Персонал 

BGU как трябва да изглежда регистърът на транзакциите 3. Какво представлява регистърът на бизнес транзакциите и как да го попълните правилно? Къде мога да изтегля безплатен пример и образци на дневник за бизнес транзакции

Надеждна и актуална информация за бизнес транзакциите е необходима както за ефективно управление на компанията, така и за целите на данъчното счетоводство. Бизнес дневникът е един от основните счетоводни документи. Въз основа на него се съставят отчети, сертификати и резюмета, които са необходими за работата на всеки финансист или счетоводител.

Дневникът на бизнес транзакциите е счетоводен документ, който отразява всички транзакции, извършвани в предприятието.

Използвайки регистъра на бизнес транзакциите, ръководството, заедно с финансовите и счетоводните отдели, може да следи текущото финансово състояние на компанията, да анализира промените, както и да прогнозира бъдещи производствени нужди.


Процедурата за изготвяне и образец за попълване с публикации

В зависимост от формата, в която се води дневникът (хартиен или електронен), се променя техниката за воденето му.

Ако списанието е хартия, тогава трябва да извършите последователност от определени действия:

  1. Първо трябва да отворите списанието.
  2. След това трябва да отразите бизнес транзакцията с нейните данни (дата, съдържание, вид) на нов ред.
  3. При необходимост можете да посочите документите, въз основа на които е направено осчетоводяването.
  4. След това трябва да отразите сумата на транзакцията.
  5. След това трябва да посочите дебита и кредита на използваните сметки (дебит обикновено показва задълженията към компанията и сумата на действително получените средства, докато кредитът показва задълженията на компанията към кредиторите и размера на действително платените средства).
  6. И накрая, трябва да го подпишете и дешифрирате.

Какво представлява дневникът на пожарогасителя и как да го попълните правилно, можете да разберете

Тази последователност остава същата за всяка бизнес транзакция.


Ако дневникът се води в електронен вид, например в програмата 1C Accounting, тогава за да отразите бизнес транзакция, ще трябва да направите следното:

  1. Отворете програмата, с която се извършва счетоводството, кликнете върху раздела "Меню", намерете секцията "Счетоводство", намерете секцията "Бизнес операции" и кликнете върху бутона "Добавяне".
  2. В прозореца, който се отваря, трябва да посочите името на транзакцията с всички подробности (дата, вид, сума).
  3. Ако е необходимо, можете да посочите информация в секцията „От“.
  4. След това е необходимо да се отразят дебитите и кредитите на използваните сметки. (За да свържете банкова транзакция с транзакция, трябва да намерите необходимия документ, да щракнете с десния бутон върху него и да изберете „Одобряване“, след което документът ще съответства на транзакцията).
  5. И накрая, трябва да запазите бизнес операцията.

Какво е дневник за инструктаж за пожарна безопасност и задължително ли е да го съхранявате в предприятието - прочетете

По принцип последователността на тези действия не се променя при отразяване на бизнес транзакции.

Къде мога да изтегля безплатен пример и образци на дневник за бизнес транзакции?

Можете да изтеглите пример за попълване на дневник за бизнес операции

Дневник на стопанските операции - примерно попълване с осчетоводявания:


По този начин дневникът на стопанските операции в предприятието се води от отговорен служител на счетоводния отдел и прави записи в него за всеки акт на икономически живот.

Съдържа се примерно попълване и инструкции стъпка по стъпка за водене на дневник на трудовите книжки

Ако документът се съхранява на хартиен носител, тогава трябва да се обърне специално внимание на точността на попълването му: петна могат да станат причина за дълга проверка. Ако дневникът се води в електронен вид, тогава трябва да обърнете внимание на сумите, посочени в транзакциите: такова отчитане се извършва автоматично и ако има грешки в сумите, ще трябва да проверите всички съответни документи.

Можете да разберете в какъв ред се регистрират бизнес транзакциите и се генерират отчети в счетоводната система 1C в това видео:

Документи, които отразяват финансово-икономическата дейност на дадена институция, могат да формират счетоводни записи. За да се опрости работата и да се автоматизира този процес, в програмата 1C: Public Institution Accounting 8 издание 2.0 има механизъм за счетоводни операции (наборът от всички транзакции, генерирани от един документ). Този механизъм ви позволява да намалите разходите за време. И тъй като повечето операции са от масов характер и са идентични по отношение на осчетоводяването, има цяла директория със стандартни операции. Ще говорим за тях в статията.

Можете да намерите директорията:

Това е набор от стандартни операции, всяка от които включва настройки за формиране на определени транзакции. Моля, имайте предвид, че те трябва да принадлежат към всеки документ:

Когато създавате и попълвате конкретен документ в програмата 1C: BGU 8 издание 2.0, обърнете внимание на раздела „Счетоводна транзакция“. Този раздел отговаря за избора на операция и други допълнителни подробности. Например, помислете за формирането на документа „Искане за парични разходи“:

Нека попълним документа с необходимите данни:

И нека отидем в раздела „Счетоводна операция“:

Този раздел съдържа ред за избор на счетоводна транзакция от директорията със стандартни транзакции:

Освен това се отварят само онези операции, които принадлежат към текущия документ. Тези операции, които са маркирани с жълта точка в списъка, са предварително дефинирани данни (т.е. те са създадени от 1C в съответствие с инструкции за държавни агенции, доставят се с програмата и периодично се актуализират, когато възникне необходимост):

След като изберете операция, формулярът се променя и допълнителни подробности за операцията стават достъпни за попълване:

Нашият примерен списък съдържа и операция, която не е маркирана с жълта точка. Такива операции се създават от потребителя, ако са необходими корекции при формирането на счетоводни записи:

Нека разгледаме създаването на стандартна операция за документа „Искане за парични разходи“. Най-удобно е това да стане на базата на съществуваща операция, но с корекции, направени по наше желание.
Препоръчвам да копирате стандартни операции, вместо да променяте съществуващите, тъй като стандартните операции, както и цялата конфигурация, периодично се актуализират и в случай, че дадена операция спре да работи или започне да работи неправилно, можете да я сравните с текущата операция от разработчиците на 1C и вижте какви промени са настъпили.
Нека се върнем към справочника на типичните операции. В списъка с документи ще намерим този, който ни интересува:

