ГОСТ Р 21.1003-2009

Група Zh01

НАЦИОНАЛЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Система от проектни документи за строителство

ОТЧЕТ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПРОЕКТНАТА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Система от проектни документи за строителство. Правила за регистрация и съхранение на проектната документация

OKS 01.110
91.010.30

Дата на въвеждане 2010-03-01

Предговор

Целите и принципите на стандартизацията в Руската федерация са установени с Федералния закон от 27 декември 2002 г. N 184-FZ „За техническо регулиране“, а правилата за прилагане на националните стандарти на Руската федерация са GOST R 1.0-2004 „Стандартизация в Руската федерация "Основни разпоредби".

Стандартна информация

1 РАЗРАБОТЕН от Отворено акционерно дружество "Център по методология и стандартизация в строителството" (АД "ЦНС") и Отворено акционерно дружество "ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ" за проектиране, проучвания и научни изследвания в областта на морския транспорт (АД " ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ“) с участието на специалисти от други организации

2 ВЪВЕДЕНО от Отдела за техническо регулиране и стандартизация на Федералната агенция за техническо регулиране и метрология

3 ОДОБРЕНО И ВЛИЗАНО В СИЛА със Заповед на Федералната агенция за техническо регулиране и метрология от 30 ноември 2009 г. N 526-st

4 ПРЕДСТАВЕНО ЗА ПЪРВИ ПЪТ


Информацията за промените в този стандарт се публикува в ежегодно публикувания информационен индекс "Национални стандарти", а текстът на промените и допълненията се публикува в месечния публикуван информационен индекс "Национални стандарти". В случай на преразглеждане (замяна) или отмяна на този стандарт, съответното съобщение ще бъде публикувано в месечния публикуван информационен индекс "Национални стандарти". Съответна информация, уведомления и текстове се публикуват и в публичната информационна система - на официалния уебсайт на Федералната агенция за техническо регулиране и метрология в Интернет

1 област на използване

1 област на използване

Този стандарт установява общи правила за записване и съхраняване на проектна, работна и друга техническа документация, изпълнена на хартиен и електронен носител, в архивите на развойните организации.

Този стандарт е предназначен за използване от юридически и физически лица, занимаващи се с изготвяне на проектна документация и разработване на работна документация за изграждане на сгради и конструкции, независимо от тяхната форма на собственост и подчинение.

Този стандарт не установява правила за записване и съхраняване на проектна и работна документация за изграждане на военни и други съоръжения, за които е определен специален режим на безопасна експлоатация и сигурност.

Въз основа на този стандарт могат да се разработят организационни стандарти, които отразяват характеристиките на отчитането и съхранението на проектната и работната документация, като се вземат предвид обемът на документацията, вида на носителя и условията на документооборота на организацията.

2 Нормативни справки

Този стандарт използва препратки към следните стандарти:

GOST R 21.1101-2009 Система за проектна документация за строителство. Основни изисквания към проектната и работната документация

GOST 2.004-88 Единна система за конструкторска документация. Общи изисквания за изпълнение на проектни и технологични документи на компютърни печатни и графични изходни устройства

GOST 2.051-2006 Единна система за конструкторска документация. Електронни документи. Общи положения

GOST 2.102-68 Единна система за конструкторска документация. Видове и комплектност на проектните документи

GOST 2.301-68 Единна система за конструкторска документация. Формати

GOST 2.501-88 Единна система за конструкторска документация. Правила за отчитане и съхранение

GOST 2.503-90 Единна система за конструкторска документация. Правила за извършване на промени

Забележка - При използване на този стандарт е препоръчително да проверите валидността на референтните стандарти в публичната информационна система - на официалния уебсайт на Федералната агенция за техническо регулиране и метрология в Интернет или според ежегодно публикувания информационен индекс "Национален Стандарти“, който е публикуван към 1 януари на текущата година и/или съгласно съответните месечни информационни индекси, публикувани през текущата година. Ако референтният стандарт е заменен (променен), тогава, когато използвате този стандарт, трябва да се ръководите от заместващия (променен) стандарт. Ако референтният стандарт бъде отменен без замяна, тогава разпоредбата, в която се прави препратка към него, се прилага в частта, която не засяга тази препратка.

3 Термини и определения

3.1 Този стандарт използва термини съгласно GOST R 21.1001, GOST R 21.1101, GOST 2.051, както и следните термини със съответните определения:

3.1.4 единица за съхранение на документация:Счетоводна единица, представляваща подвързан том (албум, папка), който може да съдържа един или повече проектни или други технически документи с различни обозначения.

Забележка - Други технически документи, които не са включени в проектната и работната документация, включват: материали за инженерни проучвания за строителството, предпроектна документация, технически доклади за извършената работа за обосновка на проектните решения; изчисления, първоначални данни, получени от клиента, други видове документация, която да се записва и съхранява.

4 Общи положения

4.1 В съответствие с Федералния закон организациите трябва да осигурят отчитане и съхранение на документацията, генерирана в резултат на проектиране, проучване и други технически дейности.

На юридическите и физическите лица на Руската федерация е гарантирано правото да създават архиви с цел съхраняване на архивни документи, създадени в процеса на тяхната дейност, включително с цел съхраняване и използване на архивни документи, които не са държавна или общинска собственост. Правото на собственика на архива, независимо от формата на собственост, е защитено в съответствие с федералния закон.

4.2 Организационното и методическото ръководство и контролът върху състоянието, осигуряването на безопасността и отчитането на оригиналните документи, държани на временно съхранение в архивите на организациите, както и изборът им за постоянно съхранение се извършва в съответствие с Федералния закон.

4.3 Документите, прехвърлени в архива, подлежат на съхранение в съответствие със сроковете за съхранение, определени от федералния изпълнителен орган в списъка.

4.4 Оригиналите на проектна и работна документация за изграждане на сгради и конструкции (наричани по-долу оригинали) подлежат на запис и съхранение в организацията, която ги е разработила, освен ако не е посочено друго в споразумението с потребителя (клиента) на документация.

4.5 Документацията, която трябва да се записва и съхранява в организацията, включва:

- оригинали на собствено разработена проектна, работна и друга техническа документация;

- предадени за съхранение копия от проектна, работна и друга техническа документация;

- копия от проектна, работна и друга техническа документация, разработена от други организации;

- разрешение за извършване на промени;

- документация за повторно използване (стандарт).

4.6 В съответствие с GOST 2.102 хартиените и електронните форми на документи, в зависимост от начина на изпълнение и естеството на използване, се разделят на оригинали, оригинали, дубликати и копия.

Записването и съхраняването на документи в хартиен и/или електронен вид е част от процеса на управление на документи в организацията. Списъкът от функции, организационната структура, процедурата и условията за документооборот се определят от организацията.

Записването и съхраняването на оригинални документи, съставени на хартиен и/или електронен носител, се извършва в съответствие с изискванията на раздел 5.

4.7 В случаите, когато една организация едновременно използва документи на хартиен носител и в електронен вид, е разрешено взаимното им преобразуване един в друг при спазване на следните правила:

- проектните документи на хартиен носител могат да се конвертират във файлове;

- документи на хартиен носител с помощта на компютърни изходни устройства се извършват в съответствие с GOST 2.004;

- оборудвани с необходимите реквизити и подписани по предписания начин с електронни цифрови подписи (ЕЦП) или други аналози на саморъчен подпис, тези файлове стават електронни документи (оригинали, дубликати, копия);

- документите на електронен носител могат да се преобразуват в документи на хартиен носител с помощта на компютърни технологии и трябва да бъдат подписани с автентични установени подписи на упълномощени лица;

- трансформацията не трябва да променя наименованието на документа и вида му в зависимост от начина на тяхното изпълнение и естеството на използване (оригинал, дубликат, копие);

- документите, получени в резултат на взаимна трансформация, трябва да имат подходящи връзки помежду си;

- документи от един и същи вид и наименование, независимо от формата на изпълнение, са равнопоставени и взаимозаменяеми;

- взаимното съответствие между документите в електронен и хартиен вид се осигурява от разработчика.

Забележка - Процедурата за регистриране на електронни документи с електронни цифрови подписи (EDS), информационни и идентификационни листове или други аналози на ръкописни подписи се установява от организацията разработчик.

