Указания 59 за командировки. Бизнес пътувания из Украйна. Разходи за живот

Тези промени влязоха в сила на 31 август 2012 г.

Напомняме ви: нормите на Инструкция № 59 се прилагат изключително за държавни органи, предприятия, институции и организации, финансирани изцяло или частично от бюджетни средства, което е многократно потвърдено от различни ведомства (виж писмото на Държавната данъчна служба от 31 март , 2012 г. № 5742/6/15-1415).

Украинското законодателство обаче не съдържа подобен регулаторен документ, разработен за недържавни предприятия. В резултат на това нормите на Инструкция № 59 се вземат като основа при разработването на правила и инструкции за командировки от много стопански субекти, независимо от тяхната форма на собственост. Освен това самите служители на Държавната данъчна служба, когато отговарят на въпроси относно организацията, регистрацията и плащането на командировките, се позовават конкретно на нормите на Инструкция № 59.

По-долу са промените, които важат в правилата за регистриране, осигуряване и заплащане на командировките на държавните служители от 31 август 2012 г.

Новата редакция на клауза 14 от Инструкция № 59 има за цел да приведе нейните норми в съответствие с нормите на чл. 121. По-специално в този параграф сега се посочва, че командирован работник заплатите не могат да бъдат по-ниски от средните доходии се заплаща за всички работни дни по график, установен на основното място на работа (в съответствие с условията, определени от трудовия и колективния договор). Тъй като чл. 121 от Кодекса на труда в тази редакция е в сила от 13 май 2011 г., като тези корекции не променят практическите правила за заплащане на командировъчните.

Специално внимание на всички предприятия заслужава новото правило, според което датите на заминаване и пристигане в транспортните билети трябва да съвпадат с датите на заминаване и пристигане, посочени в заповедта за изпращане в командировка (клауза 8 от Инструкция № 59) . Въпреки факта, че това задължително се отнася изключително за държавните предприятия, възможно е по време на проверки от органите на Държавната данъчна служба да има искания за изключване на възстановяването на транспортни разходи от разходите в случай на несъответствие между датите на транспортните билети и заповедта за командировка. Въпреки че, както бе споменато по-горе, от недържавните предприятия не се изисква да спазват нормите на Инструкция № 59.

Освен това е въведено правило за размер на дневните разходив случай, че получаващата страна осигурява храна на командирования работник или ако стойността на храната е включена във фактурите за наемане на квартира. В такива случаи дневните надбавки се определят като процент от сумата, определена в допълнение 1 към:

• 80% - на едно хранене;
• 55% - с две хранения на ден;
• 35% - с три хранения на ден.

Това правило важи изключително за държавните предприятия. За други стопански субекти максималните дневни ставки, които са включени в разходите в данъчното счетоводство и не подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица, са установени в параграф. 4 стр. 140.1.7.

В Инструкция № 59, клаузи, регламентиращи срокове за пътуване на определени категории работници. Вместо подробно декодиране, сега в параграф 1 на раздел. II (регулиране на времето на командировки в Украйна) и в параграф 1 от раздел. III (регулиращ условията на командировки в чужбина) се споменава, че общите максимални условия на командировки не се прилагат за случаите, определени от Резолюция № 98. Всъщност нормите на Инструкция № 59 в предишното издание дублираха норми на Резолюция № 98, така че практически нищо не се е променило по този въпрос. Малките разлики са както следва:

• Параграфът е станал невалиден. 7 клауза 1 раздел III, според който срокът за задгранични командировки на служители на Държавната данъчна служба и органите на вътрешните работи, изпратени за обучение, е 90 дни. От 31.08.2012 г. те се подчиняват на общите правила, т.е. максималният срок е 60 дни;
• от 31.08.2012 г. бяха отстранени несъответствията между нормите на Инструкция № 59 и Резолюция № 98 относно командировките на студенти, докторанти и научни работници ( маса).

	Краен срок за пътуване
	Съгласно Инструкция № 59 с измененията, валидна до 31 август 2012 г.	Съгласно действащата Резолюция №98
Научни и научно-педагогически работници, изпратени на стажове в университети и научни институции на Украйна	6 месеца (параграф 5, параграф 1, раздел II)	според общите правила
	2 месеца (параграф 5, параграф 1, раздел II)
Научни и научно-педагогически работници, изпратени на стаж в университети и научни институции в чужбина	6 месеца (параграф 8, клауза 1, раздел III)	6 месеца (параграф 8, клауза 6)
включително специализанти и докторанти	2 месеца (параграф 8, клауза 1, раздел III)	1 година (параграф 8, параграф 6)
Студенти, изпратени да учат в университети в чужбина	според общите правила	2 години (параграф 8, параграф 6)

Мария Жадовец

3. За целите на този правилник мястото на постоянна работа трябва да се счита за местоположението на организацията (отделна структурна единица на организацията), работата в която е предвидена от трудовия договор (наричана по-нататък изпращащата организация ).

Служителите се изпращат в командировка с писмено решение на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа. За служебно пътуване се признава и пътуване на служител, изпратен в командировка въз основа на писмено решение на работодателя до отделно звено на изпращащата организация (представителство, клон), разположено извън мястото на постоянна работа.

Командировките на служители, чиято постоянна работа се извършва на път или има пътнически характер, не се признават за командировки.

4. Продължителността на командировката се определя от работодателя, като се вземат предвид обемът, сложността и други особености на служебното назначение.

Денят на заминаване в командировка е датата на заминаване на влак, самолет, автобус или друго превозно средство от мястото на постоянна работа на пътуващия, а денят на пристигане от командировка е датата на пристигане на определено превозно средство на мястото на постоянна работа. При изпращане на МПС преди 24 часа включително, за ден на заминаване за командировка се счита текущият ден, а от 00 часа нататък - следващият ден.

Ако гара, пристан или летище се намират извън населено място, се взема предвид времето, необходимо за пътуване до гарата, пристана или летището.

По същия начин се определя денят, в който служителят пристига на постоянната си работа.