След като изберете операция, трябва да копирате този ред, за да я промените. Нека използваме специален бутон:

След като щракнете върху бутона, се появява диалогов прозорец за потвърждение:

След потвърждение се отваря прозорец за редактиране на нова стандартна операция:

Първото нещо, което трябва да направите, е да промените името. Това е важен момент, тъй като в списъка с типични операции ще трябва да ги разграничите по име:

Нека разгледаме последователно основните детайли на тази форма.
1. Документ – този детайл показва принадлежността към документа. Не е препоръчително да редактирате този атрибут, ако трябва да създадете стандартна операция за друг документ, тогава е по-добре да копирате операцията от доставчика, който принадлежи към този конкретен документ. Това се дължи на факта, че настройките на операцията често са свързани с отделни детайли на документа и ако документът бъде променен, стандартната операция просто няма да работи.
2. Условия на използване – в този атрибут можете да посочите условието, при което ще се задейства тази стандартна операция. Отваря се допълнителен прозорец за конфигурация:

Сега нека да разгледаме разделите на формуляра.
Раздел Формули


Този раздел е разделен на 2 части:
- от лявата страна под формата на дърво са изброени всички полета на документа, достъпни за формули (тук можете да изберете полета; ако са от референтен тип, тогава наличните полета също се разширяват в нов клон на дървото) ;
- дясната страна описва формули за попълване на детайли на счетоводна операция.
От дясната страна има и атрибут „Задаване на заключване в началото на изчисленията“. Обикновено се задава в тези операции, които включват изчисляване на салда. Когато поставите отметка в квадратчето за периода на изчисление, информационната база ще блокира салдата, необходими за изчислението (например, ако са изчислени балансите на дълготрайните активи, тогава няма да е възможно да се извършват прехвърляния, отписвания и други операции за промяна на баланси). Изчислението обикновено отнема част от секундата, така че дори в режим на много потребители това има много малко влияние.

Две стандартни подробности - "Организация" и "Дата", по подразбиране, се вземат от документа.

Следващият атрибут на този маркер е „Състояние“. Проектиран да зададе условие, при което ще се генерира операцията (ако резултатите от условието са положителни). При създаване на условие е възможно да се използват функции и процедури, които са описани в конфигуратора от разработчиците на 1C.

По-долу е следният атрибут - „Текст на съобщението в случай на грешка“. В това поле можете да напишете съобщение за грешка, което ще се покаже на потребителя, ако условието за генериране на публикуване е отрицателно.

Раздел „Допълнителни подробности“


Този раздел съдържа подробности за транзакцията, които не са в документа, но са необходими за счетоводни записи.
Тук за по-голяма яснота подробностите могат да бъдат групирани в папки. За всеки атрибут е зададен задължителен атрибут (ако се опитате да осчетоводите документ без попълнен атрибут, който има зададен задължителен атрибут, програмата ще генерира грешка и осчетоводяването няма да бъде извършено). Този раздел също така показва името на формулата (обърнете внимание, че името се формира в съответствие с правилата за именуване във вградения език 1C: без интервали, всяка следваща дума в името е с главна буква) и типа на атрибута (какви стойности ​​този атрибут може да приеме, например, елемента от директорията „Класификационни характеристики на сметки“).
Този раздел има бутон „Преглед“ - удобен инструмент, за да видите как ще изглежда формулярът с операцията и допълнителни подробности в документа:

Допълнителните подробности във формуляра ще бъдат групирани точно както ги групирахме в папки:

Формулярът също така съдържа подробности за задаване на права за достъп до тази операция (за ограничаване на достъпа, например до специалисти с роля „Потребител“):

След като разгледахме заглавната форма на операцията, нека да преминем към публикациите на типична операция:

Формулярът е списък с транзакции, които се генерират в резултат на типична операция:

Реквизитът е изключен - знак за окабеляване. Ако посочим положителна стойност в тази колона, програмата никога (при никакви обстоятелства) няма да генерира тази публикация:

Реквизит "Условно" - знак за наличие на условие Ако в този атрибут няма отметка, транзакцията винаги ще бъде генерирана, независимо от условията. Ако е налично - само ако проверката на условието е положителна (публикацията ще бъде генерирана, ако условието е изпълнено):

Всяка от публикациите може да се разглежда отделно:

Най-общо формулярът се състои от две части: от лявата страна - източници и данни за документи за формули; вдясно са самите формули.
Нека започнем нашето разглеждане с важен детайл - „Източник на данни“:

В това поле трябва да посочите откъде програмата ще вземе данните - директно от табличната част на документа (в нашия пример това е „Декодиране на плащане“ или „Подробности за основния документ“) или от допълнителни източници на данни ( в нашия пример това е „Таблица на разплащанията с дълг за погасяване“ или „Плащане към доставчика на опростената данъчна система“). Бих искал да подчертая, че можете да изберете само един източник на данни: например, ако е избран източник на данни „Декодиране на плащане“, подробностите за допълнителни източници не са налични:

Също така от лявата страна, сред операндите на формулите, са изброени „Функции за агрегиране“ и „Общи функции на модула“ - това са различни опции за изчисляване на стойности, които могат да се използват, ако е необходимо. Те са представени от доста голям списък от разработчици на 1C; след като проучите този списък, можете да създадете доста сложни изчислени транзакции.

Следващият операнд в списъка са макросите - #ValueFilled и #ValueFilled/Abort. Много полезни макроси, които помагат да се провери пълнотата на определено поле (например, можете да създадете условие за посочване на подсметка в транзакция само ако е попълнена):

Както вече разбрахте, от дясната страна формулите за всеки компонент на окабеляването са описани директно. Осчетоводяването е разделено на общи данни и данни за дебит и кредит. Чрез просто плъзгане отляво надясно операндите от интересуващия ни източник на данни се прехвърлят към формулите.
И накрая, бих искал да отбележа, че формулите също използват стандартна конструкция:

Това е условие, което се посочва след служебната дума „КОГА“ описва вариантите за развитие на събитията: ако резултатът от условието е положителен, се използва конструкцията след служебната дума „ТОГАВА“. след думата „ДРУГО“.
На този етап разглеждането на създаването и промяната на стандартните операции може да се счита за завършено. И накрая, бих искал да кажа, че промяната на стандартните операции, за да отговарят на вашите изисквания, значително опростява трудната задача на счетоводството и след като усвоите този механизъм, можете да опростите много от задачите на счетоводителя!

