Cel funkcji i zasady funkcjonowania pracy biurowej przedsiębiorstwa. Zasady pracy biurowej. Dokumenty pisane na maszynie

06.12.2023

Praca biurowa jest gałęzią działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami urzędowymi.

Główne zadania pracy biurowej można nazwać:

· Tworzenie dokumentów, czyli utrwalanie ich na dowolnym nośniku;
· Przekazywanie dokumentów w celu ich późniejszej realizacji lub podjęcia decyzji w ich sprawie;
· Rejestracja dokumentów w celu sprawowania kontroli nad ich wykonaniem;
· Systematyzacja i przechowywanie dokumentów, szybkie wyszukiwanie dokumentów w razie potrzeby.

Zasady pracy biurowej:

· Sprawność w sporządzaniu i przekazywaniu dokumentu;
· Wysoka jakość dokumentów;
· Optymalny obieg dokumentów (praktyczność dokumentów, niedopuszczalność ich wielokrotnego powielania i biurokracja podczas przepływu itp.);
· Tam, gdzie to możliwe, technologie wymiany informacji bez dokumentów papierowych

Wyróżnia się trzy formy organizacji pracy biurowej:

· scentralizowany,
· zdecentralizowany
· mieszane.

Przy scentralizowanej formie organizacji pracy biurowej wszystkie operacje związane z przetwarzaniem dokumentów są skoncentrowane (scentralizowane) w jednym centrum dla całej instytucji - biura, działu ogólnego lub sekretarki.

Forma zdecentralizowana polega na rozproszeniu działalności biurowej pomiędzy działami strukturalnymi instytucji; Ponadto każdy z nich wykonuje stosunkowo jednorodny zestaw czynności biurowych. Zdecentralizowanej formy organizacji pracy biurowej, w której prace biurowe realizowane są w różnych działach strukturalnych instytucji, nie należy mylić ze strukturą organizacyjną służby pracy biurowej, która ma wyspecjalizowane jednostki: ekspedycje, biura maszynowe, kontrole grupy itp.

W formie mieszanej operacje realizowane są centralnie (przyjmowanie, rejestracja, kontrola, reprodukcja dokumentów) i zdecentralizowane (usługi referencyjne i informacyjne, przechowywanie dokumentów, tworzenie plików).

Formę organizacji pracy biurowej dobiera się biorąc pod uwagę wielkość instytucji, wielkość przepływu dokumentów i skład działów strukturalnych. W małych instytucjach (kiedy dokumentacja prowadzona jest bezpośrednio w wydziałach), jak i w rozproszonych geograficznie (zlokalizowanych np. w różnych rejonach dużego miasta) wybierana jest forma scentralizowana. Większość instytucji i organizacji stosuje mieszaną formę organizacji biura.

Najbardziej racjonalną formą organizacji poszczególnych procesów i operacji biurowych jest centralizacja, gdyż pozwala ona na: obniżenie kosztów funkcjonowania biura; usprawnić organizację pracy pracowników biurowych, a w szczególności wprowadzić jej standaryzację; zapewnić specjalizację i wymienność pracowników; stosować postępowe i produktywne środki techniczne; zapewnić jedność przywództwa organizacyjnego i metodologicznego. W nowoczesnych warunkach całkowita centralizacja usług pracy biurowej możliwa jest jedynie w stosunkowo małych instytucjach. W dużych instytucjach należy dążyć do celowej centralizacji poszczególnych funkcji pracy biurowej, takich jak przyjmowanie i wysyłanie dokumentów, rejestrowanie i monitorowanie wykonywania dokumentów, stenografia i drukowanie dokumentów, ich reprodukcja oraz metodyczne zarządzanie pracą biurową.

W małych placówkach, które nie posiadają wydziałów ogólnych ani działów pracy biurowej, obsługę pracy biurowej pełni sekretarz-asystent kierownika.

Jeśli organizacja lub instytucja ma dużą liczbę dokumentów, wprowadza się jednostkę strukturalną odpowiedzialną za pracę biurową: biuro, dział ogólny, dział pracy biurowej itp. Działalność tej jednostki strukturalnej znajduje odzwierciedlenie w specjalnie opracowanym regulaminie.

W celu uregulowania procesu pracy biurowej, ustalenia metod i sposobów tworzenia i przetwarzania dokumentów w organizacji, działy pracy biurowej opracowują instrukcje pracy biurowej, które ustalane są zarządzeniem kierownika instytucji. W świecie technologii komputerowej praca biurowa zaczęła tracić na popularności i została zastąpiona pracą biurową.

Obieg dokumentów w świecie technologii bez papieru. Struktura i elementy systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją

elektroniczny obieg dokumentów, biuro bez papieru

Wzrost przepływu informacji w nauce, biznesie, produkcji i kulturze wymaga pewnego rodzaju reakcji ze strony technologii informatycznych. Społeczeństwo zużywa ogromne ilości papieru, a informacja otrzymana na papierze jest mniej dynamiczna niż elektroniczna.

Idea technologii bez papieru istnieje już od kilkudziesięciu lat. Jednocześnie dziś możemy mówić jedynie o częściowej realizacji tego pomysłu.

Oto kilka powodów:

· Odbieranie informacji w formie elektronicznej wymaga przyzwyczajenia (można to nazwać raczej aspektem psychologicznym);
· Technologie bez papieru wymagają wszechstronnego wsparcia technicznego: odpowiedniej technologii komputerowej, linii komunikacyjnych o dużej przepustowości, zaawansowanych technologicznie algorytmów;

Technologie bezpapierowe wymagają wszechstronnego wsparcia prawnego (np. na Białorusi żaden urząd skarbowy nie przyjmie obecnie sprawozdania wyłącznie w formie elektronicznej, żaden sąd nie przyjmie umowy poświadczonej podpisem elektronicznym itp.).

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to zautomatyzowany, wieloużytkownikowy system, który towarzyszy procesowi zarządzania pracą organizacji o hierarchicznej strukturze w celu zapewnienia, że organizacja ta spełnia swoje funkcje. Zakłada się, że proces zarządzania opiera się na czytelnych dla człowieka dokumentach zawierających instrukcje, których powinni przestrzegać pracownicy organizacji.

Pod wpływem rozwoju technicznych środków komunikacji i technologii komputerowej praca biurowa szybko się poprawia. Wiele standardowych operacji dokumentacyjnych zyskało nową treść, a informatyzacja znacznie rozszerzyła zakres tej działalności. Wraz z rozwojem technologii komputerowej praca biurowa stała się dostępna dla każdego użytkownika, ponieważ stała się możliwa nie tylko samodzielna praca z różnego rodzaju dokumentami, ale także tworzenie archiwów elektronicznych do indywidualnego użytku.

