ГОСТ Р 21.1003-2009

Група Ж01

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ

Система проектної документації для будівництва

ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ ПРОЕКТНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

System of design documents for construction. Registration and storage rules of design documentation

ГКС 01.110
91.010.30

Дата введення 2010-03-01

Передмова

Цілі та принципи стандартизації в Російській Федерації встановлені Федеральним законом від 27 грудня 2002 р. N 184-ФЗ "Про технічне регулювання", а правила застосування національних стандартів Російської Федерації - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизація в Російській Федерації. Основні положення"

Відомості про стандарт

1 РОЗРОБЛЕНО Відкритим Акціонерним товариством "Центр методології нормування та стандартизації у будівництві" (ВАТ "ЦНС") та Відкритим акціонерним товариством "ЛЕНМОРНІІПРОЕКТ" з проектування, пошуків та наукових досліджень в галузі морського транспорту (ВАТ "ЛЕНМОРНІІПРОЕКТ")

2 ВНЕСЕН Управлінням технічного регулювання та стандартизації Федерального агентства з технічного регулювання та метрології

3 ЗАТВЕРДЖЕНИЙ І ВВЕДЕНИЙ У ДІЮ Наказом Федерального агентства з технічного регулювання та метрології від 30 листопада 2009 р. N 526-ст

4 ВВЕДЕНО ВПЕРШЕ


Інформація про зміни до цього стандарту публікується в інформаційному покажчику "Національні стандарти", що щорічно видається, а текст змін і поправок - у щомісячно видаваних інформаційних покажчиках "Національні стандарти". У разі перегляду (заміни) або скасування цього стандарту відповідне повідомлення буде опубліковане у щомісячному інформаційному покажчику "Національні стандарти". Відповідна інформація, повідомлення та тексти розміщуються також в інформаційній системі загального користування - на офіційному сайті Федерального агентства з технічного регулювання та метрології в мережі Інтернет

1 Область застосування

1 Область застосування

Цей стандарт встановлює загальні правила щодо обліку та зберігання проектної, робочої та іншої технічної документації, виконаної у паперовій та електронній формі, в архівах організацій-розробників.

Цей стандарт призначений для застосування юридичними та фізичними особами, які здійснюють діяльність з підготовки проектної документації та розробки робочої документації на будівництво будівель та споруд, незалежно від форм власності та підпорядкування.

Цей стандарт не встановлює правил обліку та зберігання проектної та робочої документації на будівництво військових та інших об'єктів, для яких визначено особливий режим безпечного функціонування та охорони.

На основі цього стандарту можуть бути розроблені стандарти організацій, що відображають особливості обліку та зберігання проектної та робочої документації з урахуванням обсягу документації, виду носія та умов документообігу організації.

2 Нормативні посилання

У цьому стандарті використані посилання на такі стандарти:

ГОСТ Р 21.1101-2009 Система проектної документації для будівництва. Основні вимоги до проектної та робочої документації

ГОСТ 2.004-88 Єдина система конструкторської документації. Загальні вимоги до виконання конструкторських та технологічних документів на друкуючих та графічних пристроях виведення ЕОМ

ГОСТ 2.051-2006 Єдина система конструкторської документації. Електронні документи загальні положення

ГОСТ 2.102-68 Єдина система конструкторської документації. Види та комплектність конструкторських документів

ГОСТ 2.301-68 Єдина система конструкторської документації. Формати

ГОСТ 2501-88 Єдина система конструкторської документації. Правила обліку та зберігання

ГОСТ 2.503-90 Єдина система конструкторської документації. Правила внесення змін

Примітка - При користуванні цим стандартом доцільно перевірити дію стандартів посилань в інформаційній системі загального користування - на офіційному сайті Федерального агентства з технічного регулювання та метрології в мережі Інтернет або за щорічно видається інформаційному покажчику "Національні стандарти", який опублікований станом на 1 січня , та/або за відповідними інформаційними покажчиками, що щомісяця видаються, опублікованими в поточному році. Якщо стандарт посилається (змінений), то при користуванні цим стандартом слід керуватися замінним (зміненим) стандартом. Якщо стандарт зв'язку скасовано без заміни, то положення, в якому дано посилання на нього, застосовується в частині, що не зачіпає це посилання.

3 Терміни та визначення

3.1 У цьому стандарті застосовані терміни за ГОСТ Р 21.1001, ГОСТ Р 21.1101, ГОСТ 2.051, а також наступні терміни з відповідними визначеннями:

3.1.4 одиниця зберігання документації:Облікова одиниця, що є сброшюрованим томом (альбом, папкою), який може містити один або кілька проектних або інших технічних документів, що мають різні позначення.

Примітка - До інших технічних документів, що не входять до складу проектної та робочої документації, віднесено: матеріали інженерних досліджень для будівництва, передпроектну документацію, технічні звіти про роботи, виконані в обґрунтування проектних рішень; розрахунки, отримані від замовника вихідні дані, інші види документації, що підлягає обліку та зберіганню.

4 Загальні положення

4.1 Відповідно до Федерального закону організації повинні забезпечувати облік та зберігання документації, що утворюється в результаті проектної, дослідницької та іншої технічної діяльності.

Юридичним і фізичним особам Російської Федерації гарантується декларація про створення архівів з метою зберігання архівних документів, що утворилися в процесі їх діяльності, у тому числі з метою зберігання та використання архівних документів, що не належать до державної або муніципальної власності. Право власника архіву незалежно від форм власності охороняється відповідно до Федерального закону.

4.2 Організаційно-методичне керівництво та контроль за станом, забезпеченням збереження та урахуванням оригіналів документів, що знаходяться на тимчасовому зберіганні в архівах організацій, а також їх відбір на постійне зберігання здійснюється відповідно до Федерального закону.

4.3 Передані до архіву документи підлягають зберіганню відповідно до термінів зберігання, встановлених федеральним органом виконавчої влади в переліку.

4.4 Оригінали проектної та робочої документації на будівництво будівель і споруд (далі - оригінали) підлягають обліку та зберіганню в організації, що їх розробила, якщо інше не обумовлено договором із споживачем (замовником) документації.

4.5 До складу документації, що підлягає обліку та зберіганню в організації, включають:

- оригінали проектної, робочої та іншої технічної документації, розробленої власними силами;

- копії проектної, робочої та іншої технічної документації, що подається на зберігання;

- копії проектної, робочої та іншої технічної документації, розробленої іншими організаціями;

- дозволи на внесення змін;

- Документацію повторного застосування (типову).

4.6 Відповідно до ГОСТ 2.102 паперові та електронні форми документів залежно від способу виконання та характеру використання поділяють на оригінали, оригінали, дублікати та копії.

Облік та зберігання документів у паперовій та/або електронній формі є частиною процесу управління документацією організації. Перелік функцій, організаційну структуру, порядок та умови документообігу встановлює організація.

Облік та зберігання оригіналів документів, виконаних у паперовій та/або електронній формах, ведеться відповідно до вимог розділу 5.

4.7 У випадках, коли в організації одночасно застосовують документи у паперовій та електронній формах, допускається їх взаємне перетворення один в одного за дотримання таких правил:

- проектні документи у паперовій формі можуть бути перетворені на файли;

- документи на паперових носіях з використанням пристроїв виведення ЕОМ виконують відповідно до ГОСТ 2.004;

- забезпечені відповідними реквізитами та підписані в установленому порядку електронно-цифровими підписами (ЕЦП) або іншими аналогами власноручного підпису, ці файли стають електронними документами (оригіналами, дублікатами, копіями);

- документи на електронних носіях можуть бути перетворені на документи на паперових носіях із застосуванням засобів обчислювальної техніки та мають бути підписані справжніми встановленими підписами уповноважених осіб;

- перетворення не повинно змінювати найменування документа та його виду в залежності від способу їх виконання та характеру використання (оригінал, дублікат, копія);

- документи, отримані внаслідок взаємного перетворення, повинні мати відповідні посилання один на одного;

- документи одного виду та найменування, незалежно від форми виконання, є рівноправними та взаємозамінними;

- взаємну відповідність між документами в електронній та паперовій формах забезпечує розробник.