Въпросът за присъствието на служител на работа в деня на заминаване в командировка и в деня на пристигане от командировка се решава по споразумение с работодателя.

5. Заплащането на служител, ако той работи през почивните дни или неработните празници, се извършва в съответствие с трудовото законодателство на Руската федерация.

(виж текста в предишното издание)

7. Действителният престой на служителя в командировка се определя от документите за пътуване, представени от служителя при завръщане от командировка.

Ако служител пътува въз основа на писмено решение на работодателя до мястото на командировка и (или) обратно до мястото на работа със служебен транспорт, с транспорт, собственост на служителя или собственост на трети лица (по пълномощно ), действителният период на престой на мястото на командировката се посочва в официалния документ, който се подава от служителя при завръщане от командировка на работодателя с прилагане на документи, потвърждаващи използването на посочения транспорт за. пътуване до мястото на работа и обратно (пътна бележка, маршрутен лист, фактури, разписки, касови бележки и други документи, потвърждаващи транспортния маршрут).

При липса на документи за пътуване служителят потвърждава действителната продължителност на престоя на служителя в командировка с документи за наемане на жилищни помещения на мястото на командировка. При настаняване в хотел посоченият период на престой се потвърждава с разписка (купон) или друг документ, потвърждаващ сключването на договор за предоставяне на хотелски услуги на мястото на командировка, съдържащ информация, предвидена в Правилата за предоставяне на хотелски услуги в Руската федерация, одобрено с Указ на правителството на Руската федерация от 25 април 1997 г. N 490 "За одобряване на Правилата за предоставяне на хотелски услуги в Руската федерация."

При липса на документи за пътуване, документи за наемане на жилищни помещения или други документи, потвърждаващи сключването на договор за предоставяне на хотелски услуги на мястото на командировка, за да се потвърди действителният период на престой на мястото на работа пътуване, служителят трябва да представи бележка и (или) друг документ за действителния период на престой на служителя в командировка, съдържащ потвърждение на страната, която приема служителя (организация или длъжностно лице), за датата на пристигане (заминаване) на служител до мястото на командировка (от мястото на командировка).

(виж текста в предишното издание)

(виж текста в предишното издание)

9. Средните доходи за периода, през който служителят е в командировка, както и за дните на път, включително по време на принудително спиране, се запазват за всички дни на работа съгласно графика, установен от изпращащата организация.

По време на командировка служител, работещ на непълно работно време, задържа средната заплата от работодателя, който го е изпратил в командировка. Ако такъв служител е изпратен в командировка едновременно за основната си работа и работата, изпълнявана на непълно работно време, средната заплата се запазва и от двамата работодатели, а възстановимите разходи за командировката се разпределят между изпращащите работодатели по споразумение между тях.

10. При изпращане на служител в командировка му се дава паричен аванс за заплащане на пътни разходи и наем на жилищни помещения и допълнителни разходи, свързани с живеене извън мястото на постоянно пребиваване (дневни пари).

11. На служителите се възстановяват пътни и наемни разходи, допълнителни разходи, свързани с пребиваване извън постоянното им място на пребиваване (дневни пари), както и други разходи, направени от служителя с разрешение на ръководителя на организацията.

Процедурата и размерът на възстановяването на разходите, свързани с командировките, се определят в съответствие с разпоредбите на член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация.

(виж текста в предишното издание)

Допълнителните разходи, свързани с живота извън мястото на пребиваване (дневни), се възстановяват на служителя за всеки ден от командировката, включително почивните дни и неработните празници, както и за дните на път, включително по време на принудително спиране, като предвид разпоредбите, предвидени в параграф 18 от настоящите правила.

При пътуване по работа до район, откъдето служителят, въз основа на транспортните условия и естеството на извършената работа в командировката, има възможност да се връща ежедневно до мястото на постоянно пребиваване, дневните пари не се изплащат.

Въпросът за целесъобразността на ежедневното връщане на служител от командировка до място за постоянно пребиваване във всеки конкретен случай се решава от ръководителя на организацията, като се вземат предвид разстоянието, транспортните условия, естеството на задачата. извършени, както и необходимостта от създаване на условия за почивка на служителя.

Ако служителят в края на работния ден, в съгласие с ръководителя на организацията, остане на мястото на командировката, тогава разходите за наемане на квартира, при предоставяне на съответните документи, се възстановяват на служителя в по начина и в размер, предвиден в алинея втора на тази алинея.

(виж текста в предишното издание)

В случай на изпращане на заплати на служител в командировка, по негово искане, разходите за изпращането им се поемат от работодателя.

12. Разходите за пътуване до мястото на командировка на територията на Руската федерация и обратно до мястото на постоянна работа и за пътуване от едно населено място до друго, ако служителят е изпратен до няколко организации, разположени в различни населени места, включват разходи за пътуване с обществен транспорт, съответно гара, пристан, летище и от гара, пристан, летище, ако се намират извън населеното място, при наличие на документи (билети), потвърждаващи тези разходи, както и заплащане на услуги за. издаване на документи за пътуване и осигуряване на спално бельо във влаковете.

(виж текста в предишното издание)

13. В случай на принудително спиране по пътя, на служителя се възстановяват разходите за наемане на жилищни помещения, потвърдени със съответните документи, по начина и в размера, предвидени в параграф 2 на клауза 11 от настоящите Правила.

(виж текста в предишното издание)

14. Разходите за резервиране и наемане на жилищни помещения на територията на Руската федерация се възстановяват на служителите (с изключение на случаите, когато им се предоставят безплатни жилищни помещения) по начина и в размерите, предвидени в параграф 2 на клауза 11 от тези Правила.

(виж текста в предишното издание)

(виж текста в предишното издание)

16. Плащане и (или) възстановяване на разходи на служител в чуждестранна валута, свързани с командировка извън територията на Руската федерация, включително плащане на аванс в чуждестранна валута, както и възстановяване на неизразходван аванс в чуждестранна валута, издаден на служител във връзка с командировка, се извършват в съответствие с Федералния закон „За валутното регулиране и валутния контрол“.

