1. Oryginały dokumentów Należy dostarczyć do banku oryginały wszystkich dokumentów. Nie trzeba ich zostawiać w banku, jednak każdy egzemplarz musi być opatrzony pieczątką zgodną z oryginałem (matim lemakor) i podpisem pracownika. Dopiero później pracownik złoży pieczątkę i podpis

7.1.1. Składanie dokumentów Procedurę państwowej rejestracji zakończenia działalności gospodarczej określa art. 22 ust. 3 ustawy federalnej z dnia 8 sierpnia 2001 r. nr 129-FZ „O państwowej rejestracji osób prawnych i przedsiębiorców indywidualnych” (zwanej dalej -

W celu odzwierciedlenia transakcje biznesowe wykorzystują dużą liczbę różnych dokumentów. W celu prawidłowego wykorzystania dokumentów są one akceptowane Grupa.

Dokumenty księgowe są klasyfikowane według różnych kryteriów:

• po wcześniejszym umówieniu;
• o treści transakcji biznesowych;
• zgodnie z kolejnością kompilacji;
• metodą refleksji;
• według liczby uwzględnionych transakcji;
• w miejscu kompilacji;
• metodą napełniania;
• wzdłuż podstawy nośnika.

Według celu:

— dokumenty administracyjne zawierać zlecenie (instrukcję) dokonania transakcji handlowej. Nie potwierdzają one jednak faktu jego realizacji, a zatem nie stanowią podstawy rozliczeń. Na przykład zlecenia, polecenie zapłaty do banku za przelew podatków itp.

— dokumenty wykonawcze (odciążające). potwierdzają fakt transakcji biznesowej i służą jako podstawa do rozliczeń odzwierciedlenia transakcji biznesowych. Na przykład faktury potwierdzające poniesione wydatki, akty przyjęcia i przekazania środków trwałych itp.

- Dokumenty księgowe sporządzane przez pracowników księgowych w przypadkach, gdy nie ma innych dokumentów potwierdzających transakcję biznesową lub w celu przygotowania dokumentów administracyjnych i potwierdzających do odzwierciedlenia w księgowości. Na przykład zestawienia zbiorcze, obliczenia rzeczywistego kosztu produktów, różnego rodzaju certyfikaty i obliczenia przygotowane przez dział księgowości itp.

- dokumenty łączone pełnią jednocześnie funkcje administracyjno-uniewinniające, uniewinniające i księgowe. Przykładowo faktura za wydanie środków trwałych zawiera polecenie wydania materiałów z magazynu do warsztatu, a także rejestrację faktycznego wydania; polecenie odbioru gotówki.

— dokumenty materialne odzwierciedlają ruch pozycji magazynowych.

— dokumenty rozliczeniowe w sprawie rejestracji stosunków rozliczeniowych ze wspólnikami w zależności od zaistniałych okoliczności.

- dokumenty pieniężne do przetwarzania transakcji środkami pieniężnymi i bezgotówkowymi.

W kolejności kompilacji:

- dokumenty źródłowe zestawiane są dla każdej pojedynczej transakcji w momencie jej zakończenia. Na przykład przychodzące polecenie gotówkowe, wychodzące polecenie gotówkowe, wezwania do zapłaty, czynności dotyczące umorzenia środków trwałych itp.

— dokumenty podsumowujące sporządzane są na podstawie wcześniej sporządzonych dokumentów pierwotnych. Ich zastosowanie ułatwia kontrolę jednorodnych operacji. Mogą mieć charakter wykonawczy, księgowy lub łączony. Na przykład raporty zaliczkowe i kasowe, wyciągi grupujące i zbiorcze. W szczególności raport zaliczkowy, będący raportem łączonym, pełni funkcje dokumentu uzupełniającego i księgowego. Zapewnia pełny opis rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi, a także opis wydatków produkcyjnych na rachunkach po weryfikacji i zatwierdzeniu raportu.

Metodą odbicia:

— dokumenty jednorazowe są używane tylko raz, aby odzwierciedlić pojedynczą operację lub kilka jednocześnie wykonanych operacji. Po rejestracji jednorazowy dokument trafia do działu księgowości i służy jako podstawa do refleksji w księgowości. Na przykład przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, wyciągi z listy płac itp.

— dokumenty zbiorcze są kompilowane dla pewnego okresu, aby odzwierciedlić jednorodne transakcje powtarzalne, które są w nich rejestrowane w momencie ich wystąpienia. Na koniec okresu obliczane są sumy wskaźników stosowanych w rachunkach. Dokumenty zbiorcze różnią się od dokumentów zbiorczych tym, że dokument zbiorczy sporządzany jest na podstawie dokumentów pierwotnych i stanowi ich podsumowanie, natomiast dokument zbiorczy jest dokumentem pierwotnym tworzonym stopniowo w drodze kumulacji transakcji.

Klasyfikacja dokumentów w rachunkowości

Dokumenty akumulacyjne obejmują karty limitowe, zamówienia dwutygodniowe lub miesięczne itp.