Obszar wiedzy o procedurze tworzenia dokumentów i zasadach pracy z nimi to samodzielna dyscyplina tzw wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej (DOU), która zachowuje powiązania z teorią zarządzania społecznego. W aktach prawnych termin ten rozumiany jest tożsamy z pojęciem „praca biurowa” . Nie jest to do końca sprawiedliwe, gdyż zasady prowadzenia działalności w zarządzaniu różnią się od zasad prowadzonych w postępowaniach sądowych, w organach dochodzeniowych, u notariuszy i w innych dziedzinach.

Praca biurowa jest gałęzią działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami urzędowymi. W zależności od gałęzi działalności, w której obieg dokumentów urzędowych wyróżnia się pracę biurową kierowniczą i specjalną.

Praca w biurze zarządu regulowane przez system aktów prawnych. Prowadzi działalność z dokumentacją zarządczą: administracyjną, organizacyjną i referencyjną. Lista nazw spraw w organizacji jest zatwierdzona w specjalnej nomenklaturze. Systematyzacją tych zagadnień zajmują się placówki wychowania przedszkolnego, których działalność zazwyczaj zaliczana jest do pomocniczej, pełniącej funkcje kierownicze.

Specjalna praca biurowa jest regulowany przepisami prawa, których realizacja wiąże się z realizacją głównej funkcji instytucji lub organizacji: egzekwowania prawa, egzekwowania prawa, nadzoru, kontroli itp. Tworzenie i systematyzacja dokumentów w sprawach odbywa się według specjalnych zasady. Zakładanie spraw nie jest bezpośrednio związane z pracą biura zarządu.

Obowiązujące zasady pracy z dokumentami zarządczymi, kontrola nad ich przemieszczaniem i przechowywaniem, praca informacyjna z nimi oraz inne elementy pracy biurowej stwarzają warunki do optymalizacji działań zarządczych. W związku z tym racjonalna organizacja obsługi dokumentacji jako całości może znacząco zwiększyć efektywność całego procesu zarządzania.

Zasady organizacji pracy biurowej, jak w każdej innej dziedzinie działalności człowieka, określają zasady wstępne i zasady ogólne. Podstawowe zasady obejmują:

1. Zasada unifikacji, co oznacza sprowadzenie przedmiotu do jednej formy, systemu. Proces unifikacji wyraża się w stworzeniu najogólniejszego, uniwersalnego modelu, stosowanego do szeregu obiektów o pewnych wspólnych cechach. W oparciu o tę zasadę opracowywane są zasady wykonywania czynności dokumentacyjnych we współczesnej pracy biurowej. Zasady te mają charakter ogólny dla ministerstw liniowych i są określone w ich aktach normatywnych i metodologicznych.

2. Zasada standaryzacji, wyrażający się w ustanowieniu i zastosowaniu standardu jako modelu. Standaryzacja to najwyższy stopień ujednolicenia, wyrażony w obowiązkowej formie prawnej. Choć oba procesy są ze sobą powiązane, standaryzacja i unifikacja nie są tożsame. Jako dokument normatywny i metodologiczny norma to zbiór norm, zasad i wymagań dotyczących przedmiotu normalizacji, zatwierdzony przez właściwy organ. W Rosji politykę państwa w dziedzinie normalizacji prowadzi Komitet Federacji Rosyjskiej ds. Normalizacji, Metrologii i Certyfikacji.

3. Zasada systematycznej regulacji normatywnej i metodologicznej pracy biurowej. Spójność jest podstawą do ustalenia jednolitych wymagań w zakresie organizacji pracy biurowej. Struktura aktów prawnych, wykonawczych i metodologicznych dotyczących pracy biurowej opiera się na ich hierarchii i kompetencjach. W rezultacie powstaje system wsparcia normatywnego i metodologicznego.

4. Zasada centralizacji organów kontrolnych i metodologicznego wsparcia pracy urzędu, odzwierciedlając wagę odpowiednich funkcji w systemie rządzenia i zarządzania. Centralnym organem kontroli świadczenia pracy biurowej w Federacji Rosyjskiej jest Gosstandart, a kontroli metodologicznej Rosarkhiw.

5. Zasada decentralizacji pracy biurowej, co przejawia się w tym, że każde ministerstwo, departament, instytucja, przedsiębiorstwo samodzielnie ustala zadania usług wychowania przedszkolnego w swoich jednostkach strukturalnych. Zasada ta jest zapisana w Standardowej Instrukcji Pracy Biurowej. Jednocześnie departamentalne dokumenty normatywne i metodologiczne (instrukcje) nie powinny być z tym sprzeczne tylko w głównych przepisach.

Opracowanie i wdrożenie zasad naukowej organizacji pracy biurowej jest zadaniem całego społeczeństwa i państwa, gdyż ich stosowanie stwarza warunki do ograniczania ilości dokumentów i marnowania czasu poświęconego na ich przetwarzanie. Brak pewnej jednolitości w pracy z dokumentami prowadzi do biurokracji, do arbitralnego zwiększania liczby dokumentów, ich form i przeznaczenia.

W procesie rozwoju pracy biurowej powstała ujednolicona terminologia dla tego rodzaju działalności. Najczęstsze terminy są następujące.

Dokumentacja– utrwalanie informacji na różnych nośnikach w określonej formie. Polega na jakiejś formie prezentacji informacji. Jednocześnie proces zapisywania informacji musi zapewniać jej przechowywanie na jakimś stałym nośniku - papierze, polimerze, nośniku optycznym, magnetycznym itp.

Informacja– informacje o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesach, niezależnie od formy ich przedstawienia. Zakłada obecność źródła informacji, materialnego nośnika informacji, nadajnika informacji, odbiorcy oraz kanału komunikacyjnego pomiędzy źródłem a odbiorcą. W pracy biurowej w odniesieniu do pojęcia „informacji” najważniejsze jest jej utrwalenie, a forma jej prezentacji (grafika, druk, nagranie na taśmę itp.) jest drugorzędna.

Zasoby informacyjne– pojedyncze dokumenty, poszczególne zbiory dokumentów oraz dokumenty i tablice dokumentów w systemach informatycznych: bibliotekach, archiwach, funduszach, bazach danych i bankach danych. Tworzenie i wykorzystanie zasobów informacyjnych w Federacji Rosyjskiej jest sferą regulacji państwowych.

Dokument– informacje zapisane na nośniku materialnym, zawierające szczegóły umożliwiające ich identyfikację. Dla dokumentu ważna jest forma przedstawienia informacji. Formę tę zapewnia obecność szeregu szczegółów, których kombinacja na dokumencie pozwala na zaklasyfikowanie informacji jako dokumentów określonego rodzaju i celu, czyli identyfikacji informacji.