Изплащането на дневни надбавки на служител в чуждестранна валута, когато служителят е изпратен в командировка извън територията на Руската федерация, се извършва по начина и размера, предвидени в параграф 2 на клауза 11 от настоящия правилник, като се вземат предвид функции, предвидени в клауза 19 от настоящите правила.

(виж текста в предишното издание)

17. По време на пътуването на служител, изпратен в командировка извън територията на Руската федерация, се изплащат дневни надбавки:

А) при пътуване през територията на Руската федерация - по начина и в размерите, предвидени в параграф 2 на клауза 11 от настоящите Правила за командировки на територията на Руската федерация;

(виж текста в предишното издание)

Б) при пътуване през територията на чужда държава - по начина и в размерите, предвидени в параграф 2 на точка 11 от настоящия правилник за командировки на територията на чужди държави.

(виж текста в предишното издание)

18. Когато служител пътува от територията на Руската федерация, датата на преминаване на държавната граница на Руската федерация се включва в дните, за които се изплащат дневни в чуждестранна валута, а при пътуване до територията на Руската федерация , датата на преминаване на държавната граница на Руската федерация се включва в дните, за които се изплащат дневни в рубли.

Датите на преминаване на държавната граница на Руската федерация при пътуване от територията на Руската федерация и към територията на Руската федерация се определят от отметките на граничните власти в паспорта.

Когато служител е изпратен в командировка на територията на 2 или повече чужди държави, дневните надбавки за деня на преминаване на границата между държавите се изплащат в чуждестранна валута в съответствие със стандартите, установени за държавата, в която е изпратен служителят.

19. При изпращане на служител в командировка на територията на държави - членки на Общността на независимите държави, с които има сключени междуправителствени споразумения, въз основа на които граничните органи не правят бележки за преминаване на държавната граница при влизане и изходни документи, датата на преминаване на държавната граница на Руската федерация се определя от документите за пътни карти (билети).

(виж текста в предишното издание)

В случай на принудително закъснение при транзит, дневните надбавки за закъснението се изплащат по решение на ръководителя на организацията след представяне на документи, потвърждаващи факта на принудителното закъснение.

20. На служител, който е бил в командировка на територията на чужда държава и се е върнал на територията на Руската федерация в същия ден, се изплащат дневни надбавки в чуждестранна валута в размер на 50 процента от размера на разходите за изплащане на дневни пари, определени по установения ред

Съгласно клауза 1 от раздел I на Инструкция № 59, командировката е пътуване на служител по заповед на ръководителя на държавен орган, предприятие, учреждение и организация, изцяло или частично издържано (финансирано) от бюджетни средства, за определен период от време в друго населено място за изпълнение на служебни задачи извън мястото на постоянната му работа (ако има документи, потвърждаващи връзката на командировката с основната дейност на предприятието). Освен това инструкциите записват някои точки относно командировките на служители на предприятия, организации, институции, финансирани изцяло или частично от бюджетни средства, по-специално:

• при изпращане на служител в командировка, той трябва да получи авансово плащане за текущи разходи по време на командировката (в брой или безналични средства с платежни карти);
• трябва да се установят крайни срокове за командировка: не повече от 30 календарни дни за командировка в Украйна и не повече от 60 календарни дни за командировка в чужбина. Трябва да се отбележи, че преди това също беше необходимо да се води специален дневник за записване на командировки, но промените, направени със Заповед № 694 към Инструкция № 59, отмениха такъв документ. Освен това, според направените промени, ако датата на транспортния билет не съвпада с датата на пристигане на служителя от командировка по заповед, тогава, с разрешение на ръководството на предприятието, забавяне на командировка за почивни или празнични и неработни дни се взема предвид. В същото време периодът на престой на такъв служител извън мястото на работа не трябва да надвишава периодите, дадени в Резолюция № 98 (т.е. не повече от 30 календарни дни за командировки на територията на Украйна и 60 календарни дни за командировки в чужбина). Трябва да се отбележи, че тези изисквания се отнасят за бюджетни предприятия.

Други стопански субекти от различни форми на собственост трябва да се ръководят от Данъчния кодекс, Кодекса на труда и вътрешните документи на предприятието. И така, в чл. 121 от Кодекса на труда предвижда следните гаранции и компенсации за работниците и служителите по време на командировка: работниците и служителите имат право на възстановяване на разходите и други обезщетения във връзка с командировката; на служителите, изпратени в командировка, се изплащат дневни пари за времето на престоя им в командировката, разходите за пътуване до местоназначението и обратно и разходите за наемане на жилище в съответствие със закона; командированите служители запазват работното си място (длъжност) по време на командировката; на служителите, изпратени в командировка, се заплаща в съответствие с условията на трудовия или колективния договор, размерът му не може да бъде по-малък от средната работна заплата.

Пътуващ характер на работата

Клауза 2 от раздел 1 на Инструкция № 59 предвижда, че командировките на служители, чиято постоянна работа се извършва на път или има пътуващ (мобилен) характер, не се считат за командировки. Въпреки факта, че Инструкция № 59 се прилага за бюджетните предприятия, същият подход се прилага и за самоиздържащите се предприятия. По този начин, съгласно писмо № 5/13/116, когато се дефинира понятието „пътуващ характер на работа“, е необходимо да се изхожда от организацията (естеството) на изпълнението (извършването) на определената работа. Тази организация на работа включва извършване на работа на обекти, разположени на значително разстояние от местоположението на организациите, което е свързано с пътуване в извънработно време от местоположението на организацията (сборен пункт) до мястото на работа на сайт и обратно. Надбавки (доплащания) за пътуващия характер на работа се установяват за служителите, за да се възстановят разходите, свързани с постоянното им движение (или преместване на предприятието), както и изолацията от постоянното им място на пребиваване. В допълнение, такива надбавки могат да бъдат установени за служители, работещи на обекти, значително отдалечени от местоположението на предприятието, във връзка с пътуване в неработно време от такова място до мястото на работа на обекта и обратно.