Журнал за разплащания с отговорни лица 3 е името на формата на счетоводен регистър, използван в организациите от публичния сектор и извънбюджетните фондове. Същият номер (№ 3) обаче е зададен и за дневника, който отчита разплащанията със счетоводители в малкия бизнес (SMB). Нека да го разберем.

Малко теория: форми на счетоводство

Дневниците са един от видовете счетоводни регистри. Счетоводната система за журнални поръчки е един от видовете организиране на счетоводната работа на счетоводния отдел. Нека си припомним, че има три вида организация на счетоводната работа, три форми на счетоводство:

  1. Използва се проста форма на счетоводство, SMP.
  2. Журнал-ордерна форма на счетоводство.
  3. Мемориално-заповедна счетоводна система.

Проста счетоводна форма предназначени за малки предприятия, чийто брой операции по правило не надвишава 30 на месец и не изисква големи материални разходи (клауза 22, член 4.1 от Заповед № 64n на Министерството на финансите от 21 декември 1998 г. , наричана по-нататък Заповед № 64н). В този случай основната форма на счетоводство е счетоводната книга за стопански операции. Освен това се поддържат следните регистри:

  • книга за изчисления на заплати и данък върху доходите на физическите лица;
  • ведомост за отчитане на заплатите (по образец № Б-8);
  • книга по образец № К-1 за вписване на сделки с имущество.

Нека припомним, че в допълнение към простата форма на счетоводство, съгласно клауза 8 на чл. 3.1 Препоръки за SMP „Институт на професионалните счетоводители и одитори на Русия“ от 25 април 2013 г. № 4/13 (наричан по-долу протокол на IPB RF № 4/13), малките предприятия имат право да използват такива видове организация на счетоводната работа като:

  • пълна счетоводна форма,
  • съкратена форма на счетоводство.

Препоръчваме ви да прочетете повече за това как да организирате счетоводството за опростители в статията.

Форма за регистрация на мемориален ордер показано схематично на фиг. 1. Както можете да видите, основата на тази форма на счетоводство е съставена от отчети и аналитични счетоводни карти, главна книга, която обобщава синтетичните счетоводни данни и дневници на транзакциите. Тази форма на счетоводство е по-лесна за разбиране, но по-трудна за генериране на обобщени данни - генерирането на мемориални ордери за всяка транзакция (ръчно) отнема доста време. Тази форма на счетоводство се използва широко в предприятията на Съветския съюз. Днес много софтуерни платформи за счетоводство са изградени на базата на мемориално-ордерна счетоводна система.

Фигура 1. Схема на организация на мемориално-заповедната форма на счетоводство

Журнал-ордерна форма на счетоводство - Това е хронологично записване на бизнес транзакции в дневници за поръчки. Те се формират за всеки месец въз основа на данни от първични документи или набирателни справки. При счетоводна система за дневник транзакцията се регистрира в кредита на сметката, като едновременно с това се показва дебитът на кореспондентската сметка. На фиг. 2 е показана схема на организацията на счетоводството във формата на дневника.

Фигура 2. Схема за организиране на счетоводството в журнална форма

Журнал за отчитане на разплащателните операции с отговорни лица

Журналът за записване на сетълмент транзакции с подотчетни лица е един от счетоводните регистри по системата за счетоводство в журнала. Номерът на този дневник в счетоводството може да бъде 3, 7 или 6. Това зависи от:

  • предприятието принадлежи ли на:
    • към бюджетните (списание № 3 за бюджетни организации),
    • не е бюджет (списание № 3, 6 или 7);
  • каква счетоводна система се използва:
    • опростен (дневник № 3 за SMP по опростена счетоводна система - писмо на Министерството на финансите на СССР от 06.06.1960 г. № 176, по-нататък писмо № 176),
    • пълен (сп. No 7);
  • към каква сфера на дейност принадлежи (например за аптечните предприятия се използва дневник № 6 - заповед на Министерството на здравеопазването на СССР от 31 март 1987 г. № 468).

За търговските структури, използващи пълната форма на счетоводство, е създаден списък от регистри, в който дневникът на сетълментите с отговорни лица е посочен под номер 7 (Приложение № 2 към писмото на Министерството на финансите от 24 юли 1992 г. № 59, наричано по-нататък писмо № 59). Тази форма на списание № 7 се препоръчва за използване в строителството, промишлените предприятия, науката и организациите за доставки и маркетинг.

За предприятията, класифицирани като МСП, списъкът на регистрите, които могат да използват в опростена счетоводна система, е установен с писмо № 176. Същият документ установява номера на дневника, в който се отразяват транзакциите за сетълменти с отговорни лица.

Списъкът на дневниците за бюджетни организации е установен със заповед на Министерството на финансите от 30 март 2015 г. № 52n (наричана по-нататък заповед № 52n) и със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 8 февруари 2005 г. № 165 (наричана по-нататък Заповед № 165). Дневникът за разплащания с отговорни лица е посочен в тези документи под номер 3.

Списание No3 за СМП

В Приложение № 2 към писмо № 176 се установява, че дневник № 3 отразява транзакциите по кредита на сметки: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Натрупването на информация, прехвърлена в дневника, се извършва в съответните отчети.

Информацията за сетълментите с отговорни лица първоначално се натрупва в извлечение № 2. Това е годишен отчет. Тук се извършва аналитично счетоводно отчитане на сетълменти с различни длъжници и кредитори (включително отговорници), с изключение на сетълменти по сметка 60 (за тази сметка се създава отделна декларация № 1).

СПРАВКА: ако предприятието е от МСП, то не може да използва журнално-ордерната форма на счетоводство. В този случай е необходимо да се ръководите от разпоредбите на Заповед № 64n и Протокол № 4/13 на IPB RF.

