Viktig haster. Eisenhower Matrix er en effektiv tidsstyringsmetode. Eisenhower Matrix, det beste programmet for en leder, dagens hovedoppgave - mal, bilde: eksempel på distribusjon av viktige, presserende saker, hvilken kvadrant å være mest oppmerksom på

13.01.2024

Lesetid 6 minutter

I denne artikkelen vil vi se på hva tidsstyring er, hva hovedmetodene er og beskrive i detalj et eksempel på Eisenhower-matrisen. Denne matrisen er den vanligste måten å fordele tid på på alle områder av menneskelivet.

Eisenhower Matrix - tidsstyringsmetode

Tidsfordriv- en persons evne til å allokere sin tid riktig til å utføre spesifikke oppgaver. Det finnes et stort antall tidsstyringsmetoder. En av de mest populære og utbredte metodene for tidsstyring er Eisenhower-metoden.

Dwight David Eisenhower er en kjent politisk og militær skikkelse, David ble født 14. oktober 1890 i Denison (Texas, Amerika). Alle kjenner ham som den 34. presidenten i Amerika, som skilte seg ut for sine organisatoriske og mentale evner. Dette tillot ham å oppnå stor suksess i livet og bli et eksempel for mange offentlige mennesker. David mente at det å ha og gjøre verdifulle ting definerer en person som person og bidrar til utvikling på alle områder og bestrebelser.

Siden jeg sluttet å være president, vinner jeg mye sjeldnere på golf. © Dwight David Eisenhower

Som president var David fordypet i et stort antall saker, planer og oppgaver. Han tenkte på hvordan han klart og riktig kunne fordele sin dyrebare tid for å få alt gjort. Etter å ha forstått alle planene hans for en viss periode, laget han en tabell der han skisserte sakene sine i henhold til deres betydning og haster. Senere fikk metoden hans særlig popularitet og ble kjent som Eisenhower-matrisen. Det ser slik ut.

En kvadrant Viktige hastesaker;
Til kvadranten Viktig ikke-haster;
C-kvadrant Uviktig haster;
D-kvadrant Uviktig, ikke-haster.

Essensen av Eisenhower-vinduet er å prioritere aktiviteter. En person må dele alle planene sine etter betydning og haster, og relatere dem til en bestemt kategori. La oss nå se nærmere på hovedsektorene eller kvadrantene i matrisen. Vi skal se på et eksempel på Eisenhower-matrisen litt lenger i artikkelen vår.

Kvadrant A

Dette inkluderer viktige hastesaker som ikke kan utsettes, da dette kan føre til negative konsekvenser. I en ideell situasjon, riktig fordeling av tid, bør denne firkanten være tom. En person må fullføre viktige oppgaver i tide slik at de ikke haster.

Kvadrant B

Her finner du viktige saker som ikke haster. Hvis planene for denne sektoren gjennomføres i tide, vil en person få et stort antall verdifulle presserende saker. Den gradvise implementeringen av planer i henhold til graden av betydning bidrar til å sette ting i orden i tide, uten psykologisk og fysisk utmattelse av kroppen.

Kvadrant C

Uviktige presserende oppgaver som ikke er vesentlige for øyeblikket, men som må gjøres akkurat nå. Kanskje implementeringen deres er verdifull for noen, men for deg er de vanlige uten noen verdi.

Kvadrant D

I denne sektoren inkluderte Eisenhower uviktige, ikke-hastende oppgaver som må gjøres, men de er ikke superviktige eller haster. Å oppfylle dem gir utvilsomt tilfredsstillelse til en person, men unnlatelse av å gjøre dem truer ikke negative konsekvenser.

Vi vil se på disse sektorene mer detaljert, og beskrive et eksempel på Eisenhower-matrisen.

Mål for Eisenhower-metoden

Eisenhower-metoden har flere hovedmål.

Utvikling av menneskelig selvorganisering. Etter å ha sett alt planlagt i flere dager, blir en person mer aktiv, kobler alle ressursene sine for å oppnå et resultat, og organiserer seg derved uten noens hjelp.
Kvalitativ fordeling av dagliglivets oppgaver. Etter å ha satt sammen en slik matrise, vil alle kunne se betydelige oppgaver i en bestemt tidsperiode, og vil prøve å fullføre dem slik at det ikke haster.
Vellykkede planleggingsferdigheter. En tabell med tydelig skrevne planer hjelper til med å tildele en viss tid for hver oppgave og beregne denne tiden riktig.

Ved å lage et eksempel på Eisenhower-matrisen kan vi analysere målene for denne planleggingsteknikken dypere.

Funksjoner for å fremheve viktige oppgaver med eksempler

Som vi allerede har funnet ut, består Eisenhower-matrisen av fire hovedkomponenter, som inkluderer våre saker i henhold til graden av betydning og haster for øyeblikket. Nå kan vi ved hjelp av eksempler finne ut hvilke saker som kan være presserende, og hvordan vi kan bestemme dette selv. Et eksempel på Eisenhower-matrisen vil hjelpe deg fullt ut å forstå de viktige og presserende oppgavene i hverdagen.

