Investeringer 

Forside til registreringsjournal 4. Hvordan fylle ut kasseboken riktig. Instruksjoner for utfylling av kassebokskjema

Å føre kassebok i 2020 er obligatorisk for alle selskaper som gjennomfører kontanttransaksjoner. Dessuten spiller ikke typen skattesystem og organisasjons- og juridisk form noen rolle. Det å føre nettkasse hos en virksomhet fritar ikke plikten til å føre kassebok i henhold til fastsatte regler.

Representanter for private virksomheter som fører regnskap over inntekter, utgifter, fysiske indikatorer og andre skatteobjekter som karakteriserer en viss type økonomisk aktivitet, er offisielt unntatt fra å sette sammen en bok. Dessuten skal journaler oppbevares på foreskrevet måte. Denne rettigheten er nedfelt i paragraf 4.1 i Bank of Russia-instruks nr. 3210-U.

Kassebok: hvordan gjøre det riktig (2020)

Regnskap for økonomiske transaksjoner til en ideell organisasjon eller LLC bør føres på et enhetlig kassebokskjema (OKUD-kode 0310004). Det enhetlige dokumentskjemaet KO-4 ble godkjent ved resolusjon fra Statens statistikkkomité nr. 88 av 18. august 1998. Fylleprosedyren er presentert i avsnitt 2 i instruksjon nr. 3210-U.

Kassebok, skjema (last ned word)

Dette skjemaet er beregnet på kronologisk registrering av detaljer om innkommende og utgående kontantordrer, på grunnlag av hvilke kontantstrømmer i institusjonen.

Lovverket tillater flere måter å vedlikeholde en bok på:

  • utarbeide dokumenter for hånd på forberedte skjemaer;
  • fylle ut en tabell på en datamaskin og deretter skrive ut de ferdige sidene;
  • rapporten kan utarbeides i spesialiserte regnskapsprogrammer, elektronisk, med påfølgende generering av et elektronisk dokument sertifisert med en elektronisk signatur.

Kassereren eller annen tjenestemann bestemt etter ordre fra lederen må fylle ut radene og kolonnene i skjemaet, samt utføre transaksjoner med kontanter. Det er mulig å overføre forvaltningen av kasseboken til en representant for outsourcingsorganisasjonen. Å finne et slikt selskap er ikke vanskelig, for eksempel se etter annonser i Moskva.

Prosedyre for utfylling av kassabok

Skjemaet består av tre deler:

  • tittelside;
  • tabellformet del;
  • siste side.

Følgende informasjon skal fylles ut i venstre (tittel) del av skjemaet:

  1. Vedrørende dokumentskjema: navn og type skjema, kode iht OKUD.
  2. Angående informasjon om organisasjonen: fullt navn på institusjonen, OKPO-kode. Det er ikke nødvendig å oppgi bedriftens adresse og telefonnummer.
  3. Rapporteringsperiode - måneden som kasseboken ble satt sammen for, eller en annen tidsperiode.
  4. Siste del. En kassebok, et eksempel på manuell utfylling, er satt opp som følger: skriv ned antall ark i kasseboken (i tall eller i tall og ord). Sertifiser med organisasjonens segl og signaturene til lederen og regnskapssjefen.

Instruksjoner for tabelldelen om hvordan du fyller ut kasseboken (prøve).

Kassabokskjemaet (skjema KO-4) er enhetlig og er en bok med nummererte og snørede ark. På siste side er det registrert antall ark i boken og sertifisert med organisasjonens segl. Direktøren, regnskapssjefen i foretaket signerer nedenfor og setter datoen.

Kassebokskjema

Eksempel på utfylling av kassaboken i 2019

Hvordan opprettholde en kassebok KO-4

Kasseboken føres daglig. Boken oppbevares av autorisert kasserer eller annen ansvarlig person. Kontroll over kasseboken er tillagt regnskapssjef.

En organisasjon må ha én kassebok for alle sine aktiviteter. Hvis en organisasjon har divisjoner, kan de føre sin egen kassebok. Kopier av arkene overføres til hovedkontoret innen den perioden som er fastsatt av organisasjonen.

Ark av kasseboken fylles ut enten for hånd eller på elektroniske medier.