Szczegóły dokumentu– obowiązkowy element projektu dokumentu urzędowego. Obowiązujący standard dokumentacji zarządczej wskazuje na ściśle określone umiejscowienie szczegółów w dokumencie. Jednak tylko niektóre szczegóły są obowiązkowe i nadają dokumentowi moc prawną.

Oficjalne dokumenty– są to dokumenty utworzone przez osoby prawne lub osoby fizyczne, sporządzone i poświadczone w określony sposób. Koncepcja dokumentu może mieć szerokie zastosowanie, np. w edytorze tekstu Word każdy plik jest dokumentem. Dokument urzędowy staje się oficjalny dopiero po jego pełnym przygotowaniu i poświadczeniu, to znaczy po wypełnieniu niezbędnych szczegółów.

Moc prawna dokumentu- właściwość dokumentu urzędowego nadana mu przez obowiązujące ustawodawstwo, kompetencje organu, który go wydał oraz ustaloną procedurę wykonania.

Dokument archiwalny- dokument zachowany lub podlegający konserwacji ze względu na jego znaczenie dla społeczeństwa, a także mający wartość dla właściciela. Definicja odnosi się do każdego dokumentu na nośniku materialnym, który może być przechowywany zarówno w archiwach państwowych, jak i osobistych. Służby archiwalne w instytucjach stanowią niezależne jednostki strukturalne. Działalność archiwów reguluje odrębny od pracy biurowej system aktów prawnych, wykonawczych i metodologicznych.

Regulacje prawne pracy biurowej– To obszar kompetencji szeregu centralnych organów władzy i administracji państwowej. System tych organów ustala zasady, regulacje i standardy, które łącznie powinny zapewnić jednolity system prowadzenia dokumentacji na terytorium Federacji Rosyjskiej. System ten powinien zapewniać:

· obowiązkowe wstępne zasady pracy biurowej dla instytucji i organizacji, niezależnie od ich formy własności (na przykład język państwowy, w którym prowadzona jest praca biurowa, regulacje państwowe w zakresie korzystania z informacji i inne podstawowe przepisy);

· ustalenie podstawowych zadań i zasad w zakresie czynności dokumentacyjnych (np. tworzenie standardowych instrukcji, wzorów dokumentów i innych zagadnień);

· wspólne wymagania dotyczące dokumentacji w najważniejszych obszarach administracji publicznej (np. obronność, postępowanie sądowe, księgowość, stan cywilny, opieka zdrowotna, egzekwowanie prawa).

Podstawą jednolitego systemu ewidencji są postanowienia Konstytucji Federacji Rosyjskiej. Podstawą organizacji pracy biurowej są takie zasady, jak: prawo każdego do swobodnego poszukiwania, otrzymywania, przekazywania, tworzenia i rozpowszechniania informacji w jakikolwiek legalny sposób (art. 29 Konstytucji Federacji Rosyjskiej), prawo obywateli do osobistego składania wniosków , a także kierowanie indywidualnych i zbiorowych apeli do organów rządowych i samorządu terytorialnego (art. 33 Konstytucji Federacji Rosyjskiej) i szereg innych.

Aby usprawnić pracę z różnymi dokumentami, a także zapewnić odpowiednią interakcję z różnymi działami i instytucjami, tworzone są usługi wsparcia dokumentacji zarządczej, których zadaniem jest kontrola zasad pracy z dokumentami i wdrożenie jednolitego systemu ewidencji.

Usługa wsparcia dokumentacji zarządczej (usługa DOU) to strukturalna jednostka ministerstwa, departamentu, przedsiębiorstwa, organizacji lub instytucji. Jednostka ta odpowiada za monitorowanie zgodności z jednolitym systemem prowadzenia dokumentacji. W strukturze ministerstw i departamentów placówki wychowania przedszkolnego nazywane są zwykle: Departamentem Ogólnym lub Administracją Spraw. W Administracji Prezydenta Federacji Rosyjskiej podobna struktura nazywa się Departamentem Dokumentacji i Służb Informacyjnych Prezydenta Federacji Rosyjskiej. Niezależnie od nazwy, każda placówka wychowania przedszkolnego kieruje się podobnymi zasadami organizacji pracy z dokumentami, czyli wdraża jednolity system zarządzania biurem.

Cechą normatywno-metodologicznej regulacji pracy biurowej w systemie organów spraw wewnętrznych jest to, że poszczególne jej elementy wchodzą w zakres funkcji większości służb i wydziałów. Przykładowo wydział dyżurny jest niezależnym organem zarządzania operacyjnego władz powiatu i jednocześnie ma obowiązek dokumentowania szeregu zagadnień związanych z działalnością zarządczą. Jednak główne zadania pracy biurowej rozwiązują specjalne jednostki - sekretariaty (biura).

Sekretariat jest niezależną jednostką strukturalną w organach spraw wewnętrznych. Do głównych zadań sekretariatów należą zadania dokumentacyjne i organizacyjne.

Zadania dokumentacyjne związane z dokumentowaniem procesu zarządzania i organizacją pracy z dokumentami. Obejmują one:

· Przyjmowanie i rejestracja dokumentów przychodzących, wysyłanie dokumentów wychodzących;

· przekazanie menadżerowi dokumentów do rozpatrzenia i nałożenia uchwały, czyli krótkie wskazanie trybu wykonania dokumentu;

· przekazywanie dokumentów pracownikom – wykonawcom, co musi odbywać się za podpisem wykonawcy w dzienniku rejestracyjnym ze wskazaniem daty jego otrzymania;

· kontrola terminów realizacji dokumentów;

· prace informacyjne i referencyjne;

· opracowywanie (przygotowanie projektów dokumentów) i wytwarzanie dokumentów zgodnie z instrukcjami i instrukcjami kierownictwa, sporządzanie i wydawanie kopii;

· usystematyzowanie dokumentów w pracy biurowej zgodnie ze spisem dokumentów;

· przechowywanie dokumentacji w aktach (folderach), w których dokumenty ułożone są w porządku chronologicznym;

· zapewnienie bezpieczeństwa pieczęci, formularzy i stempli służących do rejestracji i poświadczania dokumentów urzędowych;

· tworzenie spraw zgodnie z nomenklaturą zatwierdzoną przez kierownika organu spraw wewnętrznych w bieżącej pracy urzędu (prowadzenie spraw przez cały rok kalendarzowy);

· przygotowanie dokumentów i akt do przekazania do archiwum, ze wskazaniem warunków ich przechowywania.