Съгласно чл. 7 от Закон № 3356, въпросите за размера на допълнителните плащания за пътуващия характер на работа трябва да бъдат включени в колективния трудов договор, както и въпроси за организиране на други плащания (допълнителни плащания, надбавки, премии и др.).

Ред за регистрация на командировки

В предприятията на самоиздръжка процедурата за обработка на служебни командировки като правило се регулира от вътрешни административни документи. Обикновено това се случва по следния начин. Инициаторът - това е или самото командировано лице, или неговият пряк ръководител (ръководител на отдел, цех и др.) - съставя бележка, адресирана до ръководителя на предприятието, в която обосновава необходимостта от конкретна командировка . След получаване на съгласие се издава заповед (инструкция) за предприятието в командировка, в която се посочват фамилията, собственото име и бащиното име, длъжността на командирования служител, мястото на командировката (населено място, предприятие), неговото продължителност и цел, допълнителни ограничения (например максимална цена на плащането за настаняване, забрана за пътуване в автомобили SV и др.). Освен това е препоръчително в заповедта да се предостави изчисление на размера на пътните разходи, които трябва да бъдат издадени предварително на командирования служител. Командированият прочита заповедта срещу подпис, получава командировка и аванс. Относно издаването на аванс за командировка следва да се отбележи, че издаването му на командирования служител преди командировката е пряко задължение на работодателя. Това е установено за бюджетни организации (клауза 4 от Инструкция № 59). За самоиздържащите се предприятия такава норма не е установена в действащото законодателство, без да се брои задължението за възстановяване на направените разходи, както беше посочено по-горе. В същото време, за да осигури изпълнението на производствени задачи, включително задачи за командировки, предприятието има право да установи задължение за издаване на аванс преди командировка. Напълно възможно е такова задължение да се консолидира във вътрешен документ, по-специално в наредба за командировките.

Издаване на средства и процедури за отчитане

Съгласно клауза 2.11 от Наредба № 637, издаването на пари в брой за командировка, както и всяко друго издаване на пари по сметка, се извършва в съответствие със законодателството на Украйна. Това означава, че се извършва от касата на предприятието с помощта на касови ордери (разходни отчети) или чрез прехвърляне на средства от разплащателната сметка на предприятието към банковата платежна карта на служителя. Посочено е също, че издаването на средства се извършва само при условие, че отговорното лице представи отчет за предварително получените суми за отчета. Понастоящем е в сила формулярът „Доклад за използване на коштив, видяних на видряджения или под звит“ (наричан по-долу Доклад) и Процедурата за попълването му, одобрена със Заповед № 845.

В съответствие с ал. 170.9.2 клауза 170.9 чл. 170 от Данъчния кодекс, формата на отчета се определя от регулаторния орган. Тази алинея също така отбелязва, че Отчетът се подава преди края на петия банков ден, следващ деня, в който служителят е завършил командировката. При наличие на остатък от неизразходвани средства, те трябва да бъдат върнати в касата или заверени по разплащателната банкова сметка на предприятието преди или при подаване на Отчета. Установени са и отделни срокове, ако издаването на средства срещу отчета е извършено с банкови разплащателни карти, банкови или лични чекове. Ако по време на командировка са получени пари в брой от отговорно лице с платежни карти, тогава подаването на Отчета и връщането на неизползваната сума трябва да се извърши преди края на третия банков ден след края на командировката. (параграф „а“, клауза 170.9.3, клауза 170.9, член 170 от Данъчния кодекс). Ако по време на командировка отчетното лице е използвало платежни карти за извършване на безналични плащания и срокът за подаване на отчета не надвишава 10 банкови дни, предприятието работодател, ако има основателни причини, има право да удължи този срок до 20 банкови дни (за установяване на причините за несъответствията между съответните отчетни документи) (параграф „b“, клауза 170.9.3, клауза 170.9, член 170 от Данъчния кодекс).

Ограничения за плащания в брой

Съгласно клауза 2.3 от Наредба № 637, предприятията (предприемачите) имат право да извършват парични разплащания помежду си и / или с физически лица в рамките на един ден, като използват един или повече платежни документи в рамките на сумите за парични сетълменти, установени в съответствие с клауза 1 от Наредба № 210 Трябва да се отбележи, че това ограничение не се прилага за използването на средства, издадени за командировка. Това е записано и в клауза 2.3 от Наредба № 637. Ако по време на престоя в командировка отговорното лице трябваше да харчи пари за производствените (икономически) нужди на предприятието, ограничението се прилага само за сумата от такива пари. Следователно такава операция може да се извърши в рамките на 10 000 UAH. (максималния размер на плащанията в брой на предприятията (предприемачите) помежду си, броят на предприятията (предприемачите) не е ограничен).

Характеристики на издаване на средства по време на командировки в чужбина

В случай на командировки в чужбина авансът в чуждестранна валута за пътни разходи, както и за представителни разходи се издава от предприятието от разплащателна сметка, открита в чуждестранна валута (клауза 2.1 от Правила № 200). Съгласно клауза 2.2 от тези правила издаването се извършва въз основа на заявление за издаване на пари в брой, пълномощно на представител на предприятието за получаване на чуждестранна валута в касата на банката, както и писмо изчисляване на разходите, като се посочват фамилното име, собственото име и бащиното име на командирования (други лица), пътуващи в чужбина.

Компанията също има право да закупува пътнически чекове за сумата на пътните и представителните разходи, за това е необходимо да се изготви заявление във всякаква форма, както и да се предоставят документите, посочени по-горе (клауза 2.3 от Правила № 200); .