Kvadrant A (viktige hastesaker)

Som vi nevnte, bør denne sektoren ideelt sett være tom en person bør ha tid til å gjøre verdifulle ting i tide, slik at de ikke haster. For eksempel kan vi inkludere en ikke-planlagt operasjon eller et hastemøte på jobb i «sektor A». Vesentlige oppgaver må fullføres i tide, for når de blir presserende og verdifulle, kan det oppstå plutselige hindringer for gjennomføringen (skarp helseforverring, ulike force majeure-omstendigheter). La oss ta situasjonen med å bestå en eksamen. Dette er viktig, men ikke presserende. Hvis en person utsetter forberedelsen til den siste dagen, gjør det til en presserende oppgave, vil han rett og slett ikke fysisk ha tid til å gjøre alt, kroppen hans blir fysisk og psykologisk utmattet.

Kvadrant B (viktige ikke-hastende saker)

Sakene til denne sektoren kan vente, men unnlatelse av å gjøre det vil føre til negative konsekvenser. Spesielt verdifulle oppgaver er fremhevet for å fullføre dem i tide. Dette kan omfatte oppgaver knyttet til egen helse og personlig utvikling. For eksempel, hvis du går til legen for konsultasjon i tide, vil behovet for operasjon ikke oppstå. Et annet eksempel, hvis du lærer engelsk i tide, vil du kunne få en ny godt betalt stilling i nær fremtid.

Kvadrant S (uviktige hastesaker)

Denne sektoren samler oppgaver som må fullføres på et bestemt tidspunkt, men de er ikke av særlig betydning for deg. For å bestemme viktigheten av planer selv, still deg selv spørsmålet: "Hva vil skje hvis jeg ikke gjør denne oppgaven?" Hvis en sak ender opp med å ha en negativ innvirkning på deg, så er den veldig viktig. Et eksempel på oppgaver i denne sektoren kan være en uviktig samtale med en kollega eller venn, eller deltakelse i en sosial undersøkelse. Disse tingene distraherer deg bare fra viktige ting. For eksempel, hvis du er opptatt med et verdifullt prosjekt på jobben, kan du bli distrahert av andre instruksjoner fra dine overordnede, eller en samtale fra en venn bare for å chatte. Du bør definitivt legge disse oppgavene til side og fokusere på viktigere ting slik at de ikke haster.

Kvadrant D (uviktige ikke-hastende oppgaver)

En person kan implementere disse planene på fritiden, når det ikke er tildelt viktige oppgaver. De gir en følelse av tilfredshet med seg selv og arbeidet som er utført. For eksempel bestemte du deg for å rydde biblioteket ditt og legge ting i skapet ditt. Dette inkluderer også dataspill og å henge på sosiale nettverk. Disse tingene hjelper deg å roe ned, men du bør ikke sette dem først, og dermed ignorere viktige oppgaver.

Eisenhower Matrix: Eksempel

La oss prøve å bruke et eksempel for å finne ut hvordan du kan identifisere viktige presserende oppgaver for deg selv ved å bruke Eisenhower-matrisen. La oss se på eksemplet med Eisenhower-matrisen.

La oss si at du har følgende oppgaver for første gang:

fikser avføringen slik at den ikke vakler;
gå til tannlegen med tannsmerter;
forbereder morgendagens arbeidsprosjekt;
et anrop fra en kollega som ber ham sende en rapport;
uplanlagt møte med sjefen;
bruke tid på sosiale nettverk;
mestre engelskspråklige ferdigheter for avansert opplæring.

La oss nå prøve å strukturere de navngitte oppgavene i henhold til deres viktighet og haster. La oss lage vårt eget eksempel på Eisenhower-matrisen.

Kvadrant A (viktig haster):

Forberedelse til et arbeidsprosjekt;
Uplanlagt møte med sjefen.

Kvadrant B (viktig ikke-haster):

Å se en tannlege med tannpine;
Mestre engelskspråklige ferdigheter for avansert opplæring.

Kvadrant C (uviktig haster):

En kollega ringer med en forespørsel om å sende en rapport.

Kvadrant D (uviktig ikke-haster):

Fest avføringen slik at den ikke vakler;
Bruk tid på sosiale nettverk.

Dermed, etter å ha forstått verdien av dine kommende oppgaver, kan du enkelt forstå fordelingen av prioriteringer på et gitt tidspunkt. Ta deg tid til å jobbe med deg selv, revurdere dine planer og bestrebelser, dette vil hjelpe deg å gjøre mer enn du tror.

En time med selvforbedring vil lære deg mer enn én dag med forklaringer. © Jean-Jacques Rousseau

Det er verdt å merke seg at tidsallokeringsteknikken vi beskrev er designet for kortsiktige mål som må nås i nær fremtid. Det bidrar til å strukturere hverdagslivet og er svært nyttig på alle områder av jobb og liv. Denne teknikken kan brukes av både presidenter og skolebarn, siden den er forståelig for alle og enkel å bruke.

Anta at du med omtanke nærmet deg formuleringen av målet, overvant indre motstand i form av frykt og utsettelse, og fant utmerket motivasjon for å oppnå resultater. Du er aktiv og full av energi! Men etter en tid blir du overrasket over å legge merke til at etter å ha jobbet ærlig og vedvarende i de planlagte 8–12 timene, kan du ikke fastslå nøyaktig

hva av det som var planlagt er allerede gjort;
hvilket mellomresultat som ble oppnådd;
hvor mye nærmere du er å nå målet du har satt deg.

