Vadovo prioritetai yra svarbūs ir neatidėliotini reikalai. Atvejo paskirstymo pavyzdys naudojant Eizenhauerio matricą. S kvadrantas: Nesvarbus ir skubus

Gruodžio pradžioje pamažu ruošiamės švęsti Naujuosius metus. Rezultatų apibendrinimas, dovanų ruošimas, kitų metų tikslų išsikėlimas – visa tai svarbu, bet dar ne skubu. Bet jei atidėsite šių užduočių atlikimą iki paskutinės mėnesio dienos, jos virs kritinėmis užduotimis.

Kad taip nenutiktų, reikia iš anksto atlikti svarbius dalykus. Ir dėl to verta turėti šių dalykų sąrašą. Pabandykime jį sukomponuoti.

Beveik kiekvienas Lifehacker skaitytojas žino apie Eizenhauerio matrica, bet aš vis tiek jums tai priminsiu. Ji atrodo taip:

• Skubu ir svarbu – neleisti
• Skubu ir nesvarbi – deleguoti
• Neskubu ir svarbu – daryk
• Neskubu ir nesvarbu – nedarykite to

Tačiau užtenka teorijos, pereikime prie svarbių ir neskubių dalykų, kuriuos tikrai verta daryti, sąrašo sudarymo.
Sutvarkyti informaciją. Pagalvokite, kiek laiko paprastai užtrunka, kol rasite reikalingą informaciją. Juk vartojame tokiais kiekiais, kad sunku prisiminti, kur tiksliai su juo susidūrėte. Ar tai buvo socialiniame tinkle, RSS kanale, paieškos sistemoje? Jei prie to pridėsime tai, kad sėdime arba prie nešiojamojo kompiuterio, arba prie kompiuterio, arba prie planšetinio kompiuterio, pasidarys liūdna.

Taigi aš suplanavau sau: Turėkite vieną duomenų bazę informacijai saugoti . Man tai Evernote, kuri kitais metais turėtų integruoti pastabas iš Kindle, duomenis iš OneNote, pažymėtus įrašus iš Reader, nuorodas į apžvalgų vaizdo įrašus.

Padarykite teisingus ryšius. Sakyk, ar žinai savo paštininką? O vietinis gydytojas, mokesčių inspektorius? Ar žinote, kam skambinti, jei plyšta vamzdis? Žmonių, kurių pažintis svarbi, sąrašą galima tęsti, tačiau kiekvienas yra unikalus. Štai kodėl sudaryk savo sąrašą .

Išskirkite daiktus. Daug dalykų mums yra svarbūs. Kai kurie iš jų yra raktas į prisiminimus ar emocinius išgyvenimus. Pavyzdžiui, nuotraukos ar puodeliai, sertifikatai už pasiekimus. Tai gali būti verta pasilikti. Bet štai jau trejus metus nedėvėta palaidinė tik užima vietą.

Paruoškite reikiamus dokumentus. Tvarka svarbi ne tik informacijoje ir daiktuose, bet ir dokumentuose. Pavyzdžiui, gauti pasą. Kažkodėl daugelis žmonių tai gauna greitai, prieš išvykdami atostogų. Tačiau jo galiojimo laikas yra dešimt metų. Taip pat verta prisiminti apie interneto dokumentus: domeno duomenis, asmeninį „WebMoney“ sertifikatą, „Yandex.money“ patvirtinimą.

Aš konkrečiai neįtraukiu į šį sąrašą procesų ar įpročių, kuriuos svarbu reguliariai praktikuoti. Tai apima bendravimą su šeima ir draugais, savęs tobulinimą, sveikatos priežiūrą, skaitymą ir pan. Ką pridėtumėte prie šio sąrašo?

Sveiki! Šiame straipsnyje kalbėsime apie vieną efektyviausių laiko valdymo priemonių – Eizenhauerio matricą.

Šiandien sužinosite:

• Kas yra Eizenhauerio matrica;
• Kaip galite pritaikyti matricą kasdieniame gyvenime (su pavyzdžiais);
• Kokie metodai padės sutaupyti laiko?

„Diena ilga iki vakaro, jei nėra ką veikti“, – sako populiari išmintis. Visiškai skirtingi aforizmai kyla iš užimtų žmonių, lenktyniaujančių su laiku: „Kaip mes galime pridėti dvidešimt penktą valandą prie dienos?

Daugiafunkcinio darbo sąlygomis kiekvienas verslo žmogus anksčiau ar vėliau susiduria su tinkamo laiko išteklių paskirstymo klausimu. Starto sąlygos yra vienodos kiekvienam planetos gyventojui – valanda apima šešiasdešimt minučių absoliučiai visiems. Tačiau nuo to, kaip efektyviai žmonės valdo savo laiką, labai priklauso skirtumas tarp sėkmingo žmogaus ir amžino nevykėlio.

Eizenhauerio matrica kaip laiko organizavimo metodas

Laiko valdymas, arba, yra sąmoningas laiko, skiriamo konkrečiai veiklai, kontrolė, siekiant padidinti jų efektyvumą ir produktyvumą.

Eizenhauerio matrica yra vienas iš populiariausių laiko valdymo įrankių, kuris naudojamas verslo ir asmeninėms užduotims nustatyti prioritetus. Jis pagrįstas principu, kad visas bylas skirstomos į keturias kategorijas, atsižvelgiant į jų svarbą ir skubumą. Matricą patogiausia naudoti trumpalaikiam ir vidutinės trukmės planavimui.

Šį metodą išrado Dwightas Davidas Eisenhoweris, armijos generolas Antrojo pasaulinio karo metais, o vėliau trisdešimt ketvirtasis JAV prezidentas. Politikas visada žavėjosi aplinkiniais savo sugebėjimu padaryti viską.

Kažkada amerikietis bergždžiai ieškojo kokio veiksmingo būdo valdyti laiką ir, neradęs jo tarp esamų, sukūrė pats. „Time Matrix“ vis dar stebina savo paprastumu ir genialumu, o milijonai žmonių visame pasaulyje ją naudoja planuodami.

Vizualiai prioritetų matrica suskirstyta į keturis kvadrantus, kur dalykai suskirstyti į kategorijas: svarbūs ir skubūs, svarbūs ir neskubūs, nesvarbūs ir skubūs, nesvarbūs ir neskubūs.

Matricos naudotojo prašoma į šiuos kvadrantus įvesti visą savo planuojamą veiklą. Didžiausias darbas vyksta būtent tada, kai žmogus pasirenka tarp šių sričių, taip apsispręsdamas, kuriuos dalykus reikia atlikti pirmiausia, o kuriuos – antra.

Kvadrantų charakteristikos

A kvadrantas: svarbus ir skubus

Šiame lauke reikia įrašyti dalykus, susijusius su prioritetinėmis asmens gyvenimo sritimis ir kurių negalima atidėti. Šios sritys dažniausiai yra šeima, karjera (studentams – studijos), sveikata ir sauga.