Примітка - Порядок оформлення електронних документів електронно-цифровими підписами (ЕЦП), листами, що інформаційно-засвідчують, або іншими аналогами власноручних підписів встановлює організація-розробник.

4.8 При випуску нових оригіналів та передачі їх іншої організації слід враховувати вимоги нових, переглянутих та змінених стандартів Системи проектної документації для будівництва (СПДС) та Єдиної системи конструкторської документації (ЄСКД).

5 Облік та зберігання оригіналів

5.1 Прийом оригіналів

5.1.1 Оригінальні документи, що приймаються на зберігання, виконані в паперовій формі, повинні бути придатні для багаторазового зняття копій (відсутність проривів, підклеїв, протертих місць; нечіткість тексту, ліній), репрографічної обробки та відповідати вимогам ГОСТ Р 21.1101 та ГОСТ 2.

Оригінальні документи, що приймаються на зберігання, повинні відповідати вимогам ГОСТ 2.051.

5.1.2 При прийманні оригіналів для обліку та зберігання перевіряють:

- комплектність документації відповідно до змісту сброшюрованого тому (альбому, папки), відомості робочих креслень основного комплекту, відомості посилальних та доданих документів, специфікації виробів, відомості електронних документів або з іншим документом, в якому перераховані оригінали, що здаються на зберігання;

- наявність встановлених підписів та дат, у тому числі підписів фахівців, які здійснюють нормоконтроль проектної та робочої документації;

- правильність заповнення основних написів та оформлення титульних листів документів за ГОСТ Р 21.1101;

- правильність заповнення інформаційно-засвідчувальних листів одного чи кількох електронних документів, наявність електронних цифрових підписів чи інших аналогів власноручних підписів.

Примітка - Рішення щодо вибору виду носія документа, характеру його використання, оформлення та посвідчення справжніми підписами, електронно-цифровими підписами, інформаційно-засвідчувальним листом або іншими аналогами власноручних підписів приймає розробник документації.

5.2 Реєстрація та облік оригіналів

5.2.1 Усі оригінали документів, прийняті на зберігання, реєструють (враховують) автоматизованим способом або неавтоматизованим способом (вручну).

5.2.2 Під час реєстрації заповнюють такі реквізити:

- інвентарний номер документа;

- дату реєстрації;

- Позначення документа;

- найменування;

- Число аркушів у документі;

- Формат документа за ГОСТ 2.301, наведений до формату А1;

- ким випущено документ;

- підпис про приймання документа для зберігання;

- Примітка (за потреби).

При ручній реєстрації оригіналів перелічені реквізити оформляють в інвентарній книзі, що виконується на паперовому носії за формою 1 додатка 3 ГОСТ 2.501. При автоматизованій реєстрації інвентарну книгу виконують в електронній формі.

5.2.3 Для реєстрації першотворів проектної, робочої та іншої технічної документації ведуть, як правило, окремі інвентарні книги. При цьому інвентарні номери не повинні повторюватись. Допускається вести одну інвентарну книгу для оригіналів проектної та робочої документації.

5.2.4 Інвентарний номер надають оригіналу кожного проектного документа, який є одиницею обліку документації, незалежно від кількості аркушів у документі або кількості файлів, з яких він складається.

Примітки

1 За одиницю обліку документації зазвичай приймають:

- для проектної документації - текстові та графічні документи, скинуті в тому (папку);

- для робочої документації - графічні та текстові документи, що мають самостійне позначення;

- для іншої технічної документації - сброшюрований том текстових та/або графічних матеріалів, що мають своє найменування, шифр чи позначення.

2 Під час реєстрації документів в електронній формі у графі "Примітка" інвентарної книги вказують формат файлу.

3 При реєстрації документів у паперовій формі у графі "Примітка" вказують відомості про внесені зміни, анулювання або відновлення оригіналу.

4 Підпис про приймання на зберігання текстового документа, що містить, в основному, суцільний текст, наводиться лише на наступному після титульного аркуші, у відповідній графі на полі для підшивки (для документів з основними написами) або в іншому встановленому організацією місці (для документів, виконаних) без основних написів).

5.2.5 У першотворі документа, що складається з декількох аркушів, інвентарний номер наносять на кожний аркуш.

Інвентарний номер оригіналу електронного документа вказують у його реквізитній частині. Зміни, що вносяться до оригіналів електронних документів, призводять до зміни відповідних реквізитів та атрибутів та зміни версії цього документа згідно з ГОСТ 2.503.

5.2.6 Якщо оригінали кількох документів скомплектовані в тому (альбом) або папку, інвентарний номер надають кожному документу, що має самостійне позначення.

5.2.7 Дозволяється в якості одиниці зберігання документації враховувати зброшюрований том (альбом, папку), який містить кілька оригіналів проектних документів, що мають різні позначення. У цьому випадку альбому або папці (як архівному документу) присвоюють один інвентарний номер, який вказують на титульному аркуші тома (альбома) або на обкладинці папки. Для реєстрації такої документації має бути передбачена окрема інвентарна книга.

5.2.8 Якщо замінюють або додають один або кілька аркушів оригіналу, то на них зберігають інвентарний номер, наданий оригіналу.

При заміні всіх аркушів оригіналу документа надають новий інвентарний номер.

5.2.9 Для текстових частин розділів проектної документації, а також звітної технічної документації з інженерних досліджень, виконаних без основних написів, додаткових граф до них та рамок, інвентарний номер та найменування файлу документа вказують у нижній частині (нижньому колонтитулі) кожного аркуша.

5.2.10 Одночасно з реєстрацією оригіналів документів мають бути заповнені та відповідні графи обліку, розташовані на полі для підшивки аркуша оригіналу у паперовій формі, або занесені відповідні реквізити до електронного документа.

Примітка - При автоматизованій реєстрації інвентарні номери можуть бути присвоєні до оригіналу в архів.

5.2.11 За кожним оригіналом, якому присвоєно інвентарний номер, здійснюють облік його руху (виготовлення та облік виданих замовнику копій, внесення змін).

Облік руху оригіналів здійснюють вручну або автоматизованим способом відповідно до карток обліку за формами 1, 1а, 2 додатка А. Картки обліку, як правило, мають лицьову та оборотну сторони, графи яких заповнюють у порядку, наведеному у додатку А.

5.2.12 На картках обліку документації за формами 1, 1а реєструють оригінали документів на будівництво будівель та споруд.

5.2.13 На картках обліку за формою 2 реєструють оригінали типової проектної (повторно застосовуваної робочої) документації на виготовлення будівельних конструкцій, виробів та вузлів, що не належать до конкретної будівлі або споруди. Дозволяється використовувати форму 3 для обліку оригіналів документів на вироби окремо від основних комплектів робочих креслень.

5.2.14 Приклад заповнення граф картки обліку за формою 1 наведено у додатку Б.

5.3 Зберігання оригіналів

5.3.1 Оригінали проектної, робочої та іншої технічної документації можуть зберігатися у паперовій та електронній формі.

Оригінали текстових документів у паперовій формі зберігають як у зброшурованому, так і незброшюрованому вигляді (полистно) - у папках.

Комплектування та брошурування документації, що здається та приймається на зберігання, здійснюють згідно з вимогами ГОСТ Р 21.1101.

Оригінал графічних документів у паперовій формі на аркушах формату А1 і менш зберігають у розгорнутому вигляді. Оригінал формату більше А1 рекомендується зберігати згорнутими на качалках або в розгорнутому вигляді.

5.3.2 Дозволяється зберігати оригінали документів у складеному на формат А4 або A3 вигляді (у жорстких папках) відповідно до додатка 1 ГОСТ 2.501. На папці вказують інвентарні номери документів, що містяться в ній.

5.3.3 Оригінал документів у паперовій формі допускається зберігати:

- у порядку зростання їх інвентарних номерів. Усередині папки з одним інвентарним номером креслення розташовують та зберігають у порядку зростання номерів аркушів, без урахування форматів;

- по об'єктах - у порядку зростання позначень документів (за основними комплектами робочих креслень (марк) і документами, що додаються);

- в іншому встановленому організацією порядку.