Według liczby uwzględnionych transakcji:

- dokumenty jednostronne zawierać jedną pozycję księgową.

- wielostronne zawierają dwie lub więcej pozycji księgowych.

Według miejsca kompilacji:

- dokumenty wewnętrzne opracowane przez przedsiębiorstwo w celu odzwierciedlenia operacji wewnętrznych. Na przykład wpływy gotówkowe i nakazy wydatków, faktury, akty, wyciągi z listy płac itp.

— dokumenty zewnętrzne są wypełniane poza granicami tego przedsiębiorstwa i odbierane w sformalizowanej formie. Na przykład faktury, wyciągi bankowe, listy przewozowe itp.

Według metody napełniania:

- dokumentacja, skompilowany podręcznik wypełniając ręcznie.

- dokumentacja, wykonywane przy użyciu przetwarzanie danych technicy automatycznie rejestrują informacje o operacjach produkcyjnych w momencie ich zakończenia.

Na podstawie przewoźnika: papier i maszyna.

Regulacyjne regulacje rachunkowości:

Poziom 1. Ustawy Federacji Rosyjskiej i dekrety Prezydenta Federacji Rosyjskiej (kodeks podatkowy; ustawa federalna nr 402; przepisy dotyczące wprowadzenia „sprawozdań księgowych 98”).

Poziom 2. System krajowych standardów rachunkowości – przepisy dotyczące rachunkowości (24 standardy).

Poziom 3. Wytyczne uwzględniające specyfikę branży + plan kont.

Poziom 4. Wewnętrzne dokumenty robocze przedsiębiorstwa (dokumenty administracyjne).

Polityka rachunkowości przedsiębiorstwa – zamówienie, polecenie menedżera, opracowywane jest dla celów rachunkowych i podatkowych.

Powiązana informacja:

Szukaj na stronie:

Klasyfikacja podstawowych dokumentów księgowych

Klasyfikację podstawowych dokumentów księgowych można przedstawić w formie diagramu. Zbiór przepisów o rachunkowości (PBU 1 - 19). - M.: Rachunkowość, 2005.S. 45.

Zgodnie z przeznaczeniem dokumenty księgowe dzielą się na dokumenty administracyjne, wykonawcze (odciążające), księgowe i łączone.

Dokumenty administracyjne zawierają instrukcje, zadania, polecenia kierownika organizacji lub innych upoważnionych osób w celu przeprowadzenia określonych operacji. Należą do nich: zamówienia, instrukcje, czeki na otrzymanie środków z rachunku bankowego, polecenia zapłaty na przelew środków z rachunków bankowych organizacji, pełnomocnictwa do odbioru pozycji magazynowych itp.

Dokumenty administracyjne nie potwierdzają faktu dokonania transakcji gospodarczej, w związku z czym nie stanowią podstawy zapisów księgowych.

Dokumenty wykonawcze (dodatkowe) poświadczają (potwierdzają) fakt transakcji biznesowych. Należą do nich faktury za wydanie majątku materialnego, karty limitowe (wyciągi) na przyjęcie majątku materialnego, zlecenia na akord itp. Dokumenty te stanowią źródło informacji do bieżącej i późniejszej kontroli działalności gospodarczej.

Dokumenty księgowe sporządzane są w celu sporządzania, zabezpieczania, ograniczania i porządkowania ksiąg rachunkowych, a także w celu sporządzania dokumentów wykonawczych (odciążających) i administracyjnych. Do takich dokumentów zaliczają się:

Dokumenty dotyczące rachunkowości środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;

Dokumenty dotyczące rozliczania surowców i materiałów;

Dokumenty do rejestracji transakcji gotówkowych;

Dokumenty do księgowania transakcji bankowych;

dokumenty księgowe VAT;

Dokumenty dotyczące rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi;

Dokumenty do ewidencji czasu pracy i płac.

Połączone dokumenty zawierają jednocześnie znaki dokumentów administracyjnych, wykonawczych i dokumentów księgowych. Na przykład zlecenie kasowe wydatków zawiera zlecenie wydania pieniędzy, potwierdza otrzymanie pieniędzy (realizacja transakcji) i obejmuje odpowiadające im rachunki (obciążone i uznane).

Dokumenty podstawowe sporządzane są natychmiast w momencie transakcji biznesowej. Mają one moc prawną (dowodową), gdyż stanowią pierwszy formalny dowód wykonania operacji. Należą do nich w szczególności faktury, dokumenty przyjęcia i wydania materiałów, listy płac, wysyłka produktów itp.

Dokumenty skonsolidowane sporządzane są na podstawie dokumentów pierwotnych; odzwierciedlają transakcje, które zostały już sformalizowane dokumentami pierwotnymi. Dokumenty podsumowujące są opracowywane w celu podsumowania danych z dokumentów pierwotnych w celu uzyskania powiększonych lub nowych wskaźników. Przykładem może być zestawienie płac, raport zaliczkowy, raport o przepływie aktywów materialnych itp.

Ze względu na sposób użycia dokumenty dzielą się na jednorazowe i kumulatywne.