Bildet viser seg å være ganske deprimerende: dagen din er full av bekymringer, du er alltid opptatt med noe, men resultatet kommer ikke nærmere. I stedet for å være fornøyd med at du klarte å gå noen flere skritt mot målet ditt, føler du deg bare sliten og skuffet.

"Problemet med å sette mål"

I tidsstyring kalles dette fenomenet "målsettingsproblemer." Når du står overfor det, begynner du å føle deg som den berømte helten fra den antikke greske myten - Sisyfos, som dag etter dag er dømt til å rulle en enorm stein til toppen av fjellet, og falle ned i det øyeblikket målet er oppnådd. En slik uløftbar steinblokk i ditt tilfelle er en haug med daglige oppgaver, hvis volum ikke reduseres, uansett hvor mye innsats du gjør.

Sett dine prioriteringer

Selv om problemet du står overfor er virkelig alvorlig og storskala, er det fullt mulig å løse det. Men hvor skal man begynne? Først, før du begynner å handle, må du finne ut nøyaktig hva du vil oppnå på dette stadiet og rangere oppgavene avhengig av deres prioritet.

Ikke begynn å jobbe med en oppgave før du vet nøyaktig hva målet ditt er og hvor langt det vil ta deg.

Selvfølgelig er det en hel kategori av oppgaver som kan utføres kaotisk, i henhold til "oppdaget og gjort"-prinsippet. På sin egen måte er dette til og med nyttig: slik aktivitet skaper en viss stemning og hjelper deg med å bli involvert i hovedarbeidet uten problemer. Slike oppgaver inkluderer for eksempel husholdningsrutiner: vaske opp, tørke støv, feie gulvet osv. Listen over slike daglige rutineoppgaver er liten, og fordelen med å gjøre dem er at du nesten umiddelbart ser resultatet av dine innsats og Etter fullføring opplever du ikke bare en følelse av tilfredshet fra arbeidet som er utført, men også ganske håndgripelig fysisk komfort.

Men når det kommer til de oppgavene som må løses mens du jobber med et storstilt prosjekt, kan gjøremålslisten bli nesten dimensjonsløs. En kaotisk strategi vil ikke fungere her – du er tross alt begrenset i tid til å fullføre hele prosjektet. Dette betyr at det er en stor risiko når man løser mange mindre problemer og rett og slett ikke har tid til å gjøre noe virkelig viktig for å nå det endelige målet. Så før du hopper inn i alt på en gang, bruk noen minutter til å tenke.

Ranger gjeldende oppgaver

Å tenke gjennom handlingene dine er en god idé, men du vil ikke bare gjøre det effektivt, men også raskt. En velkjent metode som brukes aktivt i tidsstyring er egnet til dette formålet. Det er kjent som Eisenhower-matrisen. Ulike kilder foreslår litt forskjellige måter å bruke denne metoden på. Det virker for oss at den enkleste og mest rasjonelle er den som vil bli diskutert nedenfor. Det har vist seg å være et praktisk verktøy for praktisk bruk, så vi deler det gjerne med deg.

The Matrix er oppkalt etter den 34. presidenten i USA, Dwight Eisenhower, en tidligere hærgeneral. Det er han som er kreditert med oppfinnelsen av denne metoden, men mest sannsynlig ligger Eisenhowers fortjeneste i det faktum at han en gang uttrykte tanken: "Ikke alle presserende saker er viktige, og ikke alle viktige saker er presserende." Sitatet ble populær og dannet selvfølgelig grunnlaget for ideen om matrisen.

Ved å bruke Eisenhower Matrix kan du raskt sortere selv en ganske lang oppgaveliste. For å gjøre dette, skriv ned dine nåværende oppgaver (best ved å bruke GTD-teknikken), og evaluer deretter hver av dem i henhold til bare to kriterier:

Det er viktig? (Ikke egentlig)
haster det? (Ikke egentlig)

Som et resultat kan alle listeelementene dine, avhengig av graden av viktighet/haster, plasseres i en av de 4 kvadrantene i Eisenhower Matrix, som ser slik ut:

Det er verdt å merke seg at matrisen i ulike tidsstyringssystemer har ulike navn, på samme måte som tolkningen av kvadrantene kan variere litt mellom ulike forfattere. Så, Stephen Covey, forfatter av boken «The 7 Habits of Highly Effective People», kaller det Urgency\Importance-matrisen. Han gir detaljerte anbefalinger om bruken av det i sitt arbeid. I andre kilder kalles denne metoden en visuell versjon av "4D-reglene", som vi vil snakke om litt senere.

Hvordan jobbe med kvadranter

Eisenhower-matrisen har ikke bare mange variasjoner av navn, men også mange tolkninger av hvordan man skal håndtere oppgavene plassert i hver av kvadrantene. Vi foreslår å dvele mer detaljert ved to tolkninger, hvorav den første virker mer praktisk for daglig bruk.

Metode Gjør-Plan-Delegater-Eliminer

Faktisk inneholder navnet på denne metoden allerede informasjon om hvordan du skal håndtere oppgavene du har plassert i hver av de 4 kvadrantene. La oss se litt mer detaljert på dette.