Šie atvejai atitinka šiuos teiginius:

1. Jei to nepadarysite artimiausiu metu, jūs gerokai atitolsite nuo vieno iš ilgalaikių gyvenimo tikslų.

Pavyzdys. Netolimoje ateityje jūsų laukia paaukštinimas. Vadovas prašo kuo greičiau pateikti pažangos ataskaitą. Svarbu? Taip, nes nenorite praleisti progos kilti karjeros laiptais. Ar tai skubu? Taip, nes dabar pats laikas parodyti savo pasirodymą.

1. Jei laiku nesikreipiate į medikus, tai gali turėti skaudžių pasekmių.

Pavyzdys. Tau skauda dantį. Svarbu? Visada svarbu viskas, kas susiję su sveikata. Skubiai? Jūs rizikuojate netekti danties ir ilgai neteks vartoti skausmą malšinančių vaistų.

B kvadrantas: svarbus ir neskubus

Sėkmingi žmonės didžiąją savo darbo dalį atlieka šiame kvadrante. Tai kasdienė veikla, kuri visada padeda siekti pagrindinių tikslų visose gyvenimo srityse. Jie visi svarbūs, bet neskubama, kaip A kvadranto atveju.

Sėkmingas žmogus savo svarbių reikalų nepakelia į avarinę būseną, o užbaigia juos palaipsniui. Jis dažniausiai turi laiko apgalvotai priimti sprendimus, statydamas savo būsimo pastatą plyta po plytos.

Ši zona apima visą kasdienę veiklą, tiesiogiai susijusią su prioritetinėmis gyvenimo sritimis: darbu, šeima, saviugda, sveikata.

Jiems taikomas vienas kriterijus:

• Užduotis turi būti atlikta, tačiau ją galima kuriam laikui atidėti, jei iškils kažkas svarbaus ir skubaus.

Pavyzdys. Esate programuotojas ir iki pirmadienio turite pateikti programą, kurią parašėte. Šiandien dar tik ketvirtadienis, jūs turite viską paruošę, bet nusprendėte atidėti savo darbų pateikimą penktadieniui, kad vėl viską atidžiai patikrintumėte.

Atvejai iš B kvadranto, jei joms neskiriama pakankamai dėmesio, gali persikelti į A kvadrantą. Jūsų tikslas yra užkirsti kelią tam. Taip atsitinka, kad svarbus reikalas iškyla staiga, dėl nuo jūsų nepriklausančių priežasčių. Tačiau dažnai mes patys viską sunešame į tokią būseną, nepaisydami profilaktinių apžiūrų pas gydytoją ir atidėdami svarbių užduočių atlikimą iki nustatyto termino.

S kvadrantas: Nesvarbus ir skubus

Šios užduotys yra šiek tiek nutolusios nuo jūsų pagrindinių prioritetų, tačiau atliekant jas jūsų gyvenimas tampa patogesnis ir laikui bėgant gali pasitarnauti.

Šioje srityje yra susitikimai ir pokalbiai, kuriuose dalyvaujate iš mandagumo ar iš būtinybės, įskaitant ne itin artimų žmonių gimtadienius, netikėtus namų ruošos darbus ir kai kurias darbo užduotis.

Šio kvadranto reikalai turi šias charakteristikas:

1. Greitas šios užduoties atlikimas padės.

Pavyzdys. Planavote įsigyti oro kondicionierių ir išgirdote apie išpardavimą, kuris truks tik vieną dieną. Svarbu? Ne ypač. Pasaulis nesugrius, nebent nusipirksite kondicionierių pigiau nei planavote. Skubiai? Taip, išpardavimas galioja vieną dieną. Puiki premija: skubus pirkinys leis šiek tiek sutaupyti šeimos biudžeto.

1. Netiesiogiai šių užduočių atlikimas gali būti naudingas pagrindiniams tikslams pasiekti, nors tai nėra garantuojama.

Pavyzdys. Jūs esate žurnalistas. Kviečiame į banketą, į kurį gali atvykti jus dominančio laikraščio redaktorius. Svarbu? Ne itin, viskas per daug miglota. Skubiai? Taip, kadangi pokylis nesitęs amžinai, reikia apsispręsti – eiti ar ne.

Tikėtina, kad iš šio kvadranto rasite ką nors perduoti bylą. Jūsų sutuoktinis, pažįstamas, kolega, pavaldinys gali už jus atlikti nesvarbių skubių darbų.

D kvadrantas: Nesvarbus ir neskubus

Visus reikalus šiame kvadrante galima suskirstyti į verslą ir pramogas. Užduotis – tai užduotys, kurias atlikus garantuojamas komfortas ir pagražėja jūsų gyvenimas (pavyzdžiui, pasirūpinimas savo išvaizda), tačiau užduotis gali šiek tiek palaukti.

Moteriai tai gali būti vizitas pas manikiūrininką, vyrui – automobilio plovimas. Žinoma, šie dalykai svarbūs patys savaime, bet ne susiję su pagrindinėmis jūsų gyvenimo sritimis.

Antroji grupė apima malonų laisvalaikį. Paprastai manoma, kad iš šių užduočių naudos nėra, jos vadinamos „laiko švaistytojais“, pateikiamos kaip dalykai, kurių žmonės mieliau nedarytų, o jų atsikratyti – pagirtinas tikslas.

Taip kategoriškai galima kalbėti tik apie blogus įpročius, tokius kaip rūkymas ir sistemingas stipraus alkoholio vartojimas. Tokių dalykų pavyzdžiai kaip bendravimas socialiniuose tinkluose, lengvų filmų žiūrėjimas, pasibuvimas klubuose, kompiuteriniai žaidimai – visa tai turi teisę būti ir žmogui reikalinga, jei jį atpalaiduoja ir teikia malonumą.

Pirma, žmogus nėra robotas, jam reikia ką nors padaryti tik dėl sielos.

Antra, nesvarbūs ir neskubūs reikalai gali būti naudingi. Daugelis kompiuterinių žaidimų lavina mąstymą, bendravimas socialiniuose tinkluose moko reikšti mintis, šokiai klubuose padeda apšilti. Be to, seniai žinoma, kad veiklos pakeitimas – geriausias poilsis.

Pagrindinė šio kvadranto sąlyga – neleisti jam užimti didžiosios jūsų laiko dalies ir ignoruoti pagrindinius dalykus, kurie jus gyvenime veda į priekį.

Kaip praktiškai pritaikyti Eisenhowerio matricą

Taigi, peržiūrėję teorinę dalį, galite patys patirti matricos poveikį.

1. Vakare prieš pirmąją eksperimentinę dieną atidarykite dienoraštį iki atitinkamos datos ir nupieškite keturių puslapių sklaidą. Pažymėkite juos taip, kaip parodyta matricoje. Jei neturite dienoraščio, galite pasiimti įprastą lapą. Jei visada su savimi nešiojatės planšetinį kompiuterį ar nešiojamąjį kompiuterį, programoje „Excel“ galite sukurti matricą.
2. Atskirame popieriaus lape stulpelyje surašykite visus dalykus, kuriuos planuojate daryti rytoj (kai įgysite įgūdžių greitai paskirstyti visus dalykus matricoje, šio daikto jums nebereikės).
3. Perskaitykite atvejus po vieną ir perrašykite kiekvieną į atitinkamą matricos kvadrantą. Norėdami tai padaryti, jums tereikia atsakyti į du klausimus: ar tai svarbu? Ar tai skubu?

