Instrukcje 59 dotyczące podróży służbowych. Podróż służbowa: dokumentacja - publikacja księgowa i prawna. Zwrócimy codzienne wydatki

Zmiany te weszły w życie 31 sierpnia 2012 roku.

Przypominamy: normy Instrukcji nr 59 dotyczą wyłącznie organów rządowych, przedsiębiorstw, instytucji i organizacji finansowanych w całości lub w części ze środków budżetowych, co zostało wielokrotnie potwierdzone przez różne departamenty (patrz pismo Państwowej Służby Podatkowej z 31 marca , 2012 nr 5742/6/15-1415).

Jednak ukraińskie ustawodawstwo nie zawiera podobnego dokumentu regulacyjnego opracowanego dla przedsiębiorstw niepaństwowych. W rezultacie normy Instrukcji nr 59 stanowią podstawę przy opracowywaniu regulaminów i instrukcji dotyczących podróży służbowych przez wiele podmiotów gospodarczych, niezależnie od ich formy własności. Ponadto sami pracownicy Państwowej Służby Skarbowej, odpowiadając na pytania dotyczące organizacji, rejestracji i opłacania podróży służbowych, odwołują się szczegółowo do norm Instrukcji nr 59.

Poniżej przedstawiamy zmiany, które obowiązują w zasadach rejestracji, obsługi i opłacania podróży służbowych urzędników służby cywilnej od 31 sierpnia 2012 roku.

Nowe wydanie ust. 14 Instrukcji nr 59 ma na celu doprowadzenie jej norm do norm art. 121. W szczególności ustęp ten stanowi obecnie, że pracownik delegowany wynagrodzenie nie może być niższe od przeciętnego wynagrodzenia i jest opłacany za wszystkie dni robocze według harmonogramu ustalonego w głównym miejscu pracy (zgodnie z warunkami określonymi w układzie pracy i układzie zbiorowym). Ponieważ art. 121 Kodeksu pracy w tym brzmieniu obowiązuje od 13 maja 2011 r. dostosowania te nie zmieniają praktycznych zasad opłacania podróży służbowych;

Na szczególną uwagę wszystkich przedsiębiorców zasługuje nowa zasada, zgodnie z którą daty wyjazdu i przyjazdu w biletach komunikacyjnych muszą pokrywać się z datami wyjazdu i przyjazdu określonymi w zleceniu wysłania w podróż służbową (pkt 8 Instrukcji nr 59) . Pomimo tego, że z konieczności dotyczy to wyłącznie przedsiębiorstw państwowych, możliwe jest, że podczas kontroli organów Państwowej Służby Skarbowej mogą pojawić się żądania wyłączenia z wydatków zwrotu kosztów transportu w przypadku rozbieżności między datami na biletach komunikacyjnych oraz polecenie podróży służbowej. Chociaż, jak wspomniano powyżej, przedsiębiorstwa niepaństwowe nie mają obowiązku przestrzegania norm Instrukcji nr 59.

Dodatkowo wprowadzono zasadę dot wysokość codziennych wydatków w przypadku, gdy strona przyjmująca zapewnia pracownikowi delegowanemu wyżywienie lub jeżeli koszt wyżywienia jest uwzględniony w fakturach za wynajem noclegu. W takim przypadku diety dzienne ustala się jako procent kwoty określonej w załączniku nr 1 do:

• 80% - z jednym posiłkiem;
• 55% - z dwoma posiłkami dziennie;
• 35% - z trzema posiłkami dziennie.

Zasada ta dotyczy wyłącznie przedsiębiorstw państwowych. Dla pozostałych podmiotów gospodarczych maksymalne stawki diet dziennych, które zaliczane są do wydatków w rachunkowości podatkowej i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, określa ust. 4 s. 140.1.7.

W Instrukcji nr 59 klauzule regulujące terminy podróży dla niektórych kategorii pracowników. Zamiast szczegółowego dekodowania, teraz w paragrafie 1 sekcji. II (regulujący terminy podróży służbowych na terenie Ukrainy) oraz w ust. 1 ust. III (regulujący warunki zagranicznych podróży służbowych) wskazano, że ogólne maksymalne warunki podróży służbowych nie mają zastosowania do przypadków określonych uchwałą nr 98. W istocie normy Instrukcji nr 59 z poprzedniego wydania powielały norm Uchwały nr 98, zatem praktycznie nic się w tej kwestii nie zmieniło. Drobne różnice są następujące:

• Ustęp stał się nieważny. 7 ust. 1 ust III, zgodnie z którym termin zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Państwowej Służby Skarbowej i organów spraw wewnętrznych skierowanych na szkolenie wynosił 90 dni. Od dnia 31.08.2012 podlegają one zasadom ogólnym tj. maksymalny termin wynosi 60 dni;
• od 31.08.2012 usunięto rozbieżności pomiędzy normami Instrukcji nr 59 i Uchwały nr 98 w sprawie wyjazdów służbowych studentów, doktorantów i pracowników naukowych ( tabela).

	Termin podróży
	Zgodnie z Instrukcją nr 59 z późniejszymi zmianami, obowiązującą do 31 sierpnia 2012 roku.	Zgodnie z obowiązującą uchwałą nr 98
Pracownicy naukowi i naukowo-dydaktyczni wysyłani na staże do uniwersytetów i instytucji naukowych Ukrainy	6 miesięcy (paragraf 5, ustęp 1, sekcja II)	według ogólnych zasad
	2 miesiące (paragraf 5, ustęp 1, sekcja II)
Pracownicy naukowi i naukowo-dydaktyczni wysyłani na staże do uczelni i instytucji naukowych za granicą	6 miesięcy (paragraf 8, ustęp 1, sekcja III)	6 miesięcy (paragraf 8, ustęp 6)
w tym studenci studiów magisterskich i doktoranci	2 miesiące (paragraf 8, ustęp 1, sekcja III)	1 rok (paragraf 8, paragraf 6)
Studenci wysyłani na studia na uczelnie zagraniczne	według ogólnych zasad	2 lata (paragraf 8, paragraf 6)

Maria Żadowiec

Wykonywaniu obowiązków służbowych przez pracowników mogą towarzyszyć wyjazdy służbowe – im poświęcony jest niniejszy materiał. Omówiono procedurę dokumentowania podróży służbowej.

Postanowienia ogólne

Tym samym za podróż służbową uważa się wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy do innej miejscowości w celu realizacji zadania służbowego na określony czas.

Z kolei za podróże służbowe nie uważa się podróży służbowych pracowników, których stała praca odbywa się w drodze lub ma charakter podróżniczy.

Kwestie związane z podróżami służbowymi regulują przepisy prawa pracy oraz lokalne regulacje pracodawcy.

Co do zasady przy opracowywaniu i zatwierdzaniu regulaminów regulujących kwestie wysyłania i przebywania w podróży służbowej za podstawę przyjmuje się normy, mimo że normy tej Instrukcji regulują kwestie podróży służbowych dla pracowników przedsiębiorstw, które są finansowane w całości lub w części ze środków budżetowych.

Przepisy ustanawiają ograniczenia dotyczące udziału niektórych kategorii pracowników w podróżach służbowych. Dlatego zabrania się wysyłania kobiet w ciąży i kobiet z dziećmi w wieku poniżej trzech lat w podróże służbowe (). Kobiety z dziećmi w wieku od trzech do czternastu lat lub dziecko niepełnosprawne wysyłane są w podróż służbową wyłącznie za ich zgodą ().

Osoba oddelegowana podlega godzinom pracy przedsiębiorstwa, do którego jest oddelegowana.

Jeżeli przyjazd lub wyjazd osoby oddelegowanej przypada na weekend, pracownikowi przysługuje kolejny dzień odpoczynku.

Jeżeli pracownik zostanie specjalnie wysłany do wykonywania obowiązków służbowych w weekend, święto lub dzień wolny od pracy, praca w te dni jest wynagradzana zgodnie z ogólną zasadą określoną w przepisach prawa pracy.

Czas trwania podróży

Czas trwania podróży służbowej ustalany jest przez pracodawcę i odnotowywany w zamówieniu wysłania w podróż służbową. Jednocześnie czas trwania podróży służbowej, zarówno na Ukrainie, jak i za granicą, nie może przekroczyć ustalonego maksymalnego.

Zatem ogólna norma dotycząca podróży służbowych na terenie Ukrainy pracowników organów rządowych, przedsiębiorstw, instytucji i organizacji, które są w całości lub częściowo wspierane (finansowane) ze środków budżetowych, nie może przekraczać 30 dni kalendarzowych, z wyjątkiem przypadków określonych w regulaminie.

Ogólna norma dotycząca wyjazdów służbowych za granicę dla pracowników przedsiębiorstw wszelkich form własności nie może przekraczać 60 dni kalendarzowych, określonych w normach i.

Liczbę dni podróży służbowej ustala się z uwzględnieniem dni wyjazdu i przyjazdu (w przypadku pracowników sektora publicznego jest to zapisane).

Za dzień wyjazdu w podróż służbową uważa się odpowiednio dzień wyjazdu pojazdu z miejsca pracy stałej osoby oddelegowanej, a dzień przyjazdu - dzień przyjazdu pojazdu. Jeżeli stacja odjazdu znajduje się poza miejscowością, w której pracuje oddelegowany, do czasu przejazdu wliczony jest czas dojazdu do tej stacji. Podobnie, biorąc pod uwagę dojazd ze stacji przyjazdu, ustala się dzień przybycia osoby oddelegowanej do miejsca pracy stałej. W przypadku pracowników sektora publicznego daty wyjazdu i przyjazdu na biletach komunikacji miejskiej muszą pokrywać się z datami wyjazdu i przyjazdu określonymi w zamówieniu wysłania w podróż służbową.

Jeżeli w czasie podróży służbowej nastąpi czasowa niezdolność do pracy, dni niezdolności do pracy nie są wliczane do podróży służbowej. W takim przypadku zwolnienie lekarskie za okres czasowej niezdolności do pracy jest wypłacane na zasadach ogólnych ().

Zagraniczne wyjazdy służbowe

Generalnie zagraniczne wyjazdy służbowe odbywają się na takich samych zasadach jak wewnętrzne ukraińskie, z pewnymi wyjątkami.

Kwestie związane z wyjazdami służbowymi za granicę regulują także przepisy prawa pracy oraz lokalne regulacje pracodawcy.

Wysłanie pracownika w podróż służbową za granicę odbywa się na podstawie zlecenia pracodawcy, które z kolei sporządzane jest po zatwierdzeniu zlecenia, ze wskazaniem celu podróży, warunków pobytu za granicą oraz kosztorysu (w przypadku pracowników sektora publicznego jest to zapisane).

Cel podróży

Z reguły pracownicy wysyłani są w podróż służbową w konkretnym celu. Cele te są odnotowywane w zamówieniu wysłania w podróż służbową. Celem wyjazdu może być wykonanie zadania służbowego lub przedstawienie pełnomocnictwa od pracodawcy. Na przykład zawarcie umowy, badanie próbek produktów, które mają zostać zakupione, opanowywanie nowych technologii lub wymiana doświadczeń z kontrahentami, podnoszenie poziomu zawodowego, uczestnictwo w wydarzeniach związanych z działalnością gospodarczą przedsiębiorstw, zakup zapasów itp.

Organizacja podróży służbowych

Przydział w podróży służbowej wydawany jest na polecenie kierownika. Oprócz obowiązkowych danych (data i miejsce przygotowania, podpisy itp.) w zamówieniu wskazano cel podróży, trasę i czas trwania podróży (na przykład dla pracowników sektora publicznego jest ona przewidziana), kwotę ustalane są dzienne wydatki.

Zamówienie może zawierać także inne postanowienia. Na przykład określona kwota zwiększonych codziennych wydatków lub odwrotnie, ograniczenia wydatków, organizacja wydarzenia lub uczestnictwo w nim, dodatkowe zadania itp.

Fakt wysłania w podróż służbową odnotowuje się poprzez odpowiedni wpis w dzienniku podróży służbowych. W przypadku pracowników sektora publicznego wzór dziennika znajduje się w załączniku.

Pracownik wysłany w podróż służbową otrzymuje zaliczkę ().

Wszelkie zmiany związane z podróżą służbową formalizujemy na zlecenie lub polecenie pracodawcy, niezależnie od tego, na jakim etapie podróży służbowej występują.

Każde takie zlecenie, oprócz obowiązkowych danych, musi zawierać informację o przyczynach zmian i terminie, a także link do pierwotnego zlecenia podróży.

Ponadto, w zależności od zasad zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, odwołanie podróży służbowej może zostać sformalizowane w drodze zarządzenia, w wyniku którego pierwotne polecenie wysłania w podróż zostanie uznane za nieważne.

Co do zasady kontynuacja podróży służbowej następuje na podstawie decyzji pracodawcy, podjętej po powrocie pracownika z podróży służbowej na podstawie jego wyjaśnień i przedłożenia dokumentów potwierdzających.

Powrót z podróży służbowej

Na płatność końcową pracownik sporządza raport zaliczkowy (protokół wykorzystania środków przekazanych na podróż służbową lub zgłoszenie), do którego dołączane są oryginały dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.

W zależności od celu podróży, pracownik może zostać poproszony o sporządzenie raportów wewnętrznych. Np. raport z negocjacji, wizyta na konferencji, badanie próbek produktów itp.

O podróży służbowej można dowiedzieć się także z materiałów publikacji "KSIĘGOWY I PRAWO".

3. Na potrzeby niniejszego Regulaminu za miejsce stałej pracy należy uznać lokalizację organizacji (odrębnej jednostki strukturalnej organizacji), w której praca jest przewidziana umową o pracę (zwaną dalej organizacją wysyłającą ).

