно) ниво. Струва си да се отбележи, че в много отношения проблемите при разработването на местни документи в областта на прилагането на EDMS и електронни документи са свързани с недостатъците на действащото законодателство:

● няма закон за електронните документи;

● няма закон за архивно съхранение на електронни документи;

● няма федерален закон за документация за управление;

● понятийният апарат в областта не е напълно оформен.

Поради недостатъци и недостатъци на държавно ниво, властите, службите за поддръжка на документация (DMU), заедно с отделите за информатизация, сами са принудени да разработват документи, регулиращи работата с електронни документи в контекста на използването на EDMS.

За ефективно решаване на задачите и постигане на целта бяха проучени законодателни актове, нормативни и методически документи, специални публикации, включително материали от конференции в областта на документацията за управление.

Усъвършенстването на предучилищните образователни институции и в резултат на този процес широкото въвеждане на електронни документи става немислимо без използването на електронни документи. В тази връзка трябва да се отбележи, че „правното регулиране на въпросите за работа с електронни документи включва, на първо място, правната (законодателна) консолидация в регулаторни правни актове на понятието „електронен документ“ и възможността за използване на електронни документи наравно с традиционните документи в различни области на дейност. ... Използването на електронни документи в различни области на дейността на компанията, от своя страна, изисква законодателна подкрепа за тяхната правна сила, тоест установяване на процедура за тяхното удостоверяване (състав и методи за регистриране на подробности), както и като защита от изкривявания в процеса на електронен обмен.“

Съвременното държавно регулиране на електронното управление на документи в Русия включва законодателни актове, засягащи въпросите на предучилищното образование и нормативни и методически документи, регулиращи съвременната организация на електронното управление на документи.

Законодателни актове на Руската федерация, засягащи въпросиелектронен документооборот

В съответствие с действащото федерално законодателство, основният законодателен акт, който регулира отношенията, възникващи при използването на информационни технологии (включително електронни системи за управление на документи), както и осигуряване на защита на информацията, е Федералният закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“. ” от 27 юли 2006 г. № 149-FZ. Член 11 гласи, че електронно съобщение, подписано с електронен подпис или друг аналог на саморъчен подпис, се признава за електронен документ, равностоен на документ, подписан със саморъчен подпис. Установено е също, че обменът на електронни съобщения, всяко от които е подписано с електронен подпис или друг аналог на саморъчния подпис на подателя на такова съобщение, по начина, установен от федералните закони, други регулаторни правни актове или споразумение на страните, се счита за размяна на документи.

Следващият също толкова важен законодателен акт в областта на управлението на електронни документи е Федералният закон „За електронните подписи“ от 6 април 2011 г. № 63-FZ, който предвижда правните условия за използването на електронен подпис в електронни документи като аналог на саморъчен подпис в хартиен документ. С други думи, електронният подпис като реквизит на електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, да идентифицира собственика на сертификата за ключ за подпис, се използва за удостоверяване на електронни документи, включително при използване на EDMS и ED. Този закон дефинира и понятието „електронен документ“ като документ, в който информацията е представена в електронен вид. Ще разгледаме по-подробно този закон, както и разликите му от предишния закон за електронните цифрови подписи, в следващия параграф.

Трябва да се отбележи и Федералният закон „За личните данни“ от 27 юли 2006 г. № 152-FZ. Този закон урежда отношенията, произтичащи от обработването на лични данни, включително използването на средства за автоматизация. Необходимо е да се ръководите от разпоредбите на този закон в организацията, преди всичко, когато работите с документи за персонала.

„Въпросите за работа с електронни документи също се разглеждат в нормативни правни актове, посветени на отделни предметни области на правно регулиране: гражданско, административно, наказателно, наказателно-процесуално, трудово, данъчно и друго законодателство на Руската федерация.“

Заповед на ФСБ на Руската федерация „За одобряване на изискванията за формата на сертификат за ключ за проверка на квалифициран електронен подпис“ от 27 декември 2011 г. № 795 установява изисквания за набора и реда на подреждане на полета на квалифициран електронен подпис сертификат.

Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 април 2011 г. № 50n „За одобряване на Процедурата за издаване и получаване на фактури в електронна форма чрез телекомуникационни канали с помощта на електронен цифров подпис“ установява процедури за взаимодействие на участниците в електронния документооборот в рамките на издаване и получаване на фактури в електронен вид по телекомуникационни канали с използване на електронен подпис.

Граждански кодекс на Руската федерация (Граждански кодекс на Руската федерация). Този закон гласи, че документът е основата на гражданските правоотношения и съдържа основни понятия като „сделка“ и „договор“. Установена е възможността за подписване на документи с електронен подпис (клауза 2 на член 160) и обмен на документи чрез електронна комуникация (клауза 2 на член 434).

Кодексът на Руската федерация за административните нарушения на Руската федерация в параграф 2 на чл. 26.7 съдържа разпоредба, според която документите могат да съдържат информация, записана както в писмена, така и в друга форма. Документите могат да включват фото- и филмови материали, звукозаписи и видеозаписи, информационни бази данни и банки данни и други носители.

Наказателният кодекс на Руската федерация предвижда в чл. 272-274 отговорност за неправомерен достъп до информация; създаване, използване и разпространение на злонамерени програми за персонални компютри; нарушаване на правилата за експлоатация на оборудване, компютърни системи или техните мрежи.

Арбитражния процесуален кодекс на Руската федерация (в член 75), Наказателно-процесуален кодекс на Руската федерация(в чл. 74), Граждански процесуален кодекс на Руската федерация(чл. 71) съдържат разпоредби, позволяващи електронните документи да се считат за веществени доказателства, като задължително условие за удостоверяване на тези документи е наличието на електронен подпис.

Отрасловите кодекси съдържат и разпоредби относно работата с електронни документи в съответните области на дейност. По-специално, Данъчният кодекс на Руската федерация в чл. 80 съдържа разрешение за подаване на данъчна отчетност по електронен път. Митническият кодекс на Руската федерация в член 63, параграф 8 също гласи, че документите, необходими за митническо оформяне, могат да се подават в електронна форма. Кодексът на труда на Руската федерация в глава 49.1 предвижда взаимодействието на дистанционен работник или лице, кандидатстващо за дистанционна работа, и работодателя чрез обмен на електронни документи, използват се подобрени квалифицирани електронни подписи на дистанционния работник (тези промени в Кодексът на труда на Руската федерация са направени с влизането в сила на Федерален закон № 60 от 04.05.2013 г. „За изменение на някои законодателни актове на Руската федерация“).

Федерален закон „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.Законът установява единни счетоводни изисквания. В чл. 9 посочва задължителните реквизити на първичния счетоводен документ, както и общи процедури, свързани с него, като подписване и коригиране. В допълнение, параграф 5 от чл. 9 допуска изготвянето на първичен счетоводен документ в електронен вид с електронен подпис.

Естествено, EDMS трябва да поддържа целия жизнен цикъл на документите, включително организирането на архивно съхранение на документи с достъп до електронни архиви. От своя страна отношенията, възникващи в областта на организирането на съхранението, придобиването, записването и използването на архивни документи, се регулират от Федералния закон „За архивното дело в Руската федерация“. от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ.В чл. 5 от закона гласи, че Архивният фонд включва архивни документи, намиращи се на територията на Руската федерация, независимо от техния произход, време и начин на създаване, вид носител, форма на собственост и място на съхранение, включително електронни и телеметрични документи.

При използването на EDMS и ED има спешна необходимост от осигуряване на информационна сигурност и защита на обработваната и съхранявана информация. В допълнение към Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ в това отношение е необходимо да се знаят разпоредбите на Федералния закон „За държавната тайна“ от 21 юли 1993 г. № 5485-1 и Федералния закон Закон „За търговската тайна“ от 29 юли 2004 г. № 98-FZ (ако дейностите на организацията създават информация, която представлява тези видове тайни).