1. Popierinio varianto atveju palikite laisvos vietos kiekviename lauke – rytoj prisiminsite kitus reikalus ir juos papildysite.
2. Pažymėkite jau atliktas užduotis žymekliu (spalva).
3. Dienos pabaigoje nebaigtas užduotis perkelkite į kitą dieną (būtinai perrašykite jas į naują dienoraščio sklaidą arba nukopijuokite į naują „Excel“ skirtuką - kitaip jos bus „prarastos“).
4. Neatmeskite sau malonumo dienos pabaigoje peržiūrėti visas „spalvotas“ savo matricos dalis, tai yra, visas atliktas užduotis. Pajusite verslo žmogaus, kurio diena nepraėjo veltui, pasitenkinimą.

Užbaigtos Eizenhauerio matricos pavyzdys

Savo pavyzdžiu darysime taip, kaip patarėme ankstesnėje pastraipoje – iš pradžių surašysime visus atvejus iš eilės, o tada paskirstysime juos matricoje. Pirmojo asmens pavyzdyje atsispindės profesionalus masažo terapeutas.

Štai jo dienos užduočių sąrašas (su komentarais, kad skaitytojas suprastų svarbą ir skubumą):

• Šiandien yra 4 masažai: 9 val., 11 val., 15 val., 20 val. (per pertraukas darysiu kitus darbus);
• Nueikite į buhalteriją (pagal sutartį turėčiau gauti 60% kainos už masažą, bet iš tikrųjų gaunu tik 50% - suprask kodėl);
• Nupirkite katei maisto (gerai, kad pažiūrėjau - liko tik vienas maitinimas);
• Aplankykite draugą ligoninėje (artimas draugas, kuris vakar susilaužė ranką, atnešk jam ką nors skanaus);
• Nueikite į banką, sumokėkite už būsto paskolą (šiandien paskutinė diena, kai galite atsiskaityti be netesybų);
• Užsukite į draugo namus pasiimti palapinės (šiandien antradienis, šeštadienį planuojame šeimyninį kempingą);
• Eiti į baseiną (kuo dažniau eisiu, tuo geriau);
• Nusipirk bakalėjos (šaldytuve dar yra daiktų, užteks porai dienų);
• Atsakyti į pranešimus „WhatsApp“ ir „VKontakte“ (tik pokalbiai);
• Praktikuoti anglų kalbą bent 20 minučių (tarp klientų daug užsieniečių, reikia patobulinti kalbą);
• Įsigykite naują maišytuvo tarpiklį (kranas vis dar varva, bet ant ribos);
• Eiti į vizitą pas oftalmologą (kasmet, tik tuo atveju, tikrinuosi);
• Nusikirpkite šukuoseną (išvaizda vis dar tvarkinga, bet geriau neatidėlioti);
• Atsiųsk kolegei knygą apie pratimus nugaros raumenims (pažadėjau, kai tik būsiu prie kompiuterio, tuoj atsiųsiu).

	SKUBIAI	NESKUBĖK
SVARBU	Šiandien yra 4 masažai: 9 val., 11 val., 15 val., 20 val. Aplankykite draugą ligoninėje	Aplankykite draugus palapinei (šeimos stovyklavietėje) Eikite į susitikimą su oftalmologu Eiti į apskaitą Praktikuoti anglų kalbą
NESVARBU	Eikite į banką, sumokėkite būsto paskolą Pirkite kačių maistą Pirkite naują maišytuvo tarpiklį Nusiųskite knygą kolegai	Nusikirpkite Pirkite produktus Eik į baseiną Atsakykite į pranešimus „WhatsApp“ ir „VKontakte“.

Atminkite: tas pats dalykas skirtingiems žmonėms gali gyventi skirtinguose matricos kvadrantuose. Pavyzdžiui, kažkam užsiimti pomėgiu gali būti ir svarbu, ir nesvarbu. Jūs ir tik jūs galite paskirstyti savo reikalus taip, kaip matote savo gyvenimo prioritetus.

Kokiomis sąlygomis Eizenhauerio matrica jums bus naudinga?

Kai kurie skeptikai mano, kad Eisenhower matrica tinka tik vadovams, o paprastas darbuotojas, darbuotoja ar namų šeimininkė negalės jos naudoti praktiškai (tai yra klaidinga - matrica yra universali, mes tai įrodėme paėmę kaip Pavyzdžiui, masažo terapeuto, o ne verslininko atvejai).

Tiesą sakant, klausimas yra ne apie matricos naudojimo galimybę ar negalėjimą, o apie jos naudojimo tinkamumą.

Eisenhower sistema naudojama planuojant kiekvieną dieną. Tai yra, kalbame ne apie ilgalaikius planus (pasistatyti namą, išvykti atostogauti, baigti universitetą), o apie einamuosius darbus.

Viena vertus, jei žmogus turi tiek mažai kasdienių užduočių, kad jo atmintis gali lengvai su jomis susidoroti, naudoti lentelę nėra prasmės. Pavyzdžiui, visas darbuotojo dienos planas yra aštuonias valandas praleisti darbe, o vakare su draugais išgerti alaus. Šis stalas ne tokiems žmonėms.

Kita vertus, jei žmogus turi tikslų visose savo gyvenimo srityse – darbe, studijose, saviugdoje, šeimoje, pomėgiuose, jei jis siekia būti savo laiko šeimininku, o ne eiti jo tėkmėje – toks. žmogus visada turi daug kasdienių užduočių. Ir kadangi jis nenori jų pamiršti, ši matrica skirta jam.

Eizenhauerio matrica nėra panacėja nuo amžino laiko trūkumo. Tai labiau mini pamoka apie prioritetų nustatymą.

Nenustebkite, jei iš pradžių jums bus sunku suskirstyti dalykus į kvadrantus. Kai pagalvoji ir darai, išmoksti. O išmokti ką nors vertingo visada reikia pastangų.

Nenusiminkite – keletą dienų iš eilės dirbdami su stalu įgysite įgūdžių, kurie virs įgūdžiu. Vėliau prioritetų nustatymas taps automatinis.

Taigi, apibendrinkime.

Eizenhauerio matrica skirta tokiems žmonėms kaip jūs, jei:

• Jūs nuolat turite pasirinkti, kurią užduotį imtis pirmiausia;
• Esate pasirengęs geriau pažinti save, pasiruošęs nuoširdžiai atsakyti į tokius klausimus kaip „kas man iš tikrųjų svarbu?“;
• Norite nuveikti kuo daugiau – tikrai daugiau nei dabar;
• Esate pasirengęs kovoti su tokia savo savybe kaip atidėliojimas – nuolatinis reikalų atidėjimas „vėliau“.

Galbūt jau mokate gerai valdyti savo laiką.

Perskaitykite toliau pateiktus teiginius ir paklauskite savęs, ar jie jums tinka. Jei didžioji dauguma taškų jums netinka, patartina įvaldyti laiko valdymo būdus.