Wysyłanie pracowników w podróż służbową odbywa się na podstawie pisemnej decyzji pracodawcy na czas określony w celu wykonania zadania służbowego poza miejscem pracy stałej. Za podróż służbową uważa się wyjazd pracownika wysłanego w podróż służbową na podstawie pisemnej decyzji pracodawcy do wyodrębnionej jednostki organizacji wysyłającej (przedstawicielstwa, oddziału) znajdującej się poza miejscem pracy stałej.

Za podróże służbowe nie uważa się podróży służbowych pracowników, których stała praca wykonywana jest w drodze lub mają charakter podróżniczy.

4. Czas trwania podróży służbowej ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wielkość, złożoność i inne cechy zadania służbowego.

Za dzień wyjazdu w podróż służbową uważa się dzień odjazdu pociągu, samolotu, autobusu lub innego pojazdu z miejsca stałej pracy osoby podróżującej służbowo, a za dzień przyjazdu z podróży służbowej uważa się dzień przybycia osoby podróżującej w celach służbowych. określonego pojazdu w miejscu stałej pracy. W przypadku wysłania pojazdu przed godziną 24 włącznie za dzień wyjazdu w podróż służbową uważa się dzień bieżący, a od godziny 00 - dzień następny.

Jeżeli stacja, molo lub lotnisko znajduje się poza obszarem zaludnionym, pod uwagę brany jest czas dojazdu na stację, molo lub lotnisko.

W podobny sposób ustala się dzień przybycia pracownika do miejsca pracy stałej.

Kwestię obecności pracownika w pracy w dniu wyjazdu w podróż służbową oraz w dniu przyjazdu z podróży służbowej reguluje umowa z pracodawcą.

5. Zapłata za pracownika, jeżeli wykonuje on pracę w weekendy lub święta wolne od pracy, następuje zgodnie z przepisami prawa pracy Federacji Rosyjskiej.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

7. Rzeczywistą długość pobytu pracownika w podróży służbowej określają dokumenty podróży okazywane przez pracownika po powrocie z podróży służbowej.

Jeżeli pracownik dojeżdża na podstawie pisemnej decyzji pracodawcy do miejsca podróży służbowej i (lub) z powrotem do miejsca pracy środkami transportu służbowego, środkami transportu należącymi do pracownika lub należącymi do osób trzecich (na podstawie pełnomocnictwa ), faktyczny okres pobytu w miejscu podróży służbowej jest wskazany w dokumencie urzędowym, który pracownik po powrocie z podróży służbowej składa pracodawcy wraz z dokumentami potwierdzającymi skorzystanie z określonego środka transportu. przejazd do miejsca prowadzenia działalności i z powrotem (list przewozowy, karta trasy, faktury, paragony, rachunki gotówkowe i inne dokumenty potwierdzające trasę transportu).

W przypadku braku dokumentów podróży pracownik potwierdza faktyczną długość pobytu pracownika w podróży służbowej dokumentami wynajmu lokalu mieszkalnego w miejscu podróży służbowej. Podczas pobytu w hotelu podany okres pobytu potwierdzany jest paragonem (kuponem) lub innym dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy o świadczenie usług hotelarskich w miejscu odbywania podróży służbowej, zawierającym informacje przewidziane w Regulaminie świadczenie usług hotelarskich w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 25 kwietnia 1997 r. N 490 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu świadczenia usług hotelarskich w Federacji Rosyjskiej”.

W przypadku braku dokumentów podróży, dokumentów najmu lokalu mieszkalnego lub innych dokumentów potwierdzających zawarcie umowy o świadczenie usług hotelarskich w miejscu odbywania podróży służbowej, w celu potwierdzenia faktycznego okresu pobytu w miejscu odbywania działalności gospodarczej podróży służbowej pracownik ma obowiązek przedłożyć notatkę i (lub) inny dokument dotyczący faktycznego okresu pobytu pracownika w podróży służbowej, zawierający potwierdzenie strony przyjmującej pracownika (organizacji lub urzędnika) o dacie przybycia (wyjazdu) pracownika pracownika do miejsca podróży służbowej (z miejsca podróży służbowej).

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

9. Przeciętne wynagrodzenie za okres odbywania przez pracownika podróży służbowej oraz za dni w podróży, w tym podczas przymusowego postoju, zatrzymuje się za wszystkie dni pracy według harmonogramu ustalonego przez organizację wysyłającą.

Pracownik pracujący w niepełnym wymiarze czasu pracy podczas podróży służbowej zachowuje średnie wynagrodzenie od pracodawcy, który wysłał go w podróż służbową. Jeżeli taki pracownik zostanie wysłany w podróż służbową jednocześnie w związku z pracą główną i pracą wykonywaną w niepełnym wymiarze czasu pracy, przeciętne wynagrodzenie zatrzymuje się u obu pracodawców, a koszty podróży służbowej podlegające zwrotowi rozdziela się pomiędzy pracodawcami wysyłającymi w drodze porozumienia pomiędzy ich.

10. Wysłaniu pracownika w podróż służbową przysługuje mu zaliczka pieniężna na pokrycie kosztów podróży i wynajmu lokalu mieszkalnego oraz dodatkowych wydatków związanych z zamieszkaniem poza miejscem stałego zamieszkania (dieta dzienna).

11. Pracownikom zwracane są koszty podróży i wynajmu, dodatkowe wydatki związane z zamieszkaniem poza stałym miejscem zamieszkania (dieta dzienna), a także inne wydatki poniesione przez pracownika za zgodą kierownika organizacji.

Tryb i wysokość zwrotu wydatków związanych z podróżami służbowymi ustalane są zgodnie z przepisami art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

Dodatkowe wydatki związane z zamieszkaniem poza miejscem zamieszkania (diety) zwracane są pracownikowi za każdy dzień podróży służbowej, w tym weekendy i święta wolne od pracy, a także za dni w drodze, w tym podczas przymusowego postoju, biorąc z uwzględnieniem postanowień przewidzianych w paragrafie 18 niniejszego Regulaminu.

W przypadku wyjazdu służbowego do obszaru, z którego pracownik, ze względu na warunki transportu i charakter pracy wykonywanej w trakcie podróży służbowej, ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego zamieszkania, diety dzienne nie przysługują.

O celowości codziennego powrotu pracownika z podróży służbowej do miejsca stałego zamieszkania w każdym konkretnym przypadku decyduje kierownik organizacji, biorąc pod uwagę odległość, warunki transportu, charakter realizowanego zadania wykonywanej pracy, a także konieczności stworzenia pracownikowi warunków do odpoczynku.

Jeżeli pracownik na koniec dnia pracy, w porozumieniu z kierownikiem organizacji, pozostanie w miejscu podróży służbowej, wówczas koszty wynajmu zakwaterowania, po przedstawieniu odpowiednich dokumentów, zwracane są pracownikowi w terminie sposób iw wysokości przewidzianej w ust. 2 niniejszego paragrafu.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

W przypadku przesłania wynagrodzenia pracownikowi w podróż służbową, na jego wniosek, koszty ich przesłania ponosi pracodawca.

12. Wydatki na podróż do miejsca podróży służbowej na terytorium Federacji Rosyjskiej i z powrotem do miejsca pracy stałej oraz na podróże z jednej miejscowości do drugiej, jeżeli pracownik jest wysyłany do kilku organizacji zlokalizowanych w różnych miejscowościach, obejmują wydatki za przejazd komunikacją miejską odpowiednio stacją, molo, lotniskiem oraz ze stacji, molo, lotniska, jeżeli znajdują się one poza obszarem zaludnionym, w obecności dokumentów (biletów) potwierdzających te wydatki, a także zapłaty za usługi wydawanie dokumentów podróży i zapewnianie pościeli w pociągach.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

13. W przypadku przymusowego postoju w drodze pracownikowi zwracane są koszty wynajmu lokalu mieszkalnego, potwierdzone odpowiednimi dokumentami, w sposób i w wysokości przewidzianej w ust. 2 ust. 11 niniejszego Regulaminu.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

14. Wydatki na rezerwację i wynajem lokali mieszkalnych na terytorium Federacji Rosyjskiej zwracane są pracownikom (z wyjątkiem przypadków, gdy udostępniono im bezpłatne lokale mieszkalne) w sposób i w wysokości przewidzianej w ust. 2 ust. 11 ust. niniejszego Regulaminu.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

16. Zapłata i (lub) zwrot wydatków pracowniczych w walucie obcej związanych z podróżą służbową poza terytorium Federacji Rosyjskiej, w tym wypłata zaliczki w walucie obcej, a także zwrot niewydanej zaliczki w walucie obcej wydanej pracownikowi w związku z podróżą służbową są realizowane zgodnie z ustawą federalną „O regulacji walutowej i kontroli walutowej”.

Wypłata diet dziennych pracownikowi w walucie obcej w przypadku wyjazdu pracownika w podróż służbową poza terytorium Federacji Rosyjskiej odbywa się w sposób i w wysokości przewidzianej w ust. 2 ust. 11 niniejszego Regulaminu, z uwzględnieniem cechy przewidziane w punkcie 19 niniejszego Regulaminu.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

17. W czasie podróży pracownika wysłanego w podróż służbową poza terytorium Federacji Rosyjskiej diety wypłacane są:

A) podczas przejazdu przez terytorium Federacji Rosyjskiej – w sposób i w kwotach przewidzianych w ust. 2 ust. 11 niniejszego Regulaminu dla podróży służbowych na terytorium Federacji Rosyjskiej;

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

B) podczas przejazdu przez terytorium państwa obcego – w sposób i w kwotach przewidzianych w ust. 2 pkt 11 niniejszego Regulaminu dla podróży służbowych na terytorium państw obcych.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

18. W przypadku wyjazdu pracownika z terytorium Federacji Rosyjskiej do daty przekroczenia granicy państwowej Federacji Rosyjskiej wlicza się dni, za które wypłacane są diety dzienne w walucie obcej, a w przypadku wyjazdu na terytorium Federacji Rosyjskiej do dni, za które diety dzienne wypłacane są w rublach, wlicza się datę przekroczenia granicy państwowej Federacji Rosyjskiej.

Daty przekroczenia granicy państwowej Federacji Rosyjskiej przy wjeździe z terytorium Federacji Rosyjskiej na terytorium Federacji Rosyjskiej określają oznaczenia służb granicznych w paszporcie.

W przypadku wyjazdu pracownika w podróż służbową na terytorium 2 lub więcej państw obcych diety dzienne za dzień przekroczenia granicy między państwami wypłacane są w walucie obcej według standardów ustalonych dla państwa, do którego pracownik jest wysyłany.

19. Gdy pracownik zostaje wysłany w podróż służbową na terytorium państw członkowskich Wspólnoty Niepodległych Państw, z którymi zostały zawarte umowy międzyrządowe, na podstawie których służby graniczne nie sporządzają notatek o przekroczeniu granicy państwowej przy wjeździe i dokumenty wyjazdowe, termin przekroczenia granicy państwowej Federacji Rosyjskiej wyznaczają dokumenty kart podróżnych (bilety).

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

W przypadku wymuszonego opóźnienia tranzytu diety dzienne za opóźnienie wypłacane są zgodnie z decyzją kierownika organizacji po przedstawieniu dokumentów potwierdzających fakt wymuszonego opóźnienia.

20. Pracownikowi, który odbył podróż służbową na terytorium państwa obcego i tego samego dnia wrócił na terytorium Federacji Rosyjskiej, wypłacane są diety dzienne w walucie obcej w wysokości 50% stawki wydatków na wypłatę diet dziennych, ustalonych w określony sposób

Do ulubionych Do ulubionych

Foka

Natalya Voronaya, redaktorka, Elena Savchenko, ekspert podatkowy, Liliya Ushakova, ekspert ds. wynagrodzeń, Natalya Chernyshova, ekspert podatkowy

Czerwiec 2018/nr 23

https://site/journals/bn/2018/june/issue-23/article-36923.html Kopiuj

Na polu aktywnej konkurencji każde przedsiębiorstwo dąży do jak najlepszych, stale rosnących wyników swojej działalności. W tym zakresie podmioty gospodarcze poszukują nowych rynków zbytu, nowych kontrahentów, opanowywania nowoczesnych technologii i podnoszenia kwalifikacji zawodowych swoich pracowników. Bardzo często wiąże się to z wysyłaniem odpowiednich pracowników do różnych miast Ukrainy i za granicę. W tym temacie tygodnia przyjrzymy się głównym zagadnieniom organizacyjno-księgowym związanym z podróżami służbowymi.

Podstawowa wiedza na temat podróży służbowych

Regulamin podróży służbowych

Ponieważ podróż służbowa jest relacją między przedsiębiorstwem a pracownikiem wysłanym w podróż służbową, reguluje ją przede wszystkim główny dokument pracy - Kodeks Pracy. Bardziej specjalnym dokumentem „podróżnym” jest Instrukcja nr 59. Służy do określenia kwot i składu wydatków na podróże służbowe uchwała nr 98 .

Pracodawca ustala wysokość zaliczki samodzielnie, biorąc pod uwagę wydatki dzienne, koszty podróży oraz wynajmu lokalu mieszkalnego przez pracownika delegowanego.

Konkretne kwoty diet dziennych określone są w wewnętrznych, lokalnych przepisach przedsiębiorstwa. Dlatego obliczenie kwoty diety dziennej podlegającej rekompensacie jest tak proste, jak obieranie gruszek.

Inne wydatki są nieco bardziej skomplikowane. Nie da się z góry określić dokładnej kwoty wydatków. W związku z tym otrzymują wynagrodzenie w wysokości zatwierdzonej przez menedżera. Oczywiście pożądane jest, aby wysokość odszkodowania była porównywalna z cenami biletów podróżnych i kosztem noclegu w hotelu. W każdym przypadku po powrocie z podróży służbowej pracownik złoży raport z wykorzystania otrzymanych z góry kwot i zwróci saldo niewydanych środków, jeśli takie wystąpią.