Нормативни и методически документи, регламентиращи съвременната организацияелектронен документооборот

Държавна предучилищна системасъдържа препоръки относно подготовката на документи за управление, организация на работата с документи, включително отделен параграф, посветен на автоматизацията на работата с документи. Клауза 4.3 предвижда, че автоматизираната технология за работа с документи се осъществява чрез създаване и внедряване на автоматизирана подготовка на документи, автоматизирани системи за извличане на информация и решаване на други проблеми с помощта на персонални компютри и автоматизирани работни станции. В същото време трябва да се осигури информационна и техническа съвместимост на компютърното оборудване едно с друго.

Главно класификаторите на техническа, икономическа и социална информация могат да се използват от организациите за създаване на подходящи системни директории на EDMS и ED. „В момента, поради масовото въвеждане на автоматизирани системи за управление на документи, използването на класификатори придобива ключово значение. Класификационните кодове могат да се използват като основа за изграждане на системи за автоматизация на документи."

Албум на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане и заплащане на труда, одобрен Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. се използва за обработка на кадровата документация. При използване на електронна система за управление на документи и електронен документ може да се създаде системна директория, съдържаща данни за формуляр.

За определяне на времевите стандарти за основните видове работа в предучилищните образователни институции, включително при използване на системи за автоматизация, се прилагат следните нормативни документи:

Междусекторни интегрирани стандарти за време за работа в предучилищни образователни институции, одобрен Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация от 25 ноември 1994 г. № 72;

Утвърдени са времеви норми за работа по автоматизираната архивна технология и документационна поддръжка на ръководните органи. Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация от 10 септември 1993 г. № 152;

Утвърдени времеви стандарти за работа по документация на управленските структури на федералните изпълнителни органи. Резолюция на Министерството на труда от 36 март 2002 г. № 23.

Разработено за федералните органи на изпълнителната власт при организиране на вътрешни дейности (одобрено със заповед на Федералния архив на Русия от 23 декември 2009 г. № 76). Тези препоръки могат да бъдат справочни за всяка организация.

В допълнение, други препоръки, разработени от Росархив, ще бъдат полезни.

След това се обръщаме към вътрешните стандарти, които трябва да се спазват при използване на EDMS и ED.

GOST R 6.30-2003 „Единна система за организационна и административна документация“ установява състава на документите, изискванията за изготвяне на документите; изисквания към формулярите на документи (включително електронни).

Международни стандарти в областтаелектронен документооборот

Руското законодателство няма единни стандарти или изисквания за електронни системи за управление на документи, които биха могли да ръководят избора на система. В същото време на Запад тези стандарти отдавна са създадени и са в сила, съдържащи изисквания за такива системи. Например, това е стандартът на САЩ DoD 5015.2-STD (Стандарт за критерии за проектиране на софтуерни приложения за управление на електронни записи), стандартът на Европейския съюз MoReq и др. Ще разгледаме европейския стандарт MoReq (Изисквания към модела за управление на електронни записи), който според нас е най-подходящ за нашия документооборот. Това е, което би могло да се препоръча като препоръка при избор на система за електронен документооборот.

Електронната система за управление на документи може да бъде представена като специализиран пакет за разработка, няколко отделни интегрирани пакета, разработка по поръчка или комбинация от тях, всяка организация решава какво да избере самостоятелно. Стандартът не определя конкретни изисквания за естеството на системата.