Kvadrant 1: Haster og viktig

Dette er saker som krever umiddelbar handling, ellers vil noe uopprettelig skje: en brann, en feil som kan blokkere utgivelsen, eller noe lignende. Det ideelle alternativet er når denne kvadranten forblir tom. Som en siste utvei kan du legge oppgaver fra kvadrant nr. 2 inn i det hvis uforutsette omstendigheter plutselig krever en hasteløsning.

Kvadrant 2: Viktig, men ikke presserende

Dette er kvadranten for de mest produktive oppgavene. Det er ikke nødvendig å løse dem akkurat nå, så hver enkelt kan planlegges intelligent og implementeres effektivt. Ved å jobbe med gjennomføringen av oppgaver fra andre kvadrant, vil du ende opp med den samme produktiviteten, hvis mangel drev deg til fortvilelse.

For ytterligere å optimalisere arbeidet innenfor denne kvadranten, kan du rangere oppgavene som er plassert i den i henhold til samme viktighet/hastende prinsipp. På denne måten kan du først ta hensyn til mer presserende og viktige (ikke presserende!) oppgaver, og deretter rolig gå videre til å løse mindre presserende og viktige (men fortsatt viktige for å nå målet).

Kvadrant 3: Ikke viktig, men haster

Ting fra denne kvadranten er selve distraksjonene som forstyrrer den jevne flyten av arbeidsprosessen og forstyrrer oppnåelsen av det endelige målet. Dette er lange telefonsamtaler, resultatløse diskusjoner som ikke har noe endelig mål, behovet for å bli distrahert for å hjelpe en av dine kollegaer osv. Det anbefales om mulig å delegere slike saker til noen som kan håndtere dem for deg. Hovedideen er ikke å gjøre dem selv. Du kan delegere dem, eller nekte å utføre dem helt.

Kvadrant 4: Ikke viktig eller haster

Du kan rett og slett glemme saker som havner i denne kvadranten. Som regel er dette noen av dine øyeblikkelige ønsker som ikke har noe å gjøre med dine mål. Hvis en slik kvadrant viser seg å være tom, er dette et ideelt alternativ. Men selv om det er noen oppgaver i den som du fortsatt ønsker å fullføre, utsett å løse dette problemet i en ubestemt lang periode og gå tilbake til dem etter at hovedmålet er oppnådd, men foreløpig er det bare ikke verdt å kaste bort energien din på dem og tid.

Regel "4D"

For å være rettferdig må det sies at "4D"-regelen i ulike tolkninger ikke nødvendigvis beskriver kvadrantene til matrisen vi snakker om. Men en av dem er ganske konsistent med beskrivelsene ovenfor, og den kan brukes når du arbeider med kvadranter:

Gjør, Deleger, Utsett eller Dump (Gjør (haster), Deleger (til andre), Utsett (midlertidig), Avbryt).
Gjør, Bestem, Deleger, Slett (Gjør (nå), Bestem (i hvilken rekkefølge du skal gjøre), Instruer, Slett).

Hovedfordelen med den beskrevne metoden er at den lar deg raskt rangere et hvilket som helst antall oppgaver. Dessuten matrisen

Hjelper visuelt med å representere volumet av planlagte oppgaver og graden av deres viktighet/haster. På denne måten får du muligheten til å bruke tiden din effektivt.
Med dens hjelp kan du enkelt dele opp oppgaver i grupper basert på kun 2 enkle kriterier. Hvis ikke for denne tilstanden, ville det vært mye vanskeligere å fordele oppgaver på tvers av kvadranter.

Sjekk effektiviteten til matrisen i praksis

Du kan bruke Eisenhower Matrix ikke bare for å finne ut hvilke oppgaver som bringer deg nærmere det tiltenkte resultatet, og hvilke som skaper hindringer på veien mot målet ditt. Du kan også bruke denne metoden til å vurdere hvor effektiv du er totalt sett. Så hvis alle oppgavene dine er plassert i andre kvadrant, kan vi si at du har nådd maksimal effektivitet.

I tillegg lar inndeling av oppgaver i kvadranter deg tydelig bestemme hvor nøyaktig mesteparten av tiden og energien din går, og foreslår også måter å forbedre din personlige produktivitet. Tenk for eksempel seriøst på å delegere de fleste oppgavene til andre teammedlemmer eller slutt å kaste bort tid og energi på ting som finner plass i kvadrant nr. 4.

Du kan optimere bruken av Eisenhower-matrisemetoden ved å bruke applikasjoner som allerede finnes i ulike versjoner: mobil-, nett- og desktopversjoner. Og for å unngå å gjøre feil i å sette mål og bestemme rasjonelle måter å oppnå dem på, bruk tjenesten SmartProgress. Med dens hjelp har flere enn 35 000 mål allerede blitt realisert av forskjellige personer. Har du definert målet ditt?

Du hadde massevis av planer for helgen, men endte opp med å bruke tid på å se programmet og ikke gjøre noe? Eller kanskje du er overveldet av oppgaver på jobben, og skredet av hasteoppgaver øker for hver dag? Du har sikkert hørt at det å lage gjøremålslister kan få ting i gang. Men noen ganger hjelper ikke dette egentlig, og oppgavene som er inkludert i oppgavelisten forblir uoppfylt. Hvorfor? Fordi listen er feil og/eller du gjør ting i feil rekkefølge. Vil bidra til å løse disse problemene Eisenhower matrise, hun er også prioritert matrise. Det er akkurat dette vi foreslår å snakke om.