• Jūs visada turite aiškų tos dienos darbų sąrašą;
• Laiku atsakote į verslo laiškus;
• Darbo nesinešiate namo ir beveik niekada nevėluojate pasibaigus darbo dienai;
• Neleidžiate telefono skambučiams, lankytojams ir socialiniams tinklams gerokai atitraukti jūsų nuo pagrindinių užduočių;
• Jūs neatliekate darbo savo pavaldiniams, nes nemanote, kad tik jūs galite tai padaryti tikrai gerai;
• Dienos pabaigoje jaučiatės beveik tokie pat energingi kaip ir pradžioje.

Jei visi ankstesni punktai jums atrodo logiški, paskutinis gali sukelti neįtikėtiną šypseną: „Tu juokauji! Išspausta citrina jaučiuosi energingesnė nei darbo dienos pabaigoje. Nepaisant to, yra nemažai žmonių, kurie ne tik nepavargsta, bet ir pajunta jėgų antplūdį. Ir čia nėra jokios paslapties.

Pavargstame ne nuo atlikto darbo kiekio, o nuo kvailų, netvarkingų veiksmų, beprasmio mėtymo ir bejėgiškumo jausmo chroniško laiko spaudimo sąlygomis.

Žinoma, kartais negalime visko numatyti. O mūsų nuoseklus planas gali susvyruoti dėl staiga išjungtos biuro įrangos, vėluojančio kliento ar neatvykusio darbuotojo. Kol kas palikite tai nuošalyje.

Pirmiausia reikia dirbti, kaip nebūti chaoso šaltiniu sau, o tada galima galvoti apie išorinių nenumatytų aplinkybių įtaką.

1. Išvalykite darbalaukį iš dokumentų, su kuriais nebedirbate. Jei jums jų nereikia labai dažnai, įdėkite juos į spintą. Jei jums jų visai nereikia, sudėkite į šiukšliadėžę. Krūvoje popierių vargiai rasi tą patį lapą, kurio ieškodamas praleisi ilgas minutes, susierzinęs bevaisių pastangų. Atkreipkite dėmesį, kad sėkmingų verslininkų stalai atrodo taip, lyg prie jų niekas nedirbtų: didžioji jų paviršiaus dalis yra tuščia.
2. Gaukite dienoraštį ir nesiskirti su juo. Neįmanoma visko prisiminti, o verslo žmonės jau seniai suprato, kad reikia viską užrašyti – susitikimų datas, darbus, klausimus, apie kuriuos reikia pagalvoti. Mobilieji telefonai ir nešiojamieji kompiuteriai su jų kalendoriais naudojami dažnai, tačiau popierinis dienoraštis niekada nepasens – jau vien dėl to, kad negali sulūžti ar išsikrauti.
3. Suplanuokite, kas svarbiausia jūsų didžiausio dienos aktyvumo metu. Visi esame žmonės, ir net stipriausius mūsų rūšies atstovus miegas nugali. Priešintis savo bioritmams yra laiko švaistymas, vis tiek pralaimėsite. Tai, ką padarysite per valandą per dieną, vakare, su kauptu nuovargiu, užtruksite dvigubai ilgiau. Todėl neatidėliokite skubaus pranešimo vėlyvam vakarui, nepradėkite svarbių pokalbių prieš miegą – nuo ​​tokio požiūrio nukentėsite ir jūs, ir jūsų partneris.
4. Neperkraukite savęs. Tai ne tik tai, kad jūsų produktyvumas sumažės. Negailestingu ritmu jūs tikrai „perdegsite“, o jūsų kūnas pailsės be jūsų sutikimo, nusiųsdamas jus į ligoninės lovą. Čia jūs prarasite visą sutaupytą laiką.

Elkitės kaip su grynaveisliu arkliu – tai, be abejo, stiprus gyvūnas, bet kuris šeimininkas rizikuotų jį varyti įnirtingu tempu?

1. Negaiškite laiko projektams ir reikalams. Prisimenate garsiąją frazę, kad geriausias yra gėrio priešas? Ar manote, kad kuo daugiau išbandysite savo projektą, tuo jis bus geresnis? Čia labai svarbu „nepertempti“ reikalo, kitaip rizikuojate jausti lėtinį nuovargį dėl nesugebėjimo pasiekti idealo. Nesiekite tobulumo – šie veiksmai sugaiš jūsų laiką.
2. Nesistenkite būti puikūs visame kame. Norint tapti bet kurios srities ekspertu, prireikia metų. Geriau išsiskirti vienu dalyku nei būti vidutiniam visame kame. Apie tai kalba filmas „Vandenyno 11“. Svarbu turėti komandą, kurioje visi kažkuo mokėtų, tada nesunkiai gali deleguoti dalykus.

Vladai, užjaučiu tavo situaciją. Kiek suprantu, turite vieną didelį projektą, kurį reikia užbaigti per du mėnesius. Keisti darbą nėra prasmės, nes iki galutinio termino liko nedaug laiko. Todėl dabar pakalbėsiu apie 11 prioritetų nustatymo būdų, kurie leis susikoncentruoti ties skaudžiausia vieta, t.y. į savo projektą.

Nesėkmės priežastys – neteisingi prioritetai

Darbe dažnai daug papildomų užduočių, skambučiai, neplanuoti susitikimai ir t.t.. Stengiamės viską padaryti, bet nepavyksta, o paskui susinerviname, kad nespėjome išsiųsti komercinio pasiūlymo pagrindiniam klientui arba atlikti svarbų telefono skambutį.

Kodėl praleidome svarbius dalykus, bet sugebėjome padaryti nesvarbus? Žmogaus prigimtis yra išsklaidyti dėmesį, daryti tai, kas visiškai nesvarbu. Taip nutinka todėl, kad daugelis smulkmenų nereikalauja daug pastangų. Ir stengiamės eiti mažesnio pasipriešinimo keliu, tai yra, imamės tų dalykų, kuriuos lengviau padaryti, o ne tai, kas iš tiesų svarbu. Tačiau anksčiau ar vėliau vis tiek tenka imtis tų užduočių, kurios atrodė sunkios, bet netinkamu metu ir sėkmės tikimybė smarkiai sumažėja.

Viena iš nesėkmės priežasčių – neteisingai nustatyti prioritetai. Žemiau aprašyti metodai padės atskirti svarbų nuo skubaus, pagrindinį nuo nesvarbio. Daiktai, kurie iš trumpų rezultatų atneša ilgalaikius rezultatus. Kaip teisingai susidėlioti prioritetus?

1. Pradėkite nuo svarbiausių dalykų

Pereikite prie ne tokių svarbių dalykų tik tada, kai bus atlikti svarbesni. Kaip įvertinti užduoties svarbą? Norėdami tai padaryti, turite įvertinti pasekmes, kurios jūsų lauks, jei nepavyks atlikti įvairių užduočių. Tiesiog užduokite sau klausimą: „Kokios bus pasekmės, jei to nepadarysite? Kuo prastesnės pasekmės, tuo užduotis svarbesnė ir tuo didesnis jos prioritetas. Nesvarbių užduočių atveju jų neatlikimo pasekmės yra minimalios.