  • Håndskrevne notater er laget som karbonkopier; det første eksemplaret blir stående i kassaboken, og det andre eksemplaret klippes av til slutt og sendes inn for rapportering til regnskapsavdelingen.
  • Ved elektronisk utfylling er arket i boken delt opp i en øvre og nedre del, begge fylles ut likt, inneholder alle bedriftsdata, og er nummerert i stigende rekkefølge. Den øverste gjenstår for dannelsen av kasseboken, den nederste overleveres til regnskapsavdelingen. Det siste arket for måneden inneholder informasjon om totalt antall ark i denne måneden. Siste ark for året - antall ark for året. Deretter sys arkene sammen, sertifisert med signaturen til lederen og regnskapssjefen, og deres nummer er angitt.

Hvordan fylle ut KO-4 kassebokskjema riktig

Navnet på organisasjonen (fullt navn på den enkelte gründer), OKPO-kode og strukturell enhet, hvis noen, er angitt på omslaget. Angi deretter perioden boken er åpnet for (år eller måned og år).

På de indre arkene:

  • Datoen den ble fylt ut er angitt øverst.
  • i linjen "saldo på begynnelsen av dagen" er pengebeløpet i kassaapparatet på begynnelsen av dagen skrevet i tall, som er hentet fra linjen "saldo ved dagens slutt" på forrige ark .
  • Innføringer fra kolonne 1 til 5 gjøres på grunnlag av hver PKO og RKO.
  • Det er ikke nødvendig for individuelle gründere å fylle ut kolonnen "tilsvarende kontonummer, underkonto".
  • I kolonnen "overføring" er beløpet for alle inntekter og utgifter fra linjene fylt ut ovenfor skrevet i tall.
  • I kolonnen "totalt for dagen" er den totale mengden av inntekter og utgifter for dagen angitt i tall.
  • Feltet "slutt av dagen saldo" indikerer kontantbeholdningen i kassaapparatet på slutten av dagen. Det beregnes ved hjelp av formelen: saldo ved begynnelsen av dagen + total inntekt for dagen - total utgift for dagen. Hvis denne saldoen inneholder penger til lønn eller sosiale utbetalinger og stipend, er de angitt nedenfor.
  • På slutten av arket er antall registrerte PKO og RKO angitt med ord, og underskriftene til kassereren som fylte ut skjemaet og regnskapsføreren er påført.

Tomme rader i tabellen er krysset ut.

Ved utfylling av skjemaet sjekker kassereren dataene på inngående og utgående dokumenter. Boken kontrolleres av regnskapsfører (regnskapssjef, leder i deres fravær) og signeres også.

Hvis det ikke var noen bevegelse av penger i kassaapparatet i løpet av dagen, føres ingen oppføringer for den dagen i boken.

Rettelser i boken er ikke tillatt. Dersom det imidlertid oppstår en feil ved utfylling, bekreftes rettingen ved underskrift av kassereren som fyller ut boken og regnskapssjefen.

For å holde alt under kontroll og enkelt kunne spore bevegelsen av midler, må bedriften din ha kassebok KO-4, samt alle utgiftstransaksjoner for utstedelse av kontanter må føres i denne boken i tide.

Å føre denne boken innebærer at kasserer, eller en regnskapsmedarbeider, setter inn og registrerer beløp som mottas av foretaket eller overføres til andre personer gjennom kassaapparatet. Data kan bare legges inn i denne boken hvis det er et passende følgedokument, for eksempel en kvittering eller utgiftskontantordre.

Kassebok (prøve). Eksempel på utfylling av skjema

Et utfylt ark med kasseboken (skjema KO-4). Start av ark

Nedenfor vil vi beskrive hvordan du fyller ut kasseboken riktig, og for visuell oppfatning er et eksempel på KO-4-skjemaet vedlagt.

Hvis kasseboken din er i papirform, sørg for at alle ark inneholder nummerering, selv om de for øyeblikket er tomme. På den første siden av denne boken må hele antallet ark angis, og denne informasjonen må bekreftes av organisasjonens våte forsegling med signaturen til hodet. Innføringer i boken gjøres daglig, og hver kontanttransaksjon må føres den dagen den er fullført, ledsaget av medfølgende dokumenter som bekrefter denne transaksjonen.

Når materielle eiendeler ankommer kassaapparatet, må du legge inn "Kvittering" på KO-4-skjemaet hvis midler tas ut av kassaapparatet, skriv inn ordet "Utgift" på denne linjen.