5.3.4 Оригінал документів в електронній формі зберігають у базах даних автоматизованих систем та/або на окремих електронних носіях - за зростанням позначень документів у межах об'єкта проектування. Умови зберігання документів на окремих носіях повинні забезпечувати їх збереження, швидкий пошук та придатність до використання.

Для відновлення електронних баз даних автоматизованих систем при зберіганні оригіналів слід проводити резервне копіювання. Правила виконання резервного копіювання (періодичність, реєстрацію та ін) встановлює організація-розробник.

5.3.5 Оригінали анульованих та замінених документів у паперовій формі зберігають окремо від чинних документів складеними на формат А4 або A3 у спеціально відведених папках. Оригінали анульованих та замінених електронних документів зберігають окремо від оригіналів, що застосовуються.

5.4 Порядок видачі оригіналів

5.4.1 Оригінали документів видають для внесення змін або відновлення оригіналів, що стали непридатними.

Видання оригіналів для внесення до них змін проводять на підставі дозволу на внесення змін, під розписку та/або за абонентською карткою (стосовно форм 3 та 3а додатка 3 ГОСТ 2.501).

Журнал реєстрації дозволів на внесення змін виконують за формою 3 додатка.

5.4.2 Видачу оригіналів для відновлення проводять за розпорядженням керівника (або його заступника) організації - власника оригіналу.

5.4.3 Перед внесенням змін або відновленням оригіналу документа у паперовій формі з нього виконують архівну копію, на якій ставлять штамп "АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" відповідно до малюнку Г.7 (додаток Г). Нижче штамп вказує причину і ставлять дату прийняття на зберігання архівної копії документа.

В архівні копії зміни не вносять та абонентам не видають. Їх зберігають окремо від інших копій у папках (альбомах) або на електронному носії (жорсткому диску).

У разі, якщо документи виконані автоматизованим способом та оригінали документів в електронній формі зберігаються в базах даних автоматизованих систем та/або на окремих електронних носіях, архівну копію не виконують.

Архівні копії електронних документів у реквізитній частині повинні мати відповідну ознаку (літеру "К", цифру або ін.)

5.4.4 При анулюванні оригіналу документа на всіх анульованих аркушах цього оригіналу ставлять штамп "АНУЛЬОВАНИЙ, ЗАМІНЕНИЙ... ДОЗВІЛ N ... від..." відповідно до малюнку Г.2 (додаток Г). Якщо анулювання проводиться без заміни, слово "замінено" у штампі закреслюють.

5.4.5 Якщо замість оригіналу на зберігання надходить інший вид документа, оформлений справжніми встановленими підписами, наприклад, копія, оригінал тощо, цей документ зберігають на правах оригіналу. На першому аркуші такого документа повинен бути поставлений штамп "ВЗАМІД РОДИННИКА" відповідно до малюнка Г.3 (додаток Г).

5.4.6 Оригінали анульованих та замінених документів зберігають окремо від чинних документів, покладених за зростанням позначень.

6 Відновлення оригіналів

6.1 Оригінал документів, які стали непридатними або втрачені, повинні бути відновлені. До відновлення оригіналу складають акт про списання непридатного або втраченого оригіналу за формою 4 додатка Д. Акт про списання повинен бути затверджений уповноваженою посадовою особою.

6.2 Відновлені оригінали діють на правах замінених. Відновлений оригінал повинен являти собою точну копію оригіналу, що відновлюється, з урахуванням останніх внесених змін.

6.3 У відновленому оригіналі не повинні бути відтворені:

- Розміри, написи, графічні зображення, порядкові номери ділянок, виносні лінії до них і т.п. елементи креслення, виключені з дозволів на внесення змін із заміненого оригіналу;

- порядкові номери змін та виносні лінії до них, нанесені раніше у зв'язку із здійсненими змінами.

6.4 До таблиці змін відновленого оригіналу документа повинен бути перенесений запис тільки про останню зміну.

6.5 Натомість справжніх підписів, віз та дат, що є на оригіналі документа (у тому числі на полі для підшивки та аркуші з таблицею реєстрації змін), у оригіналі, що відновлюється, у круглих дужках має бути написано: "(Підпис)" і "(Дата)" .

6.6 Відновлені оригінали повинні бути підписані відповідальною особою за вказівкою керівника підрозділу, який випустив відновлені оригінали.

Напис, що підтверджує правильність відновленого паперового оригіналу, слід виконувати тушшю або машинним способом на полі для підшивки документа, наприклад:

"Відновлено з оригіналу.



"Відновлено з копії.

Правильно: (підпис, прізвище та дата)".

6.7 Правильність відновленого оригіналу електронного документа має підтверджуватись електронним цифровим підписом відповідальної особи, інформаційно-засвідчувальним листом або іншими аналогами власноручних підписів.

6.8 Відновлений паперовий оригінал документа повинен мати інвентарний номер оригіналу, що відновлюється. Про відновлення документа має бути зроблено відмітку в інвентарній книзі.

У верхньому правому куті поля кожного аркуша відновленого оригіналу документа має бути напис тушшю або штамп: "Відновлений оригінал N..." із зазначенням порядкового номера відновлення цього аркуша оригіналу.

6.9 На оригіналі або копії, з яких здійснювалося відновлення документа, ставлять штамп: "ЗАМІНЕН ВІДНОВЛЕНИМ оригіналом N ..." відповідно до малюнка Г.1 (додаток Г) із зазначенням порядкового номера відновлення та дати прийняття відновленого оригіналу на зберігання.

7 Облік та зберігання копій документів

7.1 В архіві організації можуть зберігатися копії (архівні та робочі) документів, розроблених організацією та субпідрядними організаціями у паперовій та електронній формах.

7.2 Копії проектних документів, виконаних субпідрядними та іншими організаціями, зберігають покладеними в папки або переплетеними до томів - окремо по кожній будівлі (споруді) або по кожній організації.

У кожну папку (том, альбом), а також у кожну одиницю обліку електронного документа включають аркуш (листи) "Зміст", який виконують відповідно до ГОСТ Р 21.1101, з перерахуванням документів, що знаходяться в послідовності їх розташування.

7.3 Архівні копії відображають зміст документації на момент підписання (затвердження), передачі для будівництва, здавання об'єкта в експлуатацію, відновлення. Наявність архівних копій відображають у картках обліку за формою 1 додатка А. Облік та зберігання архівних копій виконують відповідно до 5.4.3.

7.4 Складання копій документів у паперовій формі на формат А 4 проводять відповідно до додатка 1 ГОСТ 2.501.

7.5 Копії документів у паперовій формі, що здаються на зберігання, повинні бути контрастно надруковані і мати рівне тло, що не ускладнює читання документа. На копіях документів мають бути відтворені (без перепусток) усі наявні на оригіналі, дублікаті та оригіналі лінії, літери, цифри тощо.

Робочі копії документів призначені обслуговування виробничих підрозділів. Число робочих врахованих копій та місця їх зберігання (видачі-приймання) встановлює організація.

7.6 При прийманні копій документів у паперовій формі перевіряють наявність усіх аркушів та комплектність документації відповідно до супровідних документів.

При прийманні копій документів в електронній формі перевіряють відповідність обсягу копії документа заявленому обсягу цієї копії в байтах/кілобайтах та наявність у реквізитній частині відповідної ознаки (літера, цифра та ін.).

7.7 Реєстрацію (облік) копій документів інших організацій здійснюють відповідно до вимог 5.2.

7.8 На кожну реєстровану копію (або комплект копій документів) у паперовій формі ставлять штамп відповідно до малюнків Г.6 та Г.7 (додаток Г) із зазначенням інвентарного номера, номера екземпляра (за наявності кількох екземплярів) та дати реєстрації. Вказаний штамп ставлять на видному місці аркуша змісту папки (томи) або у верхньому лівому кутку обкладинки документа.

На копіях документів, що зберігаються в незброшюрованому вигляді (полистно), штамп ставлять у лівому верхньому куті кожного аркуша документа.

7.9 Копії документів враховують вручну або автоматизованим способом у картках обліку, що складаються за формою 2 додатка А.