Pavyzdžiui, nuolatinė ligų profilaktika yra nepaprastai svarbi, nes be jos gali kilti rimtų savijautos problemų, kurios neigiamai paveiks visą gyvenimą. Tai reiškia, kad ligų prevencija yra labai svarbi ir šis klausimas turėtų būti sprendžiamas kaip vienas iš pirmųjų.

Ir dabar Įsivaizduokite, kaip jūsų gyvenimą veikia kompiuteriniai žaidimai, naršymas internete, alkoholis ir pan.? Jei jų įtaka jūsų ateičiai nedidelė, tuomet prioritetas bus tinkamas, jei jų atsisakysite, tada nieko blogo nenutiks, o atvirkščiai – gausite papildomo laiko, kurį galėsite praleisti naudingai.

Todėl mes einame į socialinius tinklus. tinklus arba eiti į restoraną tik tada, kai atliekami svarbesni dalykai.

2. Pradėkite dieną planuodami.

Prieš pradėdami dirbti, užduokite sau šiuos klausimus: „Kokias svarbiausias užduotis reikia atlikti šiandien? Kokios užduotys yra antraeilės ir gali būti pradėtos tik atlikus pagrindinį dalyką? Jei per dieną turite atlikti daugiau nei 4 dalykus, užrašykite juos ant popieriaus lapo, nes mūsų smegenys negali efektyviai veikti ir mintyse nustatyti prioritetų, kai yra daugiau nei 7+-2 užduotys. Prisiminkite, kiek laiko užtruks, kad atsimintumėte įprastą miesto 7 skaitmenų skaičių? Kiek laiko užtrunka įrašymas? Todėl daug efektyviau planuoti popieriuje, o ne galvoje.

3. Pasakykite „ne“ nesvarbiems dalykams

Antrinės užduotys gali būti atliekamos ne iki galo arba apskritai jų atsisakyta. Kai nėra pakankamai laiko, geriau padaryti pagrindinį dalyką gerai, nei stengtis padaryti viską.

Jei yra pakankamai laiko, tai padaryti viską laiku yra geriausias rezultatas, tai neginčijama. Tačiau turėdami ribotą laiką galite net nepradėti pačių nesvarbiausių dalykų sąraše arba jų nebaigti iki galo. Tai kaip šachmatuose – paaukoti figūrą, kad laimėtum. Taip pat versle išmokite paaukoti antraeilį darbui su pagrindiniu.

Praktiškai gali būti sunku atsisakyti visko, kas suplanuota, ir jūs pradedate aukoti laiką poilsiui, ligos prevencijai ir pan. Apskritai, jūs darote skubius, o ne svarbius dalykus. Norėdami atsikratyti šio įpročio, kiekvieną dieną ryte surašykite tos dienos darbų sąrašą ir priešais kiekvieną elementą nurodykite prioritetą nuo 0 iki 10. Šiame dienos sąraše yra paskutinis tos dienos dalykas. žemiausias prioritetas, nedarykite to, nes tai jums yra svarbiausia. Taip išmoksite pasakyti „ne“ antrinėms užduotims, nuo kurių mažai kas priklauso, ir jausitės daug laisviau.

4. Nedarykite to, kol to neužsirašykite.

Pirmiausia užsirašykite kiekvieną naują užduotį ir tik tada nuspręskite, kada pradėti. Kai atsiranda naujas verslas, jis atrodo svarbesnis nei yra iš tikrųjų. ir viskas dėl tos pačios priežasties, kad mūsų smegenys negali dirbti protiškai atlikdamos daugiau nei 7+-2 užduotis. Todėl visa kita tiesiog pamirštama ir neįmanoma gerai palyginti kelių užduočių svarbos laipsnio. Taip pat svarbos efektą gali sustiprinti emocijos, kurios neišvengiamai atsiranda su viskuo nauja. Užsirašydami naują užduotį galėsite šalia rasti svarbesnių dalykų ir palyginę geriau įvertinti laiką, sugaištą atliekant ją.

Dažnai būna taip, kad esi kažkuo užsiėmęs ir tau paskambina ir prašo atsakyti į el. laišką, rasti informacijos ir pan. Dažnai tokie prašymai atrodo svarbesni ir skubesni, nei iš tikrųjų yra dėl emocinio komponento, kuris yra bet kokiame žmonių bendravime. .

Išmokite nepradėti klausinėti iš karto, kad emocijos neatitrauktų jūsų nuo svarbaus prie nesvarbaus. Pasakykite, kad šiuo metu esate labai užsiėmęs, bet po kelių valandų būsite laisvas ir galėsite padėti su šiuo prašymu. Net jei šiuo metu nesate užsiėmę, pasakykite, kad perskambinsite po kelių minučių, kad įvertintumėte, koks laikas tinkamiausias, kad nesutriktumėte savo tvarkaraščio.

Kartais patartina atsakyti iš karto, tada pasakyti: „Dabar pažiūrėsiu į savo dienoraštį ir pasakysiu, ar galiu padėti“. Bet kokiu atveju bus geriau, nes turėsite galimybę palyginti reikalo svarbą su anksčiau planuotais ir priimti labiau pagrįstą sprendimą.

Daugeliu atvejų jums net nereikia atsiliepti telefonu. Galite perskambinti, kai būsite laisvas.

5. Atskirkite svarbius dalykus nuo skubių

Skubios užduotys ne visada svarbios. Kaip ir svarbios užduotys nebūtinai gali būti skubios. Reikia pradėti nuo svarbių užduočių ir tik tada pereiti prie skubių. Svarbios užduotys dažnai yra strateginės ir nereikalauja didelės skubos, pavyzdžiui, anglų kalbos mokymasis siekiant paaukštinimo darbe, žalingų įpročių atsisakymas, svorio metimas. ir tt

Skubūs dalykai, kuriuos reikia atlikti dabar, paprastai atsiranda dėl išorinių jėgų, tai gali būti telefono skambutis, kolegų prašymas ir pan. Dažnai skubūs dalykai nėra svarbūs, todėl neturėtumėte jų pradėti, jei gali neturėti laiko daryti ką nors svarbaus .

6. Išmokite pasakyti ne

Reikalai paprasti – nes patys savaime nesukelia tavyje emocijų. O kai kas nors tavęs prašo pagalbos, išgyvena emocijas, gailesčio jausmą, visa tai gali sujaukti tavo planus ir vietoj to, kas svarbu, imsi daryti kažką skubaus, kas gali būti visai nesvarbu.

Būna situacijų, kai su savo pagalba galite padaryti žalos, tai vadinama meškos paslaugos teikimu. Pavyzdžiui, narkomanas prašo pinigų už naują dozę, nuo kurios gali mirti. Arba jūsų prašoma dalyvauti nelegalioje veikloje. Tokiais atvejais reikia išmokti pasakyti „ne“. Pavyzdžiui:

– „Dabar negaliu“.
- "Kodėl?"
– Negaliu pasakyti dėl asmeninės priežasties.
– Gal tu gali padėti iš draugystės?
- "O prašau".
- „-/- Kartojame tą patį“.

Išmokite šį dialogą mintinai arba susikurkite savo ir tada galėsite tyliai nesakyti, o tai, sutikite, yra svarbu.