Konkretny warunki płatności zaliczki w przypadku podróży służbowych nie są określone w aktualnych dokumentach regulacyjnych. Dlatego przedsiębiorstwo samodzielnie decyduje, kiedy pracownikowi należy wypłacić zaliczkę. Jedyne zalecenie: należy dać zaliczkę po podpisaniu zamówienia (dystrukcji) w podróży służbowej i przed wyjazdem pracownika. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę czas potrzebny pracownikowi na poniesienie wydatków związanych z taką podróżą służbową, np. na zakup biletów podróżnych ( pismo Ministra Finansów z dnia 18 października 2006 r. nr 31-18030-07-25/21780).

Istnieć dwa sposoby przekazania zaliczki:

Gotówką z kasy firmy;

W formie bezgotówkowej poprzez przelew na odpowiedni rachunek do wykorzystania przy użyciu kart płatniczych.

Firma sama decyduje, którą metodę wybrać. Ale pamiętaj: gotówkę należy wydać z kasy na podróż służbową na podstawie rachunków kasowych lub zestawień wydatków.

Dokumenty te muszą być podpisane przez kierownika przedsiębiorstwa i głównego księgowego (lub upoważnionego przez kierownika pracownika przedsiębiorstwa).

Czy można wysłać pracownika w podróż służbową bez wpłaty zaliczki?

Uwaga: niezapłacenie pracownikowi zaliczki jest uznawane przez organy regulacyjne za naruszenie prawa pracy(cm. Pisma Ministra Finansów z dnia 23 lipca 2009 r. nr 31-26030-13-25/20122 I Ministerstwo Polityki Społecznej z dnia 07.11.13 nr 998/13/155-13). A to grozi pracodawcy karą grzywny w wysokości płacy minimalnej (dziś - 3723 UAH) zgodnie z art. akapit ósmy część 2Sztuka. 265 Kodeksu pracy .

Ponadto urzędnikom przedsiębiorstwa i przedsiębiorcom grozi kara administracyjna zgodnie z art Część 1 I 2 łyżki stołowe. 41 KUoAP. Jest to od 510 do 1700 UAH, a za powtarzające się wykroczenie w ciągu roku – od 1700 do 5100 UAH.

Jednocześnie urzędnicy skarbowi nie uważają braku zaliczki przez pozabudżetowe podmioty gospodarcze za naruszenie Kodeks Pracy(cm. pismo Ministra Skarbu z dnia 07.03.13 nr 6091/6/99-99-22-02-04-15/169). Jednak to nie oni nakładają kary, dlatego w dalszym ciągu nie warto praktykować nieekstradycji.

Zwracamy koszty podróży

Ogólne zagadnienia dotyczące rekompensaty kosztów podróży

Potwierdzenie dokumentalne. Pierwszym obowiązkowym dokumentem, który przyda się do zwrotu pracownikowi kosztów podróży, jest zamówienie na wyjazd służbowy.

Ale jedno zamówienie oczywiście nie może tego zrobić. Warunkiem wypłaty pracownikom rekompensaty za koszty podróży jest dostępność oryginałów dokumentów pierwotnych, potwierdzające koszty zapłaty za świadczone usługi (wykonaną pracę), zakup towaru. Ponadto w przypadku kosztów podróży, zakwaterowania i innych kosztów podróży dokumenty pierwotne potwierdzają przede wszystkim fakt poniesienia takich wydatków, a także dostarczają informacji o ich wysokości.

Należy pamiętać, że pracodawca ma możliwość zwrotu pracownikowi poniesionych wydatków bez dokumentów potwierdzających, ale z odpowiednim opodatkowaniem.

Do zapłaty Dzienna dieta pożądana jest również obecność dokumentów pierwotnych, ale nie w celu potwierdzenia ich ilości, ale jako dowód samego faktu podróży służbowej. Takimi dokumentami uzupełniającymi są polecenia wysłania w podróż służbową, bilety, rachunki hotelowe itp. Porozmawiamy o tym więcej nieco później.

Ważny! Nieudokumentowane wypłaty odszkodowań zaliczane są do dochodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Zwróćmy teraz uwagę na ważny punkt.

Dokumentami poświadczającymi koszt wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową na terenie Ukrainy są dokumenty rozliczeniowe zgodnie z Ustawa o RRO I NKU(klauzula 14 ust І Instrukcja nr 59). W której Ustawa o RRO Do dokumentów płatniczych zalicza się w szczególności paragon fiskalny, dowód sprzedaży, dowód zapłaty oraz dokument podróży. I tu NKU jako dokumenty potwierdzające (a nie płatnicze) wymienia bilety komunikacyjne (w tym elektroniczne), faktury transportowe (kwity bagażowe), rachunki hotelowe, polisy ubezpieczeniowe itp. Jak połączyć wymaganiaUstawa o RRO I NKU ?

Jeśli potwierdzisz dokument, nazwany w NKU, w tym samym czasie jest dokumentem rozliczeniowym w zrozumieniu Ustawa o RRO, to w tym przypadku na potwierdzenie wydatków na podróż wystarczy jeden taki dokument. Jeśli ten lub inny dokument potwierdza zgodnie z NKU, ale nie jest uważany za obliczony z punktu widzenia Ustawa o RRO, to dodatkowo Należy także przedstawić dokument płatności(paragon fiskalny, paragon sprzedaży, dowód zapłaty). Dodatkowo fakt wpłaty środków może zostać potwierdzony paragonem w przypadku zlecenia odbioru gotówkowego.

Jeśli nie ma oryginałów dokumentów potwierdzających. Wszystko zależy od tego, jaki konkretny dokument zaginął. Jeśli mowa o dokumenty rozliczeniowe, to od razu musimy przyznać: ani jedno ani drugie Ustawa o RRO, ani Regulamin nr 148 nie dopuszczają możliwości wydania (wydania) duplikatu dokumentu w miejsce utraconego oryginału. Organy podatkowe kategorycznie się temu sprzeciwiają ( kategoria 109.10 ZIR SFSU). Tak więc, jeśli zaginie czek lub pokwitowanie odbioru gotówki, wolna od podatku rekompensata za wydatki pracownika jest niestety niemożliwa.

Jeśli chodzi o inne dokumenty uzupełniające, tutaj możesz walczyć o odszkodowanie. Rzecz w tym, że wg klauzula 44,5 NKU w przypadku zagubienia dokumentów pierwotnych płatnik jest do tego zobowiązany przywrócić. A oryginalny dokument można „przywrócić” jedynie w formie duplikatu - w końcu nie mogą być dwa oryginały. Oznacza, NKU pozwala na użycie duplikatu jako pełnoprawnego dokumentu podstawowego.

Jeśli przywrócenie dokumentów uzupełniających nie będzie możliwe, nadal możesz uzyskać zwrot kosztów podróży. Podstawą rekompensaty wydatków będzie wniosek pracownika o rekompensatę wydatków wynikających z utraty dokumentów.

Należy pamiętać, że „niedokumentowe” wynagrodzenie pracownika za jego wydatki będzie dla niego dodatkową korzyścią. Oznacza to, że będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych według stawki 18% i podatkiem słonecznym według stawki 1,5%.

Zwrócimy codzienne wydatki

Dzienny limit zasiłku. Dzienne wydatki reprezentują wydatki na wyżywienie i finansowanie innych potrzeb osobistych osoby fizycznej, poniesione przez nią w związku z podróżą służbową i niepoparte dokumentami ( p.p. „a” str. 170.9.1 NKU , .

Obecne ustawodawstwo nie określa minimalnej ani maksymalnej diety dziennej dla pracowników niebudżetowych. Nie oznacza to jednak, że diety dzienne mogą w ogóle nie być wypłacane.

Ze względu na brak innych aktów prawnych określających minimalną dietę dzienną logiczne jest kierowanie się dokumentami regulacyjnymi, które są najbliżej treści. Na przykład, Uchwała nr 98 (pismo Ministra Polityki Społecznej z dnia 21 grudnia 2016 r. nr 1732/0/101-16/28).

Od podstawy opodatkowania diety dziennej nie pobiera się zunifikowanej składki na ubezpieczenia społeczne.

W przedsiębiorstwie ustalamy diety dzienne. Pracodawca samodzielnie ustala konkretną wysokość diety dziennej. w dokumentach wewnętrznych regulujących kwestie wysyłania pracowników na terenie Ukrainy i za granicę, np. w Regulaminie podróży służbowych lub w odrębnym zarządzeniu kierownika ustalającym wysokość diety dziennej.

Każdorazowo rozważamy ustalenie diet dziennych w celu wysłania pracownika w podróż służbową zło!

Pamiętaj: pracodawca pozabudżetowy może ustalić maksymalną wysokość dziennych wydatków w jednej kwocie, niezależnie od:

Czy koszt posiłków jest wliczony w rachunki hotelowe lub dokumenty podróżne?

Czy strona przyjmująca zapewnia pracownikowi delegowanemu bezpłatne posiłki zgodnie z warunkami zaproszenia;

Do jakiego kraju wysyłany jest pracownik?

Można to jednak zrobić inaczej: przewidzieć w Regulaminie podróży służbowych zmniejszenie diet dziennych, biorąc pod uwagę wszystkie wymienione czynniki, podobne do norm dziennych wydatków pracowników sektora publicznego, które są ustalane Instrukcja nr 59 I Uchwała nr 98 .

Ponadto całkiem dopuszczalne jest ustalenie „zmiennej” diety dziennej przy opracowywaniu Regulaminu podróży służbowych. Oznacza to, że w zależności od różnych obiektywnych okoliczności, które mogą zaistnieć w działalności przedsiębiorstwa (i być dla niego istotne), wysokość diety dziennej będzie różna.

Ustalamy wysokość diety dziennej w czasie podróży służbowej. Dzienne wydatki na podróż służbową w granicach ustalonych przez przedsiębiorstwo są opłacane na podstawie za każdy dzień kalendarzowy takiej podróży służbowej(Instrukcja nr 59 , p.p. „a” str. 170.9.1 NKU).

Ustalając czas trwania podróży służbowej i wysokość diety dziennej, należy kierować się następującymi zasadami:

1. Liczbę dni podróży służbowej do wypłaty diet ustala się, biorąc pod uwagę dzień wyjazdu w podróż służbową oraz dzień przybycia do miejsca pracy stałej, które liczone jako dwa dni (klauzula 4 ust II I , pismo Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2011 r. nr 31-07230-16-10/28802).

W ciągu dnia zbycia w podróży służbowej uważa się dzień odjazdu pociągu, samolotu, autobusu lub innego pojazdu z miejsca stałej pracy delegowanego pracownika ( klauzula 7 ust І Instrukcja nr 59). Z kolei dzień przyjazd z podróży służbowej rozumie się dzień dotarcia pojazdu do miejsca stałej pracy delegowanego pracownika.

Uwaga! W przypadku wysłania pojazdu przed upływem 24 godzin włącznie za dzień wyjazdu w podróż służbową uważa się dzień bieżący, a od godziny 0 i później – dzień następny.

Jeżeli stacja, molo lub lotnisko znajdują się poza zaludnionym obszarem, na którym pracuje podróżujący służbowo, czas potrzebny na dojazd na stację, molo lub lotnisko wlicza się do podróży służbowej. W ten sam sposób ustala się dzień przybycia pracownika delegowanego do miejsca pracy stałej.

Notatka! Według Ministerstwa Finansów data na bilecie komunikacyjnym oraz data wyjazdu (powrotu) pracownika zgodnie z poleceniem wysłania w podróż służbową musi pasować (akapit drugi, paragraf 7, sekcja. І Instrukcja nr 59). Wyjątek można zrobić tylko w przypadku opóźnienia pracownika w podróży służbowej w weekendy, święta i dni wolne od pracy. Jednak nawet wtedy Instrukcja nr 59 zabrania zwrotu diety pracownikowi.

2. Dieta wypłacana jest za każdy dzień podróży służbowej, w tym weekendy, święta i dni wolne od pracy, a także czas spędzony w trasie, w tym przymusowe postoje ( klauzula 4 ust II I klauzula 16 ust III Instrukcja nr 59).

3. W przypadku skierowania pracownika w podróż służbową na okres jednego dnia lub do miejsca, z którego ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego zamieszkania, zwrot diety dziennej następuje w wysokości na cały dzień (akapit trzeci, akapit 4, sekcja. II Instrukcja nr 59). Jednocześnie przedsiębiorcy samofinansujący się mogą w Regulaminie podróży służbowych „obciąć” wysokość diety dziennej, np. w przypadku, gdy podróż służbowa trwa pół dnia.

4. Jeżeli dzień przyjazdu z poprzedniej podróży służbowej i dzień wyjazdu w następną podróż służbową pokrywają się (są jednym dniem), dieta dzienna jest wypłacana na jeden dzień(cm. pismo Ministra Finansów z dnia 20 stycznia 2007 r. nr 31-18030-07-10/854).