Zadania organizacyjne pracy biurowej związane z zagadnieniami optymalizacji procesów zarządzania i poszczególnych procedur zarządzania. Obejmują one:

· przygotowanie stanowiska pracy menadżera;

· utrzymanie standardowego sprzętu biurowego oraz akt informacyjnych i referencyjnych (automatycznych baz danych);

· organizacja przyjmowania gości;

· dzwonienie do pracowników zgodnie z poleceniami przełożonego;

· organizacja rozmów telefonicznych;

· wydawanie zaświadczeń telefonicznie;

· przygotowanie podróży służbowych;

· przygotowywanie spotkań, sesji oraz ich stenografii;

· przygotowanie materiałów informacyjnych i referencyjnych zgodnie z zaleceniami kierownictwa;

· szkolenie pracowników w zakresie technik zarządzania dokumentacją;

· wdrożenie narzędzi automatyzacji biura.

Zadania dokumentacyjne i organizacyjne stwarzają potrzebę tworzenia w ramach sekretariatów wyspecjalizowanych komórek zapewniających wykonanie i kopiowanie dokumentów, a także recepcji publicznej i innych struktur. O złożoności wykonywanych obowiązków decyduje ilość dokumentów krążących po sekretariatach. Dokumentacja administracyjna organu spraw wewnętrznych jest skupiona bezpośrednio w sekretariatach. Inne utworzone i otrzymane dokumenty (operacyjne, karne, referencje) przechowywane są w specjalnym zarządzaniu dokumentacją lub bezpośrednio w jednostkach strukturalnych.

Wstęp

O jakości i efektywności przedsiębiorstwa w dużej mierze decyduje wprowadzanie nowoczesnych rzeczy, takich jak sprzęt biurowy, który znacznie ułatwia i przyspiesza pracę personelu przedsiębiorstwa.

Działalności każdej organizacji towarzyszy tworzenie dokumentów. Sporządzanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami zapewnia ochronę interesów organizacji i zwiększa efektywność pracy menedżerskiej. Właściwa organizacja pracy z dokumentami polega przede wszystkim na podzieleniu ich na grupy ze względu na ich przeznaczenie oraz zasady przygotowania i wykonania. Dziś, w kontekście corocznego wielokrotnego wzrostu przepływów informacji, niemal niemożliwe jest wyobrażenie sobie jasnej interakcji pomiędzy firmami komercyjnymi, strukturami bankowymi, przedsiębiorstwami państwowymi i organizacjami bez nowoczesnej telekomunikacji i komunikacji.

Każdy dokument po zakończeniu zarządzania lub innych działań z nim związanych jest przechowywany w organizacji przez określony czas. Zastosowanie w zarządzaniu technologii informatycznych, które charakteryzują się dużą elastycznością, mobilnością i możliwością dostosowania się do różnych warunków pracy, jest niezbędnym warunkiem zwiększenia efektywności pracy menedżerskiej. Wraz z przejściem na komputerowe przetwarzanie dokumentacji biznesowej, znacząco wzrasta także efektywność pracy biurowej, jako integralnej części działań zarządczych.

O trafności tematu tej pracy decyduje fakt, że zasady organizacji pracy biurowej i pracy ze sprzętem biurowym w przedsiębiorstwie są już czymś nie tylko nowym, ale niezbędnym; trudno już wyobrazić sobie jakiekolwiek przedsiębiorstwo bez komputerów i drukarek , faksy i inne wsparcie techniczne, dzięki któremu prowadzona jest działalność przedsiębiorstwa.

Celem tej pracy jest poznanie zasad organizacji pracy biurowej i pracy ze sprzętem biurowym, podstaw pracy biurowej oraz określenie zaleceń usprawniających pracę w tym przedsiębiorstwie.

1. Znać teoretyczne podstawy pracy biurowej i pracy ze sprzętem biurowym;

2. Rozważmy znaczenie zarządzania biurem na przykładzie przedsiębiorstwa ORANGE TOUR LLC;

Praca składa się ze wstępu, trzech rozdziałów, zakończenia, spisu literatury i zastosowań.

Teoretyczne podstawy pracy biurowej i pracy ze sprzętem biurowym

Pojęcie i istota pracy biurowej

Termin „papierologia” charakteryzuje ogół prac związanych z dokumentowaniem działań zarządczych instytucji i organizowaniem w nich dokumentów. Pojęcie „dokumentu” definiuje informacje zapisane w jakikolwiek sposób w jakimkolwiek materiale, opublikowane lub otrzymane przez jakąkolwiek osobę fizyczną lub prawną, w dowolnej organizacji do wykorzystania w jej działalności. Zatem pojęcia „zarządzanie”, „informacja”, „praca biurowa”, „dokument” są ze sobą organicznie powiązane.

To nie przypadek, że autorzy badający ewolucję myśli o zarządzaniu rozpoczynają swoje opisywanie sumeryjskiego pisma na glinianych tabliczkach datowanego na trzecie tysiąclecie p.n.e. Te wczesne dokumenty zawierają informacje o transakcjach handlowych i prawach Sumeru, dostarczając dowodów na istnienie praktyk prowadzenia rejestrów i zarządzania w starożytnym świecie.

Rozwiązywanie problemów związanych z zarządzaniem dokumentacją we współczesnym okresie przeszło w krajach rozwiniętych dwa główne etapy. Pierwszy etap 1970-1980 W tamtym czasie większość autorów uważała, że „zarządzanie papierem” jest niepotrzebne i przestarzałe. Jednak drugi etap pracy biurowej pokazał, że przepływ „papieru” wzrasta i stwierdza się, że istnienie tradycyjnej pracy biurowej i przetwarzania dokumentów na komputerze będzie bardzo długie.

W warunkach szybkiego postępu, relacji rynkowych i konkurencyjnej gospodarki terminowe i prawidłowe rozwiązanie zadań strategicznych i taktycznych decyduje o żywotności firmy lub organizacji.

Udokumentowana informacja stanowi podstawę zarządzania; jego skuteczność opiera się w dużej mierze na wytwarzaniu i konsumpcji informacji. We współczesnym społeczeństwie informacja stała się pełnoprawnym zasobem produkcji, ważnym elementem życia społecznego i politycznego społeczeństwa. Jakość informacji determinuje jakość zarządzania. We współczesnych warunkach, aby poprawić efektywność zarządzania, należy zwrócić odpowiednią uwagę na usprawnienie pracy z dokumentami, gdyż każda decyzja zarządcza zawsze opiera się na informacjach, na oficjalnym dokumencie.

Organizacja pracy z dokumentami wpływa na jakość pracy aparatu zarządzającego, organizację i kulturę pracy pracowników zarządzających. Od tego, jak profesjonalnie prowadzona jest dokumentacja, zależy powodzenie działań zarządczych jako całości. Informacje biznesowe prezentowane są w formie różnego rodzaju dokumentów. Badania pokazują, że 75% czasu pracy pracowników organizacji przypada na przygotowywanie, utrzymywanie, wypełnianie, kopiowanie i przesyłanie dokumentów. Według ISO (Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej) zarządzanie dokumentami staje się jednym z głównych czynników konkurencyjności każdego przedsiębiorstwa. Oznacza to szczególną organizację pracy z dokumentami i danymi, koordynację procesów tworzenia, zmiany w dystrybucji. Właściwie zorganizowane zarządzanie sprawami skraca czas poszukiwań, zwiększa dokładność i aktualność informacji oraz eliminuje ich redundancję.