Dokumenty jednorazowe odzwierciedlają (rejestrują) jedną lub więcej transakcji gospodarczych przeprowadzanych jednocześnie. Zaraz po ich sporządzeniu mogą stanowić podstawę zapisów księgowych.

Dokumenty zbiorcze są zestawiane dla określonego okresu czasu (dzień, dekada itp.); zawierają informacje o podobnych transakcjach biznesowych. Należą do nich karty limitowe (wyciągi) do wydania materiałów, rejestrów, wyciągów, zbiorczych arkuszy księgowych itp. Pozwalają zmniejszyć liczbę wypełnionych dokumentów, zapisów księgowych, a tym samym pomagają zmniejszyć pracochłonność księgowości i innych usług organizacji . Podręcznik rachunkowości (finansowej) rachunkowości dla uczelni / wyd. Yu.A. Babajewa. - M.: Podręcznik uniwersytecki, 2004.P. 32

Ze względu na miejsce ich sporządzenia dokumenty dzieli się na wewnętrzne (listy przewozowe, polecenia odbioru i wydatków kasowych, akty, zestawienia płacowe), wydawane i wykorzystywane w ramach jednego przedsiębiorstwa oraz zewnętrzne (listy przewozowe, faktury od dostawców, dokumenty sądowe i wykonawcze) otrzymywane od inne osoby prawne i osoby fizyczne.

W zależności od liczby pozycji księgowych dokumenty mogą być jednopozycyjne, zawierające jedną pozycję (zlecenie wykonania jakiejś pracy) i wielopozycyjne, składające się z kilku pozycji i nazw (faktura, list przewozowy).

Jakie są podstawowe dokumenty księgowe: rodzaje

Kuter M. L. Teoria rachunkowości: podręcznik. - M.: Finanse i statystyka, 2004. s. 17.

Ze względu na sposób wypełniania dokumentów dzieli się je na sporządzane ręcznie, na maszynie do pisania i na komputerze.

Podstawowe dokumenty księgowe: rodzaje, klasyfikacja, wymagania

8.2. Klasyfikacja podstawowych dokumentów księgowych

W rachunkowości wykorzystuje się dużą liczbę różnych dokumentów.

Aby racjonalnie z nich korzystać, klasyfikuje się je według następujących kryteriów:

według celu:

administracyjne, wyrażające zgodę lub prawo do przeprowadzenia transakcji biznesowej, na przykład polecenie przełożonego, zamówienia, zamówienia;

wykonawczy, poświadczający faktyczne zakończenie transakcji biznesowej, na przykład akty, zlecenia odbioru;

dokumenty księgowe, które są sporządzane i podpisywane przez jednego księgowego i jednocześnie są dokumentami administracyjnymi i wykonawczymi, na przykład obliczenie faktycznej kwoty amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych za ostatni miesiąc, obliczenie podziału ogólnego koszty produkcji i ogólne koszty działalności;

połączone, zawierające znaki zlecenia i wykonania transakcji biznesowej, na przykład zlecenie na pracę na akord, które zawiera zadanie i faktyczne wykonanie pracy lub żądanie wydania materiałów, które zawiera takie znaki, jak „żądane ”, „autoryzowany”, „wydany” i „otrzymany”;

ze względu na charakter (treść) procesów biznesowych (operacji) odzwierciedlony w dokumentach:

pieniężne, na przykład wpływy gotówkowe i nakazy wydatków, czeki gotówkowe;

materiały, na przykład faktury, pokwitowania materiałów i zlecenia wydatków;

rozliczenia, np. wezwania do zapłaty, polecenia zapłaty;

według zakresu transakcji biznesowych:

pojedynczy, skompilowany dla jednej transakcji biznesowej, na przykład zlecenia gotówkowego;

skonsolidowany, odzwierciedlający kilka różnych transakcji biznesowych, na przykład raport zaliczkowy dotyczący wydatków: na wykonanie zadania, na podróż transportem, na zakwaterowanie w hotelu i diety;

według sposobu użycia:

jednorazowe, na przykład polecenie zapłaty za wydatek;

kumulatywne, obejmujące kilka jednorodnych transakcji biznesowych, np. karta limitowana;

w miejscu kompilacji:

wewnętrzne, wydawane w ramach danej organizacji, np. zlecenia gotówkowe, zlecenia;

zewnętrzne, pochodzące od innych organizacji, np. faktury od dostawców, wezwania do zapłaty;

według stopnia typizacji:

Standard (ujednolicony) odzwierciedlający jednorodne transakcje biznesowe w różnych organizacjach, na przykład dokumenty gotówkowe i bankowe;

wyspecjalizowana dla określonych sektorów gospodarki narodowej, np. rolnictwa – karta ewidencji wydajności mlecznej;

niestandardowe, np. dokumenty księgowe.

Ujednolicenie dokumentów, w tym specjalistycznych, oszczędza pracę życiową i materialną, w szczególności przy opracowywaniu standardowych projektów automatyzacji księgowości, scentralizowanym tworzeniu formularzy dla takich dokumentów, szkoleniu i zaawansowanym szkoleniu personelu księgowego.