Форма 1 - Картка обліку (лицьова сторона)

Форма 1а - Картка обліку (оборотна сторона)

Форма 2 - Картка обліку

На картках обліку документації вказують:

- у графі 1 - інвентарний номер оригіналу документа;

- у графі 2 - дату надходження оригіналу документа для зберігання;

- у графі 3 - позначення оригіналу документа за основним написом та ім'я файлу оригіналу електронного документа за відомістю проектних електронних документів;

- у графі 4 - найменування оригіналу документа;

- у графі 5 – кількість аркушів;

- у графі 6 - позначку про анулювання, заміну оригіналу документа, внесення змін до аркушів та про відновлення оригіналу документа;

- у графі 7 - шифр підприємства (комплексу), будівлі чи споруди;

- у графі 8 - найменування будівлі або споруди та місце будівництва;

- у графі 9 - умовне позначення виду документації: П - для проектної документації; Р – для робочої документації; І – для іншої технічної документації;

- у графі 10 - умовне позначення форми носія інформації документації: Б - для документів у паперовій формі; Е – для електронних документів.

- у графах 11, 12 – порядкові номери листів картки обліку.

Додаток Б (довідковий). Приклад заповнення граф картки обліку за формою 1

Додаток Б
(довідкове)

_______________
* Б - паперова форма або Е - електронна

Додаток В (рекомендований). Форма 3 – Журнал реєстрації дозволів на внесення змін

Форма 3 – Журнал реєстрації дозволів на внесення змін

Примітки

1 Журнал реєстрації виконують на аркушах формату А4 за ГОСТ 2.301 з вертикальним чи горизонтальним розташуванням аркуша.

2 Розміри граф встановлює розробник документа.

Додаток Р (рекомендований). Зразки штампів з обліку та обігу документів, виконаних у паперовій формі

Г.1 Штампи призначаються для спрощення нанесення та досягнення однотипності зображення написів та вказівок, що наводяться у проектній та робочій документації та в документах обліку в процесі їх обігу.

Г.2 Штамп "ЗАМІНЕН ВІДНОВЛЕНИМ РЯДИННИКОМ N ... м." із зазначенням порядкового номера відновлення оригіналу та дати його відновлення ставлять на оригіналах документів, з яких виготовлені відновлені оригінали. Форма штампу наведено малюнку Г.1.

Малюнок Г.1

Г.3 Штамп "АНУЛОВАНИЙ, ЗАМІНЕНИЙ... N ... від... р." ставлять (із зазначенням номера, дати реєстрації дозволу на внесення змін та підпису) на анульованих оригіналах, дублікатах та копіях, а також на картках обліку проектних документів. За відсутності заміни ставлять прочерк. Форма штампу наведено малюнку Г.2.

Малюнок Г.2

Г.4 Штамп "ВЗАМІД оригіналу" ставлять на документах за відсутності оригіналів цих документів. Форма штампу наведено малюнку Г.3.

Малюнок Г.3

Г.5 Штамп "ЕКЗ. N ..." ставлять (із зазначенням номера екземпляра) на папках (томах, альбомах) та окремих копіях. Форма штампу наведено малюнку Г.4.

Малюнок Г.4

Г.6 Штамп "ІНВ. N..., ЕКЗ. N... р." ставлять (із зазначенням інвентарного номера, номера екземпляра та дати реєстрації) на папках (томах, альбомах) та окремих копіях проектних документів субпідрядних організацій. Форма штампу наведено малюнку Г.5.

Малюнок Г.5

Г.7 Штампи "КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" та "АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" ставлять відповідно на контрольних та архівних екземплярах копій та на папках (томах, альбомах). Форму штампу "КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" наведено на малюнку Г.6. Форму штампу "АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" наведено на малюнку Г.7.

Малюнок Г.6

Малюнок Г.7

Г.8 Дозволяється застосовувати штампи інших видів, що спрощують нанесення написів на документах.

Додаток Д (рекомендований). Форма 4 - Акт про списання проектних документів

_______________
* При списанні документів слід передбачити в акті графи із зазначенням носія інформації (папір, калька, електронний носій) та обсягу документів в електронній формі в байтах (кілобайтах).

Бібліографія

Електронний текст документа
підготовлений АТ "Кодекс" і звірений за:
офіційне видання
М: Стандартінформ, 2010

З 1 червня 2014 року введено в дію ГОСТ 2.501-2013 «Єдина система конструкторської документації. Правила обліку та зберігання». Стандарт встановлює загальні вимоги до обліку, зберігання конструкторських та технологічних документів на паперових та електронних носіях, що застосовуються у всіх галузях промисловості.

Стандарти у системі технічного регулювання

Федеральним законом від 27.12.2002 N 184-ФЗ "Про технічне регулювання" стандарти віднесені до розряду документів, що добровільно застосовуються, якщо тільки обов'язковість їх застосування не встановлена ​​технічними регламентами та іншими нормативними правовими актами. У той же час їхнє застосування сприяє взаєморозумінню між зацікавленими сторонами, забезпечує технічну та інформаційну сумісність на всіх стадіях життєвого циклу виробу. Одним словом, стандартизація вирішує проблеми ширшого використання продукції, що виробляється.

З 1 червня 2014 р. натомість ГОСТ 2.501-88 введено в дію. Головне завдання цього стандарту встановити вимоги до обліку, зберігання конструкторських та технологічних документів на вироби всіх галузей промисловості.

Інші взаємопов'язані процедури забезпечення та підтримки якості конструкторської та технологічної документації на виріб від стадії його розробки до виведення з експлуатації встановлені цілим комплексом стандартів, об'єднаних у тематичні збірки «Єдина система конструкторської документації» (ЄСКД) та «Єдина система технологічної документації» (ЄСТД).

Основний комплекс державних стандартів ЕСКД та ЕСТД розроблено та введено в дію у 1968 році. В даний час ведеться активна робота щодо їх актуалізації та гармонізації з міжнародними стандартами, у тому числі з адаптації до комп'ютерних технологій.

Конструкторська документація

Конструкторська документація включає креслення, схеми, специфікації, відомості, пояснювальні записки, технічні умови, програми та методику випробувань, таблиці, розрахунки, експлуатаційні документи, ремонтні документи, інструкції, ескізи. З детальним визначенням кожного виду конструкторської документації можна ознайомитись

Зважаючи на те, конструкторська документація має самостійну комерційну цінність, а також є носієм конфіденційної інформації, рекомендується дотримуватися по відношенню до неї всіх необхідних заходів безпеки, у тому числі в рамках діловодства.

На підставі ГОСТ 2.501-2013 можуть бути розроблені стандарти та інші локальні нормативні акти організації, які враховують особливості обліку та зберігання конструкторських та технологічних документів, залежно від наявних реалій.

загальні положення

Говорячи про методологічне регулювання роботи з конструкторською документацією на стадії діловодства, передбачається, що процедури та операції, що передують обліку та зберіганню, забезпечують:

• візуальна відповідність виконаних та оформлених конструкторських документів вимогам, встановленим комплексом стандартів ЕСКД та ЕСТД;
• можливість багаторазового копіювання на світлочутливому або іншому сприймаючому матеріалі за рахунок ступеня збереження та графічних характеристик паперових документів (креслень та текстів);
• необхідну комплектність документів, що надходять на зберігання, та наявність підписів, що засвідчують, у тому числі електронних цифрових, відповідних посадових осіб.

Стандартом визначено, що документи, виконані на папері, та електронні документи (перетворені з паперових або виконані з використанням програмного забезпечення) взаємозамінні та рівнозначні.

Організація обліку конструкторської та технологічної документації

Організація обліку конструкторської та технологічної документації - це цілеспрямована система заходів, що включає безпосередньо реєстрацію документів, облік їх застосовуваності у виробах, а також облік зовнішніх і внутрішніх абонентів, що використовують дану документацію.

Під час реєстрації пропонується вказувати таку інформацію:

• організація;
• підрозділ, який випустив документ;
• позначення документа (якщо його код визначено стандартами);
• найменування документа (якщо його код визначено стандартами);
• найменування документа в залежності від характеру використання (оригінал, дублікат або копія);
• формат;
• організація, у якій перебуває оригінал;
• реєстраційний номер (інвентарний номер документа);
• дата надходження (прийому на зберігання);
• кількість аркушів та підпис особи, яка прийняла документ;
• Ім'я файлу електронного конструкторського (технологічного) документа.