W relacjach rynkowych dużą wagę przywiązuje się do mechanizacji i automatyzacji procesów pracy biurowej, które zwiększają produktywność pracowników zajmujących się zarządzaniem.

Dużą uwagę należy zwrócić na racjonalizację wsparcia dokumentacyjnego zarządzania w przedsiębiorstwach dowolnej formy własności, ponieważ niedociągnięcia w organizacji tej pracy prowadzą do poważnych trudności w pracy menedżera i całego przedsiębiorstwa. Dzięki bardziej zaawansowanemu systemowi zarządzania dokumentami osiąga się szybsze przemieszczanie i wykonywanie dokumentów urzędowych, ich przechowywanie, wykorzystanie i właściwą selekcję do przechowywania państwowego.

Praca każdego aparatu kierowniczego, jak każda współczesna praca w ogóle, opiera się na podstawach naukowej organizacji pracy. Każdy proces organizacji pracy musi być metodycznie rozłożony na części składowe, aż do najprostszych operacji. Z przemyślanych, odpowiednio zorganizowanych działań buduje się kompletny łańcuch pracy naukowej i organizacyjnej.

Zasada obsługi informacyjno-dokumentacyjnej sprowadza się do zestawu tych samych operacji. Tylko w niektórych organizacjach są one wykonywane ręcznie, w innych – przy pomocy mechanizacji, w jeszcze innych – procesy te są całkowicie zautomatyzowane. Ale wszystkie te etapy cyklu papierowego pracy z dokumentami są podobne. Kompetentny pracownik kierowniczy musi zatem umieć nie tylko samodzielnie sporządzić i wykonać dokumenty, ale także wiedzieć, jakie prace są wykonywane z tymi dokumentami.

Niestety wielu menadżerów przedsiębiorstw oraz pracowników odpowiedzialnych za dokumentacyjne wspomaganie zarządzania nie jest zaznajomionych z podstawami współczesnej pracy biurowej, a tym bardziej ze zawiłościami zarządzania dokumentacją.

Jednocześnie prawidłowe przygotowanie i wykonanie dokumentów zgodnie z nowymi standardami jest najważniejszym obowiązkiem pracowników biurowych. Informacja zostaje zapisana w dokumentach, które nadają jej formę organizacyjną oraz przenoszą w czasie i przestrzeni. Dokumenty i informacje dokumentacyjne stanowią podstawę decyzji zarządczych i są ich materialnym ucieleśnieniem oraz nadają moc prawną. Praca z dokumentami powinna mieć taki ustalony porządek, aby pracownicy nie odrywali się od głównych celów produkcyjnych przedsiębiorstwa.

Odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji zwykle spoczywa na sekretarzu. Stanowisko to nie wymaga specjalnego wykształcenia i często są na nie przyjmowani kandydaci z minimalnym doświadczeniem zawodowym. Ale zarządzanie dokumentami to odpowiedzialna i ważna sprawa; pomyślne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od jego dokładności i poprawności.

Praca biurowa może być:

ogólne – dotyczące głównej działalności firmy,
personel – dla dokumentacji kadrowej prowadzonej przez dział personalny,
tajemnica – spotykana w niektórych agencjach rządowych i posiadająca standardy postępowania,
elektroniczny - gdy część informacji jest przekazywana w formacie cyfrowym.

Samodzielne opanowanie podstaw pracy biurowej nie jest trudne. Lepiej zacząć od najważniejszego i podstawowego dokumentu - listy spraw.

Nomenklatura przypadków

Jest to dokument zawierający listę wszystkich „zadań” w organizacji. W tym przypadku „biznes” oznacza zbiór dokumentów biznesowych tego samego rodzaju lub tematu.

Nomenklatura to system pozwalający na analizę działalności dokumentacyjnej przedsiębiorstwa. Aby go skompilować, musisz określić listę wszystkich dostępnych typów dokumentów. Następnie połącz je zgodnie ze wskazówkami. Każdemu typowi przypisany jest numer - kod; może składać się z kilku cyfr lub liter, na przykład numeru, roku lub nawet miesiąca publikacji, jeśli objętość dokumentów jest znaczna.

Na przykład: 01/BU/2017, gdzie 01 to numer kolejny, BU to księgowość, 2017 to rok. Wskazany jest także okres przechowywania oraz miejsce w archiwum, w którym plik zostanie tam przesłany. Nomenklatura może zostać zatwierdzona na określony czas – na rok, 3 lata lub 5 lat, jeśli nie przewiduje się żadnych zmian. Przed zatwierdzeniem zawartość nomenklatury musi zostać sprawdzona przez kierowników wydziałów w zakresie, w jakim odnoszą się one do ich pracy.

Nazewnictwo tworzone jest w celu wygodnej archiwizacji pism, a także wprowadzania spraw do systemu. Pomaga w krótkim zarysie podstaw pracy biurowej, odzwierciedla główne rodzaje dokumentów biznesowych, biorąc pod uwagę charakterystykę przedsiębiorstwa. Zwykle sporządza się go w formie tabeli – nazwa sprawy, kod (numer), miejsce w archiwum, okres przechowywania. Sprawy lepiej pogrupować według rodzaju i działu ich publikacji.

Rodzaje dokumentów w organizacji

Liczba spraw i rodzaje dokumentów są bezpośrednio związane ze specyfiką działalności firmy. Często obieg dokumentów jest podzielony na bloki, które realizują specjaliści w swoich obszarach pracy. Istnieje jednak lista typowa dla każdej firmy, zarówno komercyjnej, jak i państwowej:

Przychodzące – wszystko, co wchodzi do organizacji z zewnątrz – wszystko, co przyszło pocztą, kurierami, osobiście dostarczone przez przedstawicieli innych organizacji.

Wychodzące - wysyłane z organizacji - wszystko kierowane do innych osób prawnych, a także do osób fizycznych (odpowiedzi, pisma, decyzje).

Wewnętrzny - nie wykraczający poza granice organizacji, regulujący pracę przedsiębiorstwa (rozkazy, instrukcje, regulaminy, regulaminy itp.).

Z reguły dla każdego typu prowadzony jest oddzielny dziennik ewidencyjny, w którym odnotowuje się numer seryjny, datę, imię i nazwisko, skąd dokument pochodzi lub dokąd został wysłany, a także nazwisko osoby odpowiedzialnej.