Ако командировката се извършва на превозно средство, което е в баланса на предприятието (или е наето), тогава такова предприятие също има право да използва пари в чуждестранна валута от разплащателни сметки за покриване на оперативните разходи, свързани с експлоатацията на превозните средства в чужбина (клауза 3.1 от Правила № 200). В този случай в банката трябва да бъдат представени следните документи:

• заявление за теглене на пари в брой;
• пълномощно на представител на предприятието за получаване на чуждестранна валута в касата на банката;
• писмо от фактурата, което посочва: целта на отпътуване; фамилия, собствено име и бащино име (ако има такова) на лицето, което изнася пари в брой за покриване на оперативни разходи, изчисляване на оперативните разходи, свързани с обслужването на превозни средства в чужбина (клауза 3.2 от Правила № 200).

Следва да се отбележи, че служителят не може да извършва сделки за придобиване на каквито и да било инвентарни позиции за пари в чуждестранна валута, докато е в командировка в чужбина, тъй като тези сделки са свързани с търговия. А плащанията в границите на търговския оборот се извършват само чрез оторизирани банки (член 7 от Указ № 15-93).

Неизползваните парични средства в чуждестранна валута след приключване на командировката трябва да бъдат кредитирани директно по разплащателната сметка в чуждестранна валута в рамките на пет банкови дни от датата на постъпване в касата на предприятието; след това могат да бъдат използвани от предприятието само за подобни цели (т.е. командировъчни и/или оперативни разходи за превозни средства в чужбина) или продадени (клауза 8.4 от Наредба № 200, клауза 11 от раздел III от Наредба № 281). Ако служител, който е жител на Украйна, е използвал собствени средства по време на командировка в чужбина, разходите се възстановяват в еквивалент на гривна по курса на Националната банка на Украйна, който е в сила към момента на плащането. Изключение се прави за чуждестранни служители, на които по тяхно искане плащанията могат да се извършват както в чуждестранна валута, така и във валутата на Украйна (клауза 2.5 от Правила № 200).

Документи, потвърждаващи командировки и извършени разходи

Трябва да се отбележи, че Заповед № 260, която одобри формуляра „Потвърждение за реконструкция“, стана невалидна още през 2011 г. Следователно предприятията имат право самостоятелно да разработват и използват формуляри на първични документи (клауза 2.7 от Наредба № 88) . По-специално, това може да бъде удостоверение, съдържащо данни за командировка от заповед. Можете също така да използвате отделен формуляр с бележки за пристигане и заминаване. Такива белези, заверени с подписи и печати на местата на командировка, ще позволят да се определи действителната продължителност на престоя в командировка. Освен тези документи като потвърждение могат да се използват хотелски сметки, транспортни билети, други документи, потвърждаващи извършени разходи, както и време, прекарано в командировка. Например за шофьори и спедитори това могат да бъдат пътни листове с бележки за получаване на стоки, пътен лист за камион (ако има такъв) - в момента този формуляр не е задължителен, но предприятията имат право да го използват.

Дневната сума се определя, както следва:

• когато пътувате в командировка в рамките на Украйна и в страни, на чиято територия влизането на украински граждани не изисква виза - в съответствие със заповедта на предприятието за командировка и съответния първичен документ;
• когато пътувате по работа в държави, на чиято територия се влиза с виза - в съответствие със заповедта за командировка и бележките на упълномощеното лице на Държавната гранична служба на Украйна в международния паспорт или документ, който го замества. При липса на подходящи подкрепящи документи или бележки от Държавната гранична служба на Украйна, размерът на дневните надбавки се включва в предмета на данък върху доходите на физическите лица.

Счетоводно отчитане на командировъчните разходи

В съответствие с разпоредбите на PBU 16 разходите за командировки са разходи за отчетния период и в зависимост от принадлежността на служителя към съответното подразделение на предприятието могат да бъдат включени в следните разходи:

• себестойност на продадените стоки (работа, услуги) като други преки разходи, които могат да бъдат приписани на конкретен разходен обект (клаузи 11, 14 от PBU 16), ако командированите работници са например настройчици на оборудване при предоставяне на услуги директно на място, строители при извършване на СМР и др.;
• обща продукция по време на командировки на персонала на обекти и работилници (клауза 15.1 от PBU 16);
• административно, ако командированите служители участват в управлението и поддръжката на предприятието (клауза 18 от PBU 16);
• разходи за продажби, ако служителите по продажбите са изпратени в командировки (клауза 19 от PBU 16).

За отчитане на разплащания с отговорни лица, включително разходи за командировки, Инструкция № 291 предвижда подсметка 372 „Разплащания с отговорни лица“. Dt подсметка 372 отразява издаването на средства за отчитане и / или възстановяване на направени разходи, Kt - данни в съответствие с одобрени авансови отчети, както и връщането на средства в касата на предприятието и / или удържане от заплати. Основната кореспонденция на сметките при отразяване на разходите, направени във връзка с командировки, е:

• Dt подсметки 372 - Kt подсметки 301 (311) - при издаване на средства в гривни за отчитане и/или възстановяване на направени разходи;
• Dt подсметки 372 - Kt подсметки 302 (312) - при издаване на средства в чуждестранна валута за отчет;
• Дт сметки 23, 91, 92, 93 - Кт подсметка 372 - направените разходи (дневни, пътни, квартирни, застраховки и др.) се отразяват като част от разходите за отчетния период;
• Дт подсметки 203, 205, 207, 209 - Кт подсметка 372 - отразява се набавянето на консумативи за служебни нужди по време на командировката;
• Дт подсметка 641/ДДС - Кт подсметка 372 - отразява сумата на ДДС по извършените разходи;
• Dt подсметка 661 - Kt подсметка 372 - удържане на неизползвани средства от заплати.

Данъчно осчетоводяване на командировъчни разходи

Данък върху доходите на физическите лица

Трябва да се отбележи, че стопански субекти, които не се финансират от бюджетни средства, могат самостоятелно да определят размера на дневните разходи. Такова решение трябва да бъде посочено във вътрешни документи (колективен договор, Правилник за командировка) или командировъчна заповед. Но трябва да се помни, че за целите на данъчното счетоводство сумите на дневните надбавки надвишават нормите, установени от ал. 170.9.1 клауза 170.9 чл. 170 от Данъчния кодекс се облагат с данък върху доходите на физическите лица.