Първичните документи за извършване на записи в извлечение № 2 и последващо прехвърляне в дневник № 3 при разплащане на сметки с отговорни лица са:

  1. Разходен касов ордер или платежно нареждане (издаване или превод на пари на отговорно лице), издадено въз основа на заявление от отговорно лице. Заявлението трябва да бъде съгласувано и одобрено от ръководството.
  2. Предварителен отчет.
  3. Първични документи, потвърждаващи факта на планирания разход на средства от счетоводителя.
  4. Приходен ордер - при връщане на част от аванса (или пълния му размер) от отговорното лице.
  5. Разходен ордер - в случай на допълнително плащане на отговорното лице, ако размерът на целевия разход се окаже по-висок от авансовото плащане.

В съответствие с предназначението за използване на издадените средства в дневник № 3 кредитът на 71-ва сметка може да съответства на дебита на сметки: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такъв важен аспект на изчисленията като наличието на просрочени задължения по отчетни суми от отговорно лице може да се види само в извлечение № 2, където балансът на сетълментите се показва за всеки издаден аванс и за всяко отговорно лице.

Журнал № 3 за отчитане на разплащанията със счетоводители в бюджетни организации

В Приложение № 3 към Заповед № 52н и към Заповед № 165 е установено, че № 3 съответства на дневника за сетълмент операции с отговорни лица. Въпреки съвпадението на основните правила за работа със счетоводни суми в търговски и бюджетни предприятия, все още има някои разлики.

Ако този аспект на счетоводството е от особен интерес за вас, препоръчваме ви да се обърнете към статията .

Дневникът на транзакциите в бюджетните организации изпълнява същата функция като в общата счетоводна система - тук оборотът в сметката за сетълменти с отговорни лица се натрупва в съответствие с дебита на сметките, където се отписва сумата на издадения аванс.

Заемната сметка, която отразява разплащанията със счетоводители в организациите от публичния сектор, е 1 208 00 000. Кодовете KOSGU установяват класификация на разходите, въз основа на която се формират 22-та и 23-та цифри на номера на сметката.

Така например сумите, издадени за плащане на транспортни разходи, се отразяват в сметка 1 208 22 000 (съгласно код 222 на KOSGU). Издаването на пари за плащане за закупуване на инвентарни позиции се отразява в сметка 1 208 34 000 (КОСГУ код 340). Заповед на Министерството на финансите на Русия от 1 юли 2013 г. № 65n (наричана по-долу заповед № 65n) е основният документ, използван за определяне на кода на разходите или приходите в бюджетните организации.

Защо да водите дневник №3

Ако за бюджетните организации този въпрос не възниква (воденето на дневник № 3 е предписано от нормативни документи и е задължително), тогава търговските предприятия могат да зададат този въпрос.

Колко стриктно е регламентирано използването на даден счетоводен регистър в търговската сфера? Предприятието самостоятелно избира не само формата на счетоводство. При избора на форма на счетоводство предприятието самостоятелно определя кои регистри ще създаде. Този избор се прави въз основа на принципа на целесъобразността. В същото време е необходимо да се гарантира надеждността, навременността и точността на генерираната в счетоводните регистри счетоводна информация.

Ако компанията активно използва 71-ва сметка, тогава е възможно да се използва отделен дневник за отразяване на разплащанията с отговорни лица. Ако няма издаване на пари за отчитане или има малко такива транзакции и предприятието има право да води опростено счетоводство, тогава не е необходимо да използвате специален регистър. Номерирането на дневниците също може да се различава от препоръчаното.

Тези решения трябва да бъдат отразени в счетоводната политика на предприятието. Нека ви напомним, че организациите имат право самостоятелно да разработват форми на счетоводни документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация от 4 декември 2012 г. № PZ-10/2012). В същото време дневникът за поръчки трябва да съдържа всички задължителни данни за счетоводните регистри, установени в част 4 на чл. 10 от Закона за счетоводството от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Резултати

Дневниците са част от счетоводната система, когато се поддържат във форма на дневник. Платежните операции с подотчетни лица са сред най-контролираните от контролните органи. Следователно те изискват особено внимателно проектиране.

Държавните служители използват дневник за транзакциите № 3 за отразяване на транзакциите със счетоводителите, които остават подобни на принципа на формиране на дневници за поръчки в организации, които не са свързани с бюджета. Кредитните суми на сметката за разплащания с отговорни лица съответстват на дебита на сметките, където се отписват сумите.

Списание No3 се използва и от малки фирми. Но в този случай този журнал е сложен по природа и в някои източници се нарича „Изчисления“. Предприятията, принадлежащи към SMP и избиращи счетоводна система за дневник, могат да използват дневник № 3, за да отразяват изчисленията не само за сметка № 71, но и за сметки 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.

Данните от проверените и приети за счетоводство първични счетоводни документи се систематизират в хронологичен ред и се отразяват в съответните дневници на операциите. Процедурата за формиране на тези регистри обаче е описана в Заповед № 173н много схематично. В статията се разглеждат типични въпроси относно съставянето на дневник на транзакциите по разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи (наричан по-нататък дневник № 7).

Как да разпределим основния материал между списанията

Съгласно клауза 11 от Инструкция № 157n, в края на всеки отчетен период (месец, тримесечие, година), първичните (консолидирани) счетоводни документи, генерирани на хартиен носител, свързани със съответните регистрационни файлове на транзакциите, се избират хронологично и се обвързват.

На корицата пише:

  • наименование на счетоводния обект;
  • име и пореден номер на папката (калъфа);
  • периодът (датата), за който е образуван счетоводният регистър (дневникът на операциите), като се посочват годината и месецът (датата);
  • името на счетоводния регистър (дневник на транзакциите), посочващ неговия номер (ако има такъв), броя на листовете в папката (файла).

В момента счетоводството се извършва навсякъде с помощта на софтуер, а формирането на дневници се извършва в автоматизиран режим. Въпреки че счетоводителите понякога имат въпроси относно изготвянето на Журнал № 7 (например, за да проверят правилността на алгоритъма, вграден в програмата), те не са от широко разпространен характер.

Основният проблем е свързан с определянето дали първичният документ принадлежи към определен регистър на транзакциите.