Дані заносяться до інвентарну книгу :

Облік оригіналів та дублікатів конструкторських та технологічних документів ведеться спільно. Окремі інвентарні книги заводяться на різні за видами чи типом виробництва виробу.

Картка обліку документів призначена для обліку наявності архівних копій та копій документів інших організацій, обліку видачі та повернення, застосування документів.

лицьова сторона:

Зворотній бік:

Лицьова сторона наступних листів картки обліку документів:

Зворотний бік наступних листів картки обліку документів:

ДЕРЖСТАНДАРТ містить інші облікові форми, а також посилання на облікові форми в комплементарних стандартах.

Зберігання конструкторської та технологічної документації

Процес зберігання передбачає розміщення конструкторських та технологічних документів та зміст їх в умовах, що сприяють:

• безпеки носія та інформації, що в ньому міститься;
• швидкого пошуку необхідних документів їхнього використання.

Вимоги до зберігання оригіналів жорсткіші, ніж до зберігання копій документів. Конструкторські документи слід систематизувати за класифікаційними характеристиками у порядку зростання позначень документів у межах виробу чи коду організації - розробника. Технологічні документи систематизуються за методами обробки та збирання виробів у порядку зростання позначень документів у межах кожного виду технологічного процесу за методом виконання.

Копії паперових документів допускається зберігати розсипом, укладати в папки або брошурувати в альбоми. Розміщення документів та послідовність їх укладання завжди раціональні та укладаються в межах виробу (його складової частини) або методу обробки та складання виробу. Обкладинки папок та альбомів забезпечуються етикетками, що дозволяють ідентифікувати документи. Також для зручності роботи можна передбачити наявність внутрішнього опису.

При організації зберігання великоформатних документів допускається їх складати у спосіб, що дозволяє читати основні написи на лицьовій стороні складеного листа. Стандарт містить програму, яка пропонує способи складання документів для зберігання їх у папках та альбомах.

Втрачені або непридатні оригінали конструкторських і технологічних документів повинні бути відновлені. За наявності легітимних змін, внесених до конструкторських документів, з яких відновлюється документ, що замінює оригінал, ці зміни враховуються.

Штампи з обліку документів, виконаних у паперовій формі

Штампи формально замінюють рукописні написи та вказівки в однотипних ситуаціях, що повторюються, у паперовому діловодстві.

	Проставляють на справжніх документах, з яких виготовляють дублікати, із наданням останнім статусу відновленого оригіналу. Вказується порядковий номер та дата відновлення.
	Проставляють на папках (альбомах) копій та окремих копіях. Вказується номер екземпляра.
	Проставляється на анульованих за повідомленнями першотворах, дублікатах та копіях, а також на картках обліку. Вказується номер, дата випуску повідомлення та підпису. За відсутності заміни ставлять прочерк.
	Проставляється на папках (альбомах) та окремих копіях документів інших організацій. Вказується інвентарний номер, номер екземпляра та дата реєстрації.
	Проставляється на підставі повідомлень на оригіналах, дублікатах і копіях, які не можна використовувати у виробах, що знову розробляються, а також на на картках обліку.
	Проставляється на контрольних примірниках копій та на папках (альбомах) копій, а також на контрольних примірниках повідомлень та додатків до них.
	Проставляється на архівних екземплярах копій та на папках (альбомах) копій., а також на контрольних екземплярах повідомлень та додатків до них.
	Проставляється на документах за відсутності оригіналів цих документів.
	Проставляється на копіях документів, що видаються одноразово без подальшого надсилання повідомлень про зміни цих документів.
	Проставляється на копіях конструкторських документів, які видаються для поточної діяльності підрозділ, що випускає оригінали або провідному спостереження за виготовленням виробів у виробництві.
	Проставляється на копіях технологічних документів, які видаються для поточної діяльності підрозділ, що випускає оригінали або провідному спостереження за виготовленням виробів у виробництві.

Крім зазначених вище, допускається використовувати штампи з іншими відбитками, що спрощують нанесення написів на документи.

2.1. Копії документів, що надійшли від інших підприємств, зберігаються покладеними в папки або переплетеними в альбоми окремо по кожному підприємству, яким вони були видані або окремо по кожному виробу.

Дозволяється копії зберігати розсипом (полистом) складеними на формат А4 або A3.

2.2. У кожній папці (альбомі) повинен бути опис, в якому перераховують, у послідовності їх розташування, всі документи, що знаходяться в ній.

2.3. Копії реєструють у окремій інвентарній книзі. На кожну реєстровану копію (або комплект копії) наносять штамп із зазначенням інвентарного номера, номера екземпляра (за наявності кількох екземплярів) та дати реєстрації.

Вказаний штамп у папках (альбомах) ставлять на видному місці опису, а також на етикетці або у верхньому лівому кутку обкладинки.

На копіях, що зберігаються розсипом (полистно), штамп ставлять у лівому верхньому куті кожного аркуша документа формату А4 або аркуша документа, складеного на формат А4.

2.4. Копії враховують у картках обліку за формами 2 , 2а, 2б, 2ввідповідно до додатку 3 .

2.5. Копії інших підприємств зберігають у порядку зростання позначень щодо кожного коду підприємства.

2.6. У разі припинення застосування врахованих копій на даному підприємстві власника оригіналів повідомляють для зняття їх з обліку.

Інвентарна книга

Картка обліку документів (лицьова сторона)

Картка обліку документів (оборотна сторона)

Картка обліку документів (лицьова сторона других та наступних аркушів)

Картка обліку документів (оборотний бік других та наступних аркушів)

Абонентська картка (лицьова сторона)

Абонентська картка (оборотна сторона)

Примітка. У картці обліку документів зазначають:

1) у графі ²Вигляд документа" форми 2 - вид документа (оригінал, дублікат або копія), прийнятий на облік;

2) у графі ²Розові видачі” форми 2аабоненти, яким видають (надсилають) копію документа зі штампом²ПРО ЗМІНУ НЕ ПОВІДОМЛЮЄТЬСЯ".

ЗРАЗКИ ШТАМПІВ З ОБЛІКУ І ЗВЕРНЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Штампи призначаються для спрощення нанесення та досягнення однотипності зображення написів та вказівок, що виробляються у документах у процесі їх обігу, а також у повідомленнях та у документах обліку.

2. Штамп ²ЗАМІНЕНИЙ ВІДНОВЛЕНИМ оригіналом № р." із зазначенням порядкового номера відновлення оригіналу і дати його відновлення ставлять на оригіналах, з яких виготовлені відновлені оригінали.

3. Штамп ²АННУЛОВАНИЙ, ЗАМІНЕНИЙ..., сповіщ. №... від... р." ставлять (із зазначенням номера, дати випуску повідомлення та підпису) на анульованих за повідомленнями оригіналів, дублікатах та копіях, а також на картках обліку. За відсутності заміни ставлять прочерк.

4. Штамп ²ПРИ НОВОМУ КОНСТРУЮВАННІ НЕ ЗАСТОСОВУВАТИ, ВЗАМІ ЗАСТОСУВАННЯ..." ставлять на підставі відповідних повідомлень на оригіналах, дублікатах і копіях, які не можна використовувати у виробах, що знову розробляються, а також на картках обліку.

5. Штамп ²ВЗАМІН оригіналу" ставлять на документах за відсутності оригіналів цих документів.

6. Штамп ²ЕКЗ. №..." ставлять (із зазначенням номера екземпляра) на папках (альбомах) копій та окремих копіях.

7. Штамп ²ІНВ. №.... ЕКЗ. №.......г. ставлять (із зазначенням інвентарного номера, номера примірника та дати реєстрації) на папках (альбомах) та окремих копіях документів інших підприємств.

Дозволяється також використовувати цей штамп (без вказівки номера екземпляра) при реєстрації зразків для друкарських видань та інших документів, що зберігаються на правах оригіналів.