Стандартът може да се използва:

● разработчици на системи за управление на електронни документи: като препоръки при разработване на софтуерен продукт и подобряването му;

● настоящи клиенти на системата: като основа за извършване на одит на използването на системата;

● потенциални клиенти: като основа за писане на технически спецификации;

● специализирани образователни институции: като методически материал за написване на курсове за обучение по управление на електронни записи. 8

Като цяло стандартът предоставя несъмнени препоръки за избор на система за електронно управление на документи, както и изготвяне на технически спецификации. В момента пазарът предлага огромно разнообразие от различни електронни системи за управление на документи, различни по функционалност, но сходни по описание. Това прави избора на система доста труден. Следването на препоръките на MoReq позволява на организацията да създаде свой собствен списък с изисквания за система за електронно управление на документи, да отговаря на кои критерии и да избере системата, която ще бъде най-оптимална за конкретна организация. 8

Използването на международни стандарти в Руската федерация не е задължително, но трябва да се има предвид, че в момента стандартизацията на работата с документи се премества на международно ниво. Ето защо, когато използвате EDMS и ED у нас, е препоръчително да се съсредоточите върху разпоредбите на международните стандарти в областта на електронното управление на документи.

ISO стандарт 15489 „Информация и документация. Управление на документи” е разработен от Подкомитет № 11 „Управление на архив (документи)”, действащ в структурата на Технически комитет № 46 „Информация и документация” на Международната организация по стандартизация. Това е „първият международен стандарт за организация на деловодството и документооборота, съдържащ общи изисквания и методология за управление на документи на всички видове носители и във всички формати, както и процедури за разработване и внедряване на системи за документооборот“. Освен това „стандартът ISO 15489 използва модерен функционален подход към управлението на документи, който ни позволява да свържем регулаторните изисквания (например статус на „документ“, периоди на съхранение и т.н.) с бизнес функциите, които водят до тази информация материал."

По този начин, „в условия, когато регулаторната и методологическа база на домашната офис работа е сведена до минимум по различни причини и практически няма държавно регулиране на въпросите за управление на документацията, този стандарт може да се превърне в добра методологична основа за услуги за управление на документи в руски организации”.

Международен стандарт ISO 23081 „Информация и документация. Процеси за управление на записи. Метаданни за записи“ е посветен на офис метаданните в управленските дейности, техните видове, функции за поддържане на управленски и офис процеси, както и управление на метаданни.

Изискванията за съхраняване на документи в архиви и библиотеки са установени от ISO 11799:2003 „Информация и документация. Изисквания за съхранение на архивни и библиотечни документални материали."

Заключение

В заключение трябва да се отбележи, че изискванията за електронни документи могат да съдържат законодателни и други регулаторни правни актове, които определят статута на различни юридически лица или тяхната дейност в определена област. Най-често въпросите за създаване и използване на електронни документи се решават от отделите независимо. Има разпоредби на федералните власти, които са особено заинтересовани от бързото и точно предаване на документирана информация. Това са актове на финансови органи, данъчни, митнически служби и др.

Когато използвате електронно управление на документи и системи за електронно управление на документи, трябва да вземете предвид и законодателните актове на съставните образувания на Руската федерация и правните актове, приети от изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация.

Ларин М.В. Електронни документи в управлението: научно-методическо ръководство/M.V. Ларин, О.Н. Рисков. -ВНИИДАД.-М.: 2005.-С.7

Ларин М.В. Електронни документи в управлението: научно-методическо ръководство/M.V. Ларин, О.Н. Рисков.-ВНИИДАД.-М.: 2005.-С.11

Ларин М.В. Електронни документи в управлението: научно-методическо ръководство/M.V. Ларин, О.Н. Рисков.-ВНИИДАД.-М.: 2005.-С.12

Ларин М.В. Електронни документи в управлението: научно-методическо ръководство/M.V. Ларин, О.Н. Рисков.-ВНИИДАД.-М.: 2005.-С.20

Рисков O.I. Класификатори на документи и информация като част от нормативната уредба на деловодството на АС // Документацията в информационното общество: Унификация и стандартизация на междуведомствения корпоративен документооборот: Доклади и съобщения на IX Международна научно-практическа конференция 05-06 март 2003 г. . - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241

Храмцовская Н.А. Нормативни документи, необходими за електронния документооборот в организацията / N.A. Khramtsovskaya // Документация в информационното общество: Унификация и стандартизация на междуведомствения корпоративен документооборот: Доклади и съобщения на IX Международна научно-практическа конференция 05-06 март 2003 г. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293

Пак там, Рисков O.I. За връзката между разпоредбите на международния стандарт ISO 15489 и съвременната нормативна уредба на предучилищните образователни институции на Руската федерация: терминологичен анализ. - С.292-293

(3,24 - оценка от 4 души)

Една от основните цели на прилагането на концепцията за информационен модел на публичната администрация в Република Беларус е формирането на единно информационно пространство, което осигурява създаването на условия за ефективно функциониране на икономиката и публичната администрация.