Ежедневните разходи в следните размери не се включват в данъка върху доходите на физическите лица:

• когато пътувате по работа на територията на Украйна - не повече от 0,2минималната работна заплата, установена на 1 януари на отчетната година за всеки календарен ден от командировката;
• при пътуване в чужбина - не повече от 0,75минимална заплата.

Припомняме, че от 1 януари 2015 г. минималната работна заплата беше определена на 1218 UAHСледователно максималната дневна надбавка за територията на Украйна в момента е 243.60 UAH.(1218 × 0,2), когато пътувате в чужбина - 913.50 UAH.(1218 × 0,75).

В параграф "а" ал. 170.9.1 клауза 170.9 чл. 170 от Данъчния кодекс съдържа списък на разходите, свързани с командировки, сумите за които не са доход и следователно подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица. Те включват: пътни разходи (включително резервация на транспортни билети и транспортиране на багаж) до и от мястото на командировката, както и на мястото на командировката (включително с нает транспорт); заплащане на разходите за живот в хотели (мотели) и разходи за храна или битови услуги (пране, почистване, ремонт и гладене на дрехи, бельо, обувки), разходи за наемане на други жилищни помещения; заплащане на телефонни разговори; регистрация на задгранични паспорти, разрешителни за влизане (излизане); разходи за задължителна застраховка, други документирани разходи, свързани с правилата за влизане и престой на мястото на командировка, включително данъци и такси, дължими във връзка с тези разходи.

Освен това всички изброени разходи не се облагат с данък върху доходите на физическите лица само ако има подходящи подкрепящи документи:

• транспортни билети или транспортни фактури (багажни разписки), включително електронни билети, ако имате бордна карта и документ, потвърждаващ плащането за всички видове транспорт (включително чартърни полети);
• фактури, получени от хотели (мотели) или от други лица, предоставящи услуги за настаняване и настаняване (включително резервации), застрахователни полици и др. Пътните разходи, които не са документирани, са отбелязани отделно: те включват разходи за храна и финансиране на други лични нужди (ежедневни разходи) .

Съгласно ал. 164.2.11 клауза 164.2 чл. 164 от Данъчния кодекс, облагаемият доход включва и сумата на прекомерно изразходваните средства, получени в командировка и не върнати в установения срок. Както размерът, така и сроковете са установени в параграф 170.9 на чл. 170 Данъчен кодекс.

По-конкретно, облагаемият доход включва сумите на средствата, които са били преразходвани и не са върнати навреме, както и следните плащания: дневни надбавки за превишаване на установените максимални суми (243,60 UAH, 913,50 UAH); дневни пари в пълен размер при липса на съответните първични документи и бележки на Държавната гранична служба на Украйна; разходи за пътуване, настаняване, телефонни разговори, регистрация на международни паспорти и други разходи, направени във връзка с командировка, при липса на оправдателни първични документи.

Основата за данък върху доходите на физическите лица в случай на прекомерно изразходвани средства, издадени за командировка и ненавременно върнати на предприятието, в съответствие с клауза 164.5 от чл. 164 от Данъчния кодекс трябва да се увеличи с натурален коефициент 1,176471 при данъчна ставка на данъка върху доходите на физическите лица 15% и 1,25 при данъчна ставка на данъка върху доходите на физическите лица 20%. В отчета съгласно формуляр № 1DF, одобрен със заповед № 4, такъв доход и данък върху доходите на физическите лица върху него се отразяват с присвояването на код 118 „Разходи, изтеглени от платеца за подразделение или данък за издръжка, включително изразходваните и не върнати от линията, установена от закона (подточка 164.2.11, параграф 164.2 от член 164 и подпараграф 165.1.11 от параграф 165.1 от член 165 от раздел IV от Кодекса).“ Що се отнася до крайния срок за прехвърляне на данъка върху доходите на физическите лица в бюджета, е необходимо да се ръководите от параграфи. 168.1.4 клауза 168.1 чл. 168 от Данъчния кодекс, който предвижда, че когато доходите се начисляват (изплащат) в непарична форма или се изплащат от касата в брой, данъкът върху доходите на физическите лица се внася в бюджета през следващия банков ден след такова начисляване (плащане). В този случай - в рамките на следващия банков ден след одобрение на авансовия отчет.

Военен сбор

В съответствие с ал. 1.1, клауза 16 1 от подраздел 10 на раздел XX от Данъчния кодекс, платци на военно задължение са лицата, посочени в клауза 162.1 на чл. 162 от този кодекс, по-специално местни лица, получаващи доходи от източника си на произход в Украйна.

Данъчен агент, който начислява (плаща) облагаем доход в полза на платеца, е длъжен да удържи такса от сумата на този доход за своя сметка, като използва такса от 1,5% (клауза 168.1.1, клауза 168.1 от член 168 от Данъчен кодекс).

Както беше отбелязано по-горе, институции и организации, които не се финансират от бюджетни средства, могат да определят размера на дневните пари по свое усмотрение. В същото време сумата, която надвишава максималната дневна надбавка на територията на Украйна (243,60 UAH) и в чужбина (913,50 UAH), трябва да се счита за други (компенсаторни) плащания, които се начисляват (изплащат, предоставят) на платеца във връзка с с трудови отношения. Такива плащания подлежат на военно задължение. Следователно сумата, с която се увеличава размерът на дневните пътни разходи над установените норми въз основа на решение на ръководството, подлежи на военно задължение на общо основание.

В допълнение, сумата на прекомерно изразходваните средства, получени от платеца на данъка за командировка или по сметка и не върнати в сроковете, определени от закона, чийто размер се изчислява в съответствие с клауза 170.9 от чл. 170 от Данъчния кодекс (клауза 164.2.11, клауза 164.2 от член 164 от Кодекса). По този начин сумата на прекомерно изразходваните средства, получени от данъкоплатеца за командировка или за отчет и не върнати в сроковете, установени от закона, подлежат на облагане с военен данък.