Jeżeli dokumenty wydawane pracownikom są ewidencjonowane w dzienniku, przy odbiorze pozostawia się pole do podpisu. W dzienniku można także dokonać adnotacji, w którym aktu, zgodnie z nomenklaturą, składany jest odpis do przechowania.

Organizacja może prowadzić także dzienniki wewnętrznych podróży służbowych, dokumentację przekazania kluczy, czasu przybycia do pracy, a nawet rozmów telefonicznych. Czasami liczba ksiąg prowadzi do założenia dziennika ksiąg. Wszystko zależy od potrzeby i aktualnej praktyki w przedsiębiorstwie.

Magazyny należy ponumerować, zszyć i zapieczętować; ma to na celu wyeliminowanie możliwości wymiany arkusza.

Prowadzenie dokumentacji to podstawa pracy biurowej i obiegu dokumentów. Liczba czasopism i plików uzależniona jest od potrzeb firmy i chęci rejestrowania wszystkich dostępnych artykułów.

Regulamin obiegu dokumentów

Po opracowaniu nomenklatury spraw i wykazu niezbędnych czasopism zasadne jest sporządzenie Regulaminu obiegu dokumentów w organizacji. Jest to rozporządzenie wyjaśniające zasady gromadzenia, przekazywania, archiwizowania wszystkich istniejących dokumentów. Opisuje procedurę każdego przepływu dokumentacji i wyznacza termin jej przekazania z jednego działu do drugiego.

Przykładowy Regulamin

Przepis ten pomoże uniknąć zamieszania, przeniesienia odpowiedzialności i utraty ważnych dokumentów biznesowych. Dla każdego strumienia wyznaczona jest trasa – np.: publikacja, zatwierdzenie, rejestracja, przesłanie do odbiorcy, złożenie w archiwum.

Pieczęcie i znaczki

Często nowicjusze, i nie tylko oni, nie są w stanie określić, w jakich przypadkach pieczęć organizacji jest potrzebna, a w jakich nie. Odpowiedź jest bardzo prosta: formularze wychodzące są certyfikowane pieczęcią, bo obecność pieczęci potwierdza pochodzenie listu. Papiery wewnętrzne nie wymagają drukowania, ponieważ Podpis kierownictwa w tym przypadku jest wystarczający.

Przychodzące dokumenty, po ich zarejestrowaniu, przekazywane są kierownikowi, który podejmuje decyzję i wyznacza osobę odpowiedzialną za realizację lub odpowiedź. Nie potrzebują też pieczątki. Pieczęci i stempla nie należy mylić. Znaczki mogą być bardzo różne, od „Nr przychodzący...” do „Kopia jest prawidłowa” i nie mają mocy prawnej. Jest to jedynie narzędzie pomocnicze w pracy sekretarki.

Procesowi zarządzania systemami społecznymi, w tym organami spraw wewnętrznych, towarzyszy znaczna liczba różnych dokumentów. Konieczność usprawnienia wszelkich procedur pracy z dokumentami pojawiła się już dawno temu, chociaż formalności zaczęto systematycznie studiować dopiero w XIX wieku. We współczesnej nauce dziedzina wiedzy o trybie tworzenia dokumentów i zasadach pracy z nimi jest samodzielną dyscypliną, utrzymującą się w powiązaniach z teorią zarządzania społecznego.

W Rosji od XVII wieku. położono podwaliny pod scentralizowane przez państwo ustanowienie zasad pracy z dokumentami urzędowymi. Od tego czasu do chwili obecnej wyróżniono następujące okresy historyczne jego rozwoju: pracę administracyjną, kolegialną, ministerialną i sowiecką „naukową” pracę biurową.

Współczesna praca biurowa zaczęła się szybko rozwijać, począwszy od XX wieku, pod wpływem rozwoju technicznych środków komunikacji i technologii komputerowej. Wiele standardowych operacji dokumentacyjnych zyskało nową treść, a informatyzacja znacznie rozszerzyła zakres tej działalności. Wraz z rozwojem technologii komputerowej praca biurowa staje się dostępna dla każdego użytkownika. Jednocześnie stała się możliwa niezależna praca z różnymi rodzajami dokumentów i tworzenie archiwów elektronicznych do indywidualnego użytku.

Obecnie pod wpływem tych trendów powstał nowy termin – wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej (DOU). Charakterystyczne jest, że w aktach prawnych i życiu codziennym pojęcie to jest rozumiane jako tożsame z tym terminem Praca w biurze. Nie jest to jednak do końca poprawne, gdyż np. zasady prowadzenia spraw dotyczących dokumentacji zarządczej różnią się od spraw w postępowaniu sądowym, w organach dochodzeniowych, u notariuszy i w innych obszarach działalności.

Praca w biurze - gałąź działalności zajmująca się dokumentacją i organizacją pracy z dokumentami urzędowymi. Ze względu na obszar obiegu dokumentów urzędowych zazwyczaj rozróżnia się pracę kierowniczą i specjalną pracę biurową.

Praca w biurze zarządu jest regulowany przez system aktów prawnych i prowadzi działalność z dokumentacją zarządczą (administracyjną, organizacyjną, referencyjną). Systematyzacja dokumentów w sprawach prowadzona jest przez służby przedszkolnej placówki oświatowej, a lista nazw spraw w organizacji jest zatwierdzana w specjalnym dokumencie - nomenklaturze spraw.

Specjalna praca biurowa jest regulowany przepisami prawa, których realizacja wiąże się z realizacją głównej funkcji instytucji lub organizacji (egzekwowanie prawa, egzekwowanie prawa, nadzór, kontrola itp.). Tworzenie i systematyzacja dokumentów w sprawach odbywa się według specjalnych zasad, a zakładanie spraw nie jest bezpośrednio związane z pracą biura zarządu.

Znaczenie racjonalnej organizacji obsługi dokumentacji polega na tym, że może ona znacząco zwiększyć efektywność procesu zarządzania. Jednocześnie istniejące ogólne zasady pracy z dokumentami zarządczymi, kontrola nad ich przemieszczaniem i przechowywaniem, praca z nimi informacyjnymi oraz inne elementy pracy biurowej stwarzają warunki do optymalizacji działań zarządczych. Dlatego działalność przedszkolnych placówek oświatowych zwykle zalicza się do działalności pomocniczej, pełniącej funkcje zarządcze.

Aby opanować wiedzę z zakresu zarządzania biurem, konieczne jest doprecyzowanie jego zasad. Znaczenie zasad w organizacji pracy biurowej, jak w każdej innej dziedzinie wiedzy człowieka, polega na tym, że wyznaczają one zasady wyjściowe i zasady ogólne. Podstawowe zasady obejmują:

1. Zasada unifikacji - sprowadzanie dowolnego obiektu do jednego
forma, system. Proces unifikacji wyraża się w tworzeniu jak najbardziej
ogólny uniwersalny model zastosowany do wielu obiektów z pewnymi
wspólne znaki. Na przykład w oparciu o ujednolicenie we współczesnej pracy biurowej opracowywane są wstępne zasady wykonywania czynności dokumentacyjnych. Zasady te mają charakter ogólny dla ministerstw liniowych i są określone w ich aktach normatywnych i metodologicznych.