Podobna literatura edukacyjna zaleca także inne kryteria klasyfikacji dokumentów, które albo powtarzają powyższe, albo mają mniejsze znaczenie praktyczne. Oferowane są na przykład: według liczby uwzględnionych stanowisk (jednowierszowe i wielowierszowe), według sposobu wypełniania dokumentów (ręcznie lub przy użyciu technologii komputerowej), według autorstwa (osobistego i urzędowego), według autentyczność (pierwotna) odzwierciedlenie transakcji handlowej (oryginał i kopia), wygląd jako nośnika informacji księgowych (papier i maszyna), okres przydatności do spożycia (bieżący i stały) itp.

Ryż. 8.1. Klasyfikacja podstawowych dokumentów księgowych

Aby odzwierciedlić różne aspekty działalności gospodarczej w przedsiębiorstwie, stosuje się szeroką gamę form i rodzajów dokumentów. Ich klasyfikacja pomaga w prawidłowym zestawieniu dokumentów i wykorzystaniu ich w księgowości.

Tabela 2 – Klasyfikacja dokumentów

6.3: Podstawowe wymagania dotyczące dokumentów.

Wymagania dotyczące treści i wykonania dokumentów reguluje Ustawa o rachunkowości i sprawozdawczości Republiki Białorusi. Każdy dokument księgowy musi być sporządzony tak, aby zawierał wszystkie informacje niezbędne do pełnego obrazu transakcji, która miała miejsce, a także miał wartość dowodową. Informacje te stanowią elementy składowe dokumentu i nazywane są jego Detale. Szczegóły wymagane dla każdego rodzaju dokumentu obejmują:

Nazwa dokumentu i jego numer;

Data i miejsce kompilacji;

Liczniki transakcji w ujęciu fizycznym i pieniężnym;

Stanowiska, nazwisko, imię, patronimika, podpisy osób odpowiedzialnych za transakcję i prawidłowość jej wykonania.

Niektóre dokumenty wskazują także adresy stron transakcji, a podpisy osób są poświadczone pieczęcią przedsiębiorstwa. W zależności od specyfiki transakcji biznesowej mogą występować inne szczegóły.

Tryb wypełniania dokumentów podstawowych oraz terminy ich przekazania do działu księgowości regulują opisy stanowisk osób odpowiedzialnych finansowo.

Dokumenty otrzymane przez dział księgowości są sprawdzane pod względem formalnym i merytorycznym. Podczas kontroli formalnej księgowy zwraca uwagę na obecność w dokumencie wszystkich niezbędnych szczegółów, autentyczność podpisów osób uczestniczących w przygotowaniu dokumentu, arytmetyczną kontrolę dokładności obliczeń dokonanych w dokumentu pod kątem braku wymazań, plam lub nieokreślonych poprawek.

Weryfikacja merytoryczna polega na ustaleniu legalności i ekonomicznej wykonalności dokonanej transakcji gospodarczej.

Osoby, które podpisały dokument, ponoszą odpowiedzialność za prawdziwość informacji zawartych w dokumencie, a także za prawidłowość jego sporządzenia. Dokumenty sporządzone z naruszeniem ustalonych wymogów nie mają mocy prawnej i dlatego nie mogą służyć jako podstawa zapisu księgowego. Dlatego albo są one zwracane osobom odpowiedzialnym finansowo w celu dalszej rejestracji, albo pozostawiane w dziale księgowości i natychmiast zgłaszane kierownikowi przedsiębiorstwa w celu postawienia sprawców przed wymiarem sprawiedliwości.

Transakcje gospodarcze przeprowadzane w ramach działalności organizacji są zróżnicowane pod względem treści. Określa to różnicę w formach i treści dokumentów służących do dokumentowania transakcji gospodarczych. Różnice w dokumentach spowodowane są także sposobami ich wykonania i późniejszego przetwarzania w procesie księgowym.

Prawidłowe przygotowanie i wykorzystanie dokumentów w rachunkowości ułatwia ich klasyfikacja.

Pod klasyfikacja dokumentów zrozumieć ich grupowanie według określonych cech (tabela 5.2).

Tabela 5.2 - Schemat klasyfikacji dokumentów księgowych

Koniec tabeli 5.2

Dokumenty księgowe klasyfikowane są według następujących kryteriów:

1) zgodnie z przeznaczeniem;

2) miejsce kompilacji;

3) stopień uogólnienia informacji;

4) sposób pokrycia operacji.

Według celu dokumenty dzielą się na dokumenty administracyjne, wykonawcze (odciążające), łączone, księgowe i dokumenty regulacyjne.

Do dokumentów administracyjnych Należą do nich pisemne polecenia osób upoważnionych do wykonywania określonych czynności służbowych: polecenia, instrukcje, notatki dotyczące zatrudniania i zwalniania z pracy, urlopu itp. Ich głównym celem jest przekazywanie instrukcji od pracowników zarządzających bezpośrednim wykonawcom. Dokumenty te nie zawierają jeszcze potwierdzenia faktów transakcji, dlatego same w sobie nie mogą służyć jako podstawa do odzwierciedlenia transakcji w rachunkowości.