Eisenhowers prioriterte matrise - hva er det?

Dette prioriterings- og tidsstyringsverktøyet er oppkalt etter oppfinneren, en av de amerikanske presidentene - Dwight David Eisenhower. Hovedideen bak prioriteringsmatrisen er dette: oppgaver sorteres i fire grupper avhengig av to kriterier - haster og viktigheten av deres gjennomføring. Hvori ikke alle viktige ting er viktige og ikke alle viktige ting haster. For å lykkes med å takle oppgaver, må du forstå hvilken gruppe du skal klassifisere denne eller den oppgaven i, og dette vil fortelle deg når du skal ta på deg den.

Denne metoden - hvis den brukes riktig - vil tillate deg å fullføre alle oppgaver i tide og unngå at ting klamrer seg til hverandre, og danner et snøskred av uløste problemer.

Hvordan lage en gjøremålsliste basert på prioriteringsmatrisen?

La oss gjenta: for å skissere en handlingsplan i samsvar med Eisenhower-matrisen, må alle oppgavene på listen deles inn i 4 hovedkategorier:

kategori A: viktig og presserende;
kategori B: viktig, men ikke presserende;
kategori C: haster, men uviktig;
kategori D: ikke haster og uviktig.

Den mest praktiske måten er å tegne et ark i fire store firkanter og merke hver av dem med tilsvarende farge og bokstav, og deretter skrive inn oppgavene. La oss se på alle kategoriene mer detaljert, med eksempler.

1. Kategori A

Viktige og presserende saker– situasjoner når fristen er ute eller kom force majeure. I dag er siste dag for å betale boliglånet denne måneden, rapport til sjefen din skulle vært sendt i går, og på kvelden går du til legen på grunn av akutte smerter i tannen - dette er alt i kategori A. Hvis du fordeler oppgavene dine riktig, vil dette elementet inneholde minst antall oppgaver, og enda bedre hvis det er helt tomt.

2. Kategori B

Viktige, men ikke presserende saker– det må de være hoveddelen av gjøremålslisten. Dette er de tingene som i morgen eller i overmorgen kan flytte til kategori A hvis du ikke gjør dem i dag. De er viktige, men det er en liten tidsbuffer og de kan utsettes en stund. Dette inkluderer daglige arbeidsoppgaver, bytte ut en kran på badet som fortsatt fungerte, men som allerede hadde begynt å dryppe, kjøpe konsertbilletter på forhånd. Også inkludert i denne kategorien er ting relatert til dine globale livsmål. For eksempel, hvis du ønsker å åpne din egen virksomhet eller finne en ny jobb, og for dette må du mestre en ny ferdighet, lære et annet fremmedspråk, ta på deg en ekstra ordre for å generere kapital, etc.

3. Kategori C

Haster, men uviktige saker. Dette er det som følger fullfør i dag fordi neste dag vil være sent eller upassende. Gruppe C-planer kan være rettet mot å lage komfortable levekår og etablere sosiale forbindelser.

Dette kan inkludere betimelige gratulasjoner til venner og kolleger på ferien eller en tur til landet for å hjelpe foreldre med å samle smuldrende bær. Et annet eksempel er å kjøpe en ny TV med stor rabatt. Hvis det ikke var for kampanjen, ville du ha kjøpt det mye senere, men hvis du kommer sammen på kort tid, får du det du vil ha raskere og billigere. Det er med andre ord ikke kritisk å utføre handlinger fra kategori C, men det er bedre og mer behagelig å gjøre dem i tide.

4. Kategori D

Ikke-hastende og uviktige saker. Den mest lumske kategorien, som hovedsakelig inkluderer "kronofager" eller "tidsdrepere"(bokstavelig talt "tidsspisere", "tidsdrepere"). Dette elementet inkluderer å se filmer, snakke i telefon med venner, lese bøker, bla gjennom nyhetsfeeden. For å motstå trangen til å utføre disse handlingene i stedet for oppgaver fra de tre første kategoriene, må du ha velutviklet viljestyrke, kunne ta deg sammen og konsentrere deg om det du trenger, og ikke om det du vil.

Etter at du har fordelt oppgavene dine i fire kolonner, begynner du å gjøre dem fra det første punktet. Hvis du lærer å følge prioriteringsmatrisen, vil du ikke bare fullføre oppgaver i tide, men også sette av tid til moro – til ikke-hastende og uviktige oppgaver.

1. Først kan det være det vanskelig å fordele oppgaver riktig. For å gjøre prosessen enklere, still deg selv spørsmål: «Er denne oppgaven viktig? Er det innenfor rammen av mine livsprioriteringer? Vil unnlatelse av å gjøre det føre til problemer?" Hvis ja, så er det viktig. For å forstå om en sak haster, tenk på om den vil miste relevans i nær fremtid? Hvis ja, så haster oppgaven.