2.Zasada standaryzacji - ustanowienie i zastosowanie normy jako normy (próbki), która jest akceptowana jako punkt wyjścia
porównując z nim inne podobne obiekty. Norma jako dokument normatywno-metodologiczny to zbiór norm, zasad, wymagań dotyczących przedmiotu normalizacji, zatwierdzony przez właściwy organ. Standaryzacja i unifikacja nie są tożsame, chociaż oba procesy są ze sobą powiązane. Standaryzacja to najwyższy stopień ujednolicenia, wyrażony w obowiązkowej formie prawnej.

3. Zasada systematycznej regulacji normatywnej i metodologicznej pracy biurowej stanowi podstawę do ustalenia jednolitych wymagań w zakresie organizacji pracy biurowej. Na ich podstawie skonstruowane są akty prawne, normatywne i metodyczne dotyczące pracy biurowej
hierarchia i kompetencje. W rezultacie system normatywny i
wsparcie metodyczne.

4. Zasada centralizacji organów kontrolnych i metodologiczna
zapewnienie pracy biurowej odzwierciedla wagę odpowiednich funkcji w systemie organów rządowych i zarządzających. Centralnym organem kontroli świadczenia pracy biurowej w Federacji Rosyjskiej jest
Gosstandart i kontrola metodologiczna – Rosarkiw.

5. Zasada decentralizacji pracy biurowej objawia się w
aby każde ministerstwo, departament, instytucja, przedsiębiorstwo samodzielnie ustalało zadania służb obsługi dokumentacji w swoich komórkach strukturalnych, w oparciu o zadania resortowe. Zasada ta jest zapisana w Standardowej Instrukcji Pracy Biurowej. Jednocześnie departamentalne dokumenty normatywne i metodologiczne (instrukcje) nie powinny być z tym sprzeczne tylko w głównych przepisach.

Zatem opracowanie i wdrożenie zasad naukowej organizacji pracy biurowej jest zadaniem całego społeczeństwa i państwa, ponieważ stosowanie zasad stwarza warunki do ograniczenia zbędnych dokumentów i straty czasu poświęconego na ich przetwarzanie. Brak pewnej jednolitości w pracy z dokumentami powoduje, że można dowolnie zwiększać ich liczbę, formę i przeznaczenie.

W procesie rozwoju pracy biurowej powstała ujednolicona terminologia dla tego rodzaju działalności. Część terminów pojawiła się w wyniku wykorzystania technologii komputerowej w pracy biurowej. Najczęstsze terminy są następujące.

Dokumentacja -utrwalanie informacji na różnych nośnikach w określonej formie. Polega na jakiejś formie prezentacji informacji. Jednocześnie proces zapisywania informacji musi zapewniać jej przechowywanie na jakimś stałym nośniku - papierze, polimerze, nośniku optycznym, magnetycznym itp.

Informacja- informacje o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesach, niezależnie od formy ich przedstawienia. W odniesieniu do pojęcia informacji najważniejsze jest jej utrwalenie, a sposób (grafika, druk, nagranie na taśmę itp.) jest drugorzędny.

Zasoby informacyjne - pojedyncze dokumenty i poszczególne zbiory dokumentów oraz dokumenty i tablice dokumentów w systemach informatycznych (biblioteki, archiwa, fundusze, banki danych itp.) . Tworzenie i wykorzystanie zasobów informacyjnych jest w Federacji Rosyjskiej sferą regulacji państwowych.

Dokument - informacja utrwalona na nośniku materialnym, zawierająca szczegóły umożliwiające jej identyfikację. Dla dokumentu ważna jest forma przedstawienia informacji. Formę tę zapewnia obecność szeregu szczegółów, których zestawienie na dokumencie pozwala na zakwalifikowanie informacji do dokumentów określonego rodzaju i przeznaczenia, tj. zidentyfikować informacje.

Szczegóły dokumentu - obowiązkowy element projektu dokumentu urzędowego. Obowiązujący standard dokumentacji zarządczej wskazuje ściśle określone miejsce umieszczania szczegółów w dokumencie, jednak tylko niektóre z nich mają charakter obowiązkowy i nadają dokumentowi moc prawną.

Oficjalne dokumenty - są to dokumenty utworzone przez osoby prawne lub osoby fizyczne, sporządzone i poświadczone w określony sposób . Pojęcie dokumentu może mieć najszerszy zakres (w edytorze Słowo każdy plik jest dokumentem). Dokument urzędowy staje się urzędowy dopiero po jego całkowitym wykonaniu i poświadczeniu, tj. po uzupełnieniu niezbędnych danych.

Moc prawna dokumentu -własność dokumentu urzędowego przekazanego mu na mocy obowiązującego ustawodawstwa, kompetencje organu, który go wydał oraz ustalona procedura wykonania. Pojęcie dokumentu urzędowego nie jest tożsame z pojęciem jego mocy prawnej. Co więcej, jedynie moc prawna dokumentu jest w stanie przekazać jego zasadę administracyjną. Zatem na moc prawną dokumentu składają się trzy obowiązkowe elementy: 1) zgodność treści z prawem; 2) władzę organu wydawniczego; 3) rejestracja wszystkich niezbędnych danych zgodnie z wymaganiami dla dokumentu danego rodzaju.

Dokumenty powstają, uzyskują moc prawną i krążą w strukturach ministerstw, departamentów, instytucji, przedsiębiorstw i organizacji. Aby usprawnić pracę z różnymi dokumentami, a także zapewnić odpowiednią interakcję z różnymi działami i instytucjami, tworzone jest powiązanie strukturalne, które ma kontrolować zasady pracy z dokumentami i wdrażać ujednolicony system pracy biurowej. Ogólna nazwa tych struktur to usługi wsparcia dokumentacji zarządczej.

Departament Zarządzania Dokumentacją i Pracy z Apelacjami Obywateli i Organizacji jest jednostką strukturalną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Rosji. Jednostka ta odpowiada za monitorowanie zgodności z jednolitym systemem prowadzenia dokumentacji.

Dokument archiwalny -dokument, który jest zachowany lub podlega konserwacji ze względu na jego znaczenie dla społeczeństwa, a także mający wartość dla właściciela. Definicja odnosi się do każdego dokumentu na nośniku materialnym, który może być przechowywany zarówno w archiwach państwowych, jak i osobistych.