Noriu atkreipti jūsų dėmesį į tai, kad kai neturite svarių priežasčių arba suprantate, kad galite įžeisti kitą žmogų, jei pasakote tikrąją priežastį, tada pasakykite: „Negalite dėl asmeninės priežasties“. Asmeninė priežastis yra asmeniška, nes ji ne visada turi būti išsakyta ir sutiks daug daugiau supratimo nei tik žodis „ne“ arba priežastis, kuri pašnekovui gali pasirodyti ne tokia įtikinama.

7. Nebūk paveiktas

Pasitaiko, kad kolegų prašymai ar asmeniniai prašymai yra nesvarbūs ir gali atitraukti nuo svarbesnių reikalų. Tokiu atveju atsisakykite. Tačiau tai darykite atsargiai ir tik tais atvejais, kai galėsite padėti vėliau arba yra svarbesnis reikalas, kuriam teikiate daugiau pagalbos.

Kodėl negalime visiškai atsisakyti padėti kitiems? ir visą savo laiką skirti tik sau? Faktas yra tas, kad pagalbos teikimas pakelia mūsų moralę, tampame malonesni. O aplinkiniai stengiasi bendradarbiauti su padoriais žmonėmis ir vengia išdidžių bei arogantiškų. Tai yra sėkmė bet kuriame versle priklauso nuo moralės.

Galite atsisakyti pagalbos, jei padėsite kažkam geriau!

8. „A“, „B“, „C“, „D“ uždaviniai

Sudarykite sąrašą visų dalykų, kuriuos reikia atlikti, ir prie kiekvienos užduoties parašykite vieną iš raidžių. Kiekviena raidė yra prioritetinė. "A" yra aukščiausia, "G" yra žemiausia.

Raidė a". Svarbiausi dalykai, nuo kurių labai priklauso jūsų ateitis. Visi svarbūs reikalai skirstomi į skubius ir neskubus. Skubūs žymimi priedu „Ac“, o neskubūs – tiesiog „A“. Pirmiausia atlikite visas svarbias ir tuo pačiu skubias užduotis „A“ ir tik tada pereikite prie svarbios ir neskubios „A“.

Svarbūs ir skubūs, t. y. „Ac“, apima: apsilankymą pas gydytoją esant ūminiam skausmui, darbo projekto, kurio terminas yra šiandien, pateikimą ir pan. Jei yra keletas tokių užduočių, nustatykite atlikimo prioritetą, pvz., „Ac1“. , "Ac2", "Ac3",... Kuo blogesnės užduoties neatlikimo pasekmės, tuo ji svarbesnė ir tuo didesnis prioritetas.

Prie svarbių ir neskubių priskiriama: anglų kalbos mokymasis paaukštinimui darbe, mokesčių mokėjimas ir pan.. Kai reikia atlikti kelis darbus, pažymime ir jų prioritetą: „A1“, „A2“, „A3“,...

Sąrašo „A“ tvarka bus tokia: Pirmiausia atliekame skubius ir svarbius „Ac1“, „Ac2“, „Ac3“, o tik juos užbaigę pereiname prie svarbaus ir neskubaus „A1“, „A2“, „A3“,...

Skubios ir nesvarbios užduotys, kurių nesėkmė mažai pasikeis, į šį sąrašą nepriklauso. Pavyzdžiui, žiūrėkite KVN arba nusipirkite prieskonių vakarienei.

Jei užduotis reikalauja daug laiko, pavyzdžiui, išmokti anglų kalbą, sutikite ją atlikti kiekvieną dieną tam tikrą laiką, pavyzdžiui, 30–60 minučių. ir laikykite jį užbaigtu tą dieną, kai skiriate tam suplanuotą laiką, tada tęskite, bet tik kitą dieną.

Raidė "B". Nelabai svarbios užduotys, kurias patartina atlikti, tačiau kraštutiniais atvejais galite atsisakyti. Jei tokių reikalų nepradėsite, gali kilti nedidelių nesklandumų, bet tuo pačiu be rimtų pasekmių. Svarbu laikytis šios taisyklės – nepradėkite užduočių „B“, kol nebus baigtos užduotys „A“ ir „A“.

Raidė "B". Dalykai, kuriuos būtų malonu padaryti, bet tuo pačiu nebus ir nemalonių pasekmių – pavyzdžiui, perskaityti naujienas, patepti namo duris. Mes pereiname prie jų tik tada, kai atliekamos „A“ ir „B“ užduotys.

Raidė "G". Nereikalingos užduotys ir nereikalingi veiksmai, kurie atliekami iš įpročio. Pasistenkite atpažinti jums nereikšmingus veiksmus ir jų neatlikti, nes kuo daugiau laiko sutaupysite tuščiiems veiksmams, tuo daugiau laiko galėsite atlikti prasmingesnius.

9. Delegavimas

Kuo daugiau užduočių galite paskirti kitam, tuo produktyvesnis būsite. Tačiau svarbu laikytis 2 taisyklių:

Kokybė turėtų būti panašaus lygio kaip jūsų arba aukštesnė;
- Jūsų laikas yra vertas daugiau nei išlaidos, kurias turėsite sumokėti už deleguotą darbą.

Delegavimas padidins jūsų galimybes ir padidins laisvą laiką, kurį galėsite skirti savo tikslams pasiekti.

10. Darykite tai, kas gerai veikia

Ieškokite savo pašaukimo. Mums svarbiausios užduotys yra tos, kurios maksimaliai išnaudoja mūsų talentus. Pirmenybę teikite tiems dalykams, kuriuos mokate ir darote labai gerai. Ir atvirkščiai, nedaryk to, kas tau nepatinka arba tai ne tavo reikalas. Šis procesas yra lėtas, bet būtinas. Savęs ieškojau apie 15 metų, išbandžiau įvairias veiklos sritis, kol nusprendžiau savo pašaukimą. Johno Keyneso žodžiais: Turime galvoti apie ateitį, nes ten praleisime visą likusį gyvenimą.».

11. Nepradėkite nuo smulkmenų

Esame sukurti taip, kad viską stengtume daryti mažiausio pasipriešinimo keliu. Pasąmonės lygmenyje mes pasirenkame lengvesnį dalyką. Taigi, užuot atlikę svarbias užduotis, kurios daro didelę įtaką mūsų ateičiai, visą dieną galime skirti nereikšmingiems dalykams, kurie neturi ypatingos vertės. Atsispirkite pagundai pradėti nuo mažo.

P.S. Jei turite sunkumų ar klausimų dėl skaitomo straipsnio, taip pat dėl ​​temų: Psichologija (blogi įpročiai, patirtis ir t.t.), pardavimas, verslas, laiko planavimas ir pan., klauskite manęs, pasistengsiu padėti. Taip pat galima konsultuotis per Skype.