Единна социална вноска

Базата за изчисляване на единните осигурителни вноски е определена в чл. 7 от Закон № 2464, съгласно който по-специално Единното обществено осигуряване се облага с данък върху размера на начислените трудови възнаграждения по вид плащане, което включва основни и допълнителни трудови възнаграждения, други поощрителни и компенсационни плащания, включително в натура. Трябва да се отбележи, че пълният списък на плащанията, които са или не са свързани с фонда за заплати, е дефиниран в Инструкция № 5. В съответствие с тази инструкция пътните разходи, включително дневните (изцяло), не са включени в фонд работна заплата (стр. 3.15 Инструкции № 5).

В допълнение, въпросът за необходимостта от начисляване и удържане на ESC за разходи за командировки се регулира от Списък № 1170, според който дневните пари в пълен размер, пътните разходи, жилищата под наем са сред плащанията, за които не се начислява ESC ( клауза 6 от раздел I на списък № 1170).

Данък общ доход

Считано от 01.01.2015 г., в съответствие с измененията, направени със Закон № 71 на Данъчния кодекс, обектът на данъчно облагане е печалбата, която се определя чрез коригиране на финансовия резултат, изчислен във финансовите отчети в съответствие с PBU или МСФО за данъчни разлики (клауза 134.1.1, стр. 134.1, член 134 от Данъчния кодекс). Данъчният кодекс не предвижда корекции на финансовия резултат, свързан с командировките. Следователно при формиране на финансовия резултат цялата сума на командировъчните разходи, отразена в счетоводните регистри, се включва в разходите. Това означава, че при изчисляване на обекта на облагане с данък печалба размерът на дневните пари се включва в разходите на предприятието по счетоводни данни без ограничения.

Нека разгледаме процедурата за записване на разходите, свързани с командировки, като използваме условни примери.

Пример 1. Служител от отдела за продажби на ООО "Строймашкомплект" (Полтава) - мениджър продажби В.Д. Приходко беше командирован съгласно заповедта в предприятието в Ровно с цел сключване на договори за доставка на продукти. Преди командировката на 31 юли 2015 г. на командированото лице е дадено авансово плащане за пътни разходи в размер на 10 000 UAH.

Съгласно заповедта продължителността на командировката е 12 календарни дни, от 3 август до 14 август 2015 г., което съответства на данните от билетите за пътуване и хотелските сметки. В съответствие с предварителния отчет, представен на 17 август 2015 г., разходите за живот възлизат на 2250 UAH, включително ДДС 20% - 375 UAH, което беше потвърдено от фактури за хотел и чекове от RPO. Пътните разходи възлизат на 540 UAH, включително ДДС 20% - 90 UAH. Дневна надбавка за командировка - 6000 UAH. (500 × 12) (съгласно заповедта на директора се изплащат дневни в размер от 400 до 600 UAH в зависимост от категорията на персонала). Остатъкът от неизразходвани средства в размер на 1210 UAH. върнат в касата на 17.08.2015г.

Като се има предвид, че дневните пари се изплащат в размер, по-голям от предвидения в клауза 170.9 на чл. 170 от Данъчния кодекс, платената сума над тази сума е основата за изчисляване на данъка върху доходите на физическите лица и военното мито. Според условията на примера данъчната основа е сумата от 3076,80 UAH. ((500 - 243,60) × 12). Съответно размерът на данъка върху доходите на физическите лица е 542,96 UAH. (3076,80 × 1,176471 × 15%), военен данък - 46,15 UAH. (3076,80 × 1,5%).

Отразяването на операциите в счетоводството на предприятието е представено в табл. 1.

маса 1

		Счетоводство			Данъчно счетоводство
				Сума, UAH
	Разходите се отразяват по авансов отчет (1875 + 450 + 6000)
	ДДС се отразява като част от данъчния кредит в съответствие с хотелските сметки и транспортните билети
	Неусвоените средства са предадени в касата на дружеството
	Начислен е данък върху доходите на физическите лица, подлежащ на удържане от заплатите за август 2015 г
	Начислено е военно задължение, подлежащо на удържане от трудовото възнаграждение за август 2015г
	Данък върху доходите на физическите лица се превежда в бюджета
	Военният данък се превежда в бюджета

Пример 2. Retail Fresh LLC (Киев) изпрати заместник-директора Жмуренко В. И. в командировка в Япония на 29 юли 2015 г. за период от 8 дни (до 5 август 2015 г., той беше издаден авансово плащане за пътуване (полет) и дневни за два дни в размер на 1600 долара. По-късно, на 30 юли 2015 г., е преведено авансово плащане в размер на $1850.

След завръщане от командировка на 06.08.2015 г. беше подаден предварителен доклад с подкрепящи документи, включително фотокопия на страниците на международния паспорт със съответните белези на Държавната гранична служба на Украйна на 29.07.2015 г. и 05.08.2015 г. Разходите за полет възлизат на 1500 долара, за настаняване - 1000 долара, дневни пари за продължителността на командировката - 800 долара. в размер на 100 долара. на ден командировка**, общо по авансов отчет - 3300 дол.Остава неизползванпари в брой в размер на 150 долара. (3450 - 3300) е върнат на 06.08.2015 г. в касата на предприятието. Официалният обменен курс (условно) на Националната банка на Украйна към 28 юли 2015 г. е 22,06 UAH. за 1 долар, от 30.07.2015 г. - 22,07 UAH, от 06.08.2015 г. - 21,57 UAH.

Отразяването на операциите в счетоводството на предприятието е представено в табл. 2.

таблица 2

		Счетоводство			Данъчно счетоводство
	Издаден е аванс за пътни разходи от касата			1600 долара 35 296,00 UAH. (1600 × 22,06)
	Средства са преведени по банкова разплащателна карта от разплащателна валутна сметка			1850 долара 40 829,50 UAH. (1850 × 22,07)
	Разходите са отразени по авансов отчет от 06.08.2015г.			3300 долара 72 890 UAH.
	Неизразходваните средства във валута са върнати в касата на предприятието			150 долара 3235.50 UAH. (150 × 21,57)

*Данъчният кодекс не предвижда ограничения за включването на дневните пари като разходи при формиране на финансовия резултат.
**Правилата за командировките, разработени в предприятието, предвиждат изплащане на дневни пари от 30 до 200 долара. в зависимост от страната на пътуване.