Dokument potwierdzający codzienne wydatki. I klauzula 15 ust І Instrukcja nr 59, I p.p. „a” str. 170.9.1 NKU zdefiniować diety dzienne jako wydatki, niewymagające specjalnych dowodów w postaci dokumentów. Ale jednocześnie przepisy tego samego p.p. „a” str. 170.9.1 NKU Wysokość diety dziennej ustala się w przypadku podróży służbowej:

Na Ukrainie oraz w krajach, do których wjazd obywateli Ukrainy na terytorium nie wymaga wizy (zezwolenia na wjazd), – zgodnie z art. polecenie podróży i odpowiednie dokumenty podstawowe;

W krajach, w których wjazd obywateli Ukrainy na terytorium odbywa się na podstawie wizy (zezwolenia na wjazd), – wg polecenie podróży służbowej w obecności dokumentu potwierdzającego obecność danej osoby w podróży służbowej(zaświadczenia funkcjonariuszy Straży Granicznej o przekroczeniu granicy, dokumenty podróży, rachunki za zakwaterowanie i/lub inne dokumenty potwierdzające faktyczną obecność osoby w podróży służbowej).

Uwaga: dziś nawet podczas podróży służbowych do krajów „wizowych” nie są wymagane znaki przekroczenia granicy w paszporcie międzynarodowym. Oczywiście pod warunkiem, że istnieją inne dokumenty potwierdzające fakt pobyt pracownika za granicą (bilety komunikacyjne, rachunki hotelowe itp.). Jeśli nie ma takich dokumentów, znaki w paszporcie międzynarodowym mogą uratować ci życie.

Jeżeli brakuje niezbędnych dokumentów uzupełniających, Można zapomnieć o niepodlegających opodatkowaniu dietach dziennych.

Pragniemy podkreślić, że głównym dokumentem potwierdzającym wysokość diety dziennej jest polecenie wysłania pracownika w podróż służbową.

Następną rzeczą, której będziesz potrzebować, jest dokumenty źródłowe, które potwierdzają fakt pobytu pracownika w miejscu podróży służbowej, a mianowicie: bilety komunikacji miejskiej, faktury otrzymane z hoteli (moteli) lub od innych osób zapewniających zakwaterowanie i obsługę noclegową delegowanego pracownika itp.

Co jednak w sytuacji, gdy pracownik przebywający w „ukraińskiej” podróży służbowej nie poniósł żadnych kosztów podróży i w efekcie nie posiada wymienionych dokumentów?

Ministerstwo Finansów uważa, że ​​w tym przypadku wysokość diety dziennej może zostać ustalona wyłącznie na podstawie zarządzenia (por. pismo Ministra Finansów z dnia 04.05.11 nr 31-07230-16-25/11433).

Nieco inaczej podchodzą do tej kwestii organy podatkowe. W takiej sytuacji chcą także zobaczyć dokumenty pierwotne, poświadczające zamiary i faktyczność podróży służbowej(cm. pismo Państwowej Służby Skarbowej z dnia 18 czerwca 2011 r. nr 11327/6/15-0516). Nadają się do tego wszelkie dokumenty potwierdzające związek podróży służbowej z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa.

Zwrócimy koszty podróży

Wydatki, które mogą zostać zwrócone. Według klauzula 6 ust II I klauzula 9 ust III Instrukcja nr 59 , pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dokumentów dowodowych pracownicy delegowani zwrotu kosztów podróży w wysokości poniesionego kosztu:

Podróż do i z miejsca podróży służbowej transportem lotniczym, kolejowym, wodnym i drogowym użytku publicznego (z wyjątkiem taksówek), z uwzględnieniem wszelkich kosztów związanych z zakupem biletów podróżnych;

Dojazd komunikacją miejską (z wyjątkiem taksówek) na dworzec, molo, lotnisko, jeśli znajdują się one poza obszarem zaludnionym, w którym stale pracuje pracownik delegowany, lub do miejsca pobytu w podróży służbowej;

Wydatki na podróże publicznym transportem publicznym (z wyjątkiem taksówek) i wynajętym transportem w miejscu podróży służbowej.

Należy pamiętać, że w celu zrekompensowania takich wydatków klauzula 6 ust II Instrukcja nr 59 stawia jeszcze jeden wymóg (oprócz dokumentów potwierdzających koszty) - trasę przemieszczania się pracownika do miejsca podróży służbowej należy uzgodnić z kierownikiem przedsiębiorstwa.

Jednak w przypadku przedsiębiorstw samowystarczalnych naszym zdaniem koordynacja trasy nie jest warunkiem podstawowym ze względu na „dobrowolność” Instrukcja nr 59 ;

Koszty transportu bagażu;

Używanie pościeli w pociągach;

Rezerwacja biletów komunikacyjnych;

Płatności ubezpieczenia w transporcie.

Wszystkie wymienione przez nas wydatki możesz bezpiecznie możesz wynagradzać swoich pracowników. W takim przypadku kwota odszkodowania nie będzie zaliczana do dochodu podlegającego opodatkowaniu osób fizycznych, jeżeli spełniony zostanie warunek główny – fakt ich realizacji potwierdzają odpowiednie dokumenty pierwotne.

Proszę zanotować: Nieudokumentowane koszty podróży albo nie są zwracane w ogóle, albo są zwracane decyzją przełożonego i zaliczane do dochodu pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Jakie inne koszty może wymagać zwrotu oddelegowanego pracownika, a my zdecydujemy, czy mogą one zostać zwrócone (patrz tabela 2).

Tabela 2. Funkcje zwrotu niektórych kosztów transportu

Rodzaj wydatków	Zwrot/brak zwrotu pieniędzy
Koszty podróży metrem	Jeżeli przy zakupie dokumentu podróży (żetonów lub kuponów) w metrze nie zostaną wydane dokumenty płatnicze, pracownik nie będzie mógł potwierdzić swoich wydatków. A jeśli nie ma dokumentów potwierdzających, nie ma rekompensaty niepodlegającej opodatkowaniu. Dlatego zalecamy wcześniejsze ostrzeżenie oddelegowanego pracownika o „podstępności” kosztów metra. I niech sam decyduje, czy w podróży służbowej skorzystać z metra (wydatki za które nie zostaną zwrócone (1)), czy też preferować inne rodzaje transportu miejskiego, których podróż można udokumentować. Ale jeśli istnieją dokumenty potwierdzające wydatki na podróż metrem (na przykład karta uprawniająca do podróży metrem została uzupełniona przez pracownika za pomocą automatu wystawiającego paragony fiskalne), przedsiębiorstwo ma pełne prawo do rekompensaty za takie wydatki
Koszty podróży taksówką
Koszt taksówki minibusem	Wydatki na podróż minibusem taksówką, potwierdzone dokumentami, podlegają rekompensacie i nie podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych oraz Siłom Zbrojnym. W końcu taksówka typu minibus to rodzaj transportu publicznego ( pismo Państwowej Administracji Skarbowej z dnia 12 lipca 2006 r. nr 13098/7/15-0317)
Koszty podróży w podwójnym przedziale wagonu SV	Wydatki na podróż jednego pracownika w podwójnym przedziale samochodu „SV” są mu zwracane, jeżeli takie wydatki zostaną udokumentowane ( pismo SFSU z dnia 01.09.17 nr 1785/6/99-99-13-02-03-15/IPK). Naturalnie dla bezpieczeństwa warto zasięgnąć w tej kwestii indywidualnej porady podatkowej.
Koszty korzystania z usług:
. przechowalnia bagażu	Organy podatkowe ponownie uznały prawo podatników do rekompensaty takich wydatków pismo Państwowej Służby Skarbowej z dnia 6 marca 2012 r. nr 3268/5/15-1416. I choć wtedy mówiono o zaliczeniu takich kwot do kosztów podatkowych podatnika, to jednak wnioski z tego płyną listy można rozszerzyć na podatek dochodowy od osób fizycznych i samoloty. Ale pamiętaj: wszystkie te koszty pracownicze musi być udokumentowane. Oznacza to, że do raportu zaliczkowego należy dołączyć: paragon fiskalny z PPO, dowód rozliczeniowy lub inny dokument rozliczeniowy potwierdzający zapłatę za te usługi
. płatna poczekalnia
. centra obsługi zakupu biletów
Koszty zwrotu biletu komunikacji miejskiej	Wydatki poniesione w związku ze zwrotem biletu na pociąg, samolot lub inny pojazd przez pracownika delegowanego mogą zostać zwrócone wyłącznie za zgodą kierownika przedsiębiorstwa jeśli istnieją dobre powody(decyzja o odwołaniu podróży służbowej, odwołaniu z podróży służbowej itp.). W której wymagane są dokumenty potwierdzające koszt tych wydatków(klauzula 12 ust II I klauzula 11 ust III Instrukcja nr 59): Dla kolej żelazna bilety są dokument pomocniczy wskazując kwotę do zwrotu ( klauzula 21.2 zarządzenia nr 331/137); Dla elektroniczny dokument podróży/przewozu - elektroniczny dokument zwrotu (klauzula 21.4 zarządzenia nr 331/137); Na bilety w autobusie - zwrócić dokumenty Lub pismo (akt, zaświadczenie) o zwrocie dokumentu podróży; Dla Bilety powietrzne(w tym elektroniczne) - pismo (akt, zaświadczenie) o zwrocie biletu lotniczego, opracowane przez firmę sprzedającą. Zwracamy również uwagę, że organy podatkowe nie sprzeciwiają się zrekompensowaniu pracownikowi prowizji potrąconych przez przewoźnika przy zwrocie dokumentu podróży (por. pismo Państwowej Służby Podatkowej z dnia 03.06.12 nr 3268/5/15-1416)
(1) W takim przypadku mogą być one objęte dietą dzienną, jeżeli pozwala na to wysokość diety dziennej.

Kolejne ważne pytanie: czy istnieje możliwość zwrotu kosztów podróży, jeśli pracownik spóźni się w podróży służbowej bez uzasadnionego powodu?

Za dni „nieusprawiedliwionego” opóźnienia pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, a także zwrot diet dziennych, kosztów wynajmu i innych wydatków ( trzeci akapit t paragraf 10 ust II I paragraf piąty, paragraf 4, sekcja. III Instrukcja nr 59).

Jednocześnie naszym zdaniem koszty podróży należy zrekompensować pracownikowi niezależnie od przyczyny rozbieżności terminów wskazanych na biletach komunikacji miejskiej i w zamówieniu na podróż służbową ( akapit czwarty, paragraf 7, sekcja. І Instrukcja nr 59).

Dokument potwierdzający pokrycie kosztów podróży. Aby potwierdzić koszty podróży ( p.p. „a” str. 170.9.1 NKU , klauzula 4 art. 9 ustawy o RRO):

W przypadku transportu kolejowego (z wyjątkiem podmiejskiego) i lotniczego wystarczą oryginalne bilety komunikacji miejskiej;

W przypadku kolei podmiejskiej oraz transportu morskiego i rzecznego same bilety komunikacji miejskiej nie wystarczą. Ustawa o RRO nie zwalnia podmiotów gospodarczych z korzystania z PPO (RK) przy sprzedaży tego typu biletów. Oznacza to, że jest to dodatkowo konieczne paragon fiskalny (lub odcinek wypłaty);

Do transportu drogowego, kupony, paragony, bilety z nadrukiem w formie drukowanej seria, numer, wartość nominalna. Jeśli na bilecie nie ma takich danych (lub są one wypełnione ręcznie), należy to zrobić Czek PPO lub dowód rozliczeniowy(Pismo SFSU z dnia 1 grudnia 2016 r. nr 26059/6/99-99-08-02-01-15). Wyjątkiem są bilety otrzymane od przedsiębiorców jednopodatkowych z grup 2 i 3, którzy mają prawo nie korzystać z PPO i RK, ponieważ ich dochód nie osiągnął limitu 1 miliona UAH.

A jeśli kupiłeś bilety elektroniczne?

Samolot. Aby potwierdzić koszty zakupu elektronicznego biletu lotniczego dołączone do raportu zaliczkowego pracownika:

1) oryginał dokumentu rozliczeniowego lub płatniczego potwierdzającego wykonanie transakcji rozliczeniowej w formie gotówkowej lub bezgotówkowej (zlecenie wypłaty, pokwitowanie gotówkowe, pokwitowanie płatności, wyciąg z rachunku karty) ( kategoria 109.10 ZIR SFSU).

Proszę zanotować: Jeżeli oddelegowany pracownik nie przedstawi dokumentu potwierdzającego rozliczenie transakcji, a mimo to pracodawca rekompensuje mu koszty podróży, wówczas kwota takiego odszkodowania będzie zaliczana do dochodu pracownika podlegającego opodatkowaniu jako świadczenie dodatkowe ( kategoria 103.17 ZIR SFSU);

2) wydruk w formie papierowej części elektronicznego biletu lotniczego z zaznaczoną trasą (trasa/paragon);

3) oryginały odrywanej części kart pokładowych pasażera lub elektronicznej karty pokładowej wydrukowanej w formie papierowej, otrzymane w przypadku odprawy online na lot.

Niektóre linie lotnicze wymagają opłaty za wydrukowanie karty pokładowej bezpośrednio na lotnisku (jeśli pasażer nie dokonał odprawy online). W naszej opinii, wydatki te muszą być również zrekompensowane przez przedsiębiorstwo bez włączenia do dochodu pracownika podlegającego opodatkowaniu. Zostały one bowiem poniesione w związku z podróżą służbową. Najważniejsze jest udokumentowanie takich wydatków.

Pociąg. Jeśli chodzi o zakup elektronicznych biletów kolejowych, pomoże to w potwierdzeniu wydatków pracownika dokument pokładowy wydrukowany na papierze (klauzula 12 ust II I klauzula 11 ust III Instrukcja nr 59). Jeżeli pracownik dodatkowo opłacił przewóz bagażu i/lub osobno zamówił usługi (np. korzystając z kompletu pościeli lub rezerwując miejsce), jako dokumenty uzupełniające będą odpowiednie następujące dokumenty: dokument przewozowy i/lub dokument dotyczący usług wydrukowany na papierze.