2. Prøv å la Kategori A-listen være tom - husk det alle uoppfylte planer fra gruppe B migrerer hit. I tillegg inkluderer denne samme gruppen ulike force majeure-hendelser som du ikke kunne ha forutsett på forhånd. La oss gjenta at ideelt sett, med riktig tidsstyring, bør det ikke være noen presserende og viktige oppgaver. Unntakene vil være samme force majeure, samt:

helseplaner;
handlinger som oppfyllelsen av viktige mål avhenger av (hvis du vil reise til utlandet om sommeren, er det bedre å søke om et utenlandsk pass på forhånd);
forhold, manglende overholdelse som truer med å føre til problemer i fremtiden (en bot som ikke betales i tide kan hindre deg i å reise til utlandet).

3.
Kategori B – for de mest lovende oppgavene. Statistikk viser at de som legger spesiell vekt på mål i denne kategorien, er mer suksessrike, beveger seg mer selvsikkert oppover karrierestigen og tjener dermed mer. Dette forklares blant annet av det faktum at takket være rettidig fullføring av oppgaver (i et rolig tempo, uten hastverk), konsentrasjon og evnen til å prioritere, kan en person fullt ut demonstrere sine talenter og tenke på dette eller det trinnet .

4. Noen oppgaver fra kategori C det ville være mer riktig å klassifisere dem som distraherende, siden de kan redusere effektiviteten av arbeidet ditt og spise opp ganske mye tid, selv om de ikke er viktige. Dette inkluderer å gratulere fjerne slektninger, kjøpe en ny sofa og andre ikke-essensielle saker. Det er viktig å kunne skille dem fra kategori B-oppgaver og om mulig delegere gjennomføringen til andre personer.

5. Oppgaver D, eller Tid sløsere, kan vi trygt ringe uproduktivt. Du kan imidlertid tilføre verdi til fritiden din. Les for eksempel en god intellektuell bok i stedet for en masseroman, gå inn for sport når du vil ha følelsesmessig frigjøring. Hvis du ikke kan motstå fristelsen til å kaste bort tid på noe ubrukelig, reduser slikt avfall til et minimum: for å gjøre dette, fullfør først oppgaver fra andre kategorier.

Når du mestrer prinsippet om hvordan Eisenhower Matrix fungerer, vil du ikke bare bli vellykket, men også en mer balansert og optimistisk person, ettersom du vil slutte å bekymre deg for irriterende men viktige småting som du ikke hadde tid til før.

Teknikken er populær på grunn av dens tilsynelatende brukervennlighet, det er nyttig å vite om det, det er definitivt verdt et forsøk, så la oss finne det ut.

Dwight Eisenhower, general for hæren og USAs 34. president, hadde neppe studert teorien om tidsstyring og teknikker for effektiv bruk av tid. Men det var frasen hans "Ikke alle presserende ting er viktige og ikke alle viktige ting haster" som best beskriver prinsippet som ligger til grunn for metoden kalt Eisenhower-matrisen.

Problemer som Eisenhower Matrix hjelper til med å løse

Noen ganger jobber du hele dagen i strekk, du klarer å gjøre en haug med ting, du bokstavelig talt snurrer rundt som et ekorn, men resultatet er bare tretthet og ingen tilfredsstillelse. For det er ikke veldig tydelig hvordan alt dette arbeidsheltemotet førte deg nærmere målet ditt.

I tidsstyring kalles dette problemet med målsetting, og konsekvensene kan være de mest ødeleggende - livet blir til et utmattende maraton med sjeldne pauser og et uforståelig resultat.

Det er viktig å forstå at problemet ikke er at vi jobber lite eller dårlig, men at vi ikke setter de riktige målene og ikke prioriterer før vi starter en virksomhet. En måte som kan hjelpe til med å løse dette er å bruke Eisenhower-matrisen for raskt å sortere oppgaver etter prioritet.

Essensen av Eisenhower-matrisen

Denne teknikken hjelper deg raskt å sortere gjennom oppgavelisten din, selv om det er mange av dem. Utad ser alt ekstremt enkelt ut - vi ser på listen over oppgaver og svarer på to spørsmål for hver enkelt.

Det er viktig?

Dette haster?

Ta et ark og del det i fire deler. Vi får fire ruter der vi legger inn svarene på disse to spørsmålene.

Hvordan ser Eisenhower-matrisen ut?

Kvadrant A: viktige og presserende saker

Ting som, hvis de ikke fullføres, setter måloppnåelsen i fare.
Problemer som må løses for å unngå store vanskeligheter i livet.
Helseproblemer.

Hvis du er et monster av effektivitet, vil denne kvadranten være tom for deg: du vil ganske enkelt ikke få ting gjort før du kommer inn i "brann"-sektoren. Men du er ikke et effektivitetsmonster (og det er vi heller ikke), så det vil neppe skje. Det viktigste er at ting skjer der sjelden og i små mengder. Hvis halvparten av oppgavelisten din er der, er det en katastrofe.

Det er imidlertid ingen grunn til panikk. For at denne kvadranten skal være tom, må du først jobbe med å vedlikeholde de andre sektorene.

Kvadrant B: viktige, men ikke presserende saker

Primæraktivitet.

Det er her oppgaver bor som trenger maksimal oppmerksomhet. De som jobber godt med denne kvadranten vil lykkes med å nå sine mål. Viktige oppgaver som ikke brenner, noe som betyr at vi ikke gjør dem i en tilstand nær panikk. Det er ingen hindringer for å utføre dem så effektivt som mulig. Bare ikke utsett - oppgaver fra denne kvadranten kan flyttes til sektor A.