Както следва от името на вестник № 7, той се използва за натрупване на информация за обекти на нефинансови активи, които са премахнати от баланса или прехвърлени в рамките на институцията между финансово отговорни лица.

Очевидно основните документи, които се отнасят до този дневник, са актове за отписване на обекти, отчети за издаване на материални активи за нуждите на институцията, фактури за вътрешно движение на дълготрайни активи и др.

Целта на Дневник № 7 обаче не се ограничава до събиране на данни за разпореждането и движението на нефинансови активи.

Той също така отразява отделни операции за признаване на нефинансови активи и амортизация.

По този начин, по отношение на дълготрайните активи, параграф 55 от Инструкция № 157n гласи, че се извършва счетоводно отчитане на транзакциите за получаване на обекти:

  • в дневника на транзакциите по разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи - по отношение на операциите по приемане на дълготрайни активи за счетоводство по формирана първоначална стойност или операции за увеличаване на първоначалната (счетоводна) стойност на дълготрайните активи с размера на действителните разходи за тяхното доизграждане, реконструкция, модернизация, преоборудване;
  • дневник за други операции - за други операции по получаване на дълготрайни активи.

По отношение на материалните резерви, параграф 120 от Инструкция № 157n гласи, че отчитането на транзакциите при тяхното получаване се извършва:

  • в дневника на транзакциите за разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи - по отношение на транзакциите за приемане на материали и стоки за счетоводство по генерираната действителна цена (в размер на действителните инвестиции); операции за увеличаване на действителната (счетоводна) цена на материалите (оборудване, включено в материалите и др.) с размера на действителните разходи за тяхното допълнително оборудване и модернизация;
  • дневник за сетълмент транзакции с доставчици и изпълнители или дневник за сетълмент транзакции с отговорни лица - по отношение на транзакции за получаване на материални запаси по действителната цена на тяхното придобиване (производство);
  • дневник за други операции - за други операции по получаване на стоково-материални ценности.

От горните параграфи на Инструкция № 157n следва, че дневник № 7 отразява само записи в дебита на сметки 101 00 „Дълготрайни активи“, 105 00 „Материални запаси“ в съответствие с кредита на сметка 106 00 „Инвестиции в не- финансови активи” по сметка, образувана по тази сметка себестойност.

Когато решавате в кой дневник да подадете този или онзи първичен документ, трябва да изхождате предимно от съдържанието на операцията, а не от вида на този документ.

Например, счетоводителите често питат в кой дневник да запишат фактурата, която се използва за документиране на продажба (освобождаване) на материални активи. Нека да разгледаме тази ситуация.

Моля обърнете внимание!

Действителният въпрос е дали си струва да се подават споразумения (договори) с Журнал № 7 (или всеки друг журнал). В някои институции се използва подобна процедура. Според нас това не е необходимо. Първо, споразумението (договорът) не е основният документ. Второ, той може да има дългосрочен характер и срокът му на валидност може да надвишава периода, за който се формира дневник № 7, освен това от време на време има нужда да се предостави споразумението на трети страни (напр. към Федералната хазна).

Приемането на елемент от дълготраен актив за счетоводство се извършва въз основа на акта за приемане, а не на фактурата на доставчика.

Следователно съответният акт се завежда в дневник № 7. Що се отнася до материалите, както осчетоводяването на материалните запаси, така и отчитането на сетълментите с доставчиците се извършват въз основа на документа за доставка на доставчика (фактура).

Въпреки това, както бе споменато по-горе, дневник № 7 включва само транзакции по дебита на сметка 105 00 в съответствие с кредита на сметка 106 00.

Съгласно ал. 120, 257 от Инструкция № 157n, информацията за закупуването на материали се записва в дневника на сетълментите с доставчици и изпълнители.

Следователно фактурата трябва да бъде подадена в този дневник.

Можете да се застраховате срещу евентуални затруднения при разпределяне на първични документи между дневници, като предвидите във вашата счетоводна политика възможността за подаване на оригинала и копието на документа едновременно в няколко дневника. В такава ситуация е препоръчително да посочите върху копието името и серийния номер на папката, в която се съхранява оригиналът.

Дневниците – отделно, документите – отделно?

Някои счетоводители изобщо не подават първични документи в дневници. „Какъв е смисълът да се създават многотомни томове, които са неудобни за използване?“ - разсъждават те.

Разбира се, в този случай има нарушение на изискванията на клауза 11 от Инструкция № 157n. Въпросът за наказанието за това обаче остава открит.

Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация предвижда глоба за длъжностно лице в размер от 2000 до 3000 рубли. за грубо нарушение на правилата за счетоводно отчитане и представяне на финансовите отчети, както и реда и сроковете за съхранение на счетоводните документи.

В този случай грубо нарушение на правилата за счетоводство и представяне на финансови отчети означава:

  • подценяване на начислените данъци и такси с най-малко 10% поради изкривяване на счетоводните данни;
  • изкривяване на всяка статия (ред) от формуляра за финансови отчети с най-малко 10%.

Законодателството не казва какво се счита за грубо нарушение на реда и сроковете за съхранение на счетоводни документи. Ако счетоводителят на институцията не подава първични документи в дневници, периодите на съхранение не могат да бъдат нарушени. Следователно въпросът за законосъобразността на привличането под отговорност за такова деяние е спорен.

Според нас фактът, че няма съдебни решения по тази тема (поне на ниво федерални окръзи), вече показва, че наказателното преследване по този член от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация е изключително рядко.

Ето защо някои специалисти предпочитат да съхраняват документите стриктно според номенклатурата и срока на годност, без да ги архивират с транзакционни дневници. В противен случай, при подготовката за поставянето му в архива, всичко ще трябва да бъде разшито.

Как се записва амортизацията

Счетоводителите често питат дали е възможно в дневник № 7 да се записват общите суми на оборота по сметките, а не амортизационните такси за всеки дълготраен актив.

Ако отразявате таксата за амортизация за всеки обект, дневникът става неудобен за използване - 90% от записите са редове за амортизация, сред които се губи информация за движенията и изхвърлянията.

Параграф 91 от Инструкция № 157n казва само, че амортизацията на нефинансови активи се отразява в дневника на транзакциите за продажба и прехвърляне на нефинансови активи.