Notatka: W przypadku elektronicznych biletów kolejowych nie jest wymagany dodatkowy dokument potwierdzający ich opłacenie ( klauzula 5.6 zarządzenia nr 331/137 ) . Cieszy fakt, że organy podatkowe dostrzegają ten fakt ( Pismo SFSU z dnia 15 grudnia 2016 r. nr 27169/6/99-99-13-02-03-15 , z dnia 13.06.16 nr 12975/10/28-10-01-03-11 , kategoria 109.10 ZIR SFSU).

W związku z tym koszty te nie mogą zostać uwzględnione w kosztorysie podróży i nie mogą zostać zwrócone jako koszty podróży.

Ale! Ponieważ przedsiębiorstwo w ramach swojej działalności wykorzystuje samochód służbowy do dojazdu pracownika, uwzględniane są koszty użytkowania pojazdu wydatki na potrzeby gospodarstwa domowego. Oznacza to, że jednocześnie z zaliczką na pokrycie podróży służbowej przedsiębiorstwo musi zapewnić pracownikowi środki rozliczeniowe na potrzeby gospodarstwa domowego (na pokrycie kosztów paliwa, smarów, parkingu itp.).

Po powrocie z podróży służbowej pracownik raportuje wszystkie poniesione wydatki. Ponadto wysokość udokumentowanych wydatków nie jest wliczana do dochodu podlegającego opodatkowaniu osoby fizycznej na podstawie s. 165.1.11 I 170.9.1 NKU(środa 025069200).

Jeśli pracownik w podróży służbowej korzysta z własnego samochodu, firma może również zwrócić pracownikowi wydatki na „samochód”. Należy jednak pamiętać: organy podatkowe traktują rekompensatę za koszty korzystania z samochodu osobowego pracownika jako świadczenie dodatkowe ( kategoria 103.02 ZIR SFSU). Co znaczy od kwoty takiego dochodu należy potrącić podatek dochodowy od osób fizycznych oraz słońce. Ponadto od tej kwoty należy naliczyć ujednoliconą składkę na ubezpieczenie społeczne w formie indywidualnej wpłaty zawartej w funduszu wynagrodzeń (patrz art. p.p. 2.3.4 Instrukcja nr 5 , p.p. 5 s. 3 sek. Instrukcja IV nr 449).

Aby w takiej sytuacji uniknąć opodatkowania wypłat odszkodowań, przedsiębiorca może zawrzeć z właścicielem samochodu umowę leasingu lub umowę kredytu na pojazd.

Rekompensujemy koszty utrzymania

Jakie wydatki można zwrócić?. Możliwość zwrotu rzeczywiste wydatki na ( klauzula 5 ust II I klauzula 7 ust III Instrukcja nr 59):

Wynajem lokalu mieszkalnego po kosztach jedno miejsce w hotelu (motelu), innym lokalu mieszkalnym za każdy dzień takiego pobytu, w tym w czasie przymusowego postoju;

Rezerwacja miejsca w hotelu (motelu) w kwocie nie przekraczającej 50% kosztu takiego miejsca na jedną dobę;

Usługi gospodarstwa domowego wliczone w rachunki w ramach kosztów utrzymania (pranie, sprzątanie, naprawa i prasowanie odzieży, obuwia lub bielizny), ale nie więcej niż 10% dziennych wydatków za wszystkie dni pobytu;

Korzystanie z telefonu (z wyjątkiem wydatków na rozmowy służbowe), lodówki, telewizora i innych wydatków (pod warunkiem, że są one uwzględnione w rachunkach pokrywających koszty utrzymania).

Jednocześnie, jak wskazuje Ministerstwo Finansów ww pismo z dnia 02.03.12 nr 31-07230-2-6/534, do kategorii „ inne koszty» oznacza inne usługi świadczone przez hotel (motel) w trakcie pobytu pracownika delegowanego, nieujęte w wykazie usług określonych w ust. Instrukcja nr 59 i mogą zostać zwrócone zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy (zwrot nie jest zabroniony).

Informacje na temat możliwości rekompensaty innych wydatków związanych z zakwaterowaniem pracownika w podróży służbowej znajdują się w tabeli. 3.

Tabela 3. Rekompensata wydatków związanych z wynajmem lokalu mieszkalnego

Rodzaj wydatków	Zwrot/brak zwrotu pieniędzy
Wydatki na żywność, których koszt jest wliczony w rachunek	Wydatki na żywność, których koszt jest ustalony i uwzględniony na fakturach za pokrycie kosztów utrzymania w hotelach (motelach), innych lokalach mieszkalnych lub w dokumentach podróży, opłaca pracownik delegowany kosztem codziennych wydatków (akapit czwarty, paragraf 5, sekcja. II I p.p. „d” str. 16.2 sekcja III Instrukcja nr 59). W takim przypadku przy wyliczaniu diety dziennej będziesz musiał pomniejszyć jej wysokość o koszt wyżywienia uwzględniony w rachunku hotelowym. Chociaż „zwykłe” przedsiębiorstwa mają prawo do pełnego zwrotu codziennych wydatków swoim pracownikom ( pismo Państwowej Służby Skarbowej z dnia 31 marca 2012 r. nr 5742/6/15-1415)
Koszty rezerwacji pokoju	W przeciwieństwie do instytucji budżetowych, samowystarczalne przedsiębiorstwa mają prawo do pełnego zrekompensowania pracownikowi kosztów rezerwacji pokoi hotelowych. Oczywiście z dokumentami uzupełniającymi. Poza tym w p.p. „a” str. 170.9.1 NKU wyraźnie stwierdzono, że takie koszty mogą zostać zwrócone w ich rzeczywistej wysokości, bez ryzyka objęcia podatkiem dochodowym od osób fizycznych i słońcem
„Napiwki”, alkohol, imprezy rozrywkowe	Co w sytuacji, gdy pracownik delegowany ma wliczony w rachunek za zakwaterowanie podatek turystyczny? Oczywiście decyzją menadżera firma może zrekompensować pracownikowi kwotę zapłaconego przez niego podatku turystycznego. Ale w tym przypadku określona kwota wejdzie do dochodu pracownika jako dodatkowe świadczenie z odpowiednim opodatkowaniem ( kategoria 103.07 ZIR SFSU). Podatki i księgowanie wydatków na podróże służbowe Księgowość Ale aby potwierdzić Kodeks podatkowy dla „naliczonego” podatku VAT od kosztów inne koszty pracownicy delegowani potrzebują NN. Alternatywnie mogą być odpowiednie Kontrole PPO (p.p. Klauzula „b” 201.11 NKU). Ponadto, jak wskazaliśmy wcześniej, kontrole takie muszą zawierać całkowitą kwotę podatku VAT, numer fiskalny oraz numer identyfikacji podatkowej dostawcy. Dodatkowo w tym przypadku łączna kwota otrzymanych towarów lub usług (bez podatku VAT) nie powinna przekraczać 200 UAH. w dzień. Co więcej, jeśli łączna kwota czeku jest większa, to według organów podatkowych (patrz konsultacje w kategoria 101.23 ZIR SFSU), Kodu podatkowego nie można na nim odzwierciedlić nawet w ramach dozwolonej kwoty. Ciekawy punkt. W przypadku, gdy osoba odpowiedzialna przywiezie z podróży służbowej kilka paragonów pieniężnych z różnymi datami, kodeks podatkowy może uwzględnić podatek VAT od czeków w wysokości 200 UAH. za każdy dzień przebywania danej osoby w podróży służbowej, a nie jako całość w przypadku Raportu ( kategoria 101.13 ZIR SFSU). W jakim terminie należy odzwierciedlić Kodeks podatkowy w oparciu o dokumenty zastępujące wskaźniki podatnika? Według organów podatkowych, - w dniu złożenia raportu zaliczkowego(kategoria 101.13 ZIR SFSU, pismo SFSU z dnia 22.08.17 nr 1700/6/99-99-15-03-02-15/IPK). Chociaż naszym zdaniem bardziej słuszne byłoby mówienie o tym data zatwierdzenia Raportu a nie o dacie jego złożenia. Uwaga: zgodnie z klauzula 201.11 NKU Podatnicy VAT są zobowiązani do prowadzenia odrębnego rejestru dokumentów – zamienników identyfikacji podatkowej. Forma takiego dokumentu nie została oficjalnie zatwierdzona, co oznacza, że ​​można go utrzymywać w dowolnej formie. I jeszcze jeden ważny punkt. Jeżeli wydatki podróżnego są związane z działalnością niebiznesową, preferencyjną lub nieobiektywną, „kompensujące” zobowiązania podatkowe z tytułu podatku VAT będą musiały zostać naliczone zgodnie z art. klauzula 198,5 NKU . Jeżeli dana kategoria wydatków nie jest wymieniona w akapit drugi s. „a” str. 170.9.1 NKU jako niepodlegające opodatkowaniu, ale zgodnie z Regulaminem podróży służbowych jest ona rekompensowana przez pracodawcę, wówczas płatność taka powinna podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i Sił Zbrojnych. To samo dotyczy wydatków wskazanych w ww ustęp, ale ich realizacja w podróży służbowej nieudokumentowane przez pracownika. Podatkowi dochodowemu od osób fizycznych i niedz. podlegają także diety dzienne wydawane pracownikowi delegowanemu w wysokości przekraczającej ustawową kwotę akapit piąty, s. „a” str. 170.9.1 NKU . Dodatkowo jeżeli pracownik nabył towar na potrzeby pracodawcy na własny koszt(nie wydano środków na konto), wówczas kwotę tych środków zwróconą mu przez pracodawcę za określony towar, powinien podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych(jako inny dochód podlegający opodatkowaniu) i słońce(Pismo SFSU z dnia 23.02.18 nr 765/6/99-99-12-02-03-15/IPK). Teraz o ERU. W przypadku diet dziennych wszystko jest bardzo jasne - nie muszą podlegać tej składce (taka wypłata nie jest zaliczana do funduszu wynagrodzeń). Natomiast w przypadku innych podlegających opodatkowaniu kosztów podróży (nieobjętych obowiązkiem zwrotu przez pracodawcę) istnieje obawa, że ​​fiskus uzna je za składnik funduszu wynagrodzeń. W związku z tym płatność ta również będzie musiała zostać objęta jednolitym podatkiem socjalnym. Teraz skonsolidujmy wszystko, co zostało powiedziane, z przykładami. Przykład 1.Zastępca dyrektora przedsiębiorstwa został wysłany w podróż służbową z Charkowa do Kijowa. Wystawiono zaliczkę na poczet podróży służbowej w kwocie 4.000,00 UAH. Czas trwania wycieczki zgodnie z zamówieniem wynosi 3 dni. Zgodnie z Regulaminem podróży służbowych diety dzienne w przypadku wyjazdu służbowego do Kijowa wypłacane są w wysokości 380,00 UAH. w dzień. Po powrocie z podróży służbowej pracownik sporządził Sprawozdanie i przedstawił dokumenty potwierdzające poniesione wydatki: . bilety kolejowe do Kijowa i z powrotem kosztują 265,65 UAH. każda (z VAT - 44,23 UAH); . faktura hotelowa i dowód zapłaty za usługi noclegowe na kwotę 2700,00 UAH. (z VAT - 450,00 UAH). Na podstawie zlecenia podróży służbowej oraz Regulaminu podróży służbowych kwota dziennych wydatków wyniosła 1140,00 UAH. (3 dni x 380,00 UAH/dzień). Całkowita kwota kosztów podróży wynosi 4371,30 UAH. Sprawozdanie zostało złożone w terminie i zatwierdzone w całości. Jak takie koszty podróży odzwierciedlają księgowość firmy, możesz zobaczyć w tabeli. 4. Tabela 4. Rozliczanie „nadmiernych” diet dziennych Korespondencja konta Suma, 1. Pracownikowi została wydana zaliczka na podróż służbową 2. Sprawozdanie zostaje zatwierdzone i ujęte w kosztach: Dieta dzienna niepodlegająca opodatkowaniu (372,30 UAH/dzień x 3 dni) Koszty podróży Wydatki na życie 3. Ulga podatkowa z tytułu podatku VAT zapłaconego w ramach kosztu uwzględniana jest: Wskazówki Zakwaterowanie 4. Uwzględnia się podstawę opodatkowania diety dziennej ((380,00 UAH/dzień - 372,30 UAH/dzień) x 3 dni) 5. Dochód pracownika nalicza się w wysokości nadwyżki niepodlegającej opodatkowaniu diety dziennej (23,10 UAH x 1,242236) 6. Podatek dochodowy od osób fizycznych potrącany od kwoty diety dziennej „niepodlegającej opodatkowaniu” (28,70 UAH x 18%: 100%) 7. Słońce jest odliczane od kwoty dodatku dziennego „niepodlegającego opodatkowaniu” (28,70 UAH x 1,5%: 100%) 8. Podatek dochodowy od osób fizycznych przeniesiony do budżetu 9. Samoloty przeniesione do budżetu 10. Z kasy wydano środki na spłatę zadłużenia wobec pracownika (4371,30 UAH - 4000,00 UAH) 11. Koszty podróży zaliczane są do wyniku finansowego Rozliczanie transakcji przy użyciu kart płatniczych W przypadku transakcji CPC przedsiębiorstwa mogą albo otworzyć w banku oddzielny, dodatkowy rachunek bieżący, albo skorzystać z już istniejącego, rozszerzając jego możliwości. W praktyce przedsiębiorstwa najczęściej wybierają opcję pierwszą. Przy takim podejściu logiczne jest uwzględnienie środków w walucie krajowej przekazanych na rachunek karty (2605) subkonto 313„Pozostałe rachunki bankowe w walucie krajowej.” Ważny! W przypadku dokonywania płatności elektronicznymi środkami płatniczymi, data faktycznego pobrania środków z rachunku nie zawsze pokrywa się z datą transakcji. W związku z tym w rachunkowości sensowne jest oddzielenie kwot zablokowanych na rachunkach bieżących przedsiębiorstwa od środków dostępnych do wykorzystania. W tym celu możesz do subkonta 313 wprowadzić dodatkowe subkonta, np.: 313/1 „Środki dostępne do wykorzystania przy użyciu CPC” oraz 313/2 „Środki zablokowane w wyniku transakcji z PDA.” Jeszcze jedna rzecz. Naszym zdaniem najbardziej logiczne jest uwzględnienie otrzymania środków przez pracownika w dniu wypłaty gotówki z bankomatu lub dokonania płatności bezgotówkowej za pomocą PDA. Przyjrzyjmy się teraz procedurze odzwierciedlania transakcji przy użyciu kart płatniczych na przykładzie. Przykład 2.W dniach 16.05.18 - 18.05.18 kierownik sprzedaży przebywał w podróży służbowej. W dniu 05.11.18 na konto karty wpłynęła kwota 4.500,00 UAH. Tego samego dnia pracownikowi wydano PDA. Gotówka w wysokości 2000,00 UAH. pobrana przez pracownika w gotówce z bankomatu w dniu 14.05.18 za opłatą 20,00 UAH. Środki zostały pobrane z konta spółki w dniu 15 maja 2018 roku. Dodatkowo za pomocą PDA za pośrednictwem terminala płatniczego w dniu 16 maja 2018 roku uiszczono koszt noclegu w hotelu w kwocie 1.290,00 UAH. Środki zostały pobrane z rachunku karty w dniu 17 maja 2018 roku. W dniu 22.05.18 pracownik sporządził Raport, który został zatwierdzony tego samego dnia na kwotę 2944,96 UAH. (z VAT - 304,58 UAH) z uwzględnieniem diety dziennej w wysokości 1116,90 UAH. (372,30 UAH/dzień.* X 3 dni). *Wysokość diety dziennej na Ukrainie jest zgodna z zarządzeniem i Regulaminem podróży służbowych obowiązującym w przedsiębiorstwie. Księgowanie transakcji za pomocą PDA prezentujemy w tabeli. 5. Tabela 5. Korzystanie z PDA podczas podróży służbowych na terenie Ukrainy data Korespondencja konta Suma, 1. Środki przekazywane są na rachunek karty 2. Wydano pracownikowi PDA W rachunkowości analitycznej rejestruje się wydanie PDA pracownikowi 3. Uwzględnia się wypłatę przez pracownika gotówki z bankomatu. 4. Kwota otrzymana przez pracownika w gotówce z bankomatu zostaje zablokowana 5. Blokada wynosi kwotę równą prowizji bankowej 6. Kwota otrzymana przez pracownika w gotówce z bankomatu podlega odpisowi 7. Spisanie prowizji bankowej 8. Uwzględnia się wpłatę pracownika za nocleg w hotelu. 9. Blokada środków na opłacenie noclegu w hotelu 10. Odpisano środki pieniężne na pokrycie kosztów zakwaterowania w hotelu 11. Na podstawie zatwierdzonego Raportu koszty podróży zalicza się do kosztów sprzedaży 12. Na podstawie dokumentów podstawowych załączonych do Raportu (bilety podróżne i faktury hotelowe) wykazywana jest ulga podatkowa z tytułu podatku VAT 13. Saldo niewykorzystanych środków zostało zwrócone kasjerowi (2000,00 UAH + 1290,00 UAH - 2944,96 UAH) 14. PDA został zwrócony przez pracownika W rachunkowości analitycznej rejestruje się zwrot PDA przez pracownika Dokumenty Tematy tygodnia Prawo urlopowe - Ustawa Ukrainy „Na wakacjach” z dnia 15 listopada 1996 r. nr 504/96-VR. Ustawa nr 85/96 - Ustawa Ukrainy „O ubezpieczeniach” z dnia 07.03.96 nr 85/96-VR. Ustawa nr 324/95 - Ustawa Ukrainy „O turystyce” z dnia 15 września 1995 r. nr 324/95-VR. Dekret nr 436 - Dekret Prezydenta Ukrainy „W sprawie stosowania kar za naruszenie norm regulujących obrót gotówkowy” z dnia 12 czerwca 1995 r. nr 436/95. Instrukcja nr 5 - Instrukcje dotyczące statystyki płac, zatwierdzone zarządzeniem Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 13 stycznia 2004 r. Nr 5. Instrukcja nr 59 - Instrukcje dotyczące podróży służbowych na terenie Ukrainy i za granicą, zatwierdzone Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 marca 1998 r. Nr 59. Instrukcja nr 291 - Instrukcje dotyczące stosowania planu kont do księgowania aktywów, kapitału, pasywów i operacji gospodarczych przedsiębiorstw i organizacji, zatwierdzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 listopada 1999 r. nr 291. Instrukcja nr 449 - Instrukcja dotycząca sposobu obliczania i opłacania jednorazowej składki na obowiązkowe państwowe ubezpieczenie społeczne, zatwierdzona Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2015 r. nr 449. Regulamin nr 137 - Regulamin dotyczący trybu wydawania kart płatniczych i przeprowadzania transakcji przy ich użyciu, zatwierdzony Uchwałą Zarządu NBU z dnia 19 kwietnia 2005 r. nr 137 (utracono moc). Regulamin nr 148 - Regulamin przeprowadzania transakcji gotówkowych w walucie krajowej na Ukrainie, zatwierdzony Uchwałą Zarządu NBU z dnia 29 grudnia 2017 r. nr 148. Zamówienie nr 331/137 - Procedura sporządzania dokumentów rozliczeniowych i sprawozdawczych sprzedaży dokumentów podróży i przewozów w transporcie kolejowym, zatwierdzona Zarządzeniem Ministra Infrastruktury i Ministra Skarbu z dnia 30 maja 2013 roku nr 331/137. Uchwała nr 98 - Uchwała Gabinetu Ministrów Ukrainy „W sprawie wysokości i składu kosztów podróży urzędników służby cywilnej oraz innych osób wysyłanych w podróże służbowe przez przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje całkowicie lub częściowo wspierane (finansowane) ze środków budżetowych” z dnia 02.02.11 nr 98. Regulamin nr 19 - Regulamin korzystania z hoteli i podobnych obiektów noclegowych oraz świadczenia usług hotelarskich, zatwierdzony Zarządzeniem Państwowej Administracji Turystyki z dnia 16 marca 2004 r. Nr 19.