P.P.S. Taip pat galite dalyvauti internetiniuose mokymuose „Kaip gauti 1 valandą papildomo laiko“. Rašykite komentarus ir savo papildymus ;)

Prenumeruokite el Pridėkite save

Sveiki visi! Šiandien kalbėsime apie gyvenimo prioritetus. Ar pastebėjote, kad planuojant diena prabėga efektyviau, o problemų iškyla retai? Yra toks posakis: „Planuok arba būk planuotas“. Ką tai reiškia? Esmė ta, kad jei neplanuosite savo dienos ar darbų, aplinkybės viską nulems už jus. Todėl ekspertai rekomenduoja kiekvieną dieną pradėti nuo planų ir prioritetų išdėstymo. Nebūtina visko daryti minutė po minutės, svarbu išskirti pagrindines ir antraeiles užduotis. Yra daug laiko planavimo būdų ir metodų. Vienas iš tokių yra Eizenhauerio lentelė arba vadinamoji Eizenhauerio matrica.

Kokie yra dienos grafiko sudarymo ir prioritetų nustatymo pranašumai?

Nuspręsti gyventi pagal tam tikrą planą nėra nuobodu. Priešingai, toks požiūris turės teigiamos įtakos jūsų gyvenimui.

Ką duoda planavimas:

• Padidina produktyvaus laiko kiekį 25%.
• Užtikrina ramybę ir subalansuotos būsenos palaikymą.
• Leidžia atlikti daug darbų ir užduočių.
• Sukuria norą dirbti.
• Sumažina laiką, skiriamą nesvarbiems reikalams.

Kadangi teigiamų aspektų yra gana daug, verta atkreipti dėmesį į prioritetų paskirstymo principą.

Kas yra Eizenhauerio stalas?

Nesėkmės darbe ir buities darbuose lydi visus. Nuolat iškyla netikėtų aplinkybių, dėl kurių ne visada turi laiko atlikti svarbiausius dalykus. Ypatingai neramiems ir abejingiems žmonėms sunku susikoncentruoti ties pagrindiniu dalyku.

Pateiksiu pavyzdį. Jūs ruošiatės rengti svarbius dokumentus arba rašyti mokslinį darbą. Bet tada atsiranda poreikiai: nusipirkti duonos, išplauti grindis, nueiti į paštą ir panašiai.

Dauguma žmonių su mažesniu pasipriešinimu atkreipia dėmesį į mažus rūpesčius, nes jiems nereikia skirti daug laiko ir pastangų. Tada nutinka nepataisoma: baigi nesvarbius dalykus, o svarbiems nebelieka laiko. Tada prasideda rūpesčiai ir bemiegės naktys.

Kad taip nenutiktų, reikia lavinti valią, taip pat naudoti patogų Eisenhower stalą. Kokia jo esmė?

Ši lentelė susijusi ne tiek su laiku, kiek su pačiomis užduotimis ir jų svarba. Principas turi kriterijus: svarbus ir skubus. Lentelėje galima sukonstruoti 4 bylų prioritetų tipus. Norėdami planuoti, turite nuspręsti, kurie tikslai yra svarbesni.

Kaip taikyti?

1. Pirmiausia ant popieriaus surašykite visas planuojamas veiklas. Nubrėžkite kvadratą ir padalinkite jį į keturis mažus.

Ką jie reiškia? Laiškai yra prioritetinės grupės, tarp kurių paskirstomos bylos.

A – tai neatidėliotini ir svarbūs dalykai, kuriuos reikia padaryti šiandien ir dabar, neatidėliojant.

B – svarbu. Jie nereikalauja momentinio vykdymo, tačiau yra labai svarbūs. Paprastai jie atidedami, nes nėra skubos. Tačiau juos įvykdę priartėsite prie savo tikslo. Užduotys su aiškiais terminais dažnai patenka į šią kategoriją. Kai yra daug laiko užbaigti, atidedame. Tačiau kadencijos pabaigoje mes jį pašėlusiai vykdome. Dėl to mažėja efektyvumas, o rezultatas ne visada pateisina lūkesčius.

C – skubus. Tokie dalykai nėra ypač svarbūs. Tai yra, jų įgyvendinimas nepasieks tikslo, tačiau šiuo metu jų neįmanoma neįvykdyti. Pavyzdžiui, tikrinti rytinį paštą.

D – nesvarbūs ir neskubūs reikalai. Būtent jie trukdo produktyviai dirbti ir atlikti rimtas užduotis. Paprastai tai apima poilsį ir pramogas. Tačiau jie taip pat gali būti svarbūs, jei vykdydami projektą nemiegate tris naktis iš eilės.

3. Dabar padėkite šias vertybes prie kiekvienos užduoties ir iškart atsiras jūsų dienos ar visos savaitės planas.

Pabandykite naudoti tokią lentelę bent kartą – ir suprasite, kad toks prioritetų paskirstymo būdas yra pats paprasčiausias ir efektyviausias. Tačiau reikia atkreipti dėmesį į kai kuriuos dalykus, kuriuos aptarsime toliau.

Norėdami teisingai nustatyti savo prioritetus, laikykitės šių paprastų taisyklių:

• Turite išmokti atskirti svarbias ir skubias užduotis. Svarbu tai, kas nuves jus į konkretų tikslą. Pavyzdžiui, kokybiško projekto kūrimas ir jo pristatymas. Skubusis neduoda daug naudos, bet negali būti neįvykdytas.
• Reikėtų ne tik atskirti skubius ir svarbius, bet ir mokėti kaitalioti. Galų gale, jei atliksite visus neatidėliotinus dalykus, jums gali neužtekti laiko svarbiems.
• Dienos pradžioje verta pradėti nuo „A“ grupės. Net jei šie dalykai nėra labai įdomūs, juos reikia daryti.
• „B“ grupė taip pat reikalauja dėmesio. Kadangi tai apima ilgalaikius tikslus (projektai, sportas, kalbų mokymasis), jiems reikia skirti šiek tiek laiko, bet kiekvieną dieną. Tada išsiugdysite įprotį juos daryti, ir galiausiai bus geras rezultatas.

Svarbus momentas įgyvendinant rimtus planus yra moralė. Jei nėra noro ir nuotaikos, tada nenorite nieko daryti. Šiuo atveju vienintelis noras – viską mesti ir grįžti į „D“ kategorijos reikalus.

Tačiau nepasiduokite pagundai! Pabandykite prisitaikyti prie savo darbo, kad jis taptų efektyvesnis. Metodai, kaip tai padaryti, aprašyti straipsnyje.

Išvada

Turime atsiminti, kad visko negalima padaryti per vieną dieną. Ir svarbu nepersistengti, nes juk poilsio niekas neatšaukė. Išmokite derinti verslą su malonumu. Sugalvokite sau atlygio sistemą – ir darbas taps daug malonesnis.

Sėkmės naujuose darbuose ir siekiant užsibrėžtų tikslų! Prenumeruokite tinklaraštį, kad gautumėte naujausias naujienas apie naujas funkcijas ir laiko patikrintus patarimus apie savidiscipliną, motyvaciją ir asmeninį tobulėjimą.

Iki pasimatymo tinklaraštyje!

Šiandien pažiūrėsime, kaip tai svarbu teisingas prioritetų nustatymas bet kuriame versle ir kaip išmokti juos sutvarkyti naudojant paprastą techniką sudėtingu pavadinimu: Eizenhauerio matrica.