8. Штампи ²КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР” та ²АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР” ставлять відповідно на контрольних та архівних примірниках копій та на папках (альбомах) копій. Штамп "КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" ставлять також на контрольних примірниках сповіщень та додатків до них.

9. Штампи ²ЕКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" та ²ЕКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставлять відповідно на копіях конструкторських та технологічних документів, що видаються для поточної роботи підрозділу, що випустив оригінали або провідному спостереження за виготовленням виробів у виробництві.

10. Штамп ²ПРО ЗМІНУ НЕ ПОВІДОМЛЯЄТЬСЯ" ставлять на копіях документів, що видаються в порядку разової видачі без висилки надалі повідомлення про зміну цих документів.

11. Штамп ²ЕКЗЕМПЛЯР ДЕРЖПРИЄМКИ" ставлять на копіях документів та повідомлення про зміну та попередні повідомлення, що виділяються Державному прийманню для контролю виробництва та приймання продукції.

Затвердженим у лютому 2006 р. (ІВД 9-2006)


ВНЕСЕНА поправка, опублікована в ІВС N 4, 2009 рік

Виправлення внесено виробником бази даних


Цей стандарт встановлює загальні вимоги щодо обліку та зберігання конструкторських та технологічних документів (далі - документи), виконаних у паперовій та електронній формах, виробів усіх галузей промисловості.

На основі цього стандарту можуть бути розроблені стандарти, що враховують особливості обліку та зберігання конструкторських та технологічних документів залежно від обсягу документації та умов документообігу.

1. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ

1. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ

1.1. Складання копій документів у паперовій формі провадять відповідно до додатка 1.

1.2. Усі наявні на підприємстві оригінали, дублікати та копії документів (далі - оригінали, дублікати та копії) підлягають обліку та зберіганню відповідно до розд.2 та додатку 2*.
________________
Під підприємством слід розуміти підприємство чи організацію.
Знаком "*" зазначено пункти стандарту, до яких надано коментарі у додатку 5.

1.1, 1.2. (Змінена редакція, зміна N 1).

1.3. У випадках, коли в організації одночасно застосовують документи в паперовій та електронній формах, допускається їхнє взаємне перетворення один в одного. При цьому дотримуються таких правил:

- конструкторські документи у паперовій формі можуть бути перетворені на файли;

- забезпечені відповідними реквізитами та підписані в установленому порядку електронними цифровими підписами ці файли стають електронними документами (оригіналами, дублікатами, копіями);

- для використання у процесах виробництва, експлуатації, ремонту та утилізації виробів електронні документи можуть бути перетворені на паперові документи із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Такі документи мають бути підписані справжніми встановленими підписами уповноважених осіб, після чого вони набувають того ж статусу, що й електронні документи, з яких вони отримані;

- перетворення не повинно зменшувати порядковий номер документа за таблицею 2 ГОСТ 2.102;

Документи, отримані внаслідок взаємного перетворення, повинні мати відповідні посилання один на одного;

- Взаємну відповідність між цими документами забезпечує розробник.

2. ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ РОДИННИКІВ

2.1. Оригінали, виконані в паперовій формі, що приймаються на зберігання, повинні бути придатні для багаторазового зняття копій (відсутність проривів, підклеювання, протертих місць, нечіткості тексту, ліній), репрографічної обробки та відповідати вимогам ГОСТ 2.102 та ГОСТ 13.1.002.

Оригінал електронних документів, які приймаються на зберігання, повинні відповідати вимогам ГОСТ 2.051.

Примітка. На конкретний виріб виконується лише один комплект оригіналів конструкторських документів, які повинні зберігатися на підприємстві-розробнику або на підприємстві-виробнику за домовленістю*.

2.2. При прийманні оригіналів для обліку та зберігання перевіряють:

1) комплектність конструкторських документів відповідно до специфікацій, відомостей електронних документів або інших документів, в яких перераховані оригінали;

2) комплектність технологічних документів відповідно до маршрутної картки або інших документів, в яких перераховані оригінали;

3) наявність встановлених підписів (у тому числі електронних цифрових підписів) та дат. Приймати на зберігання документи, які не мають підпису особи, яка здійснює нормоконтроль, не допускається.

2.3. Усі оригінальні, прийняті зберігання, реєструють (враховують). Під час реєстрації заповнюють наступні реквізити:

- інвентарний номер документа;

- дата реєстрації;

- Позначення документа;

- найменування;

- Число аркушів у документі;

- Формат документа за ГОСТ 2.301;

- ким випущено документ;

- підпис про приймання документа для зберігання;

- Примітка (за потреби).

Реєстрація може бути здійснена автоматизованим способом або неавтоматизованим способом (вручну). При ручній реєстрації перераховані реквізити оформлюють в інвентарній книзі оригіналів за формою 1 відповідно до додатка 3. При автоматизованій реєстрації інвентарну книгу виконують в електронній формі.

2.4. Кожному оригіналу документа надають один інвентарний номер*.

2.1-2.4 (Змінена редакція, зміна N 1).

2.5. Інвентарні книги для реєстрації оригіналів та дублікатів, що надходять від інших підприємств, слід вести окремо для документів на вироби основного та допоміжного виробництва.

Допускається вести одну інвентарну книгу для оригіналів та дублікатів конструкторських та технологічних документів та окремі інвентарні книги за видами виробів (дизелі, вагони, трактори, турбіни тощо), при цьому інвентарні номери не повинні повторюватися.

2.6. Одночасно з реєстрацією оригіналів повинні бути заповнені відповідні графи обліку, розташовані на полі для підшивки аркуша оригіналу у паперовій формі або занесені відповідні реквізити в електронний документ.

2.7. За кожним документом, якому надано інвентарний номер, здійснюють облік його руху (виготовлення та облік копій, зміна, застосовність). Облік руху оригіналів здійснюють вручну або автоматизованим способом відповідно до карток обліку за формами 2, 2а, 2б і 2в додатку 3.

Для проектної документації, документації допоміжного виробництва та одиничного виробництва допускається картки обліку не складати.

2.8. Оригінали конструкторських документів у паперовій формі слід зберігати за класифікаційними характеристиками (угрупованнями) поформатно у порядку зростання позначень документів у межах кожного формату та коду підприємства-розробника.

Дозволяється зберігати оригінали без урахування форматів.

Оригінали електронних документів зберігають у базах даних автоматизованих систем та/або на окремих електронних носіях. Зберігання оригіналів на окремих носіях здійснюють за зростанням позначень документів у межах виробу. Умови зберігання на окремих носіях повинні забезпечувати їх збереження, швидкий пошук та придатність до використання*.

2.9. Оригінали технологічних документів слід зберігати за методами обробки та збирання виробу без урахування форматів у порядку зростання їх позначень за ГОСТ 3.1201 у межах кожного методу обробки та збирання виробу.

Дозволяється зберігати оригінали комплектами по зростанню позначень конструкторських документів, зазначених в основному написі технологічних документів.

Облік застосування технологічних документів вручну або автоматизованим способом проводять у картках обліку застосування за формами 2 і 2а ГОСТ 3.1201 .

2.6-2.9. (Змінена редакція, зміна N 1).

2.10. Оригінали, виконані на аркушах менше формату А1, слід зберігати у розгорнутому вигляді.

Оригінал, виконаний на аркушах формату А1 і більше, рекомендується зберігати згорнутими на качалках або в розгорнутому вигляді.

2.11. Оригінали анульованих та замінених документів слід зберігати окремо від діючих оригіналів та їх допускається складати на формати А4 та A3 відповідно до додатка 1.

3. ВІДНОВЛЕННЯ РОДИННИКІВ

3.1. Оригінали, які стали непридатними або втрачені, повинні бути відновлені.

Відновлений оригінал може бути виготовлений тільки після складання акта про списання непридатного або втраченого оригіналу.

3.2. Відновлені оригінали діють на правах замінених оригіналів.

У відновлений оригінал повинні бути внесені зміни відповідно до всіх повідомлень, випущених до моменту його відновлення.

3.3. Відновлений оригінал повинен являти собою точну копію оригіналу, що відновлюється, з урахуванням останніх внесених змін.