Kvadrant C: haster, men ikke viktige saker

Distraksjoner.

Å fullføre disse oppgavene hjelper deg ikke med å nå målet ditt, de hindrer deg i å fokusere på det som virkelig er viktig, reduserer effektiviteten og sliter ut deg.

Slumsk kvadrant - det er fare for å forveksle saker fra denne sektoren med saker i kvadrant A og resultere i forvirring i prioriteringer.

Kvadrant D: Ikke presserende eller viktige saker

Paradoksal kvadrant, fordi det er her virksomheten bor:

ikke gir noen fordel;
våre favoritter.

Lytte. Favorittmusikken vår spilles her, en komfortabel stol venter, og praktisk talt ingen hjerneinvolvering er nødvendig.

Slik bruker du Eisenhower-matrisen på tidsstyring

Det finnes mange forskjellige, noen ganger lite kompatible, metoder og teknikker innen tidsstyring. Og dette er ikke en ulempe, siden folk er forskjellige. Det som fungerer bra for en person vil ikke fungere for en annen. Derfor må du uunngåelig prøve forskjellige teknikker, velge den rette.

Ikke mist det. Abonner og motta en lenke til artikkelen i e-posten din.

Du kan lett bli forvirret i den endeløse strømmen av hverdagslige saker, for hver dag blir det flere og flere av dem. Gårsdagens uferdige oppgaver blir dagens, og det vi ikke rakk å gjøre i dag blir automatisk overført til i morgen. Som et resultat kan så mange ting samle seg at du ikke kan finne ut hva som har blitt gjort, hva som pågår og hva som fortsatt venter i vingene.

Slike eller detaljerte situasjoner oppstår ofte blant personer som ikke tar behørig hensyn til prosessen med å planlegge sine aktiviteter. Naturligvis læres det ikke ferdigheter på skolen, og mange foreldre og andre mennesker som fungerer som lærere i utviklingsprosessen vår vet ofte ikke helt hvordan de skal planlegge aktivitetene sine, selv om dette slett ikke er vanskelig. Det er bare det at det ikke blir tatt hensyn til dette.

Imidlertid er det i dag mange utmerkede planleggingsteknikker som lar deg lære hvordan du rasjonelt kan bruke tidsressursen din og få maksimalt utbytte av denne prosessen for deg selv. Men i denne artikkelen vil vi ikke vurdere alle disse teknikkene, men vil gi et eksempel på bare en, som kjennetegnes ved sin enkelhet og effektivitet. Denne teknikken kalles "Eisenhower Matrix".

Eisenhower Matrix er et av de mest populære tidsstyringsverktøyene som brukes av mange mennesker over hele verden: fra vanlige ansatte og mellomledere til ledere i store firmaer og verdenskjente selskaper. Grunnleggeren av denne matrisen er den 34. presidenten i USA, Dwight David Eisenhower. Som du kanskje gjetter, var denne mannen veldig opptatt og måtte gjøre mange forskjellige ting knyttet til aktivitetene hans. Av denne grunn optimaliserte han arbeidsplanen og listen over oppgaver som skulle utføres. Resultatet av hans forskning var matrisen vi vurderer.

Betydningen av Eisenhower-matrisen er hovedsakelig å lære å distribuere alle oppgavene dine på en kompetent måte, skille det viktige fra det presserende, det ikke-hastende fra det minst viktige, og også redusere tiden til det maksimale for å utføre noen oppgaver, implementering som ikke gir noen vesentlige resultater. La oss snakke om hvordan alt dette fungerer i praksis.

Essensen av Eisenhower-matrisen

Eisenhower-matrisen består av fire kvadranter, basert på to akser - viktighetsaksen (vertikal) og hasteaksen (horisontal). Som et resultat viser det seg at hver kvadrant er forskjellig i sine kvalitetsindikatorer. Alle oppgaver og saker blir registrert i hver av kvadrantene, takket være at det dannes et ekstremt klart og objektivt bilde av hva som bør gjøres først, hva som bør gjøres etter det, og hva som ikke bør gjøres i det hele tatt. Alt dette er ganske enkelt, men å gi noen få forklaringer vil i alle fall ikke være overflødig.

Kvadrant A: viktige og presserende saker

I ideell planlegging bør denne kvadranten av matrisen forbli tom, fordi utseendet til viktige og presserende saker er en indikator på uorganisering og muligheten for blokkering. Denne delen av timeplanen fylles opp for mange mennesker på grunn av deres iboende latskap og dårlige prioritering. Naturligvis kan slike ting fra tid til annen dukke opp hos hver person, men hvis dette skjer hver dag, er det på tide å ta hensyn til det.

Så forekomsten av tilfeller i A-kvadranten bør unngås. Og for å gjøre dette trenger du bare å fullføre punktene til de gjenværende kvadrantene i tide. Men hvis det er noe verdt å inkludere i første kvadrant, er det:

Ting som, hvis de ikke fullføres, har en negativ innvirkning på å nå målene dine
Ting som, hvis det ikke gjøres, kan forårsake vanskeligheter og problemer
Ting knyttet til helse

Det er også viktig å huske at det er noe som heter "delegering". Dette betyr at når det dukker opp ting i A-kvadranten din som kan delegeres til noen andre, bør du definitivt benytte deg av denne muligheten for å løse andre viktige og presserende saker så raskt som mulig.