Tikrai kiekvienas iš mūsų bent kartą susidūrėme su laiko trūkumu atlikti visas suplanuotas užduotis. Be to, yra tam tikra kategorija žmonių, kuriems to nuolat ir katastrofiškai trūksta! Stengdamiesi viską padaryti laiku, jie net stengiasi, tačiau tai tik dar labiau nukenčia bendrą rezultatą.

Pagrindinė tokių žmonių problema – nežinojimas arba nenoras jomis naudotis praktiškai. Visų pirma, vienas iš svarbiausių laiko valdymo metodų, kuris skamba taip: teisingas prioritetų nustatymas.

Visų esamų užduočių atlikimo sėkmė ir savalaikiškumas labai priklauso nuo sugebėjimo teisingai nustatyti prioritetus.

Kitaip tariant, žmogus turi teisingai paskirstyti užduočių tvarką ir laikytis šios tvarkos.

Yra įvairių būdų nustatyti prioritetus. Šiandien noriu pažvelgti į vieną populiariausių ir, ko gero, efektyviausią metodą, vadinamą „Eisenhower Priority Matrix“. Kas tai yra ir kaip juo naudotis – daugiau apie tai vėliau.

Eisenhowerio matricos prioritetų nustatymo metodą išrado net ne matematikas ar psichologas, o pats 34-asis JAV prezidentas Dwightas Davidas Eisenhoweris. Būdamas žinomas politikas, jis, žinoma, nuolat susidurdavo su būtinybe užbaigti daugybę dalykų, todėl, norėdamas suspėti su viskuo, sukūrė sau šį metodą, kuris šiandien aktyviai naudojamas laiku. vadovybę atlikti tiek darbines, tiek asmenines užduotis.

Eizenhauerio matrica yra koordinačių sistema, kurioje X ašis reiškia dalykų, kuriuos reikia atlikti, svarbą, o Y ašis – jų skubumą. Taigi susidaro keturi segmentai, kurie skiriasi skubos ir svarbos laipsniu. Pažiūrėkime, kaip paveikslėlyje atrodo Eizenhauerio matrica:

Eizenhauerio matricos prioritetų nustatymo metodas susideda iš visų galimų atvejų ir užduočių paskirstymo į šiuos keturis segmentus, kad jie būtų atlikti griežta seka.

Jei paskirstysite visas užduotis į šiuos 4 segmentus, paaiškės, kad:

– viršuje – visi skubūs reikalai;

– dešinėje – visi svarbūs dalykai;

– žemiau – visi neskubūs reikalai;

– kairėje – visi nesvarbūs dalykai.

Dabar trumpai apibūdinkime kiekvieną gautą kvadratą tokia seka, kokia reikia atlikti su jais susijusias užduotis.

1. Svarbūs ir neatidėliotini reikalai. Tai yra viršutinis dešinysis Eizenhauerio matricos segmentas. Čia turėtų būti svarbiausios užduotys, kurias, be to, reikia skubiai atlikti. Tai, kas vadinama „gyvybės ir mirties klausimu“.

Tai gali būti, pavyzdžiui, darbo, kurio terminas baigiasi, užbaigimas arba svarbus verslo skambutis, jei pažadėjote paskambinti tam tikru laiku. Arba asmeniškai apsilankykite pas odontologą, jei staiga skauda dantį.

Idealiu atveju šis kvadratas neturėtų kauptis daugiau nei 1-2 atvejais. Visiškai neturėtumėte visko „kišti“ į šį segmentą: turite objektyviai įvertinti, kokia svarbi ir tikrai skubi yra ši užduotis.

2. Ne svarbūs, bet skubūs reikalai. Arba viršutinis kairysis Eizenhauerio matricos segmentas. Šis segmentas apima neplanuotas, staiga atsiradusias užduotis, kurias reikia atlikti skubiai, bet kurios nėra ypač svarbios. Tai, kas vadinama „force majeure“.

Pavyzdžiui, viršininkas paprašė manęs išsiųsti laišką. Arba pakeliui nukrito kulnas, kurį reikia skubiai taisyti arba grįžti pakeisti batų. Arba staiga prisiminėte, kad šiandien yra kolegos gimtadienis, o darbo diena jau baigiasi - reikia skubiai jį pasveikinti.

Kai kas gali klaidingai manyti, kad šie dalykai patenka į pirmą kategoriją, tai yra, jie yra svarbūs, tačiau taip nėra. Kadangi jų įgyvendinimas niekaip nepaveiks jūsų tolimesnio gyvenimo ar darbo rezultato – niekas visiškai nepasikeis nuo to, kad jūs darote šiuos dalykus, tačiau juos reikia daryti skubiai, be šito niekaip.

Antrasis segmentas dažnai gali būti tuščias: jame esantys dalykai, kaip taisyklė, atsiranda staiga ir dingsta iškart po to, kai jie yra skubiai užbaigti.

3. Svarbūs, bet ne skubūs reikalai. Tai yra apatinis dešinysis Eizenhauerio prioritetinės matricos segmentas. Tai apima visas jums svarbias užduotis, kurių nereikia nedelsiant atlikti. Svarbios užduotys, kurių terminas dar „nespaudžia“, ir kurios gali palaukti, jei bus užduočių pirmuose dviejuose segmentuose.

Pavyzdžiui, dalykiniai kontaktai su klientais, kurie neturi aiškaus laiko tarpo, vykstantys darbai. Asmeniniame lygmenyje – sportuoti, mokytis anglų kalbos, skaityti naudingą literatūrą.

Svarbu suprasti, kad kai kurios šios kategorijos užduotys, jei jos nėra baigtos, palaipsniui kyla aukštyn ir pereina į pirmąjį segmentą, tai yra, jos tampa neatidėliotinos. Pavyzdžiui, paskolą reikia grąžinti iki 25 d. Jei kalendoriuje yra 20 diena, tai tik svarbus reikalas, bet jei 24 diena, tai jau svarbu ir skubu.

Šis segmentas, nors ir yra trečias pagal prioritetus, yra labai svarbus, nes būtent jame esančių užduočių sprendimas turi didžiausią įtaką tolimesnei žmogaus gyvenimo veiklai.

4. Ne svarbūs ar skubūs reikalai. Paskutinis apatinis kairysis Eisenhowerio prioriteto matricos kvadratas. Tai apima užduotis, nuo kurių visiškai nieko nepriklauso ir kurios dažniausiai žmogui iš viso nereikalingos. Juos vienija vienas bendras terminas – „laiko švaistytojai“.

Pavyzdžiui, kalbėkite su draugu telefonu, naršykite socialiniame tinkle, apsilankykite pramogų svetainėse ir pan.

Turėtumėte pradėti vykdyti užduotis iš šios kategorijos tik tuo atveju, jei visos kitos kategorijos šiuo metu yra tuščios.

Taip veikia Eisenhowerio matricos prioritetų nustatymo metodas.

Tai viskas. Tikiuosi, kad atkreipėte dėmesį į šiuos naudingus patarimus ir gudrybes. Iki pasimatymo svetainėje, kuri padės pasiekti sėkmės bet kuriame versle ir išmokys kompetentingai valdyti savo asmeninius finansus.