Regulacja prawna pracy biurowej to obszar kompetencji szeregu organów administracji rządowej i administracyjnej. System tych organów ustala zasady, regulacje i standardy, które łącznie powinny zapewnić jednolity system prowadzenia dokumentacji na terytorium Federacji Rosyjskiej. System ten powinien zapewniać:

1. Obowiązkowe wstępne zasady pracy biurowej dla instytucji i organizacji, niezależnie od ich formy własności. Na przykład: język państwowy, w którym prowadzona jest praca biurowa; regulacje państwowe w zakresie wykorzystania informacji i inne podstawowe przepisy.

2. Ustalenie podstawowych zadań i zasad w zakresie czynności dokumentacyjnych. Np. tworzenie standardowych instrukcji, przykładowych dokumentów i inne zagadnienia.

3. Ogólność wymagań dotyczących dokumentacji w najważniejszych obszarach administracji publicznej. Na przykład zdolność obronna, postępowanie sądowe, księgowość, stan cywilny, opieka zdrowotna, egzekwowanie prawa itp.

Podstawą jednolitego systemu ewidencji są postanowienia Konstytucji Federacji Rosyjskiej. Zasady takie jak: prawo każdego do swobodnego poszukiwania, otrzymywania, przekazywania, tworzenia i rozpowszechniania informacji w jakikolwiek legalny sposób (art. 29 Konstytucji); podstawą organizacji pracy biurowej jest prawo obywateli do składania wniosków osobistych, a także kierowania indywidualnych i zbiorowych odwołań do organów państwowych i samorządów lokalnych (art. 33 Konstytucji) oraz szereg innych.

Osobliwością normatywnej i metodologicznej regulacji pracy biurowej w systemie organów spraw wewnętrznych jest to, że jej poszczególne elementy są włączone w funkcje większości służb i wydziałów. Przykładowo dział dyżurny jest niezależnym organem zarządzania operacyjnego i jednocześnie ma obowiązek dokumentować szereg zagadnień związanych z działalnością zarządczą. Jednak główne zadania pracy biurowej rozwiązują specjalne jednostki - sekretariaty (biura).

W aktach regulacyjnych i metodologicznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Rosji dotyczących organizacji pracy biurowej nie używa się terminu „wsparcie dokumentacyjne dla kadry kierowniczej”. W procesie realizacji ich zadań i funkcji wdrażany jest jednolity system pracy biurowej w aparacie i wydziałach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Rosji. Organizacją i doskonaleniem systemu pracy urzędu, a także kontrolą przestrzegania ustalonego trybu pracy z dokumentami zajmują się pracownicy ministerstwa. Za organizację i stan pracy urzędu odpowiadają bezpośrednio kierownicy komórek pracy urzędu – kierownicy sekretariatów (urzędów). Podział taki stanowi samodzielną jednostkę strukturalną. Wszelkie czynności związane z organizacją pracy biura podlegają bezpośrednio kierownikowi tego działu.

Główne cele Sekretariaty w organach spraw wewnętrznych można podzielić na dokumentacyjne i organizacyjne.

Zadania dokumentacyjne związane z dokumentowaniem procesu zarządzania i organizacją pracy z dokumentami, są to:

1. Przyjmowanie i rejestracja dokumentów przychodzących, wysyłanie dokumentów wychodzących.

2. Przekazanie menadżerowi dokumentów do rozpatrzenia i podjęcia uchwały (krótka instrukcja dotycząca trybu wykonania dokumentu).

3. Przekazanie dokumentów pracownikom wykonującym (przekazanie dokumentu musi nastąpić za podpisem wykonawcy w dzienniku rejestracyjnym ze wskazaniem daty jego otrzymania).

4. Kontrola terminów wykonania dokumentów.

5. Prace informacyjne i referencyjne.

6. Sporządzanie i wytwarzanie dokumentów zgodnie z instrukcjami i instrukcjami zarządzania, sporządzanie i wydawanie kopii (redagowanie to co do zasady przygotowanie projektów dokumentów).

7. Systematyzacja i przechowywanie dokumentów w zarządzaniu dokumentacją. Przechowywanie powinno odbywać się w aktach (folderach), w obrębie których dokumenty ułożone są w określonym (najczęściej chronologicznym) porządku – systematycznie zgodnie ze spisem dokumentów.

8. Zapewnienie bezpieczeństwa pieczęci, pieczątek i formularzy. Pieczątki, pieczęcie i formularze dokumentów służą do rejestrowania i poświadczania dokumentów urzędowych. Bezpieczeństwo pieczęci urzędowej i formularzy urzędowych jest najważniejszym zadaniem pracy biurowej.

9. Formowanie spraw w bieżącej pracy biurowej. Aktualne jest prowadzenie działalności przez co do zasady rok kalendarzowy. Każda sprawa przeznaczona jest dla określonej grupy dokumentów i ma swoją nazwę. Nazewnictwo spraw zatwierdza kierownik organu spraw wewnętrznych.

10. Przygotowanie dokumentów i akt do przekazania do archiwum. Wartość dokumentu odzwierciedla się w ustalonych okresach jego przechowywania. Jednym z zadań archiwów jest bezpośrednie przechowywanie różnorodnych dokumentów.

Zadania organizacyjne pracy biurowej w najbardziej ogólnej formie dotyczą one zagadnień optymalizacji procesów zarządzania i poszczególnych procedur zarządzania. Zadania organizacyjne pracy biurowej obejmują:

1. Przygotowanie miejsca pracy menadżera.

2. Utrzymanie standardowego sprzętu biurowego oraz akt informacyjnych i referencyjnych (automatycznych baz danych).

3. Organizowanie przyjęć gości, dzwonienie do pracowników zgodnie z poleceniami przełożonego.

4. Organizacja rozmów telefonicznych, wydawanie zaświadczeń drogą telefoniczną.

5. Przygotowanie podróży służbowych.

6. Przygotowanie spotkań, spotkań, a także stenografii.

7. Przygotowanie materiałów informacyjnych i referencyjnych zgodnie z zaleceniami

Instrukcje.

8. Szkolenia z metod organizacji obiegu dokumentów, wdrażania narzędzi automatyzacji biura.

Powyższa lista zadań dokumentacyjnych i organizacyjnych stwarza potrzebę uwzględnienia utworzenia wyspecjalizowanych komórek w strukturze sekretariatów. Są to z reguły biura maszynopisania, biura kopiowania dokumentów, przyjęcia publiczne i inne struktury. O złożoności wykonywanych obowiązków decyduje także ilość dokumentów krążących po sekretariatach. Dokumentacja administracyjna organu spraw wewnętrznych jest skupiona bezpośrednio w sekretariatach. Inne utworzone i otrzymane dokumenty (operacyjne, karne, referencje) przechowywane są w specjalnym zarządzaniu dokumentacją lub bezpośrednio w jednostkach strukturalnych.