Hver transaksjon er ledsaget av et serienummer, et sammendrag av transaksjonen og et kontonummer (tilsvarende kontantkontoen). Hver dag, på slutten av arbeidsdagen (skift), teller kassereren kontantene i kassaapparatet, verifiserer beløpet for innkommende og utgående midler og, basert på mottatt informasjon, legger den inn i kassaboken i det aktuelle feltet "Saldo på slutten av dagen: ____ gni. ___ politimann."

Det utfylte dokumentet må bekreftes av den personlige signaturen til kassereren og regnskapsføreren i organisasjonen. Det er verdt å merke seg at antall dokumenter som bekrefter operasjonen må sammenfalle med antall daglige operasjoner. All denne informasjonen legges inn i kasseboken KO-4 og registreres i 2 kopier, den første forblir i boken, og den andre overføres til regnskapsavdelingen sammen med de originale støttedokumentene.

Et utfylt ark med kasseboken (skjema KO-4). Slutt på arket med signaturer

Denne boken åpner for rettelser ved slike rettelser, feilen er krysset over (slik at feil innlagte data kan sees) og riktig data legges inn øverst. Kasserer og regnskapsfører skal skrive under ved rettelsen.

Skjemaets tittelside skal inneholde det fulle juridiske navnet på organisasjonen, strukturell enhet, OKUD- og OKPO-kode, samt perioden for vedlikehold av dokumentet. Når du skriver inn i boken, feltene som midlene ble mottatt fra eller som midlene ble overført til, samt beløpet.

Hvis kasseboken din oppbevares elektronisk, må du ved slutten av hver arbeidsdag skrive ut alle oppføringene i to eksemplarer, sette på en våt forsegling av selskapet og gi en prøve KO4 til regnskapsavdelingen og den andre i en spesiell mappe.

Kassebokskjema KO-4 er et dokument designet for å gjenspeile bevegelsen av kontanter gjennom kassen til en bedrift. Vedlikehold av kasseboken er ansvarlig kasserer eller regnskapsfører. Oppføringer foretas dersom det er støttedokumenter (kvittering og utgiftskassedokumenter).

Kasseboken må være nummerert, snøret, antall ark sertifisert av underskriftene til regnskapssjefen og lederen, samt organisasjonens segl.

Vedlikehold av en kassebok i skjema KO-4 er en obligatorisk prosedyre for hver organisasjon som utfører kontantbetalinger, blir regelmessig kontrollert av skattemyndighetene. Påmeldinger i skjema KO-4 gjøres daglig ved hver kvittering eller utstedelse av kontanter.

På en lapp! Vi tilbyr også skjemaer og prøver av dokumenter som kassereren må fylle ut daglig: logg KM-4 - , informasjon på skjema KM-7 - .

Prøvefylling

Fylle ut omslaget til kasseboken KO-4:

Organisasjon: navn på organisasjonen, OKPO, navn på den strukturelle enheten.

Kassebok for: Gyldighetsperioden for dette skjemaet er angitt. Vanligvis er dette et kalenderår.

Fylle ut arkene i boken:

Hvis kassaboken fylles ut manuelt, bøyes den langs skjærelinjen før du legger inn et nytt ark, slik at den avrivbare delen av baksiden er under den ikke-rivbare delen av forsiden . En karbonkopi legges mellom dem, hvoretter oppføringer begynner å bli gjort med en penn, og de fullførte dataene gjentas på det andre arket.

For å forhindre at linjene blandes, er det nødvendig å ikke endre noe i løpet av dagen, ikke rive det av, ikke flytte det.

Gjeldende dato og arknummer er angitt øverst.

Saldo på begynnelsen av dagen: saldoen på kontanter i selskapets kassa ved begynnelsen av arbeidsdagen.

Dokumentnummer: nummeret som er angitt på kontantdokumentet på grunnlag av hvilke midler ble mottatt eller utstedt (nummer eller).

Mottatt fra/utstedt til: Fullt navn på personen eller navnet på organisasjonen, samt et kort sammendrag av transaksjonen.

Kontonummer: nummeret på regnskapskontoen som tilsvarer kontantkontokonto 50 "Kontanter" avhenger av innholdet i transaksjonen (konto 51, 70, 71, 62, 60, 76 osv.).

Kvittering: indikerer mengden kontanter mottatt i kassen, i rubler og kopek.

Utgift: indikerer beløpet utstedt fra kassaapparatet i rubler og kopek.