В държавната програма за информатизация за 2003-2005г. и за периода до 2010 г. „електронна Беларус“ са идентифицирани следните направления на информатизация:

  • 1) подобряване на дейността на държавните агенции въз основа на използването на информационни технологии;
  • 2) подобряване на нормативната база и държавното регулиране в областта на информатизацията;
  • 3) подобряване на системата за информационна сигурност, като се вземат предвид разпоредбите на концепцията за национална сигурност на Република Беларус и др.

Цел на програмата.

Създаване на национален портал, чрез който всеки гражданин, предприемач или държавен служител може бързо да взаимодейства както с държавата, така и помежду си.

Определящите или основните регулаторни правни актове в областта на управлението на електронни документи, както и неговата сигурност, са закони (за управление на електронни документи, за цифрови подписи, за електронни съобщения), стандарти, приети от международни организации и национални органи по стандартизация.

Нормативната рамка на Република Беларус съдържа:

  • 1) държавни стандарти на Република Беларус (STB № 12.21-2000 - „Електронни документи. Правила за изпълнение, обращение и съхранение“, STB „11.76.1-99 „Информационни технологии, информационна сигурност, функции за хеширане“);
  • 2) насоки, регламентиращи използването на електронни документи и цифрови подписи във финансовия сектор (формат на карта с публичен ключ, технология за цифров подпис, термини и определения);
  • 3) система за държавно сертифициране на средствата за информационна сигурност и държавно лицензиране на дейности за предоставяне на услуги в областта на информационната сигурност;
  • 4) изисквания за криптозащита на информацията, наложени от държавния център за сигурност на информацията;
  • 5) документи в областта на архивите на електронното управление на документи (методически препоръки за отпечатване на каталози, за записване и съхранение на електронно управление на документи в институции, организации и предприятия през 2004 г., методически препоръки за прехвърляне на управление на електронни документи към ведомствения архив от структурните подразделения на предприятия, институции, организации).

Закон на Република Беларус „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“. Този закон урежда отношенията, възникващи в процеса на формиране на информационни ресурси, урежда създаването на информационни технологии, информационни системи и информационни мрежи, както и урежда процедурата за защита на информационните ресурси, правата и задълженията на участниците в процеса на информатизация.

Законът за електронния документооборот урежда правните основания за използване на електронни документи. Този закон съдържа дефиниция на понятия като електронен подпис, средства за електронен подпис, автентичност и цялост на електронен документ, урежда въпроси, свързани с разпространението на публични ключове, както и удостоверяване на мерките за сигурност. Този закон първоначално е насочен към регулиране на информационните технологии във финансовия сектор. Законопроектът се нарича „за електронното документооборот и приложението му в банковото дело“.

Изкуство. 11 и чл. 22 от Закона за управление на електронни документи изравнява статута и правната сила на хартиените и електронните документи, а също така позволява използването на електронен документ в отношенията между страните при сключване на подходящи споразумения. Ако законодателството на Република Беларус изисква договорът да бъде изготвен в писмена форма, тогава електронният документ е еквивалентен на тази форма. Използването на електронен обмен на данни причинява следните проблеми:

  • 1) спазване от страните на писмена форма при обмен на електронни съобщения;
  • 2) идентифициране на инициатора на съобщението като лице, упълномощено да извърши транзакцията;
  • 3) признаване на доказателствената сила на документи в електронен вид в съда;
  • 4) придаване на силата на оригинала на електронния документ.