Dokumenty wykonawcze (odciążające). poświadczają fakt zawarcia transakcji, potwierdzają ich zakończenie i są sporządzane w momencie zawarcia transakcji. Należą do nich różnego rodzaju wyciągi płacowe, akty, faktury, polecenia odbioru otrzymanych materiałów, faktury, wezwania do zapłaty za sprzedane produkty itp.

Najczęściej stosowane w praktyce dokumenty łączone, które łączą w sobie cechy administracyjne i odciążające. Zawierają instrukcje dotyczące przeprowadzania transakcji handlowych i poświadczają fakt ich wykonania. Do takich dokumentów zaliczają się przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, zapotrzebowania i faktury za wydanie materiałów, zapowiedzi wpłat gotówkowych na rachunek bieżący, zlecenia pracy itp.

I tak na przykład wniosek o udostępnienie materiałów zawiera nie tylko ilość żądanego materiału i podpisy osób w rubrykach „Wniosek” i „Dozwolone”, ale także rzeczywistą ilość wydanego materiału i podpisy osób na wiersze „Wydano” i „Otrzymano”. Podobnym połączonym dokumentem jest zlecenie pracy na akord, które wskazuje nie tylko przydzieloną pracę i jej objętość, ale także faktyczne wykonanie zadania z odpowiednimi podpisami i wskaźnikami.

Dokumenty należą do osobnej grupy rejestracja księgowa lub księgowa (połączona).

Dokumenty księgowe to dokumenty tworzone przez dział księgowości w celu przygotowania zapisów księgowych. Zestawiane są w rachunkowości na podstawie wcześniej sporządzonych dokumentów i mają na celu odzwierciedlenie zapisów księgowych w rejestrach księgowych w celu przyspieszenia procesu księgowego. Dokumenty te nie zawierają zlecenia dokonania transakcji handlowej i nie stanowią potwierdzenia faktu jej przeprowadzenia. Na przykład obliczenie kwoty roszczenia, obliczenie amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, obliczenie strat towarowych itp.

Do dokumentów księgowych zaliczają się także zaświadczenia księgowe. Zestawiane są w przypadkach, gdy konieczne jest przelanie kwoty z jednego rachunku na drugi, zamknięcie konta, skorygowanie błędów popełnionych w księgach rachunkowych itp. Potrzeba tego pojawia się dość często, dlatego tego rodzaju certyfikaty są bardzo powszechne w praktyce księgowej.

Według miejsca kompilacji Dokumenty dzielą się na wewnętrzne i zewnętrzne.

Dokumenty wewnętrzne są sporządzane w przedsiębiorstwie (organizacji, instytucji), w którym miała miejsce (zakończona) transakcja biznesowa (potwierdzenie odbioru gotówki). Dokumenty te nie wykraczają poza organizację.

Dokumenty zewnętrzne pochodzą z innych organizacji (z zewnątrz) i formalizują transakcje przeprowadzane pomiędzy przedsiębiorstwami. Np. żądanie zapłaty za przelew pieniędzy za sprzedane produkty, faktury, faktury kontrahentów. W wyniku transakcji biznesowych niektóre dokumenty wewnętrzne stają się zewnętrzne, na przykład czeki gotówkowe, polecenia zapłaty. Przy wypełnianiu dokumentów wewnętrznych wystarczy wskazać jedynie wymagane dane, natomiast przy sporządzaniu dokumentów zewnętrznych konieczne jest dodanie dodatkowych szczegółów dokumentu w celu uzupełnienia opisu transakcji gospodarczej.

Według stopnia uogólnienia informacji Istnieją dokumenty podstawowe i podsumowujące.

Dokumenty źródłowe odzwierciedlają fakt poszczególnych transakcji gospodarczych i są zestawiane w momencie ich zakończenia. Stanowią pierwszy formalny dowód na to, że operacje te faktycznie zostały wykonane. Przykładem dokumentu podstawowego jest polecenie odbioru. Jest sporządzany w momencie przybycia materiałów do magazynu i wskazuje, że magazynier wykonał wydane mu polecenie ich odbioru.

Skonsolidowany Są to dokumenty sporządzone na podstawie dokumentów pierwotnych. Odzwierciedlają transakcje, które zostały wcześniej udokumentowane w odpowiednich dokumentach podstawowych. Skonsolidowane dokumenty obejmują raport zaliczkowy, który jest wypełniany na podstawie dokumentów pierwotnych, które wskazują wszystkie wydatki poniesione przez osobę odpowiedzialną, wyciągi płacowe lub zestawienia produktów gotowych, różne raporty wewnętrzne (na przykład raport o przepływie materiałów aktywa w magazynie) itp. Wszystkie te dokumenty koniecznie zawierają dodatkowe dane oprócz tych zawartych w dokumentach pierwotnych, które posłużyły za podstawę ich zestawienia.