Zgodnie z ust. 1 działu I Instrukcji nr 59 za podróż służbową uważa się wyjazd pracownika na polecenie kierownika organu władzy państwowej, przedsiębiorstwa, instytucji i organizacji, w całości lub w części wspierany (finansowany) ze środków budżetowych, w celu określony czas do innej miejscowości w celu wykonywania zadań służbowych poza miejscem swojej stałej pracy (jeżeli istnieją dokumenty potwierdzające związek podróży służbowej z główną działalnością przedsiębiorstwa). Ponadto w Instrukcji zapisano pewne punkty dotyczące podróży służbowych pracowników przedsiębiorstw, organizacji, instytucji finansowanych w całości lub w części ze środków budżetowych, w szczególności:

• wysyłając pracownika w podróż służbową, należy mu zapewnić zaliczkę na pokrycie bieżących wydatków podczas podróży służbowej (w gotówce lub środkach bezgotówkowych przy użyciu kart płatniczych);
• należy ustalić terminy podróży służbowych: nie dłuższe niż 30 dni kalendarzowych w przypadku podróży służbowej na terenie Ukrainy i nie dłuższe niż 60 dni kalendarzowych w przypadku podróży służbowej zagranicznej. Należy zaznaczyć, że wcześniej konieczne było także prowadzenie specjalnego dziennika do ewidencji podróży służbowych, jednak zmiany wprowadzone rozporządzeniem nr 694 do Instrukcji nr 59 zniosły taki dokument. Ponadto, zgodnie z wprowadzonymi zmianami, jeżeli data na bilecie komunikacyjnym nie pokrywa się z datą przyjazdu pracownika z podróży służbowej na zamówienie, wówczas za zgodą kierownictwa przedsiębiorstwa opóźnienie podróży służbowej w weekendy i święta oraz dni wolne od pracy. Jednocześnie okres pobytu takiego pracownika poza miejscem pracy nie powinien przekraczać okresów określonych w Uchwale nr 98 (tj. nie więcej niż 30 dni kalendarzowych w przypadku podróży służbowych na terytorium Ukrainy i 60 dni kalendarzowych dni w przypadku wyjazdów służbowych za granicę). Należy zauważyć, że wymagania te dotyczą przedsiębiorstw budżetowych.

Pozostałe podmioty gospodarcze o różnej formie własności powinny kierować się Ordynacją podatkową, Kodeksem pracy i dokumentami wewnętrznymi przedsiębiorstwa. Zatem w art. 121 Kodeksu pracy przewiduje następujące gwarancje i odszkodowania dla pracowników podczas podróży służbowych: pracownicy mają prawo do zwrotu wydatków i innego wynagrodzenia w związku z podróżami służbowymi; pracownikom wysyłanym w podróż służbową wypłacane są diety dzienne za czas pobytu w podróży służbowej, koszty dojazdu do miejsca przeznaczenia i z powrotem oraz koszty wynajmu mieszkania zgodnie z przepisami prawa; pracownicy oddelegowani zachowują swoje miejsce pracy (stanowisko) podczas podróży służbowej; pracownicy delegowani w podróż służbową otrzymują wynagrodzenie zgodnie z warunkami umowy o pracę lub układu zbiorowego, a jego wysokość nie może być niższa od przeciętnego wynagrodzenia;

Podróżniczy charakter pracy

Klauzula 2 ust. 1 Instrukcji nr 59 stanowi, że za podróże służbowe nie uważa się podróży służbowych pracowników, których stała praca odbywa się w drodze lub ma charakter podróżniczy (mobilny). Pomimo tego, że Instrukcja nr 59 dotyczy przedsiębiorstw budżetowych, to samo podejście dotyczy przedsiębiorstw samowystarczalnych. Zatem zgodnie z pismem nr 5/13/116, definiując pojęcie „podróżnego charakteru pracy”, należy wyjść od organizacji (charakteru) wykonania (wykonywania) określonej pracy. Organizacja pracy polega na wykonywaniu pracy w zakładach położonych w znacznej odległości od lokalizacji organizacji, co wiąże się z dojazdami w godzinach pozapracy z lokalizacji organizacji (miejsca zbiórki) do miejsca pracy w siedzibie organizacji. miejscu i z powrotem. Dodatki (dopłaty) z tytułu podróżnego charakteru pracy ustalane są dla pracowników w celu zwrotu kosztów związanych z ich ciągłym przemieszczaniem się (lub przeniesieniem przedsiębiorstwa), a także izolacją od stałego miejsca zamieszkania. Ponadto dodatki takie mogą być ustalane dla pracowników zatrudnionych w lokalizacjach znacznie oddalonych od siedziby przedsiębiorstwa, w związku z dojazdami poza godzinami pracy z tej lokalizacji do miejsca pracy w zakładzie i z powrotem.

Zgodnie z art. 7 ustawy nr 3356, w układzie zbiorowym należy uwzględnić kwestie wysokości dodatków za podróżny charakter pracy, a także kwestie organizacji innych płatności (dodatki, dodatki, premie itp.).

Procedura rejestracji podróży służbowych

W przedsiębiorstwach samowystarczalnych procedura obsługi oficjalnych podróży służbowych jest z reguły regulowana wewnętrznymi dokumentami administracyjnymi. Zwykle dzieje się to w następujący sposób. Osoba inicjująca – jest to albo sama osoba oddelegowana, albo jej bezpośredni przełożony (kierownik działu, warsztatu itp.) – sporządza notatkę skierowaną do kierownika przedsiębiorstwa, w której uzasadnia potrzebę odbycia konkretnej podróży służbowej . Po uzyskaniu zgody wydawane jest dla przedsiębiorstwa zamówienie (instrukcja) w sprawie podróży służbowej, które wskazuje nazwisko, imię i nazwisko, stanowisko oddelegowanego pracownika, miejsce podróży służbowej (miejscowość, przedsiębiorstwo), jego czas trwania i cel, dodatkowe ograniczenia (np. maksymalny koszt opłaty za nocleg, zakaz podróżowania samochodami SV itp.). Ponadto wskazane jest podanie w zamówieniu kalkulacji wysokości kosztów podróży, które należy wystawić oddelegowanemu pracownikowi z wyprzedzeniem. Pracownik delegowany zapoznaje się z podpisanym zleceniem, otrzymuje delegację służbową i zaliczkę. Odnośnie wydania zaliczki na wyjazd służbowy należy zaznaczyć, że wystawienie jej delegowanemu pracownikowi przed wyjazdem służbowym leży bezpośrednio w gestii pracodawcy. Ustalono to dla organizacji budżetowych (klauzula 4 instrukcji nr 59). Dla przedsiębiorstw samofinansujących się taka norma nie jest przewidziana w obowiązującym prawie, nie licząc obowiązku zwrotu poniesionych wydatków, o którym mowa powyżej. Jednocześnie w celu zapewnienia realizacji zadań produkcyjnych, w tym zadań związanych z wyjazdami służbowymi, przedsiębiorstwo ma prawo ustanowić obowiązek wypłacenia zaliczki przed podróżą służbową. Całkiem możliwe jest utrwalenie takiego obowiązku w dokumencie wewnętrznym, w szczególności w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych.