Dermed reflekteres hver kontanttransaksjon i KO-4-kassebokskjemaet opp til "overføringslinjen". I linjen "Overføring" beregnes de totale verdiene for debet og kreditt (inntekter og utgifter).

Etter dette er arket ubøyd og bøyd på en slik måte at baksiden av den ikke-rivbare delen er over forsiden av den avrivbare delen. På samme måte legges det en karbonkopi mellom dem og det lages notater.

Sum for dagen: resultatene for arbeidsdagen summeres, omsetningen av debet og kreditt (inntekter og utgifter) beregnes.

Saldo på slutten av dagen: kontantbeløpet i kassa ved slutten av arbeidsdagen beregnes under hensyntagen til saldo ved dagens begynnelse og dagens debet- og kreditomsetning.

Signaturer: arket med KO-4-skjemaet er signert av kassereren som er ansvarlig for å vedlikeholde kasseboken, og angir antall innkommende og utgående kontantdokumenter på grunnlag av hvilke oppføringer ble gjort i KO-4-skjemaet.

Etter dette blir en kopi av journalene for dagen revet av og sammen med kassedokumentene vedlagt kasserer-operatørens rapport, skjema KM-6 () og overført til regnskapsavdelingen.

De opprinnelige oppføringene forblir i kassaboken.

Dersom det er gjort en feil i kasseboken, kan den rettes ved å krysse av og angi riktig informasjon ved siden av rettelsen skal attesteres med underskrifter fra regnskapssjef og kasserer.

Hvis KO-4-skjemaet vedlikeholdes elektronisk, skrives det ut to eksemplarer av arket med registreringer for dagen på slutten av arbeidsdagen, den ene overføres til regnskapsavdelingen, den andre arkiveres i en spesiell mappe.

Alle transaksjoner i organisasjonens kassa gjenspeiles i foretakets kassebok, som føres dag etter dag for alle typer aktiviteter. Dette registeret er satt sammen av kassereren på grunnlag av innkommende og utgående bestillinger, og korrektheten av fullføringen kontrolleres av regnskapssjefen. Når du sjekker kassaapparatet, ber banken og skattemyndighetene først og fremst om dette dokumentet, siden det inneholder all informasjon om selskapets kontantstrømmer.

Direktiv fra Bank of the Russian Federation nr. 3210-U datert 11. mars 2014 bestemmer hvordan man skal vedlikeholde en kassebok.

Det må være den eneste i organisasjonen, uavhengig av skattesystemene som brukes, med unntak av selskaper som fungerer som betalingsagenter eller bankbetalingsagenter på grunn av gyldigheten av avtaler med samme navn. I henhold til loven skal de organisere særskilt regnskapsføring av egne midler og inntekter etter agentavtaler.

Dersom selskapet har en egen avdeling, skal den også føre en egen kassebok. Videre, hvis avdelingen har sin egen balanse, overføres kopier av hovedboken, bekreftet med segl og signatur i rapporteringsperiodene, til morselskapet. Hvis den ikke er allokert til en egen balanse, forblir bekreftede kopier i selve strukturenheten, og originalene sendes til en høyere organisasjon.

For individuelle gründere er en forenklet prosedyre for å utføre kontanttransaksjoner mulig, som, i tilfelle av å utarbeide spesielle registre (bok over inntekter og utgifter), gjør det mulig å ikke opprettholde dette dokumentet.

Kasseboken fylles ut i ett år.

I helger og helligdager (dersom det ikke er arbeidsdager i henhold til internt regelverk), samt på dager det ikke var kontanttransaksjoner, trenger du ikke å legge inn informasjon i boken.

Registrering av bedriftens kassebok

Organisasjoner må bruke det enhetlige KO-4-skjemaet. Å kompilere en kassebok kan gjøres på to måter - manuelt og ved hjelp av et spesialisert program.

For manuell utfylling benyttes typografiske journaler bestående av to deler. Den første er et løst blad, den andre delen som er revet av er kassererens rapport. Boken skal nummereres, snøres og forsegles med firmaforseglingen. Den er signert av direktør og regnskapssjef. I dette tilfellet må du spesifisere antall ark.

Det finnes to typer slike registre med vertikal og horisontal orientering. I en kassebok med vertikal orientering fylles to ark ut samtidig: det første med en penn, det andre med en karbonkopi. Med en horisontal orientering er det nødvendig å bøye arket med form KO-4 i to, fyll den første halvdelen med en penn og den andre halvdelen som en karbonkopi.