Dokumenty skonsolidowane służą po pierwsze do łączenia danych z dokumentów pierwotnych i uzyskania zagregowanych wskaźników, a po drugie do grupowania danych z dokumentów pierwotnych w celu uzyskania dodatkowych informacji o transakcjach księgowych i odzwierciedlenia tych transakcji w nowym kontekście. W związku z tym dokumenty podsumowujące służą do przetwarzania pierwotnych danych transakcyjnych.

Według metody pokrycia operacji dokumenty dzielimy na jednorazowe i kumulatywne.

Do jednorazowego Należą do nich dokumenty, które z reguły odzwierciedlają jedną transakcję biznesową. Charakterystyczną cechą tych dokumentów jest to, że natychmiast po przygotowaniu są przekazywane do działu księgowości i mogą służyć jako podstawa zapisów księgowych. Przykładami takich dokumentów są roszczenia, zlecenia gotówkowe, rachunki gotówkowe, faktury itp.

Dokumenty pierwotne zbiorcze lub wielokrotnego użytku służą do odzwierciedlenia powtarzających się jednorodnych operacji, które różnią się jedynie datą i wskaźnikami ilościowymi. Te zmienne dane dotyczące transakcji są zapisywane w dokumencie w trakcie ich przeprowadzania i potwierdzane podpisami uczestników lub w inny ustalony sposób. Ostateczna realizacja dokumentu i przekazanie go do działu księgowości następuje w wyznaczonym terminie, jednak z reguły nie później niż do końca miesiąca.

Takimi dokumentami są karty limitów lub listy wydań materiałów, karty tras do przetwarzania partii części i obliczania na niej płac, arkusze księgowe produkcji itp. Dokumenty zbiorcze oszczędzają czas i papier przy przetwarzaniu transakcji, ale ograniczają czas ich przetwarzania na koniec miesięcy, a także utrudniają grupowanie (dzielenie) informacji.

Oprócz wymienionych istnieje szereg kryteriów klasyfikacji dokumentów grupujących.

Według rodzaju nośnika materialnego Informacja Dokumenty dzielimy na tradycyjne (papierowe) i maszynowe (techniczne). Maszynowe nośniki danych, oprócz ogromnych zalet w przetwarzaniu i zapisywaniu danych, mają również szereg wad, na przykład do ich wizualnego przeglądania i dekodowania wymagane są specjalne urządzenia wyświetlające, automatyczne urządzenia drukujące, czujniki itp. Niezawodne sposoby potwierdzania danych takich jak druk i podpisy osób, metody zabezpieczenia w postaci formularzy wykonywanych na specjalnym papierze, bezpieczne przechowywanie itp. Jednak dzięki tym nośnikom i nowoczesnej technologii komputerowej dokonuje się obecnie prawdziwie rewolucyjna rewolucja w rachunkowości i innych obszarach działalności człowieka oraz w rachunkowości. W rachunkowości nadchodzi „era księgowości bez papieru”.

Według stopnia wykorzystania Technicy rozróżniają dokumenty wypełniane ręcznie, maszynowo i odbierane automatycznie.

Dokumentacja jest podstawą rachunkowości, dlatego terminowość i dokładność rejestrowania transakcji biznesowych, późniejsze podejmowanie decyzji zarządczych, a ostatecznie wyniki działań organizacji zależą od sposobu organizacji podstawowej rachunkowości i jakości dokumentów księgowych.

Sposoby ulepszenia podstawowych dokumentów księgowych i księgowych to:

1) ujednolicenie dokumentów i ich nośników materialnych, tj. stworzenie jednolitej struktury dokumentów i form ich nośników dla różnych sektorów gospodarki narodowej (na przykład przekazy gotówkowe, dokumenty bankowe itp.);

2) standaryzacja dokumentów, tj. tworzenie identycznych standardowych rozmiarów nośników materialnych dla dokumentów tego samego typu;

3) automatyczne pozyskiwanie danych pierwotnych;

4) powszechne stosowanie zamiast papierowych nośników technicznych, terminali, nagrań wideo;

5) ograniczenie liczby dokumentów nie dostarczających danych przydatnych dla kadry kierowniczej;

6) wyłączenie dokumentów ze wskaźników produkcyjnych;

7) wycofanie danych stałych i korzystanie z bazy danych (DB) i rozproszonej bazy danych (RDB);

8) wprowadzenie wskaźników niezbędnych do kontroli i analizy.

W przedsiębiorstwach i organizacjach przeprowadzane są różnorodne transakcje biznesowe. Zarządzanie organizacją zapewnia ogromna ilość udokumentowanych informacji. Wszystkie dokumenty przekazywane organizacjom są podzielone na formacje dokumentów (systemy, podsystemy dokumentacji), rodzaje i odmiany dokumentów. Jednostki dokumentowe zapewniają realizację określonych funkcji zarządczych lub działań organizacji. Systemy i podsystemy dokumentacji obejmują kilkadziesiąt rodzajów dokumentów charakterystycznych dla danej edukacji dokumentacyjnej, na którą z kolei może składać się wiele rodzajów dokumentów.