Kvadrant B: viktige, men ikke presserende saker

Den andre kvadranten fortjener mest oppmerksomhet, fordi sakene som ligger nøyaktig i den er de mest prioriterte og lovende, og det er disse som bør bestå av enhver persons daglige oppgaver. Det har blitt lagt merke til at folk som primært er engasjert i aktivitetene til denne kvadranten oppnår størst suksess i livet, blir forfremmet, tjener mer penger, har nok fritid og lever et lykkelig og tilfredsstillende liv.

Vær også oppmerksom på at mangelen på haster lar deg nærme deg løsningen av eventuelle problemer mer bevisst og konstruktivt, og dette lar en person i sin tur avsløre sitt fulle potensial, uavhengig tenke gjennom alle nyansene i aktivitetene hans og administrere tidsrammen for hans saker. Men her må du blant annet huske at ting som er i B-kvadranten, hvis de ikke gjøres i tide, lett kan falle inn i A-kvadranten, bli enda viktigere og krever rask gjennomføring.

Erfarne tidsstyringsspesialister anbefaler å inkludere i kvadrant B alle aktuelle saker knyttet til hovedaktiviteten, planlegging og analyse av arbeid, opplæring og overholdelse av den optimale tidsplanen, etc. De. alt som utgjør vår vanlige hverdag.

Kvadrant C: haster, men ikke viktige saker

Ting som er i denne kvadranten er for det meste distraherende og bringer ikke en person nærmere de tiltenkte resultatene. Ofte forstyrrer de rett og slett konsentrasjonen om de virkelig viktige oppgavene og reduserer effektiviteten. Det viktigste når du arbeider med matrisen er ikke å forveksle presserende saker fra kvadrant C med presserende saker fra kvadrant A. Ellers vil det oppstå forvirring og det som skal gjøres først forblir i bakgrunnen. Husk alltid ditt og lær å skille det viktige fra det uviktige.

Kvadrant C-saker inkluderer for eksempel møter eller forhandlinger pålagt av noen andre, bursdagsfeiringer av ikke veldig nære mennesker, plutselige gjøremål rundt huset, eliminering av ikke-viktigste distraksjoner som krever oppmerksomhet (en vase gikk i stykker, en mikrobølgeovn gikk i stykker). komfyr, en lyspære har brent ut osv.), samt alt mulig annet som ikke beveger deg fremover, men bare bremser deg.

Kvadrant D: Ikke presserende eller viktige saker

Oppgaver i siste kvadrant er ikke til nytte i det hele tatt. I mange tilfeller er det nyttig ikke bare å håndtere dem sist, men heller ikke å håndtere dem i det hele tatt. Selv om du definitivt trenger å vite om dem, fordi... De er "tidskasterne".

Et annet interessant trekk ved oppgavene fra denne gruppen er at de er veldig attraktive for mange mennesker - disse oppgavene er enkle å gjøre og gir glede, slik at du kan slappe av og ha det hyggelig. Derfor kan det være ganske problematisk å motstå fristelsen til å engasjere seg i dem. Men dette må definitivt gjøres.

I kvadrant D kan du skrive ned slike ting som å snakke i telefonen med venner om noe uviktig, unødvendig korrespondanse eller bruke tid på sosiale nettverk, se på TV-serier og diverse «dumme» TV-serier, dataspill osv. Selvfølgelig bør hver person med jevne mellomrom slappe av og på en eller annen måte underholde seg selv, men det er mer interessante og pedagogiske måter å gjøre dette på: lesing, besøke treningssentre og svømmebassenger, turer til naturen, etc. Hvis du ikke helt kan kvitte deg med å gjøre ting fra kvadrant D eller ikke vil, må du utsette implementeringen av dem i det minste til det øyeblikket ting fra kvadrant B og C er fullført, og tiden som vil bli brukt til ting i kvadrant D bør reduseres til et minimum. Det velkjente ordtaket ville være passende her: "Det er tid for forretninger, tid for moro."

Så snart du mestrer Eisenhower-matrisen og lærer å distribuere sakene dine på en kompetent måte i den, vil du legge merke til at du har mye ny fritid, du klarer å gjøre alt i tide og uten hastverk, alle dine saker er i orden , mål oppnås etter hverandre, og du selv er nesten alltid i godt humør og godt mot. Alt handler om organisering og ro. Du merker sikkert selv fra tid til annen at uorganiserte mennesker alltid er i en virvelvind av noen uforståelige saker, de er alltid opptatt med noe dumt, men "veldig viktig", de ser slitne og irriterte ut. Det er mange særtrekk som kan siteres. Men dette er ikke viktig, men det faktum at hvis du og jeg ikke ønsker å ha like resultater, så må vi handle annerledes. Nemlig: vi må være organiserte, forstå hva og når vi må gjøre, og hvorfor vi gjør alt dette. Og Eisenhower-matrisen er perfekt for dette.

Vi ønsker deg lykke til og vellykket mestring av din nye ferdighet!