4.8 При издаването на нови оригинали и прехвърлянето им на друга организация трябва да се вземат предвид изискванията на новите, преработени и изменени стандарти на Системата за проектна документация за строителство (SPDS) и Единната система за проектна документация (USKD).

5 Отчитане и съхранение на оригинали

5.1 Получаване на оригинали

5.1.1 Оригиналните документи, приети за съхранение, направени на хартиен носител, трябва да са подходящи за многократно копиране (без счупвания, залепвания, износени места; размазан текст, редове), репрографска обработка и да отговарят на изискванията на GOST R 21.1101 и GOST 2,004.

Оригиналните електронни документи, приети за съхранение, трябва да отговарят на изискванията на GOST 2.051.

5.1.2 При приемане на оригинали за отчет и съхранение се проверява:

- пълнота на документацията в съответствие със съдържанието на подвързания том (албум, папка), списък на работни чертежи на основния комплект, списък на референтни и приложени документи, спецификации на продукта, списък на електронни документи или друг списък на документи оригиналите, депозирани за съхранение;

- наличие на установени подписи и дати, включително подписи на специалисти, извършващи стандартен контрол на проектна и работна документация;

- правилно попълване на основните надписи и дизайн на заглавни страници на документи в съответствие с GOST R 21.1101;

- коректността на попълването на информационни и идентификационни листове на един или повече електронни документи, наличието на електронни цифрови подписи или други аналози на ръкописни подписи.

Забележка - Решението за избора на вида носител на документи, естеството на неговото използване, изпълнение и удостоверяване с оригинални подписи, електронни цифрови подписи, информационен идентификационен лист или други аналози на ръкописни подписи се взема от разработчика на документацията.

5.2 Регистрация и осчетоводяване на оригинали

5.2.1 Всички оригинални документи, приети за съхранение, се регистрират (отчитат) автоматизирано или неавтоматизирано (ръчно).

5.2.2 При регистрация попълнете следните данни:

- инвентарен номер на документа;

- дата на регистрация;

- обозначение на документа;

- Име;

- брой листове в документа;

- формат на документа съгласно ГОСТ 2.301, намален до формат А1;

- кой е издал документа;

- подпис при приемане на документа за съхранение;

- бележка (ако е необходимо).

При ръчно регистриране на оригинали, изброените данни се съставят в инвентарна книга, извършена на хартиен носител в съответствие с формуляр 1 на допълнение 3 към GOST 2.501. При автоматизираната регистрация инвентарната книга се извършва в електронен вид.

5.2.3 За регистриране на оригиналите на проектната, работната и другата техническа документация по правило се водят отделни инвентарни книги. В този случай инвентарните номера не трябва да се повтарят. Допуска се воденето на една инвентарна книга за оригинална проектна и работна документация.

5.2.4 На оригинала на всеки проектен документ се присвоява инвентарен номер, който е единица за счетоводна документация, независимо от броя на листовете в документа или броя на файловете, от които се състои.

Бележки

1 Като единица за счетоводна документация по правило се приема следното:

- за проектна документация - текстови и графични документи, подвързани в том (папка);

- за работна документация - графични и текстови документи, които имат самостоятелно обозначение;

- за друга техническа документация - подвързан том от текстови и/или графични материали, които имат собствено наименование, код или обозначение.

2 Когато регистрирате документи в електронен вид, посочете файловия формат в колона „Забележка“ на инвентарната книга.

3 Когато регистрирате документи на хартиен носител, в колоната „Забележка“ посочете информация за направени промени, анулиране или възстановяване на оригинала.

4 Подписът за приемане за съхранение на текстов документ, съдържащ предимно непрекъснат текст, се дава само на следващата страница след заглавната страница, в съответната колона в полето за подаване (за документи с основни надписи) или на друго място, определено от организацията. (за документи, изпълнени без основни надписи).

5.2.5 В оригиналния документ, състоящ се от няколко листа, инвентарният номер се прилага към всеки лист.

Инвентарният номер на оригиналния електронен документ се посочва в реквизитите му. Промените, направени в оригиналните електронни документи, водят до промени в съответните детайли и атрибути и промяна във версията на този документ в съответствие с GOST 2.503.

5.2.6 Ако оригиналите на няколко документа са събрани в том (албум) или папка, на всеки документ се присвоява инвентарен номер, който има самостоятелно обозначение.

5.2.7 Като единица за съхранение на документация е позволено да се вземе предвид подвързан том (албум, папка), който съдържа няколко оригинала на проектни документи с различни обозначения. В този случай на тома, албума или папката (като архивен документ) се присвоява един инвентарен номер, който се посочва на заглавната страница на тома (албума) или на корицата на папката. За водене на такава документация трябва да се осигури отделна инвентарна книга.

5.2.8 Ако един или повече листа от оригинала бъдат заменени или добавени, тогава номерът за достъп, присвоен на оригинала, се запазва върху тях.

При подмяна на всички листове на оригиналния документ се присвоява нов инвентарен номер.

5.2.9 За текстови части на раздели на проектна документация, както и отчетна техническа документация за инженерни проучвания, направени без основни надписи, допълнителни колони и рамки за тях, инвентарният номер и името на файла с документа са посочени в долната част ( долен колонтитул) на всеки лист.

5.2.10 Едновременно с регистрацията на оригиналните документи трябва да се попълнят съответните счетоводни колони, разположени в полето за подаване на оригиналния лист на хартиен носител, или да се въведат съответните данни в електронния документ.

Забележка - При автоматизираната регистрация номерата за достъп могат да бъдат присвоени преди оригиналът да бъде приет в архива.

5.2.11 За всеки оригинал, на който е присвоен инвентарен номер, се записва движението му (изработка и осчетоводяване на копия, издадени на клиента, извършване на промени).

Движението на оригиналите се записва ръчно или автоматично в съответствие със счетоводните карти във формуляри 1, 1а, 2 от Приложение А. Счетоводните карти по правило имат лицева и задна страна, чиито колони се попълват в дадения ред в Приложение А.

5.2.12 Оригиналните документи за строителството на сгради и конструкции се регистрират на документационни карти във формуляри 1, 1а.

5.2.13 В регистрационните карти във формуляр 2 се регистрират оригинали на стандартна проектна (работна) документация за многократна употреба за производство на строителни конструкции, продукти и възли, които не са свързани с конкретна сграда или конструкция. Разрешено е да се използва формуляр 3 за записване на оригинални документи за продукти отделно от основните комплекти работни чертежи.

5.2.14 Пример за попълване на колоните на счетоводна карта съгласно формуляр 1 е даден в Приложение Б.

5.3 Съхранение на оригиналите

5.3.1 Оригинали на проектна, работна и друга техническа документация могат да се съхраняват на хартиен и електронен носител.

Оригиналите на текстови документи на хартиен носител се съхраняват както подвързани, така и неподвързани (страница по страница) - в папки.

Попълването и обвързването на представената и приета за съхранение документация се извършва в съответствие с изискванията на GOST R 21.1101.

Оригиналните графични документи на хартиен носител на листове с формат А1 или по-малко се съхраняват разгънати. Препоръчително е да съхранявате оригинали, по-големи от формат А1, навити на точилки или разгънати.

5.3.2 Разрешено е да се съхраняват оригинални документи, сгънати във формат A4 или A3 (в твърди папки) в съответствие с Приложение 1 към GOST 2.501. В папката са посочени инвентарните номера на съдържащите се в нея документи.

5.3.3 Оригинални документи на хартиен носител могат да се съхраняват:

- във възходящ ред на инвентарните им номера. В папка с един инвентарен номер чертежите се подреждат и съхраняват във възходящ ред на номерата на листовете, без да се отчитат форматите;

- по обекти - във възходящ ред на обозначенията на документите (според основните комплекти работни чертежи (марки) и приложените към тях документи);

- по друг начин, установен от организацията.

5.3.4 Оригиналните документи в електронен вид се съхраняват в бази данни на автоматизирани системи и/или на отделни електронни носители - във възходящ ред на обозначенията на документи в обекта на проектиране. Условията за съхраняване на документи на отделни носители трябва да гарантират тяхната безопасност, бързо извличане и годност за използване.