3.4. У відновленому оригіналі не повинні бути відтворені розміри, написи, графічні зображення тощо, виключені за повідомленнями про зміну в оригіналу (або копії), з якого відновлюється оригінал.

У відновленому оригіналі не повинні бути відтворені також порядкові номери змін та виносні лінії до них, нанесені раніше у зв'язку з змінами.

3.5. У таблицю змін відновленого оригіналу повинен бути перенесений запис тільки про останню зміну.

При відновленні оригіналу з документів на двох і більше аркушах порядкові номери змін, позначення сповіщень про зміну та інші дані останньої зміни кожного аркуша відновленого оригіналу повинні бути проставлені на підставі наявних записів у таблиці змін на цьому аркуші документа, що відновлюється.

У листі реєстрації зміни відновленого оригіналу мають бути відтворені дані, що стосуються всіх раніше внесених до цього документа змін (починаючи з першої зміни).

3.6. Замість справжніх підписів, віз та дат, наявних на оригіналі (у тому числі на полі для підшивки та аркуші реєстрації змін), у відновленому оригіналі у круглих дужках має бути написано: "(Підпис)" та "(Дата)".

При виготовленні відновленого оригіналу з раніше відновленого оригіналу (або знятої з нього врахованої копії) наявний на останньому напис про відновлення оригіналу допускається не відтворювати.

3.7. Відновлені оригінали повинні бути підписані відповідальною особою за вказівкою керівника підрозділу, який випустив оригінали або веде спостереження за виготовленням виробу.

Напис, що підтверджує правильність відновленого оригіналу, слід виконувати тушшю або машинним способом на полі для підшивки документа, наприклад:

"Відновлено з оригіналу.



"Відновлено з копії.

Правильно: (підпис, прізвище та дата)".

Правильність відновленого оригіналу електронного документа має підтверджуватись електронним цифровим підписом відповідальної особи.

3.3-3.7. (Змінена редакція, зміна N 1).

3.8. У верхньому правому куті поля кожного аркуша відновленого оригіналу має бути напис тушшю або повинен бути проставлений штамп: "Відновлений оригінал N ... " із зазначенням порядкового номера відновлення даного аркуша оригіналу.

3.9. Відновлений оригінал повинен мати інвентарний номер оригіналу, що відновлюється. Про відновлення документа має бути зроблено відмітку в інвентарній книзі.

3.10. На оригіналі або копії, з яких здійснювалося відновлення, ставлять штамп: "ЗАМІНЕН ВІДНОВЛЕНИМ оригіналом N ... " із зазначенням порядкового номера відновлення та дати прийняття відновленого оригіналу на зберігання.

Розділ 4. (Виключено, Зм. N 1).

1. Листи креслень всіх форматів слід складати спочатку вздовж ліній перпендикулярних (поздовжніх), а потім уздовж ліній паралельних (поперечних) до основного напису.

2. Листи креслень після складання повинні мати основний напис на лицьовій стороні складеного листа.

3. Листи креслень складають у послідовності, зазначеній у табл.1 та 2 цифрами на лініях згинів.

4. Встановлюються такі види складання:

1) у папки відповідно до табл.1;

2) для безпосереднього брошурування відповідно до табл.2.

Таблиця 1

Складання в папки

Розміри, мм

Таблиця 2

Складання для безпосереднього брошурування

Розміри, мм

1. ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ

1.1. Копії документів у паперовій формі, що приймаються на зберігання, повинні бути контрастно надруковані і мати рівне тло без різнобарвності, що ускладнює читання документа. На копіях повинні бути відтворені (без перепусток) усі наявні на оригіналі, дублікаті або оригіналі лінії, літери, цифри тощо.

При прийманні копій у паперовій формі перевіряють наявність усіх аркушів та комплектність документації відповідно до супровідних документів.

1.2. На підприємстві можуть зберігати такі копії конструкторських та технологічних документів: архівні, контрольні, робітники.

1.3. Архівні копії відображають стан конструкції або технології виготовлення виробу в періоди затвердження їх замовником, передачі першотворів підприємствам-виробникам, припинення виробництва даної конструкції тощо. Наявність архівних копій відображають у картках обліку (форма 2, додаток 3).

В архівні копії зміни не вносять та абонентам не видають, їх зберігають окремо від інших копій у папках (альбомах) або на електронному носії.

Для документів у паперовій формі на видному місці папки (альбому) та на лицьовій стороні кожної архівної копії ставлять штамп "АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР". Нижче штамп вказує причину і дату прийняття на зберігання архівної копії. Дозволяється зберігання архівних копій у вигляді мікрофільмів.

Архівні копії електронних документів у реквізитній частині повинні мати відповідну ознаку (літера, цифра та ін.).

1.4. Контрольні копії служать для відновлення оригіналу, виготовлення дублікатів, робочих копій, довідок або звірки документації, зберігають їх окремо від інших копій та абонентам не видають.

Контрольна копія електронного документа повинна мати у реквізитній частині відповідну ознаку (літера, цифра та ін.).

На лицьовій стороні кожного аркуша контрольних копій на видному місці ставлять штамп "КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" (за винятком контрольних копій друкарських видань та зброшурованих текстових документів, на яких штамп ставлять лише на обкладинці та на титульному або першому аркуші).

1.1-1.4. (Змінена редакція, зміна N 1).

1.4а. Робочі копії призначені обслуговування виробництва. Число робочих копій, що знаходяться в обігу, та місця їх зберігання (видача-приймання) встановлює організація.

(Запроваджено додатково, Зм. N 1).

1.5. (Виключений, Зм. N 1).

1.6. Облік видачі (відсилання) та повернення копій внутрішнім та зовнішнім абонентам може проводитися вручну або автоматизованим способом. Облік проводять за картками обліку документів форми 2, 2а відповідно до додатку 3*.

Облік видачі та повернення копій внутрішнім абонентам може проводитися вручну або автоматизованим способом за абонентськими картками форми 3, 3а відповідно до додатка 3*.

1.7. Копії документів у паперовій формі зберігають як розсипом (полістом), так і вкладеними в папки або, при необхідності, зброшурованими в альбоми.

При зберіганні розсипом копії складають на формат А4.

Копії, що містяться в альбомах та папках, складають на формати А4 або A3 відповідно до додатка 1.

1.6., 1.7. (Змінена редакція, зміна N 1).

1.8. Копії конструкторських документів на виріб укладають у папки (альбоми) у межах виробу або в межах раціонально обраних складових частин виробу.

1.9. Копії конструкторських документів на вироби укладають у папки (альбоми) у наступній послідовності:

1) специфікація виробу;

2) документи основного комплекту виробу (у порядку запису в специфікації);

3) специфікації складових частин виробу та документи основного комплекту складових частин виробу (у порядку зростання позначень). Документи основного комплекту складових частин виробу поміщають після специфікації в порядку їх запису специфікації;

4) креслення деталей, записані у специфікації, основного виробу та всіх його складових частин (у порядку зростання позначень).

Якщо деталь (крім креслення) випущені інші документи, їх поміщають після креслення деталей (як запису їх у специфікації).

1.10. Комплект копій технологічних документів укладають у папки або брошурують в альбоми, при цьому в одну папку (альбом) поміщають всі технологічні документи, розроблені на один виріб або кілька виробів або раціонально обрану складову частину виробу.

При необхідності в одну папку (альбом) допускається поміщати технологічні документи за окремими методами обробки та складання виробу.

1.11. В одну папку (альбом) укладають не більше 200 аркушів документів, наведених до формату А4.

1.12. При великій кількості документів їх поділяють на частини та укладають у кілька папок (альбомів). На етикетках папок (альбомів) або їх обкладинках вказують номер цієї частини, загальна кількість частин і номер екземпляра папки (альбома).

1.13. Допускається в кожній папці (альбомі) передбачати опис, в якому перераховують, у послідовності їх розташування, всі документи, що знаходяться в ній.

1.14. Для поточної роботи підрозділу, який випустив оригінали документів або провідному спостереження за виготовленням виробу у виробництві, виділяють екземпляр копій відповідних документів. На лицьовій стороні кожного аркуша копій (при зберіганні їх розсипом) або на видному місці папки (альбому) ставлять штамп "ЕКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" або "ЕКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", наведені у додатку 4*.