Няма информация как трябва да стане това. Следователно, според нас, институцията може да установи подходящата процедура в своите счетоводни политики.

Как да отразим вътрешно движение

Както знаете, в дневниците на транзакциите, наред с други данни, е посочена кореспонденция на сметките. Отразяването в счетоводството на вътрешното движение на нефинансови активи между материално отговорни лица в институция има някои характеристики:

  • вътрешно движение на дълготрайни активи (клауза 9 от Инструкция № 174n, клауза 9 от Инструкция № 183n) Дебит 0 101 00 310 (0 101 00 000) Кредит 0 101 00 310 (0 101 00 000);
  • вътрешно движение на нематериални активи (клауза 16 от Инструкция № 174n, клауза 16 от Инструкция № 183n) Дебит 0 102 00 320 (0 102 00 000) Кредит 0 102 00 320 (0 102 00 000);
  • вътрешно движение на материални запаси (клауза 35 от Инструкция № 174n, клауза 35 от Инструкция № 183n) Дебит 0 105 00 340 (0 105 00 000) Кредит 0 105 00 340 (0 105 00 000).

Така една и съща сметка е посочена за дебит и кредит. На практика се използват два подхода:

  • вътрешно движение на активи не е отразено в Дневник № 7;
  • вътрешно движение е отразено в Дневник № 7, въпреки посочените особености на формирането на счетоводните регистри.

Според нас втората гледна точка изглежда разумна. И ето защо. В съответствие с част 2 на чл. 10 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ не се допускат пропуски или тегления при регистриране на счетоводни статии в регистри.

Журнал № 7 е предназначен за отчитане на операциите, свързани с разпореждане и прехвърляне на нефинансови активи. Това означава, че операцията за вътрешно движение трябва да бъде записана в него.

За номера на сметката са предвидени колони 9 и 10 от Оперативния журнал (ф. 0504071). Няма изключения за случаите, когато номерът на сметката съвпада. Пример за попълване на дневника в разглежданата ситуация е даден в края на статията.

Как да посочите баланс

В стандартната форма на Оперативния дневник (f. 0504071) са предвидени колони не само за оборотите по сметката, но и за салда в началото и в края на периода.

Съгласно Заповед № 173n, данните за салдата не могат да се попълват в дневниците за транзакции с отговорни лица, с доставчици и изпълнители, с длъжници по доходи, ако се води аналитично счетоводство в счетоводната карта на фондовете и разплащанията (f. 0504051) .

Не са направени изключения за вестник № 7. Следователно салдата по сметки в началото и в края на периода се въвеждат в този регистър при всички случаи. Тъй като Заповед № 173н не съдържа инструкции за попълване на тези показатели, според нас най-удобна е следната процедура.

1. За всяка сметка от синтетичната сметка (според аналитична счетоводна група) се въвежда отделен ред в началото и в края на Оперативния дневник (ф. 0504071).

2. При попълване на редове със салда колони 1–6 не се попълват.

3. В колони 7 или 8, 12 или 13 се посочва сумата на остатъците.

4. В колона 9 или 10 се посочва номерът на сметката в зависимост от това дали салдото е дебитно или кредитно.

Какво да правим с електронни документи

Този проблем не е разрешен в Инструкция № 157n. Някои разяснения са дадени в писмото на Министерството на финансите на Русия от 30 септември 2013 г. № 02-06-10/40454.

Тъй като законодателството не предвижда задължение за подбор и подаване на документи, генерирани в електронен вид, в съответните дневници за транзакции, регистър на електронни документи (регистър, съдържащ списък (регистър) на електронни документи). Този регистър се завежда в отделна папка (дело).

Честотата на формиране на тези регистри на хартиен носител се определя от самата институция в съответствие с честотата на формиране на счетоводни регистри - дневници на транзакциите.

Например в счетоводната политика този въпрос може да бъде разрешен по следния начин.

В миналия брой на списанието* разгледахме разпоредбите, регламентиращи реда за осчетоводяване на поети парични задължения от държавни (общински) институции. От тази статия ще научите как да поддържате записи на тези задължения в 1C: Счетоводство на публична институция 8, включително при промяна на техния обем и пререгистрация, както и как да създавате счетоводни регистри в програмата.


Отчитане на поетите парични задължения

В програмата „1C: Счетоводство на публична институция 8“ отчитането на паричните задължения се води в следните сметки:

  • 502.12 „Приети парични задължения за текущата финансова година“;
  • 502.22 „Приети парични задължения за първата година, следваща текущата (за следващата финансова година)“;
  • 502.32 „Приети парични задължения за втората година, следваща текущата (за първата година, следваща следващата)“;
  • 502.42 „Приети парични задължения за втората година след следващата.“

Съгласно Указанията за прилагане на EPAS за сметки 502.12, 502.22, 502.32, 502.42 се създава аналитично счетоводно отчитане в контекста на приети задължения (по подс. Приети задълженияТип Справочник), видове разходи (по подконт KECТип Икономически класификационни кодове (ECC)) и лични сметки (по подсметка Раздели на лични акаунтиТип Справочник), както и по видове финансово осигуряване на дейности (KFO) и класификационни характеристики на сметките (CPS) според структурата на работния сметкоплан на институцията.

Номерът на дневника на транзакциите за сметки е зададен на „9“. Това означава, че дневник на транзакциите номер 9 ще бъде зададен в транзакциите по сметката, а транзакциите по сметката ще бъдат отразени в дневник за оторизация № 9.

Регистрация на парични задължения

В програмата „1C: Счетоводство на държавна институция 8“ документът се използва за отразяване в счетоводните сметки на сумите на паричните задължения, приети от институцията за текущата година .

Документът може да бъде въведен самостоятелно или въз основа на документи:

  • Закупуване на материали (по пътя);
  • Закупуване на материали;
  • Закупуване на ОС (на път);
  • Закупуване на дълготрайни активи, нематериални активи;
  • Закупуване на правни актове;
  • Аванс на отговорно лице;
  • Отразяване на заплатите в счетоводството;
  • Фирмени услуги на трети страни;
  • Приемане на ОС от сметка 107 към сметка 106;
  • Вносна митническа декларация.