Wydawanie środków i procedury raportowania

Zgodnie z klauzulą ​​2.11 Regulaminu nr 637 wydawanie środków pieniężnych na podróż służbową, podobnie jak każde inne wydawanie pieniędzy na konto, odbywa się zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy. Oznacza to, że dokonuje się go z kasy przedsiębiorstwa za pomocą zleceń kasowych (zestawów wydatków) lub poprzez przelew środków z rachunku bieżącego przedsiębiorstwa na bankową kartę płatniczą pracownika. Stwierdza się również, że emisja środków odbywa się wyłącznie pod warunkiem złożenia przez osobę odpowiedzialną raportu dotyczącego kwot otrzymanych wcześniej za raport. Obecnie obowiązuje formularz „Raport o vikoristannya koshtiv, vidyanikh na vidryadzhennia lub pіd zvіt” (zwany dalej „Raportem”) oraz procedura jego wypełniania, zatwierdzona zarządzeniem nr 845.

Zgodnie z ust. 170 ust. 9 ust. 2 ust. 170 ust. 9 art. 170 Ordynacji podatkowej formę raportu ustala organ regulacyjny. W akapicie tym wskazano również, że Raport składa się przed końcem piątego dnia bankowego następującego po dniu, w którym pracownik zakończył podróż służbową. W przypadku salda niewydanych środków należy je zwrócić do kasy lub zaksięgować na bieżącym rachunku bankowym przedsiębiorstwa przed lub po złożeniu Raportu. Odrębne terminy ustalono także w przypadku, gdy wydanie środków na poczet protokołu odbywało się przy użyciu bankowych kart płatniczych, czeków bankowych lub osobistych. Jeżeli w trakcie podróży służbowej osoba odpowiedzialna korzystająca z kart płatniczych otrzyma gotówkę, wówczas złożenie Raportu i zwrot niewykorzystanej kwoty musi nastąpić przed końcem trzeciego dnia bankowego po zakończeniu podróży służbowej (paragraf „a” klauzula 170.9.3 klauzula 170.9 artykuł 170 Ordynacji podatkowej ). Jeżeli w czasie podróży służbowej zgłaszający korzystał z kart płatniczych do dokonywania płatności bezgotówkowych, a termin na złożenie Zgłoszenia nie przekracza 10 dni bankowych, przedsiębiorca zatrudniający, z ważnych powodów, ma prawo przedłużyć ten termin do 20 dni roboczych (w celu ustalenia przyczyn rozbieżności między odpowiednimi dokumentami sprawozdawczymi) (pkt „b” klauzula 170.9.3 klauzula 170.9 art. 170 kodeksu podatkowego).

Ograniczenia w płatnościach gotówkowych

Zgodnie z klauzulą ​​2 ust. 3 rozporządzenia nr 637 przedsiębiorstwa (przedsiębiorcy) mają prawo dokonywać rozliczeń pieniężnych między sobą i/lub osobami fizycznymi w ciągu jednego dnia przy użyciu jednego lub większej liczby dokumentów płatniczych w ramach limitów kwot rozliczeń pieniężnych ustalonych zgodnie z ust. 1 Rozporządzenia nr 210 Należy zaznaczyć, że ograniczenie to nie dotyczy wykorzystania środków wydanych na podróż służbową. Jest to również zapisane w klauzuli 2.3 regulaminu nr 637. Jeżeli w okresie pobytu w podróży służbowej osoba odpowiedzialna musiała wydawać pieniądze na potrzeby produkcyjne (ekonomiczne) przedsiębiorstwa, ograniczenie dotyczy tylko kwoty takich pieniędzy. Dlatego taką operację można przeprowadzić w ciągu 10 000 UAH. (maksymalna kwota wpłat gotówkowych przedsiębiorstw (przedsiębiorców) między sobą, liczba przedsiębiorstw (przedsiębiorców) nie jest ograniczona).

Funkcje wydawania środków podczas podróży służbowych za granicą

W przypadku wyjazdów służbowych za granicę zaliczkę w walucie obcej na pokrycie kosztów podróży, a także wydatków na reprezentację przedsiębiorstwo udziela z rachunku bieżącego otwartego w walucie obcej (klauzula 2.1 Regulaminu nr 200). Zgodnie z klauzulą ​​2.2 niniejszego Regulaminu emisja odbywa się na podstawie wniosku o wydanie gotówki, pełnomocnictwa przedstawicielowi przedsiębiorstwa do odbioru waluty obcej w kasie banku, a także pisma obliczenia wydatków ze wskazaniem nazwiska, imienia i patronimiki oddelegowanego (innych osób) wyjeżdżającego za granicę.

Firma ma również prawo wykupić czeki podróżne na kwotę wydatków na podróże i rozrywkę; w tym celu konieczne jest sporządzenie wniosku w dowolnej formie oraz dostarczenie dokumentów podanych powyżej (klauzula 2.3 Regulaminu nr 200) .

Jeżeli podróż służbowa odbywa się pojazdem znajdującym się w bilansie przedsiębiorstwa (lub wynajętym), wówczas przedsiębiorstwo takie ma również prawo do wykorzystania środków pieniężnych w walutach obcych z rachunków bieżących na pokrycie kosztów eksploatacji związanych z eksploatacją pojazdów za granicą (klauzula 3.1 Regulaminu nr 200). W takim przypadku należy złożyć w banku następujące dokumenty:

• wniosek o wypłatę gotówki;
• pełnomocnictwo dla przedstawiciela przedsiębiorstwa do odbioru walut obcych w kasie banku;
• list fakturowy, który wskazuje: cel wyjazdu; nazwisko, imię i patronimik (jeśli występuje) osoby eksportującej gotówkę w celu pokrycia kosztów operacyjnych, kalkulacja kosztów operacyjnych związanych z serwisowaniem pojazdów za granicą (klauzula 3.2 Regulaminu nr 200).

Należy zaznaczyć, że podczas podróży służbowej za granicę pracownik nie może dokonywać transakcji nabycia jakichkolwiek składników majątku za gotówkę w walucie obcej, gdyż transakcje te mają charakter handlowy. A płatności w ramach obrotów handlowych dokonywane są wyłącznie za pośrednictwem uprawnionych banków (art. 7 dekretu nr 15-93).

Saldo środków pieniężnych w walucie obcej niewykorzystanych po zakończeniu podróży służbowej należy wpłacić bezpośrednio na rachunek bieżący w walucie obcej w terminie pięciu dni bankowych od dnia wpisania ich do kasy przedsiębiorstwa, po czym można je wykorzystać; przedsiębiorstwo wyłącznie w podobnych celach (tj. podróż służbowa i/lub wydatki operacyjne pojazdów za granicą) lub sprzedane (klauzula 8.4 Regulaminu nr 200, klauzula 11 sekcji III Regulaminu nr 281). Jeżeli pracownik będący rezydentem Ukrainy podczas zagranicznej podróży służbowej wykorzystał własne środki pieniężne, zwrot kosztów następuje w równowartości hrywien według kursu Narodowego Banku Ukrainy obowiązującego w momencie płatności. Wyjątek stanowią pracownicy niebędący rezydentami, którym na ich wniosek można dokonać płatności zarówno w walucie obcej, jak i w walucie Ukrainy (klauzula 2.5 Regulaminu nr 200).

Dokumenty potwierdzające podróże służbowe i poniesione wydatki

Należy zauważyć, że zarządzenie nr 260, które zatwierdziło formularz „Potwierdzenie przebudowy”, straciło ważność w 2011 r. Dlatego przedsiębiorstwa mają prawo do samodzielnego opracowywania i stosowania formularzy dokumentów pierwotnych (klauzula 2.7 Regulaminu nr 88) . W szczególności może to być zaświadczenie zawierające dane dotyczące delegacji delegacji z zamówienia. Można także skorzystać z osobnego formularza z informacjami o przyjeździe i wyjeździe. Takie znaki, poświadczone podpisami i pieczęciami w miejscach podróży służbowej, pozwolą na ustalenie faktycznego czasu pobytu w podróży służbowej. Oprócz tych dokumentów potwierdzeniem mogą być rachunki hotelowe, bilety komunikacyjne, inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, a także czas spędzony w podróży służbowej. Przykładowo dla kierowców i spedytorów mogą to być listy przewozowe z adnotacją o odbiorze towaru, list przewozowy na samochód ciężarowy (jeśli jest dostępny) – obecnie formularz ten nie jest obowiązkowy, jednak przedsiębiorstwa mają prawo z niego skorzystać.

Wysokość diety dziennej ustala się w następujący sposób:

• podczas podróży służbowej na terenie Ukrainy oraz do krajów, do których wjazd obywateli Ukrainy na terytorium nie wymaga wizy – zgodnie z poleceniem przedsiębiorstwa odbywającym podróż służbową i odpowiednim dokumentem pierwotnym;
• w przypadku podróży służbowej do krajów, których terytorium jest wjazdowe na podstawie wizy – zgodnie z poleceniem podróży służbowej i adnotacją upoważnionej osoby Państwowej Straży Granicznej Ukrainy w paszporcie międzynarodowym lub dokumencie go zastępującym. W przypadku braku odpowiednich dokumentów potwierdzających lub ocen Państwowej Służby Granicznej Ukrainy, kwotę diety dziennej wlicza się do przedmiotu podatku dochodowego od osób fizycznych.

Księgowanie kosztów podróży służbowych

Zgodnie z przepisami PBU 16 wydatki na podróże służbowe są kosztami okresu sprawozdawczego i w zależności od przynależności pracownika do odpowiedniego działu przedsiębiorstwa mogą być zaliczane do następujących wydatków:

• koszt sprzedanych towarów (pracy, usług) jako inne wydatki bezpośrednie, które można przypisać do określonego przedmiotu kosztowego (klauzule 11, 14 PBU 16), jeżeli oddelegowani pracownicy są np. Regulatorami sprzętu podczas świadczenia usług bezpośrednio na budowie, budowniczymi podczas wykonywania prac instalacyjnych budowlanych itp.;
• ogólna produkcja podczas podróży służbowych personelu zakładów i warsztatów (klauzula 15.1 PBU 16);
• administracyjne, jeżeli w zarządzanie i utrzymanie przedsiębiorstwa zaangażowani są pracownicy oddelegowani (klauzula 18 PBU 16);
• koszty sprzedaży w przypadku wyjazdów służbowych pracowników sprzedaży (art. 19 PBU 16).

Do rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi, w tym wydatków na podróże służbowe, Instrukcja nr 291 przewiduje subkonto 372 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi”. Subkonto Dt 372 odzwierciedla wydawanie środków na raportowanie i/lub zwrot poniesionych wydatków, Kt - dane zgodnie z zatwierdzonymi raportami zaliczkowymi, a także zwrot środków do kasy przedsiębiorstwa i/lub potrącenie z wynagrodzenia. Główna korespondencja rachunków odzwierciedlająca wydatki poniesione w związku z podróżami służbowymi to:

• Subkonta Dt 372 - Subkonta Kt 301 (311) - przy wydawaniu środków w hrywienach w celu raportowania i/lub zwrotu poniesionych wydatków;
• Subkonta Dt 372 - Subkonta Kt 302 (312) - przy wydawaniu środków w walucie obcej na potrzeby raportowania;
• Konta Dt 23, 91, 92, 93 - Subkonto Kt 372 - poniesione wydatki (diety dzienne, podróże, zakwaterowanie, ubezpieczenie itp.) są uwzględniane jako część wydatków okresu sprawozdawczego;
• Podkonta Dt 203, 205, 207, 209 - Podkonto Kt 372 - odzwierciedla zakup zaopatrzenia na potrzeby biznesowe podczas podróży służbowej;
• Subkonto Dt 641/VAT - Subkonto Kt 372 - odzwierciedla kwotę podatku VAT od poniesionych wydatków;
• Subkonto Dt 661 - Subkonto Kt 372 - odliczenie niewykorzystanych środków z wynagrodzenia.

Rozliczanie podatkowe kosztów podróży służbowych

Podatek dochodowy

Należy zaznaczyć, że podmioty gospodarcze niefinansujące się ze środków budżetowych mogą samodzielnie ustalać wysokość codziennych wydatków. Decyzja taka musi być wskazana w dokumentach wewnętrznych (umowa zbiorowa, Regulamin podróży służbowych) lub w zleceniu wyjazdu. Należy jednak pamiętać, że dla celów rachunkowości podatkowej kwoty diet przekraczają normy określone w ust. 170 ust. 9 ust. 1 ust. 170 ust. 9 art. 170 Ordynacji podatkowej podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Do podatku dochodowego od osób fizycznych nie są wliczane dzienne wydatki w następujących kwotach:

• podczas podróży służbowej na terytorium Ukrainy - nie więcej niż 0,2 płaca minimalna ustalona na dzień 1 stycznia roku sprawozdawczego za każdy dzień kalendarzowy podróży służbowej;
• podczas wyjazdu zagranicznego – nie więcej niż 0,75 płaca minimalna.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2015 roku płaca minimalna wynosiła 1218 UAH W związku z tym maksymalna dieta dzienna na terytorium Ukrainy wynosi obecnie 243,60 UAH.(1218 × 0,2), podczas podróży zagranicznych - 913,50 UAH.(1218 × 0,75).

W akapicie „a” ust. 170 ust. 9 ust. 1 ust. 170 ust. 9 art. 170 Ordynacji podatkowej zawiera wykaz wydatków związanych z podróżami służbowymi, których kwoty nie stanowią dochodu, a zatem podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Należą do nich: koszty podróży (w tym rezerwacja biletów komunikacyjnych i przewóz bagażu) do i z miejsca podróży służbowej, a także na miejscu podróży służbowej (w tym wynajętym transportem); pokrycie kosztów utrzymania w hotelach (motelach) oraz wydatków na wyżywienie lub usługi domowe (pranie, sprzątanie, reperowanie i prasowanie odzieży, bielizny, obuwia), wydatki na wynajem innych lokali mieszkalnych; płatność za rozmowy telefoniczne; rejestracja paszportów zagranicznych, zezwoleń na wjazd (wyjazd); wydatki na ubezpieczenie obowiązkowe, inne udokumentowane wydatki związane z zasadami wjazdu i pobytu na miejscu podróży służbowej, w tym podatki i opłaty należne w związku z tymi wydatkami.