(Змінена редакція, зміна N 1).

1.15. На копіях документів, про зміни яких після висилки абонентів не сповіщають, ставлять штамп "ПРО ЗМІНУ НЕ ПОВІДОМЛЯЄТЬСЯ".

1.16. У запитах про висилку документації від інших підприємств вказують, чи необхідно брати на облік запитувану документацію для надсилання надалі повідомлення про зміни чи ні.

1.17. Копії документів, вилучені з обігу внаслідок припинення виробництва виробів, а також копії документів, анульованих або замінених у зв'язку із внесенням змін, знищують після складання акта про знищення чи опис копій.

2. ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ ІНШИХ ПІДПРИЄМСТВ

2.1. Копії документів, що надійшли від інших підприємств, зберігаються покладеними в папки або переплетеними в альбоми окремо по кожному підприємству, яким вони були видані, або окремо по кожному виробу.

Дозволяється копії зберігати розсипом (полистом) складеними на формат А4 або A3.

2.2. У кожній папці (альбомі) повинен бути опис, в якому перераховують, у послідовності їх розташування, всі документи, що знаходяться в ній.

2.3. Реєстрацію (облік) копій документів інших підприємств здійснюють відповідно до вимог пп.2.3 та 2.4 цього стандарту. На кожну реєстровану копію (або комплект копій) у паперовій формі наносять штамп із зазначенням інвентарного номера, номера екземпляра (за наявності кількох екземплярів) та дати реєстрації.

Вказаний штамп у папках (альбомах) ставлять на видному місці опису, а також на етикетці або у верхньому лівому кутку обкладинки.

На копіях у паперовій формі, що зберігаються розсипом (полистно), штамп ставлять у лівому верхньому кутку кожного аркуша документа формату А4 або аркуша документа, складеного на формат А4.

2.4. Копії враховують вручну або автоматизованим способом у картках обліку за формами 2, 2а, 2б, 2в відповідно до додатка 3.

2.3, 2.4. (Змінена редакція, зміна N 1).

2.5. Копії інших підприємств зберігають у порядку зростання позначень щодо кожного коду підприємства.

2.6. У разі припинення застосування врахованих копій на даному підприємстві власника оригіналів повідомляють для зняття їх з обліку.

ДОДАТОК 3 (рекомендований). ФОРМИ ІНВЕНТАРНОЇ КНИГИ, КАРТОК ОБЛІКУ ДОКУМЕНТІВ І АБОНЕНТСЬКОЇ КАРТКИ

ДОДАТОК 3

Форма 3а

Абонентська картка (оборотна сторона)

Примітка. У картці обліку документів зазначають:

1) у графі "Вид документа" форми 2 - вид документа (оригінал, дублікат або копія), який прийнятий на облік;

2) у графі "Розові видачі" форми 2а - абоненти, яким видають (надсилають) копію документа зі штампом "ПРО ЗМІНУ НЕ ПОВІДОМЛЮЄТЬСЯ".

ДОДАТОК 4 (рекомендований). ЗРАЗКИ ШТАМПІВ З ОБЛІКУ І ЗВЕРНЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ВИКОНАНИХ У ПАПЕРОВІЙ ФОРМІ

1. Штампи призначаються для спрощення нанесення та досягнення однотипності зображення написів та вказівок, що виробляються у документах у процесі їх обігу, а також у повідомленнях та у документах обліку.

2. Штамп "ЗАМІНЕН ВІДНОВЛЕНИМ РОДИННИКОМ N ... , ... р." із зазначенням порядкового номера відновлення оригіналу та дати його відновлення ставлять на оригіналах, з яких виготовлені відновлені оригінали.

3. Штамп "АНУЛЮВАНИЙ, ЗАМІНЕНИЙ ... , сповіщ. N ... від ... р." ставлять (із зазначенням номера, дати випуску повідомлення та підпису) на анульованих за повідомленнями оригіналах, дублікатах та копіях, а також на картках обліку. За відсутності заміни ставлять прочерк.

4. Штамп "ПРИ НОВОМУ КОНСТРУЮВАННІ НЕ ВИКОРИСТОВУВАТИ, ВЗАМІ ЗАСТОСУВАННЯ..." ставлять на підставі відповідних повідомлень на оригіналах, дублікатах і копіях, які не можна використовувати у виробах, що знову розробляються, а також на картках обліку.

5. Штамп "ВЗАМІД оригіналу" ставлять на документах за відсутності оригіналів цих документів.

6. Штамп "ЕКЗ. N ... " ставлять (із зазначенням номера екземпляра) на папках (альбомах) копій та окремих копіях.

7. Штамп "ІНВ. N ... , ЕКЗ. N ... , ... м. " ставлять (із зазначенням інвентарного номера, номера екземпляра та дати реєстрації) на папках (альбомах) та окремих копіях документів інших підприємств.

Дозволяється також використовувати цей штамп (без вказівки номера екземпляра) при реєстрації зразків для друкарських видань та інших документів, що зберігаються на правах оригіналів.

8. Штампи "КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" та "АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" ставлять відповідно на контрольних та архівних примірниках копій та на папках (альбомах) копій. Штамп "КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" ставлять також на контрольних примірниках сповіщень та додатків до них.

9. Штампи "ЕКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" та "ЕКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставлять відповідно на копіях конструкторських та технологічних документів, що видаються для поточної роботи підрозділу, що випустив оригінали або ведучому спостереження за виготовленням виробів у виробництві.

10. Штамп "ПРО ЗМІНУ НЕ ПОВІДОМЛЮЄТЬСЯ" ставлять на копіях документів, що видаються в порядку разової видачі без висилки надалі повідомлення про зміну цих документів.

11. (Виключений, Изм. N 1).

12. Дозволяється застосовувати штампи інших видів, що спрощують нанесення написів на документах.

(Змінена редакція, зміна N 1).

ДОДАТОК 5 (довідкове). КОМЕНТАРІ ДО ПУНКТІВ СТАНДАРТУ

ДОДАТОК 5
Довідкове

До пункту 1.2. Облік та зберігання паперових та електронних документів є частиною системи обігу документації на підприємстві.

Під врахованим документом розуміється документ, прийнятий абонентське обслуговування (облікований документ).

Перелік функцій, організаційна структура та розподіл функцій системи документообігу встановлюється підприємством.

До пункту 2.1. Під час реєстрації (обліку) електронних документів у графі "Примітка" (форма 1, додаток 3) вказують формат файлу документа.

До пункту 2.2. До інших документів відноситься "Відомість специфікацій" відповідно до ГОСТ 2.102, за якою перевіряють комплектність оригіналів, що приймаються на зберігання, на комплекси, складальні одиниці та комплекти, що мають два і більше ступенів вхідності складових частин.

Для електронних документів, що приймаються на зберігання за окремими складальними одиницями, перевірка комплектності здійснюється за специфікацією. Для документів на весь виріб загалом комплектність документів перевіряють за "Відомістю електронних документів".

До пункту 2.4. Інвентарний номер оригіналу надають незалежно від кількості аркушів у документі або кількості файлів, з яких він складається.

На документі, що складається з кількох аркушів, наносять інвентарний номер на кожен аркуш.

Інвентарний номер оригіналу електронного документа вказують у його реквізитній частині.

До пункту 2.8. Для відновлення електронних баз даних автоматизованих систем при зберіганні оригіналів слід проводити резервне копіювання.

Правила виконання резервного копіювання (періодичність, реєстрацію та ін) встановлює організація.

До додатку 2 (пункти 1.6, 1.14). Автоматизована система при обліку руху документів повинна забезпечувати своєчасне розсилання абонентам (внутрішнім та зовнішнім) повідомлень про зміни та (або) копії змінених документів.

ДОДАТОК 5. (Введено додатково, Зм. N 1).

Електронний текст документа

підготовлений АТ "Кодекс" і звірений за:
офіційне видання
Єдина система конструкторської документації:
Зб. ГОСТів. - М: Стандартінформ, 2008

Редакція документа з урахуванням
змін та доповнень підготовлена
АТ "Кодекс"