При въвеждане на база повечето данни се попълват автоматично от документа на основата. Данните също се попълват автоматично База, което посочва съответния документ за основа.

Остава само да се посочи Лична сметкаИ Секция за личен акаунт, който ще отразява разпореждането с парични средства за изпълнение на парично задължение (фиг. 1).

Ориз. 1

По този начин, ако програмата регистрира факта на получаване на стоки, работи, услуги, тогава документът „Прието парично задължение“ може да бъде въведен въз основа на документи за получаване.

Също така, счетоводни записи за приемане на парични задължения могат да се генерират при осчетоводяване на горните документи, които записват получаването на стоки, работи и услуги.

Начин на регистриране на парични задължения – дали да генерира транзакции или документи автоматично или не Прието парично задължение- се уточнява в Настройки за счетоводни настройки(меню Счетоводство - Настройка на счетоводни параметри, интерфейс Пълна) в раздела Въведете пари задължения.

Забележка!Ако според съответното задължение (елемент от указателя Договори и други основания за възникване на задължения) вече е регистрирано парично задължение (ПЗ) за сумата на аванса, след което в автоматично генерирания документ Прието парично задължениесумите следва да бъдат намалени с размера на аванса.

За регистриране на парично задължение за размера на аванса, определен съгласно условията на договора, както и в други случаи, документ Прието парично задължениесе въвежда самостоятелно.

При въвеждане на нов документ Прието парично задължение Дата на документае зададена равна на работната дата на програмата, може да се променя. номер на документзадава се автоматично при запис на документ.

Установяване- посочва се институцията, приела задължението.

Ако счетоводството се извършва в контекста Източници на финансова подкрепа (салда), за да генерирате транзакции, трябва да посочите типа Източник на финансова подкрепа (IFO).

Документът предвижда извършването на една операция - Приемане на паричното задължение за текущата година. В съответствие с него се посочват съответните сметки, които ще бъдат отразени в транзакциите, генерирани при осчетоводяване на документа:

  • Дебитна сметка - 502.11 „Приети задължения за текущата финансова година”;
  • Заемна сметка - 502.12 „Приети парични задължения за текущата финансова година.“

В документа следва да бъдат посочени реквизитите на първичния документ - основанието за поемане на парично задължение и размера на задължението по видове разход (фиг. 2).

Ориз. 2

Както беше отбелязано по-горе, в програмата „1C: Счетоводство на публична институция 8“, в сметка 502.12 „Приети парични задължения за текущата финансова година“, както и в сметка 502.11 „Приети задължения за текущата финансова година“, аналитично счетоводство се поддържа за лични сметки (съгласно подконт Раздели на лични акаунтиТип Справочник). Това ви позволява да проследите цялата верига на изпълнение на прогнозата (FHD план) от завършен LBO (одобрена оценка, планирани задания) до плащането в брой.

Следователно в документа Прието парично задължениетрябва да се посочи Лична сметкаИ Секция за личен акаунт, в който ще бъде отразено паричното разпореждане за изпълнение на паричното задължение.

Таблицата показва:

  • KFO- изберете код за финансово обезпечение на задължението;
  • Секция за личен акаунт- изберете секцията от личната сметка, за която се взема предвид приетото задължение;
  • KPS, KEC- посочват се кодовете по бюджетна класификация и кодовете по КОСГУ, за които се поема задължението;
  • Договор или друго основание за възникване на задължения- от съответния указател изберете основание за поемане на парично задължение.

Ако институцията извършва допълнителен анализ на цели, дейности, допълнителна класификация, трябва да разрешите видимостта на детайлите Код на целта, Код на събитието, Допълнителна класификация(параграф Настройка на списъкаконтекстно меню).

Сума за текущата година- размера на поетото парично задължение за текущата финансова година, съответстващо на посочения вид разходи.

В информационния ред Обща сумаИзчислява се сумата от таблицата, която препоръчваме да съпоставите със сумата на аванса или основния документ за поемане на парично задължение.

Правилно попълнен документ следва да се запише (бутон Записвам) и плъзнете (бутони Добреили Поведение, ръководене).

При осчетоводяване на документ се генерират счетоводни записи за приемане на парично задължение за намаляване на приетото задължение за текущата година:

Дебит 0.502.11.000 Кредит 0.502.12.000

От документа програмата генерира счетоводна справка (ф. 0504833) (бутон Счетоводна информация). Документ за авансови плащания Прието парично задължениемогат да се въвеждат въз основа на договор (елемент от указател Договори и други основания за възникване на задължения), който предвижда аванс - документът се регистрира График за финансиране на задължението с авансова сума*.

Забележка: Можете да прочетете повече за отразяването в програмата за приемане на парични задължения (формиране на транзакции за приемане на средства) в следващите броеве на списанието.

Промяна в обема на паричните задължения

Съгласно параграф 311 от Инструкциите за прилагане на Единните счетоводни стандарти, сумите на промените в обема на паричните задължения на институцията, приети през текущата финансова година, се отразяват в дебита на съответните аналитични счетоводни сметки на сметка 050201000 „Прието пасиви” и кредит на съответните аналитични счетоводни сметки на сметка 050202000 „Приети парични задължения”. В този случай размерът на намаленията на поетите парични задължения се отразява по метода „червено сторно“.

За да отразите промените в обема на паричните задължения в програмата, трябва да въведете нов документ Прието парично задължение. Удобно е да създадете нов документ чрез копиране на документа Прието парично задължение, чието количество трябва да се промени (виж фиг. 3).

Ориз. 3

За увеличаване на размера на прието парично задължение размерът на увеличението трябва да бъде вписан в новия документ. За да намалите сумата на поето парично задължение, в новия документ въведете сумата на намалението със знак минус.

Пререгистрация на парично задължение

Съгласно параграф 310 от Инструкциите за прилагане на Единните счетоводни стандарти за счетоводство, транзакциите за упълномощаване на задълженията на участник в бюджетния процес, задълженията на бюджетна, автономна институция (наричани по-долу задължения на институцията), приети през текущата финансова година, се формират, като се вземат предвид поетите и неизпълнените задължения от институцията (парични задължения).