Aby lepiej zrozumieć ich przeznaczenie i sposób wypełniania, a także zapewnić prawidłowe ich wykorzystanie, należy klasyfikować dokumenty według jednorodnych cech.

Dokumenty księgowe klasyfikowane są według następujących kryteriów:

· spotkanie;

· procedura ewidencji transakcji;

· stopień pokrycia transakcji biznesowych;

· liczba kont;

· miejsce sporządzenia dokumentu;

Zgodnie z przeznaczeniem dokumenty dzielą się na organizacyjno-administracyjne, odciążające (wykonawcze), księgowe i łączone.

Dokumenty organizacyjno-administracyjne to zbiór dokumentów ustalających funkcje, zadania, cele, a także prawa i obowiązki pracowników i menedżerów do wykonywania określonych czynności, których potrzeba pojawia się w działalności operacyjnej organizacji. Dokumenty administracyjne służą jako podstawa do przyjmowania i wydawania pieniędzy i aktywów materialnych. Zatem pieniądze z konta bankowego możesz otrzymać tylko wtedy, gdy masz pisemne polecenie dyrektora przedsiębiorstwa i głównego księgowego. Dokumenty administracyjne obejmują pełnomocnictwo do odbioru pozycji inwentarzowych, czek na otrzymanie środków pieniężnych z rachunku bieżącego, polecenie zapłaty na przelew pieniędzy do banku w formie płatności bezgotówkowych, zlecenie pracy na akord itp.

Dokumenty uzupełniające (wykonawcze) sporządzane są dla już wykonanych operacji, tj. potwierdzają fakt transakcji biznesowych i służą jako podstawa rozliczenia w rachunkowości. W przypadku osób odpowiedzialnych finansowo dokumenty te stanowią uzasadnienie otrzymania lub wydania zapasów i środków pieniężnych.

Takimi dokumentami są m.in: akty odbioru, paragony, faktury, wezwania do zapłaty, wyciągi itp.

Dokumenty księgowe sporządzane są przez pracowników księgowości w celu przygotowania dalszych zapisów księgowych w oparciu o dane z dokumentów administracyjnych i uzupełniających, aby ułatwić i przyspieszyć ich prowadzenie.

Obejmują one: skumulowane zestawienia podziału ogólnych kosztów produkcji i ogólnych kosztów działalności, zestawienia amortyzacji, obliczenia zrealizowanych rabatów handlowych, inne certyfikaty i obliczenia sporządzone przez dział księgowości.

Dokumenty łączone łączą w sobie cechy dokumentów organizacyjnych, administracyjnych, uzupełniających i dokumentów księgowych. Dokumenty takie są jednocześnie zleceniem przeprowadzenia konkretnej transakcji gospodarczej i sformalizowania transakcji już zakończonej. Czasami zawierają także instrukcje dotyczące procedury rejestrowania transakcji na rachunkach księgowych. Na przykład polecenie kasowe wydatków, będące poleceniem kasjerowi wydania pieniędzy z kasy, służy jako dokument administracyjny.

Po wydaniu pieniędzy z podpisem osoby, która je otrzymała, dokument ten będzie już uzasadnieniem, potwierdzającym fakt wydania pieniędzy z kasy. Gdy księgowy wskaże odpowiednie konta na tym zleceniu odbioru gotówki, staje się ono już dokumentem księgowym. Dokumenty łączone obejmują raport zaliczkowy, żądanie wydania materiałów z magazynu, polecenie odbioru gotówki itp. Stosowanie dokumentów łączonych jest powszechne w praktyce księgowej, ponieważ zmniejsza liczbę ewidencji, ułatwia księgowe przetwarzanie dokumentów, i sprawia, że ​​stają się one bardziej widoczne, redukując koszty pracy i koszty papieru.

Zgodnie z kolejnością odzwierciedlenia transakcji dokumenty są pierwotne i podsumowujące.

Dokumenty pierwotne to takie, które dokumentują fakty z życia gospodarczego w momencie ich wystąpienia. Dokumenty te znajdują się na samym początku łańcucha technologicznego procesu księgowego. Stanowią one podstawę rachunkowości pierwotnej, ponieważ fakt życia gospodarczego jest rejestrowany w dokumencie pierwotnym poprzez wstępną obserwację i pomiar. Do podstawowych zalicza się większość dokumentów księgowych formalizujących transakcje biznesowe (na przykład przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, akty przyjęć, faktury, wezwania do zapłaty itp.).

Dokumenty skonsolidowane rejestrują dane o faktach z życia gospodarczego z kilku dokumentów pierwotnych. Stosowanie dokumentów skonsolidowanych wiąże się z koniecznością podsumowania danych z dokumentów pierwotnych i uzyskania zagregowanych wskaźników lub uzyskania dodatkowych informacji o rejestrowanych transakcjach biznesowych i odzwierciedlenia ich w rachunkowości w odpowiednich sekcjach. Przykładem dokumentu podsumowującego mogą być raporty kasjera, które podsumowują informacje o przychodzących i wychodzących poleceniach gotówkowych oraz dołączonych do nich dokumentach; raporty towarowe sporządzone na podstawie dokumentów pierwotnych dotyczących otrzymania i wydatkowania środków trwałych itp.