Kassererrapporter (utfylt som karbonkopier) skilles ut hver dag og sendes sammen med kasseordre til regnskapsavdelingen for verifisering. Dette magasinet oppbevares i foretakets kasse ut året, og overføres deretter til arkivet.

Vedlikeholde en kassebok bruk av spesialiserte programmer innebærer at den ansatte skriver ut en kassererrapport på slutten av arbeidsdagen, som også legges ved alle PKO og RKO og overføres til regnskapssjefen. På slutten av rapporteringsåret sender kassereren alle de løse bladene av boken til trykking, stifter dem og forsegler dem med signaturene til direktøren, regnskapssjefen og organisasjonens segl. Nummerering utføres av programmet uavhengig av den siste siden viser hvor mange ark det er totalt for rapporteringsperioden.

Kassereren ved begynnelsen og slutten av hver rapporteringsperiode teller kontantsaldoene, og summerer summen av kontanter mottatt og brukt for dagen. Samtidig må han kontrollere overholdelse av kassagrensen, det vil si sammenligne saldoen på slutten av dagen med det maksimalt tillatte pengebeløpet som kan oppbevares her.

Dersom kassereren ser at det er mulig at den fastsatte standarden kan overskrides, må han overlevere pengene til banken. Det er best å gjøre dette i løpet av dagen i forveien.

Eksempel på å fylle ut en kassebok

Den inkluderer en tittelside der du må fylle ut informasjon om organisasjonens navn (helt eller forkortet), kode og strukturell enhet. Der må du også skrive ned perioden dette registeret er utarbeidet i.

Løsbladet og kassererens rapport skiller seg bare ut i navnene de fylles ut på nøyaktig samme måte.

Øverst i dokumentet er gjeldende dato angitt, samt serienummeret til arket.

I den tabellformede delen av dokumentet føres det inn en oppføring om pengebeholdningen i kassaapparatet på begynnelsen av dagen. Den må tilsvare saldoen ved slutten av forrige dag.

Deretter legger kassereren inn dataene i de riktige kolonnene i boken når transaksjonene er fullført. I kolonnen "Dokumentnummer" er nummeret til pko eller rko skrevet ned. I neste kolonne må du angi fullt navn. person eller navn på en juridisk enhet og fullt navn. hans representant, som enten er bidragsytere eller mottakere av midler. I kolonnen «Tilsvarende konto» fyller du inn den tilsvarende koden fra organisasjonens kontoplan.

Kolonnene "Innkommende" og "Utgifter" indikerer beløpene som er satt inn eller utstedt i rubler og kopek. På slutten av dagen beregner kassereren summen av mottak og utgifter til midler og skriver dem i linjen "Totalt for dagen". Deretter beregner kassereren saldoen på slutten av dagen: saldoen ved begynnelsen pluss kvitteringer minus utgifter.

Etter det sjekker han den faktiske saldoen med den resulterende. Linjen "inkl. for lønn, utbetalinger» fylles ut når lønn eller stipend utbetales, og gjenspeiler pengebeholdningen i kassaapparatet beregnet på lønn.

Etter å ha fullført sjekken, signerer kassereren rapporten, bretter og teller dokumentene. I kasseboka skal du angi med ord antall kvitteringer og forbruksvarer per dag. Deretter stiftes dokumentene og sendes til regnskapsavdelingen. Etter å ha sjekket kassererens rapport, setter regnskapssjefen sin signatur på den.

Funksjoner ved å kompilere noen kassebøker

I en organisasjon, avhengig av antall kontantdokumenter som er satt sammen, kan en dag ha flere ark. I dette tilfellet nummereres de fortløpende. For eksempel for 24. april 2015 - ark 97 og 98, for 25. april - ark 99.

Rettelser kan gjøres i en manuelt utfylt kassebok. Hvis det er nødvendig å korrigere data som ikke er relatert til omberegning av kontantbeholdninger, settes det en strek på feil oppføring og den nødvendige verdien angis. Rettelsen påtegnes med underskrifter fra regnskapssjef og kasserer. Hvis korreksjonene påvirker saldoen, må du krysse ut hele arket og skrive "Avbrutt".

Innen tre dager betaler selskapet lønn. På dette tidspunktet er det tillatt å overskride kassagrensen, du trenger bare å fylle ut linjen "inkl. for lønn, betalinger», med særskilt fremheving av lønnsbeløpene.