Ponadto wszystkie wymienione wydatki nie podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych tylko wtedy, gdy istnieją odpowiednie dokumenty potwierdzające:

• bilety transportowe lub faktury za przejazd (kwity za bagaż), w tym bilety elektroniczne, jeśli posiadasz kartę pokładową oraz dokument potwierdzający opłacenie wszystkich rodzajów transportu (w tym lotów czarterowych);
• faktury otrzymane od hoteli (moteli) lub od innych osób świadczących usługi noclegowe i noclegowe (w tym rezerwacje), polisy ubezpieczeniowe itp. Nieudokumentowane wydatki na podróże są wyróżniane osobno: obejmują wydatki na wyżywienie i finansowanie innych potrzeb osobistych (wydatki dzienne) .

Zgodnie z ust. 164 ust. 2 pkt 11 ust. 164 ust. 2 art. 164 Ordynacji podatkowej do dochodu podlegającego opodatkowaniu zalicza się także kwotę nadmiernie wydatkowanych środków otrzymanych w trakcie podróży służbowej i niezwróconych w ustalonym terminie. Zarówno wielkość, jak i terminy są określone w paragrafie 170.9 art. 170 Kodeks podatkowy.

Mianowicie do dochodu podlegającego opodatkowaniu zalicza się kwoty środków nadmiernie wydanych i niezwróconych w terminie oraz następujące wypłaty: diety dzienne za przekroczenie ustalonych kwot maksymalnych (243,60 UAH, 913,50 UAH); dieta dzienna w całości w przypadku braku odpowiednich dokumentów podstawowych i ocen Państwowej Służby Granicznej Ukrainy; wydatki na podróż, zakwaterowanie, rozmowy telefoniczne, rejestrację paszportów zagranicznych i inne wydatki poniesione w związku z podróżą służbową, w przypadku braku uzupełniających dokumentów pierwotnych.

Podstawa podatku dochodowego od osób fizycznych w przypadku nadmiernie wydanych środków wydanych na podróż służbową i przedterminowo zwróconych przedsiębiorstwu, zgodnie z art. 164 ust. 5 art. 164 Ordynacji podatkowej należy zwiększyć o współczynnik naturalny wynoszący 1,176471 przy stawce podatku dochodowego od osób fizycznych wynoszącej 15% i 1,25 przy stawce podatku dochodowego od osób fizycznych wynoszącej 20%. W raporcie na formularzu nr 1DF, zatwierdzonym zarządzeniem nr 4, taki podatek dochodowy i dochodowy od osób fizycznych jest odzwierciedlony poprzez przypisanie kodu 118 „Koszty, płatnik wycofał składkę na utrzymanie lub utrzymanie, w tym kwotę wydaną i nie został zwrócony z linii określonej przez prawo (podpunkt 164.2.11 paragraf 164.2 artykułu 164 i akapit 165.1.11 paragrafu 165.1 artykułu 165 sekcji IV Kodeksu).” Jeśli chodzi o termin przekazania podatku dochodowego od osób fizycznych do budżetu, należy kierować się ust. 168 ust. 1 pkt 4 ust. 168 ust. 1 art. 168 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że w przypadku naliczenia (wypłacenia) dochodu w formie niepieniężnej lub zapłaty z kasy w gotówce, podatek dochodowy od osób fizycznych wpłacany jest do budżetu w następnym dniu bankowym po takim naliczeniu (zapłacie). W tym przypadku – w ciągu następnego dnia bankowego po zatwierdzeniu raportu zaliczkowego.

Spotkanie wojskowe

Zgodnie z ust. 1 ust. 16 ust. 1 ust. 10 działu XX Ordynacji podatkowej płatnikami służby wojskowej są osoby określone w art. 162 ust. 1 art. 162 tego Kodeksu, w szczególności osoby będące rezydentami uzyskujące dochody ze źródła pochodzenia na Ukrainie.

Podatnik osiągający (wypłacający) dochód podlegający opodatkowaniu na rzecz płatnika jest obowiązany potrącić na swój koszt od kwoty tego dochodu opłatę, stosując stawkę opłaty w wysokości 1,5% (klauzula 168 ust. 1 pkt 1, ust. 168 ust. 1 art. 168 ustawy o podatku VAT). Kod podatkowy).

Jak wskazano powyżej, instytucje i organizacje, które nie są finansowane ze środków budżetowych, mogą ustalać wysokość diety dziennej według własnego uznania. Jednocześnie kwotę przekraczającą maksymalną dietę dzienną na terytorium Ukrainy (243,60 UAH) i za granicą (913,50 UAH) należy uznać za inne płatności (wyrównawcze), które naliczają się (wypłacają, przekazują) płatnikowi w związku ze stosunkami pracy. Płatności takie podlegają obowiązkowi wojskowemu. W związku z tym kwota, o którą zwiększa się wysokość dziennych kosztów podróży ponad normy ustalone na podstawie decyzji kierownictwa, podlega na zasadach ogólnych obowiązkowi wojskowemu.

Ponadto kwota nadmiernie wydanych środków otrzymanych przez płatnika podatku w podróży służbowej lub na konto i niezwróconych w terminach określonych przez prawo, których wysokość oblicza się zgodnie z klauzulą ​​170 ust. 9 art. 170 Ordynacji podatkowej (klauzula 164.2.11, klauzula 164.2 art. 164 Kodeksu). Tym samym kwota nadmiernie wydanych środków otrzymanych przez podatnika z tytułu podróży służbowej lub zgłoszenia i niezwróconych w terminach określonych ustawą podlega opodatkowaniu podatkiem wojskowym.

Pojedyncza składka na ubezpieczenie społeczne

Podstawę naliczania jednolitych składek na ubezpieczenia społeczne określa art. 7 ustawy nr 2464, zgodnie z którą w szczególności Zunifikowane Ubezpieczenie Społeczne jest opodatkowane od kwoty naliczonych wynagrodzeń według rodzaju płatności, która obejmuje wynagrodzenia podstawowe i dodatkowe, inne świadczenia motywacyjne i kompensacyjne, w tym w naturze. Należy zaznaczyć, że pełną listę wpłat związanych lub niezwiązanych z funduszem wynagrodzeń określa Instrukcja nr 5. Zgodnie z tą Instrukcją koszty podróży, w tym diety dzienne (w całości), nie są wliczane do fundusz wynagrodzeń (s. 3.15 Instrukcji nr 5).

Ponadto kwestię konieczności naliczania i potrącania ESC na wydatki związane z podróżami służbowymi reguluje Wykaz nr 1170, zgodnie z którym diety dzienne w całości, koszty podróży, wynajem mieszkania należą do tych płatności, za które nie nalicza się ESC ( ust. 6 działu I wykazu nr 1170).

Podatek dochodowy

Począwszy od 01.01.2015 r., zgodnie ze zmianami wprowadzonymi ustawą nr 71 do Ordynacji podatkowej, przedmiotem opodatkowania jest zysk, który ustala się poprzez korektę wyniku finansowego wyliczonego w sprawozdaniu finansowym zgodnie z PBU lub MSSF z tytułu różnic podatkowych (klauzula 134.1.1 s. 134.1 art. 134 kodeksu podatkowego). Ordynacja podatkowa nie przewiduje korekty wyniku finansowego z tytułu podróży służbowych. W związku z tym przy ustalaniu wyniku finansowego cała kwota kosztów podróży wykazana w księgach rachunkowych zaliczana jest do wydatków. Oznacza to, że przy obliczaniu przedmiotu opodatkowania podatkiem dochodowym kwotę diety dziennej wlicza się do wydatków przedsiębiorstwa według danych księgowych bez ograniczeń.

Rozważmy procedurę rejestrowania wydatków związanych z podróżami służbowymi na przykładach warunkowych.

Przykład 1. Pracownik działu sprzedaży firmy Stroymashkomplekt LLC (Połtawa) – kierownik sprzedaży V.D. Prikhodko został oddelegowany zgodnie ze zleceniem do przedsiębiorstwa w Równem w celu zawarcia umów na wysyłkę produktów. Przed wyjazdem służbowym w dniu 31 lipca 2015 roku oddelegowany otrzymał zaliczkę na poczet kosztów podróży w wysokości 10 000 UAH.

Zgodnie z postanowieniem czas trwania podróży służbowej wynosił 12 dni kalendarzowych, od 3 do 14 sierpnia 2015 roku, co odpowiada danym wynikającym z biletów podróżnych i rachunków hotelowych. Zgodnie z raportem zaliczkowym złożonym w dniu 17 sierpnia 2015 roku koszty utrzymania wyniosły 2250 UAH z VAT 20% - 375 UAH, co zostało potwierdzone fakturami hotelowymi oraz czekami z RPO. Koszty podróży wyniosły 540 UAH, w tym VAT 20% - 90 UAH. Dieta dzienna w podróży służbowej – 6000 UAH. (500×12) (zgodnie z poleceniem dyrektora wypłacane są diety dzienne w wysokości od 400 do 600 UAH, w zależności od kategorii personelu). Saldo niewydanych środków w wysokości 1210 UAH. powrócił do kasy 17 sierpnia 2015 roku.

Biorąc pod uwagę, że diety dzienne są wypłacane w wysokości wyższej niż przewidziana w klauzuli 170 ust. 9 art. 170 Ordynacji podatkowej kwota zapłacona powyżej tej kwoty stanowi podstawę naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych oraz cła wojskowego. Zgodnie z warunkami przykładu podstawą opodatkowania jest kwota 3076,80 UAH. ((500 - 243,60) × 12). W związku z tym kwota podatku dochodowego od osób fizycznych wynosi 542,96 UAH. (3076,80 × 1,176471 × 15%), podatek wojskowy - 46,15 UAH. (3076,80 × 1,5%).

Odzwierciedlenie transakcji w rachunkowości przedsiębiorstwa przedstawiono w tabeli. 1.

Tabela 1

		Księgowość			Rachunkowość podatkowa
				Kwota, UAH
	Wydatki wykazywane są zgodnie z raportem zaliczkowym (1875 + 450 + 6000)
	Podatek VAT jest wykazywany jako część ulgi podatkowej zgodnie z rachunkami hotelowymi i biletami komunikacyjnymi
	Niewydane środki zostały przekazane do kasy spółki
	Naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych podlegający odliczeniu od wynagrodzenia za sierpień 2015 roku
	Naliczono cło wojskowe podlegające potrąceniu z wynagrodzenia za sierpień 2015 roku
	Podatek dochodowy od osób fizycznych przeniesiony do budżetu
	Podatek wojskowy przeniesiony do budżetu

Przykład 2. Retail Fresh LLC (Kijów) wysłał zastępcę dyrektora Zhmurenko V.I. w podróż służbową do Japonii w dniu 29 lipca 2015 r. na okres 8 dni (do 5 sierpnia 2015 r. Przed podróżą służbową, w dniu 28 lipca 2015 r. został wydany). zaliczka na podróż (lot) oraz dieta za dwa dni w wysokości 1600 dolarów. Następnie w dniu 30 lipca 2015 roku przekazano zaliczkę w wysokości 1850 USD.

Po powrocie z podróży służbowej w dniu 08.06.2015 r. złożono protokół zaliczkowy wraz z dokumentami uzupełniającymi, w tym kserokopią stron paszportu międzynarodowego z odpowiednimi znakami Państwowej Służby Granicznej Ukrainy w dniu 29.07.2015 r. oraz 08.05.2015 Koszt przelotu wyniósł 1500 dolarów, zakwaterowanie – 1000 dolarów, dieta dzienna na czas podróży służbowej – 800 dolarów. po cenie 100 dolarów. za dzień podróży służbowej**, łącznie według raportu zaliczkowego - 3300 dolarów.Pozostał nieużywanygotówką w wysokości 150 dolarów. (3450 - 3300) został zwrócony w dniu 08.06.2015 do kasy przedsiębiorstwa. Oficjalny kurs walutowy (warunkowo) Narodowego Banku Ukrainy na dzień 28 lipca 2015 roku wynosił 22,06 UAH. za 1 dolara, stan na dzień 30.07.2015 r. - 22,07 UAH, stan na dzień 08.06.2015 r. - 21,57 UAH.

Odzwierciedlenie transakcji w rachunkowości przedsiębiorstwa przedstawiono w tabeli. 2.

Tabela 2

		Księgowość			Rachunkowość podatkowa
	Z kasy wystawiono zaliczkę na pokrycie kosztów podróży			1600 dolarów 35.296,00 UAH. (1600 × 22,06)
	Środki zostały przelane na bankową kartę płatniczą z bieżącego rachunku walutowego			1850 dolarów 40.829,50 UAH. (1850 × 22,07)
	Wydatki wykazywane są według raportu zaliczkowego z dnia 08.06.2015r.			3300 dolarów 72 890 UAH.
	Niewydane środki w walucie obcej zostały zwrócone do kasy przedsiębiorstwa			150 dolarów 3235,50 UAH. (150 × 21,57)

*Kodeks podatkowy nie przewiduje żadnych ograniczeń w zakresie uwzględniania kwot diet dziennych w kosztach przy kształtowaniu wyniku finansowego.
**Opracowane w przedsiębiorstwie regulacje dotyczące podróży służbowych przewidują wypłatę diet dziennych w wysokości od 30 do 200 dolarów. w zależności od kraju podróży.