Командировките в предприятието са доста често срещани. Важно е счетоводителят да знае какви документи трябва да се изискат от командирования работник при завръщане и как точно да записва всички направени разходи. През 2017 г. процедурата за облагане на дневните пари ще се промени. В тази статия ще говорим за предстоящите промени и правилата за отчитане на командировките през 2017 г.

Необходими документи при кандидатстване за командировка

От 2015 г. процедурата за регистриране на командировки стана много по-лесна. Сега изобщо не е необходимо да се издава удостоверение за пътуване и официално задание - тези документи са отменени с Указ на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. № 1595. Въпреки това редица компании все още използват тези документи за контрол. Това не противоречи на закона, но използването на тези формуляри трябва да бъде заложено във вътрешния документ на предприятието.

Също през 2015 г. дневникът за командированите работници стана незадължителен.

Подробни правила за отчитане на командировките и разходите за тях са залегнали в Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749 „За особеностите на изпращане на служители в командировки“.

Какви документи трябва да бъдат попълнени при изпращане на служител в командировка? Има само две от тях:

1. Писмено решение на директора (например заповед).

2. Служебна бележка от работника, но само когато пътува в командировка с личен, служебен или нает транспорт.

Оказва се, че най-важният документ е заповедта на управителя. Сервизна бележка се издава само при използване на лек автомобил или друг служебен (личен или нает) транспорт.

Служителят има право да напише бележка независимо от начина на пътуване до и от командировката. В бележката той може да посочи очакваните разходи и предварително да изчисли необходимата сума. Процедурата за изготвяне на такива бележки обикновено се записва и в местните актове на компанията.

Пътни разходи и отчети за тях

На първо място, трябва да се отбележи, че служителят, докато е в командировка, продължава да получава заплата. Изчислява се само въз основа на средните доходи.

Основни пътни разходи (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация):

• дневни пари;
• пътни разходи;
• настаняване;
• други разумни разходи.

Дневни по нов начин

От дълго време в Русия няма лимит на дневните надбавки. Търговските дружества и индивидуалните предприемачи имат право да определят произволен размер (OSNO - клауза 12, клауза 1 от член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, USN - клауза 13, клауза 1. 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация), фиксирайки това в местен нормативен акт или в колективен трудов договор.

Малките предприятия най-често определят дневна надбавка за пътувания из Русия на 700 рубли. Това се дължи на факта, че точно тази сума не се облага с данък върху доходите на физическите лица (клауза 3 от член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Можете да зададете дневната надбавка в по-голям размер, тогава данъкът върху доходите на физическите лица трябва да бъде удържан от излишната сума. За чуждестранни командировки има лимит от 2500 рубли - дневните надбавки в рамките на тези лимити не се облагат с данък върху доходите на физическите лица.

В момента дневните надбавки във всякакъв размер не подлежат на застрахователни премии. Тоест, няма значение каква сума се изплаща дневната надбавка - 700 рубли или може би 3000 рубли на ден.

От 01.01.2017 г. се правят промени в Данъчния кодекс на Руската федерация, според които дневните надбавки ще подлежат на осигурителни вноски в рамките на установените граници (клауза 2, клауза 1, член 422 от Данъчния кодекс на Руска федерация). Правилото тук ще бъде същото като при определяне на дневния данък върху доходите на физическите лица. Това означава, че дневните надбавки над лимита (700 рубли или 2500 рубли) ще подлежат на осигурителни вноски.

Например, една компания плаща дневни пари в размер на 1000 рубли на ден. Служителят е бил в командировка за 4 дни. За всички дни от командировката му се дължат 4000 рубли дневни. Въпреки това, според нормата, само 2800 рубли не се облагат с данък (700 рубли х 4 дни). Разликата между действителното плащане и лимита (4000 - 2800 = 1200) се облага с данък върху доходите на физическите лица и осигурителни вноски.

Пътни разходи

Пътните разходи до мястото на командировката и обратно се компенсират на служителя в пълен размер, но при условие че бъдат документално потвърдени (член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Ако служителят пътува с влак, ще бъде компенсиран и за цената на спалното бельо. И цената на транспорта ще бъде потвърдена от билета за влак.

Когато пътувате със самолет, ще ви е необходим билет (разписка за маршрут) и бордна карта.

Ако загубите документите си, ще трябва да поискате сертификат от превозвача, потвърждаващ вашето пътуване.

Ако служителят тръгва с кола, той трябва да приложи бележка и пътни листове. Освен това, за да потвърдите разходите за гориво, трябва да прикачите касови бележки от бензиностанция към отчета.

Бизнес пътниците често използват таксиметрови услуги. Такива разходи могат да се вземат предвид и ако пътуването е било от гара (летище) до хотел/командировка или обратно (писма на МФ от 14.06.2013 г. № 03-03-06/1/ 22223 и от 8 ноември 2011 г. № 03-03-06/1/720).

Разходи за живот

Най-често служител живее в хотел по време на командировка. За приемане на разходи са необходими документи, потвърждаващи престоя ви, издадени от хотела. Ако плащането се извършва в брой, се нуждаете от касова бележка или формуляр за строга отчетност.

Ако сте наели апартамент за живеене, ще ви трябва договор за наем и копия от документи за собственост.

други разходи

Докато е в командировка, служителят може да понесе допълнителни разходи. Например за телефонни разговори, представителни разходи, обработка на визи, резервации на стаи и др. Важно условие за приемане на допълнителни разходи е тяхната производствена необходимост и задължителното наличие на оправдателни документи.

При завръщане от командировка командированият служител трябва да отчете в рамките на три работни дни направените разходи (прилага документи, връща остатъка от парите) и подписва авансов отчет.