Ze względu na stopień pokrycia transakcji biznesowych dokumenty dzieli się na jednorazowe i zbiorcze. Dokumenty jednorazowe dokumentują jedną lub więcej transakcji gospodarczych zarejestrowanych na dokumencie w tym samym czasie. Po zestawieniu na ich podstawie dokonywane są zapisy księgowe. Do dokumentów jednorazowych zaliczają się roszczenia, faktury, wezwania do zapłaty, czeki, zlecenia gotówkowe, akty itp.

Dokumenty zbiorcze są kompilowane stopniowo w ciągu pewnego okresu (dzień, dekada, miesiąc), aby odzwierciedlić jednorodne, systematycznie powtarzające się operacje. Dokumenty akumulacyjne są finalizowane po upływie określonego czasu, po czym przekazywane są do działu księgowości w celu ewidencji. Do takich dokumentów należą: zestawienie podziału kosztów ogólnych, zaświadczenie z działu księgowości o odpisaniu różnicy obliczeniowej, karta limitowa. Na podstawie karty limitów poboru następuje wydanie materiałów z magazynu do produkcji. Wypisywany jest dla każdej pozycji ilość materiałów zużywanych przez warsztat i zawiera dane o limicie dostaw tych materiałów. Porównując dane dotyczące faktycznego uwolnienia materiałów z ustalonym limitem, na bieżąco monitoruje się dopuszczenie materiałów do produkcji.

Stosowanie dokumentów zbiorczych znacznie zmniejsza liczbę sporządzanych dokumentów i upraszcza technikę księgową. Zamiast więc dokonywać zapisów na kontach księgowych każdego pojedynczego wydania materiałów z magazynu na koniec miesiąca, dokonuje się jednego wpisu na kwotę wyników karty limit-ogrodzenia. Takie kumulacyjne zapisy na rachunkach raz w miesiącu na podstawie ogólnych wyników jednolitych dokumentów stają się coraz bardziej powszechne w praktyce księgowej.

Ze względu na liczbę rachunków dokumenty dzielą się na jednowierszowe i wielowierszowe. Dokument jednowierszowy odzwierciedla przyjęcie lub zużycie jednego rodzaju materiału. Takimi dokumentami są: pełnomocnictwo, etykieta materiałowa, karta magazynu materiałów itp.

Dokument wielowierszowy zawiera kilka pozycji i typów aktywów materialnych. Dokumenty wielowierszowe zmniejszają liczbę wpisów przy kompletowaniu dokumentów i zmniejszają zapotrzebowanie na papier do produkcji formularzy liczących. Dokumenty te są również bardziej racjonalne, gdy są przetwarzane przy użyciu technologii komputerowej. Wszystkie ogólne szczegóły są zapisywane w dokumencie, a następnie przetwarzane jednorazowo. W ten sposób wypełniane są: polecenie odbioru, list przewozowy, karta limitowa, faktura za wydanie materiałów osobom trzecim itp.

W zależności od miejsca sporządzenia, dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne różnią się. Dokumenty wewnętrzne sporządzane są w tym przedsiębiorstwie. Należą do nich większość dokumentów przedsiębiorstwa, na przykład zamówienia gotówkowe, faktury, akty, raporty zaliczkowe, wyciągi, wymagania itp. Dokumenty zewnętrzne pochodzą od innych organizacji i odzwierciedlają powiązania gospodarcze z nimi, na przykład faktury, wezwania do zapłaty, wyciągi banku z rachunku bieżącego, zleceń płatniczych itp. Różnice pomiędzy tymi dokumentami determinują ich weryfikację i przebieg księgowy, tryb poprawiania wykrytych błędów.

· dokumenty rzeczowe odzwierciedlające ruch zapasów (akt przyjęcia i przekazania środków trwałych, zestawienie zużycia materiałów itp.);

· dokumenty pieniężne odzwierciedlające transakcje dokonane środkami pieniężnymi i bezgotówkowymi (polecenie wypłaty, czek odbioru środków, dowód wpłaty gotówkowej itp.);

· dokumenty rozliczeniowe odzwierciedlające relacje rozliczeniowe z partnerami dotyczące zaciągniętych zobowiązań (faktury, odcinki wypłat itp.).

W rachunkowości każdy dokument ma swój własny cel i dlatego należy jednocześnie do różnych grup klasyfikacyjnych. Przykładowo faktura dostawcy za zakupione u niego materiały jest dokumentem pomocniczym i jednocześnie podstawowym, jednorazowym, zewnętrznym. Polecenie odbioru gotówki to łączony, podstawowy, jednorazowy, jednowierszowy dokument wewnętrzny. Zatem z punktu widzenia różnych kryteriów klasyfikacji każdy dokument należy do odpowiedniej grupy. Klasyfikacja dokumentów według cech pozwala właściwie zrozumieć ich treść i cel w działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.