Ако е прието парично задължение, но не е изпълнено през текущата година, след презаписване на неизпълнената част от задължението през новата година, паричното задължение също трябва да бъде пререгистрирано в размера, планиран за изпълнение.

В програмата за това можете да копирате съответния документ „Прието парично задължение“ и при необходимост да коригирате неговия размер.

Формиране на регистри за отчитане на поетите парични задължения

Журнал за валидиране

Съгласно параграф 314 от Инструкциите за прилагане на Единните счетоводни стандарти, счетоводното отчитане на транзакции с парични задължения, приети от институция, се извършва в дневника за транзакции за оторизация въз основа на първични документи (счетоводни документи), установени от финансовия орган на съответния бюджет (институция), отразяващ кореспонденция по съответните сметки за оторизация на бюджетни разходи, предвидени за съответния вид институции Инструкции за ползване Сметкоплан.

В програмата „1C: Счетоводство на публична институция 8“ транзакциите по сметка 502.12 „Приети парични задължения за текущата финансова година“ се отразяват в отчета Дневник на транзакциите, което ви позволява да оформите Разрешителен дневник по образец 0504071.

Формуляр 0504071 и процедурата за попълването му са установени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 15 декември 2010 г. № 173n. Съгласно Указанията за образуването Дневници на транзакции(клауза 3 от Приложение 5 към Заповед № 173n на Министерството на финансите на Русия от 15 декември 2010 г.) дневниците на транзакциите (формуляр 0504071) се формират въз основа на единна форма на документ, в която името и номерът на документа, който е създадените се записват.

За да се образува Журнал за валидиранепри настройване на параметрите на отчета Дневник на транзакциитеТрябва да посочите номер на дневник - 9.

трябва да бъде отбелязано че Насокина образуване Дневници на транзакциине съдържат отделни инструкции за формирането Журнал за валидиране.

Тъй като сметка 502.12 „Приети парични задължения за текущата финансова година“ установява счетоводство в контекста на раздели на лични сметки, отчетът може да бъде получен отделно за конкретна лична сметка (раздел на лична сметка), като се зададе subconto като разделител за транзакции Раздели на лични акаунти.

Също така за дневник № 9 можете да настроите показването на раздела за лична сметка в колоната Име, задаване на subconto като индикатор Раздели на лични акаунти.

Дневник за валидиране № 9могат да се формират отделно по сметка 502.12. За да направите това, акаунтът трябва да бъде включен в селекцията (виж Фиг. 4).

Ориз. 4

Завършените настройки на варианта на отчета могат да бъдат запазени чрез бутона Запазване на настройките на отчетаза по-късна употреба. Запазената настройка може да се приложи чрез бутона Зареждане на настройките на отчета.

Дневник за поети задължения

Аналитичното счетоводно отчитане на задълженията (паричните задължения), приети от институцията, се извършва в Дневник за поети задължения, в контекста на видовете разходи (плащания), предвидени в разчета (план за финансова и икономическа дейност) на институцията. Това правило се съдържа в параграф 320 от Инструкциите за използване на EPAS.

Формата на регистъра на приетите задължения 0504064 и процедурата за попълването му са установени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 15 декември 2010 г. № 173n.

Съгласно заповедта на Министерството на финансите на Русия от 15 декември 2010 г. № 173n, формуляр 0504064 се нарича „Дневник за регистрация на задължения“.

Съгласно Методическите инструкции за формиране на счетоводни регистри (клауза 3 от Приложение 5 към Заповед № 173n на Министерството на финансите на Русия от 15 декември 2010 г.), Журналът за регистрация на пасиви (f. 0504064) се използва от институцията за записване на задължения (парични задължения) от текущата финансова година.

Журналът за отчитане на приетите задължения (формуляр 0504064) посочва основата за приемане на задължение (парично задължение) (име, номер и дата на документа), номер на счетоводна сметка и сума (в рубли, в чуждестранна валута), дата на извлечение на задължението (паричното задължение) за осчетоводяване и датата на дерегистрация.

В програмата "1C: Счетоводство на публична институция 8" за образуването Дневник за поети задълженияприложен доклад (меню Счетоводство -> Регулирани счетоводни регистри -> Регистър задължения).

Дневник на задължениятамогат да се формират отделно по сметка 502.12. За да направите това, акаунтът трябва да бъде включен в селекцията (виж Фиг. 5).

Ориз. 5

Генерираният отчет отразява основанието за поемане на парично задължение - наименование, дата и номер на споразумението, договора (елемент справочник Споразумения и други основания за поемане на задължения), номера на счетоводната сметка, по която е отразено паричното задължение, размера на паричното задължение, датата на регистрация на паричното задължение и датата на отписване от счетоводството.

Количеството обработени документи се посочва като размер на приетото парично задължение. Прието парично задължениерегистриран в програмата „1C: Счетоводство на публична институция 8“ на тази основа през периода на генериране на този отчет.

Датата на регистрация на паричното задължение е датата на съответния документ Прието парично задължение.

Ако въз основа на задължението са регистрирани повече от един документ Прието парично задължение, например за сумата на авансовото плащане и за сумата на окончателното плащане за доставените стоково-материални ценности (извършена работа, предоставени услуги), тогава ще се покаже датата на първия документ Прието парично задължение.

Датата на разпореждане с парични средства се посочва като дата на отписване на паричното задължение от счетоводството - датата на съответния документ(и) (фиг. 6).

Ориз. 6

В колоната Забележкаса посочени датите и сумите на документите за изпълнение на съответното парично задължение.

Линейни графики ЗабележкаПрограмата ви позволява да дешифрирате. Това може да стане с двукратно щракване с левия бутон на мишката: отваря се съответният документ Заявление за касов разход, Платежно нареждане, Разпореждане с пари в брой.

Можете също така да генерирате всякакви стандартни отчети за акаунта 502.12.

Програмата предвижда отразяване на данни по сметка 50202 при автоматично попълване на регулирани отчети „F. 0503128, Отчет за поети бюджетни задължения”, „Ф. 0503138", Отчет за приети задължения за разходи за доходоносни дейности" и "Ф. 0503738, Отчет за поетите от институцията ангажименти.”