За да се гарантира възстановяването на електронни бази данни на автоматизирани системи при съхраняване на оригинали, трябва да се извършват резервни копия. Правилата за извършване на архивиране (честота, регистрация и т.н.) се установяват от организацията разработчик.

5.3.5 Оригиналите на анулирани и заменени документи на хартиен носител се съхраняват отделно от валидните документи, сгънати във формат А4 или А3 в специално обособени папки. Оригиналите на анулирани и заменени електронни документи се съхраняват отделно от използваните оригинали.

5.4 Ред за издаване на оригинали

5.4.1 Оригиналните документи се издават за извършване на промени или възстановяване на оригинали, които са станали неизползваеми.

Издаването на оригинали за извършване на промени в тях се извършва въз основа на разрешение за извършване на промени срещу разписка и / или на абонаментна карта (във връзка с формуляри 3 и 3а от Приложение 3 към GOST 2.501).

Журналът за регистриране на разрешения за извършване на промени се извършва в съответствие с формуляр 3 от приложение Б.

5.4.2 Издаването на оригинали за реставрация се извършва със заповед на ръководителя (или негов заместник) на организацията, която държи оригинала.

5.4.3 Преди извършване на промени или възстановяване на оригиналния документ на хартиен носител, от него се прави архивно копие, върху което се поставя печатът „АРХИВИРАНО КОПИЕ“ в съответствие с Фигура D.7 (Приложение D). Под печата посочете причината и поставете датата на приемане за съхранение на архивно копие на документа.

Архивираните копия не се променят и не се издават на абонати. Те се съхраняват отделно от другите копия в папки (албуми) или на електронен носител (твърд диск).

Ако документите се изпълняват по автоматизиран начин и оригиналните документи се съхраняват в електронен вид в бази данни на автоматизирани системи и/или на отделен електронен носител, архивно копие не се прави.

Архивираните копия на електронни документи в частта реквизити трябва да имат съответния атрибут (буква „К“, цифра и др.)

5.4.4 При анулиране на оригиналния документ всички анулирани листове от този оригинал се маркират с „ОТМЕНЕН, ЗАМЕНЕН... РАЗРЕШЕНИЕ N... от...” в съответствие с Фигура D.2 (Приложение D). Ако анулирането се извършва без замяна, думата „заменен“ се зачертава в печата.

5.4.5 Ако вместо оригинала е получен за съхранение друг вид документ, изпълнен с автентични установени подписи, например копие, оригинал и др., Тогава този документ се съхранява като оригинал. Първият лист на такъв документ трябва да бъде подпечатан с „ЗАМЯНА НА ОРИГИНАЛА“ в съответствие с Фигура D.3 (Приложение D).

5.4.6 Оригиналите на анулирани и заменени документи се съхраняват отделно от валидните документи, подредени във възходящ ред на обозначението.

6 Възстановяване на оригинали

6.1 Оригиналните документи, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени. Преди да се възстанови оригиналът, се съставя акт за отписване на повредения или изгубен оригинал във форма 4 от Приложение D. Актът за отписване трябва да бъде одобрен от упълномощено длъжностно лице.

6.2 Възстановените оригинали действат като заменени. Реставрираният оригинал трябва да бъде точно копие на реставрирания оригинал, като се вземат предвид последните направени промени.

6.3 Следното не трябва да се възпроизвежда във възстановения оригинал:

- размери, надписи, графични изображения, поредни номера на секции, удължители към тях и др. елементи от чертежа, изключени при разрешение за извършване на промени от заменения оригинал;

- поредни номера на промените и разширенията към тях, начертани по-рано във връзка с направените промени.

6.4 Само последният запис на промяна трябва да бъде прехвърлен в таблицата с промени във възстановения оригинален документ.

6.5 Вместо оригиналните подписи, визи и дати, намиращи се върху оригиналния документ (включително върху полето за подаване и листа с таблицата за вписване на промените), възстановеният оригинал трябва да бъде изписан в скоби: „(Подпис)“ и „(Дата). )” .

6.6 Реставрираните оригинали трябва да бъдат подписани от отговорно лице според указанията на ръководителя на отдела, който е издал реставрираните оригинали.

Надпис, потвърждаващ верността на реставрирания хартиен оригинал, трябва да се направи с мастило или машинно в полето за подаване на документа, например:

„Реставриран от оригинала.



„Възстановено от копие.

Правилно: (подпис, фамилия и дата)."

6.7 Коректността на възстановения оригинален електронен документ трябва да бъде потвърдена с електронен цифров подпис на отговорното лице, информационен идентификационен лист или други аналози на саморъчни подписи.

6.8 Реставрираният хартиен оригинал на документа трябва да има инвентарния номер на реставрирания оригинал. За реставрацията на документа трябва да се направи бележка в инвентарната книга.

В горния десен ъгъл на полето на всеки лист от възстановения оригинален документ трябва да има надпис с мастило или печат: „Възстановен оригинален N...“, указващ серийния номер на възстановяването на този оригинален лист.

6.9 Върху оригинала или копието, от което е възстановен документът, се поставя печат: „ЗАМЕНЕН С ВЪЗСТАНОВЕН ОРИГИНАЛ N...“ в съответствие с фигура D.1 (Приложение D), като се посочва серийният номер на възстановяването и датата на приемане. на реставрирания оригинал за съхранение.

7 Отчитане и съхранение на копия от документи

7.1 Архивът на организацията може да съхранява копия (архивни и работни) на документи, разработени от организацията и подизпълнителите на хартиен и електронен носител.

7.2 Копия от проектни документи, изпълнени от подизпълнители и други организации, се съхраняват в папки или подвързани в томове - отделно за всяка сграда (конструкция) или за всяка организация.

Всяка папка (том, албум), както и всяка счетоводна единица на електронен документ, включва лист (листове) от „Съдържание“, който се извършва в съответствие с GOST R 21.1101, изброявайки документите в последователността на тяхното местоположение .

7.3 Архивните копия отразяват съдържанието на документацията към момента на подписване (одобрение), прехвърляне за строителство, въвеждане в експлоатация на съоръжението, реставрация. Наличието на архивни копия се отразява в счетоводни карти във форма 1 на Приложение А. Отчитането и съхранението на архивни копия се извършва в съответствие с 5.4.3.

7.4 Сгъваемите копия на документи на хартиен носител във формат А 4 се извършват в съответствие с Приложение 1 към GOST 2.501.

7.5 Депозираните копия на документи на хартиен носител трябва да бъдат отпечатани в контраст и да имат гладък фон, който не прави документа труден за четене. На копия на документи всички редове, букви, цифри и др., присъстващи в оригинала, дубликата и оригинала, трябва да бъдат възпроизведени (без пропуски).

Работните копия на документи са предназначени за обслужване на производствени отдели. Броят на работещите регистрирани екземпляри и мястото на тяхното съхранение (издаване и приемане) се определя от организацията.

7.6 При приемане на копия на документи на хартиен носител се проверява наличието на всички листове и пълнотата на документацията в съответствие с придружаващите документи.

При приемане на копия на документи в електронен вид се проверява дали обемът на копието на документа съответства на декларирания обем на това копие в байтове/килобайтове и наличието на съответния атрибут в необходимата част (буква, цифра и др.). ).

7.7 Регистрацията (отчитането) на копия на документи на други организации се извършва в съответствие с изискванията на 5.2.

7.8 Всяко регистрирано копие (или набор от копия на документи) на хартиен носител се подпечатва в съответствие с фигури D.6 и D.7 (Приложение D), като се посочват инвентарният номер, номерът на копието (ако има няколко копия) и датата на регистрация. Посоченият печат се поставя на видно място върху листа със съдържанието на папката (тома) или в горния ляв ъгъл на корицата на документа.

На копия на документи, съхранявани свободно (лист по лист), се поставя печат в горния ляв ъгъл на всеки лист от документа.

7.9 Копия на документи се записват ръчно или автоматично в счетоводни карти, съставени в съответствие с формуляр 2 от приложение А.

Формуляр 1 - Счетоводна карта (предна страна)

Формуляр 1а - Счетоводна карта (обратна страна)

Формуляр 2 - Счетоводна карта

Картите с документи показват:

- в колона 1 - инвентарният номер на оригиналния документ;

- в колона 2 - датата на получаване на оригиналния документ за съхранение;

- в колона 3 - обозначение на оригиналния документ според заглавието и името на файла на оригиналния електронен документ съгласно списъка на проектните електронни документи;

- в колона 4 - името на оригиналния документ;

- в колона 5 - броя на листовете;

- в колона 6 - бележка за анулиране, замяна на оригиналния документ, промени в листовете и възстановяване на оригиналния документ;

- в колона 7 - код на предприятието (комплекса), сградата или постройката;

- в колона 8 - наименованието на сградата или постройката и мястото на построяване;

- в колона 9 - символ на вида на документацията: П - за проектна документация; П - за работна документация; И - за друга техническа документация;

- в колона 10 - символ на формата на информационния носител на документацията: B - за документи на хартиен носител; E - за електронни документи.

- в колони 11, 12 - поредни номера на листове от счетоводната карта.

Приложение B (за справка). Пример за попълване на колоните на счетоводна карта съгласно формуляр 1

Приложение Б
(информативен)

_______________
* B - хартиен носител или E - електронен

Приложение B (препоръчително). Формуляр 3 - Регистър на разрешенията за извършване на промени

Формуляр 3 - Регистър на разрешенията за извършване на промени

Бележки

1 Регистрационният дневник се прави на листове А4 в съответствие с GOST 2.301 с вертикално или хоризонтално оформление на листа.

2 Размерите на графиката се задават от разработчика на документа.

Приложение D (препоръчително). Образци на печати за записване и обръщение на хартиени документи

D.1 Печатите са предназначени да опростят приложението и да постигнат еднаквост в изображението на надписи и инструкции, дадени в проектната и работната документация и в счетоводните документи в процеса на тяхното обращение.

D.2 Печат "ЗАМЕНЕН С ВЪЗСТАНОВЕН ОРИГИНАЛ N ... g." с посочване на серийния номер на възстановяване на оригинала и датата на неговото възстановяване се поставят върху оригиналните документи, от които са направени възстановените оригинали. Формата на печата е показана на фигура D.1.

Фигура D.1

Г.3 Печат "ОТМЕНЕН, ЗАМЕНЕН... Н... от... ж." поставете (с посочване на номера, датата на регистрация на разрешение за извършване на промени и подписи) върху анулирани оригинали, дубликати и копия, както и върху карти за регистрация на проектни документи. Ако няма заместник, поставете тире. Формата на печата е показана на фигура D.2.

Фигура D.2

Г.4 Печатът „В ЗАМЯНА НА ОРИГИНАЛА“ се поставя върху документи при липса на оригинали на тези документи. Формата на печата е показана на фигура D.3.

Фигура D.3

Г.5 Върху папки (томове, албуми) и индивидуални екземпляри се поставя печат “EX N...” (с посочване на номера на екземпляра). Формата на печата е показана на фигура D.4.

Фигура D.4

D.6 Печат "INV. N ..., EX. N ... g." поставени (с посочване на инвентарен номер, номер на копие и дата на регистрация) в папки (томове, албуми) и отделни копия на проектни документи на организации подизпълнители. Формата на печата е показана на фигура D.5.

Фигура D.5

D.7 Печатите „КОНТРОЛНО КОПИЕ“ и „АРХИВНО КОПИЕ“ се поставят съответно върху контролни и архивни копия на копия и върху папки (томове, албуми). Формата на печата „КОНТРОЛНО КОПИЕ“ е показана на фигура D.6. Формата на печата „АРХИВИРАНО КОПИЕ“ е показана на фигура D.7.

Фигура D.6

Фигура D.7

D.8 Разрешено е използването на други видове печати, които опростяват прилагането на надписи върху документи.

Приложение E (препоръчително). Формуляр 4 - Удостоверение за отписване на проектни документи

_______________
* При отписване на документи в акта трябва да се предвидят колони, посочващи информационния носител (хартия, паус, електронен носител) и обема на документите в електронна форма в байтове (килобайтове).

Библиография

Текст на електронен документ
изготвен от Кодекс АД и проверен спрямо:
официална публикация
М.: Стандартинформ, 2010

На 1 юни 2014 г. влезе в сила GOST 2.501-2013 „Единна система за конструкторска документация“. Правила за отчитане и съхранение." Стандартът установява общи изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи на хартиен и електронен носител, прилагани във всички отрасли.

Стандарти в системата за техническо регулиране

Федералният закон от 27 декември 2002 г. N 184-FZ „За техническото регулиране“ класифицира стандартите като доброволно прилагани документи, освен ако задължителното им използване не е установено от технически регламенти и други регулаторни правни актове. В същото време използването им насърчава взаимното разбирателство между заинтересованите страни и осигурява техническа и информационна съвместимост на всички етапи от жизнения цикъл на продукта. С една дума, стандартизацията решава проблема с по-широкото използване на произведените продукти.

На 1 юни 2014 г. вместо GOST 2.501-88 влезе в сила. Основната цел на този стандарт е да установи изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи за продукти от всички отрасли.

Други взаимосвързани процедури за осигуряване и поддържане на качеството на проектната и технологичната документация за продукт от етапа на неговото разработване до извеждане от експлоатация са установени от цял ​​набор от стандарти, обединени в тематични колекции „Единна система за конструкторска документация“ (USD) и „Единна система за технологична документация“ (USTD).

Основният набор от държавни стандарти ESKD и ESTD е разработен и въведен в сила през 1968 г. В момента се работи активно за тяхното актуализиране и хармонизиране с международните стандарти, включително адаптиране към компютърните технологии.

Проектна документация

Проектната документация включва чертежи, диаграми, спецификации, отчети, обяснителни бележки, технически условия, програми и методи за изпитване, таблици, изчисления, експлоатационни документи, ремонтни документи, инструкции, скици. Подробна дефиниция на всеки тип проектна документация може да бъде намерена

Поради факта, че проектната документация има самостоятелна търговска стойност и също така е носител на поверителна информация, се препоръчва да се спазват всички необходими мерки за сигурност във връзка с нея, включително тези, които се извършват като част от офисната работа.

Въз основа на GOST 2.501-2013 могат да бъдат разработени стандарти и други местни разпоредби на организацията, като се вземат предвид характеристиките на отчитането и съхранението на проектни и технологични документи, в зависимост от съществуващите реалности.

Общи положения

Говорейки за методологическото регулиране на работата с проектна документация на етапа на работа в офиса, е предвидено, че процедурите и операциите, предшестващи отчитането и съхранението, гарантират:

• визуално съответствие на завършените и изпълнени проектни документи с изискванията, установени от набора от стандарти ESKD и ESTD;
• възможността за многократно копиране върху фоточувствителен или друг възприемчив материал поради степента на запазване и графичните характеристики на хартиените документи (чертежи и текстове);
• необходимата пълнота на документите, получени за съхранение, и наличието на удостоверителни подписи, включително електронни цифрови, на съответните длъжностни лица.

Стандартът определя, че документите, направени на хартиен носител, и електронните документи (преобразувани от хартиен носител или направени с помощта на софтуер) са взаимозаменяеми и еквивалентни.

Организиране на осчетоводяване на конструкторска и технологична документация

Организацията на отчитането на проектната и технологичната документация е целенасочена система от мерки, включително директна регистрация на документи, отчитане на тяхната приложимост в продуктите, както и отчитане на външни и вътрешни абонати, използващи тази документация.

Когато се регистрирате, от вас се иска да предоставите следната информация:

• организация;
• отделът, издал документа;
• обозначение на документа (ако кодът му е определен от стандартите);
• име на документа (ако кодът му е определен от стандартите);
• наименование на документа в зависимост от естеството на използване (оригинал, дубликат или копие);
• формат;
• организацията, в която се намира оригиналът;
• регистрационен номер (инвентарен номер на документа);
• дата на получаване (приемане за съхранение);
• брой листове и подпис на лицето, приело документа;
• име на файла на електронния проект (технологичен) документ.

Данните се въвеждат Инвентарна книга :

Отчитането на оригинали и дубликати на конструкторски и технологични документи се извършва съвместно. За продуктите от различни видове или видове производство се водят отделни инвентарни книги.

Регистрационна карта на документа е предназначен за регистриране на наличието на архивни копия и копия на документи от други организации, записване на издаването и връщането и приложимостта на документите.

предната страна:

обратна страна:

Предната страна на следващите листове на картата за регистрация на документа:

Обратната страна на следващите листове на регистрационната карта на документа:

GOST съдържа други счетоводни формуляри, както и връзки към счетоводни формуляри в допълнителни стандарти.

Съхранение на конструкторска и технологична документация

Процесът на съхранение включва поставяне на проектни и технологични документи и поддържането им в условия, благоприятни за:

• безопасност на медиите и информацията, съдържаща се в тях;
• бързо намиране на необходимите документи за ползването им.

Изискванията за съхранение на оригинали са по-строги, отколкото за съхранение на копия на документи. Проектните документи трябва да бъдат систематизирани според класификационните характеристики във възходящ ред на обозначенията на документи в рамките на продукта или кода на организацията разработчик. Технологичните документи са систематизирани според методите за обработка и монтаж на продукти във възходящ ред на обозначенията на документите в рамките на всеки тип технологичен процес според метода на изпълнение.

Копия на хартиени документи могат да се съхраняват насипно, поставени в папки или подвързани в албуми. Разположението на документите и последователността на тяхното подреждане винаги е рационално и се вписва в границите на продукта (неговия компонент) или метода на обработка и сглобяване на продукта. Кориците на папки и албуми са снабдени с етикети, които позволяват идентифициране на документите. Също така, за улеснение на работата, можете да предоставите вътрешен опис.

При организиране на съхранението на широкоформатни документи е позволено да ги сгънете по начин, който ви позволява да четете основните надписи на лицевата страна на сгънатия лист. Стандартът съдържа приложение, което предлага начини за сгъване на документи за съхраняването им в папки и албуми.

Оригиналите на проектни и технологични документи, които са изгубени или са станали неизползваеми, трябва да бъдат възстановени. Ако има законни промени, направени в проектните документи, от които се възстановява документът, заместващ оригинала, тези промени се вземат предвид.

Печати за запис на хартиени документи

Печатите формално заместват ръкописните надписи и инструкции при повтарящи се ситуации от същия тип в документацията.

	Те се подпечатват върху оригинални документи, от които се изработват дубликати, като на последните се придава статут на реставриран оригинал. Посочени са серийният номер и датата на възстановяване.
	Етикетирани върху папки (албуми) на копия и върху отделни копия. Номерът на копието е посочен.
	Поставя се върху оригинали, дубликати и копия, анулирани от уведомления, както и върху счетоводни карти. Посочват се номер, дата на издаване на съобщението и подпис. Ако няма заместник, поставете тире.
	Поставени в папки (албуми) и отделни копия на документи от други организации. Посочени са инвентарен номер, номер на екземпляр и дата на регистрация.
	Поставя се въз основа на бележки върху оригинали, дубликати и копия, които не могат да се използват в новоразработени продукти, както и върху счетоводни карти.
	Той се поставя върху контролни екземпляри на копия и върху папки (албуми) на копия, както и върху контролни копия на съобщения и приложения към тях.
	Поставя се върху архивни копия на копия и върху папки (албуми) на копия, както и върху контролни копия на съобщения и приложения към тях.
	Поставен върху документи при липса на оригинали на тези документи.
	Той се поставя върху копия на документи, издадени еднократно, без последващо изпращане на известия за промени в тези документи.
	Прикрепя се към копия на проектни документи, които се издават за текущи дейности на отдела, който произвежда оригинали или контролира производството на продуктите в производството.
	Прикрепя се към копия на технологични документи, които се издават за текущи дейности на отдела, който произвежда оригинали или наблюдава производството на продуктите в производството.

В допълнение към посочените по-горе е разрешено да се използват печати с други отпечатъци, които опростяват прилагането на надписи върху документи.

2.1. Копия от документи, получени от други предприятия, се съхраняват в папки или подвързани в албуми отделно за всяко предприятие, което ги е издало или отделно за всеки продукт.

Разрешено е съхраняването на копия в насипно състояние (лист по лист), сгънати във формат А4 или А3.

2.2. Всяка папка (албум) трябва да има опис, в който са изброени по реда на тяхното разположение всички документи, съдържащи се в нея.

2.3. Екземплярите се записват в отделна инвентарна книга. На всеки препоръчан екземпляр (или комплект копия) се поставя печат с инвентарен номер, номер на екземпляра (ако екземплярите са няколко) и дата на регистрация.

Посоченият печат в папки (албуми) се поставя на видно място в описа, както и върху етикета или в горния ляв ъгъл на корицата.

На копия, съхранявани в насипно състояние (лист по лист), се поставя печат в горния ляв ъгъл на всеки лист от документ с формат А4 или лист от документ, сгънат във формат А4.

2.4. Копията се записват в счетоводни карти по формуляри 2 , 2а, 2б, 2vспоред заявлението 3 .

2.5. Копия на други предприятия се съхраняват във възходящ ред на обозначенията за всеки код на предприятието.

2.6. При преустановяване ползването на регистрирани екземпляри в дадено предприятие се уведомява притежателят на оригиналите за заличаването им от регистъра.

Инвентарна книга

Регистрационна карта на документа (предна страна)

Регистрационна карта на документа (обратна страна)

Регистрационна карта на документа (предна страна на втория и следващите листове)

Карта за регистрация на документа (обратна страна на втория и следващите листове)

Абонаментна карта (предна страна)

Абонаментна карта (обратна страна)

Забележка. Регистрационната карта на документа показва:

1) в колона „Вид документ“ на формуляра 2 - вид на документа (оригинал, дубликат или копие), който се регистрира;

2) в колона „Еднократни издания” на формуляра 2аабонати, на които е дадено (изпратено) копие от документа с печат „ЗА ПРОМЕНИТЕ НЯМА ДА БЪДЕ ИНФОРМИРАН“.

ОБРАЗЦИ НА ПЕЧАТИ ЗА ОТЧЕТ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

1. Печатите са предназначени да опростят приложението и да постигнат еднаквост в изображението на надписи и инструкции, направени в документи по време на тяхното обращение, както и в известия и счетоводни документи.

2. Печатът „ЗАМЕНЕН С ВЪЗСТАНОВЕН ОРИГИНАЛ № g“, указващ серийния номер на възстановяването на оригинала и датата на неговото възстановяване, се поставя върху оригиналите, от които са направени възстановените оригинали.

3. Печат „ОТМЕНЕН, ЗАМЕНЕН...“, уведомяващ. №... от... година" се поставя (с посочване на номера, датата на издаване на известието и подпис) върху оригинали, дубликати и копия, анулирани по известия, както и върху счетоводни карти. Ако няма замяна , се поставя тире.

4. Печатът „ДА НЕ СЕ ПРИЛАГА В НОВ ДИЗАЙН, ВМЕСТО ДА СЕ ИЗПОЛЗВА...“ се поставя въз основа на съответните бележки върху оригинали, дубликати и копия, които не могат да се използват в новоразработени продукти, както и върху отчетни карти.

5. Печатът „В ЗАМЯНА НА ОРИГИНАЛА“ се поставя върху документи при липса на оригинали на тези документи.

6. Печат ²EKZ. №...“ се поставят (с посочване на номера на екземпляра) в папки (албуми) на екземпляри и на отделни екземпляри.

7. Печат ²INV. №.... ИЗП. №.......ж. “ се поставят (с посочване на инвентарен номер, номер на копие и дата на регистрация) върху папки (албуми) и отделни копия на документи от други предприятия.

Допустимо е също така използването на този печат (без посочване на номера на копието) при регистриране на мостри за печатни публикации и други документи, съхранявани като оригинали.

8. Щампелите „КОНТРОЛЕН ЕКЗЕМПляр” и „АРХИВЕН ЕКЗЕМПляр” се поставят съответно върху контролни и архивни екземпляри на екземпляри и върху папки (албуми) на екземпляри. Печат „КОНТРОЛЕН ЕКЗЕМПЛЯР” се поставя и върху контролни екземпляри на съобщения и приложения към тях.

9. Щампелите „КОПИЕ НА ДИЗАЙНЕРА” и „КОПИЕ НА ТЕХНОЛОГА” се поставят съответно върху копия на конструкторски и технологични документи, издадени за текуща работа на отдела, който е издал оригиналите или следи производството на продуктите в производството.

10. Печатът „БЕЗ УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПРОМЯНА“ се поставя върху копия на документи, издадени еднократно, без да се изпращат допълнителни съобщения за промени в тези документи.

11. Печатът „КОПИЕ НА ДЪРЖАВНОТО ПРИЕМАНЕ“ се поставя върху копия на документи и известия за промени и предварителни известия, предоставени на Държавната приемна служба за контрол на производството и приемането на продуктите.

Одобрен през февруари 2006 г. (IUS 9-2006)


Направена е поправка, публикувана в IUS № 4, 2009 г

Промяна, направена от производителя на базата данни


Този стандарт установява общи изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи (наричани по-долу документи), изпълнени на хартиен носител и в електронен вид, продукти от всички отрасли.

Въз основа на този стандарт могат да се разработят стандарти, които отчитат характеристиките на отчитането и съхранението на проектни и технологични документи в зависимост от обема на документацията и условията на документооборота.

1. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

1. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

1.1. Сгъваемите копия на документи на хартиен носител се извършват в съответствие с Приложение 1.

1.2. Всички оригинали, дубликати и копия на документи, налични в предприятието (наричани по-нататък оригинали, дубликати и копия) подлежат на записване и съхранение в съответствие с Раздел 2 и Приложение 2*.
________________
Под предприятие трябва да се разбира предприятие или организация.
Знакът „*“ отбелязва точки от стандарта, за които са дадени коментари в Приложение 5.

1.1, 1.2. (Променена редакция, Изменение № 1).

1.3. В случаите, когато една организация едновременно използва документи на хартиен и електронен носител, е разрешено взаимното им преобразуване един в друг. При това се спазват следните правила:

- проектните документи на хартиен носител могат да се конвертират във файлове;

- снабдени с необходимите реквизити и подписани по установения начин с електронен цифров подпис, тези файлове стават електронни документи (оригинали, дубликати, копия);

- за използване в процесите на производство, експлоатация, ремонт и изхвърляне на продукти, електронните документи могат да бъдат преобразувани в документи на хартиен носител с помощта на компютърна технология. Тези документи трябва да бъдат подписани с автентични, установени подписи на упълномощени лица, след което придобиват същия статус като електронните документи, от които са получени;

- трансформацията не трябва да намалява серийния номер на документа съгласно таблица 2 на GOST 2.102;

Документите, получени в резултат на взаимна трансформация, трябва да имат подходящи препратки един към друг;

- взаимното съответствие между тези документи се осигурява от разработчика.

2. ОТЧИТАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

2.1. Оригиналите, направени на хартиен носител, приети за съхранение, трябва да са подходящи за многократно копиране (без счупвания, поставяне, износени места, неясен текст, редове), репрографска обработка и да отговарят на изискванията на GOST 2.102 и GOST 13.1.002.

Оригиналните електронни документи, приети за съхранение, трябва да отговарят на изискванията на GOST 2.051.

Забележка. За конкретен продукт се произвежда само един комплект оригинални проектни документи, които трябва да се съхраняват в предприятието за разработка или в предприятието-производител по тяхно споразумение *.

2.2. При приемане на оригинали за отчет и съхранение се проверява:

1) пълнота на проектните документи в съответствие със спецификациите, отчети за електронни документи или други документи, които изброяват оригиналите, които се предават;

2) пълнота на технологичните документи в съответствие с маршрутната карта или други документи, които изброяват представените оригинали;

3) наличието на установени подписи (включително електронни цифрови подписи) и дати. Не се допуска приемане за съхранение на документи, които нямат подпис на лицето, упражняващо нормативен контрол*.

2.3. Всички приети за съхранение оригинали се регистрират (вземат се под внимание). При регистрация попълнете следните данни:

- инвентарен номер на документа;

- дата на регистрация;

- обозначение на документа;

- Име;

- брой листове в документа;

- формат на документа съгласно GOST 2.301;

- кой е издал документа;

- подпис при приемане на документа за съхранение;

- бележка (ако е необходимо).

Регистрацията може да се извърши по автоматизиран начин или по неавтоматизиран начин (ръчно). По време на ръчна регистрация изброените данни се вписват в инвентарната книга на оригиналите във формуляр 1 в съответствие с Приложение 3. При автоматизирана регистрация инвентарната книга се извършва в електронен вид.

2.4. На всеки оригинален документ се присвоява един инвентарен номер*.

2.1-2.4 (Променена редакция, Изменение № 1).

2.5. Инвентарните книги за регистриране на оригинали и дубликати, получени от други предприятия, трябва да се водят отделно за документи за продукти от основното и спомагателното производство.

Допуска се воденето на една инвентарна книга за оригинали и дубликати на конструкторски и технологични документи и отделни инвентарни книги за видове продукти (дизели, автомобили, трактори, турбини и др.), като инвентарните номера не трябва да се повтарят.

2.6. Едновременно с регистрацията на оригиналите трябва да се попълнят съответните счетоводни колони, разположени на полето за подаване на оригиналния лист на хартиен носител, или да се въведат съответните данни в електронен документ.

2.7. За всеки документ, на който е присвоен инвентарен номер, се отразява движението му (изготвяне и записване на копия, промени, приложимост). Движението на оригиналите се записва ръчно или автоматично в съответствие със счетоводни карти във формуляри 2, 2а, 2б и 2в от Приложение 3.

За проектна документация, документация за спомагателно производство и единично производство е разрешено да не се съставят счетоводни карти.

2.8. Оригиналните дизайнерски документи на хартиен носител трябва да се съхраняват според класификационните характеристики (групирания) по формат във възходящ ред на обозначенията на документите във всеки формат и код на предприятието разработчик.

Разрешено е съхраняването на оригинали без оглед на формата.

Оригиналите на електронни документи се съхраняват в бази данни на автоматизирани системи и/или на отделни електронни носители. Съхраняването на оригинали на отделни носители се извършва във възходящ ред на обозначенията на документите в продукта. Условията за съхранение на отделните носители трябва да гарантират тяхната безопасност, бързо извличане и годност за употреба*.

2.9. Оригиналите на технологичните документи трябва да се съхраняват в съответствие с методите за обработка и сглобяване на продукта, без да се вземат предвид форматите във възходящ ред на техните обозначения съгласно GOST 3.1201 в рамките на всеки метод за обработка и сглобяване на продукта.

Разрешено е съхраняването на оригинали в комплекти във възходящ ред на обозначенията на проектните документи, посочени в основния надпис на технологичните документи.

Приложимостта на технологичните документи се записва ръчно или автоматично в картите за приложимост съгласно формуляри 2 и 2а GOST 3.1201.

2,6-2,9. (Променена редакция, Изменение № 1).

2.10. Оригиналите, направени на листове, по-малки от формат А1, трябва да се съхраняват разгънати.

Препоръчително е да съхранявате оригинали, направени на листове с формат А1 или по-голям, навити на точилки или разгънати.

2.11. Оригиналите на анулирани и заменени документи трябва да се съхраняват отделно от валидните оригинали и могат да бъдат сгънати във формати А4 и А3 в съответствие с Приложение 1.

3. ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

3.1. Оригиналите, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени.

Възстановен оригинал може да бъде произведен само след съставяне на акт за отписване на повреден или изгубен оригинал.

3.2. Възстановените оригинали действат като заменени оригинали.

Възстановеният оригинал трябва да бъде променен в съответствие с всички известия, издадени преди възстановяването му.

3.3. Реставрираният оригинал трябва да бъде точно копие на реставрирания оригинал, като се вземат предвид последните направени промени.

3.4. Възстановеният оригинал не трябва да възпроизвежда размери, надписи, графични изображения и др., с изключение на уведомленията за промени в оригинала (или копието), от който е възстановен оригиналът.

В реставрирания оригинал не трябва да се възпроизвеждат серийните номера на промените и удължителните линии към тях, които са били прилагани преди това във връзка с направените промени.

3.5. Само последният запис на промяна трябва да бъде прехвърлен в таблицата с промени на възстановения оригинал.

При възстановяване на оригинала от документи на два или повече листа трябва да се въведат серийните номера на промените, обозначенията на известията за промени и други данни за последната промяна на всеки лист от възстановения оригинал въз основа на съществуващите записи в таблицата с промени на този лист от документа, който се възстановява.

Регистрационният лист за промени във възстановения оригинал трябва да възпроизвежда данни, свързани с всички промени, направени преди това в този документ (започвайки от първата промяна).

3.6. Вместо оригиналните подписи, визи и дати, намиращи се върху оригинала (включително полето за подаване и листа за промени), възстановеният оригинал трябва да гласи „(Подпис)“ и „(Дата)“ в скоби.

При изработване на реставриран оригинал от предишно реставриран оригинал (или регистрирано копие, взето от него), надписът върху последния за възстановяването на оригинала не може да бъде възпроизведен.

3.7. Реставрираните оригинали трябва да бъдат подписани от отговорно лице според указанията на ръководителя на отдела, който е издал оригиналите или наблюдавал производството на продукта.

На полето за подаване на документа трябва да се направи надпис, потвърждаващ верността на възстановения оригинал, с мастило или машинно, например:

„Реставриран от оригинала.



„Възстановено от копие.

Правилно: (подпис, фамилия и дата)."

Коректността на възстановения оригинален електронен документ трябва да бъде потвърдена с електронен цифров подпис на отговорното лице.

3.3-3.7. (Променена редакция, Изменение № 1).

3.8. В горния десен ъгъл на полето на всеки лист от реставрирания оригинал трябва да има надпис с мастило или да се постави печат: „Реставриран оригинал N...“, указващ поредния номер на възстановяването на този лист от оригинала.

3.9. Реставрираният оригинал трябва да има инвентарния номер на оригинала, който се реставрира. За реставрацията на документа трябва да се направи бележка в инвентарната книга.

3.10. Оригиналът или копието, от което е направена реставрацията, е подпечатано: “ЗАМЕНЕН С ВЪЗСТАНОВЕН ОРИГИНАЛ N...” с посочване на серийния номер на реставрацията и датата на приемане на реставрирания оригинал за съхранение.

Раздел 4. (Заличен, Изменение № 1).

1. Листове с чертежи от всички формати трябва да бъдат сгънати първо по линии, перпендикулярни (надлъжни), а след това по линии, успоредни (напречни) на основния надпис.

2. Листовете с чертежи след сгъване трябва да имат основния надпис на предната страна на сгънатия лист.

3. Листовете с чертежи се сгъват в последователността, посочена в таблици 1 и 2 чрез номерата на линиите на сгъване.

4. Монтирани са следните видове сгъване:

1) в папки в съответствие с таблица 1;

2) за директно зашиване в съответствие с таблица 2.

маса 1

Сгъване

Размери, мм

таблица 2

Сгъване за директно подвързване

Размери, мм

1. ОТЧИТАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА КОПИЯ НА ДОКУМЕНТИ

1.1. Копията на документи на хартиен носител, приети за съхранение, трябва да бъдат отпечатани в контраст и да имат гладък фон без многоцветни цветове, които затрудняват четенето на документа. Копията трябва да възпроизвеждат (без пропуски) всички редове, букви, цифри и т.н., намерени в оригинала, дубликата или оригинала.

При приемане на копия на хартиен носител проверете наличието на всички листове и пълнотата на документацията в съответствие с придружаващите документи.

1.2. Предприятието може да съхранява следните копия на проектни и технологични документи: архивни, контролни, работни.

1.3. Архивните копия отразяват състоянието на дизайна или технологията на производство на продукт по време на периоди на одобрение от клиента, прехвърляне на оригинали на производствени предприятия, прекратяване на производството на даден дизайн и др. Наличието на архивни копия се отразява в регистрационните карти (формуляр 2, приложение 3).

Архивираните копия не се променят и не се издават на абонатите, те се съхраняват отделно от другите копия в папки (албуми) или на електронен носител.

За документи на хартиен носител на видно място в папката (албума) и на лицевата страна на всеки архивен екземпляр се поставя печат “АРХИВНО КОПИЕ”. Под печата се посочва причината и датата на приемане на архивното копие за съхранение. Архивните копия могат да се съхраняват под формата на микрофилми.

Архивните копия на електронни документи в задължителната част трябва да имат съответния атрибут (буква, номер и др.).

1.4. Контролните копия се използват за възстановяване на оригинала, създаване на дубликати, работни копия, удостоверения или проверка на документация; те се съхраняват отделно от другите копия и не се издават на абонати.

Контролното копие на електронния документ трябва да има съответния атрибут (буква, цифра и др.) в задължителната част.

На лицевата страна на всеки лист контролни екземпляри на видно място се поставя печат „КОНТРОЛЕН ЕКЗЕМПЛЯР” (с изключение на контролни екземпляри от печатни издания и подвързани текстови документи, на които печатът се поставя само върху корицата и върху заглавието или първата страница).

1.1-1.4. (Променена редакция, Изменение № 1).

1.4а. Работните копия са предназначени за производствена поддръжка. Броят на работните екземпляри в обращение и мястото на тяхното съхранение (издаване и приемане) се определят от организацията.

(Въвежда се допълнително, Изменение № 1).

1.5. (Заличена, Изменение № 1).

1.6. Отчитането на издаването (изпращането) и връщането на копия на вътрешни и външни абонати може да се извършва ръчно или автоматично. Счетоводството се извършва с помощта на регистрационни карти на документи от формуляр 2, 2а в съответствие с Приложение 3*.

Отчитането на издаването и връщането на копия на вътрешни абонати може да се извършва ръчно или автоматично с помощта на абонатни карти от формуляр 3, 3а в съответствие с Приложение 3*.

1.7. Копията на документи на хартиен носител се съхраняват както свободно (лист по страница), така и вложени в папки или, ако е необходимо, подвързани в албуми.

При складиране в насипно състояние (лист по лист), копията се сгъват във формат А4.

Копията, поставени в албуми и папки, се сгъват във формати А4 или А3 в съответствие с Приложение 1.

1.6., 1.7. (Променена редакция, Изменение № 1).

1.8. Копия от проектни документи за продукта се поставят в папки (албуми) в продукта или в рамките на рационално избрани компоненти на продукта.

1.9. Копия от проектни документи за продукти се поставят в папки (албуми) в следната последователност:

1) спецификация на продукта;

2) документи на основния комплект на продукта (по реда, в който са написани в спецификацията);

3) спецификации на съставните части на продукта и документи на основния набор от съставни части на продукта (във възходящ ред на обозначенията). Документите на основния набор от компоненти на продукта се поставят след спецификацията в реда, в който са записани в спецификацията;

4) чертежи на части, записани в спецификацията, основния продукт и всички негови компоненти (във възходящ ред на обозначенията).

Ако за частта са издадени други документи (с изключение на чертежа), те се поставят след чертежа на частите (в реда, в който са записани в спецификацията).

1.10. Набор от копия на технологични документи се поставят в папки или се свързват в албуми, докато всички технологични документи, разработени за един продукт или няколко продукта, или рационално избрана съставна част на продукта, се поставят в една папка (албум).

Ако е необходимо, е позволено да се поставят технологични документи за отделни методи за обработка и сглобяване на продукт в една папка (албум).

1.11. В една папка (албум) се поставят не повече от 200 листа документи, намалени до формат А4.

1.12. Ако има голям брой документи, те се разделят на части и се поставят в няколко папки (албуми). Етикетите на папки (албуми) или техните корици показват номера на тази част, общия брой части и номера на копието на папката (албума).

1.13. Допуска се във всяка папка (албум) да се предостави опис, в който са изброени по реда на тяхното разположение всички документи, съдържащи се в нея.

1.14. За текуща работа на отдела, който е издал оригиналните документи или следи производството на продукта в производството, се предоставя копие от съответните документи. На лицевата страна на всеки лист копия (при складиране в насипно състояние) или на видно място в папката (албума) се поставя печатът „КОПИЕ НА ДИЗАЙНЕРА” или „КОПИЕ НА ТЕХНОЛОГА”, даден в Приложение 4*.

(Променена редакция, Изменение № 1).

1.15. Копия на документи, за които абонатите не са уведомени за промени след депортиране, са подпечатани с „БЕЗ УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПРОМЕНА“.

1.16. В исканията за изпращане на документация от други предприятия се посочва дали е необходимо да се регистрира исканата документация за изпращане на допълнителни известия за промени или не.

1.17. Копия на документи, изтеглени от обращение поради прекратяване на производството на продукти, както и копия на документи, анулирани или заменени поради промени, се унищожават след съставяне на акт за унищожаване или опис на копия.

2. ОТЧИТАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА КОПИЯ НА ДОКУМЕНТИ НА ДРУГИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Копия на документи, получени от други предприятия, се съхраняват в папки или подвързани в албуми отделно за всяко предприятие, което ги е издало, или отделно за всеки продукт.

Разрешено е съхраняването на копия в насипно състояние (лист по лист), сгънати във формат А4 или А3.

2.2. Всяка папка (албум) трябва да има опис, в който са изброени по реда на тяхното разположение всички документи, съдържащи се в нея.

2.3. Регистрацията (отчитането) на копия от документи на други предприятия се извършва в съответствие с изискванията на параграфи 2.3 и 2.4 от този стандарт. Всяко регистрирано копие (или комплект копия) се подпечатва на хартиен носител с посочване на инвентарен номер, номер на копие (ако има няколко екземпляра) и дата на регистрация.

Посоченият печат в папки (албуми) се поставя на видно място в описа, както и върху етикета или в горния ляв ъгъл на корицата.

На копия на хартиен носител, съхранявани в насипно състояние (лист по лист), се поставя печат в горния ляв ъгъл на всеки лист от документ с формат А4 или лист от документ, сгънат във формат А4.

2.4. Копията се записват ръчно или автоматично в счетоводни карти във формуляри 2, 2a, 2b, 2c в съответствие с Приложение 3.

2.3, 2.4. (Променена редакция, Изменение № 1).

2.5. Копия на други предприятия се съхраняват във възходящ ред на обозначенията за всеки код на предприятието.

2.6. При преустановяване ползването на регистрирани екземпляри в дадено предприятие се уведомява притежателят на оригиналите за заличаването им от регистъра.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (препоръчително). ФОРМИ НА ИНВЕНТАРНА КНИГА, КАРТИ ЗА ДОКУМЕНТИ И АБОНАМЕНТНА КАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Формуляр 3а

Абонаментна карта (обратна страна)

Забележка. Регистрационната карта на документа показва:

1) в графата „Вид документ“ на формуляр 2 - вида на документа (оригинал, дубликат или копие), който е регистриран;

2) в колона „Еднократни издания“ на Формуляр 2а - абонати, на които е дадено (изпратено) копие от документа с печат „БЕЗ УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПРОМЯНА“.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (препоръчително). ОБРАЗЦИ НА ПЕЧАТИ ЗА ОТЧЕТ И ДОКУМЕНТООБРАТ НА ХАРТИЕН носител

1. Печатите са предназначени да опростят приложението и да постигнат еднаквост в изображението на надписи и инструкции, направени в документи по време на тяхното обращение, както и в известия и счетоводни документи.

2. Печат "ЗАМЕНЕН С ВЪЗСТАНОВЕН ОРИГИНАЛ N ... , ... g." с посочване на серийния номер на възстановяването на оригинала и датата на неговото възстановяване се поставят върху оригиналите, от които са направени възстановените оригинали.

3. Печат "ОТМЕНЕН, ЗАМЕНЕН..., уведомление N... от... ж." поставете (с посочване на номера, датата на издаване на известието и подпис) върху оригинали, дубликати и копия, анулирани съгласно известия, както и върху счетоводни карти. Ако няма заместник, поставете тире.

4. Печатът „ДА НЕ СЕ ПРИЛАГА В НОВ ДИЗАЙН, ВМЕСТО ДА СЕ ИЗПОЛЗВА...“ се поставя въз основа на съответните бележки върху оригинали, дубликати и копия, които не могат да се използват в новоразработени продукти, както и върху отчетни карти.

5. Печатът „В ЗАМЯНА НА ОРИГИНАЛА“ се поставя върху документи при липса на оригинали на тези документи.

6. Върху папки (албуми) на екземпляри и върху отделни екземпляри се поставя печат “ПР.

7. На папки (албуми) и отделни екземпляри на документи се поставя печат „ИНВ.Н..., ЕКЗ. предприятия.

Допустимо е също така използването на този печат (без посочване на номера на копието) при регистриране на мостри за печатни публикации и други документи, съхранявани като оригинали.

8. Щампелите „КОНТРОЛНО ЕКЗЕМПЛЯР” и „АРХИВИРАН ЕКЗЕМПЛЯР” се поставят съответно върху контролни и архивни екземпляри на екземпляри и върху папки (албуми) на екземпляри. Печат „КОНТРОЛЕН ЕКЗЕМПЛЯР“ се поставя и върху контролни екземпляри на съобщения и приложения към тях.

9. Печатите „КОПИЕ НА ДИЗАЙНЕРА” и „КОПИЕ НА ТЕХНОЛОГА” се поставят съответно върху копия на конструкторски и технологични документи, издадени за текуща работа на отдела, който е издал оригиналите или е наблюдавал производството на продуктите в производството.

10. Печатът „БЕЗ УВЕДОМЛЕНИЕ ЗА ПРОМЯНА“ се поставя върху копия на документи, издадени еднократно, без да се изпращат допълнителни съобщения за промени в тези документи.

11. (Заличен, Изменение № 1).

12. Възможно е също така да се използват други видове печати, които опростяват прилагането на надписи върху документи.

(Променена редакция, Изменение № 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (за справка). КОМЕНТАРИ ПО ТОЧКИТЕ НА СТАНДАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Информация

Към параграф 1.2. Отчитането и съхранението на хартиени и електронни документи е част от системата за документооборот в предприятието.

Под регистриран документ се разбира документ, приет за абонаментно обслужване (осчетоводен документ).

Списъкът от функции, организационната структура и разпределението на функциите на системата за управление на документи се установяват от предприятието.

Към параграф 2.1. Когато регистрирате (отчитате) електронни документи, в колоната „Забележка“ (Формуляр 1, Приложение 3) посочете файловия формат на документа.

Към параграф 2.2. Други документи включват „Списък със спецификации“ в съответствие с GOST 2.102, който се използва за проверка на пълнотата на приетите за съхранение оригинали за комплекси, монтажни единици и комплекти, които имат два или повече етапа на включване на компоненти.

За електронни документи, приети за съхранение за отделни монтажни единици, проверката за пълнота се извършва съгласно спецификацията. За документи за целия продукт като цяло, пълнотата на документите се проверява с помощта на „Отчет за електронни документи“.

Към параграф 2.4. Инвентарен номер се присвоява на оригинала независимо от броя на листовете в документа или броя на файловете, от които се състои.

В документ, състоящ се от няколко листа, инвентарният номер се прилага към всеки лист.

Инвентарният номер на оригиналния електронен документ се посочва в реквизитите му.

Към параграф 2.8. За да се гарантира възстановяването на електронни бази данни на автоматизирани системи при съхраняване на оригинали, трябва да се извършват резервни копия.

Правилата за извършване на архивиране (честота, регистрация и т.н.) се установяват от организацията.

Към Приложение 2 (т. 1.6, 1.14). Когато записва движението на документи, автоматизираната система трябва да осигури своевременно разпространение до абонати (вътрешни и външни) на известия за промени и (или) копия на променени документи.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. (Въвежда се допълнително, Изменение № 1).

Текст на електронен документ

изготвен от Кодекс АД и проверен спрямо:
официална публикация
Единна система за проектна документация:
сб. ГОСТ. - М.: Стандартинформ, 2008

Ревизия на документа, като се вземе предвид
изготвени промени и допълнения
АД "Кодекс"