Kontorarbeid er en virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Hovedoppgavene til kontorarbeid kan kalles:

• · Opprette dokumenter, det vil si fikse dem på et hvilket som helst medium;
• · Overføring av dokumenter for deres påfølgende utførelse eller beslutningstaking på dem;
• · Registrering av dokumenter for å utøve kontroll over utførelsen av dem;
• · Systematisering og lagring av dokumenter, raskt søk etter dokumenter etter behov.

Prinsipper for kontorarbeid:

• · Effektivitet i å utarbeide og sende dokumentet;
• · Høy kvalitet på dokumenter;
• · Optimal dokumentflyt (hensiktsmessigheten av dokumenter, utillatelighet av multiple dupliseringer og byråkrati under passasje, etc.);
• · Papirløs der det er mulig

Det er tre former for organisering av kontorarbeid:

• · sentralisert,
• · desentralisert
• · blandet.

Med en sentralisert form for organisering av kontorarbeid er all dokumentbehandlingsoperasjoner konsentrert (sentralisert) i et enkelt senter for hele institusjonen - et kontor, en generell avdeling eller en sekretær.

Den desentraliserte formen innebærer spredning av kontordrift mellom institusjonens strukturelle avdelinger; Dessuten utfører hver av dem et relativt homogent sett med kontoroperasjoner. Den desentraliserte formen for organisering av kontorarbeid, der kontorarbeid utføres i ulike strukturelle divisjoner av institusjonen, må ikke forveksles med organisasjonsstrukturen til kontorarbeidstjenesten, som har spesialiserte enheter: ekspedisjoner, maskinbyråer, kontroll grupper osv.

I blandet form utføres operasjoner sentralt (mottak, registrering, kontroll, dokumentgjengivelse) og desentralisert (referanse- og informasjonstjenester, dokumentlagring, fildannelse).

Formen for organisering av kontorarbeid velges under hensyntagen til størrelsen på institusjonen, volumet av dokumentflyt og sammensetningen av strukturelle divisjoner. I små institusjoner (når dokumentasjon utføres direkte i avdelinger), så vel som i geografisk spredte (plassert for eksempel i forskjellige områder av en storby), velges en sentralisert form. De fleste institusjoner og organisasjoner bruker en blandet form for kontororganisasjon.

Den mest rasjonelle formen for organisering av individuelle kontorprosesser og operasjoner er sentralisering, siden den tillater: å redusere kostnadene for kontordrift; forbedre organiseringen av arbeidet til kontoransatte og, spesielt, introdusere standardiseringen; sikre spesialisering og utskiftbarhet av arbeidere; bruke progressive og produktive tekniske midler; sikre enhet i organisatorisk og metodisk ledelse. Under moderne forhold er det mulig å fullstendig sentralisere kontorarbeidstjenester bare i relativt små institusjoner. I store institusjoner bør man tilstrebe en hensiktsmessig sentralisering av individuelle kontorarbeidsfunksjoner, som mottak og sending av dokumenter, registrering og overvåking av utførelse av dokumenter, stenografi og utskrift av dokumenter, reproduksjon av disse og metodisk styring av kontorarbeid.

I små institusjoner som ikke har generelle avdelinger eller kontorarbeidsavdelinger, utføres kontorarbeidstjenester av sekretær-assistent for leder.

Hvis en organisasjon eller institusjon har et stort volum av dokumenter, introduseres en strukturell enhet som er ansvarlig for kontorarbeid: et kontor, en generell avdeling, en kontorarbeidsavdeling, etc. Virksomheten til denne strukturelle enheten gjenspeiles i en spesialutviklet forskrift.

For å regulere kontorarbeidsprosessen, bestemme metoder og metoder for å opprette og behandle dokumenter i en organisasjon, utvikler kontorarbeidsavdelinger instruksjoner for kontorarbeid, som er etablert etter ordre fra institusjonssjefen. I en verden av datateknologi begynte kontorarbeid å miste sin popularitet og ble erstattet av kontorarbeid.

Dokumentflyt i verden av papirløse teknologier. Struktur og komponenter i det elektroniske dokumenthåndteringssystemet

dokumentflyt elektronisk papirløst kontor

En økning i informasjonsflyt innen vitenskap, næringsliv, produksjon og kultur krever en form for reaksjon fra informasjonsteknologi. Samfunnet bruker en enorm mengde papir, og informasjon mottatt på papir er mindre dynamisk enn elektronisk.

Ideen om papirløs teknologi har eksistert i flere tiår. Samtidig kan vi i dag bare snakke om den delvise implementeringen av denne ideen.

Og her er noen grunner:

• · Å motta informasjon i elektronisk form krever vane (dette kan snarere kalles et psykologisk aspekt);
• · Papirløse teknologier krever grundig teknisk støtte: passende datateknologi, kommunikasjonslinjer med høy kapasitet, teknologisk avanserte algoritmer;

Papirløse teknologier krever grundig juridisk støtte (for eksempel i Hviterussland vil for øyeblikket ikke et eneste skattekontor godta en rapport bare i elektronisk form, ikke en eneste domstol vil godta en avtale sertifisert med en elektronisk signatur, etc.).

Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) er et automatisert flerbrukersystem som følger med prosessen med å administrere arbeidet til en hierarkisk organisasjon for å sikre at denne organisasjonen oppfyller sine funksjoner. Det forutsettes at styringsprosessen er basert på menneskelesbare dokumenter som inneholder instruksjoner som organisasjonens ansatte skal følge.

Under påvirkning av utviklingen av tekniske kommunikasjonsmidler og datateknologi, forbedres kontorarbeidet raskt. Mange standard dokumentasjonsoperasjoner har fått nytt innhold, og databehandling har utvidet omfanget av denne aktiviteten betydelig. Med utviklingen av datateknologi har kontorarbeid blitt tilgjengelig for enhver bruker, siden det har blitt mulig ikke bare å selvstendig arbeide med ulike typer dokumenter, men også å lage elektroniske arkiver for individuell bruk.

Kunnskapsområdet om prosedyren for å lage dokumenter og reglene for å jobbe med dem er en uavhengig disiplin kalt dokumentasjonsstøtte for ledelse (DOU), som beholder forbindelser med teorien om sosial ledelse. I rettsakter er dette begrepet forstått som identisk med begrepet "kontorarbeid" . Dette er ikke helt rettferdig, siden prinsippene for å drive virksomhet i ledelsen skiller seg fra de som utføres i rettssaker, i etterforskningsorganer, i notarius publicus og andre områder.

Kontorarbeid er en virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter. I samsvar med aktivitetsgrenen der offisielle dokumenter sirkulerer, skilles ledelses- og spesialkontorarbeid.

Ledelse kontorarbeid regulert av et system av rettsakter. Den utfører operasjoner med styringsdokumentasjon: administrativ, organisatorisk og referanse. Listen over navn på saker i organisasjonen er godkjent i en spesiell nomenklatur. Systematiseringen av disse sakene utføres av førskoleutdanningsinstitusjoner, hvis aktiviteter vanligvis er klassifisert som hjelpemidler, og gir ledelsesfunksjoner.

Spesielt kontorarbeid er regulert av lover, hvis gjennomføring er knyttet til gjennomføringen av hovedfunksjonen til en institusjon eller organisasjon: rettshåndhevelse, rettshåndhevelse, tilsyn, kontroll osv. Oppretting og systematisering av dokumenter i saker utføres i henhold til spesielle regler. Opprettelsen av saker er ikke direkte knyttet til lederkontorarbeid.

Eksisterende regler for arbeid med styringsdokumenter, kontroll over bevegelse og lagring av dem, informasjonsarbeid med dem og andre komponenter i kontorarbeid skaper forutsetninger for å optimalisere styringsaktiviteter. Følgelig kan en rasjonell organisering av dokumentasjonsstøtte som helhet øke effektiviteten til hele forvaltningsprosessen betydelig.

Prinsippene i organiseringen av kontorarbeid, som i alle andre områder av menneskelig aktivitet, bestemmer de innledende reglene og generelle prinsippene. De grunnleggende prinsippene inkluderer:

1. Prinsippet om forening, som innebærer å bringe et objekt til en enkelt form, system. Foreningsprosessen kommer til uttrykk i opprettelsen av den mest generelle universelle modellen brukt på en rekke objekter med noen felles egenskaper. Basert på dette prinsippet utvikles regler for utførelse av dokumentasjonsoperasjoner i moderne kontorarbeid. Disse reglene er av generell karakter for fagdepartementene og er spesifisert i deres normative og metodiske lover.

2. Prinsippet for standardisering, uttrykt i etablering og anvendelse av en standard som modell. Standardisering er den høyeste graden av forening, uttrykt i en obligatorisk juridisk form. Selv om begge prosessene henger sammen, er det ingen identitet mellom standardisering og forening. Som et normativt og metodisk dokument er en standard et sett med normer, regler og krav for standardiseringsobjektet, godkjent av vedkommende myndighet. I Russland utføres statlig politikk innen standardisering av komiteen for den russiske føderasjonen for standardisering, metrologi og sertifisering.

3. Prinsippet om systematisk normativ og metodisk regulering av kontorarbeid. Konsistens er grunnlaget for å etablere enhetlige krav til organisering av kontorarbeid. Lov-, forskrifts- og metodiske lover om kontorarbeid er strukturert ut fra deres hierarki og kompetanse. Som et resultat dannes et system med normativ og metodisk støtte.

4. Prinsippet om sentralisering av kontrollorganer og metodisk støtte til kontorarbeid, noe som gjenspeiler viktigheten av de tilsvarende funksjonene i styresystemet og ledelsen. Det sentrale organet for kontroll over levering av kontorarbeid i den russiske føderasjonen er Gosstandart, og for metodologisk kontroll er Rosarkhiv.

5. Prinsippet om desentralisering av kontorarbeid, som manifesterer seg i det faktum at hvert departement, avdeling, institusjon, virksomhet selvstendig etablerer oppgavene til førskoleopplæringstjenestene i sine strukturelle divisjoner. Dette prinsippet er nedfelt i Standardinstruks for kontorarbeid. Samtidig bør avdelingsnormative og metodiske dokumenter (instruksjoner) ikke motsi det bare i hovedbestemmelsene.

Utvikling og implementering av prinsippene for vitenskapelig organisering av kontorarbeid er hele samfunnets og statens oppgave, siden deres anvendelse skaper forutsetninger for å redusere dokumenter og kaste bort tid brukt på dokumentbehandling. Mangelen på en viss enhetlighet i arbeidet med dokumenter fører til byråkrati, til en vilkårlig økning i antall dokumenter, deres former og formål.

I prosessen med utvikling av kontorarbeid ble det dannet en enhetlig terminologi for denne typen aktivitet. De vanligste begrepene er følgende.

Dokumentasjon– registrere informasjon på ulike medier i foreskrevet form. Det innebærer en form for presentasjon av informasjon. Samtidig må prosessen med å registrere informasjon sikre at den lagres på et fast medium - papir, polymer, optiske, magnetiske medier, etc.

Informasjon– informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser, fenomener og prosesser, uavhengig av presentasjonsformen. Det forutsetter tilstedeværelsen av en informasjonskilde, en vesentlig informasjonsbærer, en informasjonssender, en mottaker og en kommunikasjonskanal mellom kilden og mottakeren. I kontorarbeid, i forhold til konseptet "informasjon", er det viktigste innspillingen, og presentasjonsformen (grafikk, utskrift, båndopptak, etc.) er sekundær.

Informasjonsressurser– individuelle dokumenter, individuelle arrays av dokumenter, samt dokumenter og arrays av dokumenter i informasjonssystemer: biblioteker, arkiver, fond, databaser og databanker. Dannelsen og bruken av informasjonsressurser i Den russiske føderasjonen er en sfære av statlig regulering.

Dokument– informasjon registrert på et håndgripelig medium med detaljer som gjør det mulig å identifisere den. Formen informasjonen presenteres i er viktig for et dokument. Dette skjemaet er sikret ved tilstedeværelsen av en rekke detaljer, hvis kombinasjon på dokumentet gjør at informasjonen kan klassifiseres som dokumenter av en bestemt type og formål, det vil si å identifisere informasjonen.

Dokumentdetaljer– et obligatorisk element i utformingen av et offisielt dokument. Gjeldende standard for styringsdokumentasjon angir en strengt definert plassering av detaljer i dokumentet. Imidlertid er bare noen detaljer obligatoriske og gir dokumentet rettskraft.

Offisielle dokumenter– dette er dokumenter opprettet av juridiske personer eller enkeltpersoner, utført og sertifisert på foreskrevet måte. Konseptet med et dokument kan ha et bredt spekter av applikasjoner, for eksempel i tekstbehandleren Word er hver fil et dokument. Et offisielt dokument blir offisielt først etter at det er fullstendig utarbeidet og sertifisert, det vil si etter å ha fylt ut de nødvendige detaljene.

Dokumentets rettskraft- en egenskap til et offisielt dokument gitt til det av gjeldende lovgivning, kompetansen til organet som utstedte det og den etablerte prosedyren for utførelse.

Arkivdokument- et dokument som er bevart eller er gjenstand for bevaring på grunn av dets betydning for samfunnet, samt har verdi for eieren. Definisjonen refererer til ethvert dokument på et håndgripelig medium som kan lagres i både statlige og personlige arkiver. Arkivtjenester i institusjoner er selvstendige strukturelle enheter. Arkivvirksomheten er regulert av et system av lov-, forskrifts- og metodologiske handlinger atskilt fra kontorarbeid.

Lovregulering av kontorarbeid– Dette er kompetanseområdet til en rekke sentrale statsmakt- og forvaltningsorganer. Systemet til disse organene etablerer regler, forskrifter og standarder, som sammen skal gi et enhetlig system for journalføring på den russiske føderasjonens territorium. Dette systemet skal gi:

· obligatoriske innledende prinsipper for kontorarbeid for institusjoner og organisasjoner, uavhengig av deres form for eierskap (for eksempel statens språk som kontorarbeid utføres på; statlig regulering innen bruk av informasjon og andre grunnleggende bestemmelser);

· etablere grunnleggende oppgaver og regler innen dokumentasjonsaktiviteter (for eksempel lage standardinstruksjoner, eksempeldokumenter og andre problemer);

· felles krav til dokumentasjon på de viktigste områdene innen offentlig forvaltning (for eksempel forsvar, rettssaker, regnskap, sivil status, helsevesen, rettshåndhevelse).

Grunnlaget for et enhetlig journalføringssystem er bestemmelsene i den russiske føderasjonens grunnlov. Grunnlaget for organisering av kontorarbeid er prinsipper som: retten for alle til fritt å søke, motta, overføre, produsere og distribuere informasjon på enhver lovlig måte (artikkel 29 i den russiske føderasjonens grunnlov), borgernes rett til å søke personlig , samt å sende individuelle og kollektive appeller til offentlige organer og lokale myndigheter (artikkel 33 i den russiske føderasjonens grunnlov) og en rekke andre.

For å effektivisere arbeidet med ulike dokumenter, samt sikre hensiktsmessig samhandling med ulike avdelinger og institusjoner, dannes støttetjenester for styringsdokumentasjon, designet for å kontrollere reglene for arbeid med dokumenter og for å implementere et enhetlig journalføringssystem.

Administrasjonsdokumentasjonsstøttetjeneste (DOU-tjeneste) er en strukturell underavdeling av et departement, departement, virksomhet, organisasjon eller institusjon. Denne enheten er ansvarlig for å overvåke overholdelse av det enhetlige journalføringssystemet. I strukturen til departementer og avdelinger kalles vanligvis førskoleutdanningsinstitusjoner: enten Generalavdelingen eller Administration of Affairs. I administrasjonen til presidenten for Den russiske føderasjonen kalles en lignende struktur Institutt for dokumentasjon og informasjonstjenester til presidenten for Den russiske føderasjonen. Uavhengig av navnet, følger hver førskolignende regler for organisering av arbeid med dokumenter, det vil si at den implementerer et enhetlig kontorstyringssystem.

Regulerende og metodiske handlinger fra Russlands innenriksdepartement angående organisering av kontorarbeid bruker ikke begrepet "dokumentasjonsstøtte for ledelsen." Et enhetlig system for kontorarbeid i apparatet og avdelingene til Russlands innenriksdepartement implementeres i prosessen med å oppfylle deres oppgaver og funksjoner. Organisering og forbedring av kontorarbeidssystemet, samt kontroll med etterlevelse av etablert prosedyre for arbeid med dokumenter, utføres av departementets ansatte.

Et trekk ved den normative og metodiske reguleringen av kontorarbeid i systemet med interne anliggender er at dets individuelle komponenter er inkludert i funksjonene til de fleste tjenester og divisjoner. For eksempel er vaktavdelingen et uavhengig organ for operativ ledelse av bydelsmyndigheten og er samtidig forpliktet til å dokumentere en rekke spørsmål om forvaltningsvirksomhet. Hovedoppgavene til kontorarbeid løses imidlertid av spesialenheter - sekretariater (kontorer).

Sekretariat er en uavhengig strukturell enhet i de indre organene. Sekretariatenes hovedoppgaver er dokumentasjon og organisasjonsoppgaver.

Dokumentasjonsoppgaver knyttet til å dokumentere styringsprosessen og organisere arbeidet med dokumenter. Disse inkluderer:

· Mottak og registrering av innkommende dokumenter, sending av utgående dokumenter;

· gi dokumenter til lederen for gjennomgang og pålegg om vedtak, det vil si en kort indikasjon på prosedyren for å utføre dokumentet;

· overføring av dokumenter til ansatte - utøvere, som må gjøres mot utøverens signatur i registreringsjournalen som angir datoen for mottakelsen;

· kontroll over tidsfrister for utførelse av dokumenter;

· informasjon og oppslagsverk;

· utforming (utarbeidelse av utkast til dokumenter) og produksjon av dokumenter i samsvar med instruksjoner og instruksjoner for ledelse, produksjon og utstedelse av kopier;

· systematisering av dokumenter i kontorarbeid i samsvar med dokumentlisten;

· lagring av dokumentasjon i filer (mapper), der dokumentene er ordnet i kronologisk rekkefølge;

· sikre sikkerheten til segl, skjemaer og stempler for registrering og sertifisering av offisielle dokumenter;

· dannelse av saker i samsvar med nomenklaturen godkjent av lederen for indre anliggender i det pågående kontorarbeidet (saksbehandling gjennom hele kalenderåret);

· forberedelse av dokumenter og filer for overføring til arkivet, med angivelse av vilkårene for lagring.

Organisatoriske oppgaver av kontorarbeid knyttet til spørsmål om optimalisering av styringsprosesser og individuelle styringsprosedyrer. Disse inkluderer:

· forberedelse av lederens arbeidsplass;

· vedlikehold av standard kontorutstyr og informasjons- og referansefiler (automatiserte databaser);

· organisering av mottak av besøkende;

· ringe ansatte som instruert av lederen;

· organisering av telefonsamtaler;

· utstede sertifikater per telefon;

· forberedelse av forretningsreiser;

· forberedelse av møter, økter, samt deres stenografi;

· utarbeidelse av informasjon og referansemateriale som instruert av ledelsen;

· opplæring av ansatte i dokumenthåndteringsteknikker;

· implementering av kontorautomatiseringsverktøy.

Dokumentasjons- og organisasjonsoppgaver skaper behov for å opprette spesialiserte enheter innenfor sekretariatene som sikrer utførelse og kopiering av dokumenter, samt publikumsmottak og andre strukturer. Kompleksiteten til oppgavene som utføres bestemmes av mengden av dokumenter som sirkulerer gjennom sekretariatene. Den administrative dokumentasjonen til internorganet er konsentrert direkte i sekretariatene. Andre dokumenter opprettet og mottatt (drifts-, straffesaker, referanse) lagres i særskilt journalbehandling eller direkte i strukturelle enheter.

Introduksjon

Kvaliteten og effektiviteten til bedriften bestemmes i stor grad av introduksjonen av moderne ting, for eksempel kontorutstyr, som betydelig forenkler og fremskynder arbeidet til bedriftens personell.

Aktivitetene til enhver organisasjon er ledsaget av opprettelse av dokumenter. Utarbeidelse av dokumenter i samsvar med gjeldende regler sikrer beskyttelse av organisasjonens interesser og øker effektiviteten i lederarbeidet. Riktig organisering av arbeidet med dokumenter innebærer først og fremst å dele dem inn i grupper i henhold til deres formål og prinsipper for forberedelse og utførelse. I dag, i sammenheng med den årlige multiple økningen i informasjonsstrømmer, er det nesten umulig å forestille seg en klar interaksjon mellom kommersielle firmaer, bankstrukturer, statlige virksomheter og organisasjoner uten moderne telekommunikasjon og kommunikasjon.

Ethvert dokument, etter fullføring av administrasjon eller andre handlinger relatert til det, lagres i organisasjonen i en viss tid. Bruk av informasjonsteknologi i ledelsen, som har høy fleksibilitet, mobilitet og evne til å tilpasse seg ulike arbeidsforhold, er en uunnværlig forutsetning for å øke effektiviteten i lederarbeidet. Effektiviteten til kontorarbeid, som en integrert del av ledelsesaktiviteter, øker også betydelig med overgangen til databehandling av forretningsdokumentasjon.

Organiseringen av arbeidet med dokumenter påvirker kvaliteten på arbeidet i styringsapparatet, organiseringen og arbeidskulturen til lederansatte. Suksessen til ledelsesaktiviteter som helhet avhenger av hvor faglig dokumentasjon vedlikeholdes.

Relevansen av emnet for dette arbeidet bestemmes av det faktum at reglene for organisering av kontorarbeid og arbeid med kontorutstyr i en bedrift allerede er noe som ikke bare er nytt, men nødvendig, det er allerede vanskelig å forestille seg enhver bedrift uten datamaskiner, skrivere , fakser og annen teknisk støtte, takket være hvilken virksomheten til virksomheten utføres.

Formålet med dette arbeidet er å studere reglene for organisering av kontorarbeid og arbeid med kontorutstyr, det grunnleggende om kontorarbeid og fastsette anbefalinger for å forbedre arbeidet ved denne virksomheten.

1. Bestem det teoretiske grunnlaget for kontorarbeid og arbeid med kontorutstyr;

2. Vurder betydningen av kontorledelse ved å bruke eksemplet med ORANGE TOUR LLC-bedriften;

Dette arbeidet består av en introduksjon, tre kapitler, en konklusjon, en referanseliste og søknader.

Teoretisk grunnlag for kontorarbeid og arbeid med kontorutstyr

Konseptet og essensen av kontorarbeid

Begrepet "papirarbeid" karakteriserer helheten av arbeidet med å dokumentere ledelsesaktiviteter til institusjoner og organisere dokumenter i dem. Konseptet "dokument" definerer informasjon registrert på noen måte på ethvert materiale, publisert eller mottatt av en enkeltperson eller juridisk enhet, i enhver organisasjon for bruk i dens aktiviteter. Dermed er begrepene "ledelse", "informasjon", "kontorarbeid", "dokument" organisk sammenkoblet.

Det er ingen tilfeldighet at forfattere som studerer utviklingen av ledelsestanke begynner sin beretning om den sumeriske skriften på leirtavler som dateres tilbake til det tredje årtusen f.Kr. Disse tidlige dokumentene inneholder informasjon om kommersielle transaksjoner og lover i Sumer, og gir bevis på eksistensen av journalføring og administrasjonspraksis i den antikke verden.

Løsningen på dokumenthåndteringsproblemer i den moderne perioden har gått gjennom to hovedstadier i utviklede land. Første etappe 1970-1980 På dette tidspunktet mente de fleste forfattere at "papirhåndtering" var unødvendig og utdatert. Den andre fasen av kontorarbeid viste imidlertid at "papir"-flyten øker, og det konkluderes med at eksistensen av tradisjonelt kontorarbeid og dokumentbehandling på en datamaskin vil være svært lang.

Under forhold med rask fremgang, markedsforhold og en konkurransedyktig økonomi, bestemmer rettidig og riktig løsning av strategiske og taktiske oppgaver levedyktigheten til et selskap eller en organisasjon.

Dokumentert informasjon danner grunnlaget for ledelsens effektivitet er i stor grad basert på produksjon og forbruk av informasjon. I det moderne samfunnet har informasjon blitt en fullverdig produksjonsressurs, et viktig element i samfunnets sosiale og politiske liv. Kvaliteten på informasjonen bestemmer kvaliteten på ledelsen. Under moderne forhold, for å forbedre ledelseseffektiviteten, er det nødvendig å være tilstrekkelig oppmerksom på å forbedre arbeidet med dokumenter, siden hver ledelsesbeslutning alltid er basert på informasjon, på et offisielt dokument.

Organiseringen av arbeidet med dokumenter påvirker kvaliteten på arbeidet i styringsapparatet, organiseringen og arbeidskulturen til lederansatte. Suksessen til ledelsesaktiviteter som helhet avhenger av hvor faglig dokumentasjon vedlikeholdes. Forretningsinformasjon presenteres i form av ulike typer dokumenter. Forskning viser at 75 % av arbeidstiden til organisasjonsansatte går med til å forberede, vedlikeholde, fylle ut, kopiere og overføre dokumenter. I følge ISO (International Standards Organization) er dokumenthåndtering i ferd med å bli en av hovedfaktorene i enhver bedrifts konkurranseevne. Det betyr en spesiell organisering av arbeidet med dokumenter og data, koordinering av opprettelsesprosesser, endringer i distribusjon. Riktig organisert saksbehandling reduserer tiden som kreves for søk, øker nøyaktigheten og aktualiteten til informasjonen og eliminerer redundansen.

Under markedsforhold legges det stor vekt på mekanisering og automatisering av kontorarbeidsprosesser, som øker produktiviteten til arbeidere som er involvert i ledelsen.

Det må vies stor oppmerksomhet til rasjonalisering av dokumentasjonsstøtte for ledelse i virksomheter av enhver form for eierskap, fordi mangler i organiseringen av dette arbeidet fører til alvorlige vanskeligheter i arbeidet til lederen og virksomheten som helhet. På grunn av et mer avansert dokumenthåndteringssystem oppnås raskere bevegelse og utførelse av offisielle dokumenter, deres bevaring, bruk og riktig valg for statlig lagring.

Arbeidet til ethvert ledelsesapparat, som ethvert arbeid generelt i dag, er basert på grunnlaget for den vitenskapelige organiseringen av arbeidskraft. Enhver prosess med organisering av arbeidet må metodisk brytes ned i sine komponenter, ned til de enkleste operasjonene. En komplett kjede av vitenskapelig og organisatorisk arbeid er bygget opp fra gjennomtenkte, riktig organiserte operasjoner.

Prinsippet om informasjons- og dokumentasjonstjenester kommer ned til et sett av de samme operasjonene. Bare i noen organisasjoner utføres de manuelt, i andre - ved hjelp av mekanisering, i andre - er disse prosessene helt automatiserte. Men alle disse stadiene i papirarbeidssyklusen for å jobbe med dokumenter er like. Derfor må en kompetent lederansatt ikke bare kunne utarbeide og utføre dokumentene på riktig måte selv, men også vite hvilke typer arbeid som utføres med disse dokumentene.

Dessverre er mange bedriftsledere og ansatte som er ansvarlige for dokumentasjonsstøtte til ledelsen ikke kjent med det grunnleggende om moderne kontorarbeid, og enda mer med detaljene ved dokumentasjonshåndtering.

Samtidig er korrekt utarbeidelse og utførelse av dokumenter i samsvar med de nye standardene det viktigste ansvaret for kontoransatte. Informasjon registreres i dokumenter, som gir den en organisasjonsform og flytter den i tid og rom. Dokumenter og dokumentarinformasjon danner grunnlaget for ledelsesbeslutninger og er deres materielle legemliggjøring og gir rettskraft. Arbeid med dokumenter bør ha en så veletablert orden at ansatte ikke blir distrahert fra virksomhetens hovedproduksjonsmål.

Ansvaret for journalføring påhviler vanligvis sekretæren. Denne stillingen krever ikke spesialutdanning, og søkere med minimal arbeidserfaring blir ofte tatt opp til den. Men dokumenthåndtering er en ansvarlig og viktig sak; vellykket drift av en bedrift avhenger i stor grad av nøyaktighet og korrekthet.

Kontorarbeid kan være:

• generelt - knyttet til selskapets hovedaktiviteter,
• personell - for dokumentasjon på personell, vedlikeholdt av personalavdelingen,
• hemmelig - funnet i noen offentlige etater og har standarder for atferd,
• elektronisk - når deler av informasjonen overføres i digitalt format.

Det er ikke vanskelig å mestre det grunnleggende i kontorarbeid på egen hånd. Det er bedre å starte med det viktigste og mest grunnleggende dokumentet - listen over saker.

Saksnomenklatur

Dette er et dokument med en liste over alle "oppgavene" i organisasjonen. I dette tilfellet betyr "virksomhet" en samling forretningspapirer av samme type eller fokus.

Nomenklatur er et system som lar deg analysere dokumentaraktivitetene til en bedrift. For å kompilere den, må du bestemme en liste over alle tilgjengelige typer dokumenter. Kombiner dem deretter i henhold til retninger. Hver type er tildelt et nummer - en kode den kan bestå av flere tall eller bokstaver, for eksempel tallet, året eller måneden for publisering, hvis volumet av dokumenter er betydelig.

For eksempel: 01/BU/2017, der 01 er sekvensnummeret, BU er regnskap, 2017 er året. Oppbevaringsperiode og plass i arkivet når filen skal leveres der, er også angitt. Nomenklaturen kan godkjennes for en viss periode - for ett år, 3 år eller 5 år, dersom det ikke forventes endringer. Før godkjenning skal innholdet i nomenklaturen kontrolleres av avdelingslederne i den grad det relaterer seg til deres arbeid.

En nomenklatur er satt sammen med det formål å praktisk arkivering av papirer, samt for å bringe saker inn i systemet. Det hjelper å skissere det grunnleggende om kontorarbeid kort, reflekterer hovedtypene forretningspapirer, med tanke på bedriftens egenskaper. Vanligvis er det satt sammen i form av en tabell - navn på saken, kode (nummer), plass i arkivet, lagringsperiode. Det er bedre å gruppere saker etter type og avdeling for publikasjonen.

Typer dokumenter i en organisasjon

Antall saker og typer dokumenter er direkte relatert til spesifikasjonene av selskapets aktiviteter. Ofte er dokumentflyten delt inn i blokker, som utføres av spesialister innen arbeidsområdene. Men det er en liste som er typisk for ethvert selskap, enten det er kommersielt eller statseid:

Innkommende - alt som kommer inn i organisasjonen fra utsiden - alt som kom med post, med kurerer, personlig levert av representanter for andre organisasjoner.

Utgående - sendt fra organisasjonen - alt adressert til andre juridiske personer, så vel som til enkeltpersoner (svar, brev, vedtak).

Internt - ikke utenfor organisasjonens grenser, regulerer virksomhetens arbeid (ordrer, instruksjoner, forskrifter, forskrifter, etc.).

Som regel føres det en egen registreringsjournal for hver type, som registrerer løpenummer, dato, navn, hvor dokumentet kommer fra eller hvor det er sendt, og navn på ansvarlig.

Dersom dokumenter utlevert til ansatte blir ført i journalen, etterlates et felt for underskrift ved mottak. Det kan også noteres i journalen i hvilken fil, i henhold til nomenklaturen, en kopi arkiveres for lagring.

Organisasjonen kan også føre logger over interne forretningsreiser, oversikt over utlevering av nøkler, ankomsttid på arbeidsplassen og til og med telefonsamtaler. Noen ganger fører antallet reskontro til at det opprettes en journal over reskontro. Alt avhenger av behovet og gjeldende praksis ved bedriften.

Magasiner må nummereres, sys og forsegles. Dette gjøres for å eliminere muligheten for å erstatte et ark.

Journalføring er det grunnleggende innen kontorarbeid og dokumentflyt. Antall journaler og filer avhenger av bedriftens behov og ønske om å registrere alle tilgjengelige papirer.

Forskrift om dokumentflyt

Etter å ha utviklet en saksnomenklatur og en liste over nødvendige journaler, er det rimelig å utarbeide en forskrift om organisasjonens dokumentflyt. Dette er en forskrift som forklarer reglene for kompilering, overføring, arkivering av alle eksisterende papirer. Den beskriver prosedyren for hver dokumentasjonsflyt og setter fristen for overføringen fra en avdeling til en annen.

Eksempelforskrifter

Bestemmelsen vil bidra til å unngå forvirring, forskyvning av ansvar og tap av viktige forretningspapirer. For hver strøm er det foreskrevet en rute - for eksempel: publisering, godkjenning, registrering, sending til mottaker, arkivering.

Segl og stempler

Ofte kan ikke nykommere, og ikke bare dem, finne ut i hvilke tilfeller en organisasjons segl er nødvendig og i hvilke tilfeller det ikke er det. Svaret er veldig enkelt: utgående skjemaer sertifiseres med segl, fordi tilstedeværelsen av et segl bekrefter opprinnelsen til brevet. Interne papirer krever ikke utskrift, fordi Ledelsens signatur i dette tilfellet er ganske tilstrekkelig.

Innkommende dokumenter, etter registreringen, overføres til lederen for å ta en beslutning og utpeke en ansvarlig for utførelse eller svar. De trenger heller ikke stempel. Segl og stempel må ikke forveksles. Stempler kan være svært forskjellige, fra "Innkommende nr..." til "Kopi er korrekt", og de har ingen juridisk kraft. Dette er bare et hjelpeverktøy for sekretærens arbeid.

Prosessen med å administrere sosiale systemer, inkludert organer for indre anliggender, er ledsaget av et betydelig antall forskjellige dokumenter. Behovet for å effektivisere alle prosedyrer for å jobbe med dokumenter oppsto for ganske lenge siden, selv om papirarbeid begynte å bli systematisk studert først på 1800-tallet. I moderne vitenskap er kunnskapsfeltet om prosedyren for å lage dokumenter og reglene for å jobbe med dem en uavhengig disiplin som opprettholder forbindelser med teorien om sosial ledelse.

I Russland siden 1600-tallet. grunnlaget ble lagt for statlig sentralisert etablering av regler for arbeid med offisielle dokumenter. Fra da til i dag har følgende historiske utviklingsperioder blitt skilt ut: administrativt, kollegialt, ministerielt og sovjetisk "vitenskapelig" kontorarbeid.

Moderne kontorarbeid begynte å forbedre seg raskt, fra 1900-tallet, under påvirkning av utviklingen av tekniske kommunikasjonsmidler og datateknologi. Mange standard dokumentasjonsoperasjoner har fått nytt innhold, og databehandling har utvidet omfanget av denne aktiviteten betydelig. Med utviklingen av datateknologi blir kontorarbeid tilgjengelig for enhver bruker. Samtidig ble det mulig å selvstendig arbeide med en rekke typer dokumenter og lage elektroniske arkiver til individuell bruk.

For tiden, under påvirkning av disse trendene, har et nytt begrep oppstått - dokumentasjonsstøtte for ledelsen (DOU). Det er karakteristisk at i rettsakter og hverdagsliv forstås dette begrepet som identisk med begrepet kontorarbeid. Dette er imidlertid ikke helt korrekt, siden for eksempel prinsippene for å føre saker for styringsdokumentasjon skiller seg fra saker i rettssaker, i etterforskningsorganer, i notarius publicus og andre virksomhetsområder.

Kontorarbeid - en virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter. Basert på området for sirkulasjon av offisielle dokumenter, skiller de vanligvis mellom ledelsesmessig og spesielt kontorarbeid.

Ledelse kontorarbeid er regulert av et system av lovverk og utfører operasjoner med styringsdokumentasjon (administrativ, organisatorisk, referanse). Systematisering av dokumenter i saker utføres av tjenestene til førskoleutdanningsinstitusjonen, og listen over navn på saker i organisasjonen er godkjent i et spesielt dokument - nomenklaturen av saker.

Spesielt kontorarbeid er regulert av lover, hvis gjennomføring er knyttet til gjennomføringen av hovedfunksjonen til en institusjon eller organisasjon (rettshåndhevelse, rettshåndhevelse, tilsyn, kontroll, etc.). Oppretting og systematisering av dokumenter i saker skjer etter særskilte regler, og opprettelse av saker er ikke direkte knyttet til forvaltningskontorarbeid.

Viktigheten av rasjonell organisering av dokumentasjonsstøtte er at det kan øke effektiviteten i forvaltningsprosessen betydelig. Samtidig skaper de eksisterende generelle reglene for arbeid med styringsdokumenter, kontroll over bevegelse og lagring av dem, informasjonsarbeid med dem og andre komponenter i kontorarbeid forutsetninger for å optimalisere forvaltningsaktiviteter. Derfor er aktivitetene til førskoleutdanningsinstitusjoner vanligvis klassifisert som hjelpemidler, og gir ledelsesfunksjoner.

For å mestre kunnskap om kontorledelse, er det nødvendig å klargjøre prinsippene. Betydningen av prinsipper i organiseringen av kontorarbeid, som i alle andre områder av menneskelig kunnskap, ligger i det faktum at de bestemmer de innledende reglene og generelle prinsippene. De grunnleggende prinsippene inkluderer:

1. Prinsippet om forening - bringe en gjenstand til en enkelt
form, system. Foreningsprosessen kommer til uttrykk i opprettelsen av de fleste
generell universell modell brukt på en rekke objekter med noen
vanlige tegn. På grunnlag av forening i moderne kontorarbeid, for eksempel, utvikles de første reglene for å utføre dokumentasjonsoperasjoner. Disse reglene er av generell karakter for fagdepartementene og er spesifisert i deres normative og metodiske lover.

2.Prinsippet for standardisering - etablering og anvendelse av en standard som standard (prøve), som aksepteres som utgangspunkt for
sammenligne andre lignende objekter med den. En standard som et normativt og metodisk dokument er et sett med normer, regler, krav for standardiseringsobjektet, godkjent av vedkommende myndighet. Det er ingen identitet mellom standardisering og forening, selv om begge prosessene henger sammen. Standardisering er den høyeste graden av forening, uttrykt i en obligatorisk juridisk form.

3. Prinsippet om systematisk normativ og metodisk regulering av kontorarbeid ligger til grunn for å fastsette enhetlige krav til organisering av kontorarbeidet. Lovgivning, normative og metodiske lover om kontorarbeid er strukturert ut fra deres
hierarki og kompetanse. Som et resultat, et system med normative og
metodisk støtte.

4. Prinsippet om sentralisering av kontrollorganer og metodiske
sikre kontorarbeid reflekterer betydningen av de tilsvarende funksjonene i forvaltningssystemet og styringsorganer. Det sentrale organet for kontroll over levering av kontorarbeid i Den russiske føderasjonen er
Gosstandart og metodisk kontroll - Rosarkhiv.

5. Prinsippet om desentralisering av kontorarbeid viser seg i
at hvert departement, departement, institusjon, virksomhet selvstendig etablerer oppgavene til dokumentasjonsstøttetjenester i sine strukturelle avdelinger, basert på avdelingsoppgaver. Dette prinsippet er nedfelt i Standardinstruks for kontorarbeid. Samtidig bør avdelingsnormative og metodiske dokumenter (instruksjoner) ikke motsi det bare i hovedbestemmelsene.

Dermed er utvikling og implementering av prinsippene for vitenskapelig organisering av kontorarbeid hele samfunnets og statens oppgave, fordi anvendelse av prinsippene skaper forutsetninger for å redusere unødvendige dokumenter og bortkastet tid brukt på dokumentbehandling. Mangelen på en viss enhetlighet i arbeidet med dokumenter fører til at antallet kan øke vilkårlig, så vel som deres former og formål.

I prosessen med utvikling av kontorarbeid ble det dannet en enhetlig terminologi for denne typen aktivitet. Noen av begrepene dukket opp som et resultat av bruk av datateknologi i kontorarbeid. De vanligste begrepene er følgende.

Dokumentasjon -registrere informasjon på ulike medier i foreskrevet form. Det innebærer en form for presentasjon av informasjon. Samtidig må prosessen med å registrere informasjon sikre at den lagres på et fast medium - papir, polymer, optiske, magnetiske medier, etc.

Informasjon- informasjon om personer, gjenstander, fakta, hendelser, fenomener og prosesser, uavhengig av presentasjonsformen. I forhold til informasjonsbegrepet er hovedsaken dens opptak, og metoden (grafikk, utskrift, båndopptak, etc.) er sekundær.

Informasjonsressurser - individuelle dokumenter og individuelle arrays av dokumenter, samt dokumenter og arrays av dokumenter i informasjonssystemer (biblioteker, arkiver, fond, databanker, etc.) . Dannelse og bruk av informasjonsressurser er en sfære av statlig regulering i Den russiske føderasjonen.

Dokument - informasjon registrert på et håndgripelig medium med detaljer som gjør at den kan identifiseres. Formen informasjonen presenteres i er viktig for et dokument. Dette skjemaet er sikret ved tilstedeværelsen av en rekke detaljer, hvis kombinasjon på dokumentet gjør at informasjonen kan klassifiseres som dokumenter av en bestemt type og formål, dvs. identifisere informasjon.

Dokumentdetaljer - et obligatorisk element i utformingen av et offisielt dokument. Den gjeldende standarden for styringsdokumentasjon angir et strengt definert sted for detaljene på dokumentet, men bare noen av dem er obligatoriske og gir dokumentet rettskraft.

Offisielle dokumenter - dette er dokumenter opprettet av juridiske personer eller enkeltpersoner, utført og sertifisert på foreskrevet måte . Konseptet med et dokument kan ha det bredeste omfanget (i editoren Ord hver fil er et dokument). Et offisielt dokument blir offisielt først etter at det er fullstendig utført og sertifisert, dvs. etter å ha fylt ut de nødvendige detaljene.

Dokumentets rettskraft -eiendommen til et offisielt dokument som er overført til det av gjeldende lovgivning, kompetansen til organet som utstedte det og den etablerte prosedyren for henrettelse. Konseptet med et offisielt dokument er ikke identisk med konseptet om dets rettskraft. Dessuten er det bare rettskraften til et dokument som er i stand til å formidle dets administrative prinsipp. Dermed inkluderer den juridiske kraften til et dokument tre obligatoriske komponenter: 1) overholdelse av innholdet med loven; 2) myndighet til publiseringsorganet; 3) registrering av alle nødvendige detaljer i samsvar med kravene til et dokument av en bestemt type.

Dokumenter opprettes, får rettskraft og sirkulerer innenfor strukturene til departementer, avdelinger, institusjoner, virksomheter og organisasjoner. For å effektivisere arbeidet med ulike dokumenter, samt sikre hensiktsmessig samhandling med ulike avdelinger og institusjoner, dannes en strukturell kobling, som er utformet for å kontrollere reglene for arbeid med dokumenter og implementere et enhetlig system for kontorarbeid. Det generelle navnet på disse strukturene er støttetjenester for ledelsesdokumentasjon.

Avdelingen for arkivbehandling og arbeid med klager fra borgere og organisasjoner er en strukturell enhet i Russlands innenriksdepartement. Denne enheten er ansvarlig for å overvåke overholdelse av det enhetlige journalføringssystemet.

Arkivdokument -et dokument som er bevart eller er gjenstand for bevaring på grunn av sin betydning for samfunnet, samt har verdi for eieren. Definisjonen refererer til ethvert dokument på et håndgripelig medium som kan lagres i både statlige og personlige arkiver.

Lovregulering av kontorarbeid er kompetanseområdet til en rekke statlige og forvaltningsorganer. Systemet til disse organene etablerer regler, forskrifter og standarder, som sammen skal gi et enhetlig system for journalføring på den russiske føderasjonens territorium. Dette systemet skal gi:

1. Obligatoriske innledende prinsipper for kontorarbeid for institusjoner og organisasjoner, uavhengig av eierform. For eksempel: statsspråket som kontorarbeid utføres på; statlig regulering innen informasjonsbruk og andre grunnleggende bestemmelser.

2. Etablering av grunnleggende oppgaver og regler innen dokumentasjonsvirksomhet. For eksempel å lage standardinstruksjoner, eksempeldokumenter og andre problemer.

3. Generelt om krav til dokumentasjon på de viktigste områdene i offentlig forvaltning. For eksempel forsvarsevne, rettslige prosesser, regnskap, sivil status, helsetjenester, rettshåndhevelse, etc.

Grunnlaget for et enhetlig journalføringssystem er bestemmelsene i den russiske føderasjonens grunnlov. Prinsipper som: enhvers rett til fritt å søke, motta, overføre, produsere og spre informasjon på enhver lovlig måte (Artikkel 29 i Grunnloven); borgernes rett til å søke personlig, samt til å sende individuelle og kollektive klagesaker til statlige organer og lokale selvstyreorganer (Grunnlovens artikkel 33) og en rekke andre ligger til grunn for organisering av kontorarbeid.

Det særegne ved den normative og metodiske reguleringen av kontorarbeid i systemet med interne anliggender er at dens individuelle komponenter er inkludert i funksjonene til de fleste tjenester og divisjoner. For eksempel er vaktavdelingen et uavhengig organ for operativ ledelse og er samtidig forpliktet til å dokumentere en rekke spørsmål om ledelsesvirksomhet. Hovedoppgavene til kontorarbeid løses imidlertid av spesialenheter - sekretariater (kontorer).

De regulatoriske og metodiske handlingene til det russiske innenriksdepartementet angående organisering av kontorarbeid bruker ikke begrepet "dokumentasjonsstøtte for ledelsen." Et enhetlig system for kontorarbeid i apparatet og avdelingene til Russlands innenriksdepartement implementeres i prosessen med å oppfylle deres oppgaver og funksjoner. Organisering og forbedring av kontorarbeidssystemet, samt kontroll med etterlevelse av etablert prosedyre for arbeid med dokumenter, utføres av departementets ansatte. Lederne for kontorarbeidsenhetene - sekretariatslederne (kontorene) - er direkte ansvarlige for organiseringen og tilstanden i kontorarbeidet. En slik inndeling er en selvstendig strukturell enhet. Alle aktiviteter knyttet til organisering av kontorarbeid er direkte underlagt lederen av denne avdelingen.

Hovedmål sekretariater i interne organer kan deles inn i dokumentasjon og organisatoriske.

Dokumentasjonsoppgaver knyttet til å dokumentere styringsprosessen og organisere arbeidet med dokumenter, er disse:

1. Mottak og registrering av inngående dokumenter, utsendelse av utgående dokumenter.

2. Levere dokumenter til lederen for gjennomgang og pålegge en beslutning (korte instruksjoner om prosedyren for utførelse av dokumentet).

3. Overføring av dokumenter til utførende ansatte (overføring av dokumentet må utføres mot bobestyrerens underskrift i registreringsjournalen med angivelse av dato for mottak).

4. Kontroll over tidsfrister for utførelse av dokumenter.

5. Informasjon og oppslagsverk.

6. Utarbeidelse og produksjon av dokumenter i samsvar med instrukser og instrukser for ledelse, produksjon og utstedelse av kopier (utforming er som regel utarbeidelse av utkast til dokumenter).

7. Systematisering og lagring av dokumenter i arkivforvaltningen. Lagring bør utføres i filer (mapper), der dokumenter er plassert i en viss (vanligvis kronologisk) rekkefølge - systematisk i samsvar med dokumentbeholdningen.

8. Sikre sikkerheten til segl, stempler og skjemaer. Stempler, segl og dokumentskjema brukes til å registrere og attestere offisielle dokumenter. Sikkerheten til det offisielle seglet og offisielle skjemaer er kontorarbeidets viktigste oppgave.

9. Saksdannelse i løpende kontorarbeid. Aktuelt er driften av virksomheten gjennom, som regel, et kalenderår. Hver sak er beregnet på en bestemt gruppe dokumenter og har sitt eget navn. Saksnomenklaturen godkjennes av lederen for indre anliggender.

10. Utarbeidelse av dokumenter og filer for overføring til arkivet. Verdien av et dokument gjenspeiles i de etablerte lagringsperiodene. Direkte lagring av ulike dokumenter er en av arkivenes oppgaver.

Organisatoriske oppgaver av kontorarbeid i den mest generelle formen er de relatert til spørsmål om optimalisering av styringsprosesser og individuelle styringsprosedyrer. Organisatoriske oppgaver med kontorarbeid inkluderer:

1. Klargjøring av leders arbeidsplass.

2. Vedlikehold av standard kontorutstyr og informasjons- og referansefiler (automatiserte databaser).

3. Organisere mottak av besøkende, ringe ansatte som anvist av lederen.

4. Organisering av telefonsamtaler, utstedelse av attester på telefon.

5. Forberedelse av tjenestereiser.

6. Forberedelse av møter, møter, samt stenografi.

7. Utarbeidelse av informasjon og referansemateriale som anvist

manualer.

8. Opplæring i metoder for organisering av dokumentflyt, implementering av kontorautomatiseringsverktøy.

Listen ovenfor over dokumentasjon og organisatoriske oppgaver skaper behov for å sørge for opprettelse av spesialiserte enheter i sekretariatstrukturen. Dette er som regel skrivebyråer, dokumentkopieringsbyråer, offentlige mottak og andre strukturer. Kompleksiteten til oppgavene som utføres, bestemmes også av mengden av dokumenter som sirkulerer gjennom sekretariatene. Den administrative dokumentasjonen til internorganet er konsentrert direkte i sekretariatene. Andre dokumenter opprettet og mottatt (drifts-, straffesaker, referanse) lagres i særskilt journalbehandling eller direkte